Snelstart
Deze handleiding behandelt alle functies van Expensify:
- Aan de slag — Maak een account aan en richt je werkruimte in.
- Hoe het onkostenbeheerproces te gebruiken — Volg en beheer uw uitgaven vanuit één dashboard
- Hoe gebruik je onkostennota's? — Maak en verstuur rapporten op maat in enkele minuten
- Hoe gebruik je reisaanbiedingen? — Boek reizen en synchroniseer onkosten automatisch
- Hoe gebruik je de Expensify-kaart? — Verdien cashback en elimineer handmatige gegevensinvoer
- Hoe gebruik je een bonnenscanner? — Leg bonnen vast met SmartScan-technologie
- Hoe Easy Chats te gebruiken — Stuur berichten naar teamgenoten en deel de onkosten op één plek
- Hoe u factuurbetalingen en facturering kunt gebruiken — Facturen versturen en rekeningen betalen vanaf één centrale plek
- Hoe u Global Reimbursements kunt gebruiken — Vergoed werknemers wereldwijd rechtstreeks
- Hoe integratie met andere software te gebruiken — Synchroniseer financiële gegevens met boekhoudsoftware
Benodigde tijd: 5 minuten per film
Ook in deze handleiding: Professionele tips | Veelgemaakte fouten | Probleemoplossing | Prijzen | Alternatieven
Waarom zou je deze gids vertrouwen?
Ik gebruik Expensify al meer dan twee jaar en heb alle functies die hier worden besproken, getest. Deze handleiding voor het gebruik van Expensify is gebaseerd op echte praktijkervaring – geen marketingpraatjes of screenshots van leveranciers.
Expensify is een van de krachtigste platforms voor onkostenbeheer die momenteel beschikbaar zijn.
Maar de meeste gebruikers benutten slechts een fractie van de mogelijkheden.
Deze handleiding laat u zien hoe u alle belangrijke functies kunt gebruiken.
Stap voor stap, met screenshots en professionele tips.
Expensify-handleiding
Deze complete Expensify-handleiding leidt je stap voor stap door alle functies, van de eerste installatie tot geavanceerde tips waarmee je een gevorderde gebruiker wordt. Elke Expensify-stap wordt uitgelegd met duidelijke instructies, zodat je de handleiding op elk apparaat kunt volgen.
Onkosten maken
Neem afscheid van de handleiding. gegevens Geen gedoe meer met het invoeren van gegevens en onoverzichtelijke spreadsheets. Expensify automatiseert onkostenrapporten, het scannen van bonnetjes en de verwerking van terugbetalingen, zodat uw team zich kan concentreren op het echte werk. Start vandaag nog uw gratis proefperiode – geen creditcard nodig.
Aan de slag met Expensify
Voordat u een functie kunt gebruiken, moet u deze eenmalige installatie voltooien.
Het duurt ongeveer 3 minuten.
Bekijk eerst dit korte overzicht:
Laten we nu elke stap eens doornemen.
Stap 1: Maak uw account aan
Ga naar de website van Expensify en klik op 'Aan de slag'.
Meld je aan met je e-mailadres of telefoonnummer.
Kies tussen een individuele of bedrijf Account instellen.
Individuele rekeningen zijn ideaal voor freelancers die hun persoonlijke uitgaven willen bijhouden.
Bedrijf Met accounts krijg je toegang tot teamwerkruimtes en goedkeuringsworkflows.
✓ Controlepunt: Controleer uw inbox voor een bevestigingsmail.
Stap 2: Richt je werkplek in
Na registratie krijgt u toegang tot een centraal dashboard.
Het dashboard toont recente transacties en openstaande rapporten.
Creëer een werkruimte om de uitgaven van je team te organiseren.
Zo ziet het dashboard eruit:
✓ Controlepunt: Je zou het hoofddashboard met je werkruimte moeten zien.
Stap 3: Kostencategorieën en -beleid configureren
Pas de onkostencategorieën aan zodat ze overeenkomen met het beleid van uw bedrijf.
Stel goedkeuringsworkflows in zodat de juiste manager elk rapport beoordeelt.
Schakel tweefactorauthenticatie in om uw account te beveiligen.
✅ Klaar: Je bent klaar om een van de onderstaande functies te gebruiken.
Hoe gebruik je het onkostenbeheerproces van Expensify?
Proces voor kostenbeheer Hiermee kunt u uitgaven bijhouden en beheren vanuit één dashboard, waardoor fouten worden verminderd en financiële gegevens actueel blijven.
Dit is de kern van hoe je Expensify kunt gebruiken voor het dagelijks beheren van je uitgaven.
Of u nu de uitgaven beheert voor een klein team of een heel kantoor, deze functie neemt u de complexiteit uit handen van het bijhouden van elke euro.
Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je het gebruikt.
Bekijk het proces van onkostenbeheer in actie:
Laten we nu elke stap eens nader bekijken.
Stap 1: Een nieuwe uitgave toevoegen
Tik op de groene →+→-knop op het dashboard.
Selecteer 'Nieuwe uitgave' en voer het bedrag, de datum en de categorie in.
Je kunt ook een creditcard koppelen om transacties automatisch te importeren.
Stap 2: Wijs de uitgave toe aan een project of afdeling.
Selecteer een label of afdeling voor de uitgave.
Dit helpt je trends in uitgaven per project te identificeren.
Het systeem signaleert automatisch mogelijke beleidsschendingen.
✓ Controlepunt: De uitgave zou onder de juiste categorie vermeld moeten staan.
Stap 3: Uitgaven controleren en goedkeuren
Het platform stuurt onkosten door naar de juiste manager op basis van vooraf gedefinieerde regels.
Managers kunnen onkosten rechtstreeks goedkeuren via het dashboard of de mobiele app.
✅ Resultaat: Uw uitgaven worden bijgehouden, gecategoriseerd en zijn klaar voor goedkeuring – geen spreadsheet nodig.
💡 Pro-tip: Koppel uw zakelijke of persoonlijke creditcards zodat transacties automatisch worden geïmporteerd. Dit elimineert handmatige gegevensinvoer en houdt uw uitgavenoverzicht in realtime actueel.
Hoe gebruik je onkostenrapporten in Expensify?
Onkostennota's Hiermee kunt u meerdere onkostenposten samenvoegen in rapporten op maat en deze met een paar tikken indienen voor vergoeding.
Het opstellen van onkostennota's betekende vroeger urenlang handmatig gegevens invoeren en bonnetjes opsporen.
Expensify automatiseert dit hele proces, zodat u zich kunt concentreren op uw eigenlijke werk.
Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je het gebruikt.
Bekijk hoe onkostenrapporten werken:
Laten we nu elke stap eens nader bekijken.
Stap 1: Een nieuw rapport maken
Ga naar het tabblad Rapporten en tik op 'Nieuw rapport'.
Geef het rapport een naam, bijvoorbeeld 'maart'. Reis Uitgaven.
Stap 2: Voeg uitgaven toe aan het rapport
Selecteer de uitgaven die u wilt opnemen uit uw uitgavenlijst.
Expensify markeert tijdens dit proces automatisch dubbele invoer en schendingen van het beleid.
✓ Controlepunt: In het rapport ziet u alle geselecteerde uitgaven vermeld staan.
Stap 3: Dien het rapport in
Controleer het totaalbedrag en tik op 'Verzenden'.
Het rapport wordt direct naar de aangewezen goedkeurder in uw workflow gestuurd.
✅ Resultaat: Uw onkostennota wordt ingediend en doorgestuurd voor goedkeuring — u hoeft niets af te drukken of te e-mailen.
💡 Pro-tip: Schakel 'Gepland indienen' in, zodat Expensify automatisch rapporten samenstelt en op een vaste datum naar uw manager verzendt. Zo weet u zeker dat er niets over het hoofd wordt gezien, zelfs niet wanneer u het druk hebt met reizen.
Hoe gebruik je de reisaanbiedingen van Expensify?
Reisaanbiedingen Hiermee kunt u vluchten, hotels en huurauto's boeken en die uitgaven automatisch synchroniseren met uw rapporten.
Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je het gebruikt.
Bekijk hoe reisaanbiedingen in de praktijk werken:
Laten we nu elke stap eens nader bekijken.
Stap 1: Open het tabblad Reizen
Ga vanuit het hoofdmenu naar 'Reizen'.
De Expensify mobiele app integreert met diverse reisdiensten.
Stap 2: Zoek en boek je reis
Vul je bestemming, data en voorkeuren in.
Vergelijk de aanbiedingen en kies de beste optie binnen uw budget.
✓ Controlepunt: Je zou een boekingsbevestiging op je scherm moeten zien.
Stap 3: Reisdeclaraties synchroniseren
Geboekte reiskosten worden automatisch gesynchroniseerd met uw account.
U hoeft de bonnetjes voor vluchten of hotels niet handmatig in te voeren.
✅ Resultaat: Je reis is geboekt en de onkosten staan al in je rapport, waardoor je voldoet aan het bedrijfsbeleid.
💡 Pro-tip: Stel reisbeleid in voor je werkplek voordat medewerkers beginnen met boeken. Op deze manier handhaaft het platform automatisch bestedingslimieten en voorkeursleveranciers, waardoor boekingen die niet aan het beleid voldoen, worden verminderd.
Hoe gebruik je de Expensify-kaart?
Expensify-kaart Hiermee verdien je tot wel 2% cashback op al je uitgaven in USD, zonder dat je bonnetjes hoeft te verzamelen.
Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je het gebruikt.
Bekijk hoe de Expensify Card werkt:
Laten we nu elke stap eens nader bekijken.
Stap 1: Vraag de Expensify-kaart aan.
Ga naar Instellingen en selecteer 'Expensify-kaart'.
Volg de instructies om de Expensify Visa® Commercial Card aan te vragen.
Stap 2: Stel bestedingslimieten in
Uw beheerder kan per medewerker en per kaart bestedingslimieten instellen.
Het systeem handhaaft het bedrijfsbeleid bij elke transactie.
✓ Controlepunt: Je zou de kaart met het bijbehorende bestedingslimiet in je portemonnee moeten zien staan.
Stap 3: Begin de kaart te gebruiken
Gebruik de kaart voor alle zakelijke aankopen.
Elke transactie wordt automatisch geïmporteerd en gecategoriseerd op uw apparaat.
Met de Expensify Card kunt u tot wel 50% besparen op uw maandelijkse rekening.
✅ Resultaat: Aankopen worden geregistreerd direct Zonder handmatige gegevensinvoer — en je verdient geld terug op elke bestede dollar.
💡 Pro-tip: De cashback van je Expensify Card kan je abonnementskosten compenseren. Bedrijven met hoge uitgaven kunnen Expensify in feite gratis gebruiken.
Hoe Expensify Easy Chats te gebruiken
Gemakkelijke chats Hiermee kun je rechtstreeks vanuit de Expensify-interface berichten sturen naar collega's en onkosten delen.
Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je het gebruikt.
Bekijk Easy Chats in actie:
Laten we nu elke stap eens nader bekijken.
Stap 1: Open het chattabblad.
Tik op 'Chat' in de onderste navigatiebalk.
Start een nieuw gesprek met een persoon of groep, of neem deel aan een bestaande discussie.
Stap 2: Een uitgave delen of splitsen
Tik in de chat op het + pictogram om een uitgave toe te voegen.
Selecteer 'Splitsen' om de kosten te verdelen over de medewerkers in de groep.
✓ Controlepunt: Je zou het verdeelde bedrag moeten zien dat aan elke persoon is toegewezen.
Stap 3: Betaling aanvragen of verzenden
Tik op 'Verzoeken' om geld aan te vragen of op 'Verzenden' om iemand terug te betalen.
Betalingen worden rechtstreeks via het platform verwerkt.
✅ Resultaat: De onkosten worden direct tijdens het gesprek verdeeld en verrekend – er is geen aparte app nodig.
💡 Pro-tip: Gebruik groepschats voor terugkerende teamdiners of kantoorbenodigdheden. Iedereen in de chat ontvangt een melding en kan zijn of haar deel vanaf elk apparaat afrekenen, waardoor het proces voor het hele team eenvoudiger wordt.
Hoe gebruik je Expensify voor het scannen van bonnen?
Bonnen scannen Hiermee kunt u foto's maken van kassabonnen met behulp van SmartScan-technologie, die automatisch de leverancier, datum en het bedrag extraheert.
Dit is de functie waarmee de meeste gebruikers beginnen, omdat die vanaf dag één de meeste tijd bespaart.
Nooit meer handmatig bonnetjes intypen of papieren bonnetjes kwijtraken in je portemonnee.
Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je het gebruikt.
Bekijk hoe het scannen van bonnen in de praktijk werkt:
Laten we nu elke stap eens nader bekijken.
Stap 1: Maak een foto van de bon.
Open de mobiele app en tik op het camera-icoon.
Richt je telefoon op de bon en maak een foto.
De SmartScan-technologie leest de bongegevens automatisch.
Stap 2: Controleer de geëxtraheerde gegevens
Controleer de naam van de leverancier, het bedrag en de datum die SmartScan heeft geregistreerd.
Bewerk indien nodig elk veld om de nauwkeurigheid te garanderen.
✓ Controlepunt: Je zou moeten zien dat de onkostenpost automatisch is ingevuld met de juiste gegevens.
Stap 3: Categoriseren en opslaan
Selecteer de juiste onkostencategorie in het keuzemenu.
Tik op 'Opslaan' om de bon aan je onkostenlijst toe te voegen.
✅ Resultaat: Uw kassabon wordt gescand, gecategoriseerd en opgeslagen – vaarwel schoenendozen vol papieren bonnetjes.
💡 Pro-tip: Stuur digitale bonnen vanuit uw e-mail door naar receipts@expensify.com. Het platform verwerkt ze automatisch, zodat u de app nooit hoeft te openen voor online aankopen.
Hoe gebruik je Expensify voor factuurbetalingen en -beheer?
Factuurbetaling en facturering Hiermee kunt u facturen naar klanten versturen en leveranciersrekeningen betalen vanuit één centraal platform.
De meeste bedrijven gebruiken aparte tools voor facturering en betalingen.
Expensify combineert beide in hetzelfde systeem dat u al gebruikt voor uw onkosten, waardoor het eenvoudiger wordt om al uw financiële transacties op één plek te beheren.
Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je het gebruikt.
Bekijk hoe factuurbetaling en facturering in actie zijn:
Laten we nu elke stap eens nader bekijken.
Stap 1: Een factuur aanmaken
Ga naar het gedeelte 'Facturen' en tik op 'Nieuwe factuur'.
Voeg het e-mailadres van de klant, de specificaties en de betalingsvoorwaarden toe.
Stap 2: De factuur versturen
Controleer de factuurgegevens en tik op 'Verzenden'.
De klant ontvangt de factuur per e-mail met een betaallink.
✓ Controlepunt: Je zou de factuur als 'Verzonden' in je dashboard moeten zien staan.
Stap 3: Een leveranciersfactuur betalen
Upload of stuur een leveranciersfactuur door naar de sectie Facturen.
Controleer het bedrag en plan de betaling direct vanuit Expensify.
✅ Resultaat: Facturen worden verzonden en rekeningen worden betaald vanuit één centrale plek, waardoor uw financiële processen overzichtelijk blijven.
💡 Pro-tip: Stel automatische betalingsherinneringen in voor achterstallige facturen. Dit bespaart tijd bij het nabellen van klanten en zorgt voor een gezonde cashflow zonder extra inspanning.
Hoe u Expensify Global Reimbursements kunt gebruiken
Wereldwijde terugbetalingen Hiermee kunt u werknemers in meerdere landen rechtstreeks via het platform vergoeden.
Als uw bedrijf medewerkers op afstand heeft of kantoren in verschillende landen, is deze functie essentieel.
Het maakt handmatige overboekingen en betaaldiensten van derden overbodig.
Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je het gebruikt.
Bekijk hoe Global Reimbursements te werk gaat:
Laten we nu elke stap eens nader bekijken.
Stap 1: Wereldwijde terugbetalingen inschakelen
Ga naar je werkruimte-instellingen en selecteer 'Vergoeding'.
Schakel 'Wereldwijde terugbetalingen' in en voeg uw bankgegevens toe.
Stap 2: Bankgegevens van de werknemer verifiëren
Elke medewerker voegt zijn of haar lokale bankrekening toe aan het profiel.
Expensify ondersteunt onkostenvergoedingen in meerdere valuta.
✓ Controlepunt: Je zou de bankstatus van de medewerker als 'Geverifieerd' moeten zien.
Stap 3: De terugbetaling verwerken
Zodra het onkostenrapport is goedgekeurd, tik je op 'Vergoeden'.
Het geld wordt rechtstreeks overgemaakt naar de bankrekening van de werknemer.
✅ Resultaat: Uw internationale team ontvangt de vergoeding zonder gedoe met bankoverschrijvingen of vertragingen.
💡 Pro-tip: Stel betalingsschema's op zodat werknemers precies weten wanneer ze betaald krijgen. Consistente timing schept vertrouwen en zorgt ervoor dat uw werkproces soepel verloopt.
Hoe Expensify-integratie met andere software te gebruiken
Integratie met andere software hiermee kun je Expensify synchroniseren met boekhouding Software zoals QuickBooks, Xero en NetSuite voor realtime afstemming.
Zonder deze integratie zou u de gegevens handmatig moeten exporteren en opnieuw in uw boekhouding moeten invoeren.
Deze koppeling zorgt ervoor dat uw financiële gegevens in beide systemen accuraat blijven, zonder dat u daar extra werk voor hoeft te verrichten.
Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je het gebruikt.
Bekijk hoe de integratie met andere software in actie komt:
Laten we nu elke stap eens nader bekijken.
Stap 1: Open de integratie-instellingen
Ga naar je werkruimte-instellingen en selecteer →boekhouding.
Kies de boekhoudsoftware Je wilt contact leggen.
Stap 2: De verbinding autoriseren
Log in op uw boekhoudplatform wanneer u daarom wordt gevraagd.
Geef Expensify toegang om uw financiële gegevens te synchroniseren.
✓ Controlepunt: Je zou 'Verbonden' naast de naam van de boekhoudapp moeten zien staan.
Stap 3: Categorieën toewijzen en exporteren
Koppel uw Expensify-uitgavencategorieën aan uw boekhoudschema.
Goedgekeurde rapporten worden automatisch geëxporteerd, zodat uw boekhouding altijd actueel blijft.
✅ Resultaat: Uitgaven worden automatisch vanuit Expensify naar uw boekhoudsoftware overgezet zonder handmatige invoer, waardoor fouten worden verminderd.
💡 Pro-tip: Voer eerst een testexport uit met een klein rapport. Zo worden eventuele problemen met de mapping opgespoord voordat u een volledige maand aan uitgaven verwerkt, waardoor u later tijd bespaart bij het corrigeren van fouten.
Pro-tips en snelkoppelingen voor Expensify
Na Expensify ruim twee jaar te hebben getest, deel ik hier mijn beste tips.
Toetsenbord sneltoetsen
| Actie | Snelkoppeling |
|---|---|
| Nieuwe uitgave | Ctrl + N (Cmd + N op Mac) |
| Rapport indienen | Ctrl + Enter |
| Zoeken openen | Ctrl + K (Cmd + K op Mac) |
| Ga naar Instellingen | Ctrl + , (Cmd + , op Mac) |
| Bon bijvoegen | Ctrl + Shift + R |
| Zijbalk in-/uitschakelen | Ctrl + B (Cmd + B op Mac) |
Verborgen functies die de meeste mensen over het hoofd zien
- E-mailontvangstbewijs doorsturen: Stuur elk digitaal aankoopbewijs door naar receipts@expensify.com en het wordt verwerkt zonder dat u de app hoeft te openen. Dit bespaart u enorm veel tijd bij online aankopen en abonnementsverlengingen die u per e-mail ontvangt.
- GPS-kilometerregistratie: Schakel kilometerregistratie in de mobiele app in om uw kilometerstand bij te houden op basis van de huidige tarieven van de IRS. Het systeem berekent automatisch de vergoedingsbedragen tijdens het rijden, zodat u nooit meer afstanden hoeft te schatten.
- Aangepaste beleidsregels: Organisaties kunnen meerdere beleidsregels opstellen om tegemoet te komen aan verschillende afdelingen of projecten. Dit niveau van controle zorgt voor een strakke naleving binnen de gehele organisatie, zonder dat er extra controlestappen nodig zijn.
- Geplande indiening: Stel Expensify zo in dat onkostenrapporten automatisch worden samengesteld en ingediend, wekelijks of maandelijks. Zo vergeten medewerkers nooit hun rapporten in te leveren en beschikken managers altijd over actuele uitgavengegevens.
- Budgetwaarschuwingen: Maak budgetten aan voor uitgavencategorieën en ontvang realtime meldingen wanneer de uitgaven het limiet naderen. Dit is vooral handig voor afdelingen met strikte kwartaalbudgetten die elke euro nauwlettend in de gaten moeten houden.
Strategieën voor gevorderde gebruikers
- Alles taggen: Voeg tags toe voor projecten, klanten en afdelingen aan elke uitgave. Dit maakt het eenvoudiger om aan het einde van elk kwartaal rapporten op maat te genereren en trends in de uitgaven binnen het bedrijf te identificeren.
- Gebruik de Expensify-kaart voor alles: Hoe meer je uitgeeft met de Expensify Card, hoe meer cashback je verdient. Die cashback kan je abonnementskosten compenseren, waardoor je minder per maand betaalt.
- Verbind al je kaarten: Koppel al uw zakelijke en persoonlijke creditcards aan uw account. Door transacties automatisch te importeren, voorkomt u dat u een uitgave over het hoofd ziet en blijven uw gegevens accuraat zonder extra inspanning.
Veelgemaakte fouten bij Expensify die je moet vermijden
Fout nr. 1: Het overslaan van de categorie-instellingen
❌ Fout: Het aanmaken van uitgaven zonder de juiste uitgavencategorieën toe te wijzen, en vervolgens aan het einde van de maand in allerijl honderden boekingen te moeten sorteren.
✅ Rechts: Stel gedetailleerde categorieën en regels in voordat uw team het platform gaat gebruiken. Besteed nu 10 minuten aan de configuratie om later uren aan opruimwerk te besparen. Dit garandeert vanaf dag één nauwkeurigheid en maakt het eenvoudiger om rapporten per afdeling of project op te vragen.
Fout nr. 2: SmartScan niet meteen gebruiken
❌ Fout: Het handmatig invoeren van bongegevens is tijdrovend, terwijl SmartScan-technologie dit sneller en met minder fouten kan doen. Handmatige gegevensinvoer kost tijd en leidt tot fouten die later moeilijk te corrigeren zijn.
✅ Rechts: Leg bonnen direct vast met SmartScan en gebruik consistente categorieën voor je administratie. Maak er een gewoonte van om elke bon direct te scannen zodra je hem ontvangt — dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat je gegevens overzichtelijk blijven voor rapportages.
Fout nr. 3: Het negeren van goedkeuringsworkflows
❌ Fout: Het toestaan dat iedereen onkosten indient zonder een controlestap, wat leidt tot nalevingsproblemen, overbesteding en audit problemen in de toekomst.
✅ Rechts: Stel goedkeuringsworkflows in met duidelijke regels, zodat de juiste manager elk rapport beoordeelt voordat de vergoeding wordt uitbetaald. Het systeem stuurt onkosten automatisch door naar de juiste goedkeurder op basis van uw organisatiestructuur.
Fout nr. 4: Vergeten uw boekhoudsoftware te koppelen
❌ Fout: Expensify als zelfstandig programma gebruiken en vervolgens handmatig gegevens exporteren naar QuickBooks of Xero aan het einde van elke maand.
✅ Rechts: Koppel uw boekhoudsoftware tijdens de eerste installatie. Goedgekeurde rapporten worden automatisch gesynchroniseerd, zodat uw boekhouding altijd actueel is zonder dat uw financiële team extra stappen hoeft te ondernemen.
Probleemoplossing voor Expensify
Probleem: SmartScan leest bonnen niet
Oorzaak: De foto van de bon is onscherp, genomen bij slecht licht, of het papier is verfrommeld. SmartScan-technologie heeft een duidelijke afbeelding nodig om de leverancier, het bedrag en de datum correct te kunnen registreren.
Repareren: Leg de bon plat op een donkere ondergrond en maak de foto opnieuw bij goed licht. Zorg ervoor dat de hele bon binnen het kader past. Vermijd schaduwen die de foto overlappen. tekst, omdat dit de nauwkeurigheid vermindert.
Probleem: Creditcardtransacties worden niet geïmporteerd.
Oorzaak: De bankverbinding is verlopen of vereist herauthenticatie. Veel banken vereisen periodiek opnieuw inloggen voor beveiliging redenen.
Repareren: Ga naar Instellingen, selecteer 'Creditcards' en koppel de kaart opnieuw. Sommige banken vereisen dat u elke 30 tot 90 dagen opnieuw inlogt. Als het probleem aanhoudt, probeer dan de kaart te verwijderen en opnieuw toe te voegen.
Probleem: Onkostennota blijft hangen in 'Verwerking'.
Oorzaak: Het rapport bevat een beleidsschending of een ontbrekend ontvangstbewijs, waardoor indiening wordt geblokkeerd. Het platform signaleert mogelijke beleidsschendingen en dubbele inzendingen tijdens het proces.
Repareren: Controleer het rapport op eventuele problemen. Voeg ontbrekende bonnen toe, corrigeer overtredingen en dien het rapport opnieuw in. Het systeem markeert deze fouten om u te helpen bepalen wat er nodig is voordat het rapport verder kan worden verwerkt.
Probleem: Uitgaven worden niet gesynchroniseerd met de boekhoudsoftware.
Oorzaak: Het integratietoken is verlopen of het rekeningschema van uw boekhoudsoftware is gewijzigd sinds de eerste installatie.
Repareren: Ga naar Instellingen, selecteer 'Accounting' en autoriseer de verbinding opnieuw. Koppel vervolgens alle nieuwe of gewijzigde categorieën opnieuw. Voer een testexport uit met een klein rapport om te controleren of alles correct synchroniseert voordat u uw volledige batch verwerkt.
📌 Opmerking: Als geen van deze oplossingen uw probleem verhelpt, neem dan contact op met de Expensify-ondersteuning via de Concierge-chat in de app.
Wat is Expensify?
Onkosten maken is een platform voor onkostenbeheer dat het bijhouden, rapporteren en beheren van onkosten door bedrijven automatiseert.
Zie het als een persoonlijke assistent voor elke bon, rapportage en terugbetaling die uw team verwerkt.
Expensify automatiseert het volledige proces van onkostenrapportage, van het scannen van bonnen tot de terugbetaling.
Het platform is er voor iedereen, van individuele freelancers tot grote bedrijven met duizenden werknemers.
Het biedt geavanceerde analysetools die inzicht geven in uitgavenpatronen en nalevingspercentages binnen verschillende afdelingen.
Gebruikers kunnen hun uitgavenpatronen in realtime volgen via het Expensify-dashboard.
Bekijk dit korte overzicht:
Het omvat de volgende belangrijke kenmerken:
- Proces voor onkostenbeheer: Volg en keur onkosten goed vanuit één dashboard met geautomatiseerde beleidshandhaving.
- Declaraties: Maak en dien rapporten op maat in waarin meerdere onkosten voor vergoeding worden samengevoegd.
- Reisaanbiedingen: Boek reizen en synchroniseer reiskosten direct in uw rapporten.
- Expensify-kaart: Verdien tot wel 2% cashback door elke transactie automatisch te importeren.
- Bonnen scannen: Leg bonnen vast met SmartScan-technologie die direct belangrijke gegevens extraheert.
- Factuurbetaling en -verwerking: Facturen versturen en rekeningen betalen vanuit één centrale interface.
- Wereldwijde vergoedingen: Betaal werknemers in meerdere landen rechtstreeks via het platform.
- Integratie met andere software: Synchroniseer met QuickBooks, Xero, NetSuiteen meer voor realtime boekhouding.
Expensify vereist dat gebruikers zich registreren en een account aanmaken om de functies te kunnen gebruiken. Het platform controleert transacties continu aan de hand van vastgestelde richtlijnen om naleving te waarborgen. Expensify voldoet strikt aan internationale beveiligingsnormen en hanteert beveiligingsmaatregelen van bedrijfsniveau om gebruikersgegevens te beschermen.
Met de mobiele applicatie kunnen gebruikers bonnetjes vastleggen, kilometers bijhouden en rapporten indienen, waar ze ook zijn. Je hebt toegang tot alle belangrijke functies via je telefoon, waardoor je je uitgaven gemakkelijk kunt beheren, zelfs als je niet op kantoor bent.
Expensify integreert met populaire boekhoudsoftware zoals QuickBooks en Xero, waardoor uitgaven direct met uw boekhouding worden gesynchroniseerd. Dit bespaart uw financiële team de moeite van het opnieuw invoeren van gegevens en verkleint de kans op fouten die gepaard gaan met handmatige processen.
De functie 'Slimme beleidshandhaving' signaleert overtredingen van de uitgavenregels en ontbrekende documentatie voordat onkostennota's worden ingediend. Zo blijft uw bedrijf aan de regelgeving voldoen zonder dat managers elke post handmatig hoeven te controleren.
Voor een volledige recensie, zie onze Expensify-recensie.
Expensify-prijzen
Dit zijn de kosten van Expensify in 2026:
| Plan | Prijs | Het beste voor |
|---|---|---|
| Vrij | $0 | Particulieren en freelancers die hun persoonlijke uitgaven bijhouden |
| Verzamelen | $5 per lid per maand | Kleine bedrijven Basisgoedkeuringen en synchronisatie met de boekhouding zijn nodig. |
| Controle | Vanaf $9 per lid per maand. | Grotere teams met goedkeuringsworkflows op meerdere niveaus en ERP-behoeften |
Gratis proefperiode: Ja, een gratis proefperiode van 30 dagen is beschikbaar voor betaalde abonnementen.
Geld-terug-garantie: Nee, alle kosten zijn niet-restitueerbaar volgens de voorwaarden van Expensify.
💰 Beste prijs-kwaliteitverhouding: Spaar voor $5 per lid per maand — inclusief onkostenregistratie, de Expensify Card, reisboekingen en boekhoudintegraties, zonder jaarlijkse verplichting.
Expensify versus alternatieven
Hoe verhoudt Expensify zich tot de concurrentie? Dit is het concurrentielandschap:
| Hulpmiddel | Het beste voor | Prijs | Beoordeling |
|---|---|---|---|
| Onkosten maken | Alles-in-één onkostenbeheer | $5/maand | ⭐ 4.1 |
| Puzzel IO | AI-gestuurde boekhouding | Gratis – $650/maand | ⭐ 4,5 |
| Dext | Bonnen vastleggen en gegevens extraheren | $24/maand | ⭐ 4.3 |
| Xero | Klein bedrijf boekhouding | $15/maand | ⭐ 4.4 |
| Synder | E-commerce boekhouding | $16/maand | ⭐ 4.6 |
| Gemakkelijke maandafsluiting | Afsluiting van de maand automatisering | Aangepast | ⭐ 4.3 |
| Docyt | AI-boekhouding voor de horeca | Aangepast | ⭐ 4,5 |
| Verstandig | Bedrijfsbrede boekhouding | $16/maand | ⭐ 4.2 |
Snelle keuzes:
- Beste overall: Expensify — Compleet onkostenbeheer met SmartScan, kaarten en reizen in één platform.
- Beste budget: Golf — Gratis boekhouding en facturering voor freelancers en kleine bedrijven.
- Het meest geschikt voor beginners: FreshBooks — Een eenvoudige interface die gemakkelijker te leren is voor niet-accountants.
- Het meest geschikt voor bedrijven: NetSuite — Ontwikkeld voor grote organisaties met complexe financiële processen verspreid over verschillende afdelingen.
🎯 Alternatieven voor Expensify
Op zoek naar alternatieven voor Expensify? Dit zijn de beste opties:
- 🧠 Puzzle IO: AI-gestuurde boekhouding die de boekhouding automatiseert voor startups en groeiende bedrijven met realtime financiële gegevens.
- 📊 Dext: Een krachtige tool voor het vastleggen van bonnen die financiële gegevens uit documenten extraheert en direct naar uw boekhoudsoftware stuurt.
- 🌟 Xero: Een cloudgebaseerd boekhoudplatform dat populair is bij kleine bedrijven voor facturering, bankafstemming en salarisadministratie.
- ⚡ Synder: Synchroniseert automatisch transacties van e-commerce- en betaalplatformen met uw boekhouding, waardoor handmatige gegevensinvoer wordt verminderd.
- 🔧 Gemakkelijke maandafsluiting: Een doelgerichte tool die het maandafsluitingsproces voor boekhoudteams versnelt met behulp van checklistgebaseerde workflows.
- 🚀 Docyt: AI-gestuurde boekhouding, speciaal ontworpen voor bedrijven met meerdere vestigingen, zoals hotels en restaurants.
- 🏢 Verstandig: Een bedrijfsbrede boekhoudsuite met uitgebreide functionaliteit voor middelgrote en grote bedrijven in diverse sectoren.
- 💰 Zoho Boeken: Budgetvriendelijke boekhoudsoftware met ingebouwde onkostenregistratie, facturering en projectadministratie voor kleine teams.
- 🎯 Golf: Een volledig gratis boekhoud- en facturatietool, speciaal ontwikkeld voor freelancers en startende micro-ondernemingen.
- 🔒 Hubdoc: Een tool voor het verzamelen van documenten die automatisch facturen en bonnen van leveranciers ophaalt en synchroniseert met Xero of QuickBooks.
- ⭐ QuickBooks: De meest gebruikte boekhoudsoftware voor kleine bedrijven met krachtige functies voor het bijhouden van uitgaven en belastingen.
- 💼 AutoEntry: Automatiseert de gegevensinvoer van bonnen en facturen in uw boekhoudsysteem, waardoor u uren handmatig werk bespaart.
- 👶 FreshBooks: Gebruiksvriendelijke facturering en boekhouding, speciaal ontwikkeld voor dienstverlenende bedrijven en freelancers, is ideaal voor beginners.
- 🔥 NetSuite: Compleet ERP-systeem voor ondernemingen die behoefte hebben aan geavanceerd financieel beheer, rapportage en ondersteuning voor meerdere entiteiten.
Voor de volledige lijst, zie onze Expensify-alternatieven gids.
⚔️ Expensify vergeleken
Hieronder een vergelijking van Expensify met de concurrenten:
- Expensify versus Puzzle IO: Puzzle IO richt zich op volledige boekhoudautomatisering, terwijl Expensify gespecialiseerd is in onkostenbeheer met bonnetjesscanning en reisadministratie. Kies Puzzle IO als u een compleet boekhoudsysteem nodig hebt.
- Expensify versus Dext: Dext blinkt uit in het extraheren van gegevens uit documenten, maar mist een ingebouwde reisboekingsfunctie en de Expensify Card. Expensify wint het op het gebied van alles-in-één onkostenbeheer.
- Expensify versus Xero: Xero is een compleet boekhoudplatform, terwijl Expensify specifiek is ontworpen voor onkostenrapporten. Veel bedrijven gebruiken beide platforms samen door Expensify-gegevens te synchroniseren met Xero.
- Expensify versus Synder: Synder is ideaal voor e-commerce verkopers die transacties moeten synchroniseren. Expensify is beter geschikt voor teams die bonnen moeten scannen, kilometerregistratie moeten bijhouden en onkostenvergoedingen moeten verwerken.
- Expensify versus Easy Month End: Easy Month End is een nichetool voor het sneller afsluiten van de boekhouding. Expensify beheert de volledige onkostencyclus, van het aanmaken van bonnen tot de terugbetaling.
- Expensify versus Docyt: Docyt richt zich op horecabedrijven met meerdere vestigingen en biedt AI-gestuurde boekhouding. Expensify bedient een breder scala aan sectoren met meer op onkosten gerichte functionaliteit.
- Expensify versus Sage: Sage biedt uitgebreide boekhoudfuncties voor grote bedrijven. Expensify is eenvoudiger in te stellen en beter geschikt voor bedrijven die zich specifiek richten op onkostenbeheer.
- Expensify versus Zoho Books: Zoho Books biedt boekhouding en facturering tegen een lagere prijs. Expensify blinkt uit in het scannen van bonnen, SmartScan-technologie en functies voor zakelijke creditcards.
- Expensify versus Wave: Wave is gratis, maar de functionaliteit voor onkostenbeheer is beperkt. Expensify voegt SmartScan, goedkeuringsworkflows en de Expensify Card toe voor groeiende bedrijven.
- Expensify versus Hubdoc: Hubdoc haalt automatisch facturen op, maar verzorgt geen onkostenvergoedingen of reiskosten. Expensify dekt het volledige onkostenproces, van ontvangst tot terugbetaling.
- Expensify versus QuickBooks: QuickBooks is een compleet boekhoudsysteem met basisfunctionaliteit voor het bijhouden van uitgaven. Expensify biedt geavanceerde functies voor het scannen van bonnen, SmartScan en kilometerregistratie voor teams die zich richten op uitgaven.
- Expensify versus AutoEntry: AutoEntry automatiseert de gegevensinvoer vanuit papieren documenten. Expensify gaat nog een stap verder met reisboekingen, de Expensify Card en wereldwijde onkostenvergoedingen.
- Expensify versus FreshBooks: FreshBooks is gemaakt voor freelancer Facturering en basisboekhouding. Expensify is beter geschikt voor teams die gestructureerde goedkeuringsworkflows en naleving van beleid nodig hebben.
- Expensify versus NetSuite: NetSuite is een compleet ERP-systeem voor grote ondernemingen. Expensify is sneller te implementeren en betaalbaarder voor bedrijven die zich voornamelijk richten op onkostenbeheer.
Begin nu met het gebruik van Expensify.
Je hebt geleerd hoe je alle belangrijke functies van Expensify kunt gebruiken:
- ✅ Proces voor kostenbeheer
- ✅ Onkostennota's
- ✅ Reisaanbiedingen
- ✅ Expensify-kaart
- ✅ Gemakkelijke chats
- ✅ Bonnen scannen
- ✅ Factuurbetaling en -verwerking
- ✅ Wereldwijde vergoedingen
- ✅ Integratie met andere software
Volgende stap: Kies één functie en probeer die nu uit.
De meeste mensen beginnen met het scannen van kassabonnetjes.
Het duurt minder dan 5 minuten.
Veelgestelde vragen
Hoe dien ik onkosten in via Expensify?
Om onkosten in te dienen, maakt u een nieuw onkostenrapport aan via het tabblad Rapporten. Voeg uw onkosten toe door ze te selecteren uit uw onkostenlijst of door nieuwe bonnen te scannen. Zodra alles correct is, tikt u op 'Verzenden' en het rapport wordt ter goedkeuring naar uw manager gestuurd. Het hele proces duurt slechts een paar minuten op elk apparaat.
Is Expensify makkelijk te leren?
Ja, Expensify is ontworpen voor gebruikers van elk niveau. De interface is overzichtelijk en de meeste medewerkers kunnen binnen enkele minuten aan de slag. SmartScan verwerkt automatisch de gegevens van bonnen en de Concierge-functie begeleidt u bij elke stap waar u niet zeker van bent. U hebt geen boekhoudkundige achtergrond nodig om te beginnen.
Wat is de makkelijkste manier om bonnetjes bij te houden?
De eenvoudigste manier is om de SmartScan-technologie van Expensify te gebruiken. Maak gewoon een foto van elke bon met de mobiele app en deze haalt automatisch de leverancier, het bedrag en de datum eruit. Je kunt bonnen die je per e-mail ontvangt ook doorsturen naar een speciaal e-mailadres voor automatische verwerking. Dit maakt handmatige gegevensinvoer volledig overbodig.
Hoe begin ik met Expensify?
Om te beginnen, ga naar de Expensify-website en klik op 'Aanmelden'. Voer je e-mailadres of telefoonnummer in en maak een wachtwoord aan. Nadat je je account hebt bevestigd, kun je een werkruimte instellen, onkostencategorieën aanpassen en direct beginnen met het scannen van bonnen. De hele installatie duurt ongeveer drie minuten.
Is Expensify niet langer gratis?
Expensify biedt nog steeds een gratis versie voor particulieren via de nieuwe Expensify-app, die basisfunctionaliteiten zoals het scannen van bonnen, betalingen tussen gebruikers en chat omvat. Betaalde abonnementen vanaf $5 per gebruiker per maand bieden toegang tot functies zoals goedkeuringsworkflows, integraties met boekhoudsystemen en de Expensify Card. Bedrijven kunnen de betaalde functies 30 dagen gratis uitproberen.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van Expensify?
Expensify automatiseert het volledige proces van onkostenrapportage, van het scannen van bonnen tot de terugbetaling. Het biedt geavanceerde analysetools die inzicht geven in bestedingspatronen en nalevingspercentages. Het platform integreert met boekhoudsoftware zoals QuickBooks en Xero voor realtime synchronisatie. Bovendien biedt de Expensify Card tot 2% cashback op alle uitgaven in USD. De mobiele app geeft je volledige toegang tot alle functies vanaf elk apparaat, zodat je je onkosten kunt beheren terwijl je onderweg bent. reizen of buiten kantoor.
Is Expensify een goede keuze voor kleine bedrijven?
Ja, Expensify is een uitstekende keuze voor kleine bedrijven. Het Collect-abonnement van $5 per gebruiker per maand biedt functies voor het bijhouden van uitgaven, het scannen van bonnen en integraties met boekhoudsystemen tegen een prijs die geschikt is voor groeiende teams. Het is schaalbaar van één gebruiker tot honderden gebruikers zonder dat er van platform gewisseld hoeft te worden. Veel kleine bedrijven gebruiken Expensify om handmatige spreadsheets te vervangen en realtime inzicht te krijgen in hun uitgaven.
Wat is het verschil tussen QuickBooks en Expensify?
QuickBooks is een compleet boekhoudsysteem voor facturering, salarisadministratie en belastingen. Expensify is een platform voor onkostenbeheer, gericht op het scannen van bonnen, onkostenrapporten en vergoedingen. Veel bedrijven gebruiken beide: Expensify registreert en categoriseert onkosten en synchroniseert deze financiële gegevens vervolgens direct met QuickBooks voor de boekhouding.
Wat zijn de voor- en nadelen van Expensify?
De grootste voordelen zijn onder andere de SmartScan-technologie voor het scannen van bonnen, de Expensify Card met cashback, de ingebouwde reisboekingsfunctie en de sterke integraties met boekhoudsystemen. Het ondersteunt ook wereldwijde onkostenvergoedingen voor internationale teams. Een nadeel is dat sommige gebruikers de prijsstructuur met de kaartkortingen verwarrend vinden en dat het gratis abonnement beperkte functionaliteit biedt in vergelijking met de betaalde abonnementen. Over het algemeen biedt Expensify veel waarde voor bedrijven die een compleet platform voor onkostenbeheer nodig hebben.
Hoe gebruik ik Expensify?
Begin met het aanmaken van een account op de Expensify-website of mobiele app. Richt een werkruimte in en pas uw onkostencategorieën aan aan het beleid van uw bedrijf. Scan vervolgens bonnen met SmartScan, voeg onkosten handmatig of via creditcardimport toe en stel onkostenrapporten samen om ter goedkeuring in te dienen. Elke stap in Expensify is zo eenvoudig ontworpen dat nieuwe gebruikers zonder training aan de slag kunnen.
Is Expensify gebruiksvriendelijk?
Ja, Expensify is een van de gebruiksvriendelijkste tools voor onkostenbeheer op de markt. De interface is overzichtelijk en de mobiele app biedt dezelfde functionaliteit als de desktopversie, zodat u vanaf elk apparaat kunt werken. SmartScan neemt het meeste werk uit handen door automatisch bonnetjes te extraheren. De meeste medewerkers kunnen binnen enkele minuten aan de slag, zonder dat er training nodig is.
English 
Spanish 
Chinese 
German 
French 
Arabic 
Russian 
Portuguese 
Japanese 
Korean 
Italian 
Turkish 
Dutch 
Polish 
Indonesian 
Thai 
Vietnamese 