Comment utiliser Xero : Guide étape par étape en 2025 ?

Êtes-vous prêt à simplifier les finances de votre entreprise ?

Xero est un logiciel de comptabilité puissant basé sur le cloud, conçu pour les petites et moyennes entreprises.

Il peut rationaliser tout, de la facturation et du rapprochement bancaire à la paie et reportage. 

Ce guide vous expliquera les étapes essentielles pour utiliser Xero.

Nous allons détailler les fonctionnalités principales et fournir des instructions claires et concrètes.

Plongeons-nous dans le vif du sujet !

Xero

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Configuration de votre compte Xero

Considérez la création de votre compte Xero comme la mise en place des bases de la gestion financière de votre petite entreprise.

Si vous réussissez cette étape, tout le reste sera beaucoup plus facile.

Choisir le meilleur forfait pour vous

• • Que signifie votre petite entreprise Combien de factures payez-vous ? Combien de personnes vous versent de l'argent ? Ces questions sont importantes.
  • Xero propose différents forfaits, un peu comme des boîtes à outils de différentes tailles. Certains offrent plus d'outils que d'autres et portent des noms tels que Starter, Standard et Premium.
  • Examinez ce que chaque forfait vous permet de faire (par exemple, le nombre de factures que vous pouvez envoyer).
  • Pensez à l'avenir. Votre petite entreprise Vous voulez grandir ? Il vous faudra peut-être une plus grande boîte à outils. plus tard.
  • Astuce rapide : Vous pouvez souvent essayer Xero gratuitement pendant un certain temps. C’est comme essayer des chaussures avant de les acheter !

S'inscrire et entrer

• • Rendez-vous sur le site web de Xero depuis votre ordinateur.
  • Choisissez l'emplacement de votre entreprise.
  • Choisissez le forfait qui vous semble le plus adapté.
  • Signalez à Xero votre petite entreprise (son nom et comment vous contacter).
  • Créez votre compte (votre adresse e-mail et un mot de passe secret). Veuillez le conserver en lieu sûr !
  • Xero vous enverra un courriel pour vérifier votre identité. Cliquez sur le lien dans ce courriel.

S'organiser

• • 1. Informations sur votre entreprise :
    • Assurez-vous que le nom que vous utilisez pour votre entreprise est correct.
    • Veuillez saisir votre numéro fiscal (il peut s'appeler ABN ou autrement, selon votre lieu de résidence).
    • Ajoutez l'adresse et le numéro de téléphone de votre entreprise.
    • Vous pouvez même apposer la photo (logo) de votre entreprise sur vos factures pour leur donner un aspect professionnel.
  • 2. Paramètres relatifs à l'argent :
    • Indiquez à Xero la date de fin de l'exercice comptable de votre entreprise. Celle-ci a généralement lieu à la même période chaque année.
    • Choisissez la méthode de suivi de vos finances. La plupart des petites entreprises utilisent un système appelé « comptabilité d'exercice ». comptabilitémais parfois la comptabilité en espèces fonctionne mieux. Je ne sais pas lequel. Votre comptable peut vous aider !
    • Choisissez le type de monnaie principal que vous utilisez (comme les dollars ou les euros).
    • Configurez le système fiscal en vigueur dans votre pays.
  • 3. À quoi ressemblent vos factures ?
    • Vous pouvez personnaliser l'apparence de vos demandes de paiement (factures). Ajoutez votre logo et vos couleurs.
    • Déterminez le nombre de jours dont disposent les gens pour vous payer.
    • Vous pouvez même configurer des rappels automatiques à envoyer aux personnes qui n'ont pas encore payé. Cela ne serait-il pas utile ?
    • Si vous souhaitez permettre aux gens de vous payer en ligne facilement, vous pouvez ajouter des options comme PayPal ou Stripe.
  • 4. Votre carte financière (plan comptable) :
    • Considérez ceci comme une liste de tous les types d'argent que votre entreprise possède et utilise. Il existe des catégories telles que l'argent que vous possédez, l'argent que vous devez, l'argent que vous avez gagné et l'argent que vous avez dépensé.
    • Xero dispose déjà d'une liste de base.
    • Vous pouvez ajouter de nouvelles catégories, modifier les anciennes ou en supprimer certaines. Cette liste est-elle pertinente pour votre entreprise ?
    • Vous pourriez le modifier pour qu'il reflète vraiment le fonctionnement de votre petite entreprise.
• D. Connexion de votre banque :
  • Pourquoi faire cela ? C’est comme si votre banque informait automatiquement Xero de tous les mouvements d’argent. Vous gagnez un temps précieux !
  • Allez dans la partie de Xero qui s'appelle « Comptes bancaires ».
  • Cherchez votre banque dans la liste.
  • Suivez les instructions à l'écran pour effectuer la connexion en toute sécurité. Vous devrez probablement vous connecter à votre compte bancaire en ligne.
  • Ne vous inquiétez pas ; c'est généralement très sécurisé.
  • Que faire si vous ne trouvez pas votre banque ? Vous pouvez toujours déclarer vos transactions à Xero, mais vous devrez le faire en téléchargeant un fichier depuis votre banque. Votre banque peut généralement vous aider à obtenir ce fichier.

Maîtriser les fonctionnalités essentielles

Une fois votre compte créé, vous pourrez découvrir les principales fonctionnalités que Xero peut offrir à votre petite entreprise.

Ce sont les outils que vous utiliserez probablement le plus souvent pour bien gérer votre argent.

• A. Contacts : Suivi de tous les contacts :
  • 1. Ajout de nouvelles personnes :
    • Cliquez sur le bouton « Contacts ». Considérez-le comme votre carnet d’adresses professionnel.
    • Cliquez sur « Ajouter un contact ».
    • Veuillez indiquer le nom, l'adresse électronique, le numéro de téléphone et l'adresse de domicile ou de travail.
    • Vous pouvez les regrouper en groupes tels que “Clients” (les personnes qui achètent chez vous) et “Fournisseurs” (les personnes auprès desquelles vous achetez).
  • 2. Faire venir beaucoup de monde :
    • Si vous disposez déjà d'une longue liste de clients ou de fournisseurs, vous n'avez pas besoin de les saisir un par un. Vous pouvez généralement importer un fichier spécial (appelé fichier CSV).
    • Vous devez vous assurer que votre fichier comporte les en-têtes appropriés (comme Nom, Adresse électronique, etc.).
    • Suivez les étapes indiquées par Xero pour télécharger le fichier.
    • Veuillez vérifier que toutes les informations ont été saisies correctement.
  • 3. Maintenir les informations à jour :
    • Comment savoir si quelqu'un a changé d'adresse e-mail ? Il suffit de modifier ses informations de contact.
    • Vous pouvez également ajouter des notes à leur sujet ou joindre des fichiers (comme un contrat).
    • Xero vous montrera même toutes les transactions financières que vous avez effectuées avec cette personne.
• B. Ventes : Demander et être payé :
  • 1. Établissement des factures :
    • Allez dans « Ventes » puis « Factures ». Une facture est une manière polie de demander un paiement.
    • Cliquez sur « Nouvelle facture ».
    • Choisissez le destinataire de la facture (parmi vos contacts).
    • Veuillez indiquer la date de la facture et sa date d'échéance.
    • Pour chaque article vendu, indiquez son nom, la quantité, le prix unitaire et s'il y a des taxes.
    • Vous pouvez embellir vos factures avec votre logo si vous l'avez configuré au préalable.
    • Si vous n'êtes pas encore prêt à l'envoyer, vous pouvez l'enregistrer comme brouillon ou l'approuver et l'envoyer.
  • 2. Envoi des factures aux clients :
    • Vous pouvez envoyer les factures par e-mail directement depuis Xero.
    • Vous pouvez écrire un petit message dans l'e-mail.
    • Xero vous indiquera si le client a ouvert l'e-mail et s'il a payé.

Fonctionnalités avancées de Xero

Une fois que vous aurez maîtrisé les bases.

Xero propose des outils performants qui peuvent contribuer à un fonctionnement encore plus fluide de votre organisation.

Ce ne sont peut-être pas des choses que vous utiliserez tous les jours, mais elles peuvent s'avérer très utiles à mesure que votre petite entreprise se développe.

Paie (Rémunération de votre équipe, le cas échéant)

• • Si vous avez des employés, Xero peut souvent vous aider à les payer.
  • Vous pouvez saisir leurs coordonnées, le montant de leur rémunération et les sommes prélevées au titre des impôts.
  • Xero peut vous aider à créer des bulletins de paie (le reçu papier ou numérique qu'ils reçoivent indiquant combien ils ont gagné).
  • Cela peut aussi aider pour les choses délicates, comme s'assurer de payer les bons impôts au gouvernement.

Projets

• • Si vous travaillez sur différents projets pour des clients, Xero peut vous aider à suivre le temps que vous y consacrez et les coûts associés à chacun.
  • Cela facilite la facturation à vos clients pour le travail effectué sur leurs projets.
  • Vous pouvez également voir si un projet a été rentable (s'il a rapporté plus d'argent qu'il n'en a coûté).

Actifs immobilisés

• • Il s'agit de biens importants appartenant à votre entreprise et qui dureront plus d'un an, comme des ordinateurs ou des machines.
  • Xero peut vous aider à suivre ces éléments et la façon dont ils perdent de la valeur au fil du temps (c'est ce qu'on appelle la dépréciation).

budgétisation

• • Vous souhaitez gérer votre argent ? Vous pouvez créer des budgets dans Xero pour visualiser vos revenus et vos dépenses prévus.
  • Ensuite, vous pouvez comparer votre flux de trésorerie réel à votre budget pour voir si vous êtes sur la bonne voie.

Conseils pour une utilisation efficace de Xero

Maintenant que vous connaissez les principales parties de Xero.

Voici quelques conseils supplémentaires pour vous aider à mieux l'utiliser et à gagner du temps.

Vous voulez travailler intelligemment, n'est-ce pas ?

• A. Utilisation des raccourcis clavier : Tout comme sur votre téléphone ou votre ordinateur, Xero propose des combinaisons de touches secrètes permettant d'effectuer certaines actions plus rapidement. Consultez la section d'aide de Xero relative aux raccourcis clavier pour découvrir ceux qui pourraient vous être utiles.
• B. Personnalisez votre tableau de bord : Lorsque vous vous connectez à Xero, vous accédez à un écran principal appelé tableau de bord. Vous pouvez souvent personnaliser les informations affichées sur cet écran, afin que les données les plus importantes pour votre organisation soient immédiatement visibles.
• C. Utilisation de la barre de recherche : Si vous recherchez une facture ou une transaction spécifique et que vous ne la trouvez pas, une barre de recherche est généralement disponible en haut. Il vous suffit de saisir un nom ou un montant, et Xero tentera de la trouver pour vous.
• D. Accorder un accès différent à différentes personnes : Si vous avez des employés ou un comptable qui vous aide à gérer vos finances, vous ne souhaitez pas que tout le monde puisse voir ou modifier vos données. Xero vous permet de définir différents rôles d'utilisateurs avec des autorisations spécifiques, garantissant ainsi la sécurité de vos informations financières.
• E. Laisser les ordinateurs faire le travail (automatisation) : Nous en avons déjà parlé, mais cherchez des moyens d'automatiser certaines tâches ! Configurer des règles bancaires, des factures récurrentes et des rappels automatiques de factures peut vous faire gagner beaucoup de temps et d'efforts.
• F. Obtenir de l'aide quand on en a besoin :
  • Xero propose un excellent centre d'aide en ligne. Il vous suffit de rechercher ce que vous souhaitez faire.
  • Ils proposent également des vidéos qui vous montrent comment procéder étape par étape.
  • Si vous êtes vraiment bloqué, vous pouvez généralement contacter directement le support Xero. N'ayez pas peur de demander de l'aide ! C'est pour ça qu'ils sont là.

En utilisant ces conseils, vous pouvez optimiser le fonctionnement de Xero pour vous et votre petite entreprise.

L'objectif est de trouver des moyens d'être plus efficace !

N'oubliez pas que vous pouvez souvent intégrer Xero à d'autres outils tiers pour automatiser encore plus votre travail.

Vous pourrez parfois trouver des informations sous forme de PDF.

Les véritables gains de temps proviennent de ces connexions logicielles directes.

Restez informé avec Xero

Tout comme votre téléphone reçoit des mises à jour avec de nouvelles fonctionnalités.

Xero évolue également, il est donc judicieux de se tenir au courant des nouveautés pour en tirer le meilleur parti.

• A. Conformément aux recommandations de Xero : Xero publie régulièrement des articles de blog et envoie des mises à jour sur les nouveautés et les modifications apportées. Consultez-les régulièrement pour rester informé(e) des dernières mises à jour.
• B. Visionnage de vidéos de formation et participation à des événements en ligne : Xero propose parfois des cours en ligne (webinaires) qui vous montrent comment utiliser les nouvelles fonctionnalités ou améliorer vos compétences existantes. Ces cours peuvent être très utiles pour observer les choses en temps réel.
• C. Échanger avec d'autres utilisateurs de Xero : Il existe des groupes et des forums en ligne où les utilisateurs de Xero échangent. Vous pouvez y découvrir des astuces et des conseils, et voir comment ils utilisent Xero pour leur entreprise.
• D. Surveiller les questions fiscales (comme la TVA) : La réglementation fiscale peut varier selon le lieu d'établissement de votre entreprise. Xero s'efforce de mettre à jour régulièrement son logiciel afin de vous permettre de rester informé(e) sur des sujets tels que la TVA (taxe sur la valeur ajoutée), le cas échéant. Assurez-vous de bien comprendre la réglementation fiscale en vigueur dans votre région.
• E. Explorer de nouvelles façons d'être payé (méthodes de paiement) : Avec l'évolution technologique, de nouveaux moyens de paiement en ligne ou en personne apparaissent régulièrement. Xero intègre fréquemment ces nouveaux modes de paiement. Rester à jour facilite les paiements pour vos clients.
• F. Comprendre son fonctionnement avec les boutiques en ligne (commerce électronique) : Si vous vendez des produits en ligne via une plateforme e-commerce, Xero s'efforce constamment de simplifier la connexion de ces boutiques afin que vos données de vente soient intégrées à votre système. comptabilité automatiquement et en temps réel.

En restant informé de ces mises à jour.

Vous pouvez vous assurer que votre petite entreprise utilise Xero de la meilleure façon possible en 2025 et au-delà !

Conclusion

Voilà, c'est tout !

Vous avez bien examiné comment utiliser Xero pour gérer les finances de votre entreprise.

Cela peut paraître beaucoup à apprendre au premier abord.

C’est particulièrement vrai si vous êtes une startup ou un nouvel utilisateur, mais ne vous inquiétez pas !

Il faut y aller étape par étape.

Vous êtes déjà sur la bonne voie pour une meilleure gestion de vos finances.

Au fur et à mesure que vous vous familiariserez avec l'outil, vous pourrez explorer les fonctionnalités plus avancées et intéressantes pour que Xero soit vraiment un atout pour votre organisation.

N'oubliez pas que Xero est là pour vous simplifier la vie professionnelle.

Alors, lancez-vous, essayez, et n'ayez pas peur de demander de l'aide si vous en avez besoin.

Tu peux le faire !

Foire aux questions