Como usar o QuickBooks: Tutorial para iniciantes em 2025

Controlar as finanças da sua empresa está te deixando tonto?

Você gostaria que houvesse uma maneira mais fácil de ver de onde vem e para onde vai seu dinheiro?

Você não está sozinho(a);

Existe uma ferramenta chamada QuickBooks que pode ser de grande ajuda.

Este guia mostrará os passos simples para começar a usar o QuickBooks.

Vamos fazer tudo com calma e de forma simples, para que você se sinta confiante ao administrar as finanças da sua empresa.

QuickBooks

Pronto para assumir o controle das finanças da sua empresa como um profissional? O QuickBooks ajuda milhões de pessoas a monitorar suas receitas e despesas com facilidade.

Experimente o QuickBooks gratuitamente Leia a resenha completa

Primeiros passos com o QuickBooks

Imagine que você tem uma barraquinha de limonada.

Você precisa saber quanto dinheiro ganha vendendo limonada e quanto gasta com limões. açúcar, certo?

Bem, o QuickBooks é mais ou menos assim, mas para uma ampla gama de... pequenas empresas.

Isso ajuda você a controlar suas finanças no computador.

O que é o QuickBooks?

O QuickBooks é como um programa de computador específico para pequenas empresas.

Isso ajuda você a controlar todo o dinheiro que entra e sai. 

Pense nisso como o caderno de finanças da sua empresa, só que muito melhor!

Diferentes tipos de QuickBooks

Assim como existem diferentes tipos de telefones, existem diferentes tipos de QuickBooks. Aqui estão alguns exemplos:

• QuickBooks OnlineEsta está disponível na internet. Você pode vê-la de qualquer computador ou tablet.
• QuickBooks DesktopEste você baixa e guarda diretamente no seu computador.
• QuickBooks para Trabalhadores AutônomosEsta é feita para pessoas que trabalham por conta própria.

Qual versão do QuickBooks é a ideal para você?

Qual você deve escolher?

Depende do que você precisa. Se você quer verificar suas finanças em qualquer lugar, o QuickBooks Online pode ser a melhor opção.

Se você precisar dele apenas em um computador, o QuickBooks Desktop pode funcionar.

Se você é seu próprio chefe, o QuickBooks Self-Employed pode ser perfeito.

O que o QuickBooks pode fazer?

O QuickBooks ajuda você a realizar tarefas importantes.

Você pode gerar uma fatura, também chamada de nota fiscal, para enviar aos seus clientes.

Se você tiver ajudantes, isso pode até ajudar com a folha de pagamento, ou seja, com o pagamento deles.

Coisas importantes a saber

Ao começar a usar o QuickBooks, você encontrará regras chamadas termos e condições.

Além disso, às vezes, as funcionalidades do QuickBooks ou seus custos podem mudar.

Como configurar sua empresa no QuickBooks

Inserindo as informações da sua empresa

Primeiro, você precisa informar ao QuickBooks sobre sua empresa.

É como anotar seu nome e endereço em um caderno de anotações financeiras.

Você deverá inserir o nome da sua empresa e as informações de contato. Certifique-se de que todas as informações estejam corretas!

Definindo suas categorias financeiras

Em seguida, você precisa criar categorias para o seu dinheiro.

Imagine que você está criando etiquetas para diferentes pilhas de dinheiro.

Você terá etiquetas para o dinheiro que entra e o dinheiro que sai. 

Essas etiquetas são chamadas de seu "plano de contas".

Conectando sua conta bancária e seus cartões de crédito

Você também pode conectar suas contas bancárias e cartões de crédito ao QuickBooks.

É como se o seu banco registrasse automaticamente cada vez que o dinheiro entra ou sai. 

Isso torna muito mais fácil ver para onde está indo o seu dinheiro!

Conectando outros aplicativos úteis

Talvez você use outros aplicativos para o seu negócio, como para vender coisas online. 

Geralmente é possível conectar esses aplicativos ao QuickBooks. 

Isso ajuda a que tudo funcione em perfeita harmonia.

Deixando sua equipe ajudar

Se você tiver outras pessoas que o ajudam com sua empresa, pode permitir que elas também usem o QuickBooks.

Mas você também pode definir regras sobre o que eles podem ver e fazer.

Dessa forma, todos podem ajudar sem precisar ver tudo.

Trabalhando com clientes

Adicionando seus clientes

Pense nas pessoas que compram coisas de você.

Esses são seus clientes.

No QuickBooks, você pode criar uma lista de todos os seus clientes.

Você deverá inserir os nomes deles e como entrar em contato com eles.

Isso ajuda você a controlar para quem você vende.

Elaboração de faturas para clientes

Quando um cliente faz uma compra, você precisa enviar a fatura para ele. 

Essa conta é chamada de fatura.

O QuickBooks ajuda você a criar faturas com uma aparência profissional. 

Você pode inserir o que eles compraram, quanto custou e quando precisam pagar.

Como fazer suas contas parecerem boas

Você pode até mesmo alterar a aparência das suas faturas.

Você pode adicionar o nome e as cores da sua empresa.

Isso dá um aspecto profissional às suas faturas.

Controle de pagamentos

Depois de enviar uma fatura, o QuickBooks ajuda você a verificar se o seu cliente já efetuou o pagamento.

Se eles não tiverem pago, você pode até enviar um lembrete amigável.

Isso ajuda você a receber seu dinheiro mais rápido.

Gerenciamento de Fornecedores e Despesas

Adicionando pessoas que você paga

Pense nas pessoas ou empresas das quais você compra coisas para o seu negócio.

Esses são seus fornecedores.

Você pode criar uma lista deles no QuickBooks, assim como fez para seus clientes.

Mantenha as informações deles à mão para saber a quem pagar.

Inserindo as contas que você deve

Quando um fornecedor lhe enviar uma fatura, você poderá lançá-la no QuickBooks.

Você anota quanto deve e quando vence.

Isso ajuda você a lembrar de pagar em dia e evitar multas por atraso.

Pagar suas contas

Quando chegar a hora de pagar uma conta, você pode registrar isso no QuickBooks.

Se você paga online, geralmente é possível conectar o QuickBooks à sua conta bancária para facilitar o processo.

Se você pagar com cheque ou dinheiro, pode anotar isso também.

Como obter reembolso de fornecedores

Às vezes, um fornecedor pode lhe dever dinheiro de volta, como quando você devolve algo.

O QuickBooks ajuda você a controlar esses créditos e reembolsos.

Dessa forma, você garante que receberá o dinheiro que lhe é devido.

Acompanhando suas atividades bancárias

Conectando seu banco ao QuickBooks

Imagine que seu banco mantém um registro de todo o dinheiro que entra e sai da sua conta.

Você pode conectar esta lista ao QuickBooks automaticamente!

É como se o seu banco e o QuickBooks estivessem conversando entre si. 

Isso evita que você precise digitar tudo.

Verificando suas informações bancárias

Assim que sua conta bancária estiver conectada, o QuickBooks exibirá todas as suas movimentações financeiras.

Você precisa analisar esses itens e informar ao QuickBooks para que servia cada um deles.

Por exemplo, se você vir dinheiro entrando, pode dizer que foi proveniente da venda do seu produto.

Se você vir dinheiro saindo, pode dizer que foi para comprar suprimentos.

Combinando as coisas

Às vezes, você mesmo pode inserir algo no QuickBooks, como quando paga uma conta.

Quando suas informações bancárias forem recebidas, o QuickBooks tentará combiná-las.

Isso ajuda a garantir que tudo esteja correto.

Garantindo que tudo combine

É uma boa ideia verificar as informações bancárias do QuickBooks com o seu extrato bancário real.

Isso se chama reconciliação.

É como conferir se a sua contagem de dinheiro corresponde ao que o banco diz. 

Por que isso é importante?

Porque isso ajuda você a detectar quaisquer erros!

Conclusão

Então, esses são os conceitos básicos do QuickBooks.

Pode parecer muita coisa no início.

Mas vá com calma. 

Você vai pegar o jeito. Pense nisso como um jogo novo.

Existem regras que precisam ser aprendidas no início.

Mas fica mais fácil conforme você joga.

O QuickBooks pode realmente ajudar sua empresa.

Você pode ver quem lhe deve dinheiro.

Você pode ver a quem precisa pagar.

E você pode ver como está o desempenho do seu negócio. Isso te ajuda a tomar decisões inteligentes.

Perguntas frequentes