Como usar o Hiver: um guia passo a passo para iniciantes em 2025

Você está achando difícil acompanhar todos os e-mails da sua equipe?

Pode parecer uma grande confusão, não é?

E se houvesse uma maneira de gerenciar essas caixas de entrada compartilhadas sem que todos ficassem confusos?

O HiverHQ pode ser exatamente o que você precisa.

Este guia simples mostrará como usar o HiverHQ, passo a passo, em 2025.

Vamos dar uma olhada!

Analisando a aparência do HiverHQ

Ok, então você se cadastrou! Agora, o que está aparecendo na sua tela?

Vamos dar uma olhada rápida nas principais partes do HiverHQ. Pense nele como a central de controle dos e-mails da sua equipe.

Primeiro, você verá as Caixas de Entrada Compartilhadas.

É aqui que a mágica acontece nos e-mails para os membros da sua equipe.

Em vez de várias contas diferentes do Gmail, todos na sua equipe podem ver e trabalhar em um único lugar.

Você também verá “Meu Caixa de entradaNão se preocupe, seus e-mails pessoais ainda estão aqui, como antes.

Depois, há as "Tarefas". Elas são como pequenas listas de afazeres que você pode atribuir a si mesmo ou a outros membros da equipe.

Você também encontrará "Notas".

“São como mensagens secretas que você pode escrever para sua equipe sobre um e-mail sem que a pessoa que o enviou veja.”

Mais tarde Em seguida, falaremos um pouco sobre "análises", que mostram o desempenho da sua equipe.

E há um botão "Configurações" onde você pode alterar as coisas para se adequarem à sua maneira de trabalhar.

A forma como o HiverHQ foi configurado visa facilitar o seu entendimento.

Onde você acha que passará a maior parte do tempo?

Provavelmente naquelas caixas de entrada compartilhadas, trabalhando juntos para responder a e-mails!

O importante é como sua equipe pode colaborar melhor.

O HiverHQ oferece até mesmo uma integração de chat ao vivo para que os clientes possam conversar imediatamente com eles, funcionando também como um serviço de suporte técnico para manter tudo organizado.

Isso pode realmente ajudar no seu fluxo de trabalho!

Trabalhando com caixas de entrada compartilhadas

É aqui que a mágica do Hiver acontece, especialmente para equipes.

Em vez de apenas encaminhar e-mails, o Hiver oferece uma caixa de correio compartilhada.

Como funciona uma caixa de entrada compartilhada?

Bem, vários membros da equipe trabalham juntos a partir de uma única conta de e-mail. 

Dessa forma, todos os membros da sua equipe de atendimento ao cliente podem visualizar e responder à mesma consulta recebida.

Chega de conversas de e-mail perdidas!

Como visualizar emails em uma caixa de entrada compartilhada

Ao abrir um e-mail de caixa de entrada compartilhada no Hiver, a aparência é bastante semelhante à da sua conta de e-mail normal, mas com alguns recursos extras úteis.

Você verá o remetente, o assunto e o corpo do e-mail. 

O mais legal é que todos na sua equipe que têm acesso a essa caixa de correio compartilhada podem ver essas visualizações de e-mail.

Isso significa que todos estão alinhados sobre o que os clientes estão pedindo.

Você não precisará perguntar: "Alguém viu esta consulta?"

“Porque está bem ali para todos verem.”

O Hiver torna extremamente fácil acompanhar todos os e-mails recebidos.

Como atribuir e-mails a membros da equipe

Para garantir que a pessoa certa atenda o cliente. perguntaVocê pode atribuir a conversa por e-mail a um membro específico da equipe.

Procure um botão "Atribuir" ou um menu suspenso dentro do e-mail.

Ao clicar, você verá uma lista dos membros da sua equipe.

Basta escolher a pessoa que deve cuidar desse bilhete.

Você pode até adicionar notas breves ao atribuir e-mails, como "Sarah, isso parece ser uma pergunta sobre preços".

Isso deixa bem claro quem é o responsável e ajuda a agilizar o processo do seu helpdesk.

Essa funcionalidade do Hiver realmente aumenta a produtividade e garante que nenhuma solicitação de atendimento ao cliente seja perdida.

Respondendo a e-mails e usando modelos de e-mail

Responder aos e-mails dos clientes no Hiver é tão simples quanto escrever um e-mail normal.

Você encontrará um botão "Responder" na parte inferior da conversa por e-mail.

Clique, digite sua mensagem e clique em enviar. Mas o Hiver tem um truque interessante para economizar seu tempo: modelos de e-mail.

Se você se vê escrevendo as mesmas respostas para perguntas repetitivas, pode criar um modelo.

É como salvar uma resposta pré-escrita que você pode inserir com apenas um clique.

Isso economiza muito tempo para sua equipe de atendimento ao cliente e ajuda a manter a consistência nas suas respostas.

Geralmente, você encontra a opção de modelo perto da janela de resposta.

Encontrando o botão Atribuir

Quando você deseja atribuir uma conversa por e-mail a um membro específico da equipe no Hiver, a primeira coisa que você precisa fazer é encontrar as respostas – bem, não exatamente as respostas, mas o botão “Atribuir”!

Geralmente é bem fácil de identificar.

Ao abrir um e-mail recebido na caixa de entrada compartilhada, procure um botão ou um menu suspenso com algo como "Atribuir", "Atribuir a" ou que tenha um pequeno ícone de pessoa ao lado.

Este botão é o ponto de partida para garantir que a pessoa certa da sua equipe de atendimento ao cliente cuide da solicitação do cliente.

Como escolher o membro certo da equipe

Ao clicar no botão "Atribuir", será exibida uma lista dos membros da sua equipe que têm acesso à caixa de correio compartilhada.

Analise a lista e pense em quais membros da sua equipe lidam melhor com esse tipo de problema de atendimento ao cliente.

Talvez seja alguém que entenda bastante de faturamento, ou alguém que normalmente lida com questões técnicas.

Escolher a pessoa certa ajuda a agilizar o processo e garante que o cliente receba a melhor assistência.

Basta clicar no nome do membro da equipe ao qual você deseja atribuir o e-mail.

Adicionando uma nota ao atribuir

Às vezes, é útil fornecer ao membro da equipe algumas informações adicionais ao atribuir um e-mail.

Antes de finalizar a tarefa, o Hiver geralmente oferece a oportunidade de adicionar breves anotações.

Isso pode ser qualquer coisa, desde "Este cliente está realmente chateado" até "Eles já tentaram reiniciar o dispositivo".

“Essas breves notas fornecem aos proprietários designados algum contexto e os ajudam a começar imediatamente, sem precisar fazer muitas perguntas adicionais.”

É uma ótima maneira de melhorar a colaboração da equipe e garantir que todos estejam alinhados desde o início da conversa por e-mail.

O que acontece depois de você atribuir um e-mail?

Depois de atribuir um endereço de e-mail, algumas coisas acontecem.

Primeiro, o e-mail geralmente sai da seção "não atribuídos" da caixa de entrada compartilhada e passa a ser exibido em uma visualização que mostra o que está atribuído a cada membro da equipe.

A pessoa a quem você atribuiu o e-mail provavelmente receberá uma notificação (alerta) para saber que tem um novo chamado para resolver.

Eles serão responsáveis ​​por ler a sequência de e-mails, identificar o problema do cliente e enviar uma resposta.

Esse sistema de atribuição de e-mails ajuda a manter todos responsáveis ​​e garante que nenhuma consulta do cliente se perca no processo.

É um fator fundamental para a forma como a Hiver ajuda a gerir de forma eficiente uma operação de atendimento ao cliente movimentada.

Como encontrar a seção de notas em um e-mail

Ao abrir uma conversa por e-mail no Hiver e desejar conversar sobre ela em particular com os membros da sua equipe, você precisa encontrar as respostas na seção "Notas".

Normalmente, você verá uma guia ou um botão com o rótulo "Notas" ao lado do conteúdo principal do e-mail.

Pode estar perto dos botões de responder e atribuir.

Às vezes parece um pequeno discurso. bolha ícone.

Clicar aqui abrirá um espaço onde você e sua equipe poderão digitar mensagens uns para os outros sobre a consulta do cliente.

Digitação e envio de notas internas

Depois de acessar a seção "Notas", é como enviar uma mensagem normal para alguém online.

Haverá uma caixa onde você poderá digitar sua mensagem.

Mantenha suas anotações claras e objetivas para que o membro da sua equipe entenda o que você está tentando dizer.

Por exemplo, você poderia escrever: "Olá Sarah, o cliente mencionou que já tentou reiniciar. Talvez você possa sugerir uma etapa de solução de problemas diferente?"

Após digitar sua mensagem, haverá um botão para enviá-la, geralmente com a etiqueta "Enviar" ou algo semelhante.

Assim que você enviar a mensagem, outros membros da equipe que estiverem visualizando o mesmo e-mail poderão vê-la em tempo real.

Como as anotações ajudam sua equipe a colaborar

Utilizar anotações breves é uma forma extremamente útil para a sua equipe de atendimento ao cliente colaborar sem que o cliente veja as discussões internas.

Imaginar Dois membros da equipe estão trabalhando no mesmo problema do cliente.

Em vez de terem que ir até a mesa um do outro ou enviar e-mails separados, eles podem simplesmente usar a seção de notas dentro da conversa por e-mail.

Isso facilita o compartilhamento de informações, o pedido de ajuda e mantém todos atualizados sobre o status do chamado.

Isso ajuda a agilizar seu fluxo de trabalho, pois toda a comunicação relacionada ao problema do cliente permanece ali mesmo, junto com a conversa por e-mail.

Isso torna muito mais fácil gerenciar o atendimento ao cliente de forma eficiente e proporcionar uma experiência melhor para seus clientes.

Conclusão

Então, essa é a maneira mais simples de usar o HiverHQ.

Pode parecer muita coisa no início. Mas depois que você tentar, não é tão difícil.

Pense em como seria muito mais fácil gerenciar os e-mails da equipe.

Chega de passes confusos! Agora todo mundo consegue ver o que está acontecendo.

Você pode encaminhar e-mails para a pessoa certa com facilidade.

E você pode conversar com sua equipe sem que o cliente veja. Pronto para experimentar o Hiver e fazer a diferença? gerenciamento de e-mail melhorar? 

Experimente e veja como isso ajuda sua equipe a trabalhar em conjunto!

Perguntas frequentes