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Esta guía cubre todas las funciones de Expensify:
- Empezando — Crea tu cuenta y configura tu espacio de trabajo
- Cómo utilizar el proceso de gestión de gastos — Controla y gestiona los gastos desde un único panel de control.
- Cómo utilizar los informes de gastos — Crea y envía informes personalizados en minutos.
- Cómo utilizar las ofertas de viaje — Reserva viajes y sincroniza los gastos automáticamente
- Cómo usar la tarjeta Expensify — Gana dinero en efectivo y elimina la entrada manual de datos.
- Cómo usar el escaneo de recibos — Capture recibos con la tecnología SmartScan
- Cómo usar chats sencillos — Envía mensajes a tus compañeros de equipo y divide los gastos en un solo lugar.
- Cómo usar el pago de facturas y la facturación — Envía facturas y paga tus cuentas desde un solo lugar.
- Cómo utilizar los reembolsos globales — Reembolsar directamente a los empleados de todo el mundo.
- Cómo utilizar la integración con otros programas — Sincronizar los datos financieros con el software de contabilidad
Tiempo necesario: 5 minutos por función
También en esta guía: Consejos profesionales | Errores comunes | Solución de problemas | Precios | Alternativas
¿Por qué confiar en esta guía?
He usado Expensify durante más de dos años y he probado todas las funciones que se describen aquí. Este tutorial sobre cómo usar Expensify se basa en mi experiencia práctica, no en publicidad engañosa ni en capturas de pantalla de proveedores.
Expensify es una de las plataformas de gestión de gastos más potentes disponibles en la actualidad.
Pero la mayoría de los usuarios solo aprovechan una pequeña parte de lo que puede hacer.
Esta guía le muestra cómo utilizar todas las funciones principales.
Paso a paso, con capturas de pantalla y consejos profesionales.
Tutorial de Expensify
Este completo tutorial de Expensify te guía paso a paso por todas las funciones, desde la configuración inicial hasta consejos avanzados que te convertirán en un usuario experto. Cada paso de Expensify se explica con instrucciones claras para que puedas seguirlo desde cualquier dispositivo.
Expensificar
Dile adiós al manual datos Olvídate de las hojas de cálculo desordenadas. Expensify automatiza los informes de gastos, el escaneo de recibos y los reembolsos para que tu equipo pueda concentrarse en lo importante. Comienza tu prueba gratuita hoy mismo; no necesitas tarjeta de crédito.
Primeros pasos con Expensify
Antes de utilizar cualquier función, complete esta configuración inicial.
Tarda unos 3 minutos.
Vea primero este breve resumen:
Ahora vamos a repasar cada paso.
Paso 1: Crea tu cuenta
Visita el sitio web de Expensify y haz clic en "Comenzar".
Regístrate utilizando tu correo electrónico o número de teléfono.
Elija entre un individuo o negocio configuración de la cuenta.
Las cuentas individuales son ideales para los autónomos que necesitan llevar un registro de sus gastos personales.
Negocio Las cuentas te dan acceso a espacios de trabajo en equipo y flujos de trabajo de aprobación.
✓ Control: Comprueba tu bandeja de entrada para recibir un correo electrónico de confirmación.
Paso 2: Configura tu espacio de trabajo
Tras registrarte, tendrás acceso a un panel de control centralizado.
El panel de control muestra las transacciones recientes y los informes pendientes.
Crea un espacio de trabajo para organizar los gastos de tu equipo.
Así es como se ve el panel de control:
✓ Control: Deberías ver el panel principal con tu espacio de trabajo.
Paso 3: Configurar categorías y políticas de gastos
Personaliza las categorías de gastos para que se ajusten a las políticas de tu empresa.
Establezca flujos de trabajo de aprobación para que el gerente adecuado revise cada informe.
Habilita la autenticación de dos factores para mantener tu cuenta segura.
✅ Hecho: Estás listo para usar cualquiera de las funciones a continuación.
Cómo utilizar el proceso de gestión de gastos de Expensify
Proceso de gestión de gastos Te permite realizar un seguimiento y gestionar los gastos desde un único panel de control, reduciendo errores y manteniendo los datos financieros actualizados.
Esta es la base de cómo usar Expensify para controlar los gastos diarios.
Ya sea que administre los gastos de un equipo pequeño o de una oficina completa, esta función se encarga de la complejidad de realizar un seguimiento de cada dólar.
Aquí te mostramos cómo usarlo paso a paso.
Vea el proceso de gestión de gastos en acción:
Ahora vamos a desglosar cada paso.
Paso 1: Agregar un nuevo gasto
Pulsa el botón verde “+” en el panel de control.
Seleccione "Nuevo gasto" e ingrese el monto, la fecha y la categoría.
También puedes vincular una tarjeta de crédito para importar automáticamente las transacciones.
Paso 2: Asignar el gasto a un proyecto o departamento.
Seleccione una etiqueta o departamento para el gasto.
Esto te ayuda a identificar tendencias de gasto en los distintos proyectos.
El sistema detecta automáticamente las posibles infracciones de las políticas.
✓ Control: Debería ver el gasto listado en la categoría correcta.
Paso 3: Revisar y aprobar los gastos
La plataforma dirige los gastos al gestor correspondiente en función de reglas predefinidas.
Los gerentes pueden aprobar los gastos directamente desde el panel de control o la aplicación móvil.
✅ Resultado: Sus gastos se registran, se categorizan y están listos para su aprobación; no se necesita ninguna hoja de cálculo.
💡 Consejo profesional: Vincula tus tarjetas de crédito corporativas o personales para que las transacciones se importen automáticamente. Esto elimina la necesidad de ingresar datos manualmente y mantiene tus registros de gastos actualizados en tiempo real.
Cómo usar los informes de gastos de Expensify
Informes de gastos Te permite recopilar múltiples gastos en informes personalizados y enviarlos para su reembolso con solo unos toques.
Antes, elaborar informes de gastos implicaba horas de introducción manual de datos y la búsqueda de recibos.
Expensify automatiza todo este proceso para que puedas concentrarte en tu trabajo.
Aquí te mostramos cómo usarlo paso a paso.
Vea cómo funcionan los informes de gastos:
Ahora vamos a desglosar cada paso.
Paso 1: Crear un nuevo informe
Ve a la pestaña Informes y pulsa "Nuevo informe".
Dale un nombre al informe, como por ejemplo «Marzo». Viajar Gastos.
Paso 2: Agregar gastos al informe
Seleccione los gastos que desea incluir de su lista de gastos.
Expensify detecta automáticamente las entradas duplicadas y las infracciones de las políticas durante este proceso.
✓ Control: Debería ver todos los gastos seleccionados listados en el informe.
Paso 3: Enviar el informe
Revisa el total y pulsa «Enviar».
El informe se envía directamente al aprobador asignado en su flujo de trabajo.
✅ Resultado: Su informe de gastos se envía y se tramita para su aprobación; no es necesario imprimirlo ni enviarlo por correo electrónico.
💡 Consejo profesional: Activa la opción de envío programado para que Expensify compile y envíe informes a tu gerente automáticamente en una fecha determinada. Esto garantiza que no se te escape nada, incluso cuando estés ocupado viajando.
Cómo usar las ofertas de viaje de Expensify
Ofertas de viaje Te permite reservar vuelos, hoteles y alquileres, y sincronizar automáticamente esos gastos con tus informes.
Aquí te mostramos cómo usarlo paso a paso.
Vea las ofertas de viajes en acción:
Ahora vamos a desglosar cada paso.
Paso 1: Abra la pestaña Viajes
Navegue hasta "Viajes" desde el menú principal.
La aplicación móvil Expensify se integra con diversos servicios de viajes.
Paso 2: Busca y reserva tu viaje.
Introduce tu destino, fechas y preferencias.
Compara las ofertas y selecciona la mejor opción para tu presupuesto.
✓ Control: Deberías ver una confirmación de reserva en tu pantalla.
Paso 3: Sincronizar los gastos de viaje
Los gastos de viaje reservados se sincronizan automáticamente con tu cuenta.
No es necesario introducir manualmente los recibos de vuelos u hoteles.
✅ Resultado: Su viaje está reservado y el gasto ya figura en su informe, lo que garantiza el cumplimiento de las políticas de la empresa.
💡 Consejo profesional: Establece las políticas de viaje en tu espacio de trabajo antes de que los empleados comiencen a reservar. De esta manera, la plataforma aplica automáticamente los límites de gasto y selecciona a los proveedores preferidos, reduciendo las reservas que no cumplen con las políticas.
Cómo usar la tarjeta Expensify
Tarjeta Expensify Te permite obtener hasta un 2 % de reembolso en efectivo en todos tus gastos en USD, eliminando al mismo tiempo las complejidades de la recopilación de recibos.
Aquí te mostramos cómo usarlo paso a paso.
Vea la tarjeta Expensify en acción:
Ahora vamos a desglosar cada paso.
Paso 1: Solicita la tarjeta Expensify
Ve a Configuración y selecciona "Tarjeta Expensify".
Siga las instrucciones para solicitar la tarjeta comercial Expensify Visa®.
Paso 2: Establecer límites de gasto
Tu administrador puede establecer límites de gasto por empleado para cada tarjeta.
El sistema aplica las políticas de la empresa en cada transacción.
✓ Control: Deberías ver la tarjeta en tu cartera con su límite de gasto.
Paso 3: Empiece a usar la tarjeta.
Utilice la tarjeta para cualquier compra en su negocio.
Cada transacción se importa y se clasifica automáticamente en tu dispositivo.
Utilizar la tarjeta Expensify puede ayudarte a ahorrar hasta un 50% en tu factura mensual.
✅ Resultado: Las compras quedan registradas. instantáneamente Sin necesidad de introducir datos manualmente, y además, obtienes un reembolso por cada dólar gastado.
💡 Consejo profesional: El reembolso que recibes con tu tarjeta Expensify puede compensar el costo de tu suscripción. Las empresas con gastos elevados pueden usar Expensify prácticamente gratis.
Cómo usar los chats fáciles de Expensify
Charlas fáciles Te permite enviar mensajes a tus compañeros de trabajo y dividir los gastos directamente dentro de la interfaz de Expensify.
Aquí te mostramos cómo usarlo paso a paso.
Mira Easy Chats en acción:
Ahora vamos a desglosar cada paso.
Paso 1: Abre la pestaña de chat.
Pulsa «Chat» en la barra de navegación inferior.
Inicia una nueva conversación con cualquier persona o grupo, o únete a un hilo de conversación existente.
Paso 2: Compartir o dividir un gasto
Dentro del chat, toque el ícono “+” para agregar un gasto.
Seleccione "Dividir" para repartir los costos entre los empleados del grupo.
✓ Control: Deberías ver la cantidad dividida asignada a cada persona.
Paso 3: Solicitar o enviar el pago
Pulsa «Solicitar» para pedir dinero o «Enviar» para devolver el dinero a alguien.
Los pagos se procesan directamente a través de la plataforma.
✅ Resultado: Los gastos se dividen y se liquidan directamente durante la conversación, sin necesidad de ninguna aplicación aparte.
💡 Consejo profesional: Utiliza los chats grupales para organizar cenas de equipo recurrentes o para gestionar el material de oficina. Todos los participantes reciben una notificación y pueden pagar su parte desde cualquier dispositivo, lo que facilita el proceso para todo el equipo.
Cómo usar el escaneo de recibos de Expensify
Escaneo de recibos Te permite tomar fotos de los recibos utilizando la tecnología SmartScan, que extrae automáticamente el proveedor, la fecha y el importe.
Esta es la función con la que la mayoría de los usuarios comienzan, ya que es la que más tiempo ahorra desde el primer día.
Se acabó el tener que teclear a mano los datos de los recibos o perder los papeles en la cartera.
Aquí te mostramos cómo usarlo paso a paso.
Vea el escaneo de recibos en acción:
Ahora vamos a desglosar cada paso.
Paso 1: Capturar el recibo
Abre la aplicación móvil y pulsa el icono de la cámara.
Apunta tu teléfono al recibo y toma una foto.
La tecnología SmartScan lee automáticamente los detalles del recibo.
Paso 2: Verificar los datos extraídos.
Revise el nombre del proveedor, el importe y la fecha que SmartScan obtuvo.
Modifique cualquier campo si es necesario para garantizar la exactitud.
✓ Control: Debería ver que el gasto se rellena automáticamente con los datos correctos.
Paso 3: Categorizar y guardar
Seleccione la categoría de gasto correcta en el menú desplegable.
Pulsa «Guardar» para añadir el recibo a tu lista de gastos.
✅ Resultado: Tu recibo se escanea, se clasifica y se almacena; dile adiós a las cajas de zapatos llenas de recibos de papel.
💡 Consejo profesional: Envía los recibos digitales desde tu correo electrónico a receipts@expensify.com. La plataforma los procesa automáticamente, así que no tendrás que abrir la aplicación para tus compras online.
Cómo usar Expensify para el pago de facturas y la facturación
Pago de facturas y facturación Te permite enviar facturas a los clientes y pagar las facturas de los proveedores desde una plataforma centralizada.
La mayoría de las empresas utilizan herramientas separadas para la facturación y el pago de facturas.
Expensify combina ambas funciones en el mismo sistema que ya utilizas para tus gastos, lo que facilita mantener todas las operaciones financieras en un solo lugar.
Aquí te mostramos cómo usarlo paso a paso.
Vea cómo funciona el pago de facturas y la facturación:
Ahora vamos a desglosar cada paso.
Paso 1: Crear una factura
Dirígete a la sección "Facturas" y pulsa "Nueva factura".
Agregue el correo electrónico del cliente, los artículos y las condiciones de pago.
Paso 2: Enviar la factura
Revise los detalles de la factura y pulse «Enviar».
El cliente recibe la factura por correo electrónico con un enlace de pago.
✓ Control: Deberías ver la factura marcada como "Enviada" en tu panel de control.
Paso 3: Pagar la factura del proveedor
Cargue o envíe una factura de proveedor a la sección de Facturas.
Revisa el importe y programa el pago directamente desde Expensify.
✅ Resultado: Las facturas se envían y los pagos se realizan desde un solo lugar, lo que permite mantener organizadas sus operaciones financieras.
💡 Consejo profesional: Configura recordatorios de pago automáticos para las facturas vencidas. Esto te ahorrará tiempo al perseguir a los clientes y mantendrá un flujo de caja saludable sin ningún esfuerzo adicional.
Cómo utilizar los reembolsos globales de Expensify
Reembolsos globales Te permite reembolsar a los empleados en varios países directamente a través de la plataforma.
Si su empresa cuenta con trabajadores remotos u oficinas en diferentes países, esta función es esencial.
Elimina la necesidad de realizar transferencias bancarias manuales y utilizar servicios de pago de terceros.
Aquí te mostramos cómo usarlo paso a paso.
Vea cómo funciona Global Reimbursements:
Ahora vamos a desglosar cada paso.
Paso 1: Habilitar reembolsos globales
Ve a la configuración de tu espacio de trabajo y selecciona "Reembolso".
Active la opción "Reembolsos globales" y añada sus datos bancarios.
Paso 2: Verificar la información bancaria del empleado.
Cada empleado añade su cuenta bancaria local a su perfil.
Expensify admite reembolsos en varias divisas.
✓ Control: Debería ver el estado bancario del empleado como "Verificado".
Paso 3: Tramitar el reembolso
Una vez aprobado el informe de gastos, pulse «Reembolsar».
Los fondos se transfieren directamente a la cuenta bancaria del empleado.
✅ Resultado: Tu equipo internacional recibe el reembolso sin los engorrosos trámites de las transferencias bancarias ni los retrasos por pagos atrasados.
💡 Consejo profesional: Establezca calendarios de reembolso para que los empleados sepan exactamente cuándo recibirán su pago. La puntualidad constante genera confianza y mantiene el flujo de trabajo funcionando sin problemas.
Cómo usar la integración de Expensify con otro software
Integración con otro software te permite sincronizar Expensify con contabilidad software como QuickBooks, Xero y NetSuite para la conciliación en tiempo real.
Sin esta integración, tendrías que exportar los datos manualmente y volver a introducirlos en tus libros.
Esta conexión mantiene la precisión de sus datos financieros en ambos sistemas sin necesidad de trabajo adicional.
Aquí te mostramos cómo usarlo paso a paso.
Vea la integración con otros programas en acción:
Ahora vamos a desglosar cada paso.
Paso 1: Abra la configuración de integraciones.
Ve a la configuración de tu espacio de trabajo y selecciona “Contabilidad.
Elige el software de contabilidad Quieres conectar.
Paso 2: Autorizar la conexión
Inicia sesión en tu plataforma de contabilidad cuando se te solicite.
Otorga a Expensify acceso para sincronizar tus datos financieros.
✓ Control: Deberías ver "Conectado" junto al nombre de la aplicación de contabilidad.
Paso 3: Mapear categorías y exportar
Asocia tus categorías de gastos de Expensify a tu plan de cuentas contables.
Los informes aprobados se exportan automáticamente, lo que garantiza que su contabilidad se mantenga actualizada.
✅ Resultado: Los gastos se transfieren automáticamente de Expensify a su software de contabilidad sin necesidad de introducirlos manualmente, lo que reduce los errores.
💡 Consejo profesional: Primero, realiza una exportación de prueba con un informe pequeño. Esto permite detectar problemas de mapeo antes de procesar los gastos de un mes completo, ahorrándote tiempo al corregir errores posteriormente.
Consejos y atajos profesionales de Expensify
Tras probar Expensify durante más de dos años, aquí están mis mejores consejos.
Atajos de teclado
| Acción | Atajo |
|---|---|
| Nuevo gasto | Ctrl + N (Cmd + N en Impermeable) |
| Enviar informe | Ctrl + Enter |
| Abrir búsqueda | Ctrl + K (Cmd + K en Mac) |
| Navega a Configuración | Ctrl + , (Cmd + , en Mac) |
| Adjuntar recibo | Ctrl + Mayús + R |
| Alternar barra lateral | Ctrl + B (Cmd + B en Mac) |
Características ocultas que la mayoría de la gente pasa por alto
- Reenvío de recibos por correo electrónico: Envía cualquier recibo digital a receipts@expensify.com y se procesará sin necesidad de abrir la aplicación. Esto te ahorrará muchísimo tiempo con las compras online y las renovaciones de suscripciones que llegan a tu correo electrónico.
- Seguimiento de kilometraje por GPS: Activa el seguimiento de kilometraje en la aplicación móvil para registrar los kilómetros recorridos según las tarifas vigentes del IRS. El sistema calcula automáticamente los importes de reembolso mientras conduces, para que no tengas que volver a calcular las distancias.
- Reglas de política personalizadas: Las organizaciones pueden establecer múltiples conjuntos de políticas para adaptarse a los diferentes departamentos o proyectos. Este nivel de control garantiza un estricto cumplimiento normativo en toda la empresa sin necesidad de añadir pasos de revisión adicionales.
- Envío programado: Configura Expensify para que compile y envíe automáticamente los informes de gastos semanal o mensualmente. De esta forma, los empleados nunca olvidarán entregar sus informes y los gerentes siempre tendrán datos de gastos actualizados.
- Alertas presupuestarias: Crea presupuestos para cada categoría de gastos y recibe alertas en tiempo real cuando el gasto se acerque al límite. Esto es especialmente útil para departamentos con presupuestos trimestrales estrictos que necesitan controlar cada dólar.
Estrategias para usuarios avanzados
- Etiqueta todo: Añade etiquetas para proyectos, clientes y departamentos a cada gasto. Esto facilita la generación de informes personalizados al final de cada trimestre y la identificación de tendencias de gasto en toda la empresa.
- Usa la tarjeta Expensify para todo: Cuanto más gastes con la tarjeta Expensify, más reembolsos obtendrás. Estos reembolsos pueden compensar el costo de tu suscripción, reduciendo lo que pagas cada mes.
- Conecta todas tus tarjetas: Vincula todas tus tarjetas de crédito, tanto corporativas como personales, a tu cuenta. La importación automática de transacciones elimina el riesgo de olvidar algún gasto y mantiene tus registros actualizados sin ningún esfuerzo adicional.
Errores comunes que debes evitar al usar Expensify
Error n.° 1: Omitir la configuración de la categoría.
❌ Incorrecto: Crear gastos sin asignarles las categorías adecuadas y luego tener que ordenar a toda prisa cientos de entradas al final del mes.
✅ Derecha: Configura categorías y reglas detalladas antes de que tu equipo empiece a usar la plataforma. Dedica 10 minutos a la configuración ahora para ahorrarte horas de trabajo después. Esto garantiza la precisión desde el primer día y facilita la generación de informes por departamento o proyecto.
Error n.° 2: No usar SmartScan de inmediato
❌ Incorrecto: Introducir los datos del recibo manualmente es una tarea ardua, ya que la tecnología SmartScan permite hacerlo más rápido y con menos errores. La introducción manual de datos supone una pérdida de tiempo y genera errores difíciles de detectar posteriormente.
✅ Derecha: Registra tus recibos al instante con SmartScan y utiliza categorías consistentes para el seguimiento. Acostúmbrate a escanear cada recibo en cuanto lo recibas: esto te ahorrará tiempo y mantendrá tus datos organizados para los informes.
Error n.º 3: Ignorar los flujos de trabajo de aprobación
❌ Incorrecto: Permitir que cualquiera presente gastos sin una etapa de revisión, lo que genera problemas de cumplimiento, gastos excesivos y auditoría problemas en el futuro.
✅ Derecha: Establezca flujos de trabajo de aprobación con reglas claras para que el gerente adecuado revise cada informe antes del reembolso. El sistema dirige automáticamente los gastos al aprobador correcto según la jerarquía de su organización.
Error n.º 4: Olvidar conectar el software de contabilidad.
❌ Incorrecto: Utilizar Expensify como una herramienta independiente y luego exportar manualmente los datos a QuickBooks o Xero al final de cada mes.
✅ Derecha: Conecta tu software de contabilidad durante la configuración inicial. Los informes aprobados se sincronizan automáticamente, lo que garantiza que tu contabilidad se mantenga actualizada sin que tu equipo financiero tenga que realizar ningún paso adicional.
Solución de problemas de Expensify
Problema: SmartScan no lee los recibos.
Causa: La foto del recibo está borrosa, tomada con poca luz o el papel está arrugado. La tecnología SmartScan necesita una imagen nítida para extraer correctamente el proveedor, el importe y la fecha.
Arreglar: Extienda el recibo sobre una superficie oscura y vuelva a tomar la foto con buena iluminación. Asegúrese de que todo el recibo quepa dentro del marco. Evite que las sombras crucen el texto, ya que esto reduce la precisión.
Problema: Las transacciones con tarjeta de crédito no se importan.
Causa: La conexión bancaria ha caducado o necesita volver a autenticarse. Muchos bancos requieren volver a iniciar sesión periódicamente para seguridad razones.
Arreglar: Ve a Configuración, selecciona «Tarjetas de crédito» y vuelve a conectar la tarjeta. Algunos bancos requieren que inicies sesión cada 30 a 90 días. Si el problema persiste, intenta eliminar y volver a agregar la tarjeta desde cero.
Problema: El informe de gastos se queda atascado en "Procesando"
Causa: El informe contiene una infracción de política o un recibo faltante que impide su envío. La plataforma detecta posibles infracciones de política y entradas duplicadas durante el proceso.
Arreglar: Revise el informe en busca de errores. Adjunte los recibos que falten y corrija las infracciones; luego, vuelva a enviarlo. El sistema señala estos errores para ayudarle a identificar lo que se necesita antes de que el informe pueda continuar.
Problema: Los gastos no se sincronizan con el software de contabilidad.
Causa: El token de integración ha caducado o el plan de cuentas de su software de contabilidad ha cambiado desde la configuración inicial.
Arreglar: Ve a Configuración, selecciona «Contabilidad» y vuelve a autorizar la conexión. Luego, vuelve a asignar las categorías nuevas o modificadas. Realiza una exportación de prueba con un informe pequeño para confirmar que todo se sincroniza correctamente antes de procesar el lote completo.
📌 Nota: Si ninguna de estas soluciones resuelve su problema, póngase en contacto con el soporte de Expensify a través del chat de conserjería integrado en la aplicación.
¿Qué es Expensify?
Expensificar Es una plataforma de gestión de gastos que automatiza la forma en que las empresas registran, informan y gestionan sus gastos.
Piénsalo como si fuera algo personal. asistente Por cada recibo, informe y reembolso que gestione su equipo.
Expensify automatiza todo el proceso de declaración de gastos, desde el escaneo de recibos hasta el reembolso.
La plataforma presta servicio a todo tipo de usuarios, desde autónomos individuales hasta grandes empresas con miles de empleados.
Proporciona herramientas analíticas avanzadas que ofrecen información valiosa sobre los patrones de gasto y las tasas de cumplimiento en todos los departamentos.
Los usuarios pueden supervisar sus patrones de gasto en tiempo real mediante el panel de control de Expensify.
Mira este breve resumen:
Incluye estas características clave:
- Proceso de gestión de gastos: Controla y aprueba los gastos desde un único panel de control con aplicación automatizada de las políticas.
- Informes de gastos: Cree y envíe informes personalizados que recopilen múltiples gastos para su reembolso.
- Ofertas de viaje: Reserva tus viajes y sincroniza los gastos directamente en tus informes.
- Tarjeta Expensify: Gana hasta un 2 % de reembolso en efectivo al importar automáticamente cada transacción.
- Escaneo de recibos: Capture recibos con la tecnología SmartScan, que extrae los detalles clave al instante.
- Pago de facturas y facturación: Envía facturas y paga tus cuentas desde una interfaz centralizada.
- Reembolsos globales: Pague a sus empleados en varios países directamente a través de la plataforma.
- Integración con otro software: Sincronizar con QuickBooks, Xero, NetSuitey más para la contabilidad en tiempo real.
Expensify requiere que los usuarios se registren y creen una cuenta para utilizar sus funciones. La plataforma supervisa continuamente las transacciones según las directrices establecidas para garantizar el cumplimiento. Expensify cumple estrictamente con los estándares de seguridad internacionales y emplea medidas de seguridad de nivel empresarial para proteger los datos de los usuarios.
La aplicación móvil permite a los usuarios registrar recibos, controlar el kilometraje y enviar informes desde cualquier lugar. Puedes acceder a todas las funciones principales desde tu teléfono, lo que facilita la gestión de gastos incluso cuando estás fuera de la oficina.
Expensify se integra con programas de contabilidad populares como QuickBooks y Xero, lo que permite sincronizar los gastos directamente con tu contabilidad. Esto evita que tu equipo financiero tenga que volver a introducir datos y reduce la posibilidad de errores asociados a los procesos manuales.
La función de Aplicación Inteligente de Políticas detecta infracciones de gastos y documentación faltante antes de que se presenten los informes de gastos. Esto garantiza que su empresa cumpla con la normativa sin que los gerentes tengan que revisar manualmente cada partida.
Para una revisión completa, consulte nuestra Reseña de Expensify.
Precios de Expensify
Esto es lo que cuesta Expensify en 2026:
| Plan | Precio | Mejor para |
|---|---|---|
| Gratis | $0 | Particulares y autónomos que controlan sus gastos personales |
| Recolectar | $5/miembro/mes | Pequeñas empresas necesita aprobaciones básicas y sincronización contable |
| Control | Comienza en $9/miembro/mes | Equipos más grandes con flujos de trabajo de aprobación multinivel y necesidades de ERP. |
Prueba gratuita: Sí, hay disponible una prueba gratuita de 30 días para los planes de pago.
Garantía de devolución de dinero: No, todas las tarifas no son reembolsables según los términos de Expensify.
💰 Mejor relación calidad-precio: Cobra por 5 $/miembro/mes: incluye seguimiento de gastos, la tarjeta Expensify, reservas de viajes e integraciones contables sin necesidad de compromiso anual.
Expensify frente a alternativas
¿Cómo se compara Expensify? Este es el panorama competitivo:
| Herramienta | Mejor para | Precio | Clasificación |
|---|---|---|---|
| Expensificar | Gestión de gastos todo en uno | $5/mes | ⭐ 4.1 |
| Rompecabezas IO | contabilidad impulsada por IA | Gratis–$650/mes | ⭐ 4.5 |
| Dext | Captura de recibos y extracción de datos | $24/mes | ⭐ 4.3 |
| Xero | Pequeña empresa contabilidad | $15/mes | ⭐ 4.4 |
| Synder | Comercio electrónico teneduría de libros | $16/mes | ⭐ 4.6 |
| Fin de mes fácil | Cierre de fin de mes automatización | Costumbre | ⭐ 4.3 |
| Docyt | Contabilidad con IA para el sector hotelero | Costumbre | ⭐ 4.5 |
| Sabio | Contabilidad de nivel empresarial | $16/mes | ⭐ 4.2 |
Selecciones rápidas:
- Mejor en general: Expensify: Gestión integral de gastos con SmartScan, tarjetas y viajes en una sola plataforma.
- Mejor presupuesto: Ola — Servicios gratuitos de contabilidad y facturación para autónomos y pequeñas empresas.
- Ideal para principiantes: FreshBooks — Interfaz sencilla que resulta más fácil de aprender para personas sin conocimientos de contabilidad.
- Ideal para empresas: NetSuite: diseñado para grandes organizaciones con operaciones financieras complejas en todos sus departamentos.
🎯 Alternativas a Expensify
¿Buscas alternativas a Expensify? Aquí tienes las mejores opciones:
- 🧠 Rompecabezas IO: Contabilidad basada en inteligencia artificial que automatiza la gestión contable para startups y empresas en crecimiento con datos financieros en tiempo real.
- 📊 Destreza: Potente herramienta de captura de recibos que extrae datos financieros de los documentos y los introduce directamente en su software de contabilidad.
- 🌟 Xero: Plataforma de contabilidad basada en la nube, muy popular entre las pequeñas empresas para la facturación, la conciliación bancaria y la gestión de nóminas.
- ⚡ Sínder: Sincroniza automáticamente las transacciones de la plataforma de comercio electrónico y de pago con su contabilidad, reduciendo la introducción manual de datos.
- 🔧 Fin de mes fácil: Herramienta especializada que agiliza el proceso de cierre de mes para los equipos de contabilidad mediante flujos de trabajo basados en listas de verificación.
- 🚀 Docyt: Contabilidad impulsada por IA diseñada para negocios con múltiples ubicaciones como hoteles y restaurantes.
- 🏢 Sabio: Suite de contabilidad empresarial con amplia funcionalidad para empresas medianas y grandes de diversos sectores.
- 💰 Libros de Zoho: Contabilidad económica con seguimiento de gastos, facturación y cobro de proyectos integrados para equipos pequeños.
- 🎯 Ola: Herramienta de contabilidad y facturación totalmente gratuita, diseñada para autónomos y microempresas que están empezando.
- 🔒 Hubdoc: Herramienta de recopilación de documentos que obtiene automáticamente facturas y recibos de proveedores y se sincroniza con Xero o QuickBooks.
- ⭐ QuickBooks: El software de contabilidad para pequeñas empresas más utilizado, con sólidas funciones de seguimiento de gastos e impuestos.
- 💼 Entrada automática: Automatiza la introducción de datos de recibos y facturas en su sistema contable, ahorrándole horas de trabajo manual.
- 👶 FreshBooks: Sistema de facturación y contabilidad fácil de usar, diseñado para principiantes, empresas de servicios y autónomos.
- 🔥 NetSuite: Sistema ERP completo para empresas que necesitan gestión financiera avanzada, generación de informes y soporte para múltiples entidades.
Para ver la lista completa, consulte nuestra Alternativas a Expensify guía.
⚔️ Comparativa de Expensify
Así es como Expensify se compara con cada uno de sus competidores:
- Expensify vs Puzzle IO: Puzzle IO se centra en la automatización completa de la contabilidad, mientras que Expensify se especializa en la gestión de gastos, incluyendo el escaneo de recibos y la gestión de viajes. Elija Puzzle IO si necesita un sistema de contabilidad completo.
- Expensify frente a Dext: Dext destaca por extraer datos de documentos, pero carece de funciones integradas para reservas de viajes y de la tarjeta Expensify. Expensify se impone como solución integral para la gestión de gastos.
- Expensify frente a Xero: Xero es una plataforma de contabilidad completa, mientras que Expensify está diseñada específicamente para informes de gastos. Muchas empresas utilizan ambas plataformas conjuntamente, sincronizando los datos de Expensify con Xero.
- Expensify frente a Synder: Synder es ideal para vendedores de comercio electrónico que necesitan sincronizar transacciones. Expensify es mejor para equipos que necesitan escanear recibos, registrar el kilometraje y gestionar reembolsos.
- Expensify vs. Fin de mes fácil: Easy Month End es una herramienta especializada para cerrar cuentas más rápido. Expensify gestiona todo el ciclo de gastos, desde la creación de recibos hasta el reembolso.
- Expensify frente a Docyt: Docyt se dirige a empresas de hostelería con múltiples ubicaciones y ofrece contabilidad mediante inteligencia artificial. Expensify presta servicios a una gama más amplia de sectores con funcionalidades más centradas en los gastos.
- Expensify frente a Sage: Sage ofrece funciones avanzadas de contabilidad empresarial. Expensify es más fácil de configurar y se adapta mejor a las empresas centradas específicamente en la gestión de gastos.
- Expensify frente a Zoho Books: Zoho Books ofrece contabilidad y facturación a un precio más bajo. Expensify destaca por su escaneo de recibos, la tecnología SmartScan y las funciones para tarjetas corporativas.
- Expensify frente a Wave: Wave es gratuito, pero su funcionalidad de gestión de gastos es limitada. Expensify añade SmartScan, flujos de trabajo de aprobación y la tarjeta Expensify para empresas en crecimiento.
- Expensify frente a Hubdoc: Hubdoc obtiene las facturas automáticamente, pero no gestiona los reembolsos ni los viajes. Expensify cubre todo el proceso de gastos, desde la recepción hasta el reembolso.
- Expensify frente a QuickBooks: QuickBooks es un sistema de contabilidad completo con seguimiento básico de gastos. Expensify ofrece escaneo de recibos avanzado, SmartScan y seguimiento de kilometraje para equipos que se centran en los gastos.
- Expensify vs. AutoEntry: AutoEntry automatiza la introducción de datos desde documentos en papel. Expensify va más allá con la reserva de viajes, la tarjeta Expensify y los reembolsos globales.
- Expensify vs FreshBooks: FreshBooks está diseñado para persona de libre dedicación Facturación y contabilidad básica. Expensify es más adecuado para equipos que necesitan flujos de trabajo de aprobación estructurados y cumplimiento de políticas.
- Expensify vs NetSuite: NetSuite es un sistema ERP completo para grandes empresas. Expensify se implementa más rápido y es más asequible para empresas que principalmente necesitan gestionar sus gastos.
Empiece a usar Expensify ahora
Aprendiste a usar todas las funciones principales de Expensify:
- ✅ Proceso de gestión de gastos
- ✅ Informes de gastos
- ✅ Ofertas de viaje
- ✅ Tarjeta Expensify
- ✅ Chats fáciles
- ✅ Escaneo de recibos
- ✅ Pago de facturas y facturación
- ✅ Reembolsos globales
- ✅ Integración con otros programas
Siguiente paso: Elige una función y pruébala ahora.
La mayoría de la gente empieza escaneando los recibos.
Tarda menos de 5 minutos.
Preguntas frecuentes
¿Cómo puedo presentar mis gastos usando Expensify?
Para enviar los gastos, crea un nuevo informe desde la pestaña Informes. Agrega tus gastos seleccionándolos de tu lista de gastos o escaneando recibos nuevos. Cuando todo esté correcto, toca «Enviar» y el informe se enviará a tu gerente para su aprobación. Todo el proceso toma solo unos minutos en cualquier dispositivo.
¿Es fácil aprender a usar Expensify?
Sí, Expensify está diseñado para usuarios de todos los niveles. Su interfaz es sencilla y la mayoría de los empleados pueden empezar a usarlo en cuestión de minutos. SmartScan gestiona automáticamente los detalles de los recibos y la función de asistencia te guía en cualquier paso que no entiendas. No se requieren conocimientos de contabilidad para empezar.
¿Cuál es la forma más sencilla de llevar un registro de los recibos?
La forma más sencilla es usar la tecnología SmartScan de Expensify. Simplemente toma una foto de cada recibo con la aplicación móvil y esta extraerá automáticamente el proveedor, el importe y la fecha. También puedes reenviar los recibos por correo electrónico a una dirección de correo electrónico específica para su procesamiento automático. Esto elimina por completo la necesidad de introducir datos manualmente.
¿Cómo puedo empezar a usar Expensify?
Para empezar, visita la página web de Expensify y haz clic en «Registrarse». Introduce tu correo electrónico o número de teléfono y crea una contraseña. Tras confirmar tu cuenta, podrás configurar un espacio de trabajo, personalizar las categorías de gastos y empezar a escanear recibos de inmediato. La configuración completa solo te llevará unos tres minutos.
¿Expensify ya no es gratuito?
Expensify sigue ofreciendo una versión gratuita para particulares a través de la nueva app de Expensify, que incluye escaneo básico de recibos, pagos entre usuarios y chat. Los planes de pago, a partir de 5 $ por miembro al mes, desbloquean funciones como flujos de trabajo de aprobación, integraciones contables y la tarjeta Expensify. Las empresas pueden probar las funciones de pago con una prueba gratuita de 30 días.
¿Cuáles son los beneficios de usar Expensify?
Expensify automatiza todo el proceso de informes de gastos, desde el escaneo de recibos hasta el reembolso. Proporciona herramientas de análisis avanzadas que ofrecen información sobre los patrones de gasto y las tasas de cumplimiento. La plataforma se integra con software de contabilidad como QuickBooks y Xero para una sincronización en tiempo real. Además, la tarjeta Expensify ofrece hasta un 2 % de reembolso en efectivo en todos los gastos en USD. La aplicación móvil te da acceso completo a todas las funciones desde cualquier dispositivo, para que puedas administrar tus gastos mientras de viaje o fuera de la oficina.
¿Es Expensify una buena opción para las pequeñas empresas?
Sí, Expensify es una excelente opción para pequeñas empresas. El plan Collect, a $5 por miembro al mes, ofrece seguimiento de gastos, escaneo de recibos e integraciones contables a un precio ideal para equipos en crecimiento. Se adapta a cientos de usuarios sin necesidad de cambiar de plataforma. Muchas pequeñas empresas utilizan Expensify para reemplazar las hojas de cálculo manuales y obtener visibilidad en tiempo real de sus gastos.
¿Cuál es la diferencia entre QuickBooks y Expensify?
QuickBooks es un sistema de contabilidad completo que gestiona la facturación, la nómina y los impuestos. Expensify es una plataforma de gestión de gastos centrada en el escaneo de recibos, los informes de gastos y los reembolsos. Muchas empresas utilizan ambos: Expensify registra y clasifica los gastos, y luego sincroniza esos datos financieros directamente con QuickBooks para la contabilidad.
¿Cuáles son las ventajas y desventajas de Expensify?
Entre sus principales ventajas se incluyen la tecnología SmartScan para escanear recibos, la tarjeta Expensify con reembolso en efectivo, la reserva de viajes integrada y una sólida integración con sistemas de contabilidad. Además, admite reembolsos globales para equipos internacionales. Como desventaja, algunos usuarios encuentran confusa la estructura de precios con sus descuentos basados en la tarjeta, y el plan gratuito tiene funcionalidades limitadas en comparación con los planes de pago. En general, Expensify ofrece un gran valor para las empresas que necesitan una plataforma completa de gestión de gastos.
¿Cómo utilizo Expensify?
Comienza creando una cuenta en el sitio web o la aplicación móvil de Expensify. Configura un espacio de trabajo y personaliza tus categorías de gastos según las políticas de tu empresa. A continuación, escanea recibos con SmartScan, añade gastos manualmente o mediante la importación de tarjetas de crédito y genera informes de gastos para su aprobación. Cada paso de Expensify está diseñado para ser tan sencillo que los nuevos usuarios pueden empezar sin necesidad de formación.
¿Es fácil de usar Expensify?
Sí, Expensify es una de las herramientas de gestión de gastos más fáciles de usar del mercado. Su interfaz es intuitiva y la aplicación móvil reproduce la funcionalidad de la versión de escritorio, lo que permite trabajar desde cualquier dispositivo. SmartScan se encarga de la mayor parte del trabajo pesado extrayendo automáticamente los detalles de los recibos. La mayoría de los empleados pueden empezar a usarla en cuestión de minutos, sin necesidad de formación.
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