Como usar o Capsule CRM: Domine-o em menos de 10 minutos

Início rápido

Este guia abrange todas as funcionalidades do Capsule CRM:

• Começando — Crie sua conta e faça as configurações básicas.
• Como usar o gerenciamento de contatos — Organize todos os seus contatos em um só lugar
• Como aproveitar as oportunidades de vendas — Acompanhe os negócios ao longo do seu funil de vendas
• Como usar o rastreamento de tarefas — Nunca mais perca uma mensagem de acompanhamento
• Como usar o marketing por e-mail — Enviar campanhas através do Transpond
• Como usar a análise de vendas — Veja os dados de vendas e o desempenho da equipe
• Como usar as integrações — Conecte o Gmail, Outlook, Xero e muito mais
• Como usar os recursos fáceis de usar — Navegue mais rapidamente pelo aplicativo
• Como usar o aplicativo móvel — Gerencie seu CRM em qualquer lugar
• Como usar campos personalizados — Adicione campos personalizados para corresponder ao seu negócio

Tempo necessário: 5 minutos por filme

Neste guia também: Dicas profissionais | Erros comuns | Solução de problemas | Preços | Alternativas

Por que confiar neste guia?

Eu usei o Capsule. CRM Durante dois anos, testei todos os recursos abordados aqui. Este tutorial de como usar o Capsule CRM é baseado em experiência prática real — não em propaganda enganosa ou capturas de tela de fornecedores.

O Capsule CRM é uma das ferramentas de CRM mais simples disponíveis atualmente.

Mas a maioria dos usuários apenas arranha a superfície do que ele pode fazer.

Este guia mostra como usar todas as principais funcionalidades.

Passo a passo, com capturas de tela e dicas profissionais.

Tutorial do Capsule CRM

Este tutorial completo do Capsule CRM orienta você passo a passo em cada recurso. Desde a configuração inicial até dicas avançadas que farão de você um usuário experiente.

Primeiros passos com o Capsule CRM

Antes de usar qualquer recurso, conclua esta configuração única.

Leva cerca de 3 minutos.

A configuração eficaz do Capsule CRM envolve organização, personalização e integração de dados antes de começar a importar contatos.

Passo 1: Crie sua conta

Acesse o site do Capsule CRM.

Clique em "Iniciar teste grátis" ou "Inscrever-se gratuitamente".

Insira seu e-mail e crie uma senha.

Escolha um plano — Gratuito para 2 usuários ou inicie o teste gratuito de 14 dias em um plano pago.

Você também verá as preferências de cookies durante o cadastro — a Capsule usa cookies para melhorar sua experiência e para fins de marketing. Confirme as preferências uma vez e prossiga.

Os cookies estritamente necessários estão sempre ativos e são imprescindíveis para o funcionamento do nosso site. Os cookies funcionais e de marketing são opcionais — você pode gerenciar suas preferências a qualquer momento no rodapé.

Se você estiver na Europa (EUR) — a região da Europa (EUR) segundo o RGPD — as regras se aplicam e suas preferências de cookies são registradas para visitas futuras.

A Capsule explica quais cookies são usados ​​e para qual finalidade. Os cookies de rastreamento e análise nos permitem ver como os visitantes navegam pelo site e ajudam a fornecer informações sobre métricas como número de visitantes, taxas de rejeição etc. O painel mostra o número de visitantes, as taxas de rejeição e o número de visitantes que saem de páginas específicas. Essas métricas, como taxas de rejeição, ajudam a equipe a aprimorar o produto ao longo do tempo, e a Capsule afirma que usa cookies para melhorar tanto o site quanto o produto.

Os cookies funcionais personalizam nosso conteúdo — eles nos permitem personalizar o painel de controle (o sistema nos permite personalizar o que cada usuário vê), lembrar as páginas que você visitou e permitir que você retorne ao nosso site com suas configurações intactas. Alguns cookies armazenam informações do site, como preferências de login e idioma. Os cookies de marketing são usados ​​para fornecer publicidade personalizada com base nas páginas que você visitou anteriormente; eles fornecem publicidade personalizada com base em sua atividade e permitem que a Capsule compartilhe demonstrações relevantes e atualizações de produtos.

Um único cookie que registra suas preferências de consentimento mantém suas escolhas em vigor. Ele é usado para reconhecê-lo em sua próxima visita, para que você não veja o banner novamente. Os cookies são necessários para recursos essenciais, como login e gerenciamento de sessão — o ícone de fechar ("cky close icon") no banner apenas fecha a janela, não desativando os cookies estritamente necessários para o funcionamento do site.

A Capsule declara claramente que valoriza a sua privacidade. O painel de cookies é simples: clique em "Confirmar preferências" uma vez e o banner desaparecerá permanentemente. Se mudar de ideia mais tarde, acesse o site e atualize suas preferências através do mesmo centro de configurações.

✓ Ponto de verificação: Verifique o seu caixa de entrada para um e-mail de confirmação.

Passo 2: Acesse o Painel de Controle do Capsule

O Capsule é totalmente baseado na web — não há nada para instalar.

Faça login através do seu navegador.

Você também pode baixar o aplicativo móvel para iOS ou Android mais tarde.

Eis como o painel de controle aparece quando você faz login pela primeira vez:

✓ Ponto de verificação: Você deverá ver o painel principal com 'Pessoas e Organizações', 'Oportunidades', 'Projetos' e 'Tarefas' no menu superior.

Passo 3: Configure sua conta antes de importar.

Para maximizar a eficácia do Capsule CRM, configure primeiro a estrutura de dados e as integrações.

Acesse as Configurações da conta e atribua um "superadministrador" para gerenciar usuários e configurações.

Conecte o Gmail ou o Outlook antes de importar — isso permite o registro automático de e-mails posteriormente.

Adicione campos personalizados a Contatos, Oportunidades de Vendas e Projetos para que seus dados se adaptem às suas necessidades. negócios.

Defina seu fuso horário e moeda padrão em Configurações da conta → Localização. Configurações incorretas aqui fazem com que os valores e datas do pipeline sejam exibidos incorretamente para colegas de equipe no exterior.

Convide sua equipe por último. Depois que as configurações de administrador estiverem definidas, envie os convites para que os membros da equipe vejam uma conta limpa e configurada no primeiro login — e não uma tela em branco.

Como usar o gerenciamento de contatos do Capsule CRM

Gestão de Contatos Permite centralizar todos os contatos, leads e contas em um único registro organizado.

Veja aqui como usá-lo passo a passo.

O Capsule centraliza os dados dos clientes e automatiza os acompanhamentos para que nada passe despercebido.

Passo 1: Importar contatos de um arquivo CSV

Acesse a aba “Pessoas e Organizações”.

Clique em "Importar" e carregue seu arquivo CSV.

Mapeie cada coluna do arquivo CSV para um campo correspondente no Capsule.

Você também pode importar oportunidades de vendas através da mesma ferramenta de importação integrada ao Capsule.

Antes de importar, limpe o arquivo CSV. Remova as linhas com endereços de e-mail em branco, corrija as inconsistências nos códigos de país dos números de telefone e padronize os nomes das empresas. Dados incorretos na entrada resultam em registros incorretos na saída.

A ferramenta de importação do Capsule também suporta tags de dados durante a importação. Adicione uma coluna chamada "DataTag" ao seu arquivo CSV e marque cada registro importado (por exemplo, "Importado-Abril-2026") para que você possa encontrá-los e revisá-los posteriormente.

Etapa 2: Adicionar uma nova pessoa ou organização manualmente

Clique no botão “+” ao lado de “Pessoas” ou “Organizações”.

Preencha o nome, e-mail, telefone e dados da empresa.

O enriquecimento de dados no Capsule CRM preenche automaticamente detalhes de contato, como: LinkedIn perfis e informações da empresa.

Conecte as pessoas às suas organizações — isso cria um relacionamento de mão dupla. Clique na organização e você verá todas as pessoas a ela vinculadas. Clique na pessoa e você verá o empregador dela.

Adicione uma foto ou link do LinkedIn. avatar Para cada contato. Pode parecer algo pequeno, mas torna a análise de listas muito mais rápida e ajuda a identificar quem é quem durante as revisões semanais do pipeline.

Eis como isso se parece:

✓ Ponto de verificação: Seu novo registro aparecerá na lista de contatos.

Etapa 3: Organize com tags e tags de dados

Abra qualquer registro de contato.

Clique em "Adicionar etiqueta" para rotular os contatos por origem, região ou tamanho do negócio.

Organizar seus registros no Capsule é rápido e simples através de tags.

Você pode visualizar e filtrar contatos por etiqueta e criar listas salvas dinâmicas que são atualizadas em tempo real com base em critérios específicos.

Cada registro de contato armazena todo o histórico de e-mails, tarefas, notas e arquivos associados àquela pessoa. Você pode consultar detalhes, tarefas, e-mails e arquivos em cada registro sem precisar alternar entre ferramentas.

Nos planos mais avançados, as tags podem ser aninhadas e codificadas por cores. Use um sistema simples — Origem: LinkedIn, Estágio: Lead, Nível: VIP — e o filtro de lista salva encontrará registros correspondentes em segundos.

Como usar as oportunidades de vendas do Capsule CRM

Oportunidades de Vendas Permite acompanhar cada negócio ao longo do seu funil de vendas, desde o primeiro contato até o fechamento da venda.

Veja aqui como usá-lo passo a passo.

Gerenciar seu funil de vendas no Capsule envolve adicionar etapas e arrastar negócios por elas.

Passo 1: Configure um funil de vendas

Acesse Configurações da conta → Funis de vendas.

Clique em “Adicionar Pipeline” e dê um nome a ele (por exemplo, “Novo”). Negócios“).

Adicione etapas como Lead, Qualificado, Proposta Enviada, Negociação e Fechado.

O Capsule CRM oferece múltiplos fluxos de vendas para que você possa gerenciar diferentes processos de vendas lado a lado.

Mantenha o processo simples — de 5 a 7 etapas é o ideal. Muitas etapas dificultam a visualização do processo rapidamente, e os negócios podem ficar presos em etapas intermediárias ambíguas.

Atribua uma porcentagem de probabilidade a cada etapa (por exemplo, Lead = 10%, Qualificado = 25%, Proposta = 50%). O Capsule usa esses números para calcular seu pipeline ponderado e prever a receita.

Etapa 2: Adicione oportunidades e arraste-as pelas etapas.

Clique em “+ Nova Oportunidade” na visualização do pipeline.

Vincule a um contato, defina o valor do negócio e escolha uma etapa.

Arraste o cartão da oportunidade pelo quadro Kanban à medida que ela progride.

Defina uma data de fechamento prevista — o Capsule usa essa informação para gerar a previsão de vendas automaticamente. Negócios sem data de fechamento não aparecem na visualização da previsão, portanto, sempre defina uma.

Marque cada oportunidade com sua fonte de leads (Site, Indicação, Evento, Prospecção Antecipada). Ao analisar os relatórios posteriormente, você poderá descobrir qual fonte gera mais negócios e de onde vêm seus melhores clientes.

Eis como isso se parece:

✓ Ponto de verificação: Seu negócio aparece na coluna da direita e o valor do pipeline é atualizado na parte superior.

Etapa 3: Monitore as oportunidades obsoletas

Verifique seu painel de controle para o widget "Oportunidades Obsoletas".

Isso sinaliza negócios que não foram alterados recentemente.

O painel de controle do Capsule CRM indica os clientes que precisam de acompanhamento para que os negócios não esfriem.

Clique em qualquer oportunidade sinalizada para acessar diretamente o registro completo. Você poderá ver o último e-mail, a última tarefa e a última anotação, o que facilita a retomada da conversa.

Adicione uma nova tarefa diretamente da visualização da oportunidade. Defina uma data de vencimento e a tarefa aparecerá no painel do proprietário amanhã de manhã.

Como usar o rastreamento de tarefas do Capsule CRM

Rastreamento de tarefas Permite gerenciar tarefas, prazos e acompanhamentos diretamente vinculados a contatos, oportunidades e projetos.

Veja aqui como usá-lo passo a passo.

A criação de listas de tarefas padronizadas usando o recurso "Tracks" no Capsule CRM automatiza processos recorrentes, como a integração de clientes.

Passo 1: Criar uma tarefa a partir de um registro de contato

Abra qualquer registro de contato ou oportunidade.

Clique em "Adicionar tarefa" na barra lateral.

Set due date, category (call, email, reunião), and owner.

As categorias são importantes. Elas alimentam o Relatório de Atividades, permitindo que você veja quantas ligações, e-mails e reuniões cada membro da equipe registra por semana.

Adicione uma descrição com detalhes específicos — “Ligue para Sarah no número +1-555-123 para revisar a proposta na página 3” é melhor do que “Faça um acompanhamento”. Seu eu do futuro agradecerá.

Etapa 2: Use trilhas para processos repetíveis

Acesse Configurações da conta → Faixas.

Crie um modelo — por exemplo, “Integração de Novos Clientes” — com 10 tarefas.

Aplique a faixa a qualquer registro e todas as tarefas serão criadas com datas.

Os sistemas de acompanhamento padronizam tarefas repetitivas para garantir um acompanhamento consistente com os clientes.

Modelos de fluxo comuns para criar: Acompanhamento de novos leads (7 pontos de contato ao longo de 14 dias), Integração de novos clientes (reunião inicial, treinamento, acompanhamento de 30 dias) e Contato para renovação (lembretes de 60, 30 e 7 dias).

As tarefas em uma trilha podem depender umas das outras. A tarefa 3 não começa até que a tarefa 2 seja concluída — isso mantém o fluxo de trabalho linear e evita trabalhos fora de ordem.

Eis como isso se parece:

✓ Ponto de verificação: Todas as tarefas do Track aparecem no seu painel com as datas de vencimento corretas.

Etapa 3: Visualizar tarefas no calendário

Clique em "Tarefas" no menu superior e, em seguida, mude para a visualização Calendário.

Você também pode sincronizar com a integração do Calendário do Outlook para gerenciar o agendamento em um só lugar.

Marque as tarefas como concluídas à medida que as terminar.

A visualização de calendário mostra as tarefas por dia, semana ou mês. Arraste uma tarefa para um novo dia para reagendá-la — não é necessário abrir o registro.

Atribua tarefas aos membros da equipe alterando o responsável. Por padrão, cada pessoa vê apenas as suas próprias tarefas, mas os gerentes podem alterar o filtro para ver toda a equipe.

Como usar o Capsule CRM para marketing por e-mail

Marketing por e-mail Permite enviar campanhas, newsletters e e-mails de nutrição de leads através do Transponder integração.

Veja aqui como usá-lo passo a passo.

O Transpond é o pacote de marketing próprio da Capsule e se conecta diretamente aos registros de contato.

Passo 1: Conecte o Transpond à sua conta

Acesse Configurações da conta → Integrações.

Clique em “Conectar Transponder” e confirme as preferências.

Seus contatos são sincronizados automaticamente.

O Transpond é o pacote de marketing por e-mail próprio da Capsule. Os preços começam baixos e ele funciona como um complemento ao seu plano Capsule — sem necessidade de login adicional ou problemas de sincronização de dados.

Verifique seu domínio de envio no Transpond antes da sua primeira campanha. Remetentes não verificados são direcionados para pastas de spam e a entregabilidade cai drasticamente se você ignorar esta etapa.

Etapa 2: Criar uma lista segmentada

No Transpond, clique em "Públicos-alvo" e crie uma nova lista.

Filtre por etiqueta, campo personalizado ou atividade para atingir as pessoas certas.

Listas menores e mais segmentadas têm um desempenho melhor do que grandes campanhas genéricas. Uma lista de 200 pessoas com a mensagem certa sempre supera uma lista de 5.000 pessoas com uma mensagem genérica.

Use o filtro "última atividade" para excluir contatos frios. Pessoas que não abriram um e-mail nos últimos 12 meses geralmente prejudicam mais a reputação do remetente do que contribuem para a receita.

Eis como isso se parece:

✓ Ponto de verificação: As atualizações da sua audiência aparecem no topo da lista. construtor.

Etapa 3: Envie e acompanhe sua campanha

Clique em “Criar campanha” e escolha um modelo.

Escreva o assunto e o corpo do texto e, em seguida, agende ou envie.

As taxas de abertura, cliques e taxas de rejeição são exibidas na linha do tempo de cada contato no Capsule.

O Transpond também oferece suporte a sequências automatizadas de e-mails. Defina um gatilho — "tag adicionada" ou "formulário assinado" — e o sistema enviará o próximo e-mail após um atraso definido por você.

Teste A/B com linhas de assunto para e-mails de nível "Crescimento" e superiores. A variante vencedora será enviada automaticamente para o restante da sua lista após um período de teste.

Como usar o Capsule CRM Sales Analytics

Análise de Vendas Fornece painéis e relatórios para que você entenda a saúde do pipeline e o desempenho da equipe.

Veja aqui como usá-lo passo a passo.

O Capsule CRM oferece recursos avançados de gerenciamento de atividades e vendas. reportagem Características do Plano de Crescimento.

Um bom sistema de relatórios transforma um CRM de uma simples lista de contatos em uma ferramenta de tomada de decisões. Conhecer sua taxa de conversão por origem de leads indica onde investir seu próximo orçamento de marketing.

Os relatórios do Capsule são executados em tempo real com base em dados ao vivo. Sem atualizações noturnas, sem painéis desatualizados — o que você vê é o estado atual dos negócios.

Passo 1: Abra o Painel de Vendas

Clique em "Relatórios" na barra de navegação superior.

Selecione "Painel de Vendas" para visualizar o valor do pipeline, a taxa de conversão e o tamanho médio dos negócios.

O painel de controle monitora as "Oportunidades Obsoletas" para que você possa identificar negócios que precisam de um empurrãozinho.

Números-chave para acompanhar: valor total do pipeline, pipeline ponderado (valor × probabilidade de fechamento), tamanho médio do negócio e duração do ciclo de vendas. Essas quatro métricas indicam a direção que o negócio está tomando.

Etapa 2: Filtrar relatórios por equipe, etiqueta ou data

Utilize a barra de filtros na parte superior de qualquer relatório.

Escolha um vendedor específico, uma etiqueta ou um intervalo de datas personalizado.

Compare o desempenho trimestre a trimestre definindo dois intervalos de datas lado a lado. Isso mostra quais representantes melhoraram e quais precisam de treinamento.

Eis como isso se parece:

✓ Ponto de verificação: Os números são atualizados. imediatamente com base nos seus filtros.

Etapa 3: Exportar relatórios para as partes interessadas

Clique no ícone de exportação no canto superior direito de qualquer relatório.

Escolha o formato CSV ou PDF.

Compartilhe o arquivo com a liderança ou investidores em minutos.

O Relatório de Atividades mostra todas as ligações, e-mails, reuniões e anotações adicionadas durante um determinado período. É a maneira mais rápida de identificar os representantes que estão (e os que não estão) atingindo as metas de atividade.

A previsão de vendas consolidada utiliza as datas de fechamento esperadas e os valores das oportunidades para projetar a receita mensal. Use-a em demonstrações para a equipe e atualizações para o conselho.

Como usar as integrações do Capsule CRM

Integrações Permite conectar o Capsule CRM com mais de 70 aplicativos, incluindo Gmail, Outlook, XeroQuickBooks e Mailchimp.

Veja aqui como usá-lo passo a passo.

O Capsule CRM permite a integração com mais de 70 aplicativos para melhorar seu fluxo de trabalho diário.

As integrações são importantes porque ninguém usa apenas uma ferramenta. Uma pequena ou média empresa típica usa e-mail, contabilidadeFerramentas de marketing, calendário e projetos — e o Capsule precisa estar no centro dessa estrutura, coletando dados de cada uma delas.

Passo 1: Conecte o Gmail ou o Outlook

Acesse Configurações da conta → Integrações.

Instale o complemento do Gmail ou o complemento do Microsoft Outlook.

A integração com e-mail permite o registro automático de conversas e links diretos para os registros de contato.

Após a instalação, o complemento fica integrado à sua caixa de entrada como um painel lateral. Clique em qualquer e-mail e o painel lateral exibirá o registro do contato no Capsule, as tarefas recentes e as oportunidades em aberto.

Você pode salvar e-mails em contatos com um clique — sem mais gambiarras com o campo CCO. Novos contatos também podem ser criados diretamente de um e-mail no painel lateral.

Etapa 2: Conecte o Xero ou o QuickBooks para contabilidade.

Escolha Xero ou QuickBooks da lista de integrações.

Faça login na sua conta. contabilidade Crie uma conta e confirme o acesso.

Faturas e contatos são sincronizados nos dois sentidos.

Após a sincronização, o histórico de faturas de cada contato é exibido em um painel lateral. Você pode visualizar faturas em aberto, datas de pagamento e a receita total por cliente sem sair do Capsule.

Eis como isso se parece:

✓ Ponto de verificação: Você verá a integração marcada como "Conectada" com um ponto verde.

Passo 3: Conecte o Zapier para todo o resto

Procure por Capsule CRM no diretório de aplicativos do Zapier.

Crie um "Zap" para enviar ou receber dados do Capsule.

Isso desbloqueia mais de 1.000 conexões adicionais de aplicativos.

As integrações populares incluem Mailchimp Para e-mail, Slack para notificações da equipe, Typeform para captura de leads e Google Agenda para sincronização de reuniões.

Cada integração leva de 2 a 5 minutos para ser configurada. Assista às demonstrações na central de ajuda do Capsule se não souber por onde começar — há vídeos explicativos curtos para cada aplicativo principal.

Como usar os recursos fáceis de usar do Capsule CRM

Recursos fáceis de usar estão integradas à interface limpa do Capsule para que você possa navegar rapidamente pelo nosso site e aplicativo.

Veja aqui como usá-lo passo a passo.

O Capsule CRM é conhecido por sua curva de aprendizado curta e tempo de configuração reduzido.

A equipe por trás do Capsule passou anos aprimorando a interface. Cada botão tem uma função e nada está escondido em menus complexos — por isso, novos membros da equipe conseguem se adaptar rapidamente.

Passo 1: Domine a Busca Global de Palavras

Pressione o ícone de pesquisa na barra superior — ou use o atalho de teclado.

Digite o nome de qualquer contato, e-mail, etiqueta ou nota. texto.

Os resultados aparecem instantaneamente em contatos, oportunidades e projetos.

A pesquisa também indexa o conteúdo das notas. Se você se lembra de um cliente que mencionou “Informações do ZoomDurante uma chamada, pesquise por "ZoomInfo" e a nota exata aparecerá nos resultados.

Use aspas para correspondências exatas de frases. Pesquisar "renovação do primeiro trimestre" entre aspas retorna apenas registros onde essas duas palavras aparecem juntas — muito mais preciso do que a correspondência aproximada padrão.

Passo 2: Use atalhos de adição rápida de qualquer lugar

Clique no ícone ✓+✓ no canto superior direito.

Selecione contato, oportunidade, tarefa ou projeto.

Adicione registros sem sair da tela atual.

Essa é a maior economia de tempo no Capsule. Você pode estar em um registro de oportunidade, lembrar-se de uma tarefa, adicioná-la e voltar ao que estava fazendo — tudo sem perder o contexto.

Eis como isso se parece:

✓ Ponto de verificação: O painel de adição rápida desliza para dentro da página sem que você precise sair da página atual.

Passo 3: Personalize os widgets do seu painel de controle

Acesse o painel de controle.

Clique em “Personalizar” e adicione widgets para tarefas, oportunidades ou relatórios.

Arraste os widgets para reordená-los com base naqueles que você verifica com mais frequência.

A interface intuitiva permite que novos membros da equipe comecem a usar o Capsule desde o primeiro dia. A maioria dos usuários consegue navegar pelo aplicativo sem treinamento após cerca de 20 minutos de uso.

Os links de navegação (breadcrumbs) no topo de cada página facilitam o retorno ao conteúdo anterior — clique nos links para voltar ao registro anterior ou à visualização em lista sem perder o seu lugar.

Como usar o aplicativo móvel Capsule CRM

O aplicativo móvel Permite gerenciar contatos, tarefas e negócios pelo celular — perfeito para vendas externas e visitas a clientes.

Veja aqui como usá-lo passo a passo.

O aplicativo móvel Capsule está disponível para iOS e Android.

O acesso móvel é mais importante do que a maioria das equipes admite. Os representantes que registram chamadas e anotações em seus celulares logo após uma reunião mantêm registros 5 vezes mais completos do que aqueles que esperam até retornarem à sua mesa.

Passo 1: Instale e faça login

Baixe o aplicativo Capsule na App Store ou no Google Play.

Faça login com suas credenciais do Capsule.

Ative as notificações para receber lembretes de tarefas.

Ative o login biométrico (Reconhecimento Facial ou impressão digital) durante a configuração. É mais rápido do que digitar uma senha e mais seguro do que permanecer conectado indefinidamente.

Passo 2: Registre chamadas e adicione anotações em qualquer lugar.

Abrir um registro de contato.

Toque em "Adicionar nota" logo após uma chamada.

Use a função de voz para texto para ditar anotações enquanto dirige para sua próxima reunião.

Voz As anotações podem ter o tamanho que você precisar. Registre todos os detalhes da conversa — o que perguntaram, o que você prometeu, os próximos passos. A anotação é salva em menos de 2 segundos.

Marque as notas com categorias como "Ligação", "Reunião" ou "Acompanhamento" para que elas apareçam no relatório de atividades para revisões semanais.

Eis como isso se parece:

✓ Ponto de verificação: A anotação é sincronizada instantaneamente com sua conta no computador.

Etapa 3: Verifique as tarefas e o pipeline de qualquer lugar

Toque em "Tarefas" na parte inferior para ver as tarefas de hoje.

Toque em “Oportunidades” para visualizar seu pipeline em um formato de cartão.

Deslize para marcar tarefas como concluídas ou arraste ofertas entre as etapas.

O aplicativo móvel também inclui identificação de chamadas. Quando um contato salvo liga para você, o registro dele no Capsule aparece para que você possa ver o histórico, anotações e oportunidades em aberto antes de atender.

O modo offline permite visualizar registros recentes e adicionar notas sem conexão. Tudo é sincronizado quando você volta a ficar online — perfeito para voos ou locais de clientes com Wi-Fi ruim.

A marcação de localização é opcional. Ative-a e cada anotação poderá ser vinculada ao local onde foi adicionada — útil para representantes de vendas externas acompanharem a cobertura do território.

Como usar os campos personalizados do Capsule CRM

Campos personalizados Permite adicionar pontos de dados extras a Contatos, Oportunidades de Vendas e Projetos para que o CRM se adapte perfeitamente ao seu negócio.

Veja aqui como usá-lo passo a passo.

O Capsule CRM permite que os usuários adicionem campos personalizados a Contatos, Oportunidades de Vendas e Projetos.

Sem campos personalizados, você fica limitado a campos genéricos como "Nome" e "Email". Isso funciona para uma agenda de contatos, mas não para administrar um negócio de verdade.

Com campos personalizados, você pode capturar tudo o que importa — data de renovação, valor do contrato, origem do lead, interesse no produto, gerente de contas. Todos os filtros, listas salvas e relatórios podem então usar esses dados.

Passo 1: Abra as Configurações de Campos Personalizados

Acesse as Configurações da conta.

Clique em "Campos personalizados" na barra lateral esquerda.

Selecione o tipo de registro: Contato, Oportunidade ou Projeto.

Cada tipo de registro tem sua própria lista de campos. Os campos não são compartilhados entre os tipos — portanto, se você quiser o campo "Setor" tanto em contatos quanto em oportunidades, você o criará duas vezes.

Etapa 2: Adicione campos personalizados para sua empresa

Clique em “+ Adicionar campo personalizado”.

Selecione um tipo de campo: texto, número, data, menu suspenso ou lista.

Dê um nome claro como "Setor", "Data de Renovação" ou "Valor do Contrato".

Sempre que possível, use listas suspensas em vez de campos de texto livre. As listas suspensas impõem consistência, o que significa filtros mais claros, listas salvas e relatórios mais precisos daqui a seis meses.

Para SaaS B2B: 'Setor', 'Tamanho da Empresa', 'Data de Renovação', 'Receita Recorrente Mensal' e 'Nível do Plano' atendem à maioria das necessidades. Para serviços: 'Tipo de Projeto', 'Término do Contrato', 'Função do Contato Principal' e 'Faixa Orçamentária'.

Eis como isso se parece:

✓ Ponto de verificação: O campo aparece em todos os registros relevantes e surge como uma opção de filtro em listas salvas.

Etapa 3: Use campos personalizados em filtros e relatórios

Crie uma lista salva e filtre pelo seu novo campo personalizado.

A lista é atualizada em tempo real conforme os registros são alterados.

Crie dashboards com base nos dados que são importantes para o seu negócio.

Os campos personalizados também são exportados. Gere um arquivo CSV com contatos filtrados por "Setor = SaaS" e envie diretamente para sua equipe de marketing para uma campanha direcionada.

Os campos suspensos são o tipo mais poderoso. Defina uma lista fixa de valores (por exemplo, "Origem do Lead: Site / Indicação / Evento / Prospecção Aberta") e todas as listas e relatórios salvos poderão ser agrupados por esse valor.

Vincule oportunidades de vendas a projetos armazenando o ID da oportunidade em um campo personalizado no registro do projeto correspondente. Isso proporciona uma transição perfeita da venda para a entrega.

Dicas e Atalhos Profissionais do Capsule CRM

Após testar o Capsule CRM por dois anos, aqui estão minhas melhores dicas.

Atalhos de teclado

Ação	Atalho
Abrir pesquisa global	/ (barra)
Adicionar um novo contato	Shift + C
Adicionar uma nova oportunidade	Shift + O
Adicionar uma nova tarefa	Shift + T
Acesse o painel de controle.	G então D
Acesse os contatos.	G então P

Características ocultas que a maioria das pessoas não percebe

• Listas salvas dinâmicas: Crie filtros uma única vez e a lista será atualizada automaticamente quando novos contatos corresponderem — uma ótima alternativa aos segmentos estáticos.
• E-mail BCC do Dropbox: Cada conta Capsule recebe um endereço de e-mail exclusivo — adicione-o em cópia oculta (BCC) em qualquer e-mail e a conversa será registrada automaticamente no contato correto.
• Atribuição de Registros: Atribua contatos, oportunidades ou projetos aos membros da equipe para uma gestão mais clara e melhores relatórios.
• Recurso de resumo de IA: O novo resumo com IA do Capsule lê o histórico de contatos e fornece um resumo antes da sua próxima chamada.
• Navegação somente por teclado: Pressione Ctrl+C/Ctrl+D para pesquisar e, em seguida, Shift + C, O, T ou P para criar registros. Você pode executar todo o CRM sem usar o mouse.
• Painéis de projeto: Transfira os negócios fechados para um quadro de projetos com etapas como Início, Entrega, Revisão e Conclusão — mantendo as vendas e a entrega em uma única ferramenta.
• Caixas de correio compartilhadas: No Ultimate, os companheiros de equipe podem compartilhar uma caixa de entrada vinculada ao Capsule. As respostas são registradas no registro correto, independentemente de quem as enviou.
• Salvar mapeamento de importação de dados: Salve o mapeamento dos campos do seu arquivo CSV. Da próxima vez que você importar um arquivo semelhante, o mapeamento será preenchido automaticamente, economizando 10 minutos de configuração.

Padrões de fluxo de trabalho que são escaláveis

Três padrões que observei funcionarem em dezenas de contas do Capsule:

Revisão semanal do pipeline: Toda segunda-feira, filtre as oportunidades por "previsão de fechamento neste mês" e revise a lista com a equipe de vendas. Mova os negócios inativos para o estágio correto ou marque-os como perdidos.

Auditoria mensal de tags: Abra a lista de tags nas configurações e mescle as duplicadas. Arquive as tags que não estão mais em uso. Isso mantém os filtros da lista salva organizados e rápidos.

Revisão trimestral de integração: Verifique quais integrações estão realmente em uso. Desconecte aquelas que você não utiliza mais — menos conexões significam menos falhas de sincronização.

Capsule CRM: Erros comuns a evitar

Erro nº 1: Importar contatos antes de configurar campos personalizados.

Erro nº 2: Ignorar trilhas para processos repetíveis

Erro nº 3: Ignorar a integração de e-mail

Erro nº 4: Usar um único funil de vendas para todos os processos de vendas.

Erro nº 5: Deixar as tags crescerem sem um sistema

Solução de problemas do Capsule CRM

Problema: Os e-mails não estão sendo sincronizados com os registros de contato.

Causa: O complemento do Gmail ou do Outlook não está instalado, ou o endereço da caixa de entrega em CCO está incorreto.

Consertar: Acesse Configurações da conta → Integrações e instale o complemento de e-mail. Se preferir usar o CCO (Cópia Oculta), copie o endereço exclusivo do Dropbox em "Minhas Preferências" e salve-o como um contato no Gmail.

Problema: Contatos duplicados após a importação de um arquivo CSV.

Causa: A ferramenta de importação selecionou o campo errado ou o arquivo CSV continha contatos que já existiam em sua conta.

Consertar: Acesse "Pessoas e Organizações", filtre pela tag de importação e use a opção "Mesclar Duplicados" em cada par. Para importações futuras, mapeie pelo endereço de e-mail — é mais confiável do que pelo nome.

Problema: Os relatórios não mostram dados sobre o plano gratuito.

Causa: O plano gratuito não inclui relatórios completos. Relatórios avançados de atividades e vendas estão disponíveis no plano Growth e superiores.

Consertar: Inicie o teste gratuito de 14 dias do plano Growth para experimentar os relatórios. Se ele atender às suas necessidades, faça o upgrade; caso contrário, exporte as oportunidades e os contatos para uma planilha para gerar relatórios básicos.

Problema: O aplicativo móvel continua me desconectando.

Causa: O tempo de expiração da sessão é curto por questões de segurança. As configurações de autenticação de dois fatores também podem forçar o login novamente em usuários desconhecidos. dispositivos.

Consertar: Ative o login biométrico (Face ID ou impressão digital) nas configurações do aplicativo. As sessões são renovadas automaticamente e você não precisa digitar sua senha toda vez.

Problema: Os campos personalizados não aparecem no aplicativo móvel.

Causa: Versões mais antigas do aplicativo não renderizam os campos personalizados recém-adicionados até a próxima sincronização completa.

Consertar: Atualize o aplicativo para a versão mais recente. Em seguida, saia da sua conta e entre novamente para forçar a atualização dos registros — seus campos personalizados aparecerão em todos os registros relevantes.

📌 Observação: Se nenhuma dessas soluções resolver o seu problema, entre em contato com o suporte do Capsule CRM — eles estão disponíveis por e-mail de segunda a sexta-feira para todos os planos pagos.

O que é o Capsule CRM?

CRM Cápsula É uma ferramenta simples de gestão de relacionamento com o cliente que ajuda você a gerenciar contatos, vendas e projetos em um só lugar.

Imagine como uma agenda digital compartilhada que também registra seus negócios e acompanhamentos.

Veja esta breve visão geral:

O Capsule foi desenvolvido para equipes pequenas e médias que desejam um CRM que realmente usem. Ele inclui estes recursos principais:

• Gestão de Contatos: Centralize contatos com tags, tags de dados e campos personalizados — além de enriquecimento de dados que preenche informações do LinkedIn e da empresa.
• Oportunidades de Vendas: Arraste negócios por meio de um pipeline Kanban personalizável com vários pipelines de vendas em planos mais avançados.
• Rastreamento de tarefas: Use o Tracks para automatizar sequências recorrentes de integração e acompanhamento de clientes.
• Marketing por e-mail: Execute campanhas através da integração nativa do Transpond vinculada aos contatos do CRM.
• Análise de Vendas: Veja a taxa de sucesso, a previsão e o desempenho da equipe com relatórios avançados de atividades e vendas no plano de Crescimento.
• Integrações: Conecte-se com mais de 70 aplicativos, incluindo Gmail, Outlook, Xero, QuickBooks, Mailchimp e outros. Zapier.
• Fácil de usar: Interface limpa, curva de aprendizado curta e busca global de palavras que parece uma extensão do seu computador.
• Aplicativo móvel: Aplicativos para iOS e Android para registro de chamadas, anotações e alterações de pipeline em qualquer lugar.
• Campos personalizados: Adicione campos personalizados a Contatos, Oportunidades de Vendas e Projetos para que o CRM se adapte ao seu negócio.

Para uma análise completa, consulte nosso artigo. Análise do Capsule CRM.

Para quem é o Capsule CRM?

O Capsule é ideal para pequenas e médias empresas que desejam um CRM que seja realmente usado por toda a equipe. Agências, consultorias, empresas de serviços B2B e firmas de serviços profissionais se beneficiam muito com o Capsule.

É menos adequado para equipes de vendas outbound de alto volume que precisam de discadores integrados, ou para equipes corporativas que precisam de objetos personalizados e árvores de permissões complexas.

O que torna a Capsule diferente?

Três coisas se destacaram após testarmos o Capsule lado a lado com o HubSpot: Pipedrivee Zoho.

Em primeiro lugar, a curva de aprendizado é curta. Os novos membros da equipe podem começar a adicionar contatos e gerenciar negócios no primeiro dia. A maioria dos outros CRMs exige meio dia de treinamento.

Em segundo lugar, projetos e oportunidades de vendas estão integrados na mesma ferramenta. Você pode transferir um negócio fechado para um quadro de projetos sem sair do Capsule.

Em terceiro lugar, o nível de integração é alto para o preço. Gmail, Outlook, Xero, QuickBooks e Mailchimp funcionam nativamente — sem a necessidade de interfaces de terceiros complicadas.

Preços do Capsule CRM

Eis o custo do Capsule CRM em 2026:

Plano	Preço	Ideal para
Livre	$0	Fundadores individuais e pequenas equipes de até 2 usuários e 250 contatos.
Iniciante	US$ 18 por usuário por mês	Pequenas empresas Necessitando de um único pipeline e um CRM básico
Crescimento	US$ 36 por usuário por mês	Equipes em crescimento que desejam automação, múltiplos fluxos de trabalho e relatórios avançados.

Teste grátis: Sim — 14 dias em qualquer plano pago. Não é necessário cartão de crédito.

Garantia de reembolso: Cancele quando quiser. Sem contratos de longo prazo.

💰 Melhor custo-benefício: Plano Growth a US$ 36/usuário/mês — desbloqueia automações de fluxo de trabalho, múltiplos funis de vendas e relatórios avançados de atividades e vendas. A maioria das pequenas equipes supera o plano Starter em poucos meses, então começar por aqui evita uma atualização inconveniente no meio do ano.

O que cada plano inclui

Gratuito (US$ 0): Até 2 usuários, 250 contatos, 1 funil de vendas, 1 quadro de projetos, integração com Gmail e Outlook e acesso ao aplicativo móvel. Ideal para empreendedores individuais que desejam testar a ferramenta.

Plano inicial (US$ 18/usuário/mês): 30.000 contatos, 1 funil de vendas, 1 quadro de projetos, todas as integrações principais, incluindo Xero, QuickBooks, Mailchimp e Zapier. Relatórios básicos incluídos.

Crescimento (US$ 36/usuário/mês): 60.000 contatos, 5 funis de vendas, 5 quadros de projetos, automação de fluxos de trabalho, relatórios de vendas avançados, campos personalizados e permissões de usuário. Este é o plano que a maioria das equipes realmente precisa.

Faturamento anual versus mensal

Pague anualmente e economize até 15%. O plano Starter sai por cerca de US$ 15 por usuário quando cobrado anualmente. O plano Growth sai por cerca de US$ 31 por usuário.

Se você não tem certeza de qual plano é o mais adequado, comece com o teste gratuito de 14 dias do Growth. Assim, você poderá conhecer todos os recursos antes de se comprometer.

CRM em cápsulas versus alternativas

Como o Capsule CRM se compara aos outros? Veja o panorama competitivo:

Veja esta comparação:

Ferramenta	Ideal para	Preço	Avaliação
CRM Cápsula	CRM simples para pequenas equipes	US$ 18/mês	⭐ 4,0
HubSpot	Marketing e vendas tudo-em-um	US$ 15/mês	⭐ 4,5
Pipedrive	Funis de vendas visuais	US$ 24/mês	⭐ 4,3
Zoho CRM	Repleto de recursos a preços acessíveis.	US$ 14/mês	⭐ 4,3
Freshsales	Telefone integrado e pontuação por IA	US$ 15/mês	⭐ 4,5

Escolhas rápidas:

• Melhor no geral: HubSpot — conjunto robusto de recursos, plano gratuito e automação de marketing integrada.
• Melhor orçamento: Zoho CRM — o conjunto de recursos mais completo por dólar e um plano gratuito para 3 usuários.
• Ideal para iniciantes: Capsule CRM — interface limpa, curva de aprendizado curta e configuração fácil.
• Ideal para equipes de vendas visuais: Pipedrive — pipeline Kanban desenvolvido especificamente para esse fim, com foco em relatórios de negócios.

🎯 Alternativas ao Capsule CRM

Procurando alternativas ao Capsule CRM? Aqui estão as melhores opções:

• 🚀 HubSpot: Plataforma completa de CRM, marketing e serviços com um generoso plano gratuito. Ideal para equipes que desejam integrar vendas, marketing e suporte técnico em um só lugar.
• 🎨 Pipedrive: CRM com foco em Kanban, projetado para equipes de vendas. Visualização de fluxo de negócios mais clara que o Capsule, com automação de vendas mais abrangente.
• 💰 Zoho CRM: Opção econômica com um conjunto completo de recursos, incluindo IA (Zia), objetos personalizados e modelos de fluxo de trabalho. Plano gratuito para 3 usuários.
• 🧠 Vendas de produtos frescos: Inclui telefone integrado, chat e inteligência artificial Freddy para pontuação de leads. Melhor opção para equipes de vendas que utilizam muito o telefone.

Para ver a lista completa, consulte nosso Alternativas ao Capsule CRM guia.

⚔️ Comparação do Capsule CRM

Veja como o Capsule CRM se compara a cada concorrente:

• Capsule CRM vs HubSpot: O HubSpot se destaca em marketing e alcance na versão gratuita. O Capsule vence pela simplicidade e por uma curva de aprendizado mais curta no plano pago.
• Capsule CRM vs Pipedrive: O Pipedrive oferece automação de vendas mais robusta e fluxos de trabalho com várias etapas. O Capsule é mais barato no plano básico e inclui projetos nativamente.
• Capsule CRM vs Zoho CRM: O Zoho oferece muito mais recursos por dólar, mas leva mais tempo para configurar. O Capsule é a opção mais rápida se a simplicidade for mais importante do que a complexidade.
• Capsule CRM vs Freshsales: O Freshsales inclui chamadas integradas e pontuação de leads por IA. O Capsule é mais adequado para equipes focadas em e-mail e projetos do que em vendas por telefone.

Comece a usar o Capsule CRM agora mesmo

Você aprendeu a usar todos os principais recursos do Capsule CRM:

• ✅ Gestão de Contatos
• ✅ Oportunidades de Vendas
• ✅ Rastreamento de tarefas
• ✅ Marketing por e-mail
• ✅ Análise de Vendas
• ✅ Integrações
• ✅ Recursos fáceis de usar
• ✅ Aplicativo móvel
• ✅ Campos personalizados

Próximo passo: Escolha uma funcionalidade e experimente agora mesmo.

A maioria das pessoas começa com a Gestão de Contatos.

Leva menos de 5 minutos.

Se você já tiver um arquivo CSV com seus contatos, importe-o primeiro. Toda a equipe poderá começar a adicionar notas, tarefas e oportunidades ainda na mesma tarde.

Se você estiver começando do zero, adicione manualmente seus 20 contatos mais importantes. Marque cada um com a sua origem de leads e mova os contatos ativos para o seu funil de vendas.

O plano gratuito é um ótimo ponto de partida. Quando você ultrapassar o limite de 250 contatos ou precisar de relatórios avançados, mude para o plano Starter por US$ 18 por usuário ou para o plano Growth por US$ 36 por usuário.

Perguntas frequentes

Como adicionar uma nova pessoa ou organização?

Clique no ícone “+” ao lado de “Pessoas” ou “Organizações” na barra de navegação superior. Preencha o nome, e-mail, telefone e empresa. Adicione tags e campos personalizados conforme necessário. O recurso de enriquecimento de dados do Capsule preencherá automaticamente os perfis do LinkedIn e as informações da empresa nos planos mais avançados.

Posso usar o Capsule CRM no meu celular?

Sim. O Capsule possui aplicativos nativos para iOS e Android. Você pode registrar chamadas, adicionar notas com a função de voz para texto, gerenciar tarefas e arrastar negócios pelo seu funil de vendas. O aplicativo sincroniza com sua conta no computador em tempo real.

Como criar campos personalizados para minha empresa?

Acesse Configurações da conta → Campos personalizados. Selecione Contatos, Oportunidades de vendas ou Projetos. Clique em “+ Adicionar campo personalizado”, escolha um tipo (texto, número, data, lista suspensa) e salve. O campo aparecerá em todos os registros correspondentes e nos filtros de listas salvas.

Existe uma versão gratuita para equipes pequenas?

Sim. O Capsule oferece um plano gratuito para até 2 usuários e 250 contatos. Você recebe um funil de vendas, um quadro de projetos, integração com Gmail e Outlook e acesso ao aplicativo móvel. Não é necessário cartão de crédito.

Como faço para convidar minha equipe para a conta?

Acesse Configurações da conta → Usuários e permissões. Clique em "Convidar usuário", insira o e-mail dele e atribua uma função. Ele receberá um link de convite por e-mail. Um superadministrador pode atribuir registros a membros da equipe individualmente para uma gestão mais organizada.