Cómo usar Toggl: Domina la gestión del tiempo en 2025

¿Alguna vez sientes que tu día desaparece? Empiezas con una lista interminable de tareas pendientes, pero, de alguna manera, te preguntas adónde se fue todo el tiempo.

Este es un problema al que se enfrentan muchos, especialmente con tantas cosas sucediendo en estos días.

Pero ¿qué pasaría si realmente pudieras? ver ¿A dónde va tu tiempo? Ahí es donde entra Toggl.

Es una herramienta muy útil que te permite realizar un seguimiento exacto de cómo gastas tu tiempo.

Esta guía le mostrará cómo utilizar Toggl para convertirse en un maestro en la gestión del tiempo. 

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¿Listo para impulsar tu productividad? Los usuarios de Toggl Track reportan un aumento promedio del 15 % en las horas facturables. Integrado reportando Te ayuda a analizar tu tiempo.

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Configuración de su cuenta

¿Listo para empezar a registrar tu tiempo? Aquí te explicamos cómo empezar con Toggl Track:

• Crear una cuenta: Vaya al sitio web de Toggl Track (¡gratis!) y regístrese usando su nombre y correo electrónico.
• Configura tu perfil: Personaliza tu perfil dentro de Toggl Track.
• Elige un plan: Toggl Track ofrece planes gratuitos y de pago. La versión gratuita es ideal para la mayoría de los usuarios, ya que ofrece registro de tiempo, un temporizador y seguimiento básico. Los planes de pago ofrecen más funciones, como el seguimiento de horas facturables y la facturación, útiles para equipos.
• Crear un espacio de trabajo: Tu espacio de trabajo es tu área en Toggl Track. Si trabajan juntos, invita a otros miembros del equipo.
• Configurar Proyectos y Clientes:
  • Proyectos: Éstas son las cosas específicas en las que estás trabajando (por ejemplo, "Diseño de sitio web", "Campaña de marketing").
  • Clientela: ¿Para quién realiza el trabajo (p. ej., "Acme Corp" o "XYZ Industries")? Esto le ayuda a organizar sus registros de tiempo.
• Utilice Toggl Track en cualquier lugar: Toggl Track funciona en tu ordenador y tiene una app de seguimiento de tiempo para tu teléfono o tableta. ¡Registra tu tiempo dondequiera que estés!
• Iniciar seguimiento: Con todo configurado, puedes usar Toggl Track para registrar tu tiempo y obtener información sobre su uso. Este rastreador de tiempo es una herramienta excelente para una mejor gestión del tiempo. ¡A continuación, hablaremos sobre las etiquetas y cómo usarlas!

Funciones principales para el seguimiento del tiempo

Toggl Track ofrece funciones de seguimiento del tiempo muy útiles para ayudarte a comprender adónde vas tu tiempo. Analicemos las herramientas principales que usarás:

Conceptos básicos de entrada de tiempo:

• Entrada manual: Puedes ingresar tu tiempo manualmente. Simplemente dile a Toggl Track cuándo empezaste a trabajar en algo y cuándo lo terminaste. ¡Fácil!
• Minutero: ¡Usa el temporizador para controlar el tiempo en tiempo real! Haz clic en el botón "Iniciar" al comenzar una tarea y en "Detener" al terminarla. Esta es la forma más precisa de controlar el tiempo.
• Etiquetas: Las etiquetas son como etiquetas. Añádelas a tus entradas de tiempo para categorizar tu trabajo. Por ejemplo, puedes usar etiquetas como "escritura", "reunión" o "programación". Esto facilita ver el tiempo dedicado a diferentes actividades.
• Edición: ¿Cometiste un error? ¡No hay problema! Puedes editar o eliminar fácilmente tus entradas de tiempo.

Proyectos y Clientes:

• Organización: Como ya comentamos, los proyectos y los clientes son clave para organizar tu tiempo. Cada entrada debe estar vinculada a un proyecto y un cliente. Esto es fundamental para la gestión de proyectos y si necesitas crear hojas de horas.
• Asignación de proyectos: Si trabajas en equipo, puedes asignar proyectos a diferentes miembros. Esto deja claro quién es responsable de qué.

Etiquetas:

• Categorización: Las etiquetas son tus mejores amigas para obtener información detallada. seguimiento del tiempoÚsalos para desglosar aún más tu tiempo. ¿Quieres saber cuánto tiempo dedicas a investigar y cuánto a escribir para un proyecto? Las etiquetas te lo indican.
• Informe: Las etiquetas también facilitan la generación de informes. Puedes generar informes basados ​​en etiquetas para ver exactamente adónde dedicas tu tiempo.

Informes:

• Conocimiento: Toggl Track ofrece diferentes tipos de informes. Estos informes te brindan información sobre tu tiempo. Puedes ver resúmenes, desgloses detallados e incluso informes semanales.
• Personalización: Puedes personalizar estos informes para ver los datos que necesitas. Por ejemplo, ¿quieres ver cuánto tiempo dedicaste a un proyecto específico el mes pasado? ¡Puedes hacerlo!
• Exportador: Puede exportar sus informes en formatos como CSV o PDF. Esto es útil si necesita compartir sus hojas de horas con alguien o usar los datos en otros programas.

Otras cosas interesantes:

• Ofertas de Toggl Track: Toggl Track ofrece aplicaciones para ordenador y móvil. ¡Así puedes controlar tu tiempo desde cualquier lugar!
• Aplicación móvil: La aplicación móvil es perfecta para controlar el tiempo dondequiera que estés. Puedes iniciar y detener temporizadores, registrar horas y ver informes, todo desde tu teléfono. Es una excelente aplicación para controlar el tiempo.
• Aplicación de escritorio: La aplicación de escritorio es ideal para realizar un seguimiento detallado del tiempo cuando estás en tu computadora.
• Integraciones: Toggl Track se integra con otras herramientas que puedas usar, como software de gestión de proyectos. Esto puede optimizar aún más tu flujo de trabajo y ahorrarte tiempo.
• Recordatorios: Incluso puedes configurar recordatorios en Toggl Track para recordar el tiempo. ¡Esto es muy útil porque es fácil olvidarlo!

Al usar estas funciones básicas de Toggl Track, podrás ver exactamente cómo inviertes tu tiempo. ¡Este es el primer paso para convertirte en un experto en la gestión del tiempo!

Funciones avanzadas para una mejor gestión del tiempo

Ahora que conoce los conceptos básicos, profundicemos en algunas funciones avanzadas de Toggl que pueden mejorar seriamente sus habilidades de gestión del tiempo.

Estas herramientas de seguimiento del tiempo le ayudarán a administrar mejor su tiempo y aprovechar aún más Toggl Track.

1. Tarifas facturables

• Establecimiento de tarifas: Esta función es fundamental si eres freelance o trabajas en proyectos donde se factura por hora. Puedes establecer diferentes tarifas por hora para distintos proyectos o incluso para distintos miembros del equipo.
• Seguimiento del tiempo facturable: Toggl Track registrará automáticamente tus horas facturables. Esto facilita enormemente la creación de hojas de horas y facturas para tus clientes.
• Facturación: ¡Se acabó el adivinar cuánto cobrar! Toggl Track te ayuda a generar facturas precisas basadas en el tiempo registrado.

2. Gestión de equipos

• Invitando a los miembros del equipo: Si estás trabajando con un equipo, puedes invitarlos a tu espacio de trabajo de Toggl Track.
• Roles y permisos: Puede asignar diferentes roles y permisos a los miembros del equipo, lo que le permitirá controlar quién puede hacer qué en Toggl Track.
• Actividad en equipo: Puedes ver fácilmente en qué está trabajando tu equipo y cuánto tiempo dedica a las distintas tareas. Esto es ideal para la gestión de proyectos.

3. Integraciones

• Conexión con otras herramientas: Toggl Track se puede conectar con otras aplicaciones que puedas usar, como software de gestión de proyectos, calendarios e incluso software de contabilidadEsto simplifica tu flujo de trabajo y te ahorra tiempo. ¡Imagina que tus registros de tiempo se muestren automáticamente en tu herramienta de gestión de proyectos!
• Seguimiento automático del tiempo: Algunas integraciones incluso permiten el seguimiento automático del tiempo. Esto significa que quizás ni siquiera tengas que iniciar y detener un temporizador manualmente.

4. Aplicación móvil Toggl (avanzada)

• Seguimiento sobre la marcha: Ya mencionamos la aplicación móvil, pero vale la pena destacarla de nuevo. Es muy útil para controlar el tiempo cuando no estás en tu escritorio.
• Seguimiento sin conexión: La aplicación móvil te permite registrar tu tiempo incluso sin internet. Al volver a conectarte, se sincronizarán todas tus entradas de tiempo. Es imprescindible para quienes trabajan en zonas con mala conexión a internet.

5. Temporizador Pomodoro

• Aumento de enfoque: Toggl Track cuenta con un temporizador Pomodoro integrado. Esta técnica implica trabajar en periodos de concentración (normalmente de 25 minutos) con breves descansos entre ellos. Puede ayudarte mucho a concentrarte y a ser más productivo.

Otros consejos y trucos:

• Reseñas regulares: Revisa tus registros de tiempo regularmente. Esto te ayudará a identificar áreas donde pierdes tiempo y a encontrar maneras de ser más productivo.
• Descripciones detalladas: Añade siempre descripciones detalladas a tus registros de tiempo. Esto hace que tus hojas de horas sean más útiles y te proporciona una mejor perspectiva de tu trabajo.
• Comience a registrar el tiempo de forma consistente: Para sacarle el máximo provecho a Toggl Track, debes usarlo con constancia. Cuanto más registres, más útiles serán los datos. ¡Así que empieza a registrar tu tiempo hoy mismo!

Estas funciones avanzadas de Toggl Track llevan la gestión del tiempo al siguiente nivel.

Al usarlos, verás dónde pierdes tu tiempo y aprenderás a administrarlo de manera más efectiva.

Mejores prácticas para maximizar la productividad

Toggl Track es una gran herramienta, pero como cualquier herramienta, producirá los mejores resultados si se usa correctamente.

A continuación se presentan algunas prácticas recomendadas para que el seguimiento del tiempo funcione para usted y aumente su productividad:

La consistencia es clave

• Seguimiento de todo: Lo más importante es hacer un seguimiento todo Tu tiempo de trabajo. Incluso las tareas cortas se acumulan. Si no le haces seguimiento, no tendrás una visión completa de cómo inviertes tu tiempo.
• Haga del seguimiento del tiempo un hábito: Incorpore el registro del tiempo a su rutina diaria. Cuanto más constante sea, más valiosos serán los datos de su hoja de horas.

Los detalles importan

• Descripciones detalladas: No se limite a rastrear eso Trabajaste en algo. Describe qué Lo hiciste. En lugar de "Proyecto X", escribe "Proyecto X: Terminé el primer borrador del informe". Esto hace que tus hojas de horas sean mucho más útiles y te ayuda a recordar lo que hiciste. más tarde.
• Utilice las etiquetas con prudencia: Las etiquetas son muy útiles para categorizar tu tiempo. Úsalas con regularidad para aprovecharlas al máximo.

Revisión periódica

• Revise su hoja de horas: Revisa tu hoja de horas semanalmente. Esto te ayudará a identificar actividades que te hacen perder el tiempo y a ver dónde puedes mejorar.
• Identificar pérdidas de tiempo: ¿Dedicas demasiado tiempo a ciertas tareas? Revisar tus registros de tiempo puede ayudarte a identificar estas pérdidas de tiempo y a encontrar maneras de ser más eficiente.

Establecimiento de metas

• Establecer objetivos de seguimiento del tiempo: Al igual que estableces objetivos para tus proyectos, establece objetivos para el seguimiento del tiempo. Quizás quieras reducir el tiempo que dedicas a reuniones o aumentar el tiempo que dedicas al trabajo concentrado.

Planificando tu tiempo

• Bloqueo de tiempo: Usa Toggl Track para planificar tu día. Reserva tiempo para tareas específicas en tu calendario y luego controla tu tiempo según ese plan.

Integración del flujo de trabajo

• Integración perfecta: Integra el seguimiento del tiempo en tu flujo de trabajo. Cuanto más fácil sea registrar tu tiempo, más probable será que lo hagas de forma constante.
• Iniciar y detener el temporizador: Inicia el cronómetro al comenzar una tarea y deténlo al terminarla. Esta es la forma más precisa de controlar tu tiempo.

Alternar para diferentes casos de uso

Toggl Track no es solo para un tipo de persona. Es una herramienta versátil que puede ser útil en diversas situaciones. Aquí te explicamos cómo diferentes personas pueden usarla:

Trabajadores autónomos

• Seguimiento de horas facturables: Trabajadores autónomos ¿Necesitas saber cuánto tiempo dedican al trabajo de tus clientes para que te paguen? Toggl Track te lo facilita. También puedes establecer tarifas facturables y generar facturas, lo que lo convierte en una solución integral para gestionar tus finanzas como freelance.
• Gestión de proyectos: Los freelancers suelen gestionar varios proyectos simultáneamente. Toggl Track les ayuda a organizarse y a ver cuánto tiempo dedican a cada uno.
• Informes de tiempo: ¿Necesitas mostrarle a un cliente cuánto tiempo dedicaste a su proyecto? Los informes de tiempo de Toggl Track lo simplifican.

Gerentes de proyectos

• Supervisión del equipo: Los gerentes de proyecto pueden usar Toggl Track para ver en qué está trabajando su equipo y cuánto tiempo dedican a las diferentes tareas. Esto les ayuda a mantener los proyectos al día.
• Presupuesto: Saber adónde va el tiempo es crucial para no salirse del presupuesto. Toggl Track te proporciona los datos que necesitas para tomar decisiones informadas.
• Asignación de recursos: Los gerentes de proyecto pueden usar Toggl Track para ver qué miembros del equipo están ocupados y cuáles tienen mayor disponibilidad. Esto facilita la asignación de recursos.

Estudiantes

• Tiempo de estudio: Los estudiantes pueden usar Toggl Track para ver cuánto tiempo dedican realmente al estudio. ¡Esto puede ser una verdadera revelación!
• Gestión de asignaciones: El seguimiento del tiempo dedicado a las diferentes tareas puede ayudar a los estudiantes a priorizar su trabajo y evitar estudiar a último momento.
• Destructor de la procrastinación: Ver dónde pierdes tu tiempo puede ayudarte a identificar actividades que te hacen perder el tiempo y a utilizar mejor tu tiempo de estudio.

Equipos remotos

• Colaboración: Toggl Track facilita que los equipos remotos se mantengan conectados y vean en qué está trabajando cada uno.
• Responsabilidad: El seguimiento del tiempo ayuda a garantizar que todos contribuyan con su parte justa.
• Gestión de zona horaria: Toggl Track considera que las zonas horarias son esenciales para los equipos remotos distribuidos en diferentes ubicaciones.

Individuos (¡Todos!)

• Productividad personal: Incluso si no eres freelance ni gestor de proyectos, Toggl Track puede ayudarte a aumentar tu productividad personal. Descubre adónde dedicas tu tiempo y encuentra maneras de ser más eficiente.
• Seguimiento de hábitos: ¿Quieres saber cuánto tiempo dedicas a ciertos hábitos, como leer o hacer ejercicio? ¡Toggl Track también te ayuda a registrarlo!
• Bloqueo de tiempo: También puedes reservar bloques de tiempo en Toggl Track para concentrarte en tareas específicas. Es una excelente manera de mejorar tu concentración.

Conexión con otras herramientas

• Asana: Toggl Track se integra con Asana, una popular herramienta de gestión de proyectos. Esto facilita el seguimiento del tiempo directamente en tus proyectos de Asana.
• Calendario de Google: También puedes conectar Toggl Track con Google Calendar para ver tus entradas de tiempo junto con tus citas y eventos.
• Muchos más: ¡Toggl Track también es compatible con muchas otras herramientas! Consulta su sitio web para ver la lista completa de integraciones.

Consejos para empezar:

• Empieza de forma sencilla: No intentes usar todas las funciones a la vez. Empieza con lo básico, como controlar el tiempo con el temporizador, y luego explora gradualmente las funciones más avanzadas.
• No olvides empezar: Uno de los mayores desafíos del control de tiempo es recordar cuándo poner en marcha el cronómetro. Crea recordatorios o usa la aplicación móvil para que sea más fácil.
• Explora recursos para aprender: Toggl Track cuenta con muchos recursos para aprender más sobre su uso. Consulta su blog, centro de ayuda y tutoriales. Incluso tienen guías sobre temas como "Contratación rentable" si eres... negocio ¡dueño!
• El plan básico es genial: El plan básico es gratuito y ofrece numerosas funciones para la mayoría de los usuarios. Puedes actualizarlo más adelante si necesitas herramientas más avanzadas.

Toggl Track puede ser un simple rastreador de tiempo o una poderosa herramienta de gestión de proyectos.

Todo depende de cómo lo uses. Sean cuales sean tus necesidades, Toggl Track puede ayudarte a gestionar tu tiempo y a ser más productivo.

Alternativas de Toggl

Aquí hay algunas otras herramientas de seguimiento del tiempo que podría considerar:

• Doctor del tiempo: Ofrece un seguimiento más detallado con funciones como monitoreo de aplicaciones y sitios web.
• Clockify: Una opción gratuita popular conocida por su simplicidad y facilidad de uso.
• Reloj: Parece que te refieres a Clockify, ya que “Clockit” no es muy conocido.
• Tiempo de memoria: Intenta rastrear automáticamente la actividad de su computadora, reduciendo la entrada manual.
• Tiempo de seguimiento: Bueno para administrar el tiempo del equipo y proyectos con funciones de planificación.
• Cronológico: Utiliza un dispositivo físico para rastrear el tiempo asignando tareas a sus lados.
• Cosecha: Combina el seguimiento del tiempo con la facturación y el seguimiento de gastos para la facturación.

Conclusión

¡Listo! Ya sabes cómo usar Toggl Track.

Es una herramienta muy útil para gestionar tu tiempo.

Cubrimos todo, desde la configuración de su cuenta hasta el uso de las funciones avanzadas.

Recuerda, controlar tu tiempo es fundamental. Te ayuda a ver adónde lo dedicas, lo que te permite tomar mejores decisiones.

Podrás hacer más cosas y ser más productivo.

Toggl Track puede ayudarte si eres un alumno, freelancer o quieres gestionar mejor tu tiempo. 

Pruébalo y descubre cómo te funciona. ¡Empieza a registrar tu tiempo hoy mismo!

Preguntas frecuentes