Como usar o Hubdoc: O guia definitivo para 2025

Você está sobrecarregado(a) com papéis como recibos e contas?

Pode parecer uma bagunça sem fim, não é?

Imagine se você pudesse tirar uma foto ou se eles aparecessem magicamente em um só lugar.

É isso que o Hubdoc pode fazer!

É como um arquivo digital super útil para todas as suas informações financeiras importantes.

Neste guia prático, mostraremos exatamente como usar o Hubdoc para se organizar com facilidade. 

Hubdoc

Junte-se às mais de 10.000 empresas que já estão otimizando suas finanças com o Hubdoc. Descubra como o Hubdoc pode ajudar você hoje mesmo!

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Primeiros passos com o Hubdoc

1. Cadastre-se e configure sua conta

Quer experimentar o Hubdoc? Primeiro, você precisa se cadastrar.

É como criar uma nova conta em um jogo ou site.

Existem diferentes planos à sua escolha.

Pense neles como diferentes níveis com mais recursos. Escolha aquele que melhor se adapta às suas necessidades.

Após se cadastrar, você precisa configurar tudo.

Uma das coisas legais é que você pode conectar suas contas bancárias e cartões de crédito. 

Isso ajuda o Hubdoc a coletar automaticamente seus dados financeiros.

É super prático porque você não precisa digitar tudo manualmente.

2. Explorando o Hubdoc

Ao fazer login, você verá a página principal. Esta é chamada de painel de controle.

Pense nisso como o centro de controle.

Você verá diferentes seções. Uma parte é para seus documentos – é onde você guardará todos os seus recibos e contas.

Outra seção mostra suas conexões, como seu banco.

Há também uma área de configurações onde você pode alterar o funcionamento das coisas.

E você verá onde pode conectar o Hubdoc a outras coisas.

É bom se acostumar a ver onde tudo está. Você pode até mudar a aparência para facilitar a sua visualização.

3. Conectando suas contas bancárias e cartões de crédito

Por que conectar sua conta bancária e seus cartões de crédito?

Porque isso economiza muito tempo! O Hubdoc pode importar suas transações automaticamente. É como mágica!

Para fazer isso, siga os passos que o Hubdoc lhe mostra.

Às vezes pode haver algum pequeno problema, mas o Hubdoc geralmente ajuda você a resolvê-lo.

O Hubdoc verifica frequentemente se há novas informações junto ao seu banco.

Não se preocupe, geralmente é seguro conectar suas contas, mas é sempre uma boa ideia ter cautela com suas informações online.

Carregar e gerenciar documentos

Diferentes maneiras de inserir documentos

Existem algumas maneiras de enviar seus artigos para o Hubdoc.

Você pode usar o site no seu computador. Basta arrastar e soltar os arquivos. Moleza!

Existe também um aplicativo para celular. Com ele, você pode tirar fotos dos seus recibos.

Isso é ótimo quando você está fora do escritório a trabalho.

Outra forma é por e-mail. O Hubdoc fornece um endereço de e-mail específico.

Se alguém lhe enviar uma fatura por e-mail, você pode encaminhá-la para o Hubdoc. Ela aparecerá automaticamente!

O Hubdoc lê seus documentos.

O Hubdoc é inteligente! Ele consegue extrair automaticamente as informações importantes dos seus documentos.

Isso se chama OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres). Ele tenta encontrar informações como o nome do local onde você comprou algo, o preço e a data.

Geralmente é muito bom nisso, mas às vezes pode não acertar em tudo.

Portanto, é uma boa ideia verificar novamente.

Ele procura por coisas como o nome da loja e o valor total.

Quando você fez a compra e qual o número da nota fiscal? Se algo estiver errado, você pode corrigir facilmente.

Verificação e correção de detalhes do documento

É importante dar uma olhada rápida nas informações que o Hubdoc extrai.

Verifique se o nome, a data e o valor estão corretos.

Se algo estiver errado, você pode clicar e inserir as informações corretas.

Você também pode adicionar as tags e pastas que discutimos anteriormente.

Se você tiver um documento muito longo com muitas páginas, poderá dividi-lo no Hubdoc.

Você também pode adicionar pequenas anotações para se lembrar de algo. É uma boa prática verificar seus documentos regularmente.

Organizando tudo com pastas e etiquetas

As pastas ajudam você a agrupar documentos semelhantes.

Por exemplo, você poderia ter uma pasta para "Aluguel" e outra para "Suprimentos".

É como organizar arquivos no seu computador.

Pense no que faz sentido para o seu negócio. Você pode até ter pastas dentro de outras pastas.

As tags são como palavras-chave que você pode adicionar aos seus documentos.

Por exemplo, você poderia etiquetar um recibo como "Gasolina" ou "Reunião com Cliente". 

Integrando o Hubdoc com outros softwares

Conectando-se ao software de contabilidade

Por que conectar o Hubdoc ao seu contabilidade coisa?

Isso facilita muito as coisas! Se você usa o QuickBooks Online ou XeroVocê pode conectá-los ao Hubdoc.

Pense nisso da seguinte forma: o Hubdoc coleta todos os seus recibos e contas.

Quando você o conecta ao QuickBooks Online ou no Xero, as informações são enviadas automaticamente.

Isso evita que você precise digitar tudo duas vezes! Isso torna seu contabilidade muito mais rápido.

Os passos para conectar-se geralmente são bem simples.

Assim que estiver conectado, o Hubdoc e o seu software de contabilidade conversem entre si.

Normalmente, você pode gerenciar essas conexões nas configurações.

Trabalhando com Auxiliares de Pagamento de Contas

Você sabia que o Hubdoc também funciona com programas que te ajudam a pagar contas?

Alguns exemplos são o Bill.com.

Ao conectar o Hubdoc a esses serviços, o pagamento de contas pode se tornar mais fácil.

As informações de faturamento do Hubdoc podem ser importadas diretamente para o programa de pagamento de contas.

Isso pode te ajudar a pagar suas contas em dia e a manter tudo organizado. 

Outras coisas às quais o Hubdoc pode se conectar

O Hubdoc também pode se conectar a outras ferramentas úteis.

Por exemplo, pode funcionar com armazenamento em nuvem como Dropbox ou Google Drive.

Isso significa que você pode ter seus documentos salvos em mais de um local.

No futuro, poderá haver ainda mais coisas com as quais o Hubdoc poderá se conectar!

É sempre bom verificar quais novas opções de integração estão disponíveis.

Um sistema conectado pode realmente ajudar sua contabilidade flui bem.

Recursos e dicas avançadas do Hubdoc

Aqui estão algumas funcionalidades interessantes que o Hubdoc pode oferecer para facilitar sua vida:

• Crie regras para fornecedores:
  • Você pode instruir o Hubdoc sobre o que fazer com documentos de determinados locais.
  • Por exemplo, se você sempre recebe sua fatura de internet da 'Super Net', você pode criar uma regra.
  • Essa regra pode instruir o Hubdoc a colocar automaticamente o item na sua pasta "Contas de Internet" e marcá-lo como "Despesa Mensal".
  • Isso ajuda a automatizar as coisas para que você não precise fazer isso todas as vezes.
• Ajuda para Contadores e Contabilistas:
  • Se você é contador ou profissional de contabilidade, o Hubdoc tem ferramentas especiais para você.
  • Você pode gerenciar tudo relacionado a diferentes clientes em um só lugar.
  • Você pode convidar sua equipe e seus clientes para verem apenas o que precisam ver.
  • Isso facilita a coleta e o manuseio de documentos por todos.
• Usando seu e-mail do Hubdoc:
  • Lembra daquele endereço de e-mail especial do Hubdoc? Você pode usá-lo para enviar documentos diretamente para o Hubdoc.
  • Isso é ótimo para faturas online ou quaisquer outros documentos que você receba por e-mail.
• O poder da sincronização:
  • Ao conectar o Hubdoc a outros softwares como o Xero ou o QuickBooks Online, os dados serão sincronizados automaticamente.
  • Isso significa que as informações são transferidas entre os programas sem que você precise inserir dados adicionais. Essa é uma maneira fundamental de economizar tempo.
• O Hubdoc é gratuito?
  • O Hubdoc geralmente requer uma assinatura, especialmente se você o utiliza para fins comerciais.
  • Às vezes, pode estar incluído se você já paga por determinados serviços de contabilidade ou escrituração. Vale a pena verificar se você pode obtê-lo como parte de um pacote ou conjunto de serviços. Normalmente, não existe uma versão totalmente gratuita para uso comercial completo.

Concluindo

Então, está pronto para se despedir da bagunça de pilhas de papel com o Hubdoc?

Já mostramos como é fácil começar e enviar seus documentos.

E até mesmo conectá-lo a outros programas úteis. 

Utilizando as dicas e truques que mencionamos.

Você pode realmente simplificar bastante o gerenciamento de seus documentos financeiros. 

Não tenha medo de aprender mais assistindo a tutoriais em vídeo caso fique com alguma dúvida.

Comece a usar o Hubdoc hoje mesmo e veja como ele pode simplificar o gerenciamento de recibos e faturas de seus fornecedores e de todos os outros!

Perguntas frequentes