How to Use Expensify to Automate Your Expense Reports in 2026?

Keeping track of paper receipts is a big hassle.

Do you hate stuffing crumpled paper into your pockets? We all do.

If you lose those receipts, you actually lose your own money.

That stress adds up quickly. Tax time becomes a nightmare, and nobody wants that.

But there is an easier way to handle it.

Expensify automates the whole messy process for you. It scans receipts sofort.

Then it automatically builds your reports.

Stop wasting your valuable time on paperwork. Learn how to use Expensify right now.

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Expensify Tutorial

Mastering Expensify is simple. You do not need technical skills.

We will guide you through the process.

First, download the mobile app. Next, snap a picture of any receipt.

SmartScan reads the numbers automatically.

Finally, submit your report for approval.

It really is that easy to manage your money.

How to Use Expense Management Feature

Managing your money should not be a full-time job.

With an expense management platform like Expensify, you can stop worrying about lost receipts.

This system helps you manage expenses without the stress of manual Daten Eintrag.

You can keep your financial data organized and up to date with just a few taps.

Step 1: Capture Your Receipts with SmartScan Technology

The first step in Expensify is getting your receipts into the system.

You don’t need to type in prices or dates yourself.

• Open the app on your mobile device.
• Use the smart scan feature to take a photo of your paper receipt.
• If you have a digital receipt, forward it from your email or phone number directly to the app.
• The AI will read the receipt and fill in the details for you.

Step 2: Organize with Expense Categories and Mileage

Once your receipts are in, you need to tell the system what they are for.

This keeps your financial operations running smoothly and helps you identify spending trends später.

• Assign each item to a specific expense category, such as “Reisen,” “Meals,” or “Office Supplies.
• Use the app to track mileage if you drive for work; it uses GPS to calculate distance automatically.
• Check that each entry complies with your company policies to avoid issues later.

Step 3: Use Approval Workflows and Syncing

The final part of the expense management process is getting your money back.

Expensify connects to your Buchhaltung software to make this fast.

• Submit your items into tailored reports that show exactly what you spent.
• The system uses approval workflows to send your report to the right manager.
• Once they approve expenses, the data syncs with your company’s books.
• You get paid back directly into your bank account.

How to Use Expensify Expense Reports

Creating reports is the best way for businesses and employees to stay organized.

This platform makes it easy to group your spending so you can get reimbursed quickly.

You can use your own device to handle everything while you are away from the office.

Step 1: Create a New Report Folder

The first step is creating a place for your receipts.

You want to keep things neat, so there are no errors when it is time for a manager to sign off on your money.

• Open the Expensify system and go to the reports tab.
• Click to create a new report and give it a clear name based on projects or the current date.
• You can access your past reports here as well if you need to check old data.
• If you use an Expensify card, your transactions will show up here automatically to streamline the process.

Step 2: Add Expenses and Check Rules

Now you need to put your receipts into the report.

You musensure thatre everythincomplies withws the rules your company has set.

This keeps everyone in compliance and protects the company’s funds.

• Pick the individual expenses or invoices you want to include.
• Move them into your new report folder.
• Look for any red flags from the system that show a mistake.
• Users can see if they spent too much in certain departments before they hit submit.

Step 3: Submit for Approval

Once your report looks good, it is time to send it away.

This functionality is what makes Expensify so helpful for users who want to save time.

• Review the final total to make sure it matches your actual spending.
• Hit the “Submit” button to send it to the right person.
• Man kann sogar finden YouTube tutorials if you get stuck on a specific step.
• Once you establish this habit, you won’t have to worry about losing money again.

How to Use Expensify Bill Pay and Invoicing

Managing money coming in and going out is vital for any Geschäft.

Expensify helps you handle bills and send invoices without the stress of messy spreadsheets.

You can manage everything from one simple screen.

Step 1: Set Up Your Business Billing Profile

Before you send your first bill, you need to tell the system who you are. This ensures your documents look professional to your clients and vendors.

• Go to your settings and enter your legal Geschäft name and tax ID.
• Upload your company logo so it appears on every invoice you send.
• Link your business bank account so you can receive payments or pay vendors directly.

Step 2: Create and Send a Professional Invoice

Getting paid for your hard work should be the easy part. You can create an invoice in seconds and send it to your client’s Posteingang.

• Click on “New Invoice” and type in your client’s email address.
• Add line items for the work you did or the products you sold.
• Set a due date for the payment and hit the “Send” button.
• The system will track if the client has opened or paid the invoice yet.

Step 3: Pay Company Bills Electronically

Paying your own bills is just as simple as getting paid. You can keep all your outgoing money organized in one place.

• Forward any bills you receive to your unique Expensify email address.
• Review the bill details that the system automatically pulls from the document.
• Use the approval workflow to make sure the right person okays the spend.
• Click to pay the vendor via ACH or credit card without leaving the app.

Alternatives to Expensify

• Dext: Diese Software konzentriert sich auf die automatisierte Datenextraktion aus Belegen und Rechnungen. Durch die Digitalisierung Ihrer Dokumente sparen Sie Zeit bei der manuellen Dateneingabe.
• Docyt: Diese KI-basierte Plattform automatisiert Buchhaltung und Backoffice-Aufgaben. Docyt zielt darauf ab, die manuelle Dateneingabe zu eliminieren und Finanzinformationen in Echtzeit bereitzustellen. Damit ist sie eine leistungsstarke Alternative für Unternehmen, die eine hochautomatisierte Lösung suchen.
• SalbeiEine leistungsstarke Plattform, die Lösungen für Unternehmen jeder Größe bietet. Sie ist eine starke Alternative, insbesondere für Unternehmen mit komplexeren Finanzbedürfnissen.
• Xero: Dies ist eine beliebte cloudbasierte Buchhaltungsplattform. Sie ist eine Alternative zu den Buchhaltungsfunktionen von Atera und bietet Werkzeuge für Rechnungsstellung, Bankabstimmung und Ausgabenverfolgung.
• Unkomplizierter Monatsabschluss: Diese Spezialsoftware wurde speziell entwickelt, um den Monatsabschluss zu vereinfachen. Sie lässt sich in andere Buchhaltungsplattformen wie QuickBooks und Xero integrieren und gewährleistet so einen reibungslosen Ablauf.
• Puzzle io: Dies ist eine moderne Buchhaltungssoftware, die speziell für Startups entwickelt wurde. Sie unterstützt die Finanzberichterstattung und -automatisierung, bietet Echtzeit-Einblicke und konzentriert sich auf die Optimierung der Buchhaltung für einen schnelleren Abschluss.
• Salbei: Sage, ein bekannter Anbieter von Unternehmenssoftware, bietet eine Reihe von Buchhaltungs- und Finanzlösungen an, die als Alternative zum Finanzmanagementmodul von Atera dienen können.
• Snyder: Diese Software konzentriert sich auf die Synchronisierung Ihrer E-Commerce- und Zahlungsplattformen mit Ihrer Buchhaltungssoftware. Sie ist eine nützliche Alternative für Unternehmen, die den Datenfluss von ihren Vertriebskanälen in ihre Buchhaltung automatisieren möchten.
• Unkomplizierter Monatsabschluss: Dieses Tool wurde speziell entwickelt, um den Monatsabschluss zu optimieren. Es ist eine spezialisierte Alternative für Unternehmen, die ihre Finanzberichterstattung und Abstimmungsaufgaben verbessern und automatisieren möchten.
• Docyt: Docyt ist eine KI-gestützte Buchhaltungsplattform, die Finanzprozesse automatisiert. Sie steht in direktem Wettbewerb zu den KI-gestützten Buchhaltungsfunktionen von Atera und bietet Echtzeitdaten sowie automatisiertes Dokumentenmanagement.
• RefreshMe: Dies ist eine Plattform für das persönliche Finanzmanagement. Sie stellt zwar keine direkte Alternative für Unternehmen dar, bietet aber ähnliche Funktionen wie die Erfassung von Ausgaben und Rechnungen.
• Welle: Dies ist eine beliebte, kostenlose Finanzsoftware. Sie eignet sich gut für Freiberufler und kleine Unternehmen zum Erstellen von Rechnungen, für die Buchhaltung und zum Scannen von Belegen.
• Beschleunigen: Ein bekanntes Tool für die private und die gewerbliche Finanzverwaltung. Es hilft bei der Budgetplanung, der Ausgabenkontrolle und der Finanzplanung.
• Hubdoc: Diese Software ist ein Dokumentenmanagement-Tool. Sie ruft Ihre Finanzdokumente automatisch ab und synchronisiert sie mit Ihrer Buchhaltungssoftware.
• QuickBooks: Eines der am weitesten verbreiteten Buchhaltungssoftwareprogramme. QuickBooks ist eine starke Alternative, die ein komplettes Set an Tools für das Finanzmanagement bietet.
• Automatischer Einstieg: Dieses Tool automatisiert die Dateneingabe. Es ist eine gute Alternative zu den Funktionen zur Erfassung von Belegen und Rechnungen in Atera.
• FreshBooks: Dieses Programm eignet sich hervorragend für Rechnungsstellung und Buchhaltung. Es ist beliebt bei Freiberuflern und kleinen Unternehmen, die eine einfache Möglichkeit benötigen, Arbeitszeit und Ausgaben zu erfassen.
• NetSuite: NetSuite ist eine leistungsstarke und umfassende cloudbasierte Business-Management-Suite. Sie ist eine Alternative für größere Unternehmen, die mehr als nur Finanzmanagement benötigen.

Kostenvergleich

• Kosten vs. RätselDiese Software konzentriert sich auf KI-gestützte Finanzplanung für Startups. Ihr Gegenstück ist für private Finanzen gedacht.
• Expensify vs DextDies ist ein Geschäftstool zum Erfassen von Belegen und Rechnungen. Das andere Tool dient der Erfassung privater Ausgaben.
• Expensify vs XeroDies ist eine beliebte Online-Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen. Das Konkurrenzprodukt ist für den privaten Gebrauch bestimmt.
• Expensify vs SynderDieses Tool synchronisiert E-Commerce-Daten mit Buchhaltungssoftware. Die Alternative konzentriert sich auf private Finanzen.
• Ausgaben vs. Einfaches MonatsendeDies ist ein Geschäftstool zur Optimierung von Monatsabschlussarbeiten. Das Konkurrenzprodukt dient der Verwaltung privater Finanzen.
• Expensify vs DocytDas eine System nutzt KI für die Buchhaltung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Das andere System nutzt KI als persönlichen Finanzassistenten.
• Expensify vs SageDies ist eine umfassende Buchhaltungssoftware für Unternehmen. Das Konkurrenzprodukt ist ein benutzerfreundlicheres Tool für private Finanzen.
• Expensify vs Zoho BooksDies ist ein Online-Buchhaltungstool für Kleinunternehmen. Das Konkurrenzprodukt ist für den persönlichen Gebrauch bestimmt.
• Kostensteigerung vs. WelleDies bietet kostenlose Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen. Das entsprechende Gegenstück ist für Einzelpersonen konzipiert.
• Expensify vs HubdocDieses Produkt ist auf die Dokumentenerfassung für die Buchhaltung spezialisiert. Sein Konkurrent ist ein Tool für die persönliche Finanzplanung.
• Expensify vs QuickBooksDies ist eine bekannte Buchhaltungssoftware für Unternehmen. Die Alternative dazu ist für private Finanzen konzipiert.
• Expensify vs AutoEntryDies dient der Automatisierung der Dateneingabe für die betriebliche Buchhaltung. Die Alternative dazu ist ein Tool für die private Finanzplanung.
• Expensify vs FreshBooksDies ist eine Buchhaltungssoftware für Freiberufler und Kleinunternehmen. Die Alternative dazu ist für die private Finanzplanung gedacht.
• Expensify vs NetSuiteDies ist eine leistungsstarke Business-Management-Suite für große Unternehmen. Ihr Konkurrent ist eine einfache App für persönliche Finanzen.

Abschluss

Learning how to use Expensify is a smart move for your work life.

You can say goodbye to lost receipts and messy piles of paper.

The simple interface makes it easy for any individual to get started.

Just select the features you need, and the dashboard will show you your spending trends.

You can sync your bank accountdirectly witho the system.

This helps reduce mistakes and ensure total accuracy.

Your manager will love how fast you follow company policies.

Do not let the complexities of business reisen slow you down anymore.

It only takes one tap to start. You can level up your workflow today.

Join the many people who focus on their work instead of paperwork.

Start by starting your first report right now.

Häufig gestellte Fragen

More Facts about Expensify

• Pick Your Account: When you sign up, you can choose between a personal account or your business account.
• Das Dashboard: After you join, you get a main screen that shows your recent spending and reports that need work.
• Mach es zu deinem: You can create your own spending categories and rules when you set up your account.
• Mistake Finder: The app automatically points out if you break a rule or enter the same receipt twice.
• Get Paid Back: You can send your reports through the app to get reimbursed for work costs.
• Approval Steps: Bosses can review and approve your spending before any money is paid out.
• Extra Sicherheit: You can also enable two-factor authentication to keep your account even safer.
• SmartScan: You can take a picture of a receipt, and the app “reads” it to find the date, store name, and price.
• Work Anywhere: The mobile app lets you do almost everything on your phone, even without an internet connection. connection
• Easy Sending: You can build and send whole reports right from your smartphone.
• Email Receipts: You can forward receipts from your email to the app, and it will process them for you.
• Travel Help: The app integrates with travel tools so you can book trips and easily track costs.
• Automatic Work: Expensify handles the hard parts, from scanning the paper to putting money in your bank.
• Right Person, Right Time: The system knows exactly which manager should see your report based on company rules.
• Rule Watcher: The app continuously checks your spending against your company’s rules to ensure everything is in order.
• Group Workspace: You can create a “Workspace” to keep your team’s expenses organized.
• Accounting Links: Expensify talks to tools like QuickBooks and Xero to keep the math correct.
• Profi-Tipp: For the best results, scan receipts as soon as you get them and use the same names for your categories.
• Card Links: Link your own credit card so your purchases appear in the app automatically.
• The Expensify Card: Using their special card can give you 2% back on your spending and even lower your monthly bill by half.
• Distance Tracker: The app uses GPS to see how far you drove for work and calculates how much money you should get back.
• Live Spending: You can watch how much money is being spent in real-time on your dashboard.
• Budgets: You can set a spending limit and receive a warning if you exceed it.
• Scheduled Submit: A feature that collects your receipts and automatically sends them to your boss on a set day.