So nutzen Sie Toggl: Zeitmanagement meistern im Jahr 2025

Haben Sie manchmal das Gefühl, der Tag verfliegt im Nu? Man beginnt mit einer ellenlangen To-do-Liste, fragt sich aber irgendwie, wo die ganze Zeit geblieben ist.

Das ist ein Problem, mit dem viele konfrontiert sind, insbesondere angesichts der vielen Ereignisse heutzutage.

Aber was wäre, wenn Sie das tatsächlich könnten? sehen Wohin verschwindet Ihre Zeit? Genau da kommt Toggl ins Spiel.

Es ist ein super hilfreiches Tool, mit dem Sie genau verfolgen können, wie Sie Ihre Zeit verbringen.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie mit Toggl zum Meister des Zeitmanagements werden. 

Umschalten

Bereit für mehr Produktivität? Toggl Track-Nutzer berichten von einer durchschnittlichen Steigerung der abrechenbaren Stunden um 15 %. Integriert Berichterstattung hilft Ihnen bei der Analyse Ihrer Zeit.

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Einrichtung Ihres Kontos

Bereit, Ihre Arbeitszeit zu erfassen? So starten Sie mit Toggl Track:

• Ein Konto erstellen: Gehe auf die Website von Toggl Track (kostenlos!) und melde dich mit deinem Namen und deiner E-Mail-Adresse an.
• Profil einrichten: Passe dein Profil in Toggl Track individuell an.
• Wählen Sie einen Tarif: Toggl Track bietet kostenlose und kostenpflichtige Tarife. Die kostenlose Version ist für die meisten Nutzer bestens geeignet und bietet Zeiterfassung, einen Timer und grundlegende Tracking-Funktionen. Die kostenpflichtigen Tarife bieten zusätzliche Funktionen wie die Erfassung abrechnungsfähiger Stunden und die Rechnungsstellung, was insbesondere für Teams nützlich ist.
• Einen Arbeitsbereich erstellen: Ihr Arbeitsbereich ist Ihr Bereich in Toggl Track. Wenn Sie zusammenarbeiten, laden Sie Teammitglieder ein.
• Projekte und Kunden einrichten:
  • Projekte: Dies sind die konkreten Dinge, an denen Sie arbeiten (z. B. „Website-Design“, „Marketingkampagne“).
  • Kunden: Für wen arbeiten Sie (z. B. „Acme Corp“, „XYZ Industries“)? Dies hilft Ihnen bei der Organisation Ihrer Zeiteinträge.
• Toggl Track Anywhere verwenden: Toggl Track funktioniert auf Ihrem Desktop und bietet eine Zeiterfassungs-App für Ihr Smartphone oder Tablet. Erfassen Sie Ihre Arbeitszeit, wo immer Sie sind!
• Tracking starten: Nachdem alles eingerichtet ist, können Sie mit Toggl Track Ihre Arbeitszeit erfassen und Einblicke in deren Verwendung erhalten. Dieser Zeiterfassungstracker ist ein großartiges Tool für besseres Zeitmanagement. Im nächsten Schritt erklären wir die Tags und ihre Verwendung.

Kernfunktionen für die Zeiterfassung

Toggl Track bietet einige wirklich nützliche Zeiterfassungsfunktionen, mit denen Sie nachvollziehen können, wofür Sie Ihre Zeit verwenden. Schauen wir uns die wichtigsten Tools genauer an, die Sie nutzen werden:

Grundlagen der Zeiterfassung:

• Manuelle Eingabe: Du kannst deine Zeit manuell eingeben. Teile Toggl Track einfach mit, wann du mit einer Aufgabe begonnen und wann du sie beendet hast. Ganz einfach.
• Timer: Nutzen Sie den Timer für die Echtzeit-Zeiterfassung! Klicken Sie auf „Start“, wenn Sie eine Aufgabe beginnen, und auf „Stopp“, wenn Sie fertig sind. Dies ist die genaueste Methode, die Zeit zu erfassen.
• Schlagwörter: Tags funktionieren wie Etiketten. Fügen Sie sie Ihren Zeiteinträgen hinzu, um Ihre Arbeit zu kategorisieren. Sie könnten beispielsweise Tags wie „Schreiben“, „Meeting“ oder „Programmieren“ verwenden. So behalten Sie den Überblick über Ihre Zeit für verschiedene Aktivitäten.
• Bearbeitung: Haben Sie einen Fehler gemacht? Kein Problem! Sie können Ihre Zeiteinträge ganz einfach bearbeiten oder löschen.

Projekte und Kunden:

• Organisation: Wie bereits besprochen, sind Projekte und Kunden entscheidend für eine gute Zeiteinteilung. Jeder Eintrag sollte einem Projekt und einem Kunden zugeordnet sein. Dies ist besonders wichtig für das Projektmanagement und die Erstellung von Stundenzetteln.
• Projekte zuweisen: Wenn Sie in einem Team arbeiten, können Sie Projekte verschiedenen Teammitgliedern zuweisen. Dadurch ist klar, wer wofür verantwortlich ist.

Schlagwörter:

• Kategorisierung: Tags sind dein bester Freund für detaillierte ZeiterfassungNutzen Sie sie, um Ihre Zeit noch weiter aufzuschlüsseln. Möchten Sie wissen, wie viel Zeit Sie für „Recherche“ im Vergleich zu „Schreiben“ eines Projekts aufwenden? Tags können Ihnen die Antwort geben.
• Berichterstattung: Tags erleichtern auch die Berichterstellung enorm. Sie können Berichte basierend auf Tags generieren, um genau zu sehen, wofür Sie Ihre Zeit aufwenden.

Berichte:

• Einblick: Toggl Track bietet verschiedene Berichtstypen. Diese Berichte geben Ihnen Einblick in Ihre Zeiterfassung. Sie können Zusammenfassungen, detaillierte Aufschlüsselungen und sogar Wochenberichte einsehen.
• Anpassung: Sie können diese Berichte individuell anpassen, um die benötigten Daten anzuzeigen. Möchten Sie beispielsweise sehen, wie viel Zeit Sie letzten Monat für ein bestimmtes Projekt aufgewendet haben? Kein Problem!
• Exportieren: Sie können Ihre Berichte in Formaten wie CSV oder PDF exportieren. Dies ist hilfreich, wenn Sie Ihre Stundenzettel mit anderen teilen oder die Daten in anderen Programmen verwenden möchten.

Weitere coole Sachen:

• Toggl Track Angebote: Toggl Track bietet sowohl Desktop- als auch mobile Apps an. So können Sie Ihre Arbeitszeit von überall aus erfassen!
• Mobile App: Die mobile App eignet sich perfekt zur Zeiterfassung unterwegs. Sie können Timer starten und stoppen, Zeiteinträge vornehmen und Berichte direkt auf Ihrem Smartphone einsehen. Eine wirklich tolle App zur Zeiterfassung!
• Desktop-App: Die Desktop-App eignet sich hervorragend für die detaillierte Zeiterfassung, wenn Sie an Ihrem Computer sitzen.
• Integrationen: Toggl Track lässt sich mit anderen Tools, die Sie möglicherweise verwenden, wie z. B. Projektmanagement-Software, integrieren. Dadurch wird Ihr Workflow noch reibungsloser und Sie sparen Zeit.
• Reminders: In Toggl Track kannst du sogar Erinnerungen einstellen, die dich daran erinnern, deine Zeit zu erfassen. Das ist hilfreich, denn man vergisst es leicht!

Mit diesen Kernfunktionen von Toggl Track sehen Sie genau, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Das ist der erste Schritt zum Zeitmanagement-Profi!

Erweiterte Funktionen für optimiertes Zeitmanagement

Nachdem Sie nun die Grundlagen kennen, lassen Sie uns in einige fortgeschrittene Toggl-Funktionen eintauchen, die Ihre Zeitmanagementfähigkeiten deutlich verbessern können.

Diese Zeiterfassungstools helfen Ihnen, Ihre Zeit besser zu managen und noch mehr aus Toggl Track herauszuholen.

1. Abrechnungssätze

• Festlegung von Tarifen: Diese Funktion ist ein echter Lebensretter für Freiberufler oder alle, die an Projekten arbeiten und stundenweise abrechnen. Sie können unterschiedliche Stundensätze für verschiedene Projekte oder sogar für verschiedene Teammitglieder festlegen.
• Erfassung der abrechenbaren Zeit: Toggl Track erfasst dann automatisch Ihre abrechnungsfähigen Stunden. So können Sie ganz einfach Stundenzettel und Rechnungen für Ihre Kunden erstellen.
• Fakturierung: Schluss mit dem Rätselraten, wie viel Sie berechnen sollen! Toggl Track hilft Ihnen dabei, genaue Rechnungen auf Basis Ihrer erfassten Arbeitszeit zu erstellen.

2. Team Management

• Einladung von Teammitgliedern: Wenn Sie mit einem Team zusammenarbeiten, können Sie die anderen Teammitglieder in Ihren Toggl Track-Arbeitsbereich einladen.
• Rollen und Berechtigungen: Sie können Teammitgliedern unterschiedliche Rollen und Berechtigungen zuweisen, sodass Sie in Toggl Track kontrollieren können, wer was tun darf.
• Teamaktivität: Sie können ganz einfach sehen, woran Ihr Team arbeitet und wie viel Zeit es für die verschiedenen Aufgaben aufwendet. Das ist ideal für das Projektmanagement.

3. Integrations

• Verbindung mit anderen Tools: Toggl Track kann sich mit anderen Apps verbinden, die Sie möglicherweise verwenden, wie z. B. Projektmanagement-Software, Kalender und sogar BuchhaltungssoftwareDas optimiert Ihren Arbeitsablauf und spart Ihnen Zeit. Stellen Sie sich vor, Ihre Zeiteinträge erscheinen automatisch in Ihrem Projektmanagement-Tool!
• Automatische Zeiterfassung: Manche Integrationen ermöglichen sogar die automatische Zeiterfassung. Das bedeutet, dass Sie den Timer möglicherweise gar nicht mehr manuell starten und stoppen müssen!

4. Toggl Mobile App (Erweitert)

• Tracking für unterwegs: Wir haben die mobile App bereits erwähnt, aber sie verdient es, noch einmal hervorgehoben zu werden. Sie ist äußerst nützlich, um die Arbeitszeit zu erfassen, wenn man nicht am Schreibtisch sitzt.
• Offline-Tracking: Mit der mobilen App können Sie Ihre Arbeitszeit auch ohne Internetverbindung erfassen. Sobald Sie wieder online sind, werden alle Ihre Zeiteinträge synchronisiert. Ein absolutes Muss für alle, die in Gebieten mit unzuverlässiger Internetverbindung arbeiten.

5. Pomodoro-Timer

• Fokus-Boost: Toggl Track verfügt über einen integrierten Pomodoro-Timer. Diese Technik beinhaltet konzentriertes Arbeiten in kurzen Intervallen (üblicherweise 25 Minuten) mit kurzen Pausen dazwischen. Sie kann Ihnen wirklich helfen, sich besser zu konzentrieren und mehr zu schaffen.

Weitere Tipps und Tricks:

• Regelmäßige Rezensionen: Überprüfen Sie Ihre Zeiteinträge regelmäßig. Dies hilft Ihnen, Bereiche zu identifizieren, in denen Sie Zeit verschwenden, und Wege zu finden, produktiver zu sein.
• Detaillierte Beschreibungen: Ergänzen Sie Ihre Zeiteinträge stets um detaillierte Beschreibungen. Dadurch werden Ihre Stundenzettel aussagekräftiger und geben einen besseren Einblick in Ihre Arbeit.
• Beginnen Sie damit, Ihre Zeit konsequent zu erfassen: Um Toggl Track optimal zu nutzen, ist regelmäßige Anwendung unerlässlich. Je mehr Sie tracken, desto aussagekräftiger werden die Daten. Legen Sie also am besten noch heute los!

Diese fortschrittlichen Funktionen in Toggl Track heben das Zeitmanagement auf die nächste Stufe.

Durch ihre Anwendung erkennen Sie, wofür Sie Ihre Zeit verwenden, und lernen, sie effektiver zu nutzen.

Bewährte Verfahren zur Maximierung der Produktivität

Toggl Track ist ein tolles Werkzeug, aber wie jedes Werkzeug erzielt es die besten Ergebnisse, wenn es richtig eingesetzt wird.

Hier sind einige bewährte Methoden, wie Sie die Zeiterfassung optimal nutzen und Ihre Produktivität steigern können:

Konstanz ist der Schlüssel

• Alles verfolgen: Am wichtigsten ist es, den Überblick zu behalten. all Ihre Arbeitszeit. Selbst kurze Aufgaben summieren sich. Wenn Sie Ihre Arbeitszeit nicht erfassen, erhalten Sie kein vollständiges Bild davon, wofür Sie Ihre Zeit verwenden.
• Machen Sie Zeiterfassung zur Gewohnheit: Machen Sie die Zeiterfassung zu einem festen Bestandteil Ihres Tages. Je konsequenter Sie dabei sind, desto aussagekräftiger sind Ihre Stundenzetteldaten.

Details sind wichtig

• Detaillierte Beschreibungen: Nicht nur verfolgen that Du hast an etwas gearbeitet. Beschreibe es. Was Das haben Sie getan. Schreiben Sie statt „Projekt X“ nun „Projekt X – Ersten Entwurf des Berichts fertiggestellt“. Dadurch werden Ihre Stundenzettel viel aussagekräftiger und Sie behalten Ihre Aufgaben besser im Blick. später.
• Tags mit Bedacht einsetzen: Tags sind äußerst hilfreich, um Ihre Zeit zu kategorisieren. Nutzen Sie sie regelmäßig, um ihren Nutzen optimal auszuschöpfen.

Regelmäßige Überprüfung

• Überprüfen Sie Ihren Stundenzettel: Überprüfen Sie Ihre Stundenzettel wöchentlich. Dies hilft Ihnen, zeitraubende Tätigkeiten zu erkennen und Verbesserungspotenzial zu identifizieren.
• Zeitfresser identifizieren: Verbringen Sie zu viel Zeit mit bestimmten Aufgaben? Die Überprüfung Ihrer Zeiteinträge kann Ihnen helfen, diese Zeitfresser zu identifizieren und Wege zu finden, effizienter zu arbeiten.

Zielsetzung

• Zeiterfassungsziele festlegen: Genauso wie Sie Ziele für Ihre Projekte festlegen, sollten Sie auch Ziele für Ihre Zeiterfassung setzen. Vielleicht möchten Sie die Zeit, die Sie in Meetings verbringen, reduzieren oder die Zeit für konzentriertes Arbeiten erhöhen.

Zeitplanung

• Zeitblockierung: Nutze Toggl Track, um deinen Tag zu planen. Blockiere Zeit für bestimmte Aufgaben in deinem Kalender und verfolge anschließend deine tatsächliche Zeit im Vergleich zu diesem Plan.

Workflow-Integration

• Nahtlose Integration: Integrieren Sie die Zeiterfassung nahtlos in Ihren Arbeitsablauf. Je einfacher die Zeiterfassung ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie sie konsequent durchführen.
• Timer starten und stoppen: Starten Sie den Timer, sobald Sie eine Aufgabe beginnen, und stoppen Sie ihn, wenn Sie fertig sind. Dies ist die genaueste Methode, Ihre Zeit zu erfassen.

Umschalten für verschiedene Anwendungsfälle

Toggl Track ist nicht nur für eine bestimmte Personengruppe geeignet. Es ist ein vielseitiges Tool, das in vielen verschiedenen Situationen hilfreich sein kann. Hier erfahren Sie, wie verschiedene Personen es nutzen können:

Freelancers

• Erfassung der abrechnungsfähigen Stunden: Freelancers Freiberufler müssen wissen, wie viel Zeit sie für Kundenprojekte aufwenden, um bezahlt zu werden! Toggl Track macht das ganz einfach. Sie können außerdem Stundensätze festlegen und Rechnungen erstellen – alles, was Sie für die Verwaltung Ihrer freiberuflichen Finanzen benötigen.
• Projektmanagement: Freiberufler bearbeiten oft mehrere Projekte gleichzeitig. Toggl Track hilft ihnen dabei, den Überblick zu behalten und zu sehen, wie viel Zeit sie für jedes Projekt aufwenden.
• Zeitberichte: Sie möchten einem Kunden zeigen, wie viel Zeit Sie für sein Projekt aufgewendet haben? Mit den Zeitberichten von Toggl Track ist das ganz einfach.

Projektmanager

• Teamaufsicht: Projektmanager können Toggl Track nutzen, um zu sehen, woran ihr Team arbeitet und wie viel Zeit es für die verschiedenen Aufgaben aufwendet. Das hilft ihnen, die Projekte im Zeitplan zu halten.
• Budgetierung: Zu wissen, wo die Zeit hinfließt, ist entscheidend, um im Budget zu bleiben. Toggl Track liefert Ihnen die Daten, die Sie für fundierte Entscheidungen benötigen.
• Ressourcenzuweisung: Projektmanager können Toggl Track nutzen, um zu sehen, welche Teammitglieder ausgelastet und welche besser verfügbar sind. Dies erleichtert die Ressourcenplanung.

Studenten

• Lernzeit: Mit Toggl Track können Studierende sehen, wie viel Zeit sie tatsächlich mit Lernen verbringen. Das kann einem die Augen öffnen!
• Aufgabenmanagement: Die Erfassung des Zeitaufwands für verschiedene Aufgaben kann Schülern helfen, ihre Arbeit zu priorisieren und Last-Minute-Lernen zu vermeiden.
• Prokrastinationskiller: Zu sehen, wofür du deine Zeit verwendest, kann dir helfen, zeitfressende Aktivitäten zu erkennen und deine Lernzeit besser zu nutzen.

Remote-Teams

• Zusammenarbeit: Toggl Track macht es Remote-Teams leicht, in Verbindung zu bleiben und zu sehen, woran jeder arbeitet.
• Rechenschaftspflicht: Die Zeiterfassung trägt dazu bei, sicherzustellen, dass jeder seinen fairen Anteil beiträgt.
• Zeitzonenmanagement: Toggl Track hält Zeitzonen für unerlässlich für Remote-Teams, die über verschiedene Standorte verteilt sind.

Einzelpersonen (Alle!)

• Persönliche Produktivität: Auch wenn Sie weder Freiberufler noch Projektmanager sind, kann Ihnen Toggl Track helfen, Ihre persönliche Produktivität zu steigern. Sehen Sie, wofür Sie Ihre Zeit verwenden, und finden Sie Wege, effizienter zu arbeiten.
• Gewohnheitsverfolgung: Möchten Sie wissen, wie viel Zeit Sie mit bestimmten Gewohnheiten verbringen, wie zum Beispiel Lesen oder Sport treiben? Toggl Track kann Ihnen auch dabei helfen!
• Zeitblockierung: In Toggl Track können Sie außerdem Zeitblöcke festlegen, um sich besser auf bestimmte Aufgaben zu konzentrieren. Das ist eine hervorragende Methode, Ihre Konzentration zu verbessern.

Verbindung mit anderen Tools

• Asana: Toggl Track lässt sich in Asana, ein beliebtes Projektmanagement-Tool, integrieren. Dadurch wird die Zeiterfassung direkt in Ihren Asana-Projekten vereinfacht.
• Google Kalender: Sie können Toggl Track auch mit Google Kalender verbinden, um Ihre Zeiteinträge zusammen mit Ihren Terminen und Ereignissen anzuzeigen.
• Viele weitere: Toggl Track funktioniert auch mit vielen anderen Tools! Eine vollständige Liste der Integrationen finden Sie auf deren Website.

Tipps für den Einstieg:

• Fangen Sie einfach an: Versuchen Sie nicht, alle Funktionen gleichzeitig zu nutzen. Beginnen Sie mit den Grundlagen, wie der Zeiterfassung mit dem Timer, und erkunden Sie dann nach und nach die erweiterten Funktionen.
• Vergessen Sie nicht zu starten: Eine der größten Herausforderungen bei der Zeiterfassung ist, daran zu denken, den Timer zu starten! Stellen Sie sich Erinnerungen ein oder nutzen Sie die mobile App, um es sich einfacher zu machen.
• Lernressourcen entdecken: Toggl Track bietet zahlreiche Ressourcen, um mehr über die Nutzung zu erfahren. Schauen Sie sich den Blog, das Hilfecenter und die Tutorials an. Es gibt sogar Leitfäden zu Themen wie „Von der Einstellung zur Profitabilität“, falls Sie ein/e … sind. Geschäft Eigentümer!
• Das Basispaket ist super: Der Basistarif ist kostenlos und bietet für die meisten Nutzer zahlreiche Funktionen. Sie können jederzeit später upgraden, falls Sie erweiterte Funktionen benötigen.

Toggl Track kann ein einfacher Zeiterfassungs- oder ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool sein.

Es kommt ganz darauf an, wie Sie es nutzen. Ganz gleich, welche Bedürfnisse Sie haben, Toggl Track kann Ihnen helfen, Ihre Zeit optimal zu nutzen und mehr zu erreichen.

Alternativen zu Toggl

Hier sind einige weitere Zeiterfassungstools, die Sie in Betracht ziehen könnten:

• Zeitdoktor: Bietet detaillierteres Tracking mit Funktionen wie App- und Website-Überwachung.
• Clockify: Eine beliebte kostenlose Option, die für ihre Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit bekannt ist.
• Clockit: Sie meinen vermutlich Clockify, da „Clockit“ nicht weit verbreitet ist.
• Memtime: Versucht, Ihre Computeraktivitäten automatisch zu verfolgen und so manuelle Eingaben zu reduzieren.
• Zeiterfassung: Gut geeignet für die Verwaltung von Teamzeit und Projekten mit Planungsfunktionen.
• Zeitlich: Nutzt ein physisches Gerät zur Zeiterfassung, indem es seinen Seiten Aufgaben zuweist.
• Ernte: Kombiniert Zeiterfassung mit Rechnungsstellung und Ausgabenverfolgung für die Abrechnung.

Abschluss

So, das war's! Jetzt wisst ihr, wie man Toggl Track benutzt.

Es ist ein wirklich hilfreiches Werkzeug für das Zeitmanagement.

Wir haben alles abgedeckt, von der Einrichtung Ihres Kontos bis zur Nutzung der erweiterten Funktionen.

Denk daran, dass es extrem wichtig ist, deine Zeit zu erfassen. So siehst du, wofür du deine Zeit verwendest, und kannst bessere Entscheidungen treffen.

Sie können mehr schaffen und produktiver sein.

Toggl Track kann Ihnen helfen, egal ob Sie ein Student, Freiberufler oder möchten Sie Ihre Zeit besser einteilen? 

Probieren Sie es aus und sehen Sie, wie es für Sie funktioniert. Beginnen Sie noch heute mit der Zeiterfassung!

Häufig gestellte Fragen