Come utilizzare Expensify per automatizzare le note spese nel 2026?

Avvio rapido

Questa guida illustra tutte le funzionalità di Expensify:

• Iniziare — Crea il tuo account e configura il tuo spazio di lavoro
• Come utilizzare il processo di gestione delle spese — Monitora e gestisci le spese da un'unica dashboard
• Come utilizzare le note spese — Crea e invia report personalizzati in pochi minuti
• Come utilizzare le offerte di viaggio — Prenota viaggi e sincronizza automaticamente le spese
• Come utilizzare la carta Expensify — Guadagna denaro contante ed elimina l'inserimento manuale dei dati
• Come utilizzare la scansione delle ricevute — Acquisisci le ricevute con la tecnologia SmartScan
• Come usare Easy Chats — Invia messaggi ai tuoi compagni di squadra e dividi le spese in un unico posto
• Come utilizzare il pagamento delle bollette e la fatturazione — Invia fatture e paga le bollette da un unico posto
• Come utilizzare i rimborsi globali — Rimborsare direttamente i dipendenti in tutto il mondo
• Come utilizzare l'integrazione con altri software — Sincronizzare i dati finanziari con il software di contabilità

Tempo necessario: 5 minuti per ogni servizio

In questa guida troverete anche: Consigli professionali | Errori comuni | Risoluzione dei problemi | Prezzi | Alternative

Perché fidarsi di questa guida

Utilizzo Expensify da oltre due anni e ho testato ogni funzionalità descritta in questo tutorial. Questa guida all'uso di Expensify si basa su una reale esperienza pratica, non su contenuti di marketing o screenshot del fornitore.

Expensify è una delle piattaforme di gestione delle spese più potenti attualmente disponibili.

Ma la maggior parte degli utenti ne sfrutta solo una minima parte delle potenzialità.

Questa guida ti mostra come utilizzare tutte le principali funzionalità.

Passo dopo passo, con schermate e consigli da professionisti.

Tutorial Expensify

Questo tutorial completo di Expensify ti guida passo passo attraverso ogni funzionalità, dalla configurazione iniziale ai suggerimenti avanzati che ti trasformeranno in un utente esperto. Ogni passaggio di Expensify è spiegato con istruzioni chiare, così potrai seguirlo su qualsiasi dispositivo.

Guida introduttiva a Expensify

Prima di utilizzare qualsiasi funzionalità, completa questa configurazione iniziale.

Ci vogliono circa 3 minuti.

Prima di iniziare, guarda questa breve panoramica:

Ora analizziamo passo passo ciascuna fase.

Passaggio 1: crea il tuo account

Vai sul sito web di Expensify e clicca su "Inizia".

Registrati utilizzando il tuo indirizzo email o il tuo numero di telefono.

Scegli tra un individuo o Attività commerciale configurazione dell'account.

I conti individuali sono ideali per i liberi professionisti che hanno bisogno di tenere traccia delle spese personali.

Attività commerciale Gli account consentono di accedere agli spazi di lavoro del team e ai flussi di lavoro di approvazione.

✓ Punto di controllo: Controlla il tuo posta in arrivo per ricevere un'e-mail di conferma.

Gamma esporta in PowerPoint, PDF, PNG e Google Slides. Il formato a schede potrebbe richiedere alcune modifiche al layout dopo l'esportazione. L'esportazione in batch consente di scaricare più mazzi contemporaneamente.

Dopo la registrazione, avrai accesso a una dashboard centralizzata.

La dashboard visualizza le transazioni recenti e i report in sospeso.

Crea uno spazio di lavoro per organizzare le spese del tuo team.

Ecco come si presenta la dashboard:

✓ Punto di controllo: Collega il tuo calendario

Passaggio 3: Configurare le categorie e le politiche di spesa

Personalizza le categorie di spesa in base alle politiche della tua azienda.

Definisci flussi di lavoro di approvazione in modo che ogni report venga esaminato dal responsabile competente.

Attiva l'autenticazione a due fattori per proteggere il tuo account.

Come utilizzare il processo di gestione delle spese Expensify

Processo di gestione delle spese Consente di monitorare e gestire le spese da un'unica dashboard, riducendo gli errori e mantenendo aggiornati i dati finanziari.

Ecco i principi fondamentali per utilizzare Expensify per il controllo delle spese quotidiane.

Che si tratti di gestire le spese di un piccolo team o di un intero ufficio, questa funzionalità semplifica il monitoraggio di ogni singola spesa.

Ecco come usarlo passo dopo passo.

Guarda il processo di gestione delle spese in azione:

Ora analizziamo ogni passaggio.

Passaggio 1: Aggiungi una nuova spesa

Tocca il pulsante verde “+” sulla dashboard.

Seleziona "Nuova spesa" e inserisci l'importo, la data e la categoria.

È inoltre possibile collegare una carta di credito alle transazioni di importazione automatica.

Passaggio 2: Assegnare la spesa a un progetto o a un reparto

Seleziona un'etichetta o un reparto per la spesa.

Questo ti aiuta a identificare le tendenze di spesa nei diversi progetti.

Il sistema segnala automaticamente le potenziali violazioni delle norme.

✓ Punto di controllo: Dovresti vedere la spesa elencata nella categoria corretta.

Fase 3: Esaminare e approvare le spese

La piattaforma instrada le spese al responsabile appropriato in base a regole predefinite.

I responsabili possono approvare le spese direttamente dalla dashboard o dall'app mobile.

Come utilizzare i report spese di Expensify

Note spese Consente di raccogliere più spese in report personalizzati e di inviarli per il rimborso con pochi tocchi.

Un tempo, la creazione di note spese comportava ore di inserimento manuale dei dati e di ricerca delle ricevute.

Expensify automatizza l'intero processo, permettendoti di concentrarti sul tuo lavoro vero e proprio.

Ecco come usarlo passo dopo passo.

Guarda come funzionano le note spese:

Ora analizziamo ogni passaggio.

Passaggio 1: Creare un nuovo report

Vai alla scheda Rapporti e tocca "Nuovo rapporto".

Assegna un nome al report, ad esempio "marzo" Viaggio Spese.

Passaggio 2: Aggiungere le spese al report

Seleziona le spese che desideri includere dal tuo elenco spese.

Expensify segnala automaticamente le voci duplicate e le violazioni delle norme durante questo processo.

✓ Punto di controllo: Nel report dovresti visualizzare tutte le spese selezionate.

Passaggio 3: Inviare il rapporto

Rivedi il totale e tocca "Invia".

Il report viene inviato direttamente al responsabile dell'approvazione assegnato nel flusso di lavoro.

Come utilizzare le offerte di viaggio di Expensify

Offerte di viaggio Consente di prenotare voli, hotel e alloggi e di sincronizzare automaticamente queste spese con i report.

Ecco come usarlo passo dopo passo.

Guarda le offerte di viaggio in azione:

Ora analizziamo ogni passaggio.

Passaggio 1: Apri la scheda Viaggi

Dal menu principale, accedi alla sezione "Viaggi".

L'app mobile Expensify si integra con diversi servizi di viaggio.

Passaggio 2: Cerca e prenota il tuo viaggio

Inserisci la destinazione, le date e le preferenze.

Confronta le offerte e scegli l'opzione migliore per il tuo budget.

✓ Punto di controllo: Dovresti visualizzare una conferma di prenotazione sullo schermo.

Passaggio 3: Sincronizzare le spese di viaggio

Le spese di viaggio prenotate vengono sincronizzate automaticamente con il tuo account.

Non è necessario inserire manualmente le ricevute dei voli o degli hotel.

Come utilizzare Exspefy Carta Exspefy

Carta Expensify Ti permette di guadagnare fino al 2% di cashback su tutte le spese in USD, eliminando al contempo la complessità della raccolta delle ricevute.

Ecco come usarlo passo dopo passo.

Guarda Expensify Card in azione:

Ora analizziamo ogni passaggio.

Passaggio 1: Richiedi la carta Expensify

Vai su Impostazioni e seleziona "Carta spese".

Segui le istruzioni per richiedere la carta commerciale Expensify Visa®.

Passaggio 2: Imposta i limiti di spesa

Il tuo amministratore può impostare limiti di spesa per dipendente su ogni carta.

Il sistema applica le politiche aziendali a ogni transazione.

✓ Punto di controllo: Dovresti visualizzare la carta nel tuo portafoglio con il relativo limite di spesa.

Passaggio 3: Inizia a usare la carta

Utilizza la carta per qualsiasi acquisto presso attività commerciali.

Ogni transazione viene importata e categorizzata automaticamente sul tuo dispositivo.

Utilizzando la carta Expensify è possibile risparmiare fino al 50% sulla bolletta mensile.

Come utilizzare Expensify Easy Chats

Chat facili Consente di inviare messaggi ai colleghi e di dividere le spese direttamente all'interno dell'interfaccia di Expensify.

Ecco come usarlo passo dopo passo.

Guarda Easy Chats in azione:

Ora analizziamo ogni passaggio.

Passaggio 1: Apri la scheda Chat

Tocca "Chat" dalla barra di navigazione in basso.

Avvia una nuova conversazione con qualsiasi persona o gruppo, oppure unisciti a una discussione già esistente.

Passaggio 2: Condividere o dividere una spesa

All'interno della chat, tocca l'icona “+” per aggiungere una spesa.

Seleziona "Dividi" per suddividere i costi tra i dipendenti del gruppo.

✓ Punto di controllo: Dovresti visualizzare la ripartizione dell'importo assegnato a ciascuna persona.

Passaggio 3: Richiedi o invia il pagamento

Tocca "Richiedi" per chiedere denaro o "Invia" per restituire qualcosa a qualcuno.

I pagamenti vengono elaborati direttamente tramite la piattaforma.

Come utilizzare la funzione di scansione delle ricevute di Expensify

Scansione delle ricevute Consente di scattare foto delle ricevute utilizzando la tecnologia SmartScan, che estrae automaticamente il fornitore, la data e l'importo.

Questa è la funzionalità con cui la maggior parte degli utenti inizia, perché consente di risparmiare più tempo fin dal primo giorno.

Niente più digitazione manuale dei dati delle ricevute o smarrimento di scontrini cartacei nel portafoglio.

Ecco come usarlo passo dopo passo.

Guarda la scansione delle ricevute in azione:

Ora analizziamo ogni passaggio.

Passaggio 1: Catturare la ricevuta

Apri l'app mobile e tocca l'icona della fotocamera.

Inquadra lo scontrino con il telefono e scatta una foto.

La tecnologia SmartScan legge automaticamente i dettagli della ricevuta.

Passaggio 2: Verifica dei dati estratti

Verifica il nome del fornitore, l'importo e la data rilevati da SmartScan.

Modifica qualsiasi campo se necessario per garantirne l'accuratezza.

✓ Punto di controllo: Dovresti vedere la spesa compilata automaticamente con i dettagli corretti.

Passaggio 3: Categorizzare e salvare

Seleziona la categoria di spesa corretta dal menu a tendina.

Tocca "Salva" per aggiungere la ricevuta all'elenco delle spese.

Come utilizzare Expensify per il pagamento delle bollette e la fatturazione

Pagamento delle bollette e fatturazione Consente di inviare fatture ai clienti e pagare i fornitori da un'unica piattaforma centralizzata.

La maggior parte delle aziende utilizza strumenti separati per la fatturazione e per il pagamento delle bollette.

Expensify integra entrambe le funzionalità nello stesso sistema che già utilizzi per la gestione delle spese, semplificando la centralizzazione di tutte le operazioni finanziarie.

Ecco come usarlo passo dopo passo.

Guarda il funzionamento del pagamento delle bollette e della fatturazione:

Ora analizziamo ogni passaggio.

Passaggio 1: Creare una fattura

Vai alla sezione "Fatture" e tocca "Nuova fattura".

Aggiungi l'indirizzo email del cliente, le voci di spesa e le condizioni di pagamento.

Passaggio 2: Invia la fattura

Rivedi i dettagli della fattura e tocca "Invia".

Il cliente riceve la fattura via e-mail con un link per il pagamento.

✓ Punto di controllo: Dovresti vedere la fattura contrassegnata come "Inviata" nella tua dashboard.

Passaggio 3: Pagare la fattura del fornitore

Carica o inoltra una fattura del fornitore alla sezione Fatture.

Verifica l'importo e programma il pagamento direttamente tramite Expensify.

Come utilizzare i rimborsi globali di Expensify

Rimborsi globali Consente di rimborsare i dipendenti in più paesi direttamente tramite la piattaforma.

Se la tua azienda ha dipendenti che lavorano da remoto o uffici in diversi paesi, questa funzionalità è essenziale.

Elimina la necessità di bonifici bancari manuali e di servizi di pagamento di terze parti.

Ecco come usarlo passo dopo passo.

Guarda Global Reimbursements in azione:

Ora analizziamo ogni passaggio.

Passaggio 1: Abilitare i rimborsi globali

Vai alle impostazioni del tuo spazio di lavoro e seleziona "Rimborso".

Attiva l'opzione "Rimborsi globali" e inserisci i tuoi dati bancari.

Passaggio 2: Verifica delle informazioni bancarie del dipendente

Ogni dipendente aggiunge il proprio conto corrente bancario locale al proprio profilo.

Expensify supporta i rimborsi in diverse valute.

✓ Punto di controllo: Dovresti visualizzare lo stato bancario del dipendente come "Verificato".

Fase 3: Elaborazione del rimborso

Una volta approvata la nota spese, toccare "Rimborso".

I fondi vengono trasferiti direttamente sul conto bancario del dipendente.

Come utilizzare l'integrazione di Expensify con altri software

Integrazione con altri software ti consente di sincronizzare Expensify con contabilità Software come QuickBooks, Xero e NetSuite per la riconciliazione in tempo reale.

Senza questa integrazione, dovresti esportare i dati manualmente e reinserirli nella tua contabilità.

Questo collegamento mantiene i tuoi dati finanziari accurati su entrambi i sistemi senza alcuno sforzo aggiuntivo.

Ecco come usarlo passo dopo passo.

Guarda l'integrazione con altri software in azione:

Ora analizziamo ogni passaggio.

Passaggio 1: Apri le impostazioni delle integrazioni

Vai alle impostazioni del tuo spazio di lavoro e seleziona "Contabilità.

Scegli il software di contabilità vuoi connetterti.

Passaggio 2: Autorizzare la connessione

Accedi alla tua piattaforma di contabilità quando richiesto.

Concedi a Expensify l'accesso per sincronizzare i tuoi dati finanziari.

✓ Punto di controllo: Dovresti visualizzare la dicitura "Connesso" accanto al nome dell'app di contabilità.

Passaggio 3: Mappa le categorie ed esporta

Associa le categorie di spesa di Expensify al tuo piano dei conti contabile.

I report approvati vengono esportati automaticamente, garantendo che la contabilità sia sempre aggiornata.

Suggerimenti e scorciatoie di Expensify Pro

Dopo aver testato Expensify per oltre due anni, ecco i miei migliori consigli.

Scorciatoie da tastiera

Azione	Scorciatoia
Nuova spesa	Ctrl + N (Cmd + N acceso) Mac)
Invia segnalazione	Ctrl + Invio
Ricerca aperta	Ctrl + K (Cmd + K su Mac)
Vai a Impostazioni	Ctrl + , (Cmd + , su Mac)
Allega la ricevuta	Dopo aver testato Fireflies AI per oltre 12 mesi, ecco i miei migliori consigli.
Attiva/disattiva la barra laterale	Ctrl + B (Cmd + B su Mac)

Funzionalità nascoste che la maggior parte delle persone non nota

• Inoltro della ricevuta via e-mail: Inoltra qualsiasi ricevuta digitale a receipts@expensify.com e verrà elaborata senza dover aprire l'app. Questo ti farà risparmiare un sacco di tempo per gli acquisti online e i rinnovi degli abbonamenti che ricevi nella tua casella di posta.
• Tracciamento del chilometraggio tramite GPS: Attiva il monitoraggio del chilometraggio sull'app mobile per tenere traccia dei chilometri percorsi in base alle tariffe IRS vigenti. Il sistema calcola automaticamente gli importi dei rimborsi durante la guida, così non dovrai più stimare le distanze.
• Regole di policy personalizzate: Le organizzazioni possono definire più set di policy per adattarsi alle esigenze di diversi reparti o progetti. Questo livello di controllo garantisce un elevato livello di conformità in tutta l'azienda, senza la necessità di aggiungere ulteriori fasi di verifica.
• Invio programmato: Imposta Expensify per compilare e inviare automaticamente i rendiconti spese con cadenza settimanale o mensile. In questo modo, i dipendenti non dimenticheranno mai di consegnare i loro rendiconti e i responsabili avranno sempre a disposizione dati di spesa aggiornati.
• Avvisi di bilancio: Crea budget per categorie di spesa e ricevi avvisi in tempo reale quando la spesa si avvicina al limite. Questo è particolarmente utile per i reparti con budget trimestrali rigidi che necessitano di monitorare ogni singolo euro.

Strategie per utenti esperti

• Etichetta tutto: Aggiungi tag per progetti, clienti e reparti a ogni spesa. In questo modo sarà più facile generare report personalizzati alla fine di ogni trimestre e identificare le tendenze di spesa in tutta l'azienda.
• Utilizza la carta Expensify per qualsiasi acquisto: Più spendi con la carta Expensify, più cashback guadagni. Questo cashback può compensare il costo dell'abbonamento, riducendo la somma che paghi ogni mese.
• Collega tutte le tue schede: Collega tutte le carte di credito aziendali e personali al tuo account. L'importazione automatica delle transazioni elimina il rischio di dimenticare una spesa e mantiene i tuoi registri accurati senza alcuno sforzo aggiuntivo.

Costosi errori comuni da evitare

Errore n. 1: Saltare la configurazione della categoria

Errore n. 2: Non utilizzare SmartScan immediatamente

Errore n. 3: Ignorare i flussi di lavoro di approvazione

Errore n. 4: dimenticare di collegare il software di contabilità

Risoluzione dei problemi di costo

Problema: SmartScan non legge le ricevute.

Causa: La foto dello scontrino è sfocata, scattata in condizioni di scarsa illuminazione o la carta è stropicciata. La tecnologia SmartScan necessita di un'immagine nitida per estrarre correttamente il fornitore, l'importo e la data.

Aggiustare: Appiattisci lo scontrino su una superficie scura e scatta nuovamente la foto con una buona illuminazione. Assicurati che l'intero scontrino rientri nell'inquadratura. Evita che le ombre si attraversino testo, poiché ciò riduce la precisione.

Problema: le transazioni con carta di credito non vengono importate.

Causa: La connessione bancaria è scaduta o necessita di una nuova autenticazione. Molte banche richiedono un accesso periodico per sicurezza ragioni.

Aggiustare: Vai su Impostazioni, seleziona "Carte di credito" e ricollega la carta. Alcune banche richiedono un nuovo accesso ogni 30-90 giorni. Se il problema persiste, prova a rimuovere e aggiungere nuovamente la carta da zero.

Problema: la nota spese è bloccata in "Elaborazione"

Causa: Il report presenta una violazione delle norme o una ricevuta mancante che ne impedisce l'invio. La piattaforma segnala potenziali violazioni delle norme e voci duplicate durante il processo.

Aggiustare: Controlla il report per individuare eventuali anomalie. Allega le ricevute mancanti e correggi le violazioni, quindi invia nuovamente il report. Il sistema segnala questi errori per aiutarti a capire cosa è necessario fare prima che il report possa procedere.

Problema: le spese non vengono sincronizzate con il software di contabilità.

Causa: Il token di integrazione è scaduto oppure il piano dei conti del software di contabilità è cambiato rispetto alla configurazione iniziale.

Aggiustare: Vai su Impostazioni, seleziona "Contabilità" e riautorizza la connessione. Quindi rimappa le categorie nuove o modificate. Esegui un'esportazione di prova con un piccolo report per verificare che tutto si sincronizzi correttamente prima di elaborare l'intero batch.

📌 Nota: Se nessuna di queste soluzioni risolve il problema, contatta l'assistenza clienti di Expensify tramite la chat Concierge integrata nell'app.

Che cos'è Expensify?

Expensify è una piattaforma di gestione delle spese che automatizza le modalità con cui le aziende monitorano, rendicontano e gestiscono le spese.

Pensalo come un personale assistente per ogni ricevuta, report e rimborso gestito dal tuo team.

Expensify automatizza l'intero processo di rendicontazione delle spese, dalla scansione delle ricevute al rimborso.

La piattaforma si rivolge a tutti, dai singoli liberi professionisti alle grandi aziende con migliaia di dipendenti.

Offre strumenti di analisi avanzati che forniscono informazioni dettagliate sui modelli di spesa e sui tassi di conformità nei vari dipartimenti.

Gli utenti possono monitorare i modelli di spesa in tempo reale utilizzando la dashboard di Expensify.

Guarda questa breve panoramica:

Include le seguenti caratteristiche principali:

• Processo di gestione delle spese: Monitora e approva le spese da un'unica dashboard con applicazione automatizzata delle policy.
• Note spese: Crea e invia report personalizzati che riepilogano diverse spese ai fini del rimborso.
• Offerte di viaggio: Prenota i viaggi e sincronizza le spese di viaggio direttamente nei tuoi report.
• Carta Expensify: Ottieni fino al 2% di rimborso in contanti importando automaticamente ogni transazione.
• Scansione della ricevuta: Cattura le ricevute con la tecnologia SmartScan, che estrae istantaneamente i dettagli principali.
• Pagamento delle bollette e fatturazione: Invia fatture e paga le bollette da un'unica interfaccia centralizzata.
• Rimborsi globali: Paga i dipendenti in più paesi direttamente tramite la piattaforma.
• Integrazione con altri software: Sincronizzazione con QuickBooks, Xero, NetSuitee altro ancora per la contabilità in tempo reale.

Expensify richiede agli utenti di registrarsi e creare un account per poter utilizzare le sue funzionalità. La piattaforma monitora costantemente le transazioni rispetto alle linee guida stabilite per garantirne la conformità. Expensify si attiene rigorosamente agli standard di sicurezza internazionali e adotta misure di sicurezza di livello aziendale per proteggere i dati degli utenti.

L'applicazione mobile consente agli utenti di acquisire ricevute, monitorare i chilometri percorsi e inviare report ovunque si trovino. È possibile accedere a tutte le funzionalità principali dal proprio telefono, semplificando la gestione delle spese anche quando si è fuori ufficio.

Expensify si integra con i software di contabilità più diffusi come QuickBooks e Xero, consentendo la sincronizzazione diretta delle spese con la contabilità aziendale. Questo evita al team finanziario di dover reinserire i dati e riduce la probabilità di errori derivanti dai processi manuali.

La funzione Smart Policy Enforcement segnala le violazioni di spesa e la documentazione mancante prima dell'invio delle note spese. In questo modo, la tua azienda rimane conforme alle normative senza che i responsabili debbano esaminare manualmente ogni singola voce.

Per una recensione completa, consulta la nostra Revisione di Expensify.

Prezzi Expensify

Ecco quanto costerà Expensify nel 2026:

Piano	Prezzo	Ideale per
Gratuito	$0	Monitoraggio delle spese personali per privati ​​e liberi professionisti
Raccogliere	$5/membro/mese	Piccole imprese necessità di approvazioni di base e sincronizzazione contabile
Controllare	A partire da $ 9/membro/mese	Team più numerosi con flussi di lavoro di approvazione multilivello ed esigenze ERP

Prova gratuita: Sì, è disponibile una prova gratuita di 30 giorni per i piani a pagamento.

Garanzia di rimborso: No, secondo i termini di Expensify, tutte le commissioni non sono rimborsabili.

💰 Miglior rapporto qualità-prezzo: Raccogli denaro a soli 5 dollari a membro al mese: il servizio include il monitoraggio delle spese, la carta Expensify, la prenotazione di viaggi e l'integrazione con i sistemi contabili, senza alcun obbligo di abbonamento annuale.

Expensify vs alternative

Come si posiziona Expensify rispetto alla concorrenza? Ecco il panorama competitivo:

Attrezzo	Ideale per	Prezzo	Valutazione
Expensify	Gestione completa delle spese	5 dollari al mese	⭐ 4.1
Puzzle IO	contabilità basata sull'intelligenza artificiale	Gratuito – 650 dollari al mese	⭐ 4,5
Destro	Acquisizione delle ricevute ed estrazione dei dati	24 dollari al mese	⭐ 4.3
Xero	Piccola impresa contabilità	15 dollari al mese	⭐ 4.4
Synder	Commercio elettronico contabilità	16 dollari al mese	⭐ 4.6
Fine mese facile	Chiusura di fine mese automazione	Costume	⭐ 4.3
Docyt	Contabilità basata sull'intelligenza artificiale per il settore alberghiero	Costume	⭐ 4,5
Saggio	Contabilità di livello aziendale	16 dollari al mese	⭐ 4.2

Scelte rapide:

• Il migliore in assoluto: Expensify: gestione completa delle spese con SmartScan, carte di credito e viaggi in un'unica piattaforma.
• Miglior budget: Onda — Servizi gratuiti di contabilità e fatturazione per liberi professionisti e piccole imprese.
• Ideale per principianti: FreshBooks — Interfaccia semplice, più facile da imparare anche per chi non ha competenze contabili.
• Ideale per le aziende: NetSuite: progettato per le grandi organizzazioni con complesse operazioni finanziarie interfunzionali.

🎯 Alternative a Expensify

Cerchi alternative a Expensify? Ecco le migliori opzioni:

• 🧠 Puzzle IO: Un sistema di contabilità basato sull'intelligenza artificiale che automatizza la tenuta dei libri contabili per startup e aziende in crescita, fornendo dati finanziari in tempo reale.
• 📊 Destra: Potente strumento per l'acquisizione di ricevute che estrae i dati finanziari dai documenti e li invia direttamente al software di contabilità.
• 🌟 Xero: Piattaforma di contabilità basata su cloud, molto apprezzata dalle piccole imprese per la fatturazione, la riconciliazione bancaria e la gestione delle buste paga.
• ⚡ Sinder: Sincronizza automaticamente le transazioni delle piattaforme di e-commerce e di pagamento con la tua contabilità, riducendo l'inserimento manuale dei dati.
• 🔧 Fine mese facile: Uno strumento mirato che velocizza il processo di chiusura di fine mese per i team contabili grazie a flussi di lavoro basati su checklist.
• 🚀 Docyt: Contabilità basata sull'intelligenza artificiale progettata per aziende con sedi multiple come hotel e ristoranti.
• 🏢 Saggio: Suite di contabilità aziendale con funzionalità avanzate per aziende di medie e grandi dimensioni in diversi settori.
• 💰 Zoho Books: Un software di contabilità economico con funzionalità integrate di monitoraggio delle spese, fatturazione e gestione dei progetti, ideale per piccoli team.
• 🎯 Onda: Strumento di contabilità e fatturazione completamente gratuito, pensato per i freelance e le microimprese agli inizi.
• 🔒 Hubdoc: Strumento di raccolta documenti che recupera automaticamente fatture e ricevute dai fornitori e si sincronizza con Xero o QuickBooks.
• ⭐ QuickBooks: Il software di contabilità per piccole imprese più diffuso, con solide funzionalità di monitoraggio delle spese e di gestione fiscale.
• 💼 Ingresso automatico: Automatizza l'inserimento dei dati da ricevute e fatture nel sistema contabile, risparmiando ore di lavoro manuale.
• 👶 FreshBooks: Un software di contabilità e fatturazione intuitivo, pensato per chi è alle prime armi, per le aziende di servizi e i liberi professionisti.
• 🔥 NetSuite: Sistema ERP completo per aziende che necessitano di gestione finanziaria avanzata, reporting e supporto multi-entità.

Per l'elenco completo, consultare il nostro Alternative a Expensify guida.

⚔️ Expensify Compared

Ecco come Expensify si posiziona rispetto a ciascun concorrente:

• Expensify vs Puzzle IO: Puzzle IO si concentra sull'automazione completa della contabilità, mentre Expensify è specializzato nella gestione delle spese con scansione delle ricevute e gestione dei viaggi. Scegli Puzzle IO se hai bisogno di un sistema di contabilità completo.
• Expensify contro Dext: Dext eccelle nell'estrazione di dati dai documenti, ma non include la prenotazione di viaggi integrata né la carta Expensify. Expensify si rivela vincente per la gestione completa delle spese.
• Expensify contro Xero: Xero è una piattaforma contabile completa, mentre Expensify è specificamente progettata per la gestione delle note spese. Molte aziende le utilizzano entrambe, sincronizzando i dati di Expensify con Xero.
• Expensify contro Synder: Synder è ideale per i venditori di e-commerce che necessitano di sincronizzare le transazioni. Expensify è più adatto ai team che necessitano di scansionare le ricevute, tenere traccia del chilometraggio e gestire i rimborsi.
• Expensify vs Easy Month End: Easy Month End è uno strumento specifico per chiudere i conti più velocemente. Expensify gestisce l'intero ciclo di vita delle spese, dalla creazione delle ricevute al rimborso.
• Expensify contro Docyt: Docyt si rivolge alle aziende del settore alberghiero con sedi multiple, offrendo servizi di contabilità basati sull'intelligenza artificiale. Expensify, invece, si rivolge a una gamma più ampia di settori con funzionalità maggiormente focalizzate sulla gestione delle spese.
• Expensify contro Sage: Sage offre funzionalità avanzate di contabilità aziendale. Expensify è più facile da configurare e più adatto alle aziende che si concentrano specificamente sulla gestione delle spese.
• Expensify contro Zoho Books: Zoho Books offre contabilità e fatturazione a un prezzo inferiore. Expensify si distingue per la scansione delle ricevute, la tecnologia SmartScan e le funzionalità per le carte aziendali.
• Expensify contro Wave: Wave è gratuito ma offre funzionalità limitate per la gestione delle spese. Expensify aggiunge SmartScan, flussi di lavoro di approvazione e la Expensify Card per le aziende in crescita.
• Expensify contro Hubdoc: Hubdoc recupera automaticamente le fatture, ma non gestisce i rimborsi o le spese di viaggio. Expensify, invece, copre l'intero processo di gestione delle spese, dalla ricezione al rimborso.
• Expensify contro QuickBooks: QuickBooks è un sistema contabile completo con funzionalità di base per la gestione delle spese. Expensify offre funzionalità avanzate come la scansione delle ricevute, SmartScan e il monitoraggio del chilometraggio, ideali per i team che si concentrano sulla gestione delle spese.
• Expensify vs AutoEntry: AutoEntry automatizza l'inserimento dei dati dai documenti cartacei. Expensify va oltre, offrendo prenotazioni di viaggi, la Expensify Card e rimborsi spese internazionali.
• Expensify contro FreshBooks: FreshBooks è progettato per libero professionista Fatturazione e contabilità di base. Expensify è più adatto ai team che necessitano di flussi di lavoro di approvazione strutturati e conformità alle policy.
• Expensify contro NetSuite: NetSuite è un sistema ERP completo per le grandi aziende. Expensify è più veloce da implementare e più conveniente per le aziende che necessitano principalmente di gestire le spese.

Inizia subito a usare Expressify

Hai imparato a utilizzare tutte le principali funzionalità di Expensify:

• ✅ Processo di gestione delle spese
• ✅ Note spese
• ✅ Offerte di viaggio
• ✅ Carta Expensify
• ✅ Chat facili
• ✅ Scansione della ricevuta
• ✅ Pagamento bollette e fatturazione
• ✅ Rimborsi globali
• ✅ Integrazione con altri software

Passo successivo: Scegli una funzionalità e provala subito.

La maggior parte delle persone inizia con la scansione delle ricevute.

Ci vogliono meno di 5 minuti.

Domande frequenti

Come faccio a inviare le spese tramite Expensify?

Per inviare le note spese, crea una nuova nota spese dalla scheda "Report". Aggiungi le spese selezionandole dall'elenco delle spese o scansionando le nuove ricevute. Una volta che tutto è corretto, tocca "Invia" e il report verrà inviato al tuo responsabile per l'approvazione. L'intera procedura richiede solo pochi minuti su qualsiasi dispositivo.

Expensify è facile da imparare?

Sì, Expensify è progettato per utenti di ogni livello. L'interfaccia è intuitiva e la maggior parte dei dipendenti è operativa in pochi minuti. SmartScan gestisce automaticamente i dettagli delle ricevute e la funzione Concierge ti guida in ogni fase in cui hai dei dubbi. Non è necessaria alcuna esperienza in contabilità per iniziare.

Qual è il modo più semplice per tenere traccia delle ricevute?

Il modo più semplice è utilizzare la tecnologia SmartScan di Expensify. Basta scattare una foto di ogni scontrino con l'app mobile e questa estrarrà automaticamente il fornitore, l'importo e la data. È anche possibile inoltrare gli scontrini ricevuti via e-mail a un indirizzo e-mail dedicato per l'elaborazione automatica. In questo modo si elimina completamente l'inserimento manuale dei dati.

Come posso iniziare a usare Expensify?

Per iniziare, visita il sito web di Expensify e fai clic su "Iscriviti". Inserisci il tuo indirizzo email o numero di telefono e crea una password. Dopo aver confermato il tuo account, puoi configurare un'area di lavoro, personalizzare le categorie di spesa e iniziare subito a scansionare le ricevute. L'intera procedura di configurazione richiede circa tre minuti.

Expensify non è più gratuito?

Expensify offre ancora un piano gratuito per i singoli utenti tramite la nuova app Expensify, che include funzionalità di base come la scansione delle ricevute, i pagamenti tra utenti e la chat. I piani a pagamento, a partire da 5 dollari al mese per membro, sbloccano funzionalità come i flussi di lavoro di approvazione, le integrazioni con i sistemi di contabilità e la Expensify Card. Le aziende possono usufruire di una prova gratuita di 30 giorni per testare le funzionalità a pagamento.

Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di Expensify?

Expensify automatizza l'intero processo di rendicontazione delle spese, dalla scansione delle ricevute al rimborso. Offre strumenti di analisi avanzati che forniscono informazioni dettagliate sui modelli di spesa e sui tassi di conformità. La piattaforma si integra con software di contabilità come QuickBooks e Xero per la sincronizzazione in tempo reale. Inoltre, la Expensify Card offre fino al 2% di cashback su tutte le spese in USD. L'app mobile ti dà pieno accesso a tutte le funzionalità da qualsiasi dispositivo, così puoi gestire le spese mentre viaggiare o fuori dall'ufficio.

Expensify è una buona soluzione per le piccole imprese?

Sì, Expensify è un'ottima scelta per le piccole imprese. Il piano Collect, a 5 dollari al mese per membro, offre monitoraggio delle spese, scansione delle ricevute e integrazioni con i sistemi contabili a un prezzo accessibile anche per i team in crescita. È scalabile da un singolo utente a centinaia senza dover cambiare piattaforma. Molte piccole imprese utilizzano Expensify per sostituire i fogli di calcolo manuali e ottenere una visibilità in tempo reale sulle spese.

Qual è la differenza tra QuickBooks ed Expensify?

QuickBooks è un sistema contabile completo che gestisce fatturazione, buste paga e tasse. Expensify è una piattaforma di gestione delle spese focalizzata sulla scansione delle ricevute, sui rendiconti spese e sui rimborsi. Molte aziende utilizzano entrambi: Expensify acquisisce e categorizza le spese, quindi sincronizza i dati finanziari direttamente con QuickBooks per la contabilità.

Quali sono i vantaggi e gli svantaggi di Expensify?

Tra i principali vantaggi si annoverano la tecnologia SmartScan per la scansione delle ricevute, la Expensify Card con cashback, la prenotazione di viaggi integrata e le solide integrazioni con i sistemi contabili. Supporta inoltre i rimborsi globali per i team internazionali. Tra gli svantaggi, alcuni utenti trovano la struttura dei prezzi complessa a causa degli sconti basati sulla carta e il piano gratuito offre funzionalità limitate rispetto ai piani a pagamento. Nel complesso, Expensify offre un ottimo rapporto qualità-prezzo per le aziende che necessitano di una piattaforma completa per la gestione delle spese.

Come si usa Expensify?

Inizia creando un account sul sito web o sull'app mobile di Expensify. Configura un'area di lavoro e personalizza le categorie di spesa in base alle politiche aziendali. Da lì, scansiona le ricevute con SmartScan, aggiungi le spese manualmente o tramite importazione da carta di credito e crea report spese da inviare per l'approvazione. Ogni passaggio di Expensify è progettato per essere così semplice che anche i nuovi utenti possono iniziare senza bisogno di alcuna formazione.

Expensify è facile da usare?

Sì, Expensify è uno degli strumenti di gestione delle spese più semplici sul mercato. L'interfaccia è intuitiva e l'app mobile replica le funzionalità della versione desktop, consentendo di lavorare da qualsiasi dispositivo. SmartScan si occupa della maggior parte del lavoro, estraendo automaticamente i dettagli delle ricevute. La maggior parte dei dipendenti è in grado di iniziare a utilizzarlo in pochi minuti, senza bisogno di formazione.