How to Use Capsule CRM (2026): Master It in Under 10 Minutes

Sie versuchen, ein Video anzusehen, aber es puffert ständig.

Dieser Leitfaden behandelt alle Funktionen von Capsule CRM:

• Erste Schritte — Create your account and finish the basic setup
• So nutzen Sie die Kontaktverwaltung — Keep every contact, note, and email history inside one record
• Wie man Verkaufschancen nutzt — Track deals through every stage of your sales pipeline
• So nutzen Sie die Aufgabenverfolgung — Never miss a follow-up on any contact, deal, or project
• Wie man E-Mail-Marketing nutzt — Send campaigns to segmented lists without leaving your account
• Wie man Vertriebsanalysen nutzt — See win rates, sales activity, and deals that have stalled
• Wie man Integrationen nutzt — Connect Gmail, Outlook, Xero, and 70 other apps to your account
• How to Use Easy to Use Interface — Find any contact, deal, or task in seconds from one screen
• So verwenden Sie die mobile App — Update deals and log calls from your phone between meetings
• So verwenden Sie benutzerdefinierte Felder — Track the data your business needs on contacts, deals, and projects

Bland AI vs Vapi: 8. Bedrohungsdetektor

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Ich habe Capsule verwendet. CRM for eight months and tested every feature covered here.

This tutorial comes from real hands-on experience, not vendor screenshots.

Capsule CRM is one of the simplest CRM tools a small Geschäft can pick up.

Dies ist das Herzstück von Apollo. Sie erhalten Zugang zu über 270 Millionen Kontakten und 35 Millionen Unternehmen.

Ein einfaches, übersichtliches Tool zum Planen von Beiträgen. Es ist sehr benutzerfreundlich und ideal für alle, die ein kleines Budget haben.

Sie wünschen sich eine einfache Möglichkeit, Podcasts und Voiceovers mit natürlich klingenden Stimmen in verschiedenen Sprachen zu erstellen.

Capsule CRM Tutorial

This How to Use Capsule CRM tutorial walks you through each feature, from your first import to the reports that show which deals are stuck.

Capsule CRM

Capsule CRM keeps contacts, deals, and projects in one account. Move deals along your sales pipeline, log every email, and let the dashboard flag clients who need a follow-up. Start free with 250 contacts and no card.

CAPSULE CRM JETZT TESTEN →

Zudem könnten Sie sich Sorgen um Ihre Privatsphäre machen.

Alternativen zum Kapsel-CRM →

Erste Schritte mit Capsule CRM

Before using any feature, finish this one-time setup.

It takes about three minutes.

Schritt 1: Erstellen Sie Ihr Konto

Go to the Capsule CRM website and click Sign Up.

A banner opens first with a line saying we value your privacy.

Capsule and most software sites use cookies to improve your experience and for marketing purposes.

Here is what each toggle on that banner means before you confirm preferences.

• Strictly necessary cookies: these cookies are required for the operation of our site and stay always active
• Functional cookies: remember choices on the site such as log in details and a price shown in Europe EUR
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That setting enables us to personalize our content so you skip repeat intro screens.

A cookie that records your consent preferences stops the banner returning to your computer next visit.

Dismiss the message with the cky close icon and enter your email and password.

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Überprüfen Sie Ihre Posteingang for the confirmation email.

Schritt 2: Öffnen Sie die App

Capsule runs in any browser, with free iOS and Android apps beside it.

Log in with your new account and you land on the dashboard.

The top menu holds Dashboard, People, Sales, Projects, Tasks, and Calendar.

Capsule keeps short videos and demos in its help centre if a screen looks unfamiliar.

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Sie sollten nun das Haupt-Dashboard sehen.

Sie wünschen sich Budgetplanung, Kreditüberwachung und Identitätsschutz in einer App. Die Kombination spart Geld im Vergleich zum Einzelkauf.

Set your currency, add your company name, and invite teammates.

Then import your contacts from a CSV file using the Capsule import tool.

You can bring over your sales opportunities with the same tool built directly into Capsule.

Connect Gmail or Outlook last so past emails attach to the right record.

How to Use Capsule CRM Contact Manager

Kontaktmanagement lets you store every contact with a full history in one record.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Step 1: Open People & Organizations

Click People & Organizations in the top menu.

Import client information here to keep contacts and companies together.

Step 2: Add or import your contacts

Click Add Person and fill in the name, email, and business.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Your new contact appears at the top of the list.

Schritt 3: Mit Tags organisieren

Apply tags and Daten tags so you can filter contacts later.

Data tags carry extra fields, so a Client tag can hold a renewal date.

Wie Sie Vertriebschancen im Capsule CRM nutzen

Verkaufschancen lets you move deals through a sales pipeline you control.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Step 1: Open the Sales tab

Click Sales to see your pipeline board.

Each column is a stage such as Qualified or Proposal Sent.

Step 2: Add an opportunity

Click Add Opportunity and link it to an existing contact.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. The pipeline header shows your total open deal value.

Step 3: Drag deals between stages

Drag each card forward as the deal progresses.

Deals that sit too long turn up on the dashboard as stale.

How to Use Capsule CRM Task Tracker

Aufgabenverfolgung lets you attach tasks to any record so follow-ups never slip.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Step 1: Open the Tasks tab

Click Tasks to view everything due today and this week.

Step 2: Add a task to a record

Open any contact and click Add Task inside that record.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. The task shows on your list with the contact name beside it.

Step 3: Build a Track for repeat work

Save a templated task list as a Track for onboarding.

Tracks standardize repetitive tasks so follow-up stays consistent.

How to Use Capsule CRM Email Marketer

E-Mail-Marketing lets you send bulk emails to segments built from your own data.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Step 1: Connect your email

Connect Gmail or Outlook so emails log against the right contact.

Step 2: Build a saved list

Filter contacts by tag, then save that filter as a list.

Dynamic lists refresh themselves, so new matching contacts get added on their own.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Your list count matches the number of filtered contacts.

Step 3: Send and review

Write your campaign, send it, and check opens and clicks.

So nutzen Sie Capsule CRM Sales Analytics

Vertriebsanalyse lets you read your sales numbers without building a spreadsheet.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Schritt 1: Berichte öffnen

Click Reports in the main menu.

Step 2: Pick a report

Choose sales performance, activity, or pipeline reports.

Filter by owner and date to see which rep closed what last quarter.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Your dashboard shows deal counts by stage and owner.

Step 3: Check Stale Opportunities

The dashboard flags Stale Opportunities that need follow-up now.

So nutzen Sie Capsule CRM-Integrationen

Integrationen lets you connect the tools your team already uses every day.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Schritt 1: Kontoeinstellungen öffnen

Click your avatar, then choose Account Settings and Integrations.

Step 2: Connect your email

Add the Gmail add-on or the Microsoft Outlook add-in.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Connected apps show a green status inside the Integrations page.

Step 3: Add accounting and calendar

Verbinden Xero for invoices and Outlook Calendar for scheduling.

Each connection is a login handshake, so no developer time is needed.

How to Use Capsule CRM Interface

Benutzerfreundliche Oberfläche lets you move around the app without training or a setup call.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Step 1: Learn the top menu

Six tabs cover Dashboard, People, Sales, Projects, Tasks, and Calendar.

Step 2: Use global search

Type a name in the search bar to jump straight to a record.

Search reads names, emails, tags, and notes at the same time.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Your saved view appears in the sidebar under saved lists.

Step 3: Save your own view

Filter a list, then save that view for one-click access.

So verwenden Sie die Capsule CRM Mobile App

Mobile App lets you work your pipeline away from your computer.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Step 1: Download the app

Install Capsule from the App Store or Google Play.

Step 2: Sign in

Use the same login you set on your computer.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Your pipeline loads with the same stages you see on desktop.

Step 3: Log calls and notes

Add a note straight after a call so nothing is lost.

The note lands on the contact record and shows on desktop within seconds.

So verwenden Sie benutzerdefinierte Felder in Capsule CRM

Benutzerdefinierte Felder lets you record data that the default fields do not cover.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Schritt 1: Kontoeinstellungen öffnen

Go to Account Settings and click Custom Fields.

Step 2: Add custom fields

Pick Text, number, date, or list, then name the field.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. The new field shows on every contact record you open.

Step 3: Filter by your new field

Build a saved list using the field you just created.

Custom fields also show inside reports, so you can group deals by them.

Capsule CRM Profi-Tipps und Abkürzungen

After eight months in the app, here are the shortcuts I use most.

Tastenkombinationen

Yomu wurde speziell für akademisches Schreiben entwickelt. Es unterstützt Wissenschaftler beim Verfassen von wissenschaftlichen Arbeiten, Forschungsarbeiten und Essays. Dabei legt es Wert auf wissenschaftliche Integrität und bietet Funktionen, die das akademische Schreiben erleichtern. Yomu nutzt fortschrittliche Methoden der natürlichen Sprachverarbeitung, um komplexe Ideen zu verstehen.

• Tracks: templated task lists that automate recurring processes like client onboarding
• Dynamic saved lists: lists that update in real-time as records match your rules
• Data enrichment: pulls company details and social links onto a contact automatically

Capsule CRM: Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Mistake #1: Importing before the data structure is set

Mistake #2: Running everything through one pipeline

Mistake #3: Ignoring the dashboard warnings

Capsule CRM-Fehlerbehebung

Problem: You are signed out every time you return

Worin besteht der Unterschied zwischen Vapi und Retell? Your browser clears the cookie that keeps you signed in.

Fix: Allow cookies for capsulecrm.com, or stop clearing them on close.

Problem: Imported contacts land in the wrong fields

Worin besteht der Unterschied zwischen Vapi und Retell? The CSV headers did not match during the mapping step.

Fix: Undo the import from Account Settings, fix headers, and map columns again.

Problem: Emails are not attaching to a record

Worin besteht der Unterschied zwischen Vapi und Retell? The Gmail add-on or Outlook add-in is not connected to that mailbox.

Fix: Reconnect the add-on, or copy your Capsule dropbox address into the BCC field.

📌 Notiz: If none of these fix your issue, contact Capsule CRM support.

Was ist Capsule CRM?

Capsule CRM is a CRM tool that helps you manage contacts, sales, and projects in one account.

Think of it like a shared address book that also remembers every deal and task.

Sehen Sie sich diese kurze Übersicht an:

Funktioniert für jedes Projekt:

• Kontaktmanagement: Store people and companies with notes, tasks, emails, and files attached.
• Verkaufschancen: Track deals, values, and close dates across one or more pipelines.
• Aufgabenverfolgung: Assign tasks to people, deals, and projects with due dates.
• E-Mail-Marketing: Send campaigns from saved lists and log replies back to records.
• Vertriebsanalysen: Report on won and lost deals, activity levels, and pipeline health.
• Integrationen: Link email, Buchhaltung, calendar, and support apps in a few clicks.
• Einfach zu bedienen Schnittstelle: A plain top menu covering contacts, sales, projects, and tasks.
• Mobile App: iOS and Android apps with contacts, tasks, and pipeline access.
• Benutzerdefinierte Felder: Add your own fields to contacts, sales opportunities, and projects.

Erschwinglich mit starker Capsule CRM Testbericht.

Capsule CRM Preisgestaltung

Hier die Kosten für Capsule CRM im Jahr 2026:

Kostenlose Testversion: Yes, 14 days on paid plans, and the Free plan never expires.

Geld-zurück-Garantie: No formal guarantee, but you can cancel monthly billing anytime.

💰 Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis: Starter — custom fields and a full sales pipeline at a fair price.

Capsule CRM vs. Alternativen

Wie schneidet Capsule CRM im Vergleich ab? Hier ist die Wettbewerbslandschaft:

Sehen Sie sich diesen Vergleich an:

Sie verbinden Ihre Vertriebskanäle und Zahlungsdienstleister mit Synder. Anschließend verbinden Sie Ihre Buchhaltungssoftware. Synder ruft Transaktionen automatisch im Hintergrund ab und synchronisiert sie.

• Jamf-Test: Bestes automatisiertes intelligentes Management im Jahr 2026 (10) HubSpot — the widest feature set if budget allows
• Capsule CRM ist ein webbasiertes CRM-System für Einzelpersonen, kleine Unternehmen und Vertriebsteams, die eine einfache, effektive und kostengünstige Lösung suchen. Es eignet sich hervorragend zur Verwaltung von Personen, Unternehmen, Kommunikation und Vertriebspipelines – ohne die Komplexität größerer Enterprise-Systeme. Freshsales — the lowest entry price of the group
• Ist Synder 52 Dollar pro Monat wert? Ich habe es getestet. Capsule CRM — the shortest path from signup to first deal
• Am besten geeignet für visuelle Verkäufer: Pipedrive — the pipeline board leads the whole app

🎯 Alternativen zum Capsule CRM

Suchen Sie nach Alternativen zu Capsule CRM? Hier sind die besten Optionen:

• 🚀 HubSpot: Free CRM with marketing tools attached, though costs climb fast once you add paid hubs.
• 🎯 Pipedrive: Built around a drag-and-drop sales pipeline, ideal for teams who live in deal stages.
• 💰 Zoho CRM: Deep customization and low pricing, with a longer setup than Capsule needs.
• ⚡ Freshsales: Bundles calling and chat into the record, useful for phone-heavy sales teams.

Docyt AI im Test: Ich habe meine Bücher automatisiert – das ist dabei herausgekommen. Alternativen zum Capsule CRM Harvey-vorgefertigte Workflows

⚔️ Vergleich von Capsule CRM

Hier ist ein Vergleich von Capsule CRM mit den einzelnen Mitbewerbern:

• Capsule CRM vs HubSpot: HubSpot wins on features, Capsule wins on simple pricing and faster setup.
• Capsule CRM vs Pipedrive: Pipedrive suits pure sales teams, Capsule handles contacts, opportunities and projects together.
• Capsule CRM vs Zoho CRM: Zoho customizes further, but Capsule stays usable without an admin behind it.
• Capsule CRM vs Freshsales: Freshsales bundles calling, Capsule keeps a cleaner record view and better tags.

Jetzt Capsule CRM nutzen

Sie haben gelernt, wie Sie jede wichtige Funktion von Capsule CRM nutzen:

• ✅ Kontaktmanagement
• ✅ Verkaufschancen
• ✅ Aufgabenverfolgung
• ✅ E-Mail-Marketing
• ✅ Vertriebsanalyse
• ✅ Integrationen
• ✅ Easy to Use Interface
• ✅ Mobile App
• ✅ Benutzerdefinierte Felder

QuillBot-Test: Ist es 2026 immer noch der beste KI-Paraphrasierer? 18 Ich habe Notevibes 90 Tage lang getestet, um Text in Sprache umzuwandeln. Hier ist mein ehrlicher Erfahrungsbericht aus dem Jahr 2026 mit Hörbeispielen, Preisinformationen und einer Einschätzung, ob die App für Sie geeignet ist.

Die meisten fangen mit dem Kontaktmanagement an.

It takes less than five minutes.

Häufig gestellte Fragen

Ist Capsule CRM kostenlos?

Yes. The Free plan costs $0 and covers two users with 250 contacts. Paid plans start at $18 per user per month when you outgrow it.

Ist Capsule für kleine Unternehmen geeignet?

Yes. Small teams pick it for the short setup, the simple sales pipeline, and pricing that stays below HubSpot and Zoho CRM.

Can I import contacts from a CSV file?

Yes. The import tool built directly into Capsule maps your CSV columns to fields. You can import sales opportunities the same way.

Does Capsule CRM connect to Gmail and Outlook?

Yes. There is a Gmail add-on and a Microsoft Outlook add-in. Both log email conversations and let you create sales opportunities.

How many integrations does Capsule CRM have?

Capsule integrates with over 70 apps, including Xero for Buchhaltung and Outlook Calendar for scheduling meetings and demos.