Hướng dẫn nhanh
Hướng dẫn này bao gồm tất cả các tính năng của Zoho Books:
- Bắt đầu — Create your Zoho Books account and finish the initial setup
- Cách sử dụng tự động hóa kế toán — Set workflow rules that categorize expenses and send reminders automatically
- Hướng dẫn sử dụng hệ thống hóa đơn và kế toán hợp nhất. — Create invoices and post transactions inside one accounting software
- Hướng dẫn sử dụng tính năng cộng tác và quản lý cổng thông tin — Give clients and your accountant portal access to shared documents
- Hướng dẫn sử dụng kế toán trên điện thoại di động — Capture receipts on Android or iOS using the app OCR scanner
- Hướng dẫn cách sử dụng chức năng Tạo, Gửi và Theo dõi Báo giá — Send estimates, then convert an accepted quote into a sales order
- Cách sử dụng quản lý dự án — Track time, project budgets, and billable tasks for client work
- Hướng dẫn sử dụng hệ sinh thái Zoho — Connect CRM, Inventory, and other Zoho services to one account
- Hướng dẫn sử dụng Sổ tay — Post adjusting entries and keep your trial balance accurate
- Hướng dẫn sử dụng Zoho Analytics — Build deeper financial reports beyond the built in reports module
Thời gian cần thiết: 5 phút cho mỗi phim
Cũng trong hướng dẫn này: Mẹo chuyên nghiệp | Những lỗi thường gặp | Khắc phục sự cố | Chạy | Các lựa chọn thay thế
Tại sao nên tin tưởng hướng dẫn này?
I’ve run a small agency’s books in Zoho Books for eight months and tested every feature here.
This tutorial comes from real hands on work, not vendor screenshots.
Zoho Books is cloud based kế toán software that covers invoicing, expenses, and tax in one account.
Most people use maybe a quarter of it.
This guide shows you Cách sử dụng Zoho Books properly, feature by feature.
Hướng dẫn từng bước, kèm ảnh chụp màn hình và mẹo chuyên nghiệp.
Hướng dẫn sử dụng Zoho Books
This How to Use Zoho Books tutorial walks through every module, from the first login to advanced workflows.
Zoho Books
Run your invoices, expenses, and bank reconciliation from one account. Zoho Books delivers around 90% of what the big names offer at roughly half the cost. Start free, no credit card needed.
Hướng dẫn bắt đầu sử dụng Zoho Books
Finish this one time setup before you touch any feature.
It takes about ten minutes.
Bước 1: Tạo tài khoản của bạn
Go to the Zoho Books website and click Sign Up.
Enter your email, then sign in and pick your edition by country.
✓ Điểm kiểm tra: Kiểm tra của bạn hộp thư đến cho email xác nhận.
Bước 2: Cấu hình hồ sơ công ty của bạn
Open Settings and add your company name, address, currency, and fiscal year.
Set your tax preferences here too, including sales tax or VAT registration details.
Here’s the account I set up for this guide:
✓ Điểm kiểm tra: Your dashboard shows receivables, payables, and cash flow tiles.
Step 3: Import Your Opening Balances
Export data from your old kế toán systems as CSV files.
Import closing balances from last financial year as this year’s opening balances.
Then import your customers, vendors, items, and open sales and purchase transactions.
Zoho offers migration assistance if the import wizard trips on your file.
Check your trial balance afterwards and confirm every figure carried across.
Step 4: Connect Your Bank
Go to Banking and connect bank accounts or credit cards through the aggregator.
Bank feeds then pull transactions in daily for matching.
✅ Hoàn thành: Your Zoho Books account is live and ready for any feature below.
Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Zoho Books
Accounting Automation lets you hand repetitive kế toán tasks to Zoho Books.
Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.
Bước 1: Mở Cài đặt Tự động hóa
Go to Settings, then Tự động hoá, then Workflow Rules.
Pick the module you want the rule to watch.
Step 2: Build Your Rule
Choose a trigger event, such as an invoice passing its due date.
Then choose the action: an email alert, a field update, or a webhook.
Đây là hình ảnh minh họa:
✓ Điểm kiểm tra: Your new rule shows as Active in the workflow rules list.
Step 3: Add Recurring Invoices
Open the Invoices module and switch to the Recurring Invoices tab.
Set the frequency and save.
✅ Kết quả: Repeat tasks now run without you touching them, which protects cash flow.
💡 Mẹo hay: Pair recurring invoices with payment reminders at day 3, day 7, and day 14.
Hướng dẫn sử dụng Zoho Books Unified Invoicing and Accounting
Hệ thống lập hóa đơn và kế toán thống nhất keeps billing and your ledger in one place.
Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.
Bước 1: Tạo hóa đơn
Open the Sales menu and click Invoices, then New.
Pick a customer and add items from your price lists.
Step 2: Attach Files and Send
Use the paperclip icon to attach files such as a signed contract.
Send the invoice as a PDF or share a payment link.
Đây là hình ảnh minh họa:
✓ Điểm kiểm tra: The invoice status moves from Sent to Paid or Partially Paid.
Bước 3: Ghi nhận khoản thanh toán
Click Record Payment when money lands, including partial amounts.
The entry posts to your accounts straight away.
✅ Kết quả: Every invoice you create now updates your books without double entry.
💡 Mẹo hay: Edit invoice templates under Settings first, so branding applies to every PDF you send.
How to Use Zoho Books Collaboration & Portal Manager
Quản lý cổng thông tin và hợp tác gives clients and staff their own login.
Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.
Bước 1: Mời nhóm của bạn
Go to Settings, then Users and Roles, then Invite User.
Assign a role that limits access to the modules they need.
Step 2: Switch On the Client Portal
Open a customer record and enable portal access for that contact.
Clients can then view invoices, estimates, and shared documents.
Đây là hình ảnh minh họa:
✓ Điểm kiểm tra: Invited users appear with a Pending or Active status.
Step 3: Add Your Accountant
Invite your accountant with the Accountant role.
That role is free on paid plans.
✅ Kết quả: Your clients self serve and your accountant works without emailing files back and forth.
💡 Mẹo hay: Give the accountant role read access to reports only until year end review starts.
Hướng dẫn sử dụng ứng dụng kế toán Zoho Books trên điện thoại di động
Kế toán di động turns your phone into a receipt scanner and approval desk.
Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.
Bước 1: Cài đặt ứng dụng
Download the Zoho Books app on Android hoặc iOS.
Sign in with the same login you use in the browser.
Step 2: Scan Your Receipts
Tap Expenses, then the camera icon, and photograph the receipt.
OCR reads the vendor, date, and total for you.
Đây là hình ảnh minh họa:
✓ Điểm kiểm tra: The scanned expense appears with the receipt image attached.
Step 3: Approve on the Move
Review pending bills and expenses from the notifications tab.
Approve or reject with one tap.
✅ Kết quả: Paper receipts stop piling up and your expenses stay current all month.
💡 Mẹo hay: There is no desktop app, so pin the web version to your taskbar for quick access.
Hướng dẫn sử dụng Zoho Books để tạo, gửi và theo dõi báo giá.
Tạo, gửi và theo dõi báo giá handles the stage before an invoice exists.
Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.
Step 1: Draft the Estimate
Open Sales, then Estimates, then New.
Add line items, taxes, and any discount you agreed.
Step 2: Send and Watch the Status
Email the quote and track whether the client has viewed it.
Statuses run from Draft to Sent to Accepted or Declined.
Đây là hình ảnh minh họa:
✓ Điểm kiểm tra: The estimate shows Accepted and a linked document appears underneath.
Step 3: Convert to a Sales Order
Once accepted, convert the estimate into a sales order or invoice.
Nothing gets retyped.
✅ Kết quả: Your quotes and purchase transactions now share one paper trail.
💡 Mẹo hay: Add an expiry date to every quote so old pricing cannot be claimed months later.
How to Use Zoho Books Project Manager
Quản lý dự án connects billable hours to the invoice you eventually send.
Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.
Step 1: Create the Project
Go to Time Tracking, then Projects, then New Project.
Choose a billing method and set the project budget.
Step 2: Log Time Against Tasks
Add tasks, then log hours with the timer or a manual entry.
Team members can log their own time too.
Đây là hình ảnh minh họa:
✓ Điểm kiểm tra: Logged hours show as billable and the budget bar updates.
Step 3: Bill the Client
Click Invoice from the project screen.
Unbilled hours flow onto the invoice automatically.
✅ Kết quả: Client work is billed accurately instead of guessed at the end of the month.
💡 Mẹo hay: Compare logged hours against the budget weekly to catch projects drifting over scope.
How to Use Zoho Books Ecosystem
Hệ sinh thái Zoho links your books to the rest of the Zoho suite.
Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.
Bước 1: Mở trang Tích hợp
Go to Settings, then Integrations.
You’ll see Zoho apps plus third party services.
Step 2: Connect the Apps You Use
Enable Zoho CRM to sync contact records and deals into customers.
Enable Zoho Inventory if you carry stock.
Đây là hình ảnh minh họa:
✓ Điểm kiểm tra: Each connected service shows a green Connected label.
Step 3: Add Payment Gateways
Connect online payment gateways such as Stripe, PayPal, or Razorpay.
Clients then pay straight from the invoice.
✅ Kết quả: Sales, stock, and billing data now move between apps without manual export.
💡 Mẹo hay: Connect payment gateways before your first invoice goes out, not after chasing a late payment.
Hướng dẫn sử dụng Sổ tay Zoho Books
Sổ tay hướng dẫn covers the entries no automation can guess for you.
Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.
Step 1: Open the Journal
Go to Accountant, then Manual Journals, then New Journal.
Enter the date and a short reference.
Step 2: Enter Debits and Credits
Pick accounts from your chart of accounts on each line.
Debits and credits must balance before Zoho Books saves.
Đây là hình ảnh minh họa:
✓ Điểm kiểm tra: The journal shows Published and totals match on both sides.
Step 3: Publish and Check
Click Publish, then open your trial balance.
Confirm the adjustment landed where you expected.
✅ Kết quả: Depreciation, accruals, and corrections are recorded properly in your books.
💡 Mẹo hay: Write a plain English note on every journal so future you understands the entry.
How to Use Zoho Books Analytics
Zoho Analytics extends reporting past the forty plus built in reports.
Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.
Step 1: Link Analytics
Open Settings, then Integrations, and connect Zoho Analytics.
Choose which modules to sync.
Step 2: Build a Dashboard
Drag fields onto the canvas to chart revenue, expenses, or receivables.
Save the view as a shared dashboard.
Đây là hình ảnh minh họa:
✓ Điểm kiểm tra: Your dashboard loads with live figures pulled from Zoho Books.
Step 3: Schedule Delivery
Set the report to email itself weekly or monthly.
Add your accountant and any partners.
✅ Kết quả: You get financial reports shaped around your việc kinh doanh, not generic templates.
💡 Mẹo hay: Start from a prebuilt template, then strip out charts nobody on your team reads.
Mẹo và phím tắt hữu ích cho Zoho Books Pro
After eight months in Zoho Books, these are the tips I actually use.
Phím tắt
| Hoạt động | Phím tắt |
|---|---|
| Tạo hóa đơn mới | c then i |
| Tạo khoản chi phí mới | c then e |
| Tìm kiếm toàn cầu mở | / |
| Save the open record | Alt + s |
| Show all shortcuts | Shift + ? |
Những tính năng ẩn mà hầu hết mọi người bỏ lỡ
- Custom functions: Sit under Settings, Automation, and run Deluge scripts on any trigger event.
- Price lists: Let you set different rates per customer without editing each invoice line.
- Document inbox: Email bills straight to a Zoho address and let OCR read the receipts.
- Scheduled reports: Send the balance sheet to your accountant monthly with no reminder needed.
- Contact person fields: Store several contacts per company so the right person gets each invoice.
Zoho’s own help resources cover migration, and the Zenatta Consulting channel handles advanced setups.
Những lỗi thường gặp khi sử dụng Zoho Books cần tránh
Mistake #1: Starting Before the Chart of Accounts Is Ready
❌ Sai: Recording months of transactions, then renaming accounts and breaking old reports.
✅ Bên phải: Build a clear chart of accounts that matches your tax and reporting needs first.
Mistake #2: Skipping Monthly Reconciliation
❌ Sai: Letting bank feeds pile up unmatched until year end panic sets in.
✅ Bên phải: Reconcile every account monthly, which catches errors and fraud sớm.
Mistake #3: Invoicing Without Sales Orders or Purchase Orders
❌ Sai: Billing from memory, then arguing with clients about what was actually delivered.
✅ Bên phải: Use transactional documents so services billed and inventory levels stay traceable.
Khắc phục sự cố Zoho Books
Problem: Bank Feeds Stop Updating
Gây ra: The aggregator lost its connection after your bank changed its login flow.
Sửa chữa: Open Banking, click the account, then Refresh Account and re authenticate.
Problem: Trial Balance Doesn’t Match After Import
Gây ra: Opening balances were imported after transactions, or a suspense account absorbed the difference.
Sửa chữa: Check the Opening Balance Adjustments account, then post a manual journal to correct it.
Problem: Invoice PDF Looks Wrong to Clients
Gây ra: The default template overrides the fields you edited on screen.
Sửa chữa: Go to Settings, Templates, and set your edited template as default for invoices.
Problem: Clients Cannot Open the Portal
Gây ra: Blocked browser cookies stop the portal session from loading.
Sửa chữa: Ask the client to allow cookies; the cookie policy Zoho publishes lists what each one stores.
Problem: Workflow Rules Never Fire
Gây ra: The rule is set to run on create only, so edits never trigger it.
Sửa chữa: Edit the rule and switch the execution type to create or edit.
📌 Ghi chú: If none of these help, contact Zoho Books support through the in app chat.
Zoho Books là gì?
Zoho Books is cloud based accounting software that handles your whole kế toán cycle online.
Think of it as your ledger, invoice book, and filing cabinet in one browser tab.
Hãy xem đoạn video tổng quan ngắn này:
Nó bao gồm các tính năng chính sau:
- Tự động hóa kế toán: Set workflow rules that categorize expenses and send reminders automatically
- Hệ thống lập hóa đơn và kế toán thống nhất: Create invoices and post transactions inside one accounting software
- Hợp tác & Quản lý cổng thông tin: Give clients and your accountant portal access to shared documents
- Kế toán di động: Capture receipts on Android or iOS using the app OCR scanner
- Tạo, gửi và theo dõi báo giá: Send estimates, then convert an accepted quote into a sales order
- Quản lý dự án: Track time, project budgets, and billable tasks for client work
- Hệ sinh thái Zoho: Kết nối CRM, Inventory, and other Zoho services to one account
- Sổ tay hướng dẫn: Post adjusting entries and keep your trial balance accurate
- Zoho Analytics: Build deeper financial reports beyond the built in reports module
Sales, purchases, and bank records all post to the same ledger.
The Reports module alone holds over 40 reports covering business, accounting, and taxes.
It also supports multi currency, several tax jurisdictions, and both VAT and sales tax handling.
Để biết thông tin chi tiết đầy đủ, vui lòng xem phần sau: Đánh giá sách Zoho.
Bảng giá Zoho Books
Dưới đây là giá của Zoho Books vào năm 2026:
| Kế hoạch | Giá | Tốt nhất cho |
|---|---|---|
| Miễn phí | 0 đô la/tháng | Solo owners billing a handful of clients |
| Tiêu chuẩn | 15 đô la/tổ chức/tháng | Small teams needing recurring invoices and rules |
| Chuyên nghiệp | 40 đô la/tổ chức/tháng | Growing businesses tracking inventory and projects |
| Phần thưởng | 60 đô la/tháng | Firms wanting custom functions and deeper workflows |
Dùng thử miễn phí: 14 days, and the trial includes everything the paid plans offer.
Đảm bảo hoàn tiền: Zoho offers a 30 day refund window on new subscriptions.
💰 Giá trị tốt nhất: Professional — inventory, projects, and purchase orders for well under competitor pricing.
So sánh Zoho Books và các lựa chọn thay thế
How does Zoho Books compare? Here’s the landscape:
| Dụng cụ | Tốt nhất cho | Giá | Xếp hạng |
|---|---|---|---|
| Zoho Books | Value and automation | 15 đô la/tháng | ⭐ 4.3 |
| QuickBooks | Sự quen thuộc của kế toán | 35 đô la/tháng | ⭐ 4.4 |
| Xero | Người dùng không giới hạn | 20 đô la/tháng | ⭐ 4.3 |
| FreshBooks | Freelance invoicing | 21 đô la/tháng | ⭐ 4.4 |
| Sóng | Free basics | 0 đô la/tháng | ⭐ 4.2 |
| Cây xô thơm | Compliance depth | 25 đô la/tháng | ⭐ 4.1 |
| Chi phí | Báo cáo chi phí | 5 đô la/tháng | ⭐ 4.4 |
| NetSuite | Enterprise finance | Phong tục | ⭐ 4.0 |
Lựa chọn nhanh:
- Tốt nhất tổng thể: Zoho Books — most features per dollar for small firms
- Ngân sách tốt nhất: Wave — free invoicing when your needs stay basic
- Phù hợp nhất cho người mới bắt đầu: FreshBooks — the gentlest learning curve of the group
- Phù hợp nhất cho doanh nghiệp: NetSuite — full ERP once accounting alone stops being enough
🎯 Các lựa chọn thay thế cho Zoho Books
Bạn đang tìm kiếm các lựa chọn thay thế cho Zoho Books? Dưới đây là những lựa chọn hàng đầu:
- 🚀 Dext: Receipt capture at speed, built for firms processing high volumes of paperwork monthly.
- 🧠 Docyt: AI bookkeeping that codes transactions for you, aimed at multi location businesses.
- 🏢 Hiền triết: Long established accounting for larger firms needing deep compliance and payroll options.
- ⭐ Xero: Clean interface, huge app marketplace, and unlimited users on every paid plan.
- 📊 Cuối tháng dễ dàng: Close checklists and reconciliation tracking for teams that dread month end.
- 🔧 Câu đố IO: Startup accounting wired into Stripe and Ramp, built for founders raising capital.
- ⚡ Synder: Syncs ecommerce and payment gateways into your books with fine grained mapping.
- 🎯 Làm mới tôi: Niche bookkeeping cleanup tool for tidying messy historical transactions.
- 💰 Sóng: Free invoicing and accounting for người làm việc tự do with very simple needs.
- 👤 Nhanh lên: Personal and rental property finance tracking rather than true business accounting.
- 📄 Hubdoc: Document fetching from banks and suppliers, bundled free with Xero plans.
- ✈️ Expensify: Expense reports and corporate cards for teams with heavy du lịch chi tiêu.
- 🔥 QuickBooks: The market leader, with the widest accountant familiarity in the United States.
- 🗂️ Tự động nhập: Bulk data entry from scanned bills and statements for busy bookkeepers.
- 🎨 FreshBooks: Friendly invoicing and time tracking aimed squarely at freelancers and agencies.
- 🏦 NetSuite: Full ERP for enterprises running finance, inventory, and operations together.
Để xem danh sách đầy đủ, vui lòng xem trang của chúng tôi. Các lựa chọn thay thế cho Zoho Books hướng dẫn.
⚔️ So sánh Zoho Books
Dưới đây là cách Zoho Books so sánh với từng đối thủ cạnh tranh:
- So sánh Zoho Books và Dext: Dext wins on receipt capture depth; Zoho Books wins because it is full accounting software.
- So sánh Zoho Books và Docyt: Docyt automates coding harder; Zoho Books costs far less and covers invoicing natively.
- So sánh Zoho Books và Sage: Sage suits complex structures; Zoho Books is faster to set up and cheaper monthly.
- So sánh Zoho Books và Xero: Xero allows unlimited users; Zoho Books gives better value for small teams under five.
- So sánh Zoho Books và Easy Month End: Easy Month End only handles closing; Zoho Books runs the whole accounting cycle.
- So sánh Zoho Books và Puzzle IO: Puzzle fits venture backed startups; Zoho Books fits service businesses billing real clients.
- So sánh Zoho Books và Synder: Synder is a connector, not a ledger; Zoho Books is the ledger itself.
- So sánh Zoho Books và RefreshMe: RefreshMe fixes old data; Zoho Books keeps new data clean from day one.
- So sánh Zoho Books và Wave: Wave is free forever; Zoho Books offers automation, projects, and inventory Wave lacks.
- So sánh Zoho Books và Quicken: Quicken suits personal finances; Zoho Books handles sales tax, vendors, and client billing.
- So sánh Zoho Books và Hubdoc: Hubdoc only collects documents; Zoho Books stores them and posts the transactions.
- So sánh Zoho Books và Expensify: Expensify owns expense reports; Zoho Books covers expenses plus every other accounting module.
- Zoho Books vs QuickBooks: QuickBooks has more kế toán trained on it; Zoho Books costs far less monthly.
- So sánh Zoho Books và AutoEntry: AutoEntry speeds up entry; Zoho Books already scans receipts through its mobile app.
- So sánh Zoho Books và FreshBooks: FreshBooks is simpler; Zoho Books gives you inventory, journals, and deeper reports.
- So sánh Zoho Books và NetSuite: NetSuite scales to enterprise; Zoho Books serves growing businesses without the six figure bill.
Bắt đầu sử dụng Zoho Books ngay bây giờ!
You now know how to use Zoho Books across every major module:
- ✅ Tự động hóa kế toán
- ✅ Hệ thống lập hóa đơn và kế toán thống nhất
- ✅ Cộng tác & Quản lý cổng thông tin
- ✅ Kế toán trên thiết bị di động
- ✅ Tạo, gửi và theo dõi báo giá
- ✅ Quản lý dự án
- ✅ Hệ sinh thái Zoho
- ✅ Sổ tay hướng dẫn
- ✅ Phân tích Zoho
Bước tiếp theo: Pick one feature and try it today.
Hầu hết mọi người bắt đầu với phần mềm tự động hóa kế toán.
It takes less than five minutes to save your first workflow rule.
Câu hỏi thường gặp
Zoho Books có dễ sử dụng không?
Yes. Most users find the layout straightforward, and the reporting screens read more simply than QuickBooks. Expect roughly a day to feel comfortable with the core modules.
Hướng dẫn sử dụng Zoho cho người mới bắt đầu?
Create your Zoho Books account, configure company settings and tax preferences, import opening balances, add customers and vendors, then connect your bank. Invoicing comes next.
Zoho Books có những nhược điểm gì?
User seats are capped per plan, payroll is limited to a few regions, and there is no desktop app. Some third party integrations lag behind QuickBooks.
Mục đích chính của Zoho Books là gì?
It handles the full accounting cycle online: invoices, expenses, bank reconciliation, sales tax, inventory, and financial reports, all from one connected account.
Zoho Books có tốt hơn QuickBooks không?
It depends on your priorities. Zoho Books costs less and automates well. QuickBooks has broader accountant familiarity and a deeper third party app market.
English 
Spanish 
Chinese 
German 
French 
Arabic 
Russian 
Portuguese 
Japanese 
Korean 
Italian 
Turkish 
Dutch 
Polish 
Indonesian 
Thai 
Vietnamese 