Cómo usar ClickUp: Guía paso a paso para principiantes en 2025

¿Se siente abrumado tratando de realizar un seguimiento de todas sus tareas?

Es difícil cuando tienes diferentes listas de tareas por hacer en todas partes.

Se pierden notas importantes y ni siquiera estás seguro de en qué está trabajando tu equipo. 

Esto puede hacer que las cosas se sientan desordenadas y te ralentice.

Esta guía le mostrará cómo utilizar Haga clic hacia arriba, para que puedas gestionar proyectos fácilmente y lograr más cosas sin estrés.

Haga clic hacia arriba

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Primeros pasos con ClickUp

¿Listo para sumergirte en ClickUp? Es como crear un nuevo espacio de trabajo organizado para todas tus tareas y proyectos.

Esta parte de nuestro tutorial lo guiará desde el principio.

1. Registro y primer inicio de sesión

Primero lo primero: crea una cuenta. ¡Es súper sencillo!

1. Vaya al sitio web de ClickUp.
2. Haga clic en el botón "Registrarse".
3. Ingresarás tu correo electrónico y crearás una contraseña.
4. Siga los sencillos pasos para confirmar su cuenta.

Una vez que haya iniciado sesión por primera vez, ClickUp podría hacerle algunas preguntas.

Estas preguntas ayudan a configurar su espacio de trabajo básico.

No te preocupes demasiado por tener todo perfecto de inmediato. 

2. Comprender la jerarquía

Ahora, hablemos de cómo ClickUp mantiene todo organizado.

Imagina que tu trabajo es como una casa grande.

ClickUp tiene una forma especial de organizar todo dentro de la casa. Esta organización se llama jerarquía de ClickUp.

Piénsalo de esta manera:

• Espacios: Este es el nivel más grande, como un edificio completo o un departamento importante de una empresa. Quizás tengas un "Espacio" para tu equipo de marketing y otro "Espacio" para tus proyectos. Cada Espacio es un área extensa donde se realiza un trabajo específico.
• Carpetas: Dentro de tu "Espacio", puedes tener carpetas. Estas son como diferentes salas en ese edificio. Un "Espacio de Marketing" podría tener una carpeta "Rediseño del Sitio Web" y una "Redes sociales Carpeta de campañas. Ayudan a agrupar proyectos relacionados.
• Liza: Dentro de cada "Carpeta" (o a veces directamente en un "Espacio" si no necesitas una carpeta), tienes "Listas". Son como los estantes o cajones individuales de una habitación. Cada "Lista" contiene todas las tareas de un proyecto o tema específico. Por ejemplo, tu carpeta "Rediseño de sitio web" podría tener una lista de "Tareas de diseño" y una lista de "Tareas de contenido".

¿Por qué es esto importante?

Esta jerarquía le ayuda a mantener todas sus tareas, notas y proyectos perfectamente separados pero aún conectados. 

Se asegura de que siempre puedas encontrar lo que estás buscando, ya sea un gran objetivo de la empresa o una pequeña tarea para hoy.

3. Navegación por la interfaz

Al iniciar sesión, verás una pantalla principal. ¡No te agobies!

En realidad, es bastante fácil moverse una vez que conoces algunos lugares.

• Barra lateral (lado izquierdo): Este es tu panel de control principal. Aquí verás tus "Espacios", "Carpetas" y "Listas". Así podrás navegar entre las diferentes partes de tu trabajo. También encontrarás enlaces rápidos a "Inicio", "Notificaciones" y "Paneles" (de los que hablaremos más adelante). más tarde).
• Top Bar: En la parte superior, verás cosas como búsqueda (¡súper útil!), botones de creación rápida para nuevas tareas y tu foto de perfil donde puedes cambiar configuraciones como usuario.
• Área de contenido principal: Este es el espacio grande en el centro. Cambia según lo que hagas clic en la barra lateral. Si haces clic en una "Lista", verás todas las tareas de esa lista aquí. Si estás viendo una plantilla, verás sus detalles en esta área.

Familiarizarse con estas áreas principales hará que el uso de ClickUp sea mucho más sencillo.

Tómate unos minutos para explorar y ver qué hay en cada lugar. ¡Lo entenderás rápidamente!

Construyendo tu espacio de trabajo: configurando tu primer proyecto

Ahora que sabes un poco sobre la jerarquía de ClickUp.

Es hora de crear tu propio espacio de trabajo ClickUp y configurar tu primera área de gestión de proyectos.

Piensa en esto como preparar tus herramientas antes de comenzar a construir algo genial.

1. Creando un nuevo espacio

Todo gran viaje en ClickUp comienza con un Espacio. Aquí reside tu trabajo o departamento principal.

Aquí te explicamos cómo hacer uno:

1. Mira la barra lateral izquierda. Normalmente verás un signo más (+) junto a "Espacios" o "Agregar espacio". ¡Haz clic!
2. Haga clic en "Nuevo espacio".
3. ClickUp te pedirá que le des un nombre a tu espacio. Elige uno claro, como "Departamento de Marketing", "Proyectos de Clientes" o "Mis Tareas Personales".
4. Puedes elegir un color para tu espacio: ¡es más fácil identificarlo!
5. Haga clic en "Siguiente".
6. ClickUp podría preguntarte sobre ciertas funciones que deseas activar para este espacio, como "Prioridades" o "Etiquetas". No te preocupes demasiado por ellas ahora; siempre puedes cambiarlas más tarde.
7. Pulse "Crear espacio".

¡Y así, ya tendrás tu propia área dedicada!

2. Agregar carpetas y listas

Una vez que tengas un espacio, querrás agregar carpetas y listas para organizar tus proyectos.

Aquí es donde la estructura ClickUp realmente ayuda a mantener las cosas ordenadas.

• Agregar una carpeta: Si tu espacio es grande y tiene muchos proyectos, añade una carpeta. Por ejemplo, en tu espacio "Departamento de Marketing", podrías añadir una carpeta llamada "Campañas de Marketing del 3.er trimestre".
  1. Haga clic en el + Firme junto al nombre de su espacio.
  2. Seleccione "Nueva carpeta".
  3. Dale un nombre a tu carpeta y haz clic en "Crear".
• Agregar una lista: Las listas son donde se guardan tus tareas. Puedes agregar listas dentro de carpetas o directamente dentro de un espacio si no necesitas una carpeta. Por ejemplo, dentro de tu carpeta "Campañas de marketing del tercer trimestre", necesitas una lista para "Publicaciones en redes sociales".
  1. Haga clic en el + Firme junto a una carpeta (o el nombre de su espacio).
  2. Seleccione "Nueva lista".
  3. Ponle un nombre a tu lista y pulsa "Crear".

¡Ahora estás construyendo un camino claro para tu trabajo!

3. Comprender las vistas de lista: la forma en que ve su trabajo

ClickUp es increíble porque te permite ver tus tareas de muchas maneras diferentes.

Estas se llaman "Vistas". No cambian tus tareas, sólo la forma en que las ves.

Esto es en gran parte lo que hace que ClickUp sea una herramienta de gestión de proyectos tan flexible.

A continuación se muestran algunos de los más comunes:

• Vista de lista: Esta es la vista más básica y común. Parece una simple lista de verificación o una hoja de cálculo. Verás todas tus tareas una tras otra, generalmente con su nombre, a quién están asignadas y su fecha de vencimiento. Es ideal para verlo todo de un vistazo.
• Vista de tablero (Kanban): Imagina una pizarra con notas adhesivas. ¡Esa es la Vista de Tablero! Las tareas se muestran como tarjetas en columnas (como "Por hacer", "En progreso", "Listo"). Puedes arrastrar y soltar tarjetas de una columna a otra a medida que avanzan las tareas. Esto es muy visual y popular para visualizar el flujo de trabajo.
• Vista de calendario: ¿Quieres ver tus fechas límite en un calendario? La Vista de Calendario organiza todas tus tareas por fecha de vencimiento. Esto te ayuda a planificar tu semana o mes y detectar cualquier conflicto.
• Vista de tabla: Esta vista se parece mucho a una hoja de cálculo. Puedes agregar columnas para diferentes datos, como presupuestos o detalles específicos. Es muy útil para ordenar y filtrar tus tareas. Incluso puedes agregar campos personalizados para dar seguimiento a información única e importante para tu proyecto.
• Vista de Gantt: Para proyectos más grandes, la Vista de Gantt muestra las tareas en una línea de tiempo, incluyendo cómo una tarea depende de otra. Resulta útil para ver toda la línea de tiempo de la gestión del proyecto a la vez.

Puedes cambiar fácilmente entre estas vistas buscando los botones "Ver" en la parte superior de tu lista. ¡Pruébalos! 

Gestión de tareas

Aquí es donde ocurre el verdadero trabajo y ClickUp hace que la gestión de tareas sea fácil y clara para usted y los miembros de su equipo.

1. Creación y asignación de tareas

Las tareas son la base de cualquier proyecto. En ClickUp, crear una es facilísimo:

1. Haga clic en el botón "Nueva tarea": Generalmente encontrarás este botón grande y amigable en la parte superior de cualquier lista o, a veces, un signo más (+) en la barra lateral.
2. Dale un nombre claro a tu tarea: Algo como "Escribir la introducción de una entrada de blog" o "Revisar diseños de sitios web".
3. Asignarlo: ¿Quién es responsable de esta tarea? Haz clic en el espacio "Asignado" y elige a una persona (¡podrías ser tú mismo!). Esto deja claro quién debe realizar el trabajo.
4. Establecer una fecha de vencimiento: ¿Cuándo debe terminarse esta tarea? Elija una fecha en el calendario. Esto ayuda a que todos cumplan con el cronograma.

¡Listo! Tu tarea básica está creada y lista para usar.

2. Agregar detalles de tareas: cómo enriquecer sus tareas

Un nombre de tarea y una fecha de vencimiento son buenos, pero agregar más detalles hace que las tareas sean muy útiles.

• Descripciones: Esto es como el cuerpo de un correo electrónico para tu tarea. Explica qué hay que hacerlo, por qué Es importante y cualquier instrucción específica. Incluso puedes vincularte a un Doc Aquí para obtener información más detallada.
• Subtareas: A veces, una tarea grande consta de pasos más pequeños. Por ejemplo, "Planificar una campaña de marketing" podría tener subtareas como "Investigar palabras clave", "Crear gráficos para redes sociales" y "Programar correos electrónicos". Las subtareas ayudan a desglosar las tareas grandes para que resulten menos abrumadoras.
• Listas de verificación: Para crear listas de tareas sencillas dentro de una tarea, usa una lista de verificación. Si tu tarea es "Preparar el equipaje para el viaje", tu lista podría ser "Cepillo de dientes", "Ropa" y "Pasaporte".
• Archivos adjuntos: ¿Necesitas compartir un archivo, una imagen o un documento relacionado con la tarea? Simplemente adjúntalo directamente a la tarea. ¡Olvídate de buscar en correos electrónicos!

Al agregar estos detalles, crea una imagen completa para cualquier persona que mire la tarea, asegurándose de que no se pase nada por alto.

3. Estados de tareas: seguimiento del progreso

¿Cómo sabes si una tarea está iniciada, terminada o bloqueada? Ahí es donde entran en juego los estados de las tareas.

ClickUp normalmente tiene estados básicos como:

• Abierto: La tarea aún no se ha iniciado.
• Completo: ¡Tarea terminada! ¡Buen trabajo!
• Cerrado: A veces se utiliza para tareas que se han realizado y archivado, o que ya no son necesarias.

Pero también puedes crear tus propios estados para que se ajusten a tus necesidades. su Trabajo en equipo. Para un proyecto de diseño, podría tener: "Por hacer", "En revisión", "Revisiones necesarias" y "Aprobado". Los estados personalizados le brindan una visión precisa del progreso y ayudan a que este sea su guía definitiva para mejorar la eficiencia del flujo de trabajo.

4. Prioridades: ¿En qué trabajar primero?

No todas las tareas son igual de importantes. ClickUp te permite establecer prioridades:

• Urgente: ¡Hay que hacerlo ya mismo!
• Alto: Muy importante, trabajen en esto pronto.
• Normal: Importancia estándar.
• Bajo: Puedo esperar un poco.

Establecer prioridades le ayudará a usted y a su equipo a saber en qué concentrarse primero, especialmente cuando tiene muchas tareas por hacer.

5. Comentarios y colaboración

Hablar de las tareas dentro de la misma tarea es revolucionario. Así es como colaboras eficazmente con los miembros de tu equipo en ClickUp.

• Añadir comentarios: Haz clic en la sección "Comentarios" dentro de cualquier tarea. Puedes escribir mensajes, hacer preguntas o proporcionar actualizaciones.
• @Menciones: ¿Quieres llamar la atención de alguien? Escribe @ seguido de su nombre (como @John Doe) Recibirán una notificación para que sepan que necesitas su aporte.
• Adjuntar archivos a los comentarios: Incluso puedes adjuntar nuevos archivos o capturas de pantalla directamente a los comentarios si ayuda a explicar algo.

Esto mantiene todas las discusiones sobre una tarea en un solo lugar.

¡Ya no es necesario buscar en largas cadenas de correo electrónico para descubrir qué se decidió!

Esta comunicación optimizada, junto con funciones como seguimiento del tiempo y opciones de integración útiles.

Realmente coloca a ClickUp a la vanguardia de la gestión de tareas.

Automatizando su flujo de trabajo

Imagínese tener un ayudante que haga trabajos repetitivos para usted.

¡Así son las automatizaciones en ClickUp!

Le ahorran tiempo y hacen que su software de gestión de proyectos funcione de forma más inteligente.

1. Comprensión de las automatizaciones

¿Qué son las automatizaciones? En pocas palabras, son reglas que se configuran en ClickUp y que indican: "Si ocurre esto, haz aquello". Es como iniciar una reacción en cadena.

• Ejemplo 1: Si el estado de una tarea cambia a "Completada", se mueve automáticamente esa tarea a una lista "Hecho".
• Ejemplo 2: Cuando creas una nueva tarea en una Lista específica, asígnala automáticamente a tu diseñador principal.

¿Por qué son tan útiles? Reducen todos esos pequeños pasos manuales que tú y tu equipo tienen que realizar.

Esto le permite centrarse en las partes importantes de sus proyectos y tareas, no en el trabajo innecesario.

2. Creación de automatizaciones sencillas

Configurar una automatización Es más fácil de lo que piensas.

ClickUp ofrece muchas plantillas de automatización listas para usar, o puede crear las suyas propias.

Aquí tienes una idea básica de cómo configurarlo (los pasos exactos pueden variar ligeramente según tu versión de ClickUp, pero la idea es la misma):

1. Vaya a la lista o carpeta donde desea que se realice la automatización.
2. Busque "Automatizar" o "Automatizaciones", generalmente cerca de la parte superior o en la configuración de la Lista.
3. Haga clic en "Agregar automatización".
4. Elegirás un "Desencadenante" (la parte "Si esto sucede"). Podría ser "Cambios de estado", "Tarea creada", "Fecha de vencimiento alcanzada", etc.
5. Luego, elige una "Acción" (la parte "luego hacer eso"). Esta podría ser "Cambiar estado", "Asignar tarea", "Mover tarea", etc.

ClickUp también tiene características especiales llamadas ClickApps que le permiten activar funciones adicionales.

Y algunos de ellos están vinculados a automatizaciones para maximizar su eficiencia. 

Por ejemplo, si tiene habilitada la ClickApp "Seguimiento de tiempo", puede configurar una automatización para iniciar el seguimiento de tiempo cuando el estado de una tarea cambie a "En progreso".

3. Plantillas: Reutilizando tu mejor trabajo

¿Alguna vez has creado una configuración de proyecto que funcionó perfectamente?

¡Con plantillas no tienes que crearlo desde cero cada vez!

ClickUp te permite guardar casi cualquier cosa como plantilla:

• Plantillas de lista: Si suele iniciar proyectos y tareas similares, guarde una lista con sus estados, campos personalizables e incluso algunas tareas predefinidas como plantilla. Por ejemplo, una lista de "Incorporación de clientes" podría guardarse como plantilla.
• Plantillas de carpeta: Si tiene un grupo de listas que siempre van juntas para un tipo de trabajo específico, guarde la carpeta completa como plantilla.
• Plantillas de espacio: Para flujos de trabajo muy grandes y repetibles, incluso puede guardar un archivo completo. Espacio ClickUp ¡Como plantilla!

¡Es mucho más rápido! Esta sección te muestra cómo automatizar procesos.

Así que no tienes que estar revisando tu bandeja de entrada para actualizaciones, ya que ClickUp lo maneja por usted. 

Esta es una parte importante de cualquier buena tabla de contenidos para dominar ClickUp.

Seguimiento del progreso y generación de informes

Has aprendido cómo crear tareas y comenzar a trabajar. 

¿Cómo puedes ver el panorama más amplio de tus proyectos y el trabajo de tu equipo?

Ahí es donde ClickUp realiza el seguimiento y reportando Las herramientas entran en juego. Te ayudan a ver exactamente dónde estás parado.

1. Paneles de control: su centro de mando

Piense en un tablero de instrumentos como si fuera su centro de control de misión personal.

Es una única pantalla donde podrás ver toda la información más importante sobre tus proyectos y tareas de un vistazo.

Puedes elegir lo que aparece en tu Tablero.

Así es como funcionan:

• Lo que muestran: Puedes añadir diferentes "widgets" a tu panel. Estos widgets son como miniinformes. Podrías tener un widget que muestre:
  • Todas las tareas que se le asignan.
  • Tareas que deben entregarse esta semana.
  • ¿Cuántas tareas están "En progreso"?
  • Un gráfico que muestra en cuántas tareas está trabajando cada miembro del equipo.
• Por qué son geniales: En lugar de navegar por muchas listas diferentes, tu Panel de Control reúne todo lo importante en un solo lugar. Esto te ayuda a ver rápidamente qué va por buen camino y qué requiere tu atención. Incluso puedes crear diferentes Paneles de Control para distintos propósitos: uno para ti, otro para tu equipo y otro para tu jefe.

2. Widgets de informes: visualización de sus datos

Los paneles utilizan diferentes widgets de informes para mostrarle imágenes de sus datos.

Esto es mucho más fácil de entender que simplemente mirar largas listas de tareas.

Algunos widgets de informes comunes incluyen:

• Informes de progreso de tareas: Estos le muestran cuántas tareas se han realizado, cuántas aún están abiertas y dónde pueden estar estancadas las cosas.
• Informes de seguimiento del tiempo: Si registras el tiempo dedicado a las tareas, estos informes te muestran exactamente a qué se dedican. Esto es muy útil para comprender los costos del proyecto o cuánto tiempo podrían tardar tareas similares en el futuro.
• Gestión de la carga de trabajo: Estos widgets pueden mostrar si algún miembro del equipo tiene demasiadas tareas asignadas o si alguien tiene capacidad extra. Esto ayuda a equilibrar el trabajo de forma justa entre todo el equipo.

These visual reports help you spot problems early and make smarter decisions.

3. Seguimiento del tiempo: comprender a dónde va el tiempo

¿Alguna vez te has preguntado cuánto tiempo dedicas realmente a diferentes tareas? ClickUp tiene un temporizador integrado que te ayuda a calcularlo.

• Cómo funciona: Puedes iniciar un temporizador justo al comenzar una tarea y detenerlo al terminarla. ClickUp registra el tiempo automáticamente.
• ¿Por qué usarlo?
  • Te ayuda a comprender cuánto tiempo realmente toman las tareas, lo que es fantástico para planificar proyectos futuros.
  • Si factura a los clientes por hora, el seguimiento del tiempo facturable será sencillo.
  • Puede ayudarle a ver si está dedicando demasiado tiempo a determinadas actividades y dónde podría ser más eficiente.

4. Objetivos y OKR

ClickUp no se trata sólo de pequeñas tareas; también puede ayudarte a realizar un seguimiento de tus objetivos más grandes.

• Establecer metas: Puedes establecer objetivos dentro de ClickUp, como "Lanzar un nuevo sitio web para diciembre de 2025" o "Aumentar las ventas en un 10 % este trimestre".
• Seguimiento del progreso: Puedes vincular tareas directamente a estos objetivos. A medida que completes tareas relacionadas con un objetivo, ClickUp te mostrará tu progreso hacia su consecución.
• Cómo ayuda: Esta función ayuda a todos los miembros del equipo a ver cómo su trabajo diario se conecta con el panorama general. Mantiene a todos trabajando en la misma dirección y garantiza que siempre se trabaje hacia lo que realmente importa.

Conclusión

Hemos cubierto mucho en esta guía, ¿verdad?

Has aprendido a configurar tu espacio de trabajo. 

Es una herramienta que te ayuda a reunir todo tu trabajo en un solo lugar. Te permite mantenerte organizado.

Facilita el trabajo en equipo y te ayuda a lograr más sin sentirte tan estresado.

¿A qué esperas? Empieza a usar ClickUp hoy mismo. 

Te sorprenderá lo mucho más clara y productiva que puede llegar a ser tu vida laboral.

ClickUp está listo para ayudarte a descubrir tu mejor trabajo.

Alternativas a Clickup

A continuación se presentan algunas alternativas a considerar, cada una con sus puntos fuertes:

• Asamblea: Se centra en notas de reuniones, resúmenes y elementos de acción impulsados ​​por IA.
• Noción: Integra IA directamente en Notion para escribir, resumir y generar ideas dentro de sus documentos.
• Luciérnagas: Se especializa en transcribir, resumir y analizar conversaciones de voz de reuniones.
• Capacidades: Una base de conocimientos y una herramienta para tomar notas que le ayuda a conectar sus ideas y activos digitales visualmente.
• Tarea: Ofrece un espacio de trabajo unificado con tareas, notas y chat de video, ideal para la colaboración en equipo y los mapas mentales.
• Nota de alegría: Una aplicación de notas colaborativas rápida y sencilla diseñada para que los equipos compartan y organicen información rápidamente.
• Notta: Proporciona transcripción y resumen impulsados ​​por IA para audio, video y conversaciones en vivo.
• Artesanía: Un editor de documentos que combina notas, documentos y wikis, ofreciendo una forma hermosa y estructurada de organizar la información.
• Conoce a Geek: Un asistente de reuniones con inteligencia artificial que graba, transcribe y resume sus reuniones, destacando los momentos clave.
• Miembro AI: Un espacio de trabajo autoorganizado que utiliza IA para conectar tus notas, ideas e información, lo que facilita encontrar cualquier cosa.
• Evernote: Una aplicación clásica para tomar notas que te permite capturar, organizar y encontrar información en todos tus dispositivos.
• Microsoft OneNote: Un cuaderno digital de Microsoft para la recopilación de información de forma libre y la colaboración entre múltiples usuarios.

Preguntas frecuentes