Wie man Xero nutzt: Schritt-für-Schritt-Anleitung im Jahr 2025?

Sind Sie bereit, Ihre Unternehmensfinanzen zu vereinfachen?

Xero ist eine leistungsstarke, cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde.

Es kann alles optimieren, von der Rechnungsstellung und dem Bankabgleich bis hin zur Lohn- und Gehaltsabrechnung und Berichterstattung. 

Dieser Leitfaden führt Sie durch die wichtigsten Schritte zur Nutzung von Xero.

Wir werden die Kernfunktionen detailliert erläutern und klare, umsetzbare Anweisungen geben.

Lasst uns eintauchen!

Xero

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Einrichtung Ihres Xero-Kontos

Betrachten Sie die Einrichtung Ihres Xero-Kontos als den Aufbau der Grundlage für das Finanzmanagement Ihres Kleinunternehmens.

Wenn Sie diesen Teil richtig machen, wird alles andere viel einfacher sein.

Den besten Tarif für Sie auswählen

• • Was bedeutet dein Kleinunternehmen Was tun Sie? Wie viele Rechnungen bezahlen Sie? Von wie vielen Personen erhalten Sie Zahlungen? Diese Dinge sind wichtig.
  • Xero bietet verschiedene Tarife an, ähnlich wie Werkzeugkästen in unterschiedlichen Größen. Einige enthalten mehr Werkzeuge als andere und tragen Namen wie Starter, Standard und Premium.
  • Schauen Sie sich an, was die einzelnen Tarife ermöglichen (z. B. wie viele Rechnungen Sie versenden können).
  • Denk an die Zukunft. Wird dein Kleinunternehmen Wachsen? Dann brauchen Sie vielleicht einen größeren Werkzeugkasten. später.
  • Kleiner Tipp: Xero kann man oft eine Zeit lang kostenlos testen. Das ist wie Schuhe anprobieren, bevor man sie kauft!

Anmeldung und Zugang

• • Rufen Sie die Xero-Website auf Ihrem Computer auf.
  • Wählen Sie den Standort Ihres Unternehmens.
  • Wählen Sie den Tarif, der Ihrer Meinung nach am besten geeignet ist.
  • Erzählen Sie Xero von Ihrem Kleinunternehmen (Name und Kontaktdaten).
  • Erstellen Sie Ihr Login (Ihre E-Mail-Adresse und ein geheimes Passwort). Bitte bewahren Sie diese Daten sicher auf!
  • Xero sendet Ihnen eine E-Mail, um Ihre Identität zu bestätigen. Klicken Sie auf den Link in dieser E-Mail.

Dinge organisieren

• • 1. Ihre Unternehmensinformationen:
    • Stellen Sie sicher, dass der Name, den Sie für Ihr Unternehmen verwenden, korrekt ist.
    • Bitte geben Sie Ihre Steuernummer ein (je nachdem, wo Sie sich befinden, kann diese auch ABN oder anders genannt werden).
    • Fügen Sie die Adresse und Telefonnummer Ihres Unternehmens hinzu.
    • Sie können sogar Ihr Firmenbild (Logo) auf Ihre Rechnungen drucken, um ihnen ein professionelles Aussehen zu verleihen.
  • 2. Einstellungen für Geldangelegenheiten:
    • Teilen Sie Xero mit, wann das Geschäftsjahr Ihres Unternehmens endet. Dies ist in der Regel jedes Jahr zum gleichen Zeitpunkt.
    • Entscheiden Sie selbst, wie Sie Ihre Finanzen verwalten möchten. Die meisten Kleinunternehmen verwenden die sogenannte „Abgrenzungsrechnung“. BuchhaltungManchmal ist die Buchhaltung mit Bargeld jedoch besser. Ich bin mir nicht sicher, welches. Ihr Steuerberater kann Ihnen helfen!
    • Wählen Sie die Währung, die Sie hauptsächlich verwenden (z. B. Dollar oder Euro).
    • Richten Sie ein, wie die Besteuerung an Ihrem Standort funktioniert.
  • 3. So sehen Ihre Rechnungen aus (Rechnungen):
    • Sie können das Aussehen Ihrer Zahlungsanforderungen (Rechnungen) anpassen. Fügen Sie Ihr Logo und Ihre Farben hinzu.
    • Legen Sie fest, innerhalb wie vieler Tage die Leute Ihnen das Geld zahlen müssen.
    • Sie können sogar automatische Erinnerungen einrichten, die an Personen gesendet werden, die noch nicht bezahlt haben. Wäre das nicht hilfreich?
    • Wenn Sie es Kunden ermöglichen möchten, unkompliziert online zu bezahlen, können Sie Zahlungsoptionen wie PayPal oder Stripe hinzufügen.
  • 4. Ihr Finanzplan (Kontenübersicht):
    • Betrachten Sie dies als eine Liste aller verschiedenen Geldarten, die Ihr Unternehmen besitzt und verwendet. Es gibt Kategorien wie vorhandenes Geld, Schulden, Einnahmen und Ausgaben.
    • Xero verfügt bereits über eine voreingestellte Basisliste.
    • Sie können neue Kategorien hinzufügen, alte ändern oder einige entfernen. Ist die Liste für Ihr Unternehmen sinnvoll?
    • Vielleicht möchten Sie es ändern, damit es besser widerspiegelt, wie Ihr Kleinunternehmen funktioniert.
• D. Verbindung zu Ihrer Bank:
  • Warum sollte man das tun? Es ist, als würde Ihre Bank Xero automatisch über alle Ein- und Ausgänge informieren. Das spart Ihnen eine Menge Zeit!
  • Gehen Sie in Xero zu dem Abschnitt mit der Bezeichnung „Bankkonten“.
  • Suchen Sie Ihre Bank in der Liste.
  • Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Verbindung sicher herzustellen. Sie müssen sich wahrscheinlich in Ihr Online-Banking-Konto einloggen.
  • Keine Sorge; es ist normalerweise sehr sicher.
  • Was ist, wenn Ihre Bank nicht angezeigt wird? Sie können Xero trotzdem Ihre Transaktionen mitteilen, müssen dazu aber eine Datei von Ihrer Bank hochladen. Ihre Bank kann Ihnen in der Regel dabei helfen, diese Datei zu erhalten.

Die Kernfunktionen beherrschen

Sobald Ihr Konto eingerichtet ist, können Sie die wichtigsten Funktionen von Xero für Ihr Kleinunternehmen kennenlernen.

Dies sind die Hilfsmittel, die Sie wahrscheinlich am häufigsten verwenden werden, um Ihre Finanzen im Griff zu behalten.

• A. Kontakte: Den Überblick über alle behalten:
  • 1. Hinzufügen neuer Mitarbeiter:
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Kontakte“. Betrachten Sie dies als Ihr Adressbuch für Ihr Unternehmen.
    • Klicken Sie auf „Kontakt hinzufügen“.
    • Bitte geben Sie den Namen, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer und den Wohn- bzw. Arbeitsort an.
    • Sie können sie in Gruppen wie „Kunden“ (Personen, die bei Ihnen kaufen) und „Lieferanten“ (Personen, von denen Sie kaufen) einteilen.
  • 2. Viele Menschen anlocken:
    • Wenn Sie bereits eine große Liste von Kunden oder Lieferanten haben, müssen Sie diese nicht alle einzeln eingeben. Sie können in der Regel eine spezielle Datei (eine sogenannte CSV-Datei) hochladen.
    • Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Datei die richtigen Überschriften hat (wie Name, E-Mail usw.).
    • Folgen Sie den Anweisungen von Xero, um die Datei hochzuladen.
    • Überprüfen Sie noch einmal, ob alle Informationen korrekt eingegeben wurden.
  • 3. Informationen auf dem neuesten Stand halten:
    • Wie merkt man sich, wenn jemand seine E-Mail-Adresse ändert? Man kann in den Kontaktdaten nachsehen und sie ändern.
    • Sie können auch Notizen dazu hinzufügen oder Dateien (wie einen Vertrag) anhängen.
    • Xero zeigt Ihnen sogar alle Geldgeschäfte an, die Sie mit dieser Person getätigt haben.
• B. Vertrieb: Nach Bezahlung fragen und diese erhalten:
  • 1. Rechnungsstellung:
    • Gehen Sie zu „Verkauf“ und dann zu „Rechnungen“. Eine Rechnung ist eine höfliche Art, um Zahlung zu bitten.
    • Klicken Sie auf „Neue Rechnung“.
    • Wählen Sie aus Ihren Kontakten die Person aus, an die Sie die Rechnung senden möchten.
    • Bitte geben Sie das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum an.
    • Notieren Sie für jeden verkauften Artikel, um welchen es sich handelte, wie viele, wie viel jeder Artikel gekostet hat und ob Steuern anfallen.
    • Sie können Ihre Rechnungen mit Ihrem Logo ansprechender gestalten, wenn Sie dies zuvor einrichten.
    • Wenn Sie es noch nicht absenden möchten, können Sie es als Entwurf speichern oder es genehmigen und absenden.
  • 2. Versenden von Rechnungen an Kunden:
    • Sie können Rechnungen direkt aus Xero per E-Mail versenden.
    • Sie können eine kurze Nachricht in die E-Mail schreiben.
    • Xero teilt Ihnen mit, ob der Kunde die E-Mail geöffnet hat und ob er bezahlt hat.

Erweiterte Xero-Funktionen

Sobald Sie die Grundlagen beherrschen.

Xero bietet einige leistungsstarke Tools, die dazu beitragen können, dass Ihre Organisation noch reibungsloser funktioniert.

Das sind vielleicht keine Dinge, die man jeden Tag benutzt, aber sie können sehr hilfreich sein, wenn Ihr kleines Unternehmen wächst.

Lohnabrechnung (Bezahlung Ihres Teams, falls vorhanden)

• • Wenn Sie Angestellte haben, kann Xero Ihnen oft dabei helfen, diese zu bezahlen.
  • Sie können deren Daten, den Betrag, den sie erhalten, und alle für Steuern abgezogenen Beträge eingeben.
  • Mit Xero können Sie Gehaltsabrechnungen erstellen (die Papier- oder digitale Quittung, die Ihre Angestellten erhalten und aus der hervorgeht, wie viel sie verdient haben).
  • Es kann auch bei kniffligen Dingen helfen, wie zum Beispiel sicherzustellen, dass man die richtigen Steuern an die Regierung zahlt.

Projekte

• • Wenn Sie an verschiedenen Projekten für Kunden arbeiten, kann Xero Ihnen dabei helfen, den Zeitaufwand und die Kosten für jedes einzelne Projekt zu erfassen.
  • Dadurch wird es einfacher, Ihren Kunden die an ihren Projekten geleistete Arbeit in Rechnung zu stellen.
  • Sie können auch sehen, ob ein Projekt profitabel war (mehr Geld einbrachte als es kostete).

Anlagevermögen

• • Das sind große Dinge, die Ihrem Unternehmen gehören und länger als ein Jahr halten, wie zum Beispiel Computer oder Maschinen.
  • Xero kann Ihnen dabei helfen, den Überblick über diese Dinge zu behalten und zu verfolgen, wie sie im Laufe der Zeit an Wert verlieren (dies wird als Abschreibung bezeichnet).

Budgetierung

• • Möchten Sie Ihre Finanzen planen? In Xero können Sie Budgets erstellen, um zu sehen, wie viel Geld Sie voraussichtlich einnehmen und ausgeben werden.
  • Anschließend können Sie Ihren tatsächlichen Cashflow mit Ihrem Budget vergleichen, um zu sehen, ob Sie auf Kurs sind.

Tipps für die effiziente Nutzung von Xero

Jetzt, da Sie die wichtigsten Bestandteile von Xero kennen.

Hier sind einige zusätzliche Tipps, die Ihnen helfen, es noch besser zu nutzen und Zeit zu sparen.

Sie wollen clever arbeiten, richtig?

• A. Verwendung von Tastenkombinationen: Genau wie auf Ihrem Smartphone oder Computer bietet Xero einige versteckte Tastenkombinationen, mit denen Sie Aufgaben schneller erledigen können. Schauen Sie in der Xero-Hilfe unter „Tastenkombinationen“ nach, ob eine davon für Sie hilfreich ist.
• B. Gestalten Sie Ihr Dashboard individuell: Wenn Sie sich bei Xero anmelden, sehen Sie einen Hauptbildschirm, das sogenannte Dashboard. Sie können die angezeigten Informationen oft anpassen, sodass die wichtigsten Daten für Ihr Unternehmen direkt verfügbar sind.
• C. Verwenden der Suchleiste: Wenn Sie eine bestimmte Rechnung oder Transaktion suchen und diese nicht finden können, gibt es normalerweise oben eine Suchleiste. Geben Sie einfach einen Namen oder Betrag ein, und Xero versucht, sie für Sie zu finden.
• D. Unterschiedlichen Menschen unterschiedlichen Zugang gewähren: Wenn Sie Mitarbeiter oder einen Buchhalter haben, der Sie bei Ihren Finanzen unterstützt, möchten Sie sicher nicht, dass jeder alles einsehen oder ändern kann. Mit Xero können Sie verschiedene Benutzerrollen mit unterschiedlichen Berechtigungen einrichten und so Ihre Finanzdaten schützen.
• E. Computer die Arbeit erledigen lassen (Automatisierung): Wir haben das schon kurz angesprochen, aber suchen Sie nach Möglichkeiten zur Automatisierung! Das Einrichten von Bankregeln, wiederkehrenden Rechnungen und automatischen Zahlungserinnerungen kann Ihnen viel Zeit und Mühe ersparen.
• F. Hilfe holen, wenn man sie braucht:
  • Xero bietet ein wirklich gutes Online-Hilfecenter. Suchen Sie einfach nach dem, was Sie tun möchten.
  • Sie bieten auch Videos an, die Ihnen Schritt für Schritt zeigen, wie Sie die Dinge machen.
  • Wenn Sie wirklich nicht weiterkommen, können Sie sich in der Regel direkt an den Xero-Support wenden. Scheuen Sie sich nicht, um Hilfe zu bitten! Dafür sind sie schließlich da.

Mit diesen Tipps können Sie Xero noch besser für sich und Ihr kleines Unternehmen nutzen.

Es geht darum, Wege zu finden, effizienter zu sein!

Denken Sie daran, dass Sie Xero oft mit anderen Drittanbieter-Tools integrieren können, um noch mehr Ihrer Arbeit zu automatisieren.

Manchmal findet man Informationen auch in PDF-Form.

Die eigentliche Zeitersparnis ergibt sich aus diesen direkten Softwareverbindungen.

Mit Xero immer auf dem Laufenden bleiben

Genau wie Ihr Handy regelmäßig Updates mit neuen Funktionen erhält.

Auch Xero ändert sich ständig, daher ist es ratsam, sich über die Neuerungen auf dem Laufenden zu halten, um das Beste daraus zu machen.

• A. Den Anweisungen von Xero folgen: Xero veröffentlicht regelmäßig Blogbeiträge und Updates zu Neuerungen und Änderungen. Halten Sie Ausschau danach, um über die aktuellen Entwicklungen informiert zu bleiben.
• B. Ansehen von Schulungsvideos und Teilnahme an Online-Veranstaltungen: Xero sometimes offers online classes (webinars) that show you how to use new features or improve your existing skills. These can be really helpful for seeing things in real time.
• C. Gespräche mit anderen Xero-Nutzern: Es gibt Online-Gruppen und Foren, in denen sich Xero-Nutzer austauschen. Dort können Sie Tipps und Tricks von anderen Nutzern erhalten und erfahren, wie diese Xero für ihre Unternehmen einsetzen.
• D. Steuerliche Angelegenheiten im Blick behalten (wie z. B. die Mehrwertsteuer): Die Steuerregeln können je nach Standort Ihres Unternehmens variieren. Xero aktualisiert seine Software regelmäßig, um Sie bei wichtigen Themen wie der Mehrwertsteuer (sofern diese für Sie gilt) zu unterstützen. Informieren Sie sich daher unbedingt über die Steuerbestimmungen in Ihrer Region.
• E. Neue Wege zur Bezahlung erkunden (Zahlungsmethoden): Mit dem technologischen Wandel entstehen ständig neue Zahlungsmethoden, sowohl online als auch persönlich. Xero erweitert sein Angebot regelmäßig um neue Zahlungsmethoden. Indem Sie diese Entwicklungen im Blick behalten, erleichtern Sie Ihren Kunden die Zahlung.
• F. Einblick in die Funktionsweise von Online-Shops (E-Commerce): Wenn Sie online über eine E-Commerce-Plattform verkaufen, ist Xero stets bestrebt, die Anbindung dieser Shops zu vereinfachen, damit Ihre Verkaufsdaten in Ihr System integriert werden. Buchhaltung automatisch und in Echtzeit.

Indem Sie sich über diese Aktualisierungen auf dem Laufenden halten.

You can ensure that your small business is using Xero in the best possible way in 2025 and beyond!

Zusammenfassung

So, das war's!

Sie haben sich eingehend damit befasst, wie Sie Xero zur Verwaltung Ihrer Geschäftsfinanzen einsetzen können.

Es mag auf den ersten Blick viel erscheinen, was es zu lernen gilt.

Dies gilt insbesondere für Startups oder neue Nutzer, aber keine Sorge!

Gehen Sie es einfach Schritt für Schritt an.

Sie sind bereits auf dem Weg zu einem besseren Umgang mit Geld.

Sobald Sie sich sicherer fühlen, können Sie die cooleren, fortgeschritteneren Funktionen erkunden, um Xero wirklich für Ihr Unternehmen nutzbar zu machen.

Denken Sie daran: Xero ist dazu da, Ihnen das Geschäftsleben zu erleichtern.

Also, nur Mut, probieren Sie es aus und scheuen Sie sich nicht, um Hilfe zu bitten, wenn Sie sie brauchen.

Du schaffst das!

Häufig gestellte Fragen