So nutzen Sie Capsule CRM: Meistern Sie es in weniger als 10 Minuten

Sie versuchen, ein Video anzusehen, aber es puffert ständig.

Dieser Leitfaden behandelt alle Funktionen von Capsule CRM:

• Erste Schritte — Erstellen Sie Ihr Konto und nehmen Sie die grundlegende Einrichtung vor
• So nutzen Sie die Kontaktverwaltung — Organisieren Sie alle Ihre Kontakte an einem Ort
• Wie man Verkaufschancen nutzt — Verfolgen Sie Ihre Abschlüsse in Ihrer Vertriebspipeline
• So nutzen Sie die Aufgabenverfolgung — Verpassen Sie nie wieder eine Folgeveranstaltung
• Wie man E-Mail-Marketing nutzt — Kampagnen über Transpond senden
• Wie man Vertriebsanalysen nutzt — Verkaufsdaten und Teamleistung ansehen
• Wie man Integrationen nutzt — Verbinden Sie Gmail, Outlook, Xero und mehr
• So nutzen Sie die benutzerfreundlichen Funktionen — Schnellere Navigation in der App
• So verwenden Sie die mobile App — Verwalten Sie Ihr CRM unterwegs
• So verwenden Sie benutzerdefinierte Felder — Fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu, die zu Ihrem Unternehmen passen.

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Ich habe Capsule verwendet. CRM Ich nutze Capsule CRM seit zwei Jahren und habe alle hier beschriebenen Funktionen getestet. Dieses Tutorial basiert auf echter Praxiserfahrung – nicht auf Marketing-Floskeln oder Screenshots von Anbietern.

Capsule CRM ist eines der einfachsten CRM-Tools, die heute erhältlich sind.

Dies ist das Herzstück von Apollo. Sie erhalten Zugang zu über 270 Millionen Kontakten und 35 Millionen Unternehmen.

Ein einfaches, übersichtliches Tool zum Planen von Beiträgen. Es ist sehr benutzerfreundlich und ideal für alle, die ein kleines Budget haben.

Sie wünschen sich eine einfache Möglichkeit, Podcasts und Voiceovers mit natürlich klingenden Stimmen in verschiedenen Sprachen zu erstellen.

Capsule CRM Tutorial

Dieses umfassende Capsule CRM-Tutorial führt Sie Schritt für Schritt durch alle Funktionen. Von der Ersteinrichtung bis hin zu fortgeschrittenen Tipps, die Sie zum Power-User machen.

Erste Schritte mit Capsule CRM

ChatGPT ist für die meisten Anwendungsfälle im Allgemeinen sicher. OpenAI verschlüsselt Ihre Daten und hält sich an Datenschutzstandards. Vermeiden Sie jedoch die Weitergabe sensibler Informationen wie Passwörter oder Finanzdaten. Überprüfen Sie KI-generierte Fakten immer, bevor Sie sie verwenden.

Es war mühsam.

Für eine effektive Einrichtung von Capsule CRM sind Datenorganisation, Anpassung und Integration erforderlich, bevor Sie mit dem Import von Kontakten beginnen.

Schritt 1: Erstellen Sie Ihr Konto

Besuchen Sie die Capsule CRM-Website.

Klicken Sie auf „Kostenlose Testversion starten“ oder „Kostenlos anmelden“.

Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und erstellen Sie ein Passwort.

Wählen Sie einen Tarif – Kostenlos für 2 Nutzer oder starten Sie die 14-tägige Testphase mit einem kostenpflichtigen Tarif.

Während der Registrierung werden Ihnen auch Cookie-Einstellungen angezeigt – Capsule verwendet Cookies, um Ihre Benutzererfahrung zu verbessern und für Marketingzwecke. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen einmalig und fahren Sie fort.

Unbedingt erforderliche Cookies sind immer aktiv und für den Betrieb unserer Website notwendig. Funktionale Cookies und Marketing-Cookies sind optional – Sie können Ihre Einstellungen jederzeit in der Fußzeile anpassen.

Wenn Sie sich in Europa (EUR) befinden – also in der europäischen Euro-Region gemäß DSGVO – gelten bestimmte Regeln, und Ihre Cookie-Einstellungen werden für zukünftige Besuche gespeichert.

Capsule legt offen, welche Cookies verwendet werden und zu welchem ​​Zweck. Tracking- und Analyse-Cookies ermöglichen es uns, das Nutzerverhalten auf der Website zu verfolgen und liefern Informationen zu Kennzahlen wie Besucherzahlen, Absprungraten usw. Das Dashboard zeigt Besucherzahlen, Absprungraten und die Anzahl der Besucher, die bestimmte Seiten verlassen. Diese Kennzahlen helfen dem Team, das Produkt kontinuierlich zu verbessern. Capsule gibt an, Cookies sowohl zur Verbesserung der Website als auch des Produkts einzusetzen.

Funktionale Cookies personalisieren unsere Inhalte. Sie ermöglichen es uns, das Dashboard individuell anzupassen (das System ermöglicht es uns, die Anzeige für jeden Nutzer zu personalisieren), die von Ihnen besuchten Seiten zu speichern und sicherzustellen, dass Sie mit Ihren Einstellungen zu unserer Website zurückkehren. Einige Cookies speichern Website-Einstellungen wie Anmeldepräferenzen und die Sprache. Marketing-Cookies werden verwendet, um personalisierte Werbung basierend auf Ihren zuvor besuchten Seiten bereitzustellen. Sie ermöglichen es Capsule, Ihnen relevante Demos und Produktaktualisierungen anzuzeigen und Ihnen so personalisierte Werbung basierend auf Ihren Aktivitäten anzuzeigen.

Ein einzelner Cookie speichert Ihre Einwilligungseinstellungen und sorgt dafür, dass Ihre Auswahl beibehalten wird. Er dient dazu, Sie bei Ihrem nächsten Besuch wiederzuerkennen, sodass Ihnen das Banner nicht erneut angezeigt wird. Cookies sind für Kernfunktionen wie Login und Sitzungsverwaltung erforderlich. Das „cky“-Schließsymbol im Banner schließt lediglich die Abfrage; es deaktiviert nicht die unbedingt notwendigen Cookies, die für den Betrieb des Banners erforderlich sind.

Capsule betont ausdrücklich, dass Ihre Privatsphäre ihnen wichtig ist. Das Cookie-Panel ist einfach zu bedienen: Klicken Sie einmal auf „Einstellungen bestätigen“, und das Banner verschwindet dauerhaft. Sollten Sie Ihre Meinung später ändern, besuchen Sie die Website und aktualisieren Sie Ihre Einstellungen im selben Präferenzcenter.

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Überprüfen Sie Ihre Posteingang Heute hat Wave Folgendes:

Schritt 2: Zugriff auf das Capsule-Dashboard

Capsule ist vollständig webbasiert – es muss nichts installiert werden.

Melden Sie sich über Ihren Browser an.

Sie können auch die mobile App für iOS herunterladen oder Android später.

So sieht das Dashboard beim ersten Einloggen aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Sie sollten das Haupt-Dashboard mit „Personen & Organisationen“, „Chancen“, „Projekte“ und „Aufgaben“ im oberen Menü sehen.

Schritt 3: Konfigurieren Sie Ihr Konto vor dem Import

Um die Effektivität von Capsule CRM zu maximieren, sollten Sie zuerst die Datenstruktur und die Integrationen konfigurieren.

Gehen Sie zu den Kontoeinstellungen und weisen Sie einen „Super-Admin“ zu, der Benutzer und Einstellungen verwaltet.

Verbinden Sie Gmail oder Outlook vor dem Import – dies ermöglicht die spätere automatische E-Mail-Protokollierung.

Fügen Sie benutzerdefinierte Felder zu Kontakten, Verkaufschancen und Projekten hinzu, damit Ihre Daten zu Ihren Anforderungen passen. Geschäft.

Legen Sie Ihre Zeitzone und Standardwährung unter Kontoeinstellungen → Lokalisierung fest. Falsche Einstellungen führen dazu, dass Pipeline-Werte und Datumsangaben für Teammitglieder im Ausland falsch angezeigt werden.

Laden Sie Ihr Team zuletzt ein. Sobald die Administratoreinstellungen festgelegt sind, versenden Sie Einladungen, damit die Teammitglieder bei ihrer ersten Anmeldung ein sauberes, konfiguriertes Konto vorfinden – und nicht ein leeres Blatt.

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Kontaktmanagement Ermöglicht es Ihnen, jeden Kontakt, Lead und jedes Konto in einem übersichtlichen Datensatz zu zentralisieren.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Capsule zentralisiert Kundendaten und automatisiert Nachfassaktionen, damit nichts verloren geht.

Schritt 1: Kontakte aus einer CSV-Datei importieren

Gehen Sie zum Reiter „Personen & Organisationen“.

Klicken Sie auf „Importieren“ und laden Sie Ihre CSV-Datei hoch.

Ordnen Sie jede CSV-Spalte einem entsprechenden Capsule-Feld zu.

Sie können auch Verkaufschancen über dasselbe Importtool importieren, das direkt in Capsule integriert ist.

Bevor Sie die Daten importieren, bereinigen Sie die CSV-Datei. Entfernen Sie Zeilen mit leeren E-Mail-Adressen, korrigieren Sie fehlerhafte Ländervorwahlen bei Telefonnummern und vereinheitlichen Sie die Firmennamen. Fehlerhafte Eingabedaten führen zu fehlerhaften Ausgabedaten.

Das Importtool von Capsule unterstützt auch Datentags während des Imports. Fügen Sie Ihrer CSV-Datei eine Spalte namens „DataTag“ hinzu und taggen Sie jeden importierten Datensatz (z. B. „Importiert-April-2026“), damit Sie ihn später wiederfinden und überprüfen können.

Schritt 2: Neue Person oder Organisation manuell hinzufügen

Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ neben „Personen“ oder „Organisationen“.

Bitte geben Sie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Firmendaten an.

Die Datenanreicherung in Capsule CRM füllt automatisch Kontaktdaten wie z. B. aus LinkedIn Profile und Unternehmensinformationen.

Verknüpfen Sie Personen mit ihren Organisationen – so entsteht eine wechselseitige Beziehung. Klicken Sie auf die Organisation, um alle zugehörigen Personen anzuzeigen. Klicken Sie auf die Person, um deren Arbeitgeber zu sehen.

Fügen Sie ein Foto oder ein LinkedIn-Profil hinzu. Avatar Jedem Kontakt zuordnen. Das klingt nach einer Kleinigkeit, beschleunigt aber das Durchsuchen von Listen erheblich und hilft Ihnen, bei den wöchentlichen Pipeline-Reviews die einzelnen Ansprechpartner zu identifizieren.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Ihr neuer Eintrag wird in der Kontaktlistenansicht angezeigt.

Schritt 3: Mit Tags und Datentags organisieren

Öffnen Sie einen beliebigen Kontaktdatensatz.

Klicken Sie auf „Tag hinzufügen“, um Kontakte nach Quelle, Region oder Dealgröße zu kennzeichnen.

Das Organisieren Ihrer Datensätze in Capsule ist mithilfe von Tags schnell und einfach.

Sie können Kontakte nach Schlagworten anzeigen und filtern sowie dynamische gespeicherte Listen erstellen, die sich in Echtzeit anhand bestimmter Kriterien aktualisieren.

Jeder Kontaktdatensatz speichert die vollständige Historie aller E-Mails, Aufgaben, Notizen und Dateien, die mit dieser Person verknüpft sind. Sie können Details, Aufgaben, E-Mails und Dateien in jedem Datensatz einsehen, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.

In höheren Tarifen können Tags verschachtelt und farblich gekennzeichnet werden. Verwenden Sie ein einfaches System – Quelle: LinkedIn, Phase: Lead, Stufe: VIP – und der Filter für gespeicherte Listen findet passende Datensätze in Sekundenschnelle.

Wie Sie Vertriebschancen im Capsule CRM nutzen

Verkaufschancen Ermöglicht es Ihnen, jeden einzelnen Deal in Ihrer Vertriebspipeline vom Erstkontakt bis zum erfolgreichen Abschluss zu verfolgen.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Die Verwaltung Ihrer Vertriebspipeline in Capsule beinhaltet das Hinzufügen von Phasen und das Durchziehen von Deals durch diese Phasen.

Schritt 1: Eine Vertriebspipeline einrichten

Gehen Sie zu Kontoeinstellungen → Vertriebspipelines.

Klicken Sie auf „Pipeline hinzufügen“ und geben Sie ihr einen Namen (z. B. „Neu“). Geschäft“).

Fügen Sie Phasen wie Lead, Qualifiziert, Angebot versendet, Verhandlung und Gewonnen hinzu.

Capsule CRM verfügt über mehrere Vertriebspipelines, sodass Sie verschiedene Vertriebsprozesse parallel verwalten können.

Halten Sie den Prozess einfach – 5 bis 7 Phasen sind optimal. Zu viele Phasen erschweren den Überblick und führen dazu, dass Transaktionen in unklaren Zwischenphasen stecken bleiben.

Weisen Sie jeder Phase eine prozentuale Wahrscheinlichkeit zu (z. B. Lead = 10 %, Qualifiziert = 25 %, Angebot = 50 %). Capsule verwendet diese Zahlen, um Ihre gewichtete Pipeline zu berechnen und den Umsatz zu prognostizieren.

Schritt 2: Verkaufschancen hinzufügen und durch die einzelnen Phasen ziehen

Klicken Sie in der Pipeline-Ansicht auf „+ Neue Gelegenheit“.

Verknüpfen Sie es mit einem Kontakt, legen Sie den Dealwert fest und wählen Sie eine Phase aus.

Ziehen Sie die Gelegenheitskarte im Verlauf des Vorgangs über das Kanban-Board.

Legen Sie ein voraussichtliches Abschlussdatum fest – Capsule verwendet dieses Datum, um die Umsatzprognose automatisch zu erstellen. Geschäfte ohne Abschlussdatum werden in der Prognoseansicht nicht angezeigt, daher sollten Sie immer eines festlegen.

Ordnen Sie jeder Verkaufschance ihre Leadquelle zu (Website, Empfehlung, Veranstaltung, Kaltakquise). In den späteren Berichten sehen Sie dann, welche Quelle die meisten Abschlüsse generiert und woher Ihre besten Kunden kommen.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Ihr Deal erscheint in der rechten Spalte und der Pipeline-Wert wird oben aktualisiert.

Schritt 3: Veraltete Verkaufschancen überwachen

Prüfen Sie in Ihrem Dashboard, ob das Widget „Veraltete Verkaufschancen“ angezeigt wird.

Es kennzeichnet Geschäfte, die in letzter Zeit nicht bearbeitet wurden.

Das Dashboard von Capsule CRM zeigt Kunden an, die nachverfolgt werden müssen, damit Geschäfte nicht im Sande verlaufen.

Klicken Sie auf eine markierte Gelegenheit, um direkt zum vollständigen Datensatz zu gelangen. Dort sehen Sie die letzte E-Mail, die letzte Aufgabe und die letzte Notiz – so können Sie die Konversation problemlos fortsetzen.

Fügen Sie direkt in der Opportunity-Ansicht eine neue Aufgabe hinzu. Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, und die Aufgabe erscheint morgen früh im Dashboard des Inhabers.

So verwenden Sie die Aufgabenverfolgung von Capsule CRM

Aufgabenverfolgung Ermöglicht die Verwaltung von Aufgaben, Fristen und Folgemaßnahmen, die direkt mit Kontakten, Chancen und Projekten verknüpft sind.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Durch die Erstellung von Vorlagen für Aufgabenlisten mithilfe von „Tracks“ in Capsule CRM werden wiederkehrende Prozesse wie das Onboarding von Kunden automatisiert.

Schritt 1: Eine Aufgabe aus einem Kontaktdatensatz erstellen

Öffnen Sie einen beliebigen Kontakt- oder Gelegenheitsdatensatz.

Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Aufgabe hinzufügen“.

Set due date, category (call, email, meeting), and owner.

Kategorien sind wichtig. Sie fließen in den Aktivitätsbericht ein, sodass Sie sehen können, wie viele Anrufe, E-Mails und Meetings jedes Teammitglied pro Woche protokolliert.

Fügen Sie eine detaillierte Beschreibung hinzu – „Rufen Sie Sarah unter +1-555-123 an, um die dritte Seite des Angebots zu besprechen“ ist besser als „Nachfassen“. Ihr zukünftiges Ich wird es Ihnen danken.

Schritt 2: Spuren für wiederholbare Prozesse verwenden

Gehe zu Kontoeinstellungen → Tracks.

Erstellen Sie eine Vorlage – zum Beispiel „Onboarding neuer Kunden“ mit 10 Aufgaben.

Wenn Sie die Funktion „Track“ auf einen beliebigen Datensatz anwenden, werden alle Aufgaben mit einem Datum versehen.

Mithilfe von Tracking-Methoden werden wiederkehrende Aufgaben standardisiert, um eine konsequente Nachverfolgung mit Kunden zu gewährleisten.

Gängige Vorlagen für den Track: Nachverfolgung neuer Leads (7 Kontaktpunkte über 14 Tage), Onboarding neuer Kunden (Kick-off, Schulung, 30-Tage-Check-in) und Verlängerungs-Outreach (60-Tage-, 30-Tage-, 7-Tage-Erinnerungen).

Aufgaben in einem Aufgabenpfad können voneinander abhängen. Aufgabe 3 beginnt erst, wenn Aufgabe 2 abgeschlossen ist – dies sorgt für einen linearen Arbeitsablauf und verhindert, dass Aufgaben in falscher Reihenfolge bearbeitet werden.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Alle Track-Aufgaben werden mit den korrekten Fälligkeitsterminen auf Ihrem Dashboard angezeigt.

Schritt 3: Aufgaben im Kalender anzeigen

Klicken Sie im oberen Menü auf „Aufgaben“ und wechseln Sie dann zur Kalenderansicht.

Sie können auch die Outlook-Kalenderintegration nutzen, um Ihre Terminplanung zentral zu verwalten.

Markieren Sie Aufgaben als erledigt, sobald Sie sie abgeschlossen haben.

Die Kalenderansicht zeigt Aufgaben nach Tag, Woche oder Monat an. Ziehen Sie eine Aufgabe auf einen neuen Tag, um sie neu zu terminieren – Sie müssen den Eintrag nicht öffnen.

Weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben zu, indem Sie den Verantwortlichen ändern. Standardmäßig sieht jede Person nur ihre eigenen Aufgaben, Manager können den Filter jedoch umstellen, um das gesamte Team zu sehen.

So nutzen Sie Capsule CRM E-Mail-Marketing

E-Mail-Marketing ermöglicht es Ihnen, Kampagnen, Newsletter und Lead-Nurturing-E-Mails über die Transpond Integration.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Transpond ist Capsules eigene Marketing-Suite und verbindet sich direkt mit Kontaktdatensätzen.

Schritt 1: Transpond mit Ihrem Konto verbinden

Gehen Sie zu Kontoeinstellungen → Integrationen.

Klicken Sie auf „Transpond verbinden“ und bestätigen Sie Ihre Einstellungen.

Ihre Kontakte werden automatisch synchronisiert.

Transpond ist die hauseigene E-Mail-Marketing-Suite von Capsule. Die Preise sind niedrig und die Software ergänzt Ihren Capsule-Tarif – Sie müssen sich keine Gedanken über zusätzliche Anmelde- oder Datensynchronisierungsprobleme machen.

Verifizieren Sie Ihre Absenderdomain in Transpond, bevor Sie Ihre erste Kampagne starten. Nicht verifizierte Absender landen im Spam-Ordner, und die Zustellbarkeit sinkt rapide, wenn Sie diesen Schritt überspringen.

Schritt 2: Erstellen Sie eine segmentierte Liste

Klicken Sie in Transpond auf „Zielgruppen“ und erstellen Sie eine neue Liste.

Filtern Sie nach Schlagwort, benutzerdefiniertem Feld oder Aktivität, um die richtigen Personen anzusprechen.

Kleinere, zielgerichtete Verteilerlisten sind effektiver als große, allgemeine Massenmails. Eine Liste mit 200 Personen und der passenden Botschaft schlägt eine Liste mit 5.000 Personen und einer allgemeinen Botschaft jedes Mal.

Verwenden Sie den Filter „Letzte Aktivität“, um Kaltakquise auszuschließen. Personen, die seit 12 Monaten keine E-Mail mehr geöffnet haben, schaden Ihrer Absenderreputation in der Regel mehr, als sie Ihren Umsatz steigern.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Die Aktualisierungen Ihrer Zuschauerzahlen finden Sie oben in der Liste. Bauherr.

Schritt 3: Kampagne senden und verfolgen

Klicken Sie auf „Kampagne erstellen“ und wählen Sie eine Vorlage aus.

Schreiben Sie Betreff und Text, dann planen Sie den Versand oder senden Sie die Sendung ab.

Öffnungsraten, Klicks und Absprungraten fließen in die Timeline jedes Kontakts in Capsule zurück.

Transpond unterstützt auch automatisierte E-Mail-Sequenzen. Legen Sie einen Auslöser fest – z. B. „Tag hinzugefügt“ oder „Formular unterschrieben“ – und das System versendet die nächste E-Mail nach einer von Ihnen definierten Verzögerung.

Testen Sie Betreffzeilen im A/B-Vergleich für die Kategorien „Wachstum“ und höher. Die erfolgreichere Variante wird nach einer Testphase automatisch an den Rest Ihrer Liste versendet.

So nutzen Sie Capsule CRM Sales Analytics

Vertriebsanalyse Bietet Ihnen Dashboards und Berichte, um den Zustand Ihrer Pipeline und die Leistung Ihres Teams zu verstehen.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Capsule CRM bietet fortschrittliche Aktivitäts- und Vertriebsfunktionen. Berichterstattung Merkmale des Wachstumsplans.

Gutes Reporting verwandelt ein CRM-System von einer Kontaktliste in ein Entscheidungsinstrument. Die Kenntnis Ihrer Abschlussquote nach Leadquelle zeigt Ihnen, wo Sie Ihr nächstes Marketingbudget am besten investieren.

Capsule-Berichte basieren auf Echtzeitdaten. Keine nächtlichen Aktualisierungen, keine veralteten Dashboards – Sie sehen den aktuellen Stand Ihres Unternehmens.

Schritt 1: Öffnen Sie das Vertriebs-Dashboard

Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf „Berichte“.

Wählen Sie „Sales Dashboard“, um den Pipeline-Wert, die Gewinnrate und die durchschnittliche Auftragsgröße anzuzeigen.

Das Dashboard überwacht „Veraltete Verkaufschancen“, damit Sie Deals erkennen können, die einen Anstoß benötigen.

Wichtige Kennzahlen: Gesamtpipeline-Wert, gewichtete Pipeline (Wert × Abschlusswahrscheinlichkeit), durchschnittliche Auftragsgröße und Vertriebszykluslänge. Diese vier Kennzahlen zeigen Ihnen die zukünftige Entwicklung des Unternehmens.

Schritt 2: Berichte nach Team, Schlagwort oder Datum filtern

Nutzen Sie die Filterleiste am oberen Rand eines jeden Berichts.

Wählen Sie einen bestimmten Verkäufer, ein Schlagwort oder einen benutzerdefinierten Datumsbereich aus.

Vergleichen Sie die Quartalsentwicklung, indem Sie zwei Zeiträume nebeneinander festlegen. So erkennen Sie, welche Mitarbeiter sich verbessert haben und welche noch Unterstützung benötigen.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Die Zahlen aktualisieren sich sofort basierend auf Ihren Filtern.

Schritt 3: Exportberichte für Stakeholder

Klicken Sie auf das Export-Symbol oben rechts in einem beliebigen Bericht.

Wählen Sie das CSV- oder PDF-Format.

Teilen Sie die Datei innerhalb weniger Minuten mit der Geschäftsleitung oder den Investoren.

Der Aktivitätsbericht zeigt alle Anrufe, E-Mails, Meetings und Notizen an, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums hinzugefügt wurden. Er ist der schnellste Weg, um zu erkennen, welche Vertriebsmitarbeiter ihre Aktivitätsziele erreichen (und welche nicht).

Die Umsatzprognose verwendet erwartete Abschlusstermine und Opportunity-Werte, um den Umsatz pro Monat zu prognostizieren. Nutzen Sie sie in Team-Demos und Präsentationen.

So nutzen Sie Capsule CRM-Integrationen

Integrationen Mit Capsule CRM können Sie über 70 Apps verbinden, darunter Gmail, Outlook, XeroQuickBooks und Mailchimp.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Capsule CRM ermöglicht die Integration mit über 70 Apps zur Verbesserung Ihres täglichen Arbeitsablaufs.

Integrationen sind wichtig, weil niemand nur ein einziges Tool verwendet. Ein typisches KMU nutzt E-Mail, Buchhaltung, Marketing-, Kalender- und Projektmanagement-Tools – und Capsule muss im Zentrum dieses Stacks stehen und Daten aus jedem einzelnen Tool abrufen.

Schritt 1: Gmail oder Outlook verbinden

Gehen Sie zu Kontoeinstellungen → Integrationen.

Installieren Sie das Gmail-Add-on oder das Microsoft Outlook-Add-in.

Die E-Mail-Integration ermöglicht die automatische Protokollierung von Konversationen und die direkte Verknüpfung mit Kontaktdatensätzen.

Nach der Installation befindet sich das Add-on als Seitenleiste in Ihrem Posteingang. Wenn Sie auf eine beliebige E-Mail klicken, zeigt die Seitenleiste den Capsule-Datensatz des Kontakts, die letzten Aufgaben und offene Verkaufschancen an.

E-Mails lassen sich mit einem Klick zu Kontakten hinzufügen – BCC-Umgehungen gehören der Vergangenheit an. Neue Kontakte können außerdem direkt im Seitenbereich aus einer E-Mail erstellt werden.

Schritt 2: Xero oder QuickBooks für die Buchhaltung verbinden

Wählen Sie Xero oder QuickBooks aus der Integrationsliste.

Melden Sie sich bei Ihrem Konto an Buchhaltung Konto erstellen und Zugriff bestätigen.

Rechnungen und Kontakte werden in beide Richtungen synchronisiert.

Nach der Synchronisierung wird für jeden Kontaktdatensatz die Rechnungshistorie in einem Seitenbereich angezeigt. Sie können unbezahlte Rechnungen, Zahlungstermine und den Gesamtumsatz pro Kunde einsehen, ohne Capsule zu verlassen.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Die Integration wird mit einem grünen Punkt als „Verbunden“ gekennzeichnet.

Schritt 3: Zapier für alles andere verbinden

Suchen Sie im App-Verzeichnis von Zapier nach Capsule CRM.

Erstellen Sie einen „Zap“, um Daten in Capsule zu übertragen oder aus Capsule abzurufen.

Dadurch werden über 1000 zusätzliche App-Verbindungen freigeschaltet.

Beliebte Integrationen umfassen Mailchimp Für E-Mails, Slack für Teambenachrichtigungen, Typeform für die Leadgenerierung und Google Kalender für die Besprechungssynchronisierung.

Die Einrichtung jeder Integration dauert 2–5 Minuten. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, sehen Sie sich die Demos im Capsule-Hilfecenter an – dort finden Sie kurze Video-Anleitungen für jede wichtige App.

So nutzen Sie die benutzerfreundlichen Funktionen von Capsule CRM

Benutzerfreundliche Funktionen sind in die übersichtliche Benutzeroberfläche von Capsule integriert, sodass Sie sich schnell auf unserer Website und in unserer App bewegen können.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Capsule CRM ist bekannt für seine kurze Einarbeitungszeit und den geringen Einrichtungsaufwand.

Das Team hinter Capsule hat jahrelang an der Benutzeroberfläche gefeilt. Jeder Button hat eine Funktion und nichts ist in verschachtelten Menüs versteckt – deshalb finden sich neue Teammitglieder schnell zurecht.

Schritt 1: Die globale Wortsuche meistern

Drücken Sie das Suchsymbol in der oberen Leiste – oder verwenden Sie die Tastenkombination.

Geben Sie einen beliebigen Kontaktnamen, eine E-Mail-Adresse, ein Schlagwort oder eine Notiz ein. Text.

Die Ergebnisse werden sofort in Kontakten, Verkaufschancen und Projekten angezeigt.

Die Suche indexiert auch den Inhalt von Notizen. Wenn Sie sich daran erinnern, dass ein Kunde „&#8220“ erwähnt hat, …ZoomInfoSuchen Sie während eines Anrufs nach „ZoomInfo“, und die genaue Notiz wird in den Ergebnissen angezeigt.

Verwenden Sie Anführungszeichen für exakte Übereinstimmungen mit Wortgruppen. Die Suche nach „Q1 renewal“ in Anführungszeichen liefert nur Datensätze, in denen diese beiden Wörter zusammen vorkommen – deutlich präziser als die standardmäßige unscharfe Suche.

Schritt 2: Schnellzugriffsverknüpfungen von überall aus verwenden

Klicken Sie auf das Symbol „+“ in der oberen rechten Ecke.

Wählen Sie Kontakt, Gelegenheit, Aufgabe oder Projekt.

Fügen Sie Datensätze hinzu, ohne den aktuellen Bildschirm zu verlassen.

Das ist die mit Abstand größte Zeitersparnis in Capsule. Sie können sich in einem Opportunity-Datensatz befinden, sich an eine Aufgabe erinnern, sie hinzufügen und zu Ihrer vorherigen Tätigkeit zurückkehren – und das alles, ohne den Kontext zu verlieren.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Das Schnellhinzufügen-Panel blendet sich ein, ohne dass Sie Ihre aktuelle Seite verlassen müssen.

Schritt 3: Dashboard-Widgets anpassen

Gehe zum Dashboard.

Klicken Sie auf „Anpassen“ und fügen Sie Widgets für Aufgaben, Verkaufschancen oder Berichte hinzu.

Ziehen Sie die Widgets per Drag & Drop neu an, je nachdem, was Sie am häufigsten überprüfen.

Dank der übersichtlichen Benutzeroberfläche können neue Teammitglieder Capsule vom ersten Tag an nutzen. Die meisten Nutzer finden sich nach etwa 20 Minuten Nutzung ohne Schulung in der App zurecht.

Die Breadcrumb-Links am oberen Rand jeder Seite erleichtern das Zurückspringen – klicken Sie auf die Links, um zum vorherigen Datensatz oder zur vorherigen Listenansicht zurückzukehren, ohne Ihre Position zu verlieren.

So nutzen Sie die Capsule CRM Mobile App

Die mobile App Ermöglicht die Verwaltung von Kontakten, Aufgaben und Geschäften über Ihr Smartphone – perfekt für Außendienstmitarbeiter und Kundenbesuche.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Die mobile App Capsule ist für iOS und Android verfügbar.

Der mobile Zugriff ist wichtiger, als die meisten Teams zugeben. Mitarbeiter, die Anrufe und Notizen direkt nach einem Meeting auf ihrem Smartphone erfassen, haben fünfmal vollständigere Aufzeichnungen als Mitarbeiter, die warten, bis sie wieder an ihrem Schreibtisch sitzen.

Schritt 1: Installieren und Anmelden

Laden Sie die Capsule-App aus dem App Store oder von Google Play herunter.

Melden Sie sich mit Ihren Capsule-Zugangsdaten an.

Aktivieren Sie Benachrichtigungen, um Aufgabenerinnerungen zu erhalten.

Aktivieren Sie die biometrische Anmeldung (Gesichtserkennung oder Fingerabdruck) während der Einrichtung. Das ist schneller als die Eingabe eines Passworts und sicherer als ein dauerhaftes Anmelden.

Schritt 2: Anrufe protokollieren und unterwegs Notizen hinzufügen

Einen Kontaktdatensatz öffnen.

Tippen Sie direkt nach einem Anruf auf „Notiz hinzufügen“.

Nutzen Sie die Spracherkennung, um sich während der Fahrt zu Ihrem nächsten Meeting Notizen zu diktieren.

Stimme Notizen können beliebig lang sein. Halten Sie alle Details des Gesprächs fest – die Fragen des Gegenübers, Ihre Zusagen und die nächsten Schritte. Die Notiz wird in weniger als 2 Sekunden gespeichert.

Kennzeichnen Sie Notizen mit Kategorien wie „Anruf“, „Besprechung“ oder „Nachbereitung“, damit sie im Aktivitätsbericht für die wöchentliche Überprüfung angezeigt werden.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Die Notiz wird sofort mit Ihrem Desktop-Konto synchronisiert.

Schritt 3: Aufgaben und Pipeline von überall aus prüfen

Tippen Sie unten auf „Aufgaben“, um die heutigen Aufgaben anzuzeigen.

Tippen Sie auf „Opportunities“, um Ihre Pipeline in einer Kartenansicht anzuzeigen.

Wischen Sie, um Aufgaben als erledigt zu markieren, oder ziehen Sie Deals zwischen den Phasen.

Die mobile App bietet auch eine Anrufer-ID. Wenn Sie von einem gespeicherten Kontakt angerufen werden, öffnet sich dessen Capsule-Profil, sodass Sie vor dem Abheben Verlauf, Notizen und offene Angebote einsehen können.

Im Offline-Modus können Sie auch ohne Internetverbindung die letzten Einträge ansehen und Notizen hinzufügen. Sobald Sie wieder online sind, werden alle Daten synchronisiert – ideal für Flüge oder Kundentermine mit schlechtem WLAN-Empfang.

Die Standortmarkierung ist optional. Aktivieren Sie sie, und jede Notiz kann dem Ort zugeordnet werden, an dem sie hinzugefügt wurde – praktisch für Außendienstmitarbeiter, die ihre Gebietsabdeckung verfolgen.

So verwenden Sie benutzerdefinierte Felder in Capsule CRM

Benutzerdefinierte Felder Sie können zusätzliche Datenpunkte zu Kontakten, Verkaufschancen und Projekten hinzufügen, damit das CRM genau zu Ihrem Unternehmen passt.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Capsule CRM ermöglicht es Benutzern, benutzerdefinierte Felder zu Kontakten, Verkaufschancen und Projekten hinzuzufügen.

Ohne benutzerdefinierte Felder sind Sie auf generische Felder wie „Name“ und „E-Mail“ beschränkt. Das mag für ein Adressbuch funktionieren, aber nicht für die Führung eines echten Unternehmens.

Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie alle relevanten Daten erfassen – Verlängerungsdatum, Vertragswert, Leadquelle, Produktinteresse, Account Manager. Jeder Filter, jede gespeicherte Liste und jeder Bericht kann diese Daten dann nutzen.

Schritt 1: Öffnen Sie die Einstellungen für benutzerdefinierte Felder

Gehen Sie zu den Kontoeinstellungen.

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Benutzerdefinierte Felder“.

Wählen Sie den Datensatztyp aus – Kontakt, Verkaufschance oder Projekt.

Jeder Datensatztyp hat seine eigene Feldliste. Felder werden nicht typübergreifend geteilt – wenn Sie also die „Branche“ sowohl für Kontakte als auch für Verkaufschancen benötigen, müssen Sie sie zweimal anlegen.

Schritt 2: Benutzerdefinierte Felder für Ihr Unternehmen hinzufügen

Klicken Sie auf „+ Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“.

Wählen Sie einen Feldtyp aus – Text, Zahl, Datum, Dropdown-Liste oder Liste.

Geben Sie ihm einen aussagekräftigen Namen wie „Branche“, „Verlängerungsdatum“ oder „Vertragswert“.

Verwenden Sie nach Möglichkeit Dropdown-Menüs anstelle von Freitext. Dropdown-Menüs sorgen für Konsistenz, was zu übersichtlicheren Filtern, gespeicherten Listen und Berichten auch in sechs Monaten führt.

Für B2B-SaaS: „Branche“, „Unternehmensgröße“, „Verlängerungsdatum“, „Monatlicher wiederkehrender Umsatz“ und „Tarifstufe“ decken die meisten Bedürfnisse ab. Für Dienstleistungen: „Projekttyp“, „Vertragsende“, „Rolle des Hauptansprechpartners“ und „Budgetbereich“.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Das Feld erscheint in jedem relevanten Datensatz und wird in gespeicherten Listen als Filteroption angezeigt.

Schritt 3: Benutzerdefinierte Felder in Filtern und Berichten verwenden

Erstellen Sie eine gespeicherte Liste und filtern Sie nach Ihrem neuen benutzerdefinierten Feld.

Die Liste wird in Echtzeit aktualisiert, sobald sich Datensätze ändern.

Erstellen Sie Dashboards, die auf den für Ihr Unternehmen relevanten Daten basieren.

Benutzerdefinierte Felder werden auch in Exporte übernommen. Erstellen Sie eine CSV-Datei mit Kontakten, gefiltert nach „Branche = SaaS“, und senden Sie diese direkt an Ihr Marketingteam für eine zielgerichtete Kampagne.

Dropdown-Felder sind der leistungsstärkste Feldtyp. Definieren Sie eine feste Werteliste (z. B. „Leadquelle: Website / Empfehlung / Veranstaltung / Kaltakquise“), und jede gespeicherte Liste und jeder Bericht kann nach diesem Wert gruppiert werden.

Verknüpfen Sie Vertriebschancen und Projekte, indem Sie eine Chancen-ID in einem benutzerdefinierten Feld des zugehörigen Projektdatensatzes speichern. Dies ermöglicht eine reibungslose Übergabe vom Vertrieb zur Auslieferung.

Capsule CRM Profi-Tipps und Abkürzungen

Nach zweijähriger Testphase von Capsule CRM sind hier meine besten Tipps.

Tastenkombinationen

Altered Studio reduziert den Zeit-, Kosten- und Arbeitsaufwand für die Aufnahme von Voiceovers erheblich. Ein einzelner Sprecher kann eine komplette Produktion übernehmen.	Alle Kundengespräche an einem Ort, egal woher sie kommen.
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Yomu wurde speziell für akademisches Schreiben entwickelt. Es unterstützt Wissenschaftler beim Verfassen von wissenschaftlichen Arbeiten, Forschungsarbeiten und Essays. Dabei legt es Wert auf wissenschaftliche Integrität und bietet Funktionen, die das akademische Schreiben erleichtern. Yomu nutzt fortschrittliche Methoden der natürlichen Sprachverarbeitung, um komplexe Ideen zu verstehen.

• Dynamische gespeicherte Listen: Erstellen Sie Filter einmalig, und die Liste wird automatisch aktualisiert, wenn neue Kontakte übereinstimmen – ein hervorragender Ersatz für statische Segmente.
• BCC-E-Mail-Dropbox: Jedem Capsule-Konto wird eine eindeutige E-Mail-Adresse zugewiesen – fügen Sie diese in BCC jeder E-Mail ein, und der E-Mail-Verlauf wird automatisch dem richtigen Kontaktdatensatz zugeordnet.
• Datensätze zuordnen: Weisen Sie Kontakte, Geschäftsmöglichkeiten oder Projekte Teammitgliedern zu, um eine klarere Verantwortlichkeit und ein besseres Reporting zu gewährleisten.
• KI-Übersichtsfunktion: Die neuere KI-Zusammenfassung von Capsule liest die Kontakthistorie und gibt Ihnen vor Ihrem nächsten Anruf eine kurze Übersicht.
• Navigation nur mit der Tastatur: Drücken Sie “/”, um zu suchen, und anschließend Umschalt + C, O, T oder P, um Datensätze zu erstellen. Sie können das gesamte CRM-System bedienen, ohne die Maus zu benutzen.
• Projektboards: Übertragen Sie abgeschlossene, gewonnene Aufträge in ein Projektboard mit Phasen wie Kickoff, Lieferung, Überprüfung und Abschluss – so bleiben Vertrieb und Lieferung in einem Tool vereint.
• Gemeinsam genutzte Postfächer: In Ultimate können Teammitglieder einen gemeinsamen Posteingang nutzen, der mit Capsule verknüpft ist. Antworten werden unabhängig vom Absender im richtigen Datensatz protokolliert.
• Datenimportzuordnung speichern: Speichern Sie Ihre CSV-Feldzuordnung. Beim nächsten Import einer ähnlichen Datei wird die Zuordnung automatisch ausgefüllt, wodurch Sie 10 Minuten Einrichtungszeit sparen.

Skalierbare Workflow-Muster

Drei Muster, die ich bei Dutzenden von Capsule-Konten beobachtet habe:

Wöchentliche Pipeline-Überprüfung: Jeden Montag filtern Sie die Verkaufschancen nach „Voraussichtlicher Abschluss in diesem Monat“ und besprechen die Liste mit dem Vertriebsteam. Verschieben Sie veraltete Deals in die richtige Phase oder markieren Sie sie als verloren.

Monatliche Etikettenprüfung: Öffnen Sie die Tag-Liste in den Einstellungen und führen Sie Duplikate zusammen. Archivieren Sie nicht mehr verwendete Tags. Dadurch bleiben die Filter für gespeicherte Listen übersichtlich und schnell.

Vierteljährliche Integrationsprüfung: Prüfen Sie, welche Integrationen tatsächlich genutzt werden. Trennen Sie diejenigen, die Sie nicht mehr benötigen – weniger Verbindungen bedeuten weniger Synchronisierungsfehler.

Capsule CRM: Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Fehler Nr. 1: Kontakte importieren, bevor benutzerdefinierte Felder eingerichtet werden

Fehler Nr. 2: Spuren für wiederholbare Prozesse ignorieren

Fehler Nr. 3: Auslassen der E-Mail-Integration

Fehler Nr. 4: Verwendung einer einzigen Pipeline für jeden Verkaufsprozess

Fehler Nr. 5: Tags ohne System wachsen lassen

Capsule CRM-Fehlerbehebung

Problem: E-Mails werden nicht mit den Kontaktdatensätzen synchronisiert.

Worin besteht der Unterschied zwischen Vapi und Retell? Das Gmail-Add-on oder Outlook-Add-on ist nicht installiert, oder die BCC-E-Mail-Adresse in der Dropbox ist falsch.

Fix: Gehen Sie zu Kontoeinstellungen → Integrationen und installieren Sie das E-Mail-Add-on. Falls Sie BCC bevorzugen, kopieren Sie die eindeutige Dropbox-Adresse aus „Meine Einstellungen“ und speichern Sie sie als Kontakt in Gmail.

Problem: Doppelte Kontakte nach einem CSV-Import

Worin besteht der Unterschied zwischen Vapi und Retell? Das Importtool hat das falsche Feld ausgewählt oder die CSV-Datei enthielt Kontakte, die bereits in Ihrem Konto vorhanden waren.

Fix: Gehen Sie zu „Personen & Organisationen“, filtern Sie nach dem Import-Tag und verwenden Sie die Option „Duplikate zusammenführen“ für jedes Paar. Verwenden Sie für zukünftige Importe die E-Mail-Adresse als Referenz – diese ist zuverlässiger als der Name.

Problem: In den Berichten werden keine Daten zum kostenlosen Tarif angezeigt.

Worin besteht der Unterschied zwischen Vapi und Retell? Die kostenlose Version beinhaltet keine vollständigen Berichtsfunktionen. Erweiterte Aktivitäts- und Umsatzberichte sind ab dem Growth-Tarif verfügbar.

Fix: Starten Sie die 14-tägige kostenlose Testphase des Growth-Plans, um die Berichtsfunktionen zu testen. Wenn er zu Ihrem Unternehmen passt, können Sie upgraden. Andernfalls exportieren Sie Opportunities und Kontakte in eine Tabellenkalkulation, um einfache Berichte zu erstellen.

Problem: Die mobile App meldet mich ständig ab

Worin besteht der Unterschied zwischen Vapi und Retell? Die Sitzungsdauer ist aus Sicherheitsgründen bewusst kurz gehalten. Einstellungen für die Zwei-Faktor-Authentifizierung können zudem eine erneute Anmeldung bei unbekannten Benutzern erzwingen. Geräte.

Fix: Aktivieren Sie die biometrische Anmeldung (Face ID oder Fingerabdruck) in den App-Einstellungen. Sitzungen werden automatisch erneuert, sodass Sie Ihr Passwort nicht jedes Mal eingeben müssen.

Problem: Benutzerdefinierte Felder werden in der mobilen App nicht angezeigt.

Worin besteht der Unterschied zwischen Vapi und Retell? Ältere App-Versionen zeigen neu hinzugefügte benutzerdefinierte Felder erst nach der nächsten vollständigen Synchronisierung an.

Fix: Aktualisieren Sie die App auf die neueste Version. Melden Sie sich anschließend ab und wieder an, um eine Aktualisierung der Datensätze zu erzwingen – Ihre benutzerdefinierten Felder werden dann in allen relevanten Datensätzen angezeigt.

📌 Notiz: Wenn keine dieser Maßnahmen Ihr Problem löst, wenden Sie sich bitte an den Capsule CRM-Support – dieser ist von Montag bis Freitag per E-Mail für alle kostenpflichtigen Tarife erreichbar.

Was ist Capsule CRM?

Capsule CRM ist ein einfaches CRM-Tool, mit dem Sie Kontakte, Verkäufe und Projekte an einem Ort verwalten können.

Man kann es sich wie ein gemeinsames digitales Adressbuch vorstellen, das auch Ihre Geschäftsabschlüsse und Nachfassaktionen erfasst.

Sehen Sie sich diese kurze Übersicht an:

Capsule wurde für kleine und mittelständische Teams entwickelt, die ein CRM-System benötigen, das sie auch tatsächlich nutzen. Es umfasst folgende Hauptfunktionen:

• Kontaktmanagement: Zentralisieren Sie Kontakte mit Tags, Datentags und benutzerdefinierten Feldern – plus Datenanreicherung, die LinkedIn- und Unternehmensinformationen automatisch ergänzt.
• Verkaufschancen: Ziehen Sie Deals per Drag & Drop durch eine anpassbare Kanban-Pipeline mit mehreren Vertriebspipelines in höheren Tarifen.
• Aufgabenverfolgung: Nutzen Sie Tracks, um wiederkehrende Onboarding- und Follow-up-Sequenzen für Kunden zu automatisieren.
• E-Mail-Marketing: Führen Sie Kampagnen über die native Transpond-Integration durch, die mit CRM-Kontakten verknüpft ist.
• Vertriebsanalysen: Im Wachstumsplan finden Sie detaillierte Berichte zu Gewinnquote, Prognosen und Teamleistung sowie zu Aktivitäten und Umsätzen.
• Integrationen: Verbinden Sie sich mit über 70 Apps, darunter Gmail, Outlook, Xero, QuickBooks, Mailchimp und Zapier.
• Einfache Bedienung: Übersichtliche Benutzeroberfläche, kurze Einarbeitungszeit und eine globale Wortsuche, die sich wie eine Erweiterung Ihres Computers anfühlt.
• Mobile App: Apps für iOS und Android zum Protokollieren von Anrufen, Notizen und Pipeline-Änderungen unterwegs.
• Benutzerdefinierte Felder: Fügen Sie benutzerdefinierte Felder zu Kontakten, Verkaufschancen und Projekten hinzu, damit das CRM zu Ihrem Unternehmen passt.

Erschwinglich mit starker Capsule CRM Testbericht.

Für wen ist Capsule CRM geeignet?

Capsule eignet sich für kleine und mittelständische Unternehmen, die ein CRM-System suchen, das vom gesamten Team genutzt wird. Agenturen, Beratungsunternehmen, B2B-Dienstleistungsunternehmen und professionelle Dienstleistungsfirmen profitieren gleichermaßen von Capsule.

Es eignet sich weniger für Vertriebsteams mit hohem Anrufaufkommen, die integrierte Dialer benötigen, oder für Enterprise-Teams, die benutzerdefinierte Objekte und komplexe Berechtigungsstrukturen benötigen.

Was unterscheidet Capsule von anderen Kapseln?

Drei Dinge fallen nach dem direkten Vergleich von Capsule und HubSpot besonders auf. Pipedriveund Zoho.

Erstens ist die Einarbeitungszeit kurz. Neue Teammitglieder können bereits am ersten Tag Kontakte hinzufügen und Geschäfte verwalten. Die meisten anderen CRM-Systeme erfordern einen halben Tag Schulung.

Zweitens sind Projekte und Verkaufschancen im selben Tool integriert. Sie können einen abgeschlossenen Auftrag direkt aus Capsule an ein Projektboard übergeben.

Drittens ist der Integrationsgrad für den Preis hoch. Gmail, Outlook, Xero, QuickBooks und Mailchimp funktionieren alle nativ – nicht über umständliche Drittanbieterschnittstellen.

Capsule CRM Preisgestaltung

Hier die Kosten für Capsule CRM im Jahr 2026:

Planen	Preis	Am besten geeignet für
Frei	$0	Einzelgründer und Kleinstteams mit bis zu 2 Nutzern und 250 Kontakten
Anlasser	18 $/Nutzer/Monat	Kleinunternehmen benötigt eine einzige Pipeline und ein grundlegendes CRM.
Wachstum	36 $/Nutzer/Monat	Wachsende Teams, die Automatisierung, mehrere Pipelines und erweiterte Berichte benötigen.

Kostenlose Testversion: Ja – 14 Tage bei jedem kostenpflichtigen Tarif. Keine Kreditkarte erforderlich.

Geld-zurück-Garantie: Jederzeit kündbar. Keine langfristigen Verträge.

💰 Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis: Wachstum ab 36 $/Nutzer/Monat – damit werden Workflow-Automatisierungen, mehrere Vertriebspipelines sowie erweiterte Aktivitäts- und Vertriebsberichte ermöglicht. Die meisten kleinen Teams wachsen innerhalb weniger Monate über das Starter-Paket hinaus, daher erspart ein Einstieg hier ein umständliches Upgrade mitten im Jahr.

Was jeder Plan beinhaltet

Kostenlos (0 €): Bis zu 2 Nutzer, 250 Kontakte, 1 Vertriebspipeline, 1 Projektboard, Gmail- und Outlook-Integration sowie Zugriff über die mobile App. Ideal für Einzelgründer, die das Tool testen möchten.

Starter (18 $/Benutzer/Monat): 30.000 Kontakte, 1 Vertriebspipeline, 1 Projektboard, alle wichtigen Integrationen inklusive Xero, QuickBooks, Mailchimp und Zapier. Standardberichte enthalten.

Wachstum (36 $/Nutzer/Monat): 60.000 Kontakte, 5 Vertriebspipelines, 5 Projektboards, Workflow-Automatisierungen, erweiterte Vertriebsberichte, benutzerdefinierte Felder und Benutzerberechtigungen. Dies ist der Plan, den die meisten Teams tatsächlich benötigen.

Jährliche vs. monatliche Abrechnung

Zahlen Sie jährlich und sparen Sie bis zu 15 %. Der Starter-Tarif kostet bei jährlicher Abrechnung nur noch ca. 15 $ pro Nutzer. Der Growth-Tarif sinkt auf ca. 31 $ pro Nutzer.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welcher Tarif am besten zu Ihnen passt, starten Sie mit der 14-tägigen kostenlosen Testphase von Growth. So erhalten Sie einen Eindruck vom vollen Funktionsumfang, bevor Sie sich entscheiden.

Capsule CRM vs. Alternativen

Wie schneidet Capsule CRM im Vergleich ab? Hier ist die Wettbewerbslandschaft:

Sehen Sie sich diesen Vergleich an:

Werkzeug	Am besten geeignet für	Preis	ChatGPT ist im Allgemeinen sicher, da Inhaltsfilter verwendet werden. Vermeiden Sie die Weitergabe sensibler Informationen und erwägen Sie, das Datentraining in den Einstellungen zu deaktivieren.
Capsule CRM	Einfaches CRM für kleine Teams	18 $/Monat	0 € (Cloud-basiert)
HubSpot	All-in-One-Marketing und -Vertrieb	3 Stunden/Tag	0 pro Monat
Pipedrive	Visuelle Vertriebspipelines	24 $/Monat	0 €/Monat (dauerhaft kostenlos)
Zoho CRM	Funktionsreich zu günstigen Preisen	14 $/Monat	0 €/Monat (dauerhaft kostenlos)
Freshsales	Integrierte Telefon- und KI-Bewertung	3 Stunden/Tag	0 pro Monat

Sie verbinden Ihre Vertriebskanäle und Zahlungsdienstleister mit Synder. Anschließend verbinden Sie Ihre Buchhaltungssoftware. Synder ruft Transaktionen automatisch im Hintergrund ab und synchronisiert sie.

• Jamf-Test: Bestes automatisiertes intelligentes Management im Jahr 2026 (10) HubSpot – umfangreicher Funktionsumfang, kostenloses Angebot und integrierte Marketingautomatisierung.
• Capsule CRM ist ein webbasiertes CRM-System für Einzelpersonen, kleine Unternehmen und Vertriebsteams, die eine einfache, effektive und kostengünstige Lösung suchen. Es eignet sich hervorragend zur Verwaltung von Personen, Unternehmen, Kommunikation und Vertriebspipelines – ohne die Komplexität größerer Enterprise-Systeme. Zoho CRM – umfangreichster Funktionsumfang pro Dollar und ein kostenloser Tarif für 3 Benutzer.
• Ist Synder 52 Dollar pro Monat wert? Ich habe es getestet. Capsule CRM – übersichtliche Benutzeroberfläche, kurze Einarbeitungszeit und einfache Einrichtung.
• Ideal für visuelle Vertriebsteams: Pipedrive – eine speziell entwickelte Kanban-Pipeline mit transaktionsorientiertem Reporting.

🎯 Alternativen zum Capsule CRM

Suchen Sie nach Alternativen zu Capsule CRM? Hier sind die besten Optionen:

• 🚀 HubSpot: All-in-One-CRM-, Marketing- und Serviceplattform mit großzügigem Gratis-Kontingent. Ideal für Teams, die Vertrieb, Marketing und Helpdesk zentral verwalten möchten.
• 🎨 Pipedrive: Ein auf Kanban basierendes CRM-System, speziell für Vertriebsteams entwickelt. Übersichtlichere Visualisierung des Deal-Flows als Capsule mit umfassenderer Vertriebsautomatisierung.
• 💰 Zoho CRM: Preisgünstig mit umfangreichem Funktionsumfang, inklusive KI (Zia), benutzerdefinierten Objekten und Workflow-Vorlagen. Kostenloser Tarif für 3 Benutzer.
• 🧠 Freshsales: Beinhaltet integrierte Telefon-, Chat- und Freddy-KI-Funktionen zur Lead-Bewertung. Die bessere Wahl für telefonintensive Vertriebsteams.

Docyt AI im Test: Ich habe meine Bücher automatisiert – das ist dabei herausgekommen. Alternativen zum Capsule CRM Harvey-vorgefertigte Workflows

⚔️ Vergleich von Capsule CRM

Hier ist ein Vergleich von Capsule CRM mit den einzelnen Mitbewerbern:

• Capsule CRM vs HubSpot: HubSpot punktet mit Marketing und der Reichweite des kostenlosen Tarifs. Capsule überzeugt durch Einfachheit und einen leichteren Einstieg in die kostenpflichtigen Tarife.
• Capsule CRM vs Pipedrive: Pipedrive bietet eine stärkere Vertriebsautomatisierung und mehrstufige Workflows. Capsule ist im Einstiegstarif günstiger und deckt Projekte nativ ab.
• Capsule CRM vs Zoho CRM: Zoho bietet deutlich mehr Funktionen pro Dollar, die Einrichtung dauert jedoch länger. Capsule ist die schnellere Lösung, wenn Einfachheit wichtiger ist als Funktionsumfang.
• Capsule CRM vs Freshsales: Freshsales bietet integrierte Anruffunktionen und KI-gestütztes Lead-Scoring. Capsule eignet sich besser für Teams, die sich auf E-Mail- und Projektarbeit konzentrieren, anstatt auf telefonischen Vertrieb.

Jetzt Capsule CRM nutzen

Sie haben gelernt, wie Sie jede wichtige Funktion von Capsule CRM nutzen:

• ✅ Kontaktmanagement
• ✅ Verkaufschancen
• ✅ Aufgabenverfolgung
• ✅ E-Mail-Marketing
• ✅ Vertriebsanalyse
• ✅ Integrationen
• ✅ Benutzerfreundliche Funktionen
• ✅ Mobile App
• ✅ Benutzerdefinierte Felder

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Die meisten fangen mit dem Kontaktmanagement an.

Es war sehr leicht zu lernen.

Wenn Sie eine CSV-Datei mit Kontakten vorbereitet haben, importieren Sie diese zuerst. Das gesamte Team kann dann noch am selben Nachmittag Notizen, Aufgaben und Verkaufschancen hinzufügen.

Wenn Sie ganz von vorn beginnen, fügen Sie Ihre 20 wichtigsten Kontakte manuell hinzu. Kennzeichnen Sie jeden Kontakt mit seiner Leadquelle und verschieben Sie die aktiven Kontakte in Ihre Vertriebspipeline.

Der kostenlose Tarif ist ein idealer Einstieg. Sobald Sie die Grenze von 250 Kontakten überschreiten oder erweiterte Berichte benötigen, wechseln Sie zum Starter-Tarif für 18 $ pro Nutzer oder zum Growth-Tarif für 36 $ pro Nutzer.

Häufig gestellte Fragen

Wie fügt man eine neue Person oder Organisation hinzu?

Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf das „+“-Symbol neben „Personen“ oder „Organisationen“. Geben Sie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Firma ein. Fügen Sie bei Bedarf Tags und benutzerdefinierte Felder hinzu. Die Datenanreicherung von Capsule füllt LinkedIn-Profile und Firmeninformationen in den höheren Tarifen automatisch aus.

Kann ich Capsule CRM auf meinem Handy nutzen?

Ja. Capsule bietet native Apps für iOS und Android. Sie können Anrufe protokollieren, Notizen per Spracheingabe hinzufügen, Aufgaben verwalten und Deals durch Ihre Vertriebspipeline ziehen. Die App synchronisiert sich in Echtzeit mit Ihrem Desktop-Konto.

Wie erstelle ich benutzerdefinierte Felder für mein Unternehmen?

Gehen Sie zu Kontoeinstellungen → Benutzerdefinierte Felder. Wählen Sie Kontakte, Verkaufschancen oder Projekte. Klicken Sie auf „+ Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“, wählen Sie einen Typ (Text, Zahl, Datum, Dropdown-Liste) und speichern Sie. Das Feld wird in jedem übereinstimmenden Datensatz und in Filtern gespeicherter Listen angezeigt.

Gibt es eine kostenlose Version für kleine Teams?

Ja. Capsule bietet einen kostenlosen Tarif für bis zu 2 Nutzer und 250 Kontakte. Sie erhalten eine Vertriebspipeline, ein Projektboard, Gmail- und Outlook-Integration sowie Zugriff auf die mobile App. Keine Kreditkarte erforderlich.

Wie lade ich mein Team zu dem Konto ein?

Gehen Sie zu Kontoeinstellungen → Benutzer & Berechtigungen. Klicken Sie auf „Benutzer einladen“, geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein und weisen Sie ihm eine Rolle zu. Der Benutzer erhält einen Einladungslink per E-Mail. Ein Administrator kann Datensätze einzelnen Teammitgliedern zuweisen, um die Zuständigkeiten besser zu verwalten.