Démarrage rapide
Ce guide couvre toutes les fonctionnalités d'Expensify :
- Commencer — Créez votre compte et configurez votre espace de travail
- Comment utiliser le processus de gestion des dépenses — Suivez et gérez vos dépenses depuis un seul tableau de bord
- Comment utiliser les notes de frais — Créez et soumettez des rapports personnalisés en quelques minutes
- Comment utiliser les offres de voyage Réservez vos voyages et synchronisez automatiquement vos dépenses.
- Comment utiliser la carte Expensify — Gagnez du cashback et éliminez la saisie manuelle de données
- Comment utiliser la numérisation des reçus — Numérisez les reçus grâce à la technologie SmartScan
- Comment utiliser Easy Chats — Envoyez un message à vos coéquipiers et partagez les dépenses au même endroit
- Comment utiliser le paiement de factures et la facturation — Envoyez vos factures et payez vos factures depuis un seul endroit
- Comment utiliser les remboursements internationaux — Rembourser directement les employés du monde entier
- Comment utiliser l'intégration avec d'autres logiciels — Synchroniser les données financières avec le logiciel comptable
Temps nécessaire : 5 minutes par fonctionnalité
Vous trouverez également dans ce guide : Conseils de pro | Erreurs courantes | Dépannage | Tarification | Alternatives
Pourquoi faire confiance à ce guide ?
J'utilise Expensify depuis plus de deux ans et j'ai testé toutes les fonctionnalités présentées ici. Ce tutoriel d'utilisation d'Expensify est basé sur une véritable expérience pratique, et non sur des arguments marketing ou des captures d'écran du fournisseur.
Expensify est l'une des plateformes de gestion des dépenses les plus performantes disponibles aujourd'hui.
Mais la plupart des utilisateurs n'exploitent qu'une infime partie de ses possibilités.
Ce guide vous montre comment utiliser chaque fonctionnalité principale.
Étape par étape, avec captures d'écran et conseils de pro.
Tutoriel Expensify
Ce tutoriel complet sur Expensify vous guide pas à pas à travers toutes ses fonctionnalités, de la configuration initiale aux astuces avancées qui feront de vous un utilisateur expert. Chaque étape est expliquée clairement afin que vous puissiez la suivre sur n'importe quel appareil.
Expensify
Dites adieu au manuel données Finies les saisies fastidieuses et les tableurs complexes ! Expensify automatise les notes de frais, la numérisation des reçus et les remboursements pour que votre équipe puisse se concentrer sur l’essentiel. Essayez-le gratuitement dès aujourd’hui ! Aucune carte de crédit n’est requise.
Premiers pas avec Expensify
Avant d'utiliser toute fonctionnalité, veuillez effectuer cette configuration unique.
Cela prend environ 3 minutes.
Regardez d'abord ce bref aperçu :
Passons maintenant en revue chaque étape.
Étape 1 : Créez votre compte
Rendez-vous sur le site web d'Expensify et cliquez sur « Commencer ».
Inscrivez-vous en utilisant votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone.
Choisissez entre une option individuelle ou entreprise Création du compte.
Les comptes individuels sont parfaits pour les travailleurs indépendants qui ont besoin de suivre leurs dépenses personnelles.
Entreprise Les comptes vous donnent accès aux espaces de travail d'équipe et aux flux d'approbation.
✓ Point de contrôle: Vérifiez votre boîte de réception pour recevoir un courriel de confirmation.
Étape 2 : Aménagez votre espace de travail
Après votre inscription, vous aurez accès à un tableau de bord centralisé.
Le tableau de bord affiche les transactions récentes et les rapports en attente.
Créez un espace de travail pour organiser les dépenses de votre équipe.
Voici à quoi ressemble le tableau de bord :
✓ Point de contrôle: Vous devriez voir le tableau de bord principal avec votre espace de travail.
Étape 3 : Configurer les catégories et les politiques de dépenses
Personnalisez les catégories de dépenses en fonction des politiques de votre entreprise.
Mettez en place des procédures d'approbation afin que chaque rapport soit examiné par le responsable approprié.
Activez l'authentification à deux facteurs pour sécuriser votre compte.
✅ Terminé : Vous êtes prêt à utiliser n'importe quelle fonctionnalité ci-dessous.
Comment utiliser le processus de gestion des dépenses Expensify
Processus de gestion des dépenses vous permet de suivre et de gérer vos dépenses à partir d'un tableau de bord unique, réduisant ainsi les erreurs et assurant la mise à jour des données financières.
Voici le principe fondamental de l'utilisation d'Expensify pour le contrôle des dépenses quotidiennes.
Que vous gériez les dépenses d'une petite équipe ou de tout un bureau, cette fonctionnalité permet de gérer la complexité du suivi de chaque dollar.
Voici comment l'utiliser étape par étape.
Observez le processus de gestion des dépenses en action :
Maintenant, décomposons chaque étape.
Étape 1 : Ajouter une nouvelle dépense
Appuyez sur le bouton vert « + » sur le tableau de bord.
Sélectionnez « Nouvelle dépense » et saisissez le montant, la date et la catégorie.
Vous pouvez également lier une carte de crédit à l'importation automatique des transactions.
Étape 2 : Affecter la dépense à un projet ou à un département
Sélectionnez une étiquette ou un service pour cette dépense.
Cela vous aide à identifier les tendances en matière de dépenses entre les projets.
Le système signale automatiquement les violations potentielles des règles.
✓ Point de contrôle: Vous devriez voir la dépense répertoriée dans la catégorie appropriée.
Étape 3 : Examiner et approuver les dépenses
La plateforme achemine les dépenses vers le responsable approprié selon des règles prédéfinies.
Les responsables peuvent approuver les dépenses directement depuis le tableau de bord ou l'application mobile.
✅ Résultat : Vos dépenses sont suivies, catégorisées et prêtes à être approuvées – aucun tableur n'est nécessaire.
💡 Conseil de pro : Associez vos cartes de crédit professionnelles ou personnelles pour que vos transactions soient importées automatiquement. Vous n'aurez plus besoin de saisir les données manuellement et vos relevés de dépenses seront toujours à jour en temps réel.
Comment utiliser les notes de frais Expensify
Notes de frais vous permet de compiler plusieurs dépenses dans des rapports personnalisés et de les soumettre pour remboursement en quelques clics.
L'établissement des notes de frais impliquait autrefois des heures de saisie manuelle de données et de recherche des reçus.
Expensify automatise l'intégralité de ce processus afin que vous puissiez vous concentrer sur votre travail proprement dit.
Voici comment l'utiliser étape par étape.
Découvrez les notes de frais en action :
Maintenant, décomposons chaque étape.
Étape 1 : Créer un nouveau rapport
Allez dans l'onglet Rapports et appuyez sur « Nouveau rapport ».
Donnez un nom au rapport, par exemple « mars ». Voyage Dépenses.
Étape 2 : Ajouter les dépenses au rapport
Sélectionnez les dépenses que vous souhaitez inclure dans votre liste de dépenses.
Expensify signale automatiquement les entrées en double et les violations de politique au cours de ce processus.
✓ Point de contrôle: Vous devriez voir toutes les dépenses sélectionnées listées dans le rapport.
Étape 3 : Soumettre le rapport
Vérifiez le total et appuyez sur « Soumettre ».
Le rapport est directement transmis à l'approbateur désigné dans votre flux de travail.
✅ Résultat : Votre note de frais est soumise et acheminée pour approbation — aucune impression ni envoi par courriel n'est nécessaire.
💡 Conseil de pro : Activez la fonction « Envoi programmé » pour qu’Expensify compile et envoie automatiquement des rapports à votre responsable à une date définie. Ainsi, rien ne sera oublié, même lorsque vous êtes en déplacement.
Comment utiliser les offres de voyage Expensify
Offres de voyage vous permet de réserver des vols, des hôtels et des locations et de synchroniser automatiquement ces dépenses avec vos rapports.
Voici comment l'utiliser étape par étape.
Découvrez les offres de voyage en action :
Maintenant, décomposons chaque étape.
Étape 1 : Ouvrez l’onglet Voyage
Accédez à « Voyages » depuis le menu principal.
L'application mobile Expensify s'intègre à divers services de voyage.
Étape 2 : Recherchez et réservez votre voyage
Saisissez votre destination, vos dates et vos préférences.
Comparez les offres et choisissez la meilleure option pour votre budget.
✓ Point de contrôle: Vous devriez voir une confirmation de réservation sur votre écran.
Étape 3 : Synchroniser les frais de voyage
Les frais de voyage réservés sont automatiquement synchronisés avec votre compte.
Plus besoin de saisir manuellement les reçus de vols ou d'hôtels.
✅ Résultat : Votre voyage est réservé et la dépense figure déjà dans votre rapport, garantissant ainsi la conformité aux politiques de l'entreprise.
💡 Conseil de pro : Définissez les règles de voyage au sein de votre entreprise avant que les employés ne commencent à réserver. Ainsi, la plateforme appliquera automatiquement les limites de dépenses et les prestataires privilégiés, réduisant ainsi les réservations non conformes.
Comment utiliser Expensify ? Carte Expensify
Carte Expensify vous permet de gagner jusqu'à 2 % de remise en argent sur toutes vos dépenses en dollars américains tout en éliminant les complexités liées à la collecte des reçus.
Voici comment l'utiliser étape par étape.
Découvrez la carte Expensify en action :
Maintenant, décomposons chaque étape.
Étape 1 : Demander la carte Expensify
Accédez aux Paramètres et sélectionnez « Carte Expensify ».
Suivez les instructions pour faire une demande de carte commerciale Visa® Expensify.
Étape 2 : Fixer des limites de dépenses
Votre administrateur peut définir des limites de dépenses par employé pour chaque carte.
Le système applique les politiques de l'entreprise à chaque transaction.
✓ Point de contrôle: Vous devriez voir la carte listée dans votre portefeuille avec sa limite de dépenses.
Étape 3 : Commencez à utiliser la carte
Utilisez la carte pour tout achat professionnel.
Chaque transaction est importée et catégorisée automatiquement sur votre appareil.
L'utilisation de la carte Expensify peut vous permettre d'économiser jusqu'à 50 % sur votre facture mensuelle.
✅ Résultat : Les achats sont enregistrés. immédiatement sans aucune saisie manuelle de données — et vous récupérez de l'argent sur chaque dollar dépensé.
💡 Conseil de pro : Le cashback de votre carte Expensify peut compenser le coût de votre abonnement. Les entreprises ayant des dépenses importantes peuvent ainsi utiliser Expensify gratuitement.
Comment utiliser les conversations faciles d'Expensify
Discussions faciles vous permet d'envoyer des messages à vos collègues et de partager les dépenses directement dans l'interface Expensify.
Voici comment l'utiliser étape par étape.
Découvrez Easy Chats en action :
Maintenant, décomposons chaque étape.
Étape 1 : Ouvrez l'onglet de discussion
Appuyez sur « Chat » dans la barre de navigation du bas.
Démarrez une nouvelle conversation avec une personne ou un groupe, ou rejoignez une discussion existante.
Étape 2 : Partager ou diviser une dépense
Dans la conversation, appuyez sur l'icône « + » pour ajouter une dépense.
Sélectionnez « Fractionner » pour répartir les coûts entre les employés du groupe.
✓ Point de contrôle: Vous devriez voir le montant réparti entre chaque personne.
Étape 3 : Demander ou envoyer un paiement
Appuyez sur « Demander » pour demander de l'argent ou sur « Envoyer » pour rembourser quelqu'un.
Les paiements sont traités directement via la plateforme.
✅ Résultat : Les dépenses sont partagées et réglées directement dans la conversation – aucune application supplémentaire n'est nécessaire.
💡 Conseil de pro : Utilisez les discussions de groupe pour organiser les dîners d'équipe réguliers ou l'achat de fournitures de bureau. Chaque participant est notifié et peut régler sa part depuis n'importe quel appareil, ce qui simplifie les choses pour toute l'équipe.
Comment utiliser la numérisation des reçus Expensify
Numérisation des reçus permet de prendre des photos de reçus grâce à la technologie SmartScan, qui extrait automatiquement le fournisseur, la date et le montant.
C'est la fonctionnalité par laquelle la plupart des utilisateurs commencent car elle permet de gagner un temps précieux dès le premier jour.
Plus besoin de saisir les détails des reçus à la main ni de perdre des tickets de caisse dans votre portefeuille.
Voici comment l'utiliser étape par étape.
Regardez la numérisation des reçus en action :
Maintenant, décomposons chaque étape.
Étape 1 : Capturer le reçu
Ouvrez l'application mobile et appuyez sur l'icône de l'appareil photo.
Pointez votre téléphone vers le reçu et prenez une photo.
La technologie SmartScan lit automatiquement les détails du reçu.
Étape 2 : Vérifier les données extraites
Vérifiez le nom du fournisseur, le montant et la date relevés par SmartScan.
Modifiez les champs si nécessaire pour garantir l'exactitude des informations.
✓ Point de contrôle: La dépense devrait s'afficher automatiquement avec les informations correctes.
Étape 3 : Catégoriser et enregistrer
Sélectionnez la catégorie de dépenses appropriée dans le menu déroulant.
Appuyez sur « Enregistrer » pour ajouter le reçu à votre liste de dépenses.
✅ Résultat : Votre reçu est scanné, catégorisé et archivé — adieu les boîtes à chaussures remplies de reçus papier !
💡 Conseil de pro : Transférez vos reçus numériques reçus par e-mail à receipts@expensify.com. La plateforme les traite automatiquement ; vous n’avez donc plus besoin d’ouvrir l’application pour vos achats en ligne.
Comment utiliser le service de paiement et de facturation d'Expensify
Paiement des factures et facturation vous permet d'envoyer des factures à vos clients et de payer les factures de vos fournisseurs à partir d'une plateforme centralisée.
La plupart des entreprises utilisent des outils distincts pour la facturation et le paiement des factures.
Expensify combine les deux dans le même système que vous utilisez déjà pour vos dépenses, ce qui facilite le maintien de toutes vos opérations financières au même endroit.
Voici comment l'utiliser étape par étape.
Découvrez le paiement des factures et la facturation en action :
Maintenant, décomposons chaque étape.
Étape 1 : Créer une facture
Accédez à la section « Factures » et appuyez sur « Nouvelle facture ».
Ajoutez l'adresse e-mail du client, les articles de la ligne de commande et les conditions de paiement.
Étape 2 : Envoyer la facture
Vérifiez les détails de la facture et appuyez sur « Envoyer ».
Le client reçoit la facture par courriel, accompagnée d'un lien de paiement.
✓ Point de contrôle: Vous devriez voir la facture indiquée comme « Envoyée » dans votre tableau de bord.
Étape 3 : Payer la facture du fournisseur
Téléversez ou transmettez une facture fournisseur à la section Factures.
Vérifiez le montant et programmez le paiement directement depuis Expensify.
✅ Résultat : Les factures sont envoyées et les paiements effectués à partir d'un seul et même endroit, ce qui permet de garder vos opérations financières bien organisées.
💡 Conseil de pro : Configurez des rappels de paiement automatiques pour les factures impayées. Vous gagnerez ainsi du temps en évitant de relancer vos clients et vous maintiendrez une trésorerie saine sans effort supplémentaire.
Comment utiliser les remboursements internationaux d'Expensify
Remboursements globaux vous permet de rembourser directement vos employés dans plusieurs pays via la plateforme.
Si votre entreprise compte des télétravailleurs ou des bureaux dans différents pays, cette fonctionnalité est essentielle.
Cela élimine le besoin de virements bancaires manuels et de services de paiement tiers.
Voici comment l'utiliser étape par étape.
Découvrez Global Reimbursements en action :
Maintenant, décomposons chaque étape.
Étape 1 : Activer les remboursements globaux
Accédez aux paramètres de votre espace de travail et sélectionnez « Remboursement ».
Activez l'option « Remboursements globaux » et ajoutez vos coordonnées bancaires.
Étape 2 : Vérifier les informations bancaires de l'employé
Chaque employé ajoute les coordonnées de son compte bancaire local à son profil.
Expensify prend en charge les remboursements en plusieurs devises.
✓ Point de contrôle: Le statut bancaire de l'employé devrait apparaître comme « Vérifié ».
Étape 3 : Traiter le remboursement
Une fois la note de frais approuvée, appuyez sur « Rembourser ».
Les fonds sont transférés directement sur le compte bancaire de l'employé.
✅ Résultat : Votre équipe internationale est remboursée sans les tracas liés aux virements bancaires ni les retards de paiement.
💡 Conseil de pro : Définissez des échéanciers de remboursement afin que les employés sachent précisément quand ils seront payés. La régularité des paiements instaure la confiance et assure le bon déroulement des opérations.
Comment utiliser l'intégration d'Expensify avec d'autres logiciels
Intégration avec d'autres logiciels vous permet de synchroniser Expensify avec comptabilité des logiciels comme QuickBooks, Xero et NetSuite pour le rapprochement en temps réel.
Sans cette intégration, vous devriez exporter les données manuellement et les ressaisir dans votre comptabilité.
Cette connexion permet de garantir l'exactitude de vos données financières sur les deux systèmes sans effort supplémentaire.
Voici comment l'utiliser étape par étape.
Découvrez l'intégration avec d'autres logiciels en action :
Maintenant, décomposons chaque étape.
Étape 1 : Ouvrir les paramètres d’intégration
Accédez aux paramètres de votre espace de travail et sélectionnez “Comptabilité.
Choisissez le logiciel de comptabilité Vous souhaitez vous connecter.
Étape 2 : Autoriser la connexion
Connectez-vous à votre plateforme comptable lorsque vous y êtes invité.
Autorisez Expensify à synchroniser vos données financières.
✓ Point de contrôle: Vous devriez voir « Connecté » à côté du nom de l'application comptable.
Étape 3 : Cartographier les catégories et exporter
Associez vos catégories de dépenses Expensify à votre plan comptable.
Les rapports approuvés sont exportés automatiquement, garantissant ainsi la mise à jour de votre comptabilité.
✅ Résultat : Les dépenses sont automatiquement transférées d'Expensify à votre logiciel comptable sans ressaisie manuelle, ce qui réduit les erreurs.
💡 Conseil de pro : Commencez par effectuer un test d'exportation avec un petit rapport. Cela permet de détecter les problèmes de mappage avant de traiter un mois complet de dépenses, ce qui vous fera gagner du temps en corrigeant les erreurs ultérieurement.
Astuces et raccourcis pour les pros d'Expensify
Après avoir testé Expensify pendant plus de deux ans, voici mes meilleurs conseils.
Raccourcis clavier
| Action | Raccourci |
|---|---|
| Nouvelle dépense | Ctrl + N (Cmd + N sur Mac) |
| Soumettre un rapport | Ctrl + Entrée |
| Recherche ouverte | Ctrl + K (Cmd + K sur Mac) |
| Accédez aux paramètres | Ctrl + , (Cmd + , sur Mac) |
| Joindre le reçu | Ctrl + Maj + R |
| Afficher/masquer la barre latérale | Ctrl + B (Cmd + B sur Mac) |
Fonctionnalités cachées que la plupart des gens ignorent
- Transfert des reçus par courriel : Transférez vos reçus numériques à receipts@expensify.com et ils seront traités sans ouvrir l'application. Un gain de temps considérable pour vos achats en ligne et vos renouvellements d'abonnements reçus directement dans votre boîte mail.
- Suivi kilométrique GPS : Activez le suivi kilométrique sur l'application mobile pour calculer votre kilométrage selon les barèmes en vigueur de l'IRS. Le système calcule automatiquement les montants de remboursement pendant que vous conduisez ; vous n'aurez donc plus jamais à estimer les distances.
- Règles de politique personnalisées : Les organisations peuvent définir plusieurs ensembles de politiques pour répondre aux besoins des différents services ou projets. Ce niveau de contrôle garantit une conformité optimale au sein de toute l'entreprise sans ajouter d'étapes de vérification supplémentaires.
- Soumission programmée : Configurez Expensify pour qu'il compile et soumette automatiquement les notes de frais chaque semaine ou chaque mois. Ainsi, vos employés n'oublieront plus jamais de les remettre et vos responsables disposeront toujours de données de dépenses à jour.
- Alertes budgétaires : Créez des budgets par catégorie de dépenses et recevez des alertes en temps réel lorsque vos dépenses approchent du plafond. C'est particulièrement utile pour les services soumis à des budgets trimestriels stricts qui doivent contrôler chaque dépense.
Stratégies des utilisateurs avancés
- Étiquetez tout : Ajoutez des étiquettes (projets, clients et services) à chaque dépense. Vous pourrez ainsi générer plus facilement des rapports personnalisés à la fin de chaque trimestre et identifier les tendances de dépenses au sein de l'entreprise.
- Utilisez la carte Expensify pour tout : Plus vous dépensez avec la carte Expensify, plus vous gagnez de remise en argent. Cette remise peut compenser le coût de votre abonnement et réduire ainsi vos mensualités.
- Connectez toutes vos cartes : Associez toutes vos cartes de crédit professionnelles et personnelles à votre compte. L'importation automatique des transactions élimine le risque d'oublier une dépense et garantit l'exactitude de vos relevés sans effort supplémentaire.
Erreurs courantes à éviter avec Expensify
Erreur n° 1 : Omettre la configuration des catégories
❌ Faux : Créer des dépenses sans leur attribuer de catégories appropriées, puis se démener pour trier des centaines d'entrées à la fin du mois.
✅ À droite : Définissez des catégories et des règles détaillées avant que votre équipe ne commence à utiliser la plateforme. Consacrez 10 minutes à la configuration dès maintenant pour vous épargner des heures de corrections ultérieures. Cela garantit l'exactitude des données dès le premier jour et facilite la génération de rapports par service ou projet.
Erreur n° 2 : Ne pas utiliser SmartScan immédiatement
❌ Faux : Saisir manuellement les informations d'un reçu est une perte de temps, surtout avec la technologie SmartScan qui permet de le faire plus rapidement et avec moins d'erreurs. La saisie manuelle est source d'erreurs difficiles à corriger par la suite.
✅ À droite : Numérisez immédiatement vos reçus avec SmartScan et utilisez des catégories cohérentes pour le suivi. Prenez l'habitude de scanner chaque reçu dès sa réception : vous gagnerez du temps et vos données resteront propres pour vos rapports.
Erreur n° 3 : Ignorer les flux d’approbation
❌ Faux : Autoriser n'importe qui à soumettre des notes de frais sans étape de vérification entraîne des problèmes de conformité, des dépassements de budget et… audit Des problèmes à l'avenir.
✅ À droite : Mettez en place des processus d'approbation avec des règles claires afin que le responsable concerné examine chaque rapport avant remboursement. Le système achemine automatiquement les dépenses vers l'approbateur approprié en fonction de la hiérarchie de votre organisation.
Erreur n° 4 : Oublier de connecter votre logiciel comptable
❌ Faux : Utiliser Expensify comme outil autonome, puis exporter manuellement les données vers QuickBooks ou Xero à la fin de chaque mois.
✅ À droite : Connectez votre logiciel comptable lors de la configuration initiale. Les rapports approuvés se synchronisent automatiquement, garantissant ainsi la mise à jour de votre comptabilité sans aucune intervention supplémentaire de votre équipe financière.
Dépannage Expensify
Problème : SmartScan ne lit pas les reçus
Cause: La photo du reçu est floue, prise dans de mauvaises conditions d'éclairage ou le papier est froissé. La technologie SmartScan a besoin d'une image nette pour extraire correctement le vendeur, le montant et la date.
Réparer: Aplatissez le reçu sur une surface sombre et reprenez la photo avec un bon éclairage. Assurez-vous que le reçu entier tienne dans le cadre. Évitez les ombres qui traversent le cadre. texte, car cela réduit la précision.
Problème : Les transactions par carte de crédit ne sont pas importées
Cause: La connexion bancaire a expiré ou nécessite une réauthentification. De nombreuses banques exigent une reconnexion périodique. sécurité raisons.
Réparer: Accédez aux Paramètres, sélectionnez « Cartes de crédit » et reconnectez la carte. Certaines banques exigent une nouvelle connexion tous les 30 à 90 jours. Si le problème persiste, essayez de supprimer puis d’ajouter à nouveau la carte.
Problème : Note de frais bloquée en cours de traitement
Cause: Le rapport présente une violation de règlement ou un reçu manquant, ce qui empêche sa soumission. La plateforme signale les violations potentielles de règlement et les doublons au cours du traitement.
Réparer: Vérifiez le rapport afin de repérer les anomalies. Joignez les reçus manquants et corrigez les infractions, puis soumettez à nouveau le rapport. Le système signale ces erreurs pour vous aider à identifier les éléments à corriger avant que le rapport puisse être traité.
Problème : Les dépenses ne se synchronisent pas avec le logiciel comptable.
Cause: Le jeton d'intégration a expiré ou le plan comptable de votre logiciel de comptabilité a changé depuis la configuration initiale.
Réparer: Accédez aux Paramètres, sélectionnez « Comptabilité » et réautorisez la connexion. Ensuite, réassociez les catégories nouvelles ou modifiées. Effectuez une exportation test avec un rapport minimal pour vérifier que la synchronisation fonctionne correctement avant de traiter l'ensemble de vos données.
📌 Note: Si aucune de ces solutions ne résout votre problème, contactez l'assistance Expensify via le chat Concierge intégré à l'application.
Qu'est-ce qu'Expensify ?
Expensify est une plateforme de gestion des dépenses qui automatise la façon dont les entreprises suivent, déclarent et gèrent leurs dépenses.
Considérez cela comme une relation personnelle assistant pour chaque reçu, rapport et remboursement traité par votre équipe.
Expensify automatise l'intégralité du processus de déclaration des dépenses, de la numérisation des reçus au remboursement.
La plateforme s'adresse à tous, des travailleurs indépendants aux grandes entreprises comptant des milliers d'employés.
Il fournit des outils d'analyse avancés qui offrent une vision détaillée des habitudes de dépenses et des taux de conformité dans tous les services.
Les utilisateurs peuvent suivre leurs dépenses en temps réel grâce au tableau de bord Expensify.
Regardez ce bref aperçu :
Il comprend les fonctionnalités clés suivantes :
- Processus de gestion des dépenses : Suivez et approuvez les dépenses à partir d'un tableau de bord unique avec application automatisée des politiques.
- Notes de frais : Créez et soumettez des rapports personnalisés qui compilent de multiples dépenses en vue de leur remboursement.
- Offres de voyage : Réservez vos voyages et synchronisez directement vos dépenses de voyage avec vos rapports.
- Carte Expensify : Obtenez jusqu'à 2 % de remise en argent en important automatiquement toutes vos transactions.
- Numérisation des reçus : Numérisez vos reçus grâce à la technologie SmartScan qui extrait instantanément les informations clés.
- Paiement des factures et facturation : Envoyez des factures et payez vos factures depuis une interface centralisée.
- Remboursements globaux : Payez directement vos employés dans plusieurs pays via la plateforme.
- Intégration avec d'autres logiciels : Synchronisation avec QuickBooks, Xero, NetSuiteet bien plus encore pour la comptabilité en temps réel.
Expensify exige que les utilisateurs s'inscrivent et créent un compte pour utiliser ses fonctionnalités. La plateforme surveille en permanence les transactions afin de garantir leur conformité aux directives établies. Expensify respecte scrupuleusement les normes de sécurité internationales et met en œuvre des mesures de sécurité de niveau entreprise pour protéger les données des utilisateurs.
L'application mobile permet aux utilisateurs de numériser leurs reçus, de suivre leur kilométrage et de soumettre des rapports où qu'ils soient. Vous pouvez accéder à toutes les fonctionnalités principales depuis votre téléphone, ce qui facilite la gestion de vos dépenses même en déplacement.
Expensify s'intègre aux logiciels comptables les plus courants comme QuickBooks et Xero, permettant ainsi la synchronisation directe des dépenses avec votre comptabilité. Votre équipe financière gagne ainsi un temps précieux en évitant la ressaisie des données et en réduisant les risques d'erreurs liés aux processus manuels.
La fonctionnalité de contrôle intelligent des politiques signale les infractions aux règles de dépenses et les documents manquants avant la soumission des notes de frais. Votre entreprise reste ainsi conforme sans que les responsables aient à vérifier manuellement chaque ligne de dépense.
Pour une analyse complète, consultez notre Avis sur Expensify.
Tarification d'Expensify
Voici le coût d'Expensify en 2026 :
| Plan | Prix | Idéal pour |
|---|---|---|
| Gratuit | $0 | Les particuliers et les travailleurs indépendants qui suivent leurs dépenses personnelles |
| Collecter | 5 $/membre/mois | petites entreprises Nécessité d'approbations de base et de synchronisation comptable |
| Contrôle | À partir de 9 $/membre/mois | Les grandes équipes avec des flux d'approbation à plusieurs niveaux et des besoins ERP |
Essai gratuit : Oui — un essai gratuit de 30 jours est disponible pour les abonnements payants.
Garantie de remboursement : Non — tous les frais sont non remboursables conformément aux conditions générales d'Expensify.
💰 Meilleur rapport qualité-prix : À seulement 5 $/membre/mois, cet abonnement inclut le suivi des dépenses, la carte Expensify, la réservation de voyages et l'intégration comptable, sans engagement annuel.
Expensify vs Alternatives
Comment Expensify se compare-t-il aux autres concurrents ? Voici un aperçu du paysage concurrentiel :
| Outil | Idéal pour | Prix | Notation |
|---|---|---|---|
| Expensify | Gestion des dépenses tout-en-un | 5 $/mois | ⭐ 4.1 |
| Puzzle IO | Comptabilité assistée par l'IA | Gratuit – 650 $/mois | ⭐ 4,5 |
| Dext | Capture de reçus et extraction de données | 24 $/mois | ⭐ 4,3 |
| Xero | petite entreprise comptabilité | 15 $/mois | ⭐ 4,4 |
| Synder | commerce électronique comptabilité | 16 $/mois | ⭐ 4,6 |
| Fin de mois facile | Clôture de fin de mois automation | Coutume | ⭐ 4,3 |
| Docyt | Comptabilité IA pour l'hôtellerie | Coutume | ⭐ 4,5 |
| Sage | Comptabilité de niveau entreprise | 16 $/mois | ⭐ 4.2 |
Sélection rapide :
- Meilleur résultat global : Expensify — Gestion complète des dépenses avec SmartScan, cartes et voyages sur une seule plateforme.
- Meilleur budget : Vague — Comptabilité et facturation gratuites pour les travailleurs indépendants et les petites entreprises.
- Idéal pour les débutants : FreshBooks — Une interface simple, plus facile à apprendre pour les non-comptables.
- Idéal pour les entreprises : NetSuite — Conçu pour les grandes organisations aux opérations financières complexes et interdépartementales.
🎯 Alternatives à Expensify
Vous cherchez des alternatives à Expensify ? Voici les meilleures options :
- 🧠 Puzzle IO : Une comptabilité pilotée par l'IA qui automatise la tenue des livres pour les startups et les entreprises en croissance grâce à des données financières en temps réel.
- 📊 Dext : Outil performant de capture de reçus qui extrait les données financières des documents et les intègre directement à votre logiciel comptable.
- 🌟 Xero : Plateforme comptable en nuage populaire auprès des petites entreprises pour la facturation, le rapprochement bancaire et la paie.
- ⚡ Synder : Synchronise automatiquement les transactions des plateformes de commerce électronique et de paiement avec votre comptabilité, réduisant ainsi la saisie manuelle des données.
- 🔧 Fin de mois facile : Un outil ciblé qui accélère le processus de clôture de fin de mois pour les équipes comptables grâce à des flux de travail basés sur des listes de contrôle.
- 🚀 Docyt : Comptabilité assistée par l'IA conçue pour les entreprises multi-sites comme les hôtels et restaurants.
- 🏢 Sage: Suite comptable d'entreprise dotée de fonctionnalités avancées pour les moyennes et grandes entreprises de tous les secteurs.
- 💰 Livres Zoho: Une comptabilité économique avec suivi des dépenses intégré, facturation et facturation de projets pour les petites équipes.
- 🎯 Vague: Outil de comptabilité et de facturation entièrement gratuit, conçu pour les indépendants et les micro-entreprises en phase de démarrage.
- 🔒 Hubdoc: Outil de collecte de documents qui récupère automatiquement les factures et les reçus des fournisseurs et se synchronise avec Xero ou QuickBooks.
- ⭐ QuickBooks : Le logiciel de comptabilité pour petites entreprises le plus utilisé, doté de solides fonctionnalités de suivi des dépenses et de gestion fiscale.
- 💼 Saisie automatique: Automatise la saisie des données des reçus et factures dans votre système comptable, vous faisant gagner des heures de travail manuel.
- 👶 FreshBooks : Un système de facturation et de comptabilité facile à utiliser, conçu pour les entreprises de services et les travailleurs indépendants.
- 🔥 NetSuite : Système ERP complet pour les entreprises ayant besoin d'une gestion financière avancée, de fonctionnalités de reporting et d'une prise en charge multi-entités.
Pour la liste complète, consultez notre Alternatives Expensify guide.
⚔️ Comparaison avec Expensify
Voici comment Expensify se compare à chacun de ses concurrents :
- Expensify contre Puzzle E/S : Puzzle IO se concentre sur l'automatisation complète de la comptabilité, tandis qu'Expensify se spécialise dans la gestion des dépenses avec la numérisation des reçus et les frais de déplacement. Choisissez Puzzle IO si vous avez besoin d'un système de comptabilité complet.
- Expensify contre Dext: Dext excelle dans l'extraction de données à partir de documents, mais ne propose pas de réservation de voyages intégrée ni la carte Expensify. Expensify reste la solution idéale pour la gestion complète des dépenses.
- Expensify contre Xero: Xero est une plateforme comptable complète, tandis qu'Expensify est spécialement conçu pour la gestion des notes de frais. De nombreuses entreprises utilisent les deux conjointement en synchronisant les données d'Expensify avec Xero.
- Expensify contre Synder: Synder est idéal pour les vendeurs en ligne qui ont besoin de synchroniser leurs transactions. Expensify est plus adapté aux équipes qui ont besoin de scanner les reçus, de suivre les kilomètres parcourus et de gérer les remboursements.
- Expensify vs Easy Month End: Easy Month End est un outil spécialisé permettant de clôturer les comptes plus rapidement. Expensify gère l'intégralité du cycle de vie des dépenses, de la création des reçus au remboursement.
- Expensify contre Docyt: Docyt cible les entreprises hôtelières multi-sites grâce à une solution de comptabilité basée sur l'IA. Expensify s'adresse à un plus large éventail de secteurs d'activité avec des fonctionnalités davantage axées sur la gestion des dépenses.
- Expensify contre Sage: Sage propose des fonctionnalités complètes de comptabilité d'entreprise. Expensify est plus facile à configurer et mieux adapté aux entreprises axées spécifiquement sur la gestion des dépenses.
- Expensify contre Zoho Books: Zoho Books vous offre la comptabilité et la facturation à un prix plus avantageux. Expensify se distingue par la numérisation des reçus, la technologie SmartScan et ses fonctionnalités de cartes professionnelles.
- Expensify vs Wave: Wave est gratuit, mais ses fonctionnalités de gestion des dépenses sont limitées. Expensify ajoute SmartScan, des flux d'approbation et la carte Expensify pour les entreprises en pleine croissance.
- Expensify vs Hubdoc: Hubdoc récupère automatiquement les factures, mais ne gère pas les remboursements ni les frais de déplacement. Expensify couvre l'intégralité du processus de gestion des dépenses, de la réception de la facture au remboursement.
- Expensify contre QuickBooks: QuickBooks est un système comptable complet avec suivi basique des dépenses. Expensify offre des fonctionnalités avancées de numérisation des reçus, SmartScan et de suivi des kilomètres pour les équipes qui gèrent leurs dépenses.
- Expensify vs AutoEntry: AutoEntry automatise la saisie de données à partir de documents papier. Expensify va plus loin avec la réservation de voyages, la carte Expensify et les remboursements internationaux.
- Expensify contre FreshBooks : FreshBooks est conçu pour travailleur indépendant Facturation et comptabilité de base. Expensify est plus adapté aux équipes qui ont besoin de processus d'approbation structurés et d'une conformité aux politiques.
- Expensify contre NetSuite : NetSuite est un ERP complet destiné aux grandes entreprises. Expensify est plus rapide à déployer et plus abordable pour les entreprises dont les besoins se limitent principalement à la gestion des dépenses.
Commencez à utiliser Expensify dès maintenant
Vous avez appris à utiliser toutes les principales fonctionnalités d'Expensify :
- ✅ Processus de gestion des dépenses
- ✅ Notes de frais
- ✅ Offres de voyage
- ✅ Carte Expensify
- ✅ Discussions faciles
- ✅ Numérisation des reçus
- ✅ Paiement de factures et facturation
- ✅ Remboursements internationaux
- ✅ Intégration avec d'autres logiciels
Étape suivante : Choisissez une fonctionnalité et essayez-la dès maintenant.
La plupart des gens commencent par scanner les reçus.
Cela prend moins de 5 minutes.
Foire aux questions
Comment puis-je soumettre mes notes de frais via Expensify ?
Pour soumettre vos notes de frais, créez-en une nouvelle depuis l'onglet « Rapports ». Ajoutez vos dépenses en les sélectionnant dans votre liste ou en scannant vos nouveaux reçus. Une fois que tout est correct, appuyez sur « Soumettre » ; la note sera alors transmise à votre responsable pour approbation. L'ensemble du processus ne prend que quelques minutes, quel que soit l'appareil utilisé.
Expensify est-il facile à apprendre ?
Oui, Expensify est conçu pour les utilisateurs de tous niveaux. Son interface est claire et la plupart des employés sont opérationnels en quelques minutes. SmartScan gère automatiquement les détails des reçus, et la fonction Concierge vous accompagne à chaque étape qui vous pose problème. Aucune connaissance en comptabilité n'est requise pour commencer.
Quel est le moyen le plus simple de conserver ses reçus ?
La solution la plus simple est d'utiliser la technologie SmartScan d'Expensify. Il suffit de photographier chaque reçu avec l'application mobile : le fournisseur, le montant et la date sont automatiquement extraits. Vous pouvez également transférer les reçus reçus par e-mail vers une adresse dédiée pour un traitement automatique. Fini la saisie manuelle de données !
Comment démarrer avec Expensify ?
Pour commencer, rendez-vous sur le site web d'Expensify et cliquez sur « S'inscrire ». Saisissez votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone et créez un mot de passe. Une fois votre compte confirmé, vous pourrez configurer un espace de travail, personnaliser vos catégories de dépenses et commencer à numériser vos reçus immédiatement. L'installation complète ne prend que trois minutes environ.
Expensify n'est plus gratuit ?
Expensify propose toujours une version gratuite pour les particuliers via la nouvelle application Expensify, incluant la numérisation de reçus, les paiements entre particuliers et la messagerie instantanée. Les abonnements payants, à partir de 5 $ par membre et par mois, donnent accès à des fonctionnalités telles que les flux d'approbation, l'intégration comptable et la carte Expensify. Un essai gratuit de 30 jours est disponible pour les entreprises souhaitant tester les fonctionnalités payantes.
Quels sont les avantages d'utiliser Expensify ?
Expensify automatise l'intégralité du processus de gestion des notes de frais, de la numérisation des reçus au remboursement. La plateforme propose des outils d'analyse avancés permettant d'étudier les habitudes de dépenses et les taux de conformité. Elle s'intègre aux logiciels comptables tels que QuickBooks et Xero pour une synchronisation en temps réel. De plus, la carte Expensify offre jusqu'à 2 % de remise sur tous les achats en dollars américains. L'application mobile vous donne un accès complet à toutes les fonctionnalités depuis n'importe quel appareil, vous permettant ainsi de gérer vos dépenses en toute simplicité. voyages ou loin du bureau.
Expensify est-il une bonne option pour les petites entreprises ?
Oui, Expensify est un excellent choix pour les petites entreprises. L'abonnement Collect, à 5 $ par membre et par mois, propose le suivi des dépenses, la numérisation des reçus et l'intégration comptable à un prix adapté aux équipes en pleine croissance. Il permet de gérer un seul utilisateur comme plusieurs centaines, sans changer de plateforme. De nombreuses petites entreprises utilisent Expensify pour remplacer leurs feuilles de calcul manuelles et obtenir une visibilité en temps réel sur leurs dépenses.
Quelle est la différence entre QuickBooks et Expensify ?
QuickBooks est un logiciel de comptabilité complet qui gère la facturation, la paie et les impôts. Expensify est une plateforme de gestion des dépenses axée sur la numérisation des reçus, les notes de frais et les remboursements. De nombreuses entreprises utilisent les deux : Expensify enregistre et catégorise les dépenses, puis synchronise ces données financières directement avec QuickBooks pour la comptabilité.
Quels sont les avantages et les inconvénients d'Expensify ?
Parmi ses principaux atouts, on retrouve la technologie SmartScan pour la numérisation des reçus, la carte Expensify avec remise en argent, la réservation de voyages intégrée et une intégration comptable performante. Elle prend également en charge les remboursements internationaux pour les équipes internationales. En revanche, certains utilisateurs trouvent la structure tarifaire complexe, notamment en raison des remises liées à la carte, et la version gratuite offre des fonctionnalités limitées par rapport aux formules payantes. Globalement, Expensify représente une solution très avantageuse pour les entreprises qui recherchent une plateforme complète de gestion des dépenses.
Comment utiliser Expensify ?
Commencez par créer un compte sur le site web ou l'application mobile Expensify. Configurez votre espace de travail et personnalisez vos catégories de dépenses selon les politiques de votre entreprise. Ensuite, numérisez vos reçus avec SmartScan, ajoutez vos dépenses manuellement ou importez vos relevés de carte bancaire, et créez des notes de frais à soumettre pour approbation. Chaque étape d'Expensify est conçue pour être suffisamment simple afin que les nouveaux utilisateurs puissent se lancer sans formation.
Expensify est-il facile à utiliser ?
Oui, Expensify est l'un des outils de gestion des dépenses les plus simples du marché. Son interface est épurée et l'application mobile offre les mêmes fonctionnalités que la version bureau, vous permettant ainsi de travailler depuis n'importe quel appareil. La fonction SmartScan prend en charge la majeure partie du travail en extrayant automatiquement les informations des reçus. La plupart des employés sont opérationnels en quelques minutes seulement, sans aucune formation.
English 
Spanish 
Chinese 
German 
French 
Arabic 
Russian 
Portuguese 
Japanese 
Korean 
Italian 
Turkish 
Dutch 
Polish 
Indonesian 
Thai 
Vietnamese 