So nutzen Sie Expensify: Ausgaben im Jahr 2025 verfolgen

Haben Sie genug von Bergen von Papierbelegen?

Ist es für Sie eine lästige Angelegenheit, den Überblick über Ihre Ausgaben zu behalten?

Es kann schwierig sein, organisiert zu bleiben, besonders wenn man viel unterwegs ist oder eine... Geschäft.

Fehlende Quittungen können zu Geldverlusten führen, und wer möchte das schon?

Sprechen wir über Expensify.

Bereit zu lernen, wie?

Kosten erhöhen

Sind Sie bereit, den Papierkram loszuwerden und Ihre Spesenabrechnung im Jahr 2025 zu vereinfachen? Expensify-Nutzer berichten, dass sie durchschnittlich 2 Stunden pro Woche bei Spesenabrechnungen einsparen und schnellere Erstattungszyklen erleben.

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Erste Schritte mit Expensify

Was ist Expensify?

Betrachten Sie Expensify als eine äußerst hilfreiche mobile App für das Ausgabenmanagement.

Es ist wie ein digitales Archiv für all Ihre Ausgaben.

Statt Papierbelege aufzubewahren, können Sie mit Expensify Ihre Ausgaben einfach an einem Ort verwalten.

Es hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Ausgaben zu behalten, insbesondere wenn Sie eine Firmenkreditkarte oder die Expensify-Karte verwenden.

Die Anmeldung ist kinderleicht!

Der Einstieg in Expensify ist ganz einfach.

Sie können sich entweder am Computer oder direkt auf Ihrem Smartphone über die mobile App anmelden.

Geben Sie einfach Ihre E-Mail-Adresse ein und wählen Sie ein Passwort.

Möglicherweise stellen sie Ihnen ein paar einfache Fragen zur Einrichtung Ihres Kontos.

Wenn Ihr Unternehmen eine Expensify Visa® Firmenkarte verwendet, gibt es möglicherweise eine spezielle Anmeldemöglichkeit für Sie.

Ein kurzer Blick umher

Sobald Sie sich angemeldet haben, sehen Sie den Hauptbildschirm von Expensify.

Keine Sorge, es ist nicht allzu kompliziert!

Es gibt verschiedene Abschnitte, die Ihnen bei der Ausgabenverwaltung helfen.

Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Teile, die Sie benötigen, um Ihre Ausgaben einzureichen und sich diese erstatten zu lassen.

Sollten Sie jemals Hilfe zu Expensify benötigen, gibt es normalerweise einen Hilfebereich, oder Sie können online nach Anleitungen suchen.

Verbinden Sie Ihre Bank

Hier ein cooler Trick: Sie können Ihre Bankkonten und Kreditkarten mit Expensify verbinden.

Das bedeutet, dass ein Teil Ihrer Ausgaben automatisch in der App angezeigt wird!

Dadurch wird die Ausgabenverwaltung deutlich beschleunigt, da Sie nicht mehr alles selbst eintippen müssen.

Das kann Ihren Arbeitsablauf bei der Geldverfolgung erheblich optimieren.

Falls Sie eine Expensify-Karte besitzen, können Sie diese hier ebenfalls verknüpfen.

So behalten Sie Ihre gesamten Ausgaben an einem Ort und können diese einfach verwalten.

Und falls Sie eine Rechnung für geleistete Arbeit verschicken müssen, kann Expensify Ihnen manchmal auch dabei helfen!

Ausgaben einfach erfassen

Neuen Bericht erstellen

Um einen Spesenbericht zu erstellen, gehen Sie zum Abschnitt „Berichte“.

Sie werden wahrscheinlich einen Button mit der Aufschrift „Neuer Bericht“ sehen.

Klicken Sie darauf.

Ihrem Bericht einen Namen geben

Es ist eine gute Idee, Ihrem Bericht einen Namen zu geben, damit Sie wissen, wozu er dient.

Man könnte es zum Beispiel „Geschäftsreise August“ oder „Kundenessen September“ nennen.

Ausgaben für Ihren Bericht auswählen

Nun müssen Sie auswählen, welche Ausgaben Sie in diesen Bericht aufnehmen möchten.

Sie sehen eine Liste aller Ausgaben, die Sie hinzugefügt haben.

Tippen oder klicken Sie einfach auf die Elemente, die Sie in diesen speziellen Bericht aufnehmen möchten.

Sie werden dann Ihrem Bericht hinzugefügt.

Ihren Bericht einreichen

Sobald Sie alle korrekten Ausgaben hinzugefügt haben und alles in Ordnung aussieht, ist es Zeit, es einzureichen.

Es sollte einen Button geben, auf dem „Absenden“ oder etwas Ähnliches steht.

Klicken Sie hier! Ihr Bericht wird dann an die Person weitergeleitet, die ihn genehmigen muss.

Das könnte Ihr Chef oder jemand aus dem Umfeld sein. Buchhaltung Büro.

Sie werden sich das ansehen, und dann können Sie hoffentlich Ihr Geld zurückbekommen, wenn es für die Arbeit war.

Erstellung von Spesenabrechnungen

Was ist ein Spesenbericht?

Betrachten Sie einen Spesenbericht als eine Zusammenfassung aller Gelder, die Sie für einen bestimmten Zweck ausgegeben haben, beispielsweise für eine Dienstreise oder den Kauf von Material.

Es ist, als würde man eine Liste von allem erstellen, wofür man bezahlt hat.

Diese Berichte werden häufig genutzt, um Geld von der Arbeitsstelle zurückzubekommen.

Neuen Bericht erstellen

Um eine solche Liste in Expensify zu erstellen, gehen Sie in der App zum Abschnitt „Berichte“.

Es ist normalerweise leicht zu finden.

Sobald Sie dort sind, suchen Sie nach einer Schaltfläche mit der Bezeichnung „Neuer Bericht“. 

Einfach antippen oder anklicken, um einen neuen Vorgang zu starten.

Ihrem Bericht einen Namen geben

Es ist hilfreich, Ihrem Bericht einen Namen zu geben, damit Sie wissen, worum es geht. später.

Wenn Sie beispielsweise im Juli eine Dienstreise unternommen haben, könnten Sie den Bericht „Dienstreisekosten Juli“ nennen. 

Dadurch lässt es sich später leichter wiederfinden.

Hinzufügen von Ausgaben zu Ihrem Bericht

Nun müssen Sie auswählen, welche Ihrer Ausgaben in diesen Bericht aufgenommen werden sollen.

Sie sehen eine Liste aller Dinge, die Sie zu Expensify hinzugefügt haben.

Tippen Sie einfach auf jede Ausgabe, die Sie in diesen speziellen Bericht aufnehmen möchten.

Sie werden dann Ihrer Berichtsliste hinzugefügt.

Ihren Bericht einreichen

Nachdem Sie alle korrekten Ausgaben hinzugefügt und überprüft haben, ob alles korrekt aussieht, ist es Zeit, es einzureichen.

Es sollte einen Button geben, auf dem „Absenden“ oder etwas Ähnliches steht, zum Beispiel „Zur Genehmigung senden“. 

Klicken Sie auf diesen Knopf.

Ihr Bericht wird anschließend an die Person weitergeleitet, die ihn genehmigen muss. 

Das könnte Ihr Chef oder jemand aus der Finanzabteilung Ihres Unternehmens sein.

Sie werden es prüfen, und wenn alles in Ordnung ist, erhalten Sie hoffentlich Ihr Geld zurück!

Hilfreiche Funktionen in Expensify

Kilometerverfolgung

Wenn Sie Ihr Auto beruflich nutzen, kann Expensify Ihnen dabei helfen, den Überblick über Ihre gefahrenen Kilometer zu behalten.

Sie geben einfach an, wo Sie die Fahrt begonnen und wo Sie sie beendet haben.

Die App kann dann berechnen, wie weit Sie gefahren sind.

Das ist hilfreich, um Geld für Benzin und Autonutzung zurückzubekommen.

Zeiterfassung

Bei manchen Jobs ist es erforderlich, die geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen.

Expensify verfügt über einen Timer, den Sie beim Arbeitsbeginn starten und beim Arbeitsende stoppen können.

Dies hilft Ihnen dabei, Ihre Arbeitsstunden zu erfassen.

Firmenkarten

Wenn Ihr Unternehmen Expensify nutzt und Ihnen eine spezielle Firmenkreditkarte, die sogenannte Firmenkarte, ausstellt, kann diese mit der App verbunden werden.

Wenn Sie diese Karte verwenden, werden die gekauften Artikel automatisch in Expensify angezeigt. 

Dadurch wird es super einfach, den Überblick über die Arbeitsausgaben zu behalten.

Regeln und Automatisierung

Expensify bietet eine tolle Funktion, mit der man Regeln für bestimmte Ausgabenarten festlegen kann.

Wenn Sie beispielsweise für Ihre Arbeit immer an derselben Tankstelle tanken, können Sie Expensify anweisen, diese Ausgaben automatisch in die Kategorie „Benzin“ einzuordnen.

Das spart Ihnen Zeit, weil Sie es nicht jedes Mal selbst machen müssen.

Sie können auch andere Regeln festlegen, um die Verwaltung Ihrer Ausgaben noch schneller zu gestalten.

Tipps für die professionelle Nutzung von Expensify

Sei konsequent

Je häufiger Sie Expensify nutzen, desto einfacher wird es.

Versuchen Sie, sich anzugewöhnen, Ihre Ausgaben so schnell wie möglich zu erfassen, zum Beispiel direkt nach dem Kauf oder indem Sie ein Foto des Kassenbons machen.

SmartScan doppelt prüfen

Auch wenn SmartScan ziemlich intelligent ist, können beim Einlesen Ihrer Belege manchmal kleine Fehler passieren.

Werfen Sie immer einen kurzen Blick darauf, um sicherzustellen, dass Datum, Betrag und Empfänger korrekt sind. 

Es dauert nur eine Sekunde und kann Ihnen später viel Ärger ersparen.

Kategorien sinnvoll nutzen

Überlegen Sie, für welche verschiedenen Dinge Sie Geld ausgeben, und verwenden Sie die Kategorien in Expensify, um diese zuzuordnen.

Dadurch erhalten Sie einen besseren Überblick darüber, wohin Ihr Geld fließt, und Ihre Berichte werden übersichtlicher.

Gestalte deine Notizen übersichtlich

Wenn Sie einer Ausgabe eine Notiz hinzufügen, sollte diese kurz und leicht verständlich sein.

Schreiben Sie beispielsweise nicht einfach nur „Mittagessen“, sondern „Mittagessen mit dem Chef über das neue Projekt“. 

Das wird Ihnen später helfen, sich daran zu erinnern, warum Sie das Geld ausgegeben haben.

Schauen Sie sich in den Einstellungen um.

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die Einstellungen in Expensify zu erkunden.

Möglicherweise gibt es weitere hilfreiche Optionen, die Sie noch nicht kennen und die Ihnen die Verwaltung Ihrer Ausgaben noch einfacher machen könnten.

Möglicherweise finden Sie Möglichkeiten, Dinge anzupassen oder Benachrichtigungen einzurichten.

Abschluss

Sehen Sie? Expensify vereinfacht die Ausgabenverfolgung.

Nie mehr verlorene Papiere.

Man muss sich nicht mehr jeden einzelnen Einkauf merken.

Es ist wie ein Helfer auf Ihrem Handy.

Mit Expensify gehören Papierstapel der Vergangenheit an.

Entdecken Sie einfache Möglichkeiten, zu sehen, wohin Ihr Geld fließt.

Es hilft beim Geldverdienen (Arbeit) oder beim eigenen Geld.

Probieren Sie Expensify.

Sehen Sie, wie einfach Geldverwaltung sein kann. 

Sie könnten Zeit sparen und sich weniger Sorgen machen.

Expensify bietet Online-Hilfe. Viel Spaß beim Verfolgen der Daten!

Häufig gestellte Fragen