Como usar o Xero: Guia passo a passo em 2025?

Está pronto para simplificar as finanças da sua empresa?

O Xero é um poderoso software de contabilidade baseado na nuvem, projetado para pequenas e médias empresas.

Isso pode agilizar tudo, desde faturamento e conciliação bancária até folha de pagamento e reportagem. 

Este guia irá orientá-lo(a) nos passos essenciais para usar o Xero.

Vamos detalhar as principais funcionalidades e fornecer instruções claras e práticas.

Vamos começar!

Xero

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Configurando sua conta Xero

Considere a criação da sua conta Xero como a construção da base para a gestão financeira da sua pequena empresa.

Se você acertar nessa parte, todo o resto será muito mais fácil.

Como escolher o melhor plano para você

• • O que significa o seu pequenas empresas O que você faz? Quantas contas você paga? Quantas pessoas te pagam? Essas coisas importam.
  • A Xero oferece diferentes planos, semelhantes a caixas de ferramentas de tamanhos variados. Alguns possuem mais ferramentas do que outros e são conhecidos por nomes como Starter, Standard e Premium.
  • Veja o que cada plano permite fazer (como, por exemplo, quantas faturas você pode enviar).
  • Pense no futuro. Será que o seu pequenas empresas Crescer? Talvez você precise de uma caixa de ferramentas maior. mais tarde.
  • Dica rápida: Muitas vezes você pode experimentar o Xero gratuitamente por um tempo. É como experimentar sapatos antes de comprá-los!

Inscrição e entrada

• • Acesse o site da Xero no seu computador.
  • Escolha onde sua empresa está localizada.
  • Escolha o plano que você acha que funcionará melhor.
  • Conte ao Xero sobre o seu pequenas empresas (Seu nome e como entrar em contato com você).
  • Crie seu login (seu e-mail e uma senha secreta). Por favor, mantenha-o em segurança!
  • A Xero enviará um e-mail para confirmar se é realmente você. Clique no link presente nesse e-mail.

Organizando as coisas

• • 1. Informações da sua empresa:
    • Certifique-se de que o nome que você usa para sua empresa esteja correto.
    • Por favor, insira seu número de identificação fiscal (pode ser chamado de ABN ou algo semelhante, dependendo de onde você estiver).
    • Adicione o endereço e o número de telefone da sua empresa.
    • Você pode até mesmo colocar a foto (logotipo) da sua empresa nas suas faturas para deixá-las com uma aparência mais profissional.
  • 2. Configurações de Dinheiro:
    • Informe ao Xero quando termina o ano fiscal da sua empresa. Geralmente, isso ocorre sempre na mesma época.
    • Escolha como você quer controlar seu dinheiro. A maioria das pequenas empresas usa algo chamado "regime de competência". contabilidadeMas, às vezes, a contabilidade tradicional, baseada no fluxo de caixa, funciona melhor. Não sei qual escolher. Seu contador pode ajudar!
    • Escolha o principal tipo de moeda que você usa (como dólares ou euros).
    • Configure como funcionam os impostos na sua região.
  • 3. Como suas contas (faturas) são apresentadas:
    • Você pode alterar a aparência de suas solicitações de pagamento (faturas). Adicione seu logotipo e cores.
    • Decida por quantos dias as pessoas terão que te pagar.
    • Você pode até configurar lembretes automáticos para enviar às pessoas que ainda não pagaram. Isso não seria útil?
    • Se você quiser facilitar os pagamentos online, pode adicionar opções como PayPal ou Stripe.
  • 4. Seu Mapa Financeiro (Plano de Contas):
    • Pense nisso como uma lista de todos os diferentes tipos de dinheiro que sua empresa possui e utiliza. Existem categorias como dinheiro que você tem, dinheiro que você deve, dinheiro que você ganhou e dinheiro que você gastou.
    • O Xero já possui uma lista básica configurada.
    • Você pode adicionar novas categorias, alterar as antigas ou remover algumas. Essa lista faz sentido para o seu negócio?
    • Você pode querer alterá-lo para que mostre realmente como sua pequena empresa funciona.
• D. Conectando seu banco:
  • Por que fazer isso? É como se seu banco informasse automaticamente ao Xero todo o dinheiro que entra e sai. Isso economiza muito tempo!
  • Vá para a seção do Xero que diz "Contas bancárias".
  • Procure seu banco na lista.
  • Siga os passos na tela para conectar com segurança. Provavelmente você precisará acessar sua conta bancária online.
  • Não se preocupe; geralmente é muito seguro.
  • E se você não encontrar seu banco? Você ainda pode informar suas transações ao Xero, mas precisará fazer isso enviando um arquivo do seu banco. Geralmente, seu banco pode ajudá-lo a obter esse arquivo.

Dominando as principais funcionalidades

Após configurar sua conta, você poderá aprender as principais funcionalidades que o Xero pode oferecer para sua pequena empresa.

Essas são as ferramentas que você provavelmente usará com mais frequência para manter suas finanças em dia.

• A. Contatos: Mantendo o controle de todos:
  • 1. Adicionando novas pessoas:
    • Acesse o botão "Contatos". Pense nisso como sua agenda de endereços para sua empresa.
    • Clique em “Adicionar contato”.
    • Por favor, informe o nome, e-mail, número de telefone e o local onde moram ou trabalham.
    • Você pode agrupá-los em categorias como "Clientes" (pessoas que compram de você) e "Fornecedores" (pessoas de quem você compra).
  • 2. Atrair muita gente:
    • Se você já possui uma grande lista de clientes ou fornecedores, não precisa digitá-los um por um. Geralmente, você pode fazer o upload de um arquivo especial (chamado arquivo CSV).
    • Você precisa garantir que seu arquivo tenha os cabeçalhos corretos (como Nome, E-mail, etc.).
    • Siga os passos que o Xero lhe fornece para carregar o arquivo.
    • Verifique novamente se todas as informações foram inseridas corretamente.
  • 3. Manter as informações atualizadas:
    • Como você se lembra se alguém mudou o endereço de e-mail? Você pode acessar as informações de contato da pessoa e alterar o endereço.
    • Você também pode adicionar notas sobre eles ou anexar arquivos (como um contrato).
    • O Xero mostrará até mesmo todas as transações financeiras que você realizou com essa pessoa.
• B. Vendas: Como pedir e receber pagamento:
  • 1. Emissão de faturas (notas fiscais):
    • Acesse "Vendas" e depois "Faturas". Uma fatura é uma forma educada de solicitar o pagamento.
    • Clique em “Nova fatura”.
    • Escolha para quem você está enviando a fatura (a partir de seus contatos).
    • Por favor, indique a data da fatura e a data de vencimento.
    • Para cada item vendido, anote o que era, a quantidade, o preço de cada unidade e se houve algum imposto.
    • Você pode deixar suas faturas com uma aparência profissional, incluindo seu logotipo, se configurar isso com antecedência.
    • Se você ainda não estiver pronto para enviar, pode salvar como rascunho ou aprová-lo e enviá-lo.
  • 2. Envio de faturas aos clientes:
    • Você pode enviar faturas por e-mail diretamente do Xero.
    • Você pode escrever uma pequena mensagem no e-mail.
    • O Xero informará se o cliente abriu o e-mail e se efetuou o pagamento.

Recursos avançados do Xero

Depois de dominar o básico.

O Xero oferece algumas ferramentas poderosas que podem ajudar sua organização a funcionar ainda melhor.

Talvez você não use essas coisas todos os dias, mas elas podem ser muito úteis à medida que sua pequena empresa cresce.

Folha de pagamento (Pagamento da sua equipe, se você tiver uma)

• • Se você tem funcionários, o Xero geralmente pode te ajudar a pagar a eles.
  • Você pode inserir os dados deles, o valor que recebem e qualquer quantia retida para impostos.
  • O Xero pode te ajudar a criar contracheques (o recibo em papel ou digital que eles recebem mostrando quanto ganharam).
  • Também pode ajudar com as coisas complicadas, como garantir que você pague os impostos corretos ao governo.

Projetos

• • Se você trabalha em diferentes projetos para clientes, o Xero pode te ajudar a controlar quanto tempo você gasta e quais são os custos de cada um.
  • Isso facilita a cobrança aos seus clientes pelo trabalho realizado em seus projetos.
  • Você também pode verificar se um projeto foi lucrativo (gerou mais receita do que custou).

Ativos fixos

• • São itens de grande porte que sua empresa possui e que durarão mais de um ano, como computadores ou máquinas.
  • O Xero pode ajudar você a monitorar esses bens e como eles perdem valor ao longo do tempo (isso se chama depreciação).

Orçamento

• • Quer planejar suas finanças? Você pode criar orçamentos no Xero para visualizar suas receitas e despesas.
  • Em seguida, você pode comparar seu fluxo de caixa real com seu orçamento para ver se está no caminho certo.

Dicas para usar o Xero de forma eficiente

Agora que você conhece as principais partes do Xero.

Aqui vão algumas dicas extras para te ajudar a usá-lo ainda melhor e economizar tempo.

Você quer trabalhar de forma inteligente, certo?

• A. Utilizando teclas de atalho: Assim como no seu celular ou computador, o Xero possui algumas combinações de teclas secretas que você pode pressionar para realizar tarefas mais rapidamente. Consulte a seção de ajuda do Xero sobre "atalhos de teclado" para verificar se há alguma que possa lhe ser útil.
• B. Personalize seu painel: Ao fazer login no Xero, você verá uma tela principal chamada painel de controle. Geralmente, é possível personalizar o que é exibido nessa tela, garantindo que as informações mais importantes para sua organização estejam sempre à vista.
• C. Utilizando a barra de pesquisa: Se você estiver procurando por uma fatura ou transação específica e não conseguir encontrá-la, geralmente há uma barra de pesquisa na parte superior. Basta digitar um nome ou valor, e o Xero tentará encontrá-la para você.
• D. Oferecer acesso diferenciado a pessoas diferentes: Se você tem funcionários ou um contador para te ajudar com suas finanças, você não quer que todos possam ver ou alterar tudo. O Xero permite que você configure diferentes funções de usuário com diferentes permissões, mantendo suas informações financeiras seguras.
• E. Deixar os computadores fazerem o trabalho (automatizar): Já falamos um pouco sobre isso antes, mas procure maneiras de automatizar as coisas! Configurar regras bancárias, contas recorrentes e lembretes automáticos de faturas pode economizar muito tempo e esforço.
• F. Como obter ajuda quando você precisa:
  • O Xero tem uma central de ajuda online muito boa. Basta pesquisar o que você está tentando fazer.
  • Eles também têm vídeos que podem te mostrar como fazer as coisas passo a passo.
  • Se você estiver realmente com dificuldades, geralmente pode entrar em contato diretamente com o suporte do Xero. Não tenha medo de pedir ajuda! É para isso que eles estão lá.

Ao seguir essas dicas, você pode otimizar o funcionamento do Xero para você e sua pequena empresa.

O objetivo é encontrar maneiras de ser mais eficiente!

Lembre-se de que você geralmente pode integrar o Xero com outras ferramentas de terceiros para automatizar ainda mais o seu trabalho.

Embora você possa ver informações em formato PDF ocasionalmente.

A verdadeira economia de tempo vem dessas conexões diretas de software.

Mantenha-se atualizado com o Xero

Assim como seu telefone recebe atualizações com novos recursos.

O Xero também passa por mudanças, então é uma boa ideia ficar por dentro das novidades para tirar o máximo proveito dele.

• A. Seguindo as instruções do Xero: A Xero costuma publicar posts no blog e enviar atualizações sobre as novidades que adicionou ou alterou. Fique de olho nessas publicações para saber o que há de novo.
• B. Assistir a vídeos de treinamento e participar de eventos online: A Xero às vezes oferece aulas online (webinários) que mostram como usar novos recursos ou aprimorar suas habilidades existentes. Elas podem ser muito úteis para visualizar as coisas em tempo real.
• C. Conversando com outros usuários do Xero: Existem grupos e fóruns online onde usuários do Xero conversam entre si. Você pode aprender dicas e truques com outros usuários e descobrir como eles estão usando o Xero em seus negócios.
• D. Ficar de olho em questões tributárias (como o IVA): As regras tributárias podem variar dependendo da localização da sua empresa. O Xero geralmente atualiza seu software para ajudar você a se manter informado sobre questões como o IVA (Imposto sobre Valor Agregado), caso se aplique ao seu caso. Certifique-se de compreender as regras tributárias da sua região.
• E. Explorando novas formas de receber pagamentos (métodos de pagamento): Com a evolução da tecnologia, surgem novas formas de pagamento online e presencial. O Xero frequentemente adiciona suporte a novos métodos de pagamento. Manter-se atualizado pode facilitar o pagamento para seus clientes.
• F. Observando como funciona com lojas online (comércio eletrônico): Se você vende produtos online por meio de uma plataforma de e-commerce, o Xero está sempre buscando facilitar a conexão dessas lojas para que seus dados de vendas sejam integrados ao seu sistema. contabilidade Automaticamente e em tempo real.

Ao se manter informado sobre essas atualizações.

Você pode garantir que sua pequena empresa esteja usando o Xero da melhor maneira possível em 2025 e nos anos seguintes!

Concluindo

Então, é isso!

Você já analisou detalhadamente como usar o Xero para gerenciar as finanças da sua empresa.

Pode parecer muita coisa para aprender no início.

Isso é especialmente verdade se você for uma startup ou um dos novos usuários, mas não se preocupe!

Vá com calma, um passo de cada vez.

Você já está no caminho certo para uma melhor gestão financeira.

À medida que você se familiariza com o produto, pode explorar os recursos mais interessantes e avançados para realmente aproveitar ao máximo as necessidades da sua organização.

Lembre-se, o Xero está aqui para ajudar a tornar a vida empresarial mais fácil.

Então, mergulhe de cabeça, experimente e não tenha medo de pedir ajuda se precisar.

Você consegue!

Perguntas frequentes