How to use Xero for Small Business in 2026?

Doing your own bookkeeping feels scary.

No one likes staring at messy spreadsheets or confusing numbers.

It wastes hours of your week. You worry about making math mistakes or missing a tax deadline.

You didn’t start a business to stress over Buchhaltung, but the work just keeps piling up.

You need a simple tool to fix this. This guide shows you exactly how to use Xero.

We break it down into easy steps.

You will be sending invoices and tracking cash in no time.

Let’s make your life easier.

Xero

Schließen Sie sich über 2 Millionen Unternehmen an Xero verwenden Buchhaltungssoftware. Entdecken Sie jetzt die leistungsstarken Rechnungsstellungsfunktionen!

Testen Sie Xero kostenlos Lesen Sie die vollständige Rezension Xero-Alternativen

Xero Tutorial

This quick guide shows you the ropes.

You can see exactly how the software works step-by-step.

Follow the actions on your own screen easily. Just pause if you need more time.

It is the best way to master the basics fast.

How to use Advanced Accounting

You might think Buchhaltung software is hard.

It isn’t. Kleinunternehmen owners need a clear picture of their money to grow.

Xero Buchhaltung software helps you plan better.

It handles bills, payroll, and tricky numbers.

You do not need to be an accountant to understand how Xero works.

The “Advanced” tab gives you deeper access to your finances.

Step 1: Find the Advanced Menu

Everything starts at your Xero dashboard.

• Look at the top blue menu bar.
• Click on Buchhaltung.
• Choose Advanced from the dropdown list.
• You will see a list of special tools.

Step 2: Use Manual Journals

Sometimes you need to move numbers around to fix your reports.

• Click Manual Journals inside the Advanced menu.
• Hit the New Journal button.
• Type a note about why you are moving money.
• Pick the correct date.
• This keeps your balance sheet accurate.

Step 3: Manage Fixed Assets

Did you pay for a big computer or machine using your bank account? You need to track it.

• Go to the Advanced menu again.
• Click Fixed Assets.
• Select New Asset.
• Enter what you bought and the cost.
• Xero tracks the value over time.

This helps your cash flow look right without calling the bank.

How to use Multi-currency accounting

Do you sell services or products to customers in other countries?

Running a global Geschäft is hard.

You need to understand your profit and loss clearly.

It helps you grow and cover all your financial bases.

You can discover new markets when the Daten is clear.

Follow these steps to use these features.

Step 1: Add a Foreign Currency

First, you must set up the money types.

• Find the options menu in Settings.
• Select “Currencies” to add new information.
• Check the list and pick the currency you need.
• This creates a link to live exchange rates.

Step 2: Assign Currency to a Contact

Now, update the details for your people.

• Go to Contacts to find the right person.
• Edit their profile date and billing info.
• Select the foreign currency for them.
• This ensures that all future items, like invoices, are correct.

Step 3: View Reports in different currencies

You need to watch your money every day.

• Go to Reports to see your transactions.
• You can reconcile foreign receipts easily.
• Switch the view to see the real value.
• This helps you avoid bad surprises.

Join other users who enjoy easy math.

Share this knowledge with your team. As you practice, your skills will improve.

You can even connect apps to explore more ways to track cash.

You will get a better experience the more you use it.

How to use Automatic invoicing

Chasing payments is the worst part of Geschäft.

You should not have to type the same invoice every single month.

It wastes your time. You can set up a system to do the work for you.

It acts like a robot Assistent.

Even your bookkeeper will love how much time this saves.

Step 1: Create a Repeating Invoice

Start by finding the right menu.

• Click on Business in the top menu bar.
• Select Invoices from the list.
• Click the arrow next to “New Invoice.”
• Select New Repeating Invoice to start.

Step 2: Set the Schedule

Now you tell Xero when to send the bill.

• Choose how often the invoice is sent (like Weekly or Monthly).
• Select the Start Date for the first bill.
• Choose Approve for Sending.
• This option emails the customer automatically.

Step 3: Enter Invoice Details

Finally, fill in what you are selling.

• Type in the customer name.
• Add the item details and price.
• Click Save.
• Xero will now send this bill on the dates you picked.

Alternatives to Xero

• Salbei: Sage, ein bekannter Anbieter von Unternehmenssoftware, bietet eine Reihe von Buchhaltungs- und Finanzlösungen an, die als Alternative zum Finanzmanagementmodul von Atera dienen können.
• Dext: Diese Software konzentriert sich auf die automatisierte Datenextraktion aus Belegen und Rechnungen. Durch die Digitalisierung Ihrer Dokumente sparen Sie Zeit bei der manuellen Dateneingabe.
• Zoho Books: Als Teil der Zoho-Suite ist dies ein leistungsstarkes Buchhaltungstool für kleine und mittlere Unternehmen. Es unterstützt die Rechnungsstellung, die Ausgabenverfolgung und die Bestandsverwaltung und ist eine gute Alternative für alle, die umfassende Finanztools benötigen.
• Snyder: Diese Software konzentriert sich auf die Synchronisierung Ihrer E-Commerce- und Zahlungsplattformen mit Ihrer Buchhaltungssoftware. Sie ist eine nützliche Alternative für Unternehmen, die den Datenfluss von ihren Vertriebskanälen in ihre Buchhaltung automatisieren möchten.
• Unkomplizierter Monatsabschluss: Dieses Tool wurde speziell entwickelt, um den Monatsabschluss zu optimieren. Es ist eine spezialisierte Alternative für Unternehmen, die ihre Finanzberichterstattung und Abstimmungsaufgaben verbessern und automatisieren möchten.
• Docyt: Docyt ist eine KI-gestützte Buchhaltungsplattform, die Finanzprozesse automatisiert. Sie steht in direktem Wettbewerb zu den KI-gestützten Buchhaltungsfunktionen von Atera und bietet Echtzeitdaten sowie automatisiertes Dokumentenmanagement.
• Puzzle IO: Dies ist eine moderne Buchhaltungssoftware speziell für Startups. Sie nutzt KI, um die Buchhaltung zu automatisieren und Finanzdaten in Echtzeit bereitzustellen. Sie ist eine gute Alternative für schnell wachsende Unternehmen, die eine einfache, technologiebasierte Lösung suchen.
• RefreshMe: Dies ist eine Plattform für das persönliche Finanzmanagement. Sie stellt zwar keine direkte Alternative für Unternehmen dar, bietet aber ähnliche Funktionen wie die Erfassung von Ausgaben und Rechnungen.
• Welle: Dies ist eine beliebte, kostenlose Finanzsoftware. Sie eignet sich gut für Freiberufler und kleine Unternehmen zum Erstellen von Rechnungen, für die Buchhaltung und zum Scannen von Belegen.
• Beschleunigen: Ein bekanntes Tool für die private und die gewerbliche Finanzverwaltung. Es hilft bei der Budgetplanung, der Ausgabenkontrolle und der Finanzplanung.
• Hubdoc: Diese Software ist ein Dokumentenmanagement-Tool. Sie ruft Ihre Finanzdokumente automatisch ab und synchronisiert sie mit Ihrer Buchhaltungssoftware.
• Kosten erhöhen: Diese Plattform konzentriert sich auf das Ausgabenmanagement. Sie eignet sich hervorragend zum Scannen von Belegen, für Geschäftsreisen und zum Erstellen von Spesenabrechnungen.
• QuickBooks: Eines der am weitesten verbreiteten Buchhaltungssoftwareprogramme. QuickBooks ist eine starke Alternative, die ein komplettes Set an Tools für das Finanzmanagement bietet.
• Automatischer Einstieg: Dieses Tool automatisiert die Dateneingabe. Es ist eine gute Alternative zu den Funktionen zur Erfassung von Belegen und Rechnungen in Atera.
• FreshBooks: Dieses Programm eignet sich hervorragend für Rechnungsstellung und Buchhaltung. Es ist beliebt bei Freiberuflern und kleinen Unternehmen, die eine einfache Möglichkeit benötigen, Arbeitszeit und Ausgaben zu erfassen.
• NetSuite: NetSuite ist eine leistungsstarke und umfassende cloudbasierte Business-Management-Suite. Sie ist eine Alternative für größere Unternehmen, die mehr als nur Finanzmanagement benötigen.

Xero im Vergleich

Abschluss

You have learned exactly how to use Xero to better manage your business.

We covered advanced Buchhaltung, multi-currency options, and automatic invoicing.

These tools might seem complex at first, but they are built to save you time.

You do not need to be a math expert to succeed here.

The software does the heavy lifting for you.

Don’t be afraid to log in and explore the dashboard today.

Try setting up just one repeating invoice to start.

Once you get the hang of it, you will wonder how you managed without it.

Take control of your finances right now.

Häufig gestellte Fragen

More Facts about Xero

Rechnungsstellung und Zahlungen

• Invoices: You can create clear, professional invoices. If a customer is late with payment, Xero can automatically send them an email reminder.
• Getting Paid: You can connect to PayPal or Stripe. This lets your customers pay you easily using different methods.
• Markenbildung: You can add up your company logo and style to your invoices by going to Settings> Invoice Settings.
• Recurring Bills: If you have customers who frequently buy the same item, you can set up invoices that send automatically.

Bank Accounts and Money

• Bank Feeds: You can connect with your bank account to the software. This automatically pulls your spending and income data into Xero.
• Versöhnung: Xero helps you match your bank records with your business records. It finds matches for you so you can approve them quickly.
• Daily Check-ins: It is best to reconcile your bank transactions daily or weekly. This keeps your records correct.
• Armaturenbrett: When you log in, you see a main screen (Dashboard) that shows exactly how much money you have right now.
• Find & Match: There is a specific tool called “Find & Match” that helps you sort out duplicate bank charges without doing it manually.

Managing Your Business

• Setup: When you sign up, you need to enter your business name, address, and tax information in the Organization Settings.
• Payroll: You can manage your employees’ pay in one place. This makes it easy to see how much your staff costs.
• Kontakte: You can save a list of your customers and suppliers. This lets you see their history of bills and payments.
• Purchases: You can record and track all the bills and things your business buys.
• Berichte: You can run reports, such as a “Profit and Loss” statement, to see whether your business is making money.
• Chart of Accounts: You can also change the default list of categories to match exactly how your business spends and makes money.
• Tax Settings: Set your tax rules and choose the date your business year ends.

Users and Learning

• Inviting a Team: You can add other people to your account, like your accountant or bookkeeper, so that they can help you.
• Berechtigungen: When you invite people, you can choose exactly what they can see or do.
• Certification: Xero offers a program that lets you take a test to become a certified advisor.
• Classes: There are many courses and videos available to help you learn how to use the software.
• Mobile App: You can download the Xero app on your phone to handle your money while you are away from your computer.