¿Cómo utilizar Xero: pautas paso a paso en 2025?

¿Estás listo para simplificar las finanzas de tu negocio?

Xero es un potente software de contabilidad basado en la nube diseñado para empresas pequeñas y medianas.

Puede agilizar todo, desde la facturación y la conciliación bancaria hasta la nómina y reportando. 

Esta guía lo guiará a través de los pasos esenciales sobre cómo utilizar Xero.

Desglosaremos las características principales y brindaremos instrucciones claras y prácticas.

¡Vamos a sumergirnos!

Xero

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Configuración de su cuenta Xero

Piense en configurar su cuenta Xero como la base para la administración del dinero de su pequeña empresa.

Si haces bien esta parte, todo lo demás será mucho más fácil.

Elegir el mejor plan para usted

• • ¿Qué hace tu? pequeña empresa ¿Cuántas facturas pagas? ¿Cuántas personas te pagan? Estas cosas importan.
  • Xero ofrece diferentes planes, similares a los distintos tamaños de cajas de herramientas. Algunos ofrecen más herramientas que otros y se denominan Starter, Standard y Premium.
  • Mira lo que te permite hacer cada plan (como cuántas facturas puedes enviar).
  • Piensa en el futuro. ¿Tu pequeña empresa ¿Crecer? Quizás necesites una caja de herramientas más grande. más tarde.
  • Consejo rápido: A menudo puedes probar Xero gratis durante un rato. ¡Es como probarte los zapatos antes de comprarlos!

Registrarse y entrar

• • Vaya al sitio web de Xero en su computadora.
  • Elige dónde está tu negocio.
  • Elige el plan que creas que funcionará mejor.
  • Cuéntale a Xero sobre tu pequeña empresa (su nombre y como llegar a usted).
  • Crea tu cuenta (tu correo electrónico y una contraseña secreta). ¡Por favor, guárdala!
  • Xero te enviará un correo electrónico para confirmar que eres tú. Haz clic en el enlace del correo.

Organizando las cosas

• • 1. Información de su negocio:
    • Asegúrese de que el nombre que utiliza para su negocio sea correcto.
    • Ingrese su número de identificación fiscal (puede llamarse ABN o algo más, dependiendo de dónde se encuentre).
    • Agregue la dirección y el número de teléfono de su empresa.
    • Incluso puedes poner la imagen (logotipo) de tu empresa en tus facturas para que se vean profesionales.
  • 2. Configuración de cosas de dinero:
    • Informe a Xero cuándo termina el ejercicio económico de su empresa. Suele ser a la misma fecha todos los años.
    • Elige cómo quieres llevar el control de tu dinero. La mayoría de las pequeñas empresas utilizan el método de "devengo". teneduría de libros, pero a veces la contabilidad "en efectivo" funciona mejor. No estoy seguro de cuál. ¡Tu contador puede ayudarte!
    • Elige el tipo de dinero principal que utilizas (como dólares o euros).
    • Configura cómo funcionan los impuestos donde estás.
  • 3. Cómo se ven sus facturas:
    • Puedes cambiar el aspecto de tus solicitudes de pago (facturas). Añade tu logotipo y colores.
    • Decide cuántos días la gente tiene que pagarte.
    • Incluso puedes configurar recordatorios automáticos para enviar a las personas que aún no han pagado. ¿No sería eso útil?
    • Si desea que las personas le paguen en línea fácilmente, puede agregar opciones como PayPal o Stripe.
  • 4. Tu Mapa del Dinero (Plan de Cuentas):
    • Piense en esto como una lista de todos los diferentes tipos de dinero que su empresa tiene y utiliza. Hay categorías como dinero que tiene, dinero que debe, dinero que ha ganado y dinero que ha gastado.
    • Xero tiene una lista básica ya configurada.
    • Puede agregar nuevas categorías, cambiar las antiguas o eliminar algunas. ¿Tiene sentido la lista para su negocio?
    • Quizás quieras cambiarlo para que realmente muestre cómo funciona tu pequeña empresa.
• D. Conectando su banco:
  • ¿Por qué hacer esto? Es como si tu banco informara automáticamente a Xero sobre todas las entradas y salidas de dinero. ¡Te ahorra mucho tiempo!
  • Vaya a la parte en Xero que dice "Cuentas bancarias".
  • Busque su banco en la lista.
  • Sigue los pasos en pantalla para conectarlo de forma segura. Probablemente necesites iniciar sesión en tu banca en línea.
  • No te preocupes, suele ser muy seguro.
  • ¿Qué pasa si no ves tu banco? Puedes informar a Xero sobre tus transacciones, pero tendrás que hacerlo subiendo un archivo de tu banco. Normalmente, tu banco puede ayudarte a obtenerlo.

Dominando las funciones principales

Una vez configurada su cuenta, podrá conocer las principales cosas que Xero puede hacer por su pequeña empresa.

Éstas son las herramientas que probablemente utilizará con más frecuencia para mantener su dinero bajo control.

• A. Contactos: Mantener un registro de todos:
  • 1. Agregar nuevas personas:
    • Ve al botón "Contactos". Piensa en esto como la libreta de direcciones de tu empresa.
    • Haga clic en "Agregar contacto".
    • Por favor, incluya el nombre, correo electrónico, número de teléfono y dónde vive o trabaja.
    • Puede agruparlos en grupos como "Clientes" (personas que le compran) y "Proveedores" (personas a las que les compra).
  • 2. Atraer a mucha gente:
    • Si ya tiene una lista extensa de clientes o proveedores, no es necesario que los escriba uno por uno. Normalmente, puede cargar un archivo especial (llamado archivo CSV).
    • Debe asegurarse de que su archivo tenga los encabezados correctos (como nombre, correo electrónico, etc.).
    • Siga los pasos que le indica Xero para cargar el archivo.
    • Verifique nuevamente que toda la información haya llegado correctamente.
  • 3. Mantener la información actualizada:
    • ¿Cómo recuerdas si alguien cambia su correo electrónico? Puedes revisar su información de contacto y cambiarla.
    • También puedes agregar notas sobre ellos o adjuntar archivos (como un contrato).
    • Xero incluso te mostrará todas las cosas de dinero que has hecho con esa persona.
• B. Ventas: Pedir y recibir el pago:
  • 1. Elaboración de facturas:
    • Vaya a "Ventas" y luego a "Facturas". Una factura es una forma educada de solicitar un pago.
    • Haga clic en "Nueva factura".
    • Elige a quién le enviarás la factura (entre tus contactos).
    • Por favor, incluya la fecha de la factura y su vencimiento.
    • Por cada cosa que vendiste escribe qué fue, cuántas, cuánto costó cada una y si hay algún impuesto.
    • Puedes hacer que tus facturas se vean elegantes con tu logotipo si lo configuras con anticipación.
    • Si aún no estás listo para enviarlo, puedes guardarlo como borrador o aprobarlo y enviarlo.
  • 2. Envío de facturas a clientes:
    • Puede enviar facturas por correo electrónico directamente desde Xero.
    • Puedes escribir un pequeño mensaje en el correo electrónico.
    • Xero le informará si el cliente abrió el correo electrónico y si pagó.

Funciones avanzadas de Xero

Una vez que hayas dominado los conceptos básicos.

Xero ofrece algunas herramientas potentes que pueden ayudar a que su organización funcione aún mejor.

Puede que no sean cosas que uses todos los días, pero pueden ser muy útiles a medida que tu pequeña empresa crece.

Nómina (Pago a su equipo, si tiene uno)

• • Si tiene empleados, Xero a menudo puede ayudarle a pagarles.
  • Puede ingresar sus datos, el monto que se les paga y cualquier dinero que se les descuente por concepto de impuestos.
  • Xero puede ayudarle a crear recibos de sueldo (el recibo en papel o digital que reciben mostrando cuánto ganaron).
  • También puede ayudar con las cosas complicadas, como asegurarse de pagar los impuestos correctos al gobierno.

Proyectos

• • Si trabaja en diferentes proyectos para clientes, Xero puede ayudarle a realizar un seguimiento de cuánto tiempo dedica y qué costos tiene para cada uno.
  • Esto hace que sea más fácil facturar a sus clientes por el trabajo realizado en sus proyectos.
  • También puedes ver si un proyecto fue rentable (generó más dinero del que costó).

Activos fijos

• • Se trata de cosas grandes que posee su empresa y que durarán más de un año, como computadoras o máquinas.
  • Xero puede ayudarle a realizar un seguimiento de estos y de cómo pierden valor con el tiempo (esto se llama depreciación).

Presupuesto

• • ¿Quieres planificar tu presupuesto? Puedes crear presupuestos en Xero para ver cuánto dinero esperas ingresar y gastar.
  • Luego, puede comparar su flujo de efectivo real con su presupuesto para ver si está en el camino correcto.

Consejos para un uso eficiente de Xero

Ahora que conoces las partes principales de Xero.

A continuación te dejamos algunos consejos adicionales para que puedas usarlo aún mejor y ahorrar tiempo.

Quieres trabajar de forma inteligente, ¿verdad?

• A. Uso de teclas de acceso directo: Al igual que en tu teléfono o computadora, Xero tiene combinaciones de botones secretas que puedes presionar para hacer las cosas más rápido. Consulta la sección de ayuda de Xero sobre "atajos de teclado" para ver si hay alguno que te pueda ayudar.
• B. Personaliza tu panel de control: Al iniciar sesión en Xero, verá una pantalla principal llamada panel de control. Puede cambiar la información que ve en esta pantalla para que la información más importante de su organización esté ahí.
• C. Uso de la barra de búsqueda: Si busca una factura o transacción específica y no la encuentra, suele haber una barra de búsqueda en la parte superior. Simplemente escriba un nombre o importe y Xero intentará encontrarlo.
• D. Dar a diferentes personas un acceso diferente: Si tiene empleados o un contable que le ayuda con su dinero, no querrá que todos puedan ver ni modificar todo. Xero le permite configurar diferentes roles de usuario con distintos permisos, lo que mantiene su información financiera segura.
• E. Dejar que las computadoras hagan el trabajo (automatizar): Ya hablamos de esto antes, pero ¡busca maneras de automatizar las cosas! Configurar reglas bancarias, facturas recurrentes y recordatorios automáticos de facturas puede ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo.
• F. Obtener ayuda cuando la necesite:
  • Xero tiene un excelente centro de ayuda en línea. Simplemente busca lo que intentas hacer.
  • También tienen vídeos que pueden mostrarte cómo hacer las cosas paso a paso.
  • Si estás realmente atascado, generalmente puedes contactar directamente al soporte de Xero. ¡No tengas miedo de pedir ayuda! Para eso están.

Si sigue estos consejos, podrá lograr que Xero funcione aún mejor para usted y su pequeña empresa.

¡Se trata de encontrar formas de ser más eficientes!

Recuerde que a menudo puede integrar Xero con otras herramientas de terceros para automatizar aún más su trabajo.

Aunque a veces es posible que veas información en formato PDF.

Los verdaderos ahorros de tiempo provienen de esas conexiones de software directas.

Mantenerse actualizado con Xero

Al igual que su teléfono recibe actualizaciones con nuevas funciones.

Xero también cambia, por lo que es una buena idea mantenerse al día con las novedades para aprovecharlo al máximo.

• A. Siguiendo lo que dice Xero: Xero suele publicar entradas de blog y enviar actualizaciones sobre las novedades que ha añadido o cambiado. Manténgase al tanto para estar al tanto de las novedades.
• B. Ver videos de capacitación y unirse a eventos en línea: Xero sometimes offers online classes (webinars) that show you how to use new features or improve your existing skills. These can be really helpful for seeing things in real time.
• C. Hablar con otros usuarios de Xero: Existen grupos y foros en línea donde los usuarios de Xero se comunican. Puedes aprender consejos y trucos de otros usuarios y descubrir cómo utilizan Xero en sus negocios.
• D. Vigilar los asuntos fiscales (como el IVA): Tax rules can change depending on where your business is. Xero usually tries to update its software to help you stay on top of things like VAT (value-added tax) if it applies to you. Make sure you understand the tax rules in your area.
• E. Explorando nuevas formas de recibir pagos (métodos de pago): A medida que la tecnología evoluciona, surgen nuevas formas de pago, tanto en línea como en persona. Xero suele incorporar compatibilidad con nuevos métodos de pago. Mantenerse al día con estos puede facilitar el pago a sus clientes.
• F. Ver cómo funciona con las tiendas online (ecommerce): Si vende cosas en línea a través de una plataforma de comercio electrónico, Xero siempre está tratando de facilitar la conexión de esas tiendas para que sus datos de ventas lleguen a su teneduría de libros Automáticamente y en tiempo real.

Manteniéndose informado sobre estas actualizaciones.

You can ensure that your small business is using Xero in the best possible way in 2025 and beyond!

Terminando

Así que, ¡ahí lo tienes!

Has analizado en detalle cómo utilizar Xero para administrar el dinero de tu negocio.

Al principio podría parecer mucho que aprender.

Esto es especialmente cierto si eres una startup o uno de los nuevos usuarios, ¡pero no te preocupes!

Simplemente tómatelo paso a paso.

Ya estás en camino hacia una mejor gestión del dinero.

A medida que se sienta más cómodo, podrá explorar las funciones más interesantes y avanzadas para que Xero realmente funcione para su organización.

Recuerde, Xero está ahí para ayudarle a hacer su vida empresarial más fácil.

Así que anímate, pruébalo y no tengas miedo de pedir ayuda si la necesitas.

¡Lo puedes lograr!

Preguntas frecuentes