Cómo usar QuickBooks: Tutorial para principiantes (2025)

¿Llevar un registro del dinero de su negocio le da vueltas la cabeza?

¿Deseas que existiera una forma más sencilla de ver de dónde viene y de dónde va tu dinero?

No estás solo

Existe una herramienta llamada QuickBooks que puede ser de gran ayuda.

Esta guía le mostrará los pasos simples para comenzar a utilizar QuickBooks.

Lo tomaremos con calma y lo haremos fácil de entender, para que pueda sentirse seguro al administrar el dinero de su negocio.

QuickBooks

¿Listo para controlar el dinero de su negocio como un profesional? QuickBooks ayuda a millones de personas a controlar sus ingresos y gastos fácilmente.

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Introducción a QuickBooks

Imagina que tienes un puesto de limonada.

Necesitas saber cuánto dinero ganas vendiendo limonada y cuánto gastas en limones y azúcar, ¿bien?

Bueno, QuickBooks es algo así, pero para una amplia gama de pequeñas empresas.

Le ayuda a realizar un seguimiento de su dinero en una computadora.

¿Qué es QuickBooks?

QuickBooks es como un programa informático especial para pequeñas empresas.

Le ayuda a realizar un seguimiento de todo el dinero que entra y sale. 

Piense en ello como el cuaderno de finanzas de su empresa, ¡pero mucho mejor!

Diferentes tipos de QuickBooks

Al igual que existen diferentes tipos de teléfonos, existen diferentes tipos de QuickBooks. Aquí hay algunos:

• QuickBooks en líneaEste está en internet. Puedes verlo desde cualquier computadora o tableta.
• QuickBooks Desktop:Este lo descargas y lo guardas directamente en tu computadora.
• QuickBooks Autónomos:Este está hecho para personas que trabajan por cuenta propia.

¿Qué QuickBooks es adecuado para usted?

¿Cuál deberías elegir?

Depende de lo que necesites. Si quieres consultar tus finanzas desde cualquier lugar, QuickBooks Online podría ser la mejor opción.

Si solo lo necesita en una computadora, QuickBooks Desktop podría funcionar.

Si usted es su jefe, QuickBooks Self-Employed podría ser perfecto.

¿Qué puede hacer QuickBooks?

QuickBooks le ayuda a hacer cosas importantes.

Puedes hacer una factura, llamada factura, para enviar a tus clientes.

Si tienes ayudantes, incluso puede ayudarte con la nómina, es decir, pagarles.

Cosas importantes que debes saber

Cuando comience a utilizar QuickBooks, habrá reglas llamadas términos y condiciones.

Además, a veces lo que QuickBooks puede hacer o cuánto cuesta puede cambiar.

Configuración de su negocio en QuickBooks

Introducir la información de su negocio

Primero, debes informarle a QuickBooks sobre tu negocio.

Esto es como escribir tu nombre y dirección en tu cuaderno de dinero.

Ingresarás el nombre de tu empresa y cómo contactarte. ¡Asegúrate de que toda la información sea correcta!

Configurar sus categorías de dinero

A continuación, debes configurar categorías para tu dinero.

Piense en ello como si estuviera haciendo etiquetas para diferentes pilas de dinero.

Tendrás etiquetas para el dinero que entra y el dinero que sale. 

Estas etiquetas se denominan "plan de cuentas".

Conectando su banco y tarjetas de crédito

También puede conectar sus cuentas bancarias y tarjetas de crédito a QuickBooks.

Esto es como si tu banco anotara automáticamente cada vez que entra o sale dinero. 

¡Es mucho más fácil ver a dónde va tu dinero!

Conectando otras aplicaciones útiles

Quizás uses otras aplicaciones para tu negocio, como vender cosas en línea. 

A menudo puedes conectar estas aplicaciones a QuickBooks. 

Esto ayuda a que todo funcione sin problemas.

Dejar que su equipo le ayude

Si tiene otras personas que lo ayuden con su negocio, también puede permitirles usar QuickBooks.

Pero también puedes establecer reglas sobre lo que pueden ver y hacer.

De esta manera todos pueden ayudar sin necesidad de verlo todo.

Trabajando con clientes

Cómo agregar sus clientes

Piensa en las personas que te compran cosas.

Estos son sus clientes.

En QuickBooks, puedes hacer una lista de todos tus clientes.

Pondrás sus nombres y cómo comunicarte con ellos.

Esto le ayuda a realizar un seguimiento de a quién le vende.

Elaboración de facturas para clientes

Cuando un cliente realiza una compra, debes enviarle una factura. 

Esta factura se llama factura.

QuickBooks le ayuda a crear facturas atractivas. 

Puedes poner lo que compraron, cuánto les costó y cuándo deben pagar.

Cómo hacer que sus facturas se vean bien

Incluso puedes cambiar el aspecto de tus facturas.

Puedes agregar el nombre y los colores de tu negocio.

Esto hace que sus facturas se vean profesionales.

Seguimiento de los pagos

Después de enviar una factura, QuickBooks le ayuda a ver si su cliente le ha pagado.

Si no han pagado, incluso puedes enviarles un recordatorio amistoso.

Esto le ayudará a obtener su dinero más rápido.

Gestión de proveedores y gastos

Agregar personas a las que paga

Piense en las personas o empresas a las que les compra cosas para su negocio.

Estos son sus proveedores.

Puedes hacer una lista de ellos en QuickBooks, tal como lo hiciste para tus clientes.

Mantenga su información a mano para saber a quién pagar.

Ingresar facturas adeudadas

Cuando un proveedor le envía una factura, puede colocarla en QuickBooks.

Usted anota cuánto debe y cuándo vence.

Esto le ayudará a recordar que debe pagar a tiempo y evitar cargos por pagos atrasados.

Pagando sus facturas

Cuando llegue el momento de pagar una factura, puedes registrarlo en QuickBooks.

Si paga en línea, a menudo puede conectar QuickBooks a su banco para que sea más fácil.

Si paga con cheque o efectivo, también puede anotarlo.

Recuperación de dinero de los proveedores

A veces, un proveedor podría deberle dinero, como cuando devuelve algo.

QuickBooks le ayuda a realizar un seguimiento de estos créditos y reembolsos.

De esta manera, te aseguras de recibir el dinero que te deben.

Seguimiento de sus operaciones bancarias

Cómo conectar su banco a QuickBooks

Imagina que tu banco mantiene una lista de todo el dinero que entra y sale de tu cuenta.

¡Puedes conectar esta lista a QuickBooks automáticamente!

Es como si su banco y QuickBooks hablaran entre sí. 

Esto le ahorra tener que escribir cada cosa.

Revisando sus cosas bancarias

Una vez que su banco esté conectado, QuickBooks mostrará todos sus movimientos de dinero.

Debes mirarlos y decirle a QuickBooks para qué sirve cada uno.

Por ejemplo, si ves que entra dinero, podrías decir que proviene de la venta de tu producto.

Si ves que sale dinero, podrías decir que fue para comprar suministros.

Emparejando cosas

A veces, es posible que usted mismo ingrese algo en QuickBooks, como cuando paga una factura.

Cuando llegue su información bancaria, QuickBooks intentará compararla.

Esto ayuda a garantizar que todo esté correcto.

Asegurándonos de que todo coincida

Es una buena idea verificar la información bancaria de QuickBooks con su extracto bancario real.

Esto se llama "reconciliación".

Es como asegurarse de que el recuento de su dinero coincide con lo que dice el banco. 

¿Por qué es esto importante?

¡Porque te ayuda a detectar cualquier error!

Conclusión

Entonces, esos son los conceptos básicos de QuickBooks.

Al principio podría parecer mucho.

Pero tómatelo con calma. 

Ya le cogerás el truco. Piénsalo como un juego nuevo.

Hay reglas que aprender desde el principio.

Pero se vuelve más fácil a medida que juegas.

QuickBooks realmente puede ayudar a su negocio.

Puedes ver quién te debe dinero.

Podrás ver a quién debes pagar.

Y podrás ver el rendimiento de tu negocio. Esto te ayudará a tomar decisiones inteligentes.

Preguntas frecuentes