Comment utiliser ClickUp : Guide pas à pas pour débutants (2025)

Vous sentez-vous submergé(e) par la tâche de gérer toutes vos missions ?

C'est difficile quand on a des listes de choses à faire différentes partout.

Des notes importantes se perdent et vous ne savez même plus sur quoi travaille votre équipe. 

Cela peut donner l'impression que les choses sont désordonnées et vous ralentir.

Ce guide vous montrera comment utiliser Clickup, vous permettant ainsi de gérer facilement vos projets et d'en faire plus sans stress.

ClickUp

Avec plus de 100 000 équipes utilisant activement ClickUp, les données indiquent une amélioration de 80 % de la productivité des utilisateurs. Découvrez-en les avantages par vous-même grâce à un essai gratuit de 14 jours de ClickUp.

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Premiers pas avec ClickUp

Prêt à vous lancer dans ClickUp ? C’est comme créer un nouvel espace de travail organisé pour toutes vos tâches et tous vos projets.

Cette partie de notre tutoriel vous guidera à travers les toutes premières étapes.

1. Inscription et première connexion

Avant toute chose, vous devez créer un compte. C'est super simple !

1. Rendez-vous sur le site web de ClickUp.
2. Cliquez sur le bouton « S’inscrire ».
3. Vous saisirez votre adresse e-mail et créerez un mot de passe.
4. Suivez ces étapes simples pour confirmer votre compte.

Une fois que vous vous serez connecté pour la première fois, ClickUp pourrait vous poser quelques questions.

Ces questions vous aideront à configurer votre espace de travail de base.

Ne vous inquiétez pas trop de tout obtenir parfaitement dès le départ. 

2. Comprendre la hiérarchie

Parlons maintenant de la façon dont ClickUp permet de tout organiser.

Imaginez que votre travail soit comme une grande maison.

ClickUp utilise une méthode particulière pour organiser tous les éléments de son interface. Cette organisation est appelée la hiérarchie ClickUp.

Voyez les choses ainsi :

• Espaces : Il s'agit du niveau le plus élevé, comparable à un bâtiment entier ou à un département important au sein d'une entreprise. Vous pourriez par exemple avoir un « Espace » pour votre équipe marketing et un autre pour vos projets. Chaque Espace est une grande zone dédiée à des activités spécifiques.
• Dossiers : Dans votre « Espace », vous pouvez avoir des dossiers. Ce sont comme différentes pièces dans ce bâtiment. Un « Espace Marketing » pourrait contenir un dossier « Refonte du site web » et un autre dossier « … ».Réseaux sociaux Dossier Campagnes. Ils permettent de regrouper les projets liés au sein d'un même groupe.
• Listes : Dans chaque dossier (ou parfois directement dans un espace si vous n'avez pas besoin de dossier), vous avez des listes. Celles-ci sont comme les étagères ou les tiroirs d'une pièce. Chaque liste contient toutes les tâches liées à un projet ou un sujet spécifique. Par exemple, votre dossier « Refonte du site web » pourrait contenir une liste « Tâches de conception » et une liste « Tâches de contenu ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette hiérarchie vous permet de garder toutes vos tâches, notes et projets bien séparés tout en conservant leur lien. 

Cela vous permet de toujours trouver ce que vous cherchez, qu'il s'agisse d'un objectif important pour l'entreprise ou d'une petite tâche à accomplir aujourd'hui.

3. Navigation dans l'interface

Lorsque vous vous connecterez, vous verrez un écran principal. Ne vous inquiétez pas !

En fait, il est assez facile de se déplacer une fois qu'on connaît quelques endroits.

• Barre latérale (côté gauche) : Voici votre panneau de contrôle principal. Vous y trouverez vos Espaces, Dossiers et Listes. C'est ainsi que vous passez d'une partie de votre travail à l'autre. Vous trouverez également des liens rapides vers votre Accueil, vos Notifications et vos Tableaux de bord (dont nous parlerons plus loin). plus tard).
• Barre supérieure : En haut, vous verrez des éléments comme la recherche (très pratique !), des boutons de création rapide pour les nouvelles tâches et votre photo de profil où vous pouvez modifier les paramètres en tant qu'utilisateur.
• Domaine de contenu principal : Il s'agit du grand espace central. Son contenu varie selon l'élément sur lequel vous cliquez dans la barre latérale. Si vous cliquez sur « Liste », vous verrez ici toutes les tâches de cette liste. Si vous consultez un modèle, vous verrez ses détails dans cette zone.

Se familiariser avec ces principaux éléments facilitera grandement l'utilisation de ClickUp.

Prenez quelques minutes pour explorer et découvrir l'emplacement de chaque élément. Vous vous y habituerez vite !

Aménager son espace de travail : la mise en place de son premier projet

Maintenant que vous en savez un peu plus sur la hiérarchie ClickUp.

Il est temps de créer votre propre espace de travail ClickUp et de configurer votre tout premier espace de gestion de projet.

Imaginez que vous préparez vos outils avant de commencer à construire quelque chose de génial.

1. Créer un nouvel espace

Chaque grand projet sur ClickUp commence par un Espace. C'est là que se trouve votre principal projet ou département.

Voici comment en fabriquer un :

1. Regardez la barre latérale gauche. Vous y verrez généralement un signe plus (+) à côté de “Espaces” ou “Ajouter un espace.” Cliquez dessus !
2. Cliquez sur « Nouvel espace ».
3. ClickUp vous demandera de donner un nom à votre espace. Choisissez un nom clair, comme « Service marketing », « Projets clients » ou « Mes tâches personnelles ».
4. Vous pouvez choisir une couleur pour votre espace – cela le rend facile à repérer !
5. Cliquez sur « Suivant ».
6. ClickUp pourrait vous demander certaines fonctionnalités que vous souhaitez activer pour cet espace, comme les « Priorités » ou les « Étiquettes ». Ne vous en préoccupez pas trop pour le moment ; vous pourrez toujours les modifier plus tard.
7. Cliquez sur « Créer de l’espace ».

Et voilà, vous avez votre propre espace dédié !

2. Ajout de dossiers et de listes

Une fois que vous avez un espace, vous voudrez ajouter des dossiers et des listes pour organiser vos projets.

C’est là que la structure ClickUp s’avère vraiment utile pour garder les choses bien organisées.

• Ajout d'un dossier : Si votre espace est grand et contient de nombreux projets, ajoutez un dossier. Par exemple, dans votre espace « Département marketing », vous pouvez ajouter un dossier appelé « Campagnes marketing du 3e trimestre ».
  1. Cliquez sur + signe à côté de votre nom d'espace.
  2. Sélectionnez « Nouveau dossier ».
  3. Donnez un nom à votre dossier et cliquez sur « Créer ».
• Ajout d'une liste : Les listes contiennent vos tâches. Vous pouvez ajouter des listes dans des dossiers, ou directement dans un espace si vous n'avez pas besoin de dossier. Par exemple, si vous avez besoin d'une liste pour les publications sur les réseaux sociaux dans votre dossier « Campagnes marketing du 3e trimestre », vous pouvez en créer une.
  1. Cliquez sur + signez à côté d'un dossier (ou du nom de votre espace).
  2. Sélectionnez « Nouvelle liste ».
  3. Nommez votre liste et cliquez sur « Créer ».

Vous êtes maintenant en train de tracer un chemin clair pour votre travail !

3. Comprendre les vues de liste : la façon dont vous voyez votre travail

ClickUp est génial car il vous permet de visualiser vos tâches de multiples façons.

Ce sont les « vues ». Elles ne changent pas vos tâches, seulement la façon dont vous les percevez.

C’est en grande partie ce qui fait de ClickUp un outil de gestion de projet si flexible.

Voici quelques exemples courants :

• Vue Liste : Il s'agit de l'affichage le plus simple et le plus courant. Il ressemble à une simple liste de tâches ou à un tableur. Vous y verrez toutes vos tâches les unes après les autres, généralement avec leur nom, la personne à qui elles sont assignées et leur date d'échéance. C'est idéal pour avoir une vue d'ensemble.
• Vue du tableau (Kanban) : Imaginez un tableau blanc recouvert de post-it. C'est le mode Tableau ! Les tâches apparaissent sous forme de cartes disposées en colonnes (par exemple : « À faire », « En cours », « Terminé »). Vous pouvez déplacer les cartes d'une colonne à l'autre par glisser-déposer au fur et à mesure de l'avancement des tâches. Ce mode est très visuel et très apprécié pour suivre le flux de travail.
• Vue calendrier : Vous souhaitez visualiser vos échéances sur un calendrier ? L’affichage Calendrier présente toutes vos tâches par date d’échéance. Cela vous permet de planifier votre semaine ou votre mois et de repérer les éventuels conflits.
• Vue tableau : Cette vue ressemble beaucoup à une feuille de calcul. Vous pouvez ajouter des colonnes pour différentes informations, comme les budgets ou des détails spécifiques. Elle est très pratique pour trier et filtrer vos tâches. Vous pouvez même y ajouter des champs personnalisés pour suivre les informations uniques importantes pour votre projet.
• Vue de Gantt : Pour les projets de grande envergure, la vue Gantt affiche les tâches sur une chronologie, en indiquant notamment les dépendances entre elles. Elle est utile pour visualiser l'ensemble du calendrier de gestion de projet en un coup d'œil.

Vous pouvez facilement passer d'un affichage à l'autre en cherchant les boutons « Affichage » en haut de votre liste. Essayez-les ! 

Gestion des tâches

C’est là que le vrai travail se fait, et ClickUp simplifie et clarifie la gestion des tâches pour vous et les membres de votre équipe.

1. Création et attribution des tâches

Les tâches sont les éléments constitutifs de tout projet. Dans ClickUp, en créer une est un jeu d'enfant :

1. Cliquez sur le bouton « Nouvelle tâche » : Vous trouverez généralement ce gros bouton convivial en haut de n'importe quelle liste ou parfois un signe plus (+) dans la barre latérale.
2. Donnez un nom clair à votre tâche : Quelque chose comme « Rédiger l’introduction d’un article de blog » ou « Examiner les conceptions de sites Web ».
3. Attribuez-le : Qui est responsable de cette tâche ? Cliquez sur « Responsable » et désignez une personne (vous-même, par exemple !). Cela permettra de savoir clairement qui doit effectuer le travail.
4. Fixez une date d'échéance : Quand cette tâche doit-elle être terminée ? Choisissez une date dans le calendrier. Cela permettra à chacun de respecter les délais.

Voilà ! Votre tâche de base est créée et prête à être exécutée.

2. Ajouter des détails aux tâches : enrichir vos tâches

Un nom de tâche et une date d'échéance, c'est bien, mais ajouter plus de détails rend les tâches extrêmement utiles.

• Descriptions : Ceci est comme le corps d'un courriel concernant votre tâche. Expliquez. quoi doit être fait, pourquoi c'est important, et toutes instructions spécifiquesVous pouvez même créer un lien vers un Doc Cliquez ici pour obtenir des informations plus détaillées.
• Sous-tâches : Parfois, une tâche importante se compose de sous-tâches. Par exemple, « Planifier une campagne marketing » peut inclure des sous-tâches comme « Rechercher des mots-clés », « Créer des visuels pour les réseaux sociaux » et « Programmer l'envoi des e-mails ». Les sous-tâches permettent de décomposer les projets importants et de les rendre moins insurmontables.
• Listes de contrôle : Pour les listes de tâches simples, utilisez une checklist. Si votre tâche est « Préparer ses bagages pour le voyage », votre checklist pourrait inclure : « Brosse à dents », « Vêtements », « Passeport ».
• Pièces jointes : Besoin de partager un fichier, une image ou un document en rapport avec la tâche ? Il suffit de le joindre directement à la tâche. Plus besoin de chercher dans vos e-mails !

En ajoutant ces détails, vous offrez une vision complète à toute personne consultant la tâche, vous vous assurez ainsi que rien ne soit omis.

3. État des tâches : Suivi de l'avancement

Comment savoir si une tâche est commencée, terminée ou bloquée ? C’est là qu’interviennent les statuts des tâches.

ClickUp propose généralement des statuts de base comme :

• Ouvrir: La tâche n'a pas encore été commencée.
• Complet: La tâche est terminée ! Excellent travail !
• Fermé: Parfois utilisé pour des tâches terminées et archivées, ou qui ne sont plus nécessaires.

Mais vous pouvez également créer vos propres statuts pour les adapter à la manière dont ton Travail d'équipe. Pour un projet de conception, vous pourriez avoir : « À faire », « En cours de révision », « Révisions nécessaires » et « Approuvé ». Les statuts personnalisés vous offrent une vue précise de l'avancement et vous aident à optimiser votre expérience. guide ultime pour optimiser le flux de travail.

4. Priorités : Sur quoi travailler en premier ?

Toutes les tâches n'ont pas la même importance. ClickUp vous permet de définir des priorités :

• Urgent: Il faut le faire immédiatement !
• Haut: Très important, travaillez-y rapidement.
• Normale: Importance standard.
• Faible: Je peux attendre un peu.

Définir des priorités vous aide, vous et votre équipe, à savoir sur quoi vous concentrer en premier, surtout lorsque vous avez de nombreuses tâches à accomplir.

5. Commentaires et collaboration

Discuter des tâches directement dans la tâche elle-même change tout. C'est ainsi que vous collaborez efficacement avec les membres de votre équipe sur ClickUp.

• Ajouter des commentaires : Cliquez sur la section « Commentaires » de n’importe quelle tâche. Vous pouvez y saisir des messages, poser des questions ou fournir des mises à jour.
• @Mentions : Vous voulez attirer l'attention de quelqu'un ? Tapez @ suivi de leur nom (comme @John DoeIls recevront une notification, ils sauront donc que vous avez besoin de leur avis.
• Joindre des fichiers aux commentaires : Vous pouvez même joindre de nouveaux fichiers ou des captures d'écran directement aux commentaires si cela permet d'éclaircir un point.

Cela permet de centraliser toutes les discussions relatives à une tâche.

Plus besoin de parcourir de longs échanges d'emails pour découvrir ce qui a été décidé !

Cette communication simplifiée, ainsi que des fonctionnalités comme suivi du temps et des options d'intégration utiles.

ClickUp se positionne véritablement à l'avant-garde de la gestion des tâches.

Automatisation de votre flux de travail

Imaginez avoir une personne qui effectue les tâches répétitives à votre place.

Voilà à quoi ressemblent les automatisations dans ClickUp !

Ils vous font gagner du temps et rendent votre logiciel de gestion de projet plus intelligent.

1. Comprendre les automatisations

Que sont les automatisations ? En termes simples, ce sont des règles que vous configurez dans ClickUp qui disent : « Si ceci se produit, alors faites cela. » C'est comme mettre en place une réaction en chaîne.

• Exemple 1 : Si le statut d'une tâche passe à « Terminé », déplacez automatiquement cette tâche vers une liste « Terminé ».
• Exemple 2 : Lorsque vous créez une nouvelle tâche dans une liste spécifique, attribuez-la automatiquement à votre concepteur principal.

Pourquoi sont-elles si utiles ? Elles permettent de réduire considérablement toutes ces petites étapes manuelles que vous et votre équipe devez effectuer.

Cela vous permet de vous concentrer sur les aspects importants de vos projets et de vos tâches, et non sur les tâches fastidieuses.

2. Création d'automatisations simples

Mise en place d'un automation C'est plus facile que vous ne le pensez.

ClickUp propose de nombreux modèles d'automatisation prêts à l'emploi, ou vous pouvez créer les vôtres.

Voici une idée de base de la façon dont vous pourriez en configurer un (les étapes exactes peuvent varier légèrement en fonction de votre version de ClickUp, mais l'idée reste la même) :

1. Accédez à la liste ou au dossier dans lequel vous souhaitez que l'automatisation ait lieu.
2. Recherchez “Automate” ou “Automations” généralement en haut ou dans les paramètres de la liste.
3. Cliquez sur « Ajouter une automatisation ».
4. Vous choisirez un « Déclencheur » (la partie « Si cela se produit »). Il peut s'agir de « Changements de statut », « Tâche créée », « Date d'échéance atteinte », etc.
5. Ensuite, vous choisissez une « Action » (la partie « puis faites cela »). Cela peut être « Modifier le statut », « Attribuer une tâche », « Déplacer une tâche », etc.

ClickUp propose également des fonctionnalités spéciales appelées ClickApps qui permettent d'activer des fonctions supplémentaires.

Et certaines d'entre elles sont intégrées à des systèmes d'automatisation afin d'optimiser votre efficacité. 

Par exemple, si vous avez activé l'application ClickApp « Suivi du temps », vous pouvez configurer une automatisation pour démarrer le suivi du temps lorsqu'un statut de tâche passe à « En cours ».

3. Modèles : Réutiliser vos meilleurs travaux

Avez-vous déjà créé une configuration de projet qui fonctionnait parfaitement ?

Avec les modèles, vous n'avez pas besoin de tout construire à partir de zéro à chaque fois !

ClickUp vous permet d'enregistrer presque n'importe quoi comme modèle :

• Modèles de listes : Si vous entreprenez souvent des projets et des tâches similaires, enregistrez une liste avec ses statuts, ses champs personnalisables et même des tâches prédéfinies comme modèle. Par exemple, une liste « Intégration client » pourrait être enregistrée comme modèle.
• Modèles de dossiers : Si vous avez un groupe de listes qui sont toujours utilisées ensemble pour un type de travail spécifique, enregistrez le dossier entier comme modèle.
• Modèles spatiaux : Pour les flux de travail très volumineux et répétitifs, vous pouvez même enregistrer un fichier entier. Espace ClickUp comme modèle !

C'est beaucoup plus rapide ! Cette section vous montre comment automatiser les processus.

Vous n'avez donc plus besoin de vérifier constamment votre boîte de réception Pour les mises à jour, ClickUp s'en charge pour vous. 

Il s'agit d'une partie importante de toute bonne table des matières pour maîtriser ClickUp.

Suivi des progrès et rapports

Vous avez appris à créer des tâches et à démarrer le travail. 

Comment avoir une vision d'ensemble de vos projets et du travail de votre équipe ?

C'est là que ClickUp effectue le suivi et reportage Les outils arrivent. Ils vous aident à voir exactement où vous en êtes.

1. Tableaux de bord : votre centre de commande

Considérez le tableau de bord comme votre centre de contrôle personnel.

Il s'agit d'un écran unique où vous pouvez voir en un coup d'œil toutes les informations les plus importantes concernant vos projets et vos tâches.

Vous pouvez choisir ce qui apparaît sur votre tableau de bord.

Voici comment ils fonctionnent :

• Ce qu'ils montrent : Vous pouvez ajouter différents widgets à votre tableau de bord. Ces widgets sont comme des mini-rapports. Vous pourriez avoir un widget qui affiche :
  • Toutes les tâches qui vous sont assignées.
  • Tâches à rendre cette semaine.
  • Combien de tâches sont « En cours » ?
  • Un graphique montrant le nombre de tâches sur lesquelles travaille chaque membre de l'équipe.
• Pourquoi ils sont géniaux : Au lieu de parcourir de nombreuses listes, votre tableau de bord regroupe toutes les informations importantes au même endroit. Vous pouvez ainsi identifier rapidement les points forts et les points faibles qui requièrent votre attention. Vous pouvez même créer différents tableaux de bord selon vos besoins : un pour vous, un pour votre équipe et un pour votre responsable.

2. Widgets de reporting : Visualisez vos données

Les tableaux de bord utilisent différents widgets de reporting pour vous présenter des représentations visuelles de vos données.

C'est beaucoup plus facile à comprendre que de simplement regarder de longues listes de tâches.

Voici quelques exemples de widgets de reporting courants :

• Rapports d'avancement des tâches : Ces graphiques vous indiquent le nombre de tâches terminées, le nombre de tâches encore en cours et les points de blocage potentiels.
• Rapports de suivi du temps : Si vous suivez le temps passé sur les tâches, ces rapports vous indiquent précisément comment les heures sont utilisées. C'est extrêmement utile pour comprendre les coûts d'un projet ou estimer la durée de tâches similaires à l'avenir.
• Gestion de la charge de travail : Ces widgets permettent de voir si certains membres de l'équipe ont une surcharge de travail ou s'ils disposent de plus de temps. Ils vous aident à répartir équitablement la charge de travail au sein de votre équipe.

These visual reports help you spot problems early and make smarter decisions.

3. Suivi du temps : Comprendre où passe le temps

Vous êtes-vous déjà demandé combien de temps vous consacrez réellement à différentes tâches ? ClickUp possède un minuteur intégré qui peut vous aider à le déterminer.

• Comment ça marche : Vous pouvez démarrer un minuteur directement sur une tâche dès que vous commencez à y travailler, et l'arrêter une fois terminée. ClickUp enregistre automatiquement le temps.
• Pourquoi l'utiliser ?
  • Cela vous aide à comprendre la durée réelle des tâches, ce qui est idéal pour la planification des projets futurs.
  • Facturer vos clients à l'heure simplifie le suivi du temps facturable.
  • Cela peut vous aider à voir si vous consacrez trop de temps à certaines activités et où vous pourriez être plus efficace.

4. Objectifs et OKR

ClickUp ne se limite pas aux petites tâches ; il peut également vous aider à suivre vos objectifs plus importants.

• Fixer des objectifs : Vous pouvez définir des objectifs dans ClickUp, comme « Lancer un nouveau site Web d'ici décembre 2025 » ou « Augmenter les ventes de 10 % ce trimestre ».
• Suivi des progrès : Vous pouvez associer directement des tâches à ces objectifs. Au fur et à mesure que vous accomplissez des tâches liées à un objectif, ClickUp vous indique votre progression vers sa réalisation.
• Comment cela aide : Cette fonctionnalité permet à chaque membre de l'équipe de comprendre comment son travail quotidien s'inscrit dans une vision d'ensemble. Elle assure une coordination efficace et garantit que vous travaillez toujours à ce qui compte vraiment.

Conclusion

Nous avons abordé beaucoup de choses dans ce guide, n'est-ce pas ?

Vous avez appris comment aménager votre espace de travail. 

C'est un outil qui vous permet de centraliser tout votre travail. Il vous permet de rester organisé.

Cela facilite le travail d'équipe et vous permet d'être plus productif et moins stressé.

Alors, qu'attendez-vous ? Commencez à utiliser ClickUp dès aujourd'hui. 

Vous serez surpris de voir à quel point votre vie professionnelle peut devenir plus claire et plus productive.

ClickUp est prêt à vous aider à révéler votre plein potentiel.

Alternatives à Clickup

Voici quelques alternatives à envisager, chacune présentant ses avantages :

• Assemblage: Se concentre sur la prise de notes, les résumés et les points d'action des réunions grâce à l'intelligence artificielle.
• Notion: Intègre l'IA directement dans Notion pour la rédaction, la synthèse et le brainstorming au sein de vos documents.
• Lucioles: Spécialisée dans la transcription, le résumé et l'analyse des conversations vocales issues de réunions.
• Capacités: Une base de connaissances et un outil de prise de notes qui vous aident à relier visuellement vos idées et vos ressources numériques.
• Taskade : Offre un espace de travail unifié avec tâches, notes et chat vidéo, idéal pour la collaboration en équipe et la cartographie mentale.
• Notejoy: Une application de prise de notes collaborative rapide et simple, conçue pour permettre aux équipes de partager et d'organiser rapidement les informations.
• Notta: Offre une transcription et un résumé automatisés par IA pour les conversations audio, vidéo et en direct.
• Artisanat: Un éditeur de documents qui combine notes, documents et wikis, offrant une manière esthétique et structurée d'organiser l'information.
• MeetGeek: Un assistant de réunion IA qui enregistre, transcrit et résume vos réunions, en mettant en évidence les moments clés.
• Mem IA : Un espace de travail auto-organisé qui utilise l'IA pour connecter vos notes, vos idées et vos informations, facilitant ainsi la recherche de tout.
• Evernote: Une application classique de prise de notes qui vous permet de capturer, d'organiser et de retrouver des informations sur tous vos appareils.
• Microsoft OneNote: Un bloc-notes numérique de Microsoft pour la collecte d'informations libre et la collaboration multi-utilisateurs.

Foire aux questions