Comment utiliser Hubdoc : le guide ultime en 2025

Êtes-vous submergé(e) de papiers comme des reçus et des factures ?

On a parfois l'impression d'un chaos sans fin, n'est-ce pas ?

Imaginez si vous pouviez prendre une photo ou les faire apparaître comme par magie au même endroit.

Voilà ce que Hubdoc peut faire !

C'est comme un classeur numérique super pratique pour tous vos documents financiers importants.

Dans ce guide simple, nous allons vous montrer exactement comment utiliser Hubdoc pour vous organiser facilement. 

Hubdoc

Rejoignez les plus de 10 000 entreprises qui simplifient déjà leurs finances avec Hubdoc. Découvrez comment Hubdoc peut vous aider dès aujourd’hui !

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Premiers pas avec Hubdoc

1. Inscription et configuration de votre compte

Envie d'essayer Hubdoc ? Il faut d'abord s'inscrire.

C'est comme créer un nouveau compte pour un jeu ou un site web.

Il existe différents forfaits parmi lesquels choisir.

Imaginez-les comme différents niveaux offrant davantage de fonctionnalités. Choisissez celui qui correspond à vos besoins.

Une fois inscrit, vous devrez configurer votre compte.

L'un des avantages est que vous pouvez connecter vos comptes bancaires et vos cartes de crédit. 

Cela permet à Hubdoc de récupérer automatiquement vos données financières.

C'est super pratique car vous n'avez pas besoin de tout saisir vous-même.

2. Exploration de Hubdoc

Lorsque vous vous connecterez, vous verrez la page principale. Celle-ci s'appelle le tableau de bord.

Considérez-le comme un centre de contrôle.

Vous verrez différentes sections. L'une d'elles est réservée à vos documents – c'est là que vous rangerez tous vos reçus et factures.

Une autre partie présente vos connexions, comme votre banque.

Il existe également une zone de paramètres où vous pouvez modifier le fonctionnement des choses.

Et vous verrez où vous pouvez connecter Hubdoc à d'autres éléments.

Il est bon de s'habituer à repérer l'emplacement de chaque chose. Vous pouvez même modifier l'affichage pour vous faciliter la tâche.

3. Connexion de vos comptes bancaires et cartes de crédit

Pourquoi connecter vos comptes bancaires et vos cartes de crédit ?

Parce que ça vous fait gagner un temps précieux ! Hubdoc importe automatiquement vos transactions. C'est magique !

Pour ce faire, suivez les étapes indiquées par Hubdoc.

Il peut parfois y avoir un petit problème, mais Hubdoc vous aide généralement à le résoudre.

Hubdoc vérifie régulièrement les nouvelles informations provenant de votre banque.

Ne vous inquiétez pas, connecter vos comptes est généralement sans danger, mais il est toujours préférable de faire preuve de prudence avec vos informations en ligne.

Téléchargement et gestion des documents

Différentes façons de mettre des documents dans

Il existe plusieurs façons d'importer vos documents dans Hubdoc.

Vous pouvez utiliser le site web sur votre ordinateur. Il suffit de glisser-déposer les fichiers. Un jeu d'enfant !

Il existe aussi une application mobile. Vous pouvez prendre des photos de vos reçus avec.

C'est très pratique lorsque vous êtes en déplacement professionnel.

Une autre solution consiste à utiliser le courrier électronique. Hubdoc vous fournit une adresse électronique dédiée.

Si quelqu'un vous envoie une facture par courriel, vous pouvez la transférer à Hubdoc. Elle s'intégrera automatiquement !

Hubdoc lit vos documents

Hubdoc est intelligent ! Il peut extraire automatiquement les informations importantes de vos documents.

C'est ce qu'on appelle la reconnaissance optique de caractères (OCR). Ce procédé permet de retrouver des informations comme le nom du lieu d'achat, le prix et la date.

Il est généralement assez performant dans ce domaine, mais il peut parfois ne pas tout réussir à la perfection.

Il est donc judicieux de vérifier deux fois.

Il recherche des éléments tels que le nom du magasin et le montant total.

Quand avez-vous effectué l'achat et quel est le numéro de la facture ? Si quelque chose ne va pas, vous pouvez facilement le corriger.

Vérification et correction des détails des documents

Il est important de jeter un coup d'œil rapide aux informations extraites par Hubdoc.

Veuillez vérifier que le nom, la date et le montant sont corrects.

Si quelque chose ne va pas, vous pouvez cliquer dessus et saisir les informations correctes.

Vous pouvez également ajouter les étiquettes et les dossiers dont nous avons parlé précédemment.

Si vous avez un document très long comportant de nombreuses pages, vous pouvez le diviser dans Hubdoc.

Vous pouvez aussi ajouter de petites notes pour vous rappeler quelque chose. C'est une bonne pratique de vérifier régulièrement vos documents.

Garder ses affaires bien rangées grâce aux dossiers et aux étiquettes

Les dossiers vous permettent de regrouper les documents similaires.

Par exemple, vous pourriez avoir un dossier pour « Loyer » et un autre pour « Fournitures ».

C'est comme organiser les fichiers sur votre ordinateur.

Réfléchissez à ce qui est le plus judicieux pour votre entreprise. Vous pouvez même avoir des dossiers à l'intérieur d'autres dossiers.

Les balises sont comme des mots-clés que vous pouvez ajouter à vos documents.

Par exemple, vous pourriez étiqueter un reçu comme « Essence » ou « Réunion client ». 

Intégration de Hubdoc avec d'autres logiciels

Connexion au logiciel comptable

Pourquoi connecter Hubdoc à votre comptabilité truc?

Ça simplifie grandement les choses ! Si vous utilisez QuickBooks Online ou Xero, vous pouvez les connecter à Hubdoc.

Imaginez ceci : Hubdoc rassemble tous vos reçus et factures.

Lorsque vous le connectez à QuickBooks En ligne ou via Xero, les informations sont transmises automatiquement.

Cela vous évite de tout saisir deux fois ! Cela vous simplifie la vie. comptabilité beaucoup plus rapide.

Les étapes de connexion sont généralement assez simples.

Une fois connecté, Hubdoc et votre logiciel de comptabilité Parlez-vous les uns aux autres.

Vous pouvez généralement gérer ces connexions dans les paramètres.

Collaborer avec des assistants de paiement de factures

Saviez-vous que Hubdoc peut également fonctionner avec des programmes qui vous aident à payer vos factures ?

Bill.com en est un exemple.

Connecter Hubdoc à ces services peut simplifier le paiement des factures.

Les informations de facturation provenant de Hubdoc peuvent être importées directement dans le programme de paiement des factures.

Cela peut vous aider à payer vos factures à temps et à tout suivre. 

Autres éléments auxquels Hubdoc peut se connecter

Hubdoc peut également se connecter à d'autres outils utiles.

Par exemple, il peut fonctionner avec des services de stockage en nuage comme Dropbox ou Google Drive.

Cela signifie que vous pouvez enregistrer vos documents à plusieurs endroits.

À l'avenir, Hubdoc pourrait se connecter à encore plus de choses !

Il est toujours bon de vérifier quelles sont les nouvelles options d'intégration disponibles.

Un système connecté peut vraiment vous aider. comptabilité couler bien.

Fonctionnalités et astuces avancées de Hubdoc

Voici quelques fonctionnalités intéressantes que Hubdoc peut vous offrir pour vous simplifier la vie :

• Établir des règles pour les fournisseurs :
  • Vous pouvez indiquer à Hubdoc ce qu'il doit faire avec les documents provenant de certains emplacements.
  • Par exemple, si vous recevez toujours votre facture internet de « Super Net », vous pouvez créer une règle.
  • Cette règle pourrait indiquer à Hubdoc de la placer automatiquement dans votre dossier « Factures Internet » et de l'étiqueter comme « Dépense mensuelle ».
  • Cela permet d'automatiser les choses pour que vous n'ayez pas à le faire à chaque fois.
• Aide pour Comptables et les comptables :
  • Si vous êtes comptable ou teneur de livres, Hubdoc dispose d'outils spéciaux pour vous.
  • Vous pouvez gérer les données de différents clients depuis un seul et même endroit.
  • Vous pouvez inviter votre équipe et vos clients à ne voir que ce dont ils ont besoin.
  • Cela facilite la collecte et le traitement des documents pour tous.
• Utilisation de votre messagerie Hubdoc :
  • Vous vous souvenez de cette adresse e-mail Hubdoc spéciale ? Vous pouvez l’utiliser pour envoyer des documents directement à Hubdoc.
  • C'est idéal pour les factures en ligne ou tout autre document reçu par courriel.
• Le pouvoir de la synchronisation :
  • Lorsque vous connectez Hubdoc à d'autres logiciels comme Xero ou QuickBooks Online, les données se synchronisent automatiquement.
  • Cela signifie que les informations circulent entre les programmes sans que vous ayez à saisir de données supplémentaires. C'est un moyen essentiel de gagner du temps.
• Hubdoc est-il gratuit ?
  • Hubdoc est généralement proposé avec un abonnement, surtout si vous l'utilisez à des fins professionnelles.
  • Il peut parfois être inclus si vous payez déjà pour certains services de comptabilité. Il est conseillé de vérifier s'il est disponible dans le cadre d'une offre groupée. Il n'existe généralement pas de version entièrement gratuite pour un usage professionnel complet.

Conclusion

Alors, êtes-vous prêt à dire adieu aux piles de papiers en désordre grâce à Hubdoc ?

Nous vous avons montré à quel point il est facile de commencer, de télécharger vos documents.

Et même le connecter à d'autres programmes utiles. 

En utilisant les conseils et astuces dont nous avons parlé.

Vous pouvez vraiment simplifier la gestion de vos documents financiers. 

N'hésitez pas à consulter des tutoriels vidéo pour en savoir plus si vous rencontrez des difficultés.

Commencez à utiliser Hubdoc dès aujourd'hui et voyez à quel point il peut simplifier la gestion des reçus et des factures de vos fournisseurs et de tous les autres !

Foire aux questions