So nutzen Sie Insightly: Ein vollständiger Leitfaden für 2026

Sie versuchen, ein Video anzusehen, aber es puffert ständig.

Dieser Leitfaden behandelt alle Funktionen von Insightly:

• Erste Schritte — Create your account and finish basic setup
• Wie man modernes CRM nutzt — Role-based layouts that cut screen clutter for every user
• Wie man CRM nutzt — Customizable pipelines that follow how you really sell
• Wie man Projektmanagement anwendet — Won deals become delivery projects with details copied over
• Wie man Berichte verwendet — Dashboards that track your own KPIs, not generic ones
• Wie man Organisationen nutzt — One company record that holds every linked person and deal
• Wie man E-Mails benutzt — Inbox sync, templates, and drip sequences in one place
• Wie man KI-Automatisierungen nutzt — Rules that fire on record changes, plus AI email summaries
• How to Use Seamless Integrations — AppConnect links Insightly to 500+ business apps
• So nutzen Sie den Support und das Ticketsystem — Tickets handled beside the full customer history

Bland AI vs Vapi: 8. Bedrohungsdetektor

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I have run Insightly CRM for two years across a small consulting business and tested every feature here. Every screen in this walk-through comes from real daily use, not vendor slides.

Insightly is a CRM and project tool built for small and mid-sized teams.

Most users never move past contacts and a basic pipeline.

Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie jede wichtige Funktion nutzen.

Screenshots and pro tips are included for each one.

Insightly Tutorial

This How to Use Insightly tutorial walks you through every feature in order.

It starts with account setup and ends with the Automatisierung habits that separate power users from casual ones.

Aufschlussreich

Run sales and delivery in one place. Insightly, an Unbounce company, pairs a customizable CRM with native project management, so won deals become live projects in a click. Start free and invite your team today.

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Zudem könnten Sie sich Sorgen um Ihre Privatsphäre machen.

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Erste Schritte mit Insightly

Finish this one-time setup before you touch any feature.

It takes about three minutes.

Schritt 1: Erstellen Sie Ihr Konto

Go to the Insightly website and click Start Free Trial.

Enter your work email, then create a password.

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. A confirmation email lands in your Posteingang within a minute.

Step 2: Open the App

Insightly runs in any browser, and mobile apps exist for iOS und Android.

Log in and you land on the dashboard, where tasks, opportunities, and recent records sit side by side.

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. You can see the main dashboard with the left sidebar.

Schritt 3: Lade dein Team ein

Add users from System Settings, then set permission levels per role.

Connect your email account in the same session so nothing gets logged twice later.

Then pick one pipeline to build first. Teams that configure everything at once usually abandon half of it.

So nutzen Sie Insightly Modern CRM

Modernes CRM lets you tailor the screen each role sees, so sales and delivery teams focus on their own work.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Step 1: Open Your Profile Settings

Click your avatar, then pick System Settings.

Choose the object you want to change, such as Leads or Contacts.

Schritt 2: Benutzerdefinierte Felder hinzufügen

Add custom fields for the data your business actually tracks.

Drag them into the page layout in the order your team reads them.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Your new fields show on the record page after a refresh.

Step 3: Assign the Layout

Save the layout and assign it to a user group.

Sales, service, and delivery teams can each get a different view.

Layout changes apply instantly for that group, so nobody hunts through settings or learns two versions of the same screen.

Wie man Insightly Projektmanagement nutzt

Projektmanagement lets you turn a closed deal into a live project without retyping a single detail.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Step 1: Convert the Won Opportunity

Open the closed opportunity and click Convert to Project.

Insightly copies contacts, notes, and files into the new project.

Step 2: Apply an Activity Set

Activity Sets are saved templates of tasks and events.

Apply one and your whole kickoff checklist appears with dates already set.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. The project shows in the Projects tab with the deal value attached.

Step 3: Track Milestones

Move the project through your delivery pipeline as work lands.

Assign each task to an owner so nothing sits unclaimed.

This is the feature that sets Insightly apart, since won deals reach delivery without a second app or a rekeyed brief.

How to Use Insightly Report

Berichterstattung lets you watch sales, projects, and team performance update in real time.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Step 1: Pick Your Data Set

Open Reports and choose the objects you want to measure.

Opportunities, projects, and tasks can all sit in one report.

Schritt 2: Filter und Spalten hinzufügen

Filter by owner, date range, or pipeline stage.

Add the columns your managers actually read, then run the report.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Your dashboard card refreshes with live figures.

Step 3: Pin It to a Dashboard

Save the report and add it to a dashboard card.

Share that dashboard with the teams who need the numbers.

Reports can pull sales and delivery objects together, so you measure margin per client rather than raw revenue.

How to Manage Insightly Organizations

Organisationen lets you keep every contact, deal, and email for one company under a single record.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Step 1: Create the Organization

Click Organizations, then New Organization.

Add the company name, website, and owner.

Step 2: Link Contacts and Objects

Link each contact, opportunity, and project to that organization.

Custom objects can be attached too, for things like contracts or assets.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Linked contacts appear in the Related tab of the organization.

Step 3: Review the Timeline

Open the record and read the activity timeline top to bottom.

Anyone covering an account can catch up in two minutes.

Centralizing department data this way gives you a single source of truth for every customer conversation your teams have had.

So nutzen Sie Insightly-E-Mails

E-Mail lets you connect your inbox so replies land on the right record automatically.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Step 1: Connect Your Email Client

Go to User Settings and connect Gmail or Outlook.

Insightly then writes matched emails onto contact records for you.

Step 2: Save a Template

Write your most-used reply once and save it as a template.

Add merge fields so each send still reads personally.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. A test email appears under the contact’s Emails tab.

Step 3: Build a Drip Sequence

Use the journey builder to send a welcome email, then timed follow-ups.

Branch the next step based on opens and clicks.

A connected inbox also feeds the AI summary tool, which condenses a long thread into a few lines before you reply.

So nutzen Sie die KI-Automatisierungen von Insightly

KI-Automatisierungen lets you hand repeat work to a rule-based engine that fires on your criteria.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Schritt 1: Wählen Sie einen Auslöser.

Open Workflow Automation and pick the record change that starts things.

A lead status change is the most common trigger.

Step 2: Set the Actions

Add the actions to run, such as creating tasks or sending an email.

Add a wait step if you want a delay between actions.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. The workflow shows Active with a run count beside it.

Step 3: Turn On AI Email Help

Insightly can summarize a long email thread in a few lines.

It can also draft a reply you edit before sending.

The engine watches criteria you set. A lead status change alone can create tasks, send mail, or move a stage.

How to Use Insightly Seamless Integrations

Nahtlose Integrationen lets you connect Insightly to more than 500 apps through AppConnect.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Step 1: Open AppConnect

Find AppConnect in the left sidebar.

Browse the app list or search for the tool you use.

Schritt 2: Ordnen Sie Ihre Felder zu

Pick the trigger app and the Insightly object it should write to.

Map each field carefully to ensure a wrong match does not create duplicate records.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. AppConnect shows a green success log for your first run.

Schritt 3: Ausführen und Überwachen

Turn the recipe on and watch the first few runs.

Check the log if a step fails so you can fix the mapping.

AppConnect reaches more than 500 apps, which is usually enough to retire the spreadsheets sitting between your systems.

So nutzen Sie den Insightly-Support und das Ticketsystem

Support & Ticketing lets you answer support tickets from the same record that holds the sales history.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anwendung.

Step 1: Turn On Service

Add the Service product from your admin panel.

Set your support email so incoming mail becomes tickets.

Step 2: Configure Queues

Configure queues and routing rules by product or region.

Set response targets so urgent tickets rise to the top.

So sieht das aus:

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. A test email creates a ticket in the right queue.

Step 3: Publish Help Articles

Write short articles for your most repeated questions.

Agents can paste them into replies in one click.

Sales reps, agents, and project managers all read the same record, which ends the internal forwarding loop customers hate.

Insightly Pro Tipps und Tricks

After two years of daily use, these are the practices that saved me the most time.

None of them need an admin or a paid consultant.

Tastenkombinationen

Yomu wurde speziell für akademisches Schreiben entwickelt. Es unterstützt Wissenschaftler beim Verfassen von wissenschaftlichen Arbeiten, Forschungsarbeiten und Essays. Dabei legt es Wert auf wissenschaftliche Integrität und bietet Funktionen, die das akademische Schreiben erleichtern. Yomu nutzt fortschrittliche Methoden der natürlichen Sprachverarbeitung, um komplexe Ideen zu verstehen.

• Aktivitätssets: Save a whole checklist of tasks and events, then apply it to any new project in one click.
• Custom objects: Build record types your industry needs, like properties or shipments, and report on them like any core object.
• Free training library: Insightly runs a YouTube playlist of 20 tutorial videos plus customer webinars with insider tips.

Aufschlussreiche, häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Mistake #1: Importing Messy Data on Day One

Mistake #2: Building 40 Custom Fields Before Anyone Logs In

Mistake #3: Treating Insightly as Sales-Only Software

Aufschlussreiche Fehlersuche

Problem: Emails Are Not Logging to Records

Worin besteht der Unterschied zwischen Vapi und Retell? Your email client is not linked, or the sender address does not match any contact.

Fix: Reconnect the account in User Settings, then add the missing address to the contact record.

Problem: A Workflow Never Fires

Worin besteht der Unterschied zwischen Vapi und Retell? The rule sits in draft, or its criteria never match a real record.

Fix: Open the rule, confirm it is active, and loosen the criteria until one test record qualifies.

Problem: Reports Show Fewer Records Than Expected

Worin besteht der Unterschied zwischen Vapi und Retell? Permission settings hide records owned by other users.

Fix: Ask an admin to widen your visibility, or filter the report by team instead of owner.

Problem: Duplicate Contacts After an Import

Worin besteht der Unterschied zwischen Vapi und Retell? The import ran without a matching field, so Insightly treated known people as new records.

Fix: Use the merge tool on the duplicates, then re-run future imports with email set as the match field.

📌 Notiz: Insightly also offers on-demand training, an online knowledge base, and email and phone support if none of these fixes work.

Was ist Insightly?

Aufschlussreich is a CRM that also runs the delivery work after the sale closes.

Think of it as a pipeline board and a project tracker sharing one customer database.

Founded in 2009 and now Insightly, an Unbounce company, it serves more than 1.5 million users worldwide.

Watch this short review video before you read on:

Funktioniert für jedes Projekt:

• Modernes CRM: Give each user a layout built around the records they touch daily
• CRM: Leads, contacts, and opportunities in one customizable sales pipeline
• Projektmanagement: Native delivery projects with pipelines, milestones, and Activity Sets
• Berichterstattung: Real-time dashboards for sales, delivery, and team performance
• Organisationen: Company records that hold all linked contacts and history
• E-Mail: Email sync, saved templates, and multi-step drip sequences
• KI-Automatisierungen: Rule-based workflow automation with AI email summaries and replies
• Nahtlose Integrationen: AppConnect pipelines that join Insightly to 500+ apps
• Support & Ticketing: Service tickets, queues, and knowledge base articles

For a full breakdown, see our Aufschlussreiche Rezension.

Here is the dashboard users see after login:

Nothing here needs a developer. Admins configure the whole thing from settings screens.

Aufschlussreiche Preisgestaltung

Here is what Insightly costs in 2026:

Kostenlose Testversion: Yes, 14 days with no card required.

Geld-zurück-Garantie: No refund window, but you can cancel before renewal.

Premier Support: A paid add-on with one-to-one technical guidance and private online training sessions.

It also adds expert coaching, faster response times, long-term adoption programs, and business value reviews that protect your investment.

💰 Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis: Professional — it unlocks automation and custom objects, which is where the real time savings start.

Insightly vs. Alternativen

How does Insightly compare with the big names? Here is the short version:

Sie verbinden Ihre Vertriebskanäle und Zahlungsdienstleister mit Synder. Anschließend verbinden Sie Ihre Buchhaltungssoftware. Synder ruft Transaktionen automatisch im Hintergrund ab und synchronisiert sie.

• Jamf-Test: Bestes automatisiertes intelligentes Management im Jahr 2026 (10) HubSpot — the widest feature set if budget allows
• Capsule CRM ist ein webbasiertes CRM-System für Einzelpersonen, kleine Unternehmen und Vertriebsteams, die eine einfache, effektive und kostengünstige Lösung suchen. Es eignet sich hervorragend zur Verwaltung von Personen, Unternehmen, Kommunikation und Vertriebspipelines – ohne die Komplexität größerer Enterprise-Systeme. Zoho CRM — the most features per dollar
• Ist Synder 52 Dollar pro Monat wert? Ich habe es getestet. Pipedrive — you can learn the whole app in an afternoon
• Best for project delivery: Insightly — no rival ships native projects this deeply

🎯 Insightly Alternatives

Suchen Sie nach Alternativen zu Insightly? Hier sind die besten Optionen:

• 🚀 HubSpot: Free tier, strong marketing automation, and the easiest setup of the four for a non-technical team.
• 💰 Zoho CRM: The budget pick, with custom fields and modules that rival tools twice its price.
• 👶 Pipedrive: Built around one clean deal board, so new sales reps learn it in a single session.
• 🏢 Salesforce: Endless customization and reporting depth, best suited to teams with an admin on staff.

Price alone rarely settles this choice. Ask whether your work continues after the deal closes.

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⚔️ Aufschlussreicher Vergleich

Here is how Insightly stacks up head to head:

• Insightly vs HubSpot: HubSpot wins on marketing depth. Insightly wins once delivery work follows the sale, since projects live in the same record.
• Insightly vs Zoho CRM: Zoho costs less per user. Insightly is faster to configure and far cleaner for teams without an admin.
• Insightly vs Pipedrive: Pipedrive is simpler for pure sales. Insightly covers the whole customer lifecycle, not just the pipeline.
• Insightly vs. Salesforce: Salesforce scales further. Insightly costs less and works fine without a paid consultant to run it.

Jetzt Insightly nutzen

You now know how to use every major Insightly feature:

• ✅ Modernes CRM
• ✅ CRM
• ✅ Projektmanagement
• ✅ Berichterstattung
• ✅ Organisationen
• ✅ E-Mail
• ✅ KI-Automatisierungen
• ✅ Seamless Integrations
• ✅ Support & Ticketing

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Most people start with the CRM pipeline, then add automation in week two.

Give it fifteen minutes and you will know whether it fits your business.

Häufig gestellte Fragen

Wie funktioniert Insightly?

Insightly stores contacts, organizations, and deals in one database. Won opportunities convert into projects, and workflow rules handle follow-ups, tasks, and email automation for your team.

Ist Insightly einfach zu bedienen?

Yes. Most users learn the core CRM in a day. Insightly also runs a YouTube playlist of 20 tutorial videos, webinars, and a searchable knowledge base.

Wie füge ich ein Feld in Insightly hinzu?

Open System Settings, choose the object, then click Add Custom Field. Pick the field type, save it, and drag it into the page layout your users see.

Gibt es von Insightly eine mobile App?

Yes. Free iOS and Android apps let you check records, log calls, and update tasks offsite. Business card scanning and Stimme notes are included.

Wem gehört Insightly?

Unbounce acquired Insightly in July 2024, so it now trades as Insightly, an Unbounce company. Both brands sit under private equity firm Crest Rock Partners.