Como usar o Zoho Books: um guia passo a passo em 2025

Está com dificuldades para controlar as finanças da sua empresa?

Pode parecer uma verdadeira dor de cabeça, não é?

Você não está sozinho! 

Muitos pequenas empresas Os proprietários têm dificuldade em gerenciar faturas, contas e outras tarefas financeiras.

E se houvesse uma maneira de simplificar isso?

Pronto para aprender como essa ferramenta pode facilitar um pouco a sua vida? Vamos dar uma olhada em como... usar Zoho Livros!

Zoho Books

Junte-se às mais de 80.000 empresas que aproveitam os poderosos recursos do Zoho Books, como faturamento automatizado e informações em tempo real. reportagemExplore nossos planos personalizados e veja como o Zoho Books pode simplificar sua vida. contabilidade.

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Configurando sua conta do Zoho Books

Ok, vamos começar a usar o Zoho Books!

Pense nisso como instalar um novo aplicativo no seu celular.

Este guia irá orientá-lo nos primeiros passos.

Inscrição

• • Como você consegue seu próprio espaço no Zoho Books? Primeiro, acesse o site deles e se cadastre. Geralmente é bem fácil – você precisa informar seu nome, e-mail e criar uma senha.
  • Você sabia que o Zoho Books oferece diferentes planos? É como escolher um tamanho para algo. Eles têm planos para pequenas empresas e maiores.
  • Qual plano você deve escolher? Bem, pense no tamanho da sua empresa e nas suas necessidades. Se você está começando, um plano menor pode ser suficiente. Conforme você cresce, sempre pode optar por um plano maior.

Configuração inicial

• • Que informações o Zoho Books precisa ter sobre sua empresa? Pense nisso como uma apresentação da sua empresa. Provavelmente você precisará inserir o nome da sua empresa, endereço e possivelmente algumas outras informações básicas.
  • Você também pode configurar seu espaço especial no Zoho Books, como se fosse seu perfil. É aqui que ficam as informações da sua empresa.
  • Sabe o que mais? Você pode até mudar um pouco a aparência do seu Zoho Books para que ele fique mais com a sua cara.

Navegando pelo painel de controle

• • Ao fazer login, você verá uma página principal – esse é o painel de controle. É como a tela inicial do... software de contabilidadeVocê pode ver informações importantes aqui rapidamente.
  • O Zoho Books possui diferentes seções para várias tarefas, como gerenciar clientes, enviar faturas e controlar as finanças. Essas seções são chamadas de módulos. Você se acostumará rapidamente com a localização de tudo.
  • Quer saber como está o desempenho da sua empresa? O painel de controle geralmente exibe informações financeiras importantes de forma rápida, como quem lhe deve dinheiro ou quanto você lucrou.

Conectando suas contas bancárias

• • Por que você deve conectar seu banco ao Zoho Books? Isso pode economizar muito tempo! Em vez de digitar cada transação, o Zoho Books pode importá-las automaticamente.
  • Não se preocupe, geralmente é seguro conectar sua conta bancária e seu cartão de crédito. O Zoho Books utiliza métodos especiais para manter suas informações seguras.
  • Sim, na maioria das vezes, o Zoho Books consegue capturar suas transações automaticamente, então você não precisa digitá-las.

Configurando usuários e funções

• • Outras pessoas na sua empresa precisam usar o Zoho Books? Talvez seu sócio ou alguém que ajude com as questões financeiras?
  • Você pode adicioná-los como usuários ao seu Zoho Books.
  • É inteligente atribuir tarefas diferentes a pessoas diferentes no Zoho Books. Essas tarefas são chamadas de funções. Por exemplo, alguém pode ser capaz de emitir faturas, mas não de alterar configurações importantes.
  • Dessa forma, você pode controlar quem vê e faz o quê em seu CRM e áreas financeiras.

Viu? Começar a usar o Zoho Books não é tão complicado.

Vá com calma, um passo de cada vez, e você pegará o jeito! Você pode até integrá-lo com outras ferramentas que você já utiliza.

Por exemplo, você pode configurar opções de pagamento online para que seus clientes possam pagar com facilidade.

Gerenciando seus contatos

Considere seus contatos no Zoho Books como a agenda de endereços do seu telefone.

Mas para seus parceiros de negócios – seus clientes e as pessoas de quem você compra coisas (fornecedores).

Manter isso organizado ajuda muito!

1. Adicionando clientes:
   • Como adicionar um novo cliente ao Zoho Books? Você pode digitar as informações dele manualmente.
   • Tenho vários clientes já cadastrados em algum outro lugar, talvez até em... QuickBooksGeralmente, você pode importar essa lista para o Zoho Books, assim não precisa inserir as informações de todos manualmente novamente.
   • Que informações você deve guardar para cada cliente? Dados como nome, e-mail, número de telefone e endereço são extremamente úteis.
   • Você também pode agrupar seus clientes. Talvez alguns comprem muito e outros pouco. Agrupar os clientes pode ajudar no controle das compras.
2. Gerenciamento de dados do cliente:
   • Precisa alterar o endereço ou o número de telefone de um cliente? É fácil editar as informações dele.
   • Às vezes, uma empresa pode ter várias pessoas diferentes com quem você pode falar. Você pode adicionar todos esses contatos ao mesmo cliente.
   • Quer ver todas as faturas e pagamentos de um cliente? O Zoho Books mantém um histórico de todas as suas transações.
3. Adicionando fornecedores:
   • Adicionar fornecedores – as pessoas de quem você compra suprimentos ou serviços – é praticamente igual a adicionar clientes. Você digita os dados deles.
   • Assim como acontece com os clientes, se você tiver uma lista de seus fornecedores em outro lugar, provavelmente poderá importá-la.
   • O que você deve lembrar sobre seus fornecedores? O nome deles, informações de contato e, talvez, os dados de pagamento.
4. Gerenciamento de detalhes do fornecedor:
   • Se um fornecedor alterar o endereço ou a pessoa de contato, você pode atualizar essas informações facilmente no Zoho Books.
   • Já se perguntou quanto você pagou a determinado fornecedor ao longo do tempo? O Zoho Books mantém um registro de todas as suas compras feitas com ele.
5. Grupos de contato:
   • Por que agrupar clientes ou fornecedores? Pode ser útil para enviar e-mails para várias pessoas ao mesmo tempo ou para oferecer promoções especiais a grupos específicos de clientes.
   • Você pode categorizar seus clientes em diferentes grupos, como "clientes regulares" ou "clientes em uma área específica". Você pode fazer o mesmo para seus fornecedores.
   • Sim, depois de criar grupos, você pode enviar e-mails para todos os membros do grupo ou até mesmo definir regras específicas que se aplicam somente a eles. Por exemplo, você pode oferecer um desconto para um determinado grupo de clientes. Você também pode visualizar o saldo devedor deles. E pode até mesmo manter um recibo digital das suas comunicações com eles.

Dominando as Vendas: Faturas e Orçamentos

Agora, vamos falar sobre como receber o pagamento!

Esta seção do Zoho Books ajuda você a enviar faturas e orçamentos aos seus clientes.

Elaboração de orçamentos

• • Quando devo enviar um orçamento? Normalmente, antes de iniciar o trabalho ou vender algo, para que o cliente saiba quanto custará.
  • Como faço para criar um novo orçamento no Zoho Books? Geralmente há um botão que diz "Novo Orçamento" ou algo semelhante. Clique nele!
  • O que você deve incluir em um orçamento? Liste as coisas que você vai fazer ou vender, quantas e quanto custa cada uma.
  • Sabe o que mais? Você pode dar um toque profissional aos seus orçamentos adicionando o logotipo da sua empresa.
  • Quando estiver tudo certo, você pode enviar para o seu cliente por e-mail diretamente do Zoho Books.

Convertendo orçamentos em faturas

• • O que acontece depois que um cliente diz "sim" ao seu orçamento? Você precisa faturar para ele!
  • Boas notícias! O Zoho Books permite que você transforme facilmente um orçamento em uma fatura com apenas alguns cliques. Isso evita que você precise digitar tudo novamente.
  • Você ainda pode fazer pequenas alterações na fatura, se necessário, antes de enviá-la.

Criação de faturas

• • Como criar uma fatura do zero? Assim como nos orçamentos, geralmente há um botão "Nova Fatura".
  • Quais são as informações importantes que devem constar em uma fatura? O nome da sua empresa, o nome do seu cliente, o que ele comprou, o preço e a data de pagamento.
  • Você adiciona cada item que eles compraram ou cada serviço que você prestou como uma linha separada na fatura, juntamente com o preço.
  • Você também pode adicionar descontos, caso esteja oferecendo algum, e o sistema calculará os impostos automaticamente.

Personalizando faturas

1. • Quer que suas faturas pareçam ter vindo da sua empresa moderna?
   • Você pode adicionar a foto (logotipo) da sua empresa para dar um aspecto mais oficial.
   • Você pode até personalizar a aparência da fatura, incluindo cores, fontes e informações exibidas.

Ao lidar com vendas, às vezes você pode precisar criar um pedido de venda primeiro.

É como uma promessa do cliente de efetuar uma compra. 

Para as coisas você Para comprar, você usaria ordens de compra. 

Todas essas informações acabam sendo incorporadas ao seu plano de contas, que funciona como um mapa de todo o seu dinheiro.

Você pode até automatizar algumas dessas etapas para economizar tempo!

Gerenciando Compras: Contas a Pagar e Despesas

Esta seção trata exclusivamente de dinheiro. você gastar para administrar seu negócio.

Isso ajuda você a controlar as contas dos seus fornecedores e outros custos.

Criação de Projetos de Lei

• • Como você mantém um registro das faturas que recebe das pessoas de quem compra? Você cria uma fatura no Zoho Books.
  • Que informações devem constar em uma fatura? Coisas como de quem você comprou, o que você comprou, quanto custou e quando vence.
  • Se você tiver a fatura impressa original, geralmente é possível anexar uma foto ou digitalização dela à fatura no Zoho Books. Isso ajuda a manter tudo organizado.

Gerenciando contas

• • Como você se lembra das datas de vencimento das suas contas? O Zoho Books te ajuda a controlar esses prazos.
  • Após pagar uma conta, você a marca como "paga" no sistema.
  • Você também registra como pagou a conta – foi com cheque, cartão de crédito ou talvez até por meio de plataformas de pagamento, caso seu fornecedor as utilize?

Despesas de registro

• • E quanto a outros gastos que você faz e que não são contas de fornecedores? Como comprar material de escritório ou pagar gasolina? Esses são os chamados gastos.
  • Você pode inserir essas despesas manualmente no Zoho Books.
  • É uma boa ideia categorizar suas despesas, como "materiais de escritório" ou "viagemAssim você sabe para onde está indo seu dinheiro. Isso faz parte de uma boa gestão financeira.

Relatórios de despesas

1. • Seus funcionários gastam dinheiro em coisas para a empresa?
   • Eles podem preencher relatórios de controle de despesas para mostrar o que gastaram.
   • Você pode configurar uma forma de aprovar esses relatórios no Zoho Books.
   • Após a aprovação, você poderá reembolsar seus funcionários.

Integrações: Ampliando o poder do Zoho Books

Pense nas integrações como a conexão de diferentes aplicativos no seu celular para que eles possam se comunicar e funcionar melhor juntos.

O Zoho Books pode se conectar com outros softwares para fazer ainda mais coisas legais!

Explorando integrações

• • Você sabia que a Zoho tem outros aplicativos além do Zoho Books? Como um para acompanhar os clientes (CRM), uma para gerenciar os itens que você tem em estoque (Inventário) e outra para trabalhar em projetos (Projetos).
  • Ao conectar esses aplicativos Zoho, eles podem compartilhar informações e facilitar o trabalho. Por exemplo, quando você realiza uma venda no seu CRM, ela aparecerá automaticamente no Zoho Books.
  • O Zoho Books também pode se conectar com aplicativos que não são desenvolvidos pela Zoho – esses são chamados de aplicativos de terceiros.
  • Que tipos de aplicativos de terceiros? Coisas como gateways de pagamento para que as pessoas possam pagar você online, ou plataformas de comércio eletrônico se você vende produtos online.

Conectando integrações

• • Como faço para o Zoho Books se comunicar com esses outros aplicativos? Normalmente, há uma seção nas configurações onde você encontra uma lista de aplicativos aos quais pode se conectar.
  • Você clica no aplicativo ao qual deseja se conectar e segue os passos. Às vezes, é necessário inserir suas informações de login desse outro aplicativo.

Ao conectar o Zoho Books com outras ferramentas, você pode otimizar seus processos de negócios de forma eficaz.

Por exemplo, se você usar o Zoho CRM, não precisará inserir as informações do cliente em dois lugares.

Tudo funciona em conjunto!

Algumas integrações podem até oferecer um período de teste gratuito para que você possa verificar se elas são adequadas para o seu negócio.

Concluindo

Então, esse é o resumo de como usar o Zoho Books!

Pode parecer muita coisa no início, mas depois que você pegar o jeito, isso pode realmente ajudar a manter as finanças da sua empresa em ordem.

Desde o envio de faturas até o controle dos seus débitos.

Isso reúne muitas ferramentas em um só lugar.

Lembre-se de fazer coisas como a conciliação regular. 

Ao usar o Zoho Books para gerenciar seu dinheiro.

Você pode realmente simplificar o fluxo de trabalho da sua empresa e gastar menos tempo se estressando com números e mais tempo fazendo o que você gosta!

Perguntas frequentes