Comment utiliser Zoho Books : un guide étape par étape en 2025

Vous avez du mal à suivre les finances de votre entreprise ?

Ça peut donner l'impression d'avoir vraiment mal à la tête, n'est-ce pas ?

Vous n'êtes pas seul ! 

Beaucoup petite entreprise Les propriétaires ont du mal à gérer les factures, les notes de frais et autres tâches financières.

Et s'il existait un moyen de simplifier les choses ?

Prêt à découvrir comment cet outil peut vous simplifier la vie ? Voyons comment… utiliser Zoho Des livres !

Livres Zoho

Rejoignez les plus de 80 000 entreprises qui tirent parti des puissantes fonctionnalités de Zoho Books, telles que la facturation automatisée et les paiements en temps réel. reportageExplorez nos forfaits personnalisés et découvrez comment Zoho Books peut simplifier votre gestion des livres. comptabilité.

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Configuration de votre compte Zoho Books

D'accord, commençons avec Zoho Books !

Imaginez que vous installez une nouvelle application sur votre téléphone.

Ce guide vous accompagnera dans vos premiers pas.

Signature

• • Comment obtenir votre propre espace Zoho Books ? Tout d’abord, rendez-vous sur leur site web et inscrivez-vous. C’est généralement assez simple : il vous suffit de saisir votre nom, votre adresse e-mail et de créer un mot de passe.
  • Saviez-vous que Zoho Books propose différents forfaits ? C'est comme choisir la taille d'un objet. Ils proposent des forfaits pour petites entreprises et des plus grandes.
  • Quel forfait choisir ? Réfléchissez à la taille de votre entreprise et à vos besoins. Si vous débutez, un forfait plus petit peut suffire. Au fur et à mesure de votre croissance, vous pourrez toujours opter pour un forfait plus important.

Configuration initiale

• • Quelles informations Zoho Books doit-il connaître sur votre entreprise ? C’est comme présenter votre société. Vous devrez probablement indiquer le nom de votre entreprise, son adresse et peut-être d’autres informations de base.
  • Vous pouvez également créer votre propre espace dédié dans Zoho Books, un peu comme votre profil. C'est là que figurent les informations relatives à votre entreprise.
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Navigation dans le tableau de bord

• • Lorsque vous vous connecterez, vous verrez une page principale : le tableau de bord. C’est comme l’écran d’accueil de… logiciel de comptabilitéVous pouvez voir ici les informations importantes en un coup d'œil.
  • Zoho Books comporte différentes sections pour diverses tâches, comme la gestion des clients, l'envoi de factures et le suivi des finances. Ces sections sont appelées modules. Vous vous familiariserez rapidement avec l'emplacement de chaque élément.
  • Vous voulez savoir comment se porte votre entreprise ? Le tableau de bord vous présente souvent un aperçu rapide des informations financières importantes, comme qui vous doit de l’argent ou combien vous avez gagné.

Connecter vos comptes bancaires

• • Pourquoi connecter votre compte bancaire à Zoho Books ? Vous gagnerez un temps précieux ! Au lieu de saisir chaque transaction manuellement, Zoho Books les importera automatiquement.
  • Ne vous inquiétez pas, la connexion de votre compte bancaire et de votre comptable est généralement sécurisée. Zoho Books utilise des méthodes spécifiques pour protéger vos informations.
  • Oui, la plupart du temps, Zoho Books peut enregistrer automatiquement vos transactions, vous n'avez donc pas besoin de les saisir vous-même.

Configuration des utilisateurs et des rôles

• • D'autres personnes dans votre entreprise ont-elles besoin d'utiliser Zoho Books ? Peut-être votre associé ou quelqu'un qui s'occupe de la gestion financière ?
  • Vous pouvez les ajouter en tant qu'utilisateurs à votre compte Zoho Books.
  • Dans Zoho Books, il est judicieux d'attribuer différentes tâches à différentes personnes. On les appelle des rôles. Par exemple, une personne peut être autorisée à créer des factures, mais pas à modifier certains paramètres importants.
  • Ainsi, vous pouvez contrôler qui voit et fait quoi dans votre environnement. CRM et les domaines financiers.

Vous voyez ? Se lancer avec Zoho Books n'est pas si compliqué.

Allez-y étape par étape et vous y arriverez vite ! Vous pouvez même l'intégrer à d'autres outils que vous utilisez peut-être déjà.

Par exemple, vous pouvez mettre en place des options de paiement en ligne pour que vos clients puissent vous payer facilement.

Gérer vos contacts

Considérez vos contacts dans Zoho Books comme le carnet d'adresses de votre téléphone.

Mais pour vos partenaires commerciaux – vos clients et les personnes auprès desquelles vous achetez des produits (les fournisseurs).

Le fait de garder tout cela organisé est très utile !

1. Ajout de clients :
   • Comment ajouter un nouveau client à Zoho Books ? Vous pouvez saisir vous-même ses informations.
   • J'ai déjà un tas de clients répertoriés ailleurs, peut-être même dans QuickBooksVous pouvez généralement importer cette liste dans Zoho Books, vous n'aurez donc pas à saisir à nouveau manuellement les informations de chaque personne.
   • Quelles informations devez-vous conserver pour chaque client ? Des éléments comme son nom, son adresse e-mail, son numéro de téléphone et son adresse postale sont extrêmement utiles.
   • Vous pouvez aussi regrouper vos clients. Certains achètent peut-être beaucoup, d'autres très peu. Les répartir en groupes vous permettra de mieux suivre leurs achats.
2. Gestion des informations client :
   • Besoin de modifier l'adresse ou le numéro de téléphone d'un client ? Il est facile de modifier ses informations.
   • Il arrive qu'une même entreprise mette en relation plusieurs personnes. Vous pouvez ajouter tous ces contacts au profil d'un même client.
   • Vous souhaitez consulter toutes les factures et tous les paiements d'un client ? Zoho Books conserve l'historique de toutes vos transactions.
3. Ajout de fournisseurs :
   • Ajouter des fournisseurs (les personnes auprès desquelles vous achetez des fournitures ou des services) est quasiment identique à l'ajout de clients. Il vous suffit de saisir leurs coordonnées.
   • De la même manière que pour les clients, si vous avez une liste de vos fournisseurs quelque part, vous pouvez probablement l'importer.
   • Que devez-vous retenir concernant vos fournisseurs ? Leur nom, leurs coordonnées et éventuellement leurs informations de paiement.
4. Gestion des informations des fournisseurs :
   • Si un fournisseur change d'adresse ou de personne de contact, vous pouvez facilement mettre à jour ces informations dans Zoho Books.
   • Vous êtes-vous déjà demandé combien vous avez payé à un fournisseur au fil du temps ? Zoho Books conserve la trace de tous vos achats auprès de lui.
5. Groupes de contact :
   • Pourquoi regrouper les clients ou les fournisseurs ? Cela peut s’avérer utile pour envoyer des e-mails à plusieurs personnes simultanément ou pour proposer des offres spéciales à des groupes de clients spécifiques.
   • Vous pouvez catégoriser vos clients en différents groupes, tels que « clients réguliers » ou « clients d'une zone spécifique ». Vous pouvez faire de même pour vos fournisseurs.
   • Oui, une fois vos groupes créés, vous pouvez envoyer des e-mails à tous leurs membres ou même définir des règles spécifiques qui leur sont propres. Par exemple, vous pouvez accorder une réduction à un groupe de clients. Vous pouvez également consulter leur solde impayé et conserver un reçu numérique de vos échanges.

Maîtriser les ventes : factures et devis

Maintenant, parlons de la rémunération !

Cette partie de Zoho Books vous permet d'envoyer des factures et de fournir des devis à vos clients.

Élaboration de devis

• • Quand faut-il envoyer un devis ? Généralement, avant de commencer les travaux ou de vendre un produit ou un service, afin que le client connaisse le prix.
  • Comment créer un nouveau devis dans Zoho Books ? Il y a généralement un bouton intitulé « Nouveau devis » ou quelque chose de similaire. Cliquez dessus !
  • Que faut-il inclure dans un devis ? Énumérez les tâches que vous allez accomplir ou vendre, leur quantité et leur coût unitaire.
  • Devinez quoi ? Vous pouvez donner un aspect professionnel à vos devis en y ajoutant le logo de votre entreprise.
  • Une fois que le document est satisfaisant, vous pouvez l'envoyer à votre client par e-mail directement depuis Zoho Books.

Conversion des devis en factures

• • Que se passe-t-il lorsqu'un client dit « oui » à votre devis ? Vous devez le facturer !
  • Bonne nouvelle ! Zoho Books vous permet de transformer facilement un devis en facture en quelques clics seulement. Plus besoin de tout ressaisir !
  • Vous pouvez encore apporter de petites modifications à la facture si nécessaire avant de l'envoyer.

Création de factures

• • Comment créer une facture à partir de zéro ? Tout comme pour les devis, il y a généralement un bouton « Nouvelle facture ».
  • Quels sont les éléments importants qui doivent figurer sur une facture ? Le nom de votre entreprise, le nom de votre client, ce qu’il a acheté, le prix et la date limite de paiement.
  • Vous ajoutez chaque article acheté ou service fourni sur une ligne distincte de la facture, avec son prix.
  • Vous pouvez également ajouter des remises si vous en proposez une, et le système calculera automatiquement les taxes.

Personnalisation des factures

1. • Vous voulez que vos factures aient l'air de provenir de votre entreprise branchée ?
   • Vous pouvez ajouter la photo (logo) de votre entreprise pour lui donner un aspect officiel.
   • Vous pouvez même personnaliser l'apparence de la facture, notamment les couleurs, les polices et les informations affichées.

Lorsque vous gérez des ventes, il vous arrive parfois de créer d'abord une commande client.

Ce qui équivaut à une promesse d'achat de la part du client. 

Pour le matériel toi Pour acheter, vous utiliseriez des bons de commande. 

Toutes ces informations finissent par alimenter votre plan comptable, qui est comme une carte de tout votre argent.

Vous pouvez même automatiser certaines de ces étapes pour gagner du temps !

Gestion des achats : factures et dépenses

Cette section est entièrement consacrée à l'argent. toi Dépenser pour faire fonctionner votre entreprise.

Cela vous permet de suivre les factures de vos fournisseurs et autres dépenses.

Création de factures

• • Comment conserver une trace des factures que vous recevez de vos fournisseurs ? Vous créez une facture dans Zoho Books.
  • Quelles informations figurent sur une facture ? Des éléments comme le vendeur, le produit acheté, le prix et la date d’échéance.
  • Si vous possédez la facture papier originale, vous pouvez généralement en joindre une photo ou un scan à la facture dans Zoho Books. Cela vous permet de tout garder bien organisé.

Gestion des factures

• • Comment vous souvenez-vous des dates d'échéance de vos factures ? Zoho Books vous aide à les suivre.
  • Une fois que vous avez payé une facture, vous la marquez comme « payée » dans le système.
  • Vous devez également indiquer comment vous avez réglé la facture : par chèque, par carte de crédit, ou peut-être même via des plateformes de paiement si votre fournisseur les utilise ?

Frais d'enregistrement

• • Qu’en est-il des autres dépenses que vous effectuez et qui ne sont pas des factures de fournisseurs ? Comme l’achat de fournitures de bureau ou le paiement de l’essence ? Ce sont des dépenses courantes.
  • Vous pouvez saisir manuellement ces dépenses dans Zoho Books.
  • Il est judicieux de catégoriser vos dépenses, telles que « fournitures de bureau » ou «voyageAinsi, vous savez où va votre argent. Cela fait partie d'une bonne gestion financière.

Notes de frais

1. • Vos employés dépensent-ils de l'argent pour des choses destinées à l'entreprise ?
   • Ils peuvent remplir des formulaires de suivi des dépenses pour indiquer ce qu'ils ont dépensé.
   • Vous pouvez configurer un système d'approbation de ces rapports dans Zoho Books.
   • Une fois que vous les aurez approuvées, vous pourrez rembourser vos employés.

Intégrations : Extension des fonctionnalités de Zoho Books

Considérez les intégrations comme la connexion de différentes applications sur votre téléphone afin qu'elles puissent communiquer entre elles et mieux fonctionner ensemble.

Zoho Books peut se connecter à d'autres logiciels pour faire encore plus de choses géniales !

Exploration des intégrations

• • Saviez-vous que Zoho propose d'autres applications en plus de Zoho Books ? Par exemple, une application pour le suivi des clients (CRM), l'un pour gérer les stocks (Inventaire) et l'autre pour travailler sur des projets (Projets).
  • En connectant ces applications Zoho, vous pouvez partager des informations et simplifier vos processus. Par exemple, lorsqu'une vente est enregistrée dans votre CRM, elle apparaît automatiquement dans Zoho Books.
  • Zoho Books peut également se connecter à des applications que Zoho ne fabrique pas – ce sont les applications tierces.
  • Quels types d'applications tierces ? Des passerelles de paiement, par exemple, pour que les gens puissent vous payer en ligne, ou des plateformes de commerce électronique si vous vendez des produits en ligne.

Connexion des intégrations

• • Comment faire pour que Zoho Books communique avec ces autres applications ? Généralement, il existe une section dans les paramètres où vous trouverez une liste des applications auxquelles vous pouvez vous connecter.
  • Vous cliquez sur l'application à laquelle vous souhaitez vous connecter et suivez les instructions. Il vous faudra parfois saisir vos identifiants de connexion à cette autre application.

En connectant Zoho Books à d'autres outils, vous pouvez rationaliser efficacement vos processus métier.

Par exemple, si vous utilisez Zoho CRM, vous n'aurez pas à saisir les informations client à deux endroits.

Tout fonctionne ensemble !

Certaines intégrations peuvent même proposer un essai gratuit afin que vous puissiez vérifier si elles conviennent à votre entreprise.

Conclusion

Voilà donc un aperçu de l'utilisation de Zoho Books !

Cela peut paraître beaucoup au premier abord, mais une fois que vous aurez compris le principe, cela peut vraiment vous aider à bien gérer les finances de votre entreprise.

De l'envoi des factures au suivi de vos dettes.

Il regroupe de nombreux outils en un seul endroit.

N'oubliez pas que des opérations comme la réconciliation régulière sont nécessaires. 

En utilisant Zoho Books pour gérer votre argent.

Vous pouvez vraiment fluidifier le flux de travail de votre entreprise et passer moins de temps à vous stresser avec les chiffres et plus de temps à faire ce que vous aimez !

Foire aux questions