Como usar o ClickUp: um guia passo a passo para iniciantes em 2025

Você se sente sobrecarregado(a) tentando acompanhar todas as suas tarefas?

É difícil quando você tem listas de tarefas diferentes em todos os lugares.

Anotações importantes se perdem, e você nem sequer tem certeza do que sua equipe está trabalhando. 

Isso pode gerar uma sensação de desorganização e atrasar o processo.

Este guia mostrará como usar Clique aquiAssim, você pode gerenciar projetos com facilidade e realizar mais tarefas sem estresse.

ClickUp

Com mais de 100.000 equipes usando o ClickUp ativamente, os dados indicam uma melhoria de 80% na produtividade do usuário. Experimente os benefícios em primeira mão com um teste gratuito de 14 dias do ClickUp.

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Primeiros passos com o ClickUp

Pronto para mergulhar no ClickUp? É como criar um novo espaço de trabalho organizado para todas as suas tarefas e projetos.

Esta parte do nosso tutorial irá guiá-lo desde o início.

1. Cadastro e primeiro login

Em primeiro lugar, você precisa criar uma conta. É super simples!

1. Acesse o site da ClickUp.
2. Clique no botão “Inscrever-se”.
3. Você deverá inserir seu e-mail e criar uma senha.
4. Siga os passos simples para confirmar sua conta.

Após o primeiro login, o ClickUp poderá fazer algumas perguntas.

Essas perguntas ajudam a configurar seu espaço de trabalho básico.

Não se preocupe muito em deixar tudo perfeito de imediato. 

2. Compreendendo a Hierarquia

Agora, vamos falar sobre como o ClickUp mantém tudo organizado.

Imaginar your work is like a big house.

O ClickUp tem uma maneira especial de organizar tudo dentro dessa estrutura. Essa organização é chamada de hierarquia do ClickUp.

Pense nisso da seguinte forma:

• Espaços: Este é o nível mais amplo, como um prédio inteiro ou um departamento importante em uma empresa. Talvez você tenha um "Espaço" para sua equipe de marketing e outro "Espaço" para seus projetos. Cada Espaço é uma grande área onde um trabalho específico é realizado.
• Pastas: Dentro do seu "Espaço", você pode ter pastas. Elas são como diferentes salas dentro desse prédio. Um "Espaço de Marketing" pode ter uma pasta "Redesign de Website" e outra "Redesign de Website".Mídias sociais Pasta de campanhas. Elas ajudam a organizar projetos relacionados ao grupo.
• Listas: Dentro de cada "Pasta" (ou, às vezes, diretamente em um "Espaço", caso não precise de uma pasta), você encontrará "Listas". Elas são como as prateleiras ou gavetas individuais de um cômodo. Cada "Lista" contém todas as tarefas de um projeto ou tópico específico. Por exemplo, sua pasta "Redesign do Site" pode ter uma "Lista de Tarefas de Design" e uma "Lista de Tarefas de Conteúdo".

Por que isso é importante?

Essa hierarquia ajuda você a manter todas as suas tarefas, anotações e projetos bem separados, mas ainda conectados. 

Isso garante que você sempre encontrará o que procura, seja uma grande meta da empresa ou uma pequena tarefa do dia.

3. Navegando pela interface

Ao fazer login, você verá uma tela principal. Não se sinta sobrecarregado!

Na verdade, é bem fácil se locomover depois que você conhece alguns lugares.

• Barra lateral (lado esquerdo): Este é o seu painel de controle principal. Aqui você verá seus "Espaços", "Pastas" e "Listas". É assim que você navega entre as diferentes partes do seu trabalho. Você também encontrará links rápidos para sua "Página Inicial", "Notificações" e "Painéis" (sobre os quais falaremos mais adiante). mais tarde).
• Barra superior: Na parte superior, você verá itens como a busca (super prática!), botões de criação rápida para novas tarefas e sua foto de perfil, onde você pode alterar as configurações do usuário.
• Conteúdo principal: Este é o grande espaço no meio. Ele muda dependendo do que você clica na barra lateral. Se você clicar em uma "Lista", verá todas as tarefas dessa lista aqui. Se estiver visualizando um modelo, verá os detalhes dele nesta área.

Familiarizar-se com essas áreas principais tornará o uso do ClickUp muito mais tranquilo.

Reserve alguns minutos para explorar e ver o que está disponível. Você pegará o jeito rapidinho!

Construindo seu espaço de trabalho: configurando seu primeiro projeto

Agora que você já conhece um pouco sobre a hierarquia do ClickUp.

Chegou a hora de construir seu próprio ClickUp Workspace e configurar sua primeira área de gerenciamento de projetos.

Pense nisso como preparar suas ferramentas antes de começar a construir algo legal.

1. Criando um Novo Espaço

Toda grande jornada no ClickUp começa com um Espaço. É aqui que seu trabalho principal ou departamento fica localizado.

Eis como fazer um:

1. Observe a barra lateral esquerda. Normalmente você verá um sinal de mais (+) ao lado de "Espaços" ou "Adicionar espaço". Clique nele!
2. Clique em “Novo espaço”.
3. O ClickUp pedirá que você dê um nome ao seu Espaço. Escolha algo claro, como "Departamento de Marketing", "Projetos de Clientes" ou "Minhas Tarefas Pessoais".
4. Você pode escolher uma cor para o seu espaço – isso facilita a localização dele!
5. Clique em "Avançar".
6. O ClickUp pode perguntar sobre alguns recursos que você deseja ativar para este Espaço, como "Prioridades" ou "Etiquetas". Não se preocupe muito com isso agora; você sempre poderá alterá-los mais tarde.
7. Clique em "Criar espaço".

E assim, sem mais nem menos, você tem sua própria área exclusiva!

2. Adicionando pastas e listas

Depois de criar um Espaço, você vai querer adicionar Pastas e Listas para organizar seus projetos.

É aqui que a estrutura do ClickUp realmente ajuda a manter tudo organizado.

• Adicionando uma pasta: Se o seu Espaço for grande e tiver muitos projetos, adicione uma Pasta. Por exemplo, no seu Espaço "Departamento de Marketing", você pode adicionar uma Pasta chamada "Campanhas de Marketing do 3º Trimestre".
  1. Clique no + Assine ao lado do nome do seu espaço.
  2. Selecione “Nova pasta”.
  3. Dê um nome à sua pasta e clique em "Criar".
• Adicionando uma lista: As listas são onde suas tarefas reais ficam armazenadas. Você pode adicionar listas dentro de pastas ou diretamente em um espaço, caso não precise de uma pasta. Digamos que, dentro da sua pasta "Campanhas de Marketing do 3º Trimestre", você precise de uma lista para "Publicações em Mídias Sociais".
  1. Clique no + Assine ao lado de uma pasta (ou do nome do seu espaço).
  2. Selecione “Nova lista”.
  3. Dê um nome à sua lista e clique em "Criar".

Agora você está construindo um caminho claro para o seu trabalho!

3. Compreendendo as visualizações em lista: a maneira como você vê seu trabalho

O ClickUp é incrível porque permite visualizar suas tarefas de diversas maneiras.

Essas são chamadas de "Visões". Elas não alteram suas tarefas, apenas a maneira como você as enxerga.

Essa é uma das principais razões pelas quais o ClickUp é uma ferramenta de gerenciamento de projetos tão flexível.

Aqui estão alguns exemplos comuns:

• Visualização em lista: Esta é a visualização mais básica e comum. Parece uma lista de verificação simples ou uma planilha. Você verá todas as suas tarefas uma após a outra, geralmente com o nome, o responsável e a data de vencimento. É ótimo para ter uma visão geral de tudo.
• Visão do quadro (Kanban): Imagine um quadro branco com post-its. Essa é a Visualização em Quadro! As tarefas aparecem como cartões em colunas (como "A Fazer", "Em Andamento", "Concluído"). Você pode arrastar e soltar os cartões de uma coluna para outra à medida que as tarefas avançam. Essa visualização é super visual e muito popular para acompanhar o fluxo de trabalho.
• Visualização em calendário: Quer ver seus prazos em um calendário? A Visualização de Calendário organiza todas as suas tarefas por data de vencimento. Isso ajuda você a planejar sua semana ou mês e identificar possíveis conflitos.
• Visualização em tabela: Essa visualização é muito parecida com uma planilha. Você pode adicionar colunas para diferentes tipos de informação, como orçamentos ou detalhes específicos. É uma ferramenta poderosa para classificar e filtrar suas tarefas. Você pode até adicionar campos personalizados para acompanhar informações exclusivas importantes para o seu projeto.
• Visão de Gantt: Para projetos maiores, a Visualização de Gantt mostra as tarefas em uma linha do tempo, incluindo como uma tarefa depende da outra. É útil para visualizar todo o cronograma de gerenciamento do projeto de uma só vez.

Você pode alternar facilmente entre essas visualizações procurando os botões "Visualizar" na parte superior da sua lista. Experimente! 

Gerenciando tarefas

É aqui que o trabalho de verdade acontece, e o ClickUp torna o gerenciamento de tarefas fácil e claro para você e sua equipe.

1. Criação e atribuição de tarefas

As tarefas são os elementos básicos de qualquer projeto. No ClickUp, criar uma é muito fácil:

1. Clique no botão "Nova Tarefa": Você geralmente encontrará este botão grande e amigável na parte superior de qualquer Lista ou, às vezes, um sinal de mais (+) na barra lateral.
2. Dê um nome claro à sua tarefa: Algo como "Escrever introdução para postagem de blog" ou "Avaliar designs de sites".
3. Atribua-o: Quem é o responsável por esta tarefa? Clique no campo "Responsável" e escolha uma pessoa (pode ser você mesmo!). Isso deixa claro quem precisa realizar o trabalho.
4. Defina uma data de vencimento: Quando essa tarefa precisa ser concluída? Escolha uma data no calendário. Isso ajuda todos a manterem-se dentro do cronograma.

Pronto! Sua tarefa básica foi criada e está pronta para ser executada.

2. Adicionando detalhes às tarefas: enriquecendo suas tarefas

Um nome para a tarefa e uma data de vencimento são bons, mas adicionar mais detalhes torna as tarefas muito mais úteis.

• Descrição: Isso é como o corpo de um e-mail para sua tarefa. Explique. o que precisa ser feito, por que É importante, e quaisquer instruções específicasVocê pode até mesmo criar um link para um Doutor Clique aqui para obter informações mais detalhadas.
• Subtarefas: Às vezes, uma tarefa grande é dividida em etapas menores. Por exemplo, "Planejar uma campanha de marketing" pode ter subtarefas como "Pesquisar palavras-chave", "Criar imagens para mídias sociais" e "Agendar e-mails". As subtarefas ajudam a dividir grandes tarefas em etapas menores, tornando-as menos intimidantes.
• Listas de verificação: Para listas de tarefas simples dentro de uma atividade, use uma lista de verificação. Se sua tarefa for "Arrumar as malas para a viagem", sua lista de verificação pode ser "Escova de dentes", "Roupas", "Passaporte".
• Anexos: Precisa compartilhar um arquivo, uma imagem ou um documento relacionado à tarefa? Basta anexá-lo diretamente à tarefa. Chega de procurar em e-mails!

Ao adicionar esses detalhes, você cria uma visão completa para qualquer pessoa que esteja analisando a tarefa, garantindo que nada seja esquecido.

3. Status das tarefas: acompanhamento do progresso

Como saber se uma tarefa foi iniciada, concluída ou está travada? É aí que entram os status das tarefas.

O ClickUp geralmente possui status básicos como:

• Abrir: A tarefa ainda não foi iniciada.
• Completo: Tarefa concluída! Ótimo trabalho!
• Fechado: Às vezes usado para tarefas que foram concluídas e arquivadas, ou que não são mais necessárias.

Mas você também pode criar seus próprios status para se adequarem a como você os usa. seu Trabalho em equipe. Para um projeto de design, você pode ter: "A fazer", "Em revisão", "Revisões necessárias" e "Aprovado". Os status personalizados oferecem uma visão precisa do progresso e ajudam a tornar isso seu projeto mais eficiente. guia definitivo para a eficiência do fluxo de trabalho.

4. Prioridades: Em que trabalhar primeiro?

Nem todas as tarefas têm a mesma importância. O ClickUp permite que você defina prioridades:

• Urgente: Precisa ser feito imediatamente!
• Alto: Muito importante, trabalhe nisso em breve.
• Normal: Importância padrão.
• Baixo: Pode esperar um pouco.

Definir prioridades ajuda você e sua equipe a saberem em que se concentrar primeiro, especialmente quando há muitas tarefas a serem feitas.

5. Comentários e Colaboração

Discutir tarefas diretamente dentro da própria tarefa é um divisor de águas. É assim que você colabora de forma eficaz com os membros da sua equipe no ClickUp.

• Adicionar comentários: Clique na seção "Comentários" em qualquer tarefa. Você pode digitar mensagens, fazer perguntas ou fornecer atualizações.
• @Menções: Quer chamar a atenção de alguém? Digite @ seguido de seu nome (como @John DoeEles receberão uma notificação, para que saibam que você precisa da opinião deles.
• Anexar arquivos aos comentários: Você pode até anexar novos arquivos ou capturas de tela diretamente aos comentários, caso isso ajude a explicar algo.

Isso mantém todas as discussões sobre uma tarefa em um só lugar.

Chega de vasculhar longas trocas de e-mails para descobrir o que foi decidido!

Essa comunicação simplificada, juntamente com recursos como controle de tempo e opções de integração úteis.

Isso realmente coloca o ClickUp na vanguarda da gestão de tarefas.

Automatizando seu fluxo de trabalho

Imagine ter um ajudante que realiza tarefas repetitivas para você.

É assim que funcionam as automações no ClickUp!

Elas economizam seu tempo e fazem com que seu software de gerenciamento de projetos funcione de forma mais inteligente.

1. Compreendendo as Automações

O que são automações? Simplificando, são regras que você configura no ClickUp que dizem: "Se isso acontecer, faça aquilo". É como criar uma reação em cadeia.

• Exemplo 1: Se o status de uma tarefa mudar para "Concluída", mova automaticamente essa tarefa para uma lista "Concluída".
• Exemplo 2: Ao criar uma nova tarefa em uma lista específica, ela será atribuída automaticamente ao designer responsável.

Por que isso é tão útil? Porque reduz todos aqueles pequenos passos manuais que você e sua equipe precisam realizar.

Isso permite que você se concentre nas partes importantes de seus projetos e tarefas, e não no trabalho burocrático.

2. Criando Automações Simples

Configurar um automação É mais fácil do que você imagina.

O ClickUp oferece muitos modelos de automação prontos para uso, ou você pode criar os seus próprios.

Aqui está uma ideia básica de como você configuraria um (os passos exatos podem variar um pouco dependendo da sua versão do ClickUp, mas a ideia é a mesma):

1. Acesse a lista ou pasta onde deseja que a automação ocorra.
2. Procure por "Automatizar" ou "Automações", geralmente perto do topo ou nas configurações da lista.
3. Clique em “Adicionar Automação”.
4. Você escolherá um "Gatilho" (a parte "Se isso acontecer"). Isso pode ser "Alterações de status", "Tarefa criada", "Data de vencimento chega" e assim por diante.
5. Em seguida, você escolhe uma "Ação" (a parte "e então faça isso"). Isso pode ser "Alterar status", "Atribuir tarefa", "Mover tarefa", etc.

O ClickUp também possui recursos especiais chamados ClickApps que permitem ativar funções extras.

E algumas delas estão integradas a sistemas de automação para maximizar sua eficiência. 

Por exemplo, se você tiver o ClickApp "Controle de Tempo" ativado, poderá configurar uma automação para iniciar o controle de tempo quando o status de uma tarefa mudar para "Em Andamento".

3. Modelos: Reutilizando seus melhores trabalhos

Você já criou alguma configuração de projeto que funcionou perfeitamente?

Com modelos, você não precisa criar tudo do zero todas as vezes!

O ClickUp permite salvar praticamente qualquer coisa como um modelo:

• Modelos de lista: Se você costuma iniciar projetos e tarefas semelhantes, salve uma Lista com seus status, campos personalizáveis ​​e até mesmo algumas tarefas predefinidas como um modelo. Por exemplo, uma Lista de "Integração de Clientes" poderia ser salva como um modelo.
• Modelos de pastas: Se você tiver um grupo de listas que sempre são usadas juntas para um tipo específico de trabalho, salve a pasta inteira como um modelo.
• Modelos de espaço: Para fluxos de trabalho muito grandes e repetitivos, você pode até economizar um tempo inteiro. ClickUp Space como um modelo!

É muito mais rápido! Esta seção mostra como automatizar processos.

Assim você não precisa ficar verificando o seu caixa de entrada Para atualizações, o ClickUp cuida disso para você. 

Esta é uma parte importante de qualquer bom índice para dominar o ClickUp.

Acompanhamento do progresso e elaboração de relatórios.

Você aprendeu como criar tarefas e iniciar o trabalho. 

Como você pode ter uma visão mais ampla dos seus projetos e do trabalho da sua equipe?

É aí que entra o rastreamento e... do ClickUp reportagem Entram em cena as ferramentas. Elas ajudam você a ver exatamente qual é a sua situação.

1. Painéis de controle: Seu centro de comando

Considere um painel de controle como seu centro de controle de missão pessoal.

É uma tela única onde você pode visualizar todas as informações mais importantes sobre seus projetos e tarefas de forma rápida e prática.

Você pode escolher o que aparece no seu painel de controle.

Funciona assim:

• O que eles mostram: Você pode adicionar diferentes "widgets" ao seu painel. Esses widgets são como mini-relatórios. Você pode ter um widget que mostre:
  • Todas as tarefas que lhe forem atribuídas.
  • Tarefas com vencimento esta semana.
  • Quantas tarefas estão "Em andamento"?
  • Um gráfico mostrando quantas tarefas cada membro da equipe está executando.
• Por que eles são ótimos: Em vez de clicar em várias listas diferentes, seu Painel reúne tudo o que é importante em um só lugar. Isso ajuda você a ver rapidamente o que está no caminho certo e o que precisa da sua atenção. Você pode até criar Painéis diferentes para finalidades diferentes — um para você, um para sua equipe e um para seu chefe.

2. Widgets de Relatórios: Visualizando seus Dados

Os painéis de controle utilizam diferentes widgets de relatório para mostrar representações gráficas dos seus dados.

Isso é muito mais fácil de entender do que simplesmente olhar para longas listas de tarefas.

Alguns widgets de relatório comuns incluem:

• Relatórios de Progresso das Tarefas: Essas informações mostram quantas tarefas foram concluídas, quantas ainda estão em aberto e onde podem estar ocorrendo problemas.
• Relatórios de controle de tempo: Se você monitora o tempo gasto em tarefas, esses relatórios mostram exatamente como suas horas estão sendo utilizadas. Isso é extremamente útil para entender os custos do projeto ou quanto tempo tarefas semelhantes podem levar no futuro.
• Gestão da carga de trabalho: Esses widgets podem mostrar se algum membro da equipe tem muitas tarefas atribuídas ou se alguém está com capacidade ociosa. Isso ajuda a distribuir o trabalho de forma justa entre os membros da equipe.

These visual reports help you spot problems early and make smarter decisions.

3. Controle do tempo: Entendendo para onde o tempo vai

Você já se perguntou quanto tempo realmente gasta em diferentes tarefas? O ClickUp tem um cronômetro integrado que pode te ajudar a descobrir isso.

• Como funciona: Você pode iniciar um cronômetro diretamente em uma tarefa assim que começar a trabalhar nela e pará-lo quando terminar. O ClickUp registra o tempo automaticamente.
• Por que usá-lo?
  • Isso ajuda você a entender quanto tempo as tarefas realmente levam, o que é ótimo para o planejamento de projetos futuros.
  • Se você cobra dos clientes por hora, isso facilita o controle do tempo faturável.
  • Isso pode ajudar você a perceber se está gastando muito tempo em certas atividades e onde poderia ser mais eficiente.

4. Metas e OKRs

O ClickUp não se limita a pequenas tarefas; ele também pode ajudá-lo a acompanhar seus objetivos maiores.

• Definição de metas: Você pode definir metas no ClickUp, como "Lançar um novo site até dezembro de 2025" ou "Aumentar as vendas em 10% neste trimestre".
• Acompanhamento do progresso: Você pode vincular tarefas diretamente a essas metas. À medida que você conclui tarefas relacionadas a uma meta, o ClickUp mostrará o seu progresso em direção a ela.
• Como isso ajuda: Essa funcionalidade ajuda todos na equipe a ver como seu trabalho diário se conecta ao panorama geral. Ela mantém todos remando na mesma direção e garante que vocês estejam sempre trabalhando em prol do que realmente importa.

Conclusão

Já abordamos muita coisa neste guia, certo?

Você aprendeu como configurar seu espaço de trabalho. 

É uma ferramenta que ajuda você a reunir todo o seu trabalho em um só lugar. Ela permite que você se mantenha organizado.

Isso facilita o trabalho em equipe e ajuda você a ser mais produtivo sem se sentir tão estressado.

Então, o que você está esperando? Comece a usar o ClickUp hoje mesmo. 

Você ficará surpreso com o quanto sua vida profissional pode se tornar mais clara e produtiva.

A ClickUp está pronta para te ajudar a desbloquear o seu melhor trabalho.

Alternativas ao Clickup

Aqui estão algumas alternativas a serem consideradas, cada uma com seus pontos fortes:

• Montagem: Concentra-se em anotações de reuniões, resumos e itens de ação com tecnologia de IA.
• Noção: Integra a IA diretamente no Notion para escrever, resumir e fazer brainstorming dentro dos seus documentos.
• vaga-lumes: Especializa-se em transcrever, resumir e analisar conversas de áudio de reuniões.
• Capacidades: Uma base de conhecimento e ferramenta de anotações que ajuda você a conectar suas ideias e ativos digitais visualmente.
• Taskade: Oferece um espaço de trabalho unificado com tarefas, anotações e bate-papo por vídeo, ótimo para colaboração em equipe e criação de mapas mentais.
• Notejoy: Um aplicativo de notas colaborativo rápido e simples, projetado para que equipes compartilhem e organizem informações com agilidade.
• Notta: Oferece transcrição e sumarização com tecnologia de IA para áudio, vídeo e conversas ao vivo.
• Arte: Um editor de documentos que combina notas, documentos e wikis, oferecendo uma maneira elegante e estruturada de organizar informações.
• ConheçaGeek: Um assistente de reuniões com inteligência artificial que grava, transcreve e resume suas reuniões, destacando os momentos principais.
• Membro IA: Um espaço de trabalho auto-organizável que usa IA para conectar suas anotações, ideias e informações, facilitando a localização de qualquer coisa.
• Evernote: Um aplicativo clássico para anotações que permite capturar, organizar e encontrar informações em todos os seus dispositivos.
• Microsoft OneNote: Um bloco de notas digital da Microsoft para coleta de informações em formato livre e colaboração multiusuário.

Perguntas frequentes