Comment utiliser QuickBooks : Tutoriel pour débutants en 2025

La gestion des finances de votre entreprise vous donne-t-elle le tournis ?

Souhaiteriez-vous pouvoir suivre plus facilement vos mouvements de trésorerie ?

Vous n'êtes pas seul.

Il existe un outil appelé QuickBooks qui peut être d'une grande aide.

Ce guide vous montrera les étapes simples pour démarrer avec QuickBooks.

Nous allons procéder lentement et de manière à ce que ce soit facile à comprendre, afin que vous puissiez gérer l'argent de votre entreprise en toute confiance.

QuickBooks

Prêt à gérer les finances de votre entreprise comme un pro ? QuickBooks aide des millions de personnes à suivre facilement leurs revenus et leurs dépenses.

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Premiers pas avec QuickBooks

Imaginez que vous ayez un stand de limonade.

Vous devez savoir combien d'argent vous gagnez en vendant de la limonade et combien vous dépensez en citrons. sucre, droite?

Eh bien, QuickBooks fonctionne un peu de la même manière, mais pour une large gamme de petites entreprises.

Cela vous permet de gérer vos finances sur ordinateur.

Qu'est-ce que QuickBooks ?

QuickBooks est comme un logiciel informatique spécialisé pour les petites entreprises.

Cela vous permet de suivre toutes les entrées et sorties d'argent. 

Considérez-le comme le carnet de notes financier de votre entreprise, mais en beaucoup mieux !

Différents types de QuickBooks

Tout comme il existe différents types de téléphones, il existe différents types de QuickBooks. En voici quelques exemples :

• QuickBooks OnlineCelui-ci est hébergé sur Internet. Vous pouvez le consulter depuis n'importe quel ordinateur ou tablette.
• QuickBooks DesktopCelui-ci, vous le téléchargez et le conservez directement sur votre ordinateur.
• QuickBooks pour travailleurs indépendantsCelui-ci est conçu pour les personnes qui travaillent à leur compte.

Quel logiciel QuickBooks vous convient le mieux ?

Lequel choisir ?

Cela dépend de vos besoins. Si vous souhaitez consulter vos finances où que vous soyez, QuickBooks Online est peut-être la meilleure solution.

Si vous n'en avez besoin que sur un seul ordinateur, QuickBooks Desktop pourrait convenir.

Si vous êtes votre propre patron, QuickBooks Self-Employed pourrait être la solution idéale.

Que peut faire QuickBooks ?

QuickBooks vous aide à accomplir des choses importantes.

Vous pouvez établir une facture, appelée lettre de facturation, à envoyer à vos clients.

Si vous avez des employés, cela peut même vous aider pour la paie, c'est-à-dire pour les rémunérer.

Choses importantes à savoir

Lorsque vous commencerez à utiliser QuickBooks, il y aura des règles appelées conditions générales d'utilisation.

De plus, les fonctionnalités de QuickBooks ou son prix peuvent parfois changer.

Configurer votre entreprise dans QuickBooks

Saisie des informations de votre entreprise

Tout d'abord, vous devez informer QuickBooks sur votre entreprise.

C'est comme écrire son nom et son adresse dans son carnet de comptes.

Vous indiquerez le nom de votre entreprise et vos coordonnées. Assurez-vous que toutes les informations sont correctes !

Définir vos catégories d'argent

Ensuite, vous devez créer des catégories pour votre argent.

Imaginez que vous étiquetez différentes piles d'argent.

Vous aurez des étiquettes pour l'argent qui entre et l'argent qui sort. 

Ces étiquettes sont appelées votre « plan comptable ».

Connectez votre compte bancaire et vos cartes de crédit

Vous pouvez également connecter vos comptes bancaires et vos cartes de crédit à QuickBooks.

C'est comme si votre banque enregistrait automatiquement chaque entrée et sortie d'argent. 

Cela permet de voir beaucoup plus facilement où va votre argent !

Connexion d'autres applications utiles

Vous utilisez peut-être d'autres applications pour votre entreprise, comme la vente en ligne. 

Vous pouvez souvent connecter ces applications à QuickBooks. 

Cela permet à tout de fonctionner harmonieusement.

Laissez votre équipe vous aider

Si vous avez d'autres personnes qui vous aident dans votre activité, vous pouvez leur permettre d'utiliser QuickBooks également.

Mais vous pouvez aussi définir des règles concernant ce qu'ils peuvent voir et faire.

De cette façon, chacun peut aider sans avoir besoin de tout voir.

Travailler avec les clients

Ajouter vos clients

Pensez aux personnes qui achètent des choses chez vous.

Voici vos clients.

Dans QuickBooks, vous pouvez créer une liste de tous vos clients.

Vous indiquerez leurs noms et comment les contacter.

Cela vous permet de garder une trace de vos clients.

Établissement des factures pour les clients

Lorsqu'un client effectue un achat, vous devez lui envoyer une facture. 

Ce document s'appelle une facture.

QuickBooks vous aide à créer des factures attrayantes. 

Vous pouvez indiquer ce qu'ils ont acheté, le prix et la date de paiement.

Rendre vos factures attrayantes

Vous pouvez même modifier l'apparence de vos factures.

Vous pouvez ajouter le nom et les couleurs de votre entreprise.

Cela donne un aspect professionnel à vos factures.

Suivi des paiements

Après avoir envoyé une facture, QuickBooks vous permet de vérifier si votre client vous a payé.

S’ils n’ont pas payé, vous pouvez même leur envoyer un rappel amical.

Cela vous permet d'obtenir votre argent plus rapidement.

Gestion des fournisseurs et des dépenses

Ajouter des personnes que vous payez

Pensez aux personnes ou aux entreprises auprès desquelles vous achetez des choses pour votre entreprise.

Voici vos fournisseurs.

Vous pouvez en dresser la liste dans QuickBooks, comme vous l'avez fait pour vos clients.

Gardez leurs coordonnées à portée de main afin de savoir qui payer.

Saisie des factures que vous devez

Lorsqu'un fournisseur vous envoie une facture, vous pouvez l'intégrer dans QuickBooks.

Vous notez le montant que vous devez et la date d'échéance.

Cela vous aide à vous souvenir de payer à temps et à éviter les frais de retard.

Payer vos factures

Lorsque vient le moment de payer une facture, vous pouvez l'enregistrer dans QuickBooks.

Si vous payez en ligne, vous pouvez souvent connecter QuickBooks à votre compte bancaire pour simplifier les choses.

Si vous payez par chèque ou en espèces, vous pouvez également l'inscrire.

Récupérer de l'argent auprès des fournisseurs

Il arrive parfois qu'un vendeur vous doive un remboursement, par exemple lorsque vous retournez un article.

QuickBooks vous aide à suivre ces crédits et remboursements.

De cette façon, vous vous assurez de recevoir l'argent qui vous est dû.

Suivi de vos opérations bancaires

Connecter votre banque à QuickBooks

Imaginez que votre banque tienne une liste de toutes les transactions financières qui entrent et sortent de votre compte.

Vous pouvez connecter automatiquement cette liste à QuickBooks !

C'est comme si votre banque et QuickBooks communiquaient entre eux. 

Cela vous évite d'avoir à tout saisir manuellement.

Vérifier vos comptes bancaires

Une fois votre compte bancaire connecté, QuickBooks affichera tous vos mouvements de fonds.

Vous devez examiner ces éléments et indiquer à QuickBooks à quoi chacun d'eux correspond.

Par exemple, si vous voyez de l'argent rentrer, vous pourriez dire que cela provient de la vente de votre produit.

Si vous voyez de l'argent sortir du compte, vous pourriez dire que c'était pour acheter des fournitures.

Associer les choses

Il arrive parfois que vous saisissiez vous-même des informations dans QuickBooks, par exemple lorsque vous payez une facture.

Lorsque vos informations bancaires seront reçues, QuickBooks tentera de les faire correspondre.

Cela permet de s'assurer que tout est correct.

S'assurer que tout correspond

Il est conseillé de vérifier les informations bancaires de votre compte QuickBooks avec votre relevé bancaire réel.

C'est ce qu'on appelle la réconciliation.

C'est comme vérifier que le compte de votre argent correspond bien à ce qu'indique la banque. 

Pourquoi est-ce important ?

Parce que cela vous aide à repérer les erreurs !

Conclusion

Voilà donc les bases de QuickBooks.

Cela peut paraître beaucoup au premier abord.

Mais allez-y doucement. 

Vous allez vite vous y habituer. Voyez ça comme un nouveau jeu.

Il y a des règles à apprendre au début.

Mais ça devient plus facile au fur et à mesure qu'on joue.

QuickBooks peut vraiment aider votre entreprise.

Vous pouvez voir qui vous doit de l'argent.

Vous pouvez voir qui vous devez payer.

Vous pouvez ainsi suivre les performances de votre entreprise et faire des choix judicieux.

Foire aux questions