How to Use Zoho Books for Small Business Success in 2026?

Struggling with messy stacks of paper?

Managing your business money feels like a giant, scary puzzle.

It is easy to lose track of bills and get stressed at tax time.

One small mistake can cost you a lot of money.

You deserve a break from the chaos. Stop worrying and start growing.

Our guide shows you how to sử dụng Zoho Books step by step.

We make kế toán feel like a breeze. You will master invoices and track every penny.

Click here to take control of your việc kinh doanh today, finally!

Zoho Books

Tối ưu hóa quy trình của bạn kế toán with Zoho Books. Join over 500,000 businesses saving 20 hours on paperwork monthly. Start your 14-day trial today.

Hãy thử Zoho Books ngay bây giờ! Đọc toàn bộ bài đánh giá Các lựa chọn thay thế cho Zoho Books

Zoho Books Tutorial

Setting up your account is the first step toward easier kế toán.

First, enter your business details and tax info.

Next, connect your bank account to track your money automatically.

It sounds hard, but the software does the heavy lifting.

You will be sending professional invoices and managing bills in no time.

How to Use Accounting Automation

Time is money. You should not waste hours typing numbers into your accounting systems.

Accounting software like Zoho Books is built to save you time.

Nó sử dụng tự động hóa to handle the boring tasks.

This lets you focus on growing your business rather than on dữ liệu entry. Here is how to set it up.

Step 1: Connect Your Bank Account

This is the most important step.

It lets your Zoho Books account see your spending and earnings in real time.

• Go to the Banking Module: Look at the sidebar on the left. Click on “Banking” to open the dashboard.
• Add Bank or Credit Card: Click the button to add a new account. You can connect standard banks and online payment gateways like PayPal or Stripe.
• Enable Bank Feeds: Enter your banking credentials safely. This turns on bank feeds, which automatically pull in your financial data.
• Verify the Connection: Check that your balance updates. Now, you do not have to enter every single deposit or withdrawal manually.

Step 2: Set Up Transaction Rules

Categorizing every coffee or office supply purchase gets old fast.

You can use rules to ngay lập tức sort your sales and purchase transactions.

• Access Settings: Clicked on the gear icon in the top right corner. Select “Transaction Rules” from the menu.
• Create a New Rule: Give your rule a name. For example, you can track specific purchase transactions from vendors such as “Amazon” or “Staples.”
• Set Criteria: Tell the system what to look for. This works like workflow rules, where the software automatically reacts to data.
• Save and Apply: Once saved, the system sorts new transactions for you. It organizes your money without you having to lift a finger.

Step 3: Automate Recurring Journals

Some costs recur monthly, like rent or bảo hiểm. You can set these on autopilot.

• Go to the Accountant Tab: Find the “Accountant” section in the sidebar. Select “Recurring Manual Journals.”
• Set the Schedule: Choose how often the entry should happen. This is great for standard monthly expenses that include sales tax.
• Enter Details: Fill in the debit and credit accounts. You can even attach files, such as rental agreements or contracts, for reference.
• Kích hoạt: Save the journal. The system will now record this entry for you every single month.

How to Use the Zoho Ecosystem

Zoho Books is powerful on its own, but it works even better when it talks to other apps.

For growing businesses, connecting different tools is the key to success.

You can manage everything from the web or use the desktop app for easy access.

Here is how to link everything together.

Step 1: Access the Integrations Menu

Cái initial setup of your integrations is simple. You do not need to be a tech expert.

• Find the Menu: Go to Setting, then click “Integrations.” This is where you connect other Zoho apps or third-party tools.
• Explore Options: You will see options for many tools. You can even set up custom functions here to make the software do exactly what you want.
• Get Expert Help: If this part feels tricky, experts like Zenatta Consulting often help businesses configure these complex settings perfectly.
• Kết nối: Choose the apps you use most and get ready to sync.

Step 2: Sync with Zoho CRM

Sales and accounting should always work together.

Connecting Zoho CRM keeps your customers ‘ and vendors’ lists matching in both places.

• Link the Apps: Select Zoho CRM from the list and click “Connect.
• Sync Data: This ensures that when a salesperson closes a deal, you see the transactions immediately.
• Manage Orders: You can turn a quote into a sales order instantly.
• Update Info: It keeps your price lists accurate across departments. This stops errors where sales teams sell items for the wrong price.

Step 3: Connect Zoho Expense

Tracking employee spending is vital for healthy cash flow.

Connecting Zoho Expense automates this process.

• Map Categories: meaningful Link your expense categories to your chart of accounts. This ensures every penny goes to the right place.
• Set Rules: Configure your tax preferences so the system calculates taxes correctly on every claim.
• Automate Reports: This integration automatically updates your financial reports. Your balance sheet and trial balance will always be up to date without manual work.
• Streamline Payments: It works alongside your payment gateways and recurring invoices to keep your money organized.

How to Use Unified Invoicing and Accounting

Managing money should not be hard.

The app brings sales and expenses together.

It has powerful features that seamlessly link different modules.

You can set up your workflows to automate boring tasks.

Here is how to create professional documents and get paid faster.

Step 1: Create a Custom Invoice Template

Your invoice represents your company. You need it to look good so customers trust you.

• Configure Your Look: Go to Settings and select templates. Choose a design that fits your style.
• Add Branding: Upload your logo. You can even add a digital sign to make it official.
• Set Preferences: Decide how you want to save and send files. You can email them or generate a PDF.
• Truy cập trên thiết bị di động: You can access and edit these templates from the web or the Android mobile app.

Step 2: Generate Your First Invoice

It is now time to bill your clients. This process updates both your inventory and sales records simultaneously.

• Start a New Invoice: Go to the Sales module and click Create. Select a contact from your user list.
• Thêm chi tiết: Enter the services or products they bought. You can also convert existing estimates into invoices with one click.
• Check the Facts: Verify the due date and assign it to specific projects if needed.
• Send it Out: Once you save it, you can email it or export the data. This helps you track who has paid and who still owes money.

Step 3: Record and Reconcile Payments

Getting the money is the best part. You need to record the payment to keep your reports accurate.

• Log the Money: When a client pays, mark the invoice as paid. You can attach receipts or other supporting documents as proof.
• Match with Bank Data: You can import your bank data to ensure every penny is accounted for. This is safer than using manual spreadsheets.
• Manage Expenses: Do not forget your vendors. You can track purchases and bills in the same system.
• Share with Experts: Give your accountant access to view these records. If you used QuickBooks before, you can easily move your history here.

Các lựa chọn thay thế cho Zoho Books

• Dext: Phần mềm này tập trung vào việc tự động trích xuất dữ liệu từ biên lai và hóa đơn. Nó giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công bằng cách số hóa giấy tờ của bạn.
• Docyt: Nền tảng này được xây dựng trên trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động hóa công việc kế toán và các tác vụ văn phòng. Docyt hướng đến mục tiêu loại bỏ việc nhập liệu thủ công và cung cấp thông tin tài chính theo thời gian thực, trở thành một giải pháp thay thế mạnh mẽ cho các doanh nghiệp muốn có một giải pháp tự động hóa cao.
• Cây xô thơmMột nền tảng mạnh mẽ cung cấp các giải pháp cho doanh nghiệp mọi quy mô. Đây là một lựa chọn thay thế hiệu quả, đặc biệt đối với các công ty có nhu cầu tài chính phức tạp hơn.
• Xero: Đây là một nền tảng kế toán dựa trên điện toán đám mây phổ biến. Nó là một lựa chọn thay thế cho các tính năng kế toán của Atera, cung cấp các công cụ lập hóa đơn, đối chiếu ngân hàng và theo dõi chi phí.
• Cuối tháng dễ dàng: Phần mềm chuyên dụng này được thiết kế đặc biệt để đơn giản hóa quy trình chốt sổ tài chính. Nó tích hợp với các nền tảng kế toán khác như QuickBooks và Xero để đảm bảo quá trình kết thúc tháng diễn ra suôn sẻ và dễ dàng.
• Puzzle io: Đây là phần mềm kế toán hiện đại được xây dựng dành riêng cho các công ty khởi nghiệp. Nó hỗ trợ báo cáo tài chính và tự động hóa, cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực và tập trung vào việc tối ưu hóa sổ sách để hoàn tất thủ tục nhanh hơn.
• Cây xô thơm: Sage, một nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp nổi tiếng, cung cấp một loạt các giải pháp kế toán và tài chính có thể được sử dụng thay thế cho mô-đun quản lý tài chính của Atera.
• Synder: Phần mềm này tập trung vào việc đồng bộ hóa nền tảng thương mại điện tử và thanh toán của bạn với phần mềm kế toán. Đây là một giải pháp hữu ích cho các doanh nghiệp cần tự động hóa luồng dữ liệu từ các kênh bán hàng vào sổ sách kế toán.
• Cuối tháng dễ dàng: Công cụ này được thiết kế đặc biệt để tối ưu hóa quy trình chốt sổ cuối tháng. Đây là một giải pháp chuyên biệt dành cho các doanh nghiệp muốn cải thiện và tự động hóa các nhiệm vụ báo cáo và đối chiếu tài chính.
• Docyt: Docyt là một nền tảng kế toán dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI), tự động hóa các quy trình tài chính. Đây là đối thủ cạnh tranh trực tiếp với các tính năng kế toán dựa trên AI của Atera, cung cấp dữ liệu thời gian thực và quản lý tài liệu tự động.
• Làm mới tôi: Đây là một nền tảng quản lý tài chính cá nhân. Mặc dù không phải là một giải pháp thay thế trực tiếp cho doanh nghiệp, nhưng nó cung cấp các tính năng tương tự như theo dõi chi phí và hóa đơn.
• Sóng: Đây là một phần mềm tài chính miễn phí phổ biến. Nó là lựa chọn tốt cho người làm việc tự do và các doanh nghiệp nhỏ để lập hóa đơn, kế toán và quét biên lai.
• Nhanh lên: Một công cụ nổi tiếng dành cho tài chính cá nhân và doanh nghiệp nhỏ. Nó giúp lập ngân sách, theo dõi chi tiêu và lập kế hoạch tài chính.
• Hubdoc: Phần mềm này là một công cụ quản lý tài liệu. Nó tự động lấy các tài liệu tài chính của bạn và đồng bộ hóa chúng với phần mềm kế toán của bạn.
• Chi phí: Nền tảng này tập trung vào quản lý chi phí. Nó rất hữu ích cho việc quét hóa đơn, quản lý chi phí công tác và lập báo cáo chi phí.
• QuickBooks: Một trong những phần mềm kế toán được sử dụng rộng rãi nhất. QuickBooks là một lựa chọn thay thế mạnh mẽ, cung cấp đầy đủ các công cụ quản lý tài chính.
• Tự động nhập: Công cụ này tự động hóa việc nhập dữ liệu. Đây là một lựa chọn thay thế tốt cho các tính năng thu thập biên lai và hóa đơn trong Atera.
• FreshBooks: Chương trình này rất tuyệt vời cho việc lập hóa đơn và kế toán. Nó được ưa chuộng bởi những người làm việc tự do và các doanh nghiệp nhỏ cần một cách đơn giản để theo dõi thời gian và chi phí.
• NetSuite: NetSuite là một bộ phần mềm quản lý doanh nghiệp dựa trên nền tảng đám mây mạnh mẽ và đầy đủ chức năng. Đây là lựa chọn thay thế cho các doanh nghiệp lớn cần nhiều hơn chỉ là quản lý tài chính.

So sánh Zoho Books

Phần kết luận

Managing your business money does not have to be scary.

We showed you how to use automation and create clear invoices.

You now have the right tools to succeed.

Zoho Books makes the hard work easy for you.

You can focus on growing your company instead of stressing over math.

Do not wait to get started.

If you get stuck, there are many helpful resources online to guide you.

You can also read the cookie policy zoho page to learn how your data stays safe.

Take control of your finances today. You are ready to win.

Câu hỏi thường gặp

More Facts about Zoho Books

• Moving Your Data: Zoho helps you switch from your old accounting system. You can upload spreadsheet files (CSVs) to bring in your customers, items, and past financial records.
• Starting Fresh: Before you begin, upload your “opening balances.” This means telling the software how much money you had at the end of last year so your new records are correct.
• Banking Connection: You can link your bank accounts and credit cards directly to the software. This lets you see money coming in and going out automatically without typing it in by hand.
• Easy Invoicing: You can create bills (invoices) and send them to your customers. You can also set the software to automatically send these bills to regular customers to save time.
• Tracking Expenses: You can use a mobile app to take pictures of your paper receipts. The software reads the receipt and saves the expense for you.
• Tiết kiệm thời gian nhờ tự động hóa: You can create rules so the software does boring work for you. For example, it can automatically sort your expenses or send polite email reminders to people who owe you money.
• Quyền truy cập nhóm: You can invite your employees to use the system. You get to decide exactly what each person is allowed to see or change.
• Quản lý dự án: If you charge clients for your time, you can use the Timesheets feature to track hours and add them directly to a bill.
• Global Features: The software works with money from different countries (multi-currency) and can handle various types of sales taxes.
• Business Health: There are over 40 different reports you can run. These show you how much profit you made, where your money is, and if you are ready for tax season.
• Giá trị tốt: Many users like Zoho Books because it offers many of the same features as bigger, more expensive brands, but at a lower cost and often easier to use.
• Trying it Out: There is a free trial version that lets you test the premium features before you decide to buy a subscription plan.