Быстрый старт
В этом руководстве описаны все функции Expensify:
- Начиная — Создайте свою учетную запись и настройте рабочее пространство.
- Как использовать процесс управления расходами — Отслеживайте и управляйте расходами с помощью единой панели управления.
- Как пользоваться отчетами о расходах — Создавайте и отправляйте персонализированные отчеты за считанные минуты.
- Как использовать предложения по поездкам — Бронируйте поездки и автоматически синхронизируйте расходы.
- Как пользоваться картой Expensify — Получайте кэшбэк и избавьтесь от ручного ввода данных.
- Как использовать сканирование чеков — Сканируйте чеки с помощью технологии SmartScan
- Как пользоваться Easy Chats — Общайтесь с коллегами и разделяйте расходы в одном месте.
- Как пользоваться услугами оплаты счетов и выставления счетов-фактур — Отправляйте счета и оплачивайте покупки в одном месте.
- Как использовать глобальные возмещения расходов — Возмещать расходы сотрудникам по всему миру напрямую.
- Как использовать интеграцию с другим программным обеспечением — Синхронизация финансовых данных с бухгалтерским программным обеспечением
Необходимое время: 5 минут на каждый фильм
Также в этом руководстве: Полезные советы | Распространенные ошибки | Поиск неисправностей | Цены | Альтернативы
Почему стоит доверять этому руководству?
Я пользуюсь Expensify уже более двух лет и протестировал каждую функцию, описанную здесь. Это руководство по использованию Expensify основано на реальном практическом опыте, а не на маркетинговых уловках или скриншотах от поставщиков.
Expensify — одна из самых мощных платформ для управления расходами, доступных сегодня.
Но большинство пользователей лишь поверхностно знакомы с его возможностями.
В этом руководстве показано, как использовать все основные функции.
Пошаговая инструкция со скриншотами и полезными советами.
Учебное пособие по Expensify
Это подробное руководство по Expensify шаг за шагом проведет вас через все функции, от первоначальной настройки до расширенных советов, которые сделают вас опытным пользователем. Каждый шаг в Expensify объясняется с помощью четких инструкций, поэтому вы можете следовать им на любом устройстве.
Expensify
Попрощайтесь с ручным управлением данные Ввод данных и беспорядочные электронные таблицы. Expensify автоматизирует составление отчетов о расходах, сканирование чеков и возмещение средств, чтобы ваша команда могла сосредоточиться на действительно важной работе. Начните бесплатную пробную версию сегодня — кредитная карта не требуется.
Начало работы с Expensify
Перед использованием любой функции выполните эту одноразовую настройку.
Это займет около 3 минут.
Сначала посмотрите этот краткий обзор:
Теперь давайте рассмотрим каждый шаг.
Шаг 1: Создайте свою учетную запись
Перейдите на сайт Expensify и нажмите «Начать».
Зарегистрируйтесь, используя свой адрес электронной почты или номер телефона.
Выберите между индивидуальным или бизнес Настройка учетной записи.
Индивидуальные счета отлично подходят для фрилансеров, которым необходимо отслеживать личные расходы.
Бизнес Учетные записи предоставляют доступ к командным рабочим пространствам и процессам утверждения.
✓ Контрольная точка: Проверьте свой входящие для получения подтверждающего письма.
Шаг 2: Подготовьте рабочее место
После регистрации вы получаете доступ к централизованной панели управления.
На панели управления отображаются последние транзакции и ожидающие отчеты.
Создайте рабочее пространство для организации расходов вашей команды.
Вот как выглядит панель управления:
✓ Контрольная точка: Вы должны увидеть главную панель управления с вашим рабочим пространством.
Шаг 3: Настройка категорий расходов и политик.
Настройте категории расходов в соответствии с политикой вашей компании.
Настройте рабочие процессы утверждения таким образом, чтобы каждый отчет проверял соответствующий менеджер.
Включите двухфакторную аутентификацию для обеспечения безопасности вашей учетной записи.
✅ Готово: Вы готовы использовать любую из функций ниже.
Как использовать систему управления расходами Expensify
Процесс управления расходами Позволяет отслеживать и управлять расходами с помощью единой панели управления, сокращая количество ошибок и поддерживая актуальность финансовых данных.
Это основа использования Expensify для повседневного контроля расходов.
Независимо от того, управляете ли вы расходами небольшой команды или всего офиса, эта функция справляется со сложностями отслеживания каждой потраченной копейки.
Вот пошаговая инструкция по его использованию.
Посмотрите, как работает процесс управления расходами:
Теперь давайте разберем каждый шаг.
Шаг 1: Добавить новый расход
Нажмите зеленую кнопку «+» на панели управления.
Выберите «Новые расходы» и введите сумму, дату и категорию.
Также можно привязать кредитную карту к операциям автоматического импорта.
Шаг 2: Присвойте расходы проекту или отделу.
Выберите метку или отдел для расходов.
Это поможет вам выявить тенденции в расходах по различным проектам.
Система автоматически выявляет потенциальные нарушения правил.
✓ Контрольная точка: Вы должны увидеть расходы, указанные в соответствующей категории.
Шаг 3: Проверка и утверждение расходов
Платформа направляет расходы соответствующему менеджеру в соответствии с заранее определенными правилами.
Руководители могут утверждать расходы непосредственно с панели управления или из мобильного приложения.
✅ Результат: Ваши расходы отслеживаются, классифицируются и готовы к утверждению — электронные таблицы не требуются.
💡 Полезный совет: Привяжите свои корпоративные или личные кредитные карты, чтобы транзакции импортировались автоматически. Это исключает ручной ввод данных и позволяет поддерживать актуальность ваших расходов в режиме реального времени.
Как использовать отчеты о расходах Expensify
Отчеты о расходах Позволяет объединять различные расходы в персонализированные отчеты и отправлять их на возмещение всего несколькими касаниями.
Раньше составление отчетов о расходах означало многочасовой ручной ввод данных и поиск чеков.
Expensify автоматизирует весь этот процесс, чтобы вы могли сосредоточиться на своей основной работе.
Вот пошаговая инструкция по его использованию.
Посмотрите, как работают отчеты о расходах:
Теперь давайте разберем каждый шаг.
Шаг 1: Создайте новый отчет
Перейдите на вкладку «Отчеты» и нажмите «Создать отчет».
Дайте отчету название, например, «Март». Путешествовать Затраты.
Шаг 2: Добавьте расходы в отчет.
Выберите из списка расходов те статьи расходов, которые хотите включить.
В ходе этого процесса Expensify автоматически отмечает дублирующиеся записи и нарушения правил.
✓ Контрольная точка: В отчете должны быть перечислены все выбранные расходы.
Шаг 3: Отправьте отчет
Проверьте итоговую сумму и нажмите «Отправить».
Отчет направляется непосредственно назначенному утверждающему лицу в рамках вашего рабочего процесса.
✅ Результат: Ваш отчет о расходах отправлен и направлен на утверждение — распечатывать или отправлять по электронной почте не требуется.
💡 Полезный совет: Включите функцию «Запланированная отправка», чтобы Expensify автоматически составлял и отправлял отчеты вашему руководителю в установленную дату. Это гарантирует, что ничто не будет упущено, даже когда вы заняты командировками.
Как использовать предложения Expensify для поездок
Предложения по поездкам Позволяет бронировать авиабилеты, отели и аренду жилья, а также автоматически синхронизировать эти расходы с вашими отчетами.
Вот пошаговая инструкция по его использованию.
Посмотрите, как работают предложения для путешествий:
Теперь давайте разберем каждый шаг.
Шаг 1: Откройте вкладку «Путешествия».
Перейдите в раздел «Путешествия» из главного меню.
Мобильное приложение Expensify интегрируется с различными туристическими сервисами.
Шаг 2: Найдите и забронируйте поездку
Введите пункт назначения, даты и ваши предпочтения.
Сравните предложения и выберите наиболее подходящий вариант для вашего бюджета.
✓ Контрольная точка: На экране должно отобразиться подтверждение бронирования.
Шаг 3: Синхронизация командировочных расходов
Забронированные командировочные расходы автоматически синхронизируются с вашим аккаунтом.
Нет необходимости вручную вводить данные о авиабилетах или проживании в отелях.
✅ Результат: Ваша поездка забронирована, и расходы уже отражены в вашем отчете — это гарантирует соответствие политике компании.
💡 Полезный совет: Установите правила командировок в своем рабочем пространстве до того, как сотрудники начнут бронировать поездки. Таким образом, платформа автоматически будет контролировать лимиты расходов и выбирать предпочтительных поставщиков, что сократит количество бронирований, не соответствующих правилам.
Как использовать карту Expensify
Карта Expensify Позволяет получать до 2% кэшбэка за все покупки в долларах США, избавляя от необходимости собирать чеки.
Вот пошаговая инструкция по его использованию.
Посмотрите, как работает карта Expensify:
Теперь давайте разберем каждый шаг.
Шаг 1: Запросите карту Expensify.
Перейдите в «Настройки» и выберите «Карту компенсации».
Следуйте инструкциям, чтобы подать заявку на коммерческую карту Expensify Visa®.
Шаг 2: Установите лимиты расходов
Администратор может установить лимиты расходов для каждого сотрудника по каждой карте.
Система обеспечивает соблюдение корпоративных правил при каждой транзакции.
✓ Контрольная точка: В вашем кошельке должна отображаться карта с указанием лимита расходов.
Шаг 3: Начните использовать карту
Используйте карту для любых деловых покупок.
Все транзакции автоматически импортируются и классифицируются на вашем устройстве.
Использование карты Expensify может помочь сэкономить до 50% на ежемесячных платежах.
✅ Результат: Покупки регистрируются. немедленно Без ручного ввода данных — и вы получаете кэшбэк с каждого потраченного доллара.
💡 Полезный совет: Возврат денежных средств с вашей карты Expensify может компенсировать стоимость подписки. Компании с большими расходами могут фактически использовать Expensify бесплатно.
Как пользоваться Expensify Easy Chats
Easy Chats Позволяет обмениваться сообщениями с коллегами и распределять расходы непосредственно в интерфейсе Expensify.
Вот пошаговая инструкция по его использованию.
Посмотрите, как работает Easy Chats:
Теперь давайте разберем каждый шаг.
Шаг 1: Откройте вкладку «Чат».
Нажмите «Чат» в нижней панели навигации.
Начните новую беседу с любым человеком или группой, или присоединитесь к существующей ветке обсуждения.
Шаг 2: Разделите расходы или рассчитайте сумму совместно.
В чате нажмите значок «+», чтобы добавить расходы.
Выберите «Разделить», чтобы распределить затраты между сотрудниками группы.
✓ Контрольная точка: Вы должны увидеть сумму, выделенную каждому человеку.
Шаг 3: Запросить или отправить платеж
Нажмите «Запросить», чтобы попросить деньги, или «Отправить», чтобы вернуть кому-либо деньги.
Платежи обрабатываются непосредственно через платформу.
✅ Результат: Расходы разделяются и рассчитываются прямо в ходе переписки — отдельное приложение не требуется.
💡 Полезный совет: Используйте групповые чаты для организации регулярных командных ужинов или закупки офисных принадлежностей. Все участники чата получают уведомления и могут оплатить свою часть с любого устройства, что упрощает процесс для всей команды.
Как использовать сканирование чеков в Expensify
Сканирование чеков Позволяет фотографировать чеки с помощью технологии SmartScan, которая автоматически извлекает информацию о продавце, дате и сумме.
Это функция, с которой начинает большинство пользователей, поскольку она экономит больше всего времени с первого дня.
Больше не нужно вручную вводить данные чека или терять бумажные квитанции в кошельке.
Вот пошаговая инструкция по его использованию.
Посмотрите, как работает сканирование чеков:
Теперь давайте разберем каждый шаг.
Шаг 1: Сохраните чек.
Откройте мобильное приложение и нажмите на значок камеры.
Наведите телефон на чек и сделайте снимок.
Технология SmartScan автоматически считывает данные чека.
Шаг 2: Проверка извлеченных данных
Проверьте название поставщика, количество и дату, указанные в отчете SmartScan.
При необходимости отредактируйте любое поле для обеспечения точности.
✓ Контрольная точка: Вы должны увидеть, что данные о расходах автоматически заполняются корректной информацией.
Шаг 3: Классифицировать и сохранить
Выберите нужную категорию расходов из выпадающего списка.
Нажмите «Сохранить», чтобы добавить чек в список расходов.
✅ Результат: Ваш чек сканируется, сортируется и сохраняется — забудьте о коробках из-под обуви, полных бумажных чеков.
💡 Полезный совет: Пересылайте электронные чеки со своей электронной почты на адрес receipts@expensify.com. Платформа обрабатывает их автоматически, поэтому вам никогда не придется открывать приложение для онлайн-покупок.
Как пользоваться системой оплаты счетов и выставления счетов Expensify
Оплата счетов и выставление счетов-фактур Позволяет отправлять счета клиентам и оплачивать счета поставщиков с одной централизованной платформы.
Большинство компаний используют отдельные инструменты для выставления счетов и оплаты счетов.
Expensify объединяет обе системы в ту же систему, которую вы уже используете для учета расходов, что упрощает ведение всех финансовых операций в одном месте.
Вот пошаговая инструкция по его использованию.
Посмотрите, как работают оплата счетов и выставление счетов:
Теперь давайте разберем каждый шаг.
Шаг 1: Создайте счет-фактуру
Перейдите в раздел «Счета» и нажмите «Новый счет».
Добавьте адрес электронной почты клиента, перечень услуг и условия оплаты.
Шаг 2: Отправьте счет-фактуру
Проверьте детали счета и нажмите «Отправить».
Клиент получает счет-фактуру по электронной почте со ссылкой для оплаты.
✓ Контрольная точка: В вашей панели управления должен отображаться счет-фактура со статусом «Отправлено».
Шаг 3: Оплата счета поставщика
Загрузите или перешлите счет от поставщика в раздел «Счета».
Проверьте сумму и запланируйте платеж непосредственно в Expensify.
✅ Результат: Счета выставляются и оплачиваются из одного места — это обеспечивает организованность ваших финансовых операций.
💡 Полезный совет: Настройте автоматические напоминания об оплате просроченных счетов. Это сэкономит время на напоминания клиентам и поддержит ваш денежный поток без дополнительных усилий.
Как пользоваться системой возмещения расходов Expensify Global Reimbursements
Глобальные возмещения позволяет возмещать расходы сотрудникам в разных странах непосредственно через платформу.
Если в вашей компании есть удаленные сотрудники или офисы в разных странах, эта функция крайне необходима.
Это устраняет необходимость в ручных банковских переводах и использовании сторонних платежных сервисов.
Вот пошаговая инструкция по его использованию.
Посмотрите, как работает система глобального возмещения расходов:
Теперь давайте разберем каждый шаг.
Шаг 1: Включите глобальные возмещения.
Перейдите в настройки рабочего пространства и выберите «Возмещение».
Включите функцию «Глобальные возмещения» и добавьте данные своего банковского счета.
Шаг 2: Проверка банковских реквизитов сотрудника.
Каждый сотрудник добавляет свой местный банковский счет в свой профиль.
Expensify поддерживает возмещение расходов в нескольких валютах.
✓ Контрольная точка: Вы должны видеть банковский статус сотрудника как «Подтверждено».
Шаг 3: Обработка возмещения
После утверждения отчета о расходах нажмите «Возместить».
Средства переводятся непосредственно на банковский счет сотрудника.
✅ Результат: Ваша международная команда получит возмещение без проблем с банковскими переводами и задержек с оплатой.
💡 Полезный совет: Установите графики возмещения расходов, чтобы сотрудники точно знали, когда им заплатят. Последовательность в сроках укрепляет доверие и обеспечивает бесперебойную работу.
Как использовать интеграцию Expensify с другим программным обеспечением
Интеграция с другим программным обеспечением позволяет синхронизировать Expensify с бухгалтерский учет такое программное обеспечение, как QuickBooks, Xero и NetSuite, для сверки данных в режиме реального времени.
Без этой интеграции вам пришлось бы экспортировать данные вручную и заново вводить их в бухгалтерские книги.
Благодаря этому соединению ваши финансовые данные будут точными во всех системах без дополнительных усилий.
Вот пошаговая инструкция по его использованию.
Посмотрите, как работает интеграция с другим программным обеспечением:
Теперь давайте разберем каждый шаг.
Шаг 1: Откройте настройки интеграций.
Перейдите в настройки рабочего пространства и выберите “Бухгалтерский учет.
Выберите бухгалтерское программное обеспечение Вы хотите установить связь.
Шаг 2: Авторизация соединения
Когда появится соответствующее сообщение, войдите в свою бухгалтерскую платформу.
Предоставьте Expensify доступ к синхронизации ваших финансовых данных.
✓ Контрольная точка: Рядом с названием бухгалтерского приложения должно отображаться «Подключено».
Шаг 3: Отображение категорий на карте и экспорт.
Сопоставьте категории расходов в Expensify с вашим планом счетов бухгалтерского учета.
Утвержденные отчеты экспортируются автоматически, обеспечивая актуальность вашей бухгалтерской отчетности.
✅ Результат: Данные о расходах автоматически передаются из Expensify в вашу бухгалтерскую программу без ручного повторного ввода, что снижает количество ошибок.
💡 Полезный совет: Сначала выполните тестовый экспорт небольшого отчета. Это позволит выявить проблемы с сопоставлением данных до обработки расходов за полный месяц, что сэкономит вам время на исправление ошибок в дальнейшем.
Советы и полезные приемы для Expensify Pro
После более чем двух лет тестирования Expensify, вот мои лучшие советы.
Клавиатурные сочетания
| Действие | Быстрый доступ |
|---|---|
| Новые расходы | Ctrl + N (Cmd + N включено) Мак) |
| Отправить отчет | Ctrl + Enter |
| Открыть поиск | Ctrl + K (Cmd + K на Mac) |
| Перейдите в Настройки | Ctrl + , (Cmd + , на Mac) |
| Приложите чек | Ctrl + Shift + R |
| Переключить боковую панель | Ctrl + B (Cmd + B на Mac) |
Скрытые функции, которые большинство людей упускают из виду.
- Пересылка электронных писем с подтверждением получения: Перешлите любой электронный чек на адрес receipts@expensify.com, и он будет обработан без открытия приложения. Это значительно экономит время при онлайн-покупках и продлении подписок, которые поступают на вашу электронную почту.
- Отслеживание пробега с помощью GPS: Включите отслеживание пробега в мобильном приложении, чтобы учитывать текущие ставки IRS. Система автоматически рассчитывает суммы возмещения по мере вашей поездки, поэтому вам больше никогда не придется оценивать расстояние приблизительно.
- Пользовательские правила политики: Организации могут устанавливать несколько наборов правил для разных отделов или проектов. Такой уровень контроля обеспечивает строгое соблюдение требований во всей компании без дополнительных этапов проверки.
- Отправка по расписанию: Настройте Expensify на автоматическое составление и отправку отчетов о расходах по еженедельному или ежемесячному расписанию. Это означает, что сотрудники никогда не забудут сдать свои отчеты, а у руководителей всегда будут актуальные данные о расходах.
- Уведомления о бюджетных изменениях: Создавайте бюджеты для категорий расходов и получайте оповещения в режиме реального времени, когда траты приближаются к лимиту. Это особенно полезно для отделов со строгими квартальными бюджетами, которым необходимо отслеживать каждый потраченный доллар.
Стратегии опытных пользователей
- Помечайте всё тегами: Добавьте к каждой статье расходов теги для проектов, клиентов и отделов. Это упростит составление персонализированных отчетов в конце каждого квартала и позволит выявлять тенденции в расходах по всей компании.
- Используйте карту Expensify для всего: Чем больше вы тратите с помощью карты Expensify, тем больше кэшбэка вы получаете. Этот кэшбэк может компенсировать стоимость вашей подписки, уменьшая ваши ежемесячные платежи.
- Соедините все свои карты: Привяжите к своему счету все корпоративные и личные кредитные карты. Автоматический импорт транзакций исключает риск пропуска расходов и обеспечивает точность ваших записей без дополнительных усилий.
Увеличьте расходы, чтобы избежать распространенных ошибок.
Ошибка №1: Пропуск настройки категорий.
❌ Неправильно: Создание статей расходов без присвоения им надлежащих категорий, а затем спешное сортирование сотен записей в конце месяца.
✅ Справа: Настройте подробные категории и правила до того, как ваша команда начнет использовать платформу. Потратьте 10 минут на настройку сейчас, чтобы сэкономить часы на исправлении ошибок позже. Это обеспечит точность с первого дня и упростит составление отчетов по отделам или проектам.
Ошибка №2: Неиспользование SmartScan сразу же.
❌ Неправильно: Вводить данные чека вручную — это труднее, чем делать это с помощью технологии SmartScan, которая позволяет избежать ошибок. Ручной ввод данных отнимает время и приводит к труднообнаружимым ошибкам.
✅ Справа: С помощью SmartScan сканируйте чеки мгновенно и используйте единые категории для отслеживания. Приучитесь сканировать каждый чек сразу после получения — это сэкономит время и обеспечит чистоту данных для составления отчетов.
Ошибка №3: Игнорирование рабочих процессов утверждения.
❌ Неправильно: Предоставление возможности любому лицу подавать отчеты о расходах без этапа проверки приводит к проблемам с соблюдением нормативных требований, перерасходу средств и... аудит проблемы в будущем.
✅ Справа: Настройте процессы утверждения с четкими правилами, чтобы нужный менеджер проверял каждый отчет перед возмещением. Система автоматически направляет запросы на утверждение соответствующему лицу в соответствии с организационной иерархией.
Ошибка №4: Забыли подключить бухгалтерскую программу.
❌ Неправильно: Использование Expensify в качестве отдельного инструмента, а затем ручной экспорт данных в QuickBooks или в Xero в конце каждого месяца.
✅ Справа: Подключите свою бухгалтерскую программу во время первоначальной настройки. Утвержденные отчеты синхронизируются автоматически, обеспечивая актуальность вашей бухгалтерской отчетности без каких-либо дополнительных действий со стороны вашего финансового отдела.
Устранение неполадок Expensify
Проблема: SmartScan не считывает чеки.
Причина: Фотография чека размыта, сделана при плохом освещении или бумага помята. Для корректного извлечения информации о поставщике, сумме и дате технологии SmartScan требуется четкое изображение.
Исправить: Положите чек на темную поверхность и сделайте повторный снимок при хорошем освещении. Убедитесь, что весь чек помещается в рамку. Избегайте попадания теней на чек. текст, поскольку это снижает точность.
Проблема: транзакции по кредитным картам не импортируются.
Причина: Соединение с банком прервалось или требуется повторная аутентификация. Многие банки требуют периодического повторного входа в систему. безопасность причины.
Исправить: Перейдите в «Настройки», выберите «Кредитные карты» и повторно подключите карту. Некоторые банки требуют повторного входа в систему каждые 30–90 дней. Если проблема сохраняется, попробуйте удалить и заново добавить карту.
Проблема: Отчет о расходах завис в процессе «обработки»
Причина: В отчете обнаружено нарушение правил или отсутствует квитанция, что препятствует его отправке. Платформа выявляет потенциальные нарушения правил и дублирующиеся записи в процессе обработки.
Исправить: Проверьте отчет на наличие подозрительных моментов. Приложите недостающие квитанции и исправьте нарушения, затем отправьте отчет повторно. Система отмечает эти ошибки, чтобы помочь вам определить, что необходимо сделать, прежде чем отчет сможет быть отправлен дальше.
Проблема: Расходы не синхронизируются с бухгалтерской программой.
Причина: Срок действия интеграционного токена истек, или же план счетов вашей бухгалтерской программы изменился с момента первоначальной настройки.
Исправить: Перейдите в «Настройки», выберите «Учет» и повторно авторизуйте подключение. Затем повторно сопоставьте все новые или измененные категории. Выполните тестовый экспорт с небольшим отчетом, чтобы убедиться в правильности синхронизации, прежде чем обрабатывать весь пакет данных.
📌 Примечание: Если ни один из этих способов не решит вашу проблему, свяжитесь со службой поддержки Expensify через чат консьержа в приложении.
Что такое Expensify?
Expensify Это платформа для управления расходами, которая автоматизирует процессы отслеживания, отчетности и управления расходами в компаниях.
Воспринимайте это как личное помощник за каждый чек, отчет и возмещение, обрабатываемые вашей командой.
Expensify автоматизирует весь процесс составления отчетов о расходах, от сканирования чеков до возмещения средств.
Платформа подходит для всех: от отдельных фрилансеров до крупных предприятий с тысячами сотрудников.
Она предоставляет передовые аналитические инструменты, позволяющие получить представление о структуре расходов и показателях соблюдения требований в различных подразделениях.
Пользователи могут отслеживать структуру расходов в режиме реального времени с помощью панели управления Expensify.
Посмотрите этот краткий обзор:
В его состав входят следующие ключевые особенности:
- Процесс управления расходами: Отслеживайте и утверждайте расходы с помощью единой панели управления с автоматическим применением политик.
- Отчеты о расходах: Создавайте и отправляйте персонализированные отчеты, объединяющие различные расходы для возмещения.
- Предложения по путешествиям: Бронируйте поездки и синхронизируйте командировочные расходы непосредственно в своих отчетах.
- Карта Expensify: Получайте до 2% кэшбэка при автоматическом импорте каждой транзакции.
- Сканирование чеков: Технология SmartScan позволяет мгновенно сканировать чеки, извлекая ключевые данные.
- Оплата счетов и выставление счетов-фактур: Выставляйте счета и оплачивайте покупки из единого централизованного интерфейса.
- Глобальные компенсации: Осуществляйте выплату заработной платы сотрудникам в разных странах напрямую через платформу.
- Интеграция с другим программным обеспечением: Синхронизация с QuickBooks и Xero. NetSuiteи многое другое для ведения учета в режиме реального времени.
Для использования функций Expensify пользователям необходимо зарегистрироваться и создать учетную запись. Платформа постоянно отслеживает транзакции на соответствие установленным правилам для обеспечения соблюдения требований. Expensify строго соблюдает международные стандарты безопасности и использует меры безопасности корпоративного уровня для защиты данных пользователей.
Мобильное приложение позволяет пользователям фиксировать чеки, отслеживать пробег и отправлять отчеты из любого места. Вы можете получить доступ ко всем основным функциям со своего телефона, что упрощает управление расходами даже вне офиса.
Expensify интегрируется с популярными бухгалтерскими программами, такими как QuickBooks и Xero, позволяя синхронизировать расходы непосредственно с вашей бухгалтерией. Это избавляет вашу финансовую команду от повторного ввода данных и снижает вероятность ошибок, возникающих при ручных процессах.
Функция интеллектуального контроля за соблюдением правил выявляет нарушения в расходовании средств и недостающую документацию до отправки отчетов о расходах. Это позволяет вашей компании соблюдать все требования законодательства, не требуя от менеджеров вручную проверять каждую строку отчета.
Полный обзор смотрите в нашем разделе Обзор Expensify.
Цены Expensify
Вот сколько будет стоить Expensify в 2026 году:
| План | Цена | Лучше всего подходит для |
|---|---|---|
| Бесплатно | $0 | Частные лица и фрилансеры, отслеживающие личные расходы |
| Собирать | 5 долларов США/член в месяц | Малый бизнес требуется базовое согласование и синхронизация бухгалтерских данных. |
| Контроль | Стоимость подписки начинается от 9 долларов США за участника в месяц. | Для больших команд с многоуровневыми процессами утверждения и потребностями в ERP-системах. |
Бесплатная пробная версия: Да — для платных тарифных планов доступна 30-дневная бесплатная пробная версия.
Гарантия возврата денег: Нет — согласно условиям Expensify, все сборы не подлежат возврату.
💰 Лучшее соотношение цены и качества: Подписка стоит 5 долларов в месяц с участника — она включает отслеживание расходов, карту Expensify, бронирование поездок и интеграцию с бухгалтерскими системами, без необходимости ежегодной подписки.
Expensify против альтернатив
Как Expensify выглядит на фоне конкурентов? Вот как выглядит конкурентная среда:
| Инструмент | Лучше всего подходит для | Цена | Рейтинг |
|---|---|---|---|
| Expensify | Комплексное управление расходами | 5 долларов в месяц | ⭐ 4.1 |
| Головоломка IO | Бухгалтерский учет на основе искусственного интеллекта | Бесплатно – 650 долларов в месяц | ⭐ 4.5 |
| Декст | Захват чеков и извлечение данных | 24 доллара в месяц | ⭐ 4.3 |
| Ксеро | Малый бизнес бухгалтерский учет | 15 долларов в месяц | ⭐ 4.4 |
| Снайдер | Электронная коммерция бухгалтерский учет | 16 долларов в месяц | ⭐ 4.6 |
| Простой конец месяца | Закрытие месяца автоматизация | Обычай | ⭐ 4.3 |
| Доцит | Бухгалтерский учет с использованием ИИ для гостиничного бизнеса | Обычай | ⭐ 4.5 |
| Мудрец | Бухгалтерский учет корпоративного уровня | 16 долларов в месяц | ⭐ 4.2 |
Краткий выбор:
- Лучший вариант в целом: Expensify — Полное управление расходами с помощью SmartScan, карт и командировок на одной платформе.
- Оптимальный бюджет: Волна — Бесплатный бухгалтерский учет и выставление счетов для фрилансеров и малых предприятий.
- Лучший вариант для начинающих: FreshBooks — Простой интерфейс, который легче освоить людям, не имеющим бухгалтерского образования.
- Лучший вариант для предприятий: NetSuite — разработан для крупных организаций со сложными финансовыми операциями в различных подразделениях.
🎯 Альтернативы Expensify
Ищете альтернативы Expensify? Вот лучшие варианты:
- 🧠 Головоломка IO: Бухгалтерская система на основе искусственного интеллекта, автоматизирующая ведение бухгалтерского учета для стартапов и растущих компаний с использованием финансовых данных в режиме реального времени.
- 📊 Декс: Мощный инструмент для захвата квитанций, извлекающий финансовые данные из документов и передающий их непосредственно в вашу бухгалтерскую программу.
- 🌟 Xero: Облачная бухгалтерская платформа, популярная среди малых предприятий для выставления счетов, сверки банковских счетов и расчета заработной платы.
- ⚡ Снайдер: Автоматически синхронизирует транзакции электронной коммерции и платежных платформ с вашей бухгалтерией, сокращая ручной ввод данных.
- 🔧 Простой подход к завершению месяца: Целенаправленный инструмент, ускоряющий процесс закрытия месяца для бухгалтерских отделов благодаря рабочим процессам на основе контрольных списков.
- 🚀 Докит: Бухгалтерская система на основе искусственного интеллекта, разработанная для предприятий с несколькими филиалами, таких как отели и другие. рестораны.
- 🏢 Мудрец: Комплексный бухгалтерский пакет для предприятий среднего и крупного бизнеса с широкими функциональными возможностями, предназначенный для работы в различных отраслях.
- 💰 Zoho Books: Удобная в использовании бухгалтерская программа со встроенными функциями отслеживания расходов, выставления счетов и учета затрат по проектам для небольших команд.
- 🎯 Волна: Полностью бесплатный инструмент для ведения бухгалтерского учета и выставления счетов, созданный для фрилансеров и начинающих микропредприятий.
- 🔒 Хабдок: Инструмент для сбора документов, который автоматически получает счета и квитанции от поставщиков и синхронизируется с Xero или QuickBooks.
- ⭐ QuickBooks: Наиболее широко используемое программное обеспечение для бухгалтерского учета малого бизнеса с мощными функциями отслеживания расходов и налогообложения.
- 💼 АвтоВвод: Автоматизирует ввод данных из квитанций и счетов-фактур в вашу бухгалтерскую систему, экономя часы ручной работы.
- 👶 FreshBooks: Удобная для начинающих система выставления счетов и бухгалтерского учета, разработанная для предприятий, предоставляющих услуги, и фрилансеров.
- 🔥 NetSuite: Полноценная ERP-система для предприятий, нуждающихся в расширенном финансовом управлении, отчетности и поддержке нескольких подразделений.
Полный список смотрите в нашем Альтернативы Expensify гид.
⚔️ Сравнение Expensify
Вот как Expensify выглядит на фоне каждого из конкурентов:
- Expensify против Puzzle ИО: Puzzle IO специализируется на полной автоматизации бухгалтерского учета, а Expensify — на управлении расходами с помощью сканирования чеков и учета командировок. Выберите Puzzle IO, если вам нужна полноценная система бухгалтерского учета.
- Expensify против Dext: Dext отлично справляется с извлечением данных из документов, но ему не хватает встроенной функции бронирования поездок и карты Expensify. Expensify выигрывает в категории комплексного управления расходами.
- Expensify против Xero: Xero — это полноценная бухгалтерская платформа, а Expensify специально разработана для составления отчетов о расходах. Многие компании используют обе платформы вместе, синхронизируя данные Expensify с Xero.
- Expensify против Synder: Synder идеально подходит для продавцов электронной коммерции, которым необходима синхронизация транзакций. Expensify лучше подходит для команд, которым требуется сканирование чеков, отслеживание пробега и возмещение расходов.
- Expensify против Easy Month End: Easy Month End — это специализированный инструмент для более быстрого закрытия бухгалтерских книг. Expensify же обрабатывает весь жизненный цикл расходов, от создания квитанций до возмещения.
- Expensify против Docyt: Docyt ориентируется на предприятия гостиничного бизнеса с несколькими филиалами, предлагая услуги бухгалтерского учета на основе искусственного интеллекта. Expensify же обслуживает более широкий спектр отраслей, предлагая функциональность, ориентированную на учет расходов.
- Expensify против Sage: Sage предлагает расширенные функции корпоративного учета. Expensify проще в настройке и лучше подходит для компаний, специализирующихся именно на управлении расходами.
- Expensify против Zoho Books: Zoho Books предоставляет вам бухгалтерский учет и выставление счетов по более низкой цене. Expensify выигрывает за счет сканирования чеков, технологии SmartScan и функций корпоративных карт.
- Expensify против Wave: Wave — бесплатное приложение, но с ограниченными возможностями управления расходами. Expensify добавляет функцию SmartScan, рабочие процессы утверждения и карту Expensify Card для растущих предприятий.
- Expensify против Hubdoc: Hubdoc автоматически получает счета, но не занимается возмещением расходов или командировочными выплатами. Expensify охватывает весь процесс учета расходов, от получения счета до возмещения.
- Expensify против QuickBooks: QuickBooks — это полноценная бухгалтерская система с базовым отслеживанием расходов. Expensify предлагает расширенные возможности сканирования чеков, функцию SmartScan и отслеживание пробега для команд, которые уделяют особое внимание расходам.
- Expensify против AutoEntry: AutoEntry автоматизирует ввод данных из бумажных документов. Expensify идет еще дальше, предлагая услуги бронирования поездок, карту Expensify Card и возмещение расходов по всему миру.
- Expensify против FreshBooks: FreshBooks создан для фрилансер Выставление счетов и базовый бухгалтерский учет. Expensify лучше подходит для команд, которым необходимы структурированные процессы утверждения и соблюдение политик.
- Expensify против NetSuite: NetSuite — это полноценная ERP-система для крупных предприятий. Expensify быстрее развертывается и более доступна по цене для компаний, которым в основном необходимо управление расходами.
Начните использовать Expensify прямо сейчас!
Вы научились использовать все основные функции Expensify:
- ✅ Процесс управления расходами
- ✅ Отчеты о расходах
- ✅ Предложения по поездкам
- ✅ Карта Expensify
- ✅ Удобные чаты
- ✅ Сканирование чеков
- ✅ Оплата счетов и выставление счетов-фактур
- ✅ Возмещение расходов по всему миру
- ✅ Интеграция с другим программным обеспечением
Следующий шаг: Выберите одну функцию и попробуйте прямо сейчас.
Большинство людей начинают со сканирования чеков.
Это займет меньше 5 минут.
Часто задаваемые вопросы
Как мне отправить отчет о расходах через Expensify?
Для отправки отчета о расходах создайте новый отчет на вкладке «Отчеты». Добавьте расходы, выбрав их из списка расходов или отсканировав новые чеки. Как только все будет выглядеть правильно, нажмите «Отправить», и отчет будет отправлен вашему руководителю на утверждение. Весь процесс занимает всего несколько минут на любом устройстве.
Легко ли освоить Expensify?
Да, Expensify разработан для пользователей любого уровня. Интерфейс понятен, и большинство сотрудников начинают работу за считанные минуты. Функция SmartScan автоматически обрабатывает данные чеков, а функция Concierge поможет вам на любом этапе, который вам непонятен. Для начала работы не требуется никаких знаний в области бухгалтерского учета.
Как проще всего отслеживать чеки?
Самый простой способ — использовать технологию SmartScan от Expensify. Просто сфотографируйте каждый чек с помощью мобильного приложения, и оно автоматически извлечет информацию о поставщике, сумме и дате. Вы также можете пересылать чеки, полученные по электронной почте, на специальный адрес для автоматической обработки. Это полностью исключает ручной ввод данных.
Как начать работу с Expensify?
Для начала посетите веб-сайт Expensify и нажмите «Зарегистрироваться». Введите свой адрес электронной почты или номер телефона и создайте пароль. После подтверждения учетной записи вы сможете настроить рабочее пространство, определить категории расходов и сразу же начать сканирование чеков. Вся настройка займет около трех минут.
Expensify больше не является бесплатным?
Expensify по-прежнему предлагает бесплатный тариф для частных лиц через новое приложение Expensify, который включает в себя базовое сканирование чеков, платежи от других пользователей и чат. Платные планы, начинающиеся от 5 долларов США за пользователя в месяц, открывают доступ к таким функциям, как рабочие процессы утверждения, интеграция с бухгалтерскими системами и карта Expensify Card. Для предприятий доступна 30-дневная бесплатная пробная версия для тестирования платных функций.
В чём преимущества использования Expensify?
Expensify автоматизирует весь процесс составления отчетов о расходах, от сканирования чеков до возмещения. Платформа предоставляет расширенные аналитические инструменты, позволяющие получить представление о структуре расходов и уровне соблюдения требований. Она интегрируется с бухгалтерским программным обеспечением, таким как QuickBooks и Xero, для синхронизации в режиме реального времени. Кроме того, карта Expensify обеспечивает возврат до 2% от всех расходов в долларах США. Мобильное приложение предоставляет полный доступ ко всем функциям с любого устройства, позволяя управлять расходами, не выходя из дома. путешествие или вне офиса.
Подходит ли Expensify для малого бизнеса?
Да, Expensify — отличный выбор для малого бизнеса. План Collect за 5 долларов в месяц за сотрудника предлагает отслеживание расходов, сканирование чеков и интеграцию с бухгалтерскими программами по цене, подходящей для растущих команд. Он масштабируется от одного пользователя до сотен без смены платформы. Многие малые предприятия используют Expensify, чтобы заменить ручные электронные таблицы и получить информацию о расходах в режиме реального времени.
В чём разница между QuickBooks и Expensify?
QuickBooks — это полноценная бухгалтерская система, которая занимается выставлением счетов, расчетом заработной платы и налогами. Expensify — это платформа для управления расходами, ориентированная на сканирование чеков, составление отчетов о расходах и возмещение затрат. Многие компании используют обе системы — Expensify фиксирует и классифицирует расходы, а затем синхронизирует эти финансовые данные непосредственно с QuickBooks для ведения бухгалтерского учета.
В чём преимущества и недостатки Expensify?
К основным преимуществам относятся технология SmartScan для сканирования чеков, карта Expensify с возвратом части потраченных средств, встроенная функция бронирования поездок и эффективная интеграция с бухгалтерскими системами. Также поддерживается глобальное возмещение расходов для международных команд. К недостаткам можно отнести запутанную структуру ценообразования с учетом скидок по картам, а также ограниченную функциональность бесплатного плана по сравнению с платными версиями. В целом, Expensify предлагает выгодное решение для компаний, нуждающихся в полноценной платформе управления расходами.
Как пользоваться Expensify?
Начните с создания учетной записи на веб-сайте или в мобильном приложении Expensify. Настройте рабочее пространство и укажите категории расходов в соответствии с политикой вашей компании. Затем сканируйте чеки с помощью SmartScan, добавляйте расходы вручную или с помощью импорта данных кредитных карт и создавайте отчеты о расходах для отправки на утверждение. Каждый шаг в Expensify разработан таким образом, чтобы новые пользователи могли начать работу без какого-либо обучения.
Легко ли пользоваться Expensify?
Да, Expensify — один из самых простых инструментов для управления расходами на рынке. Интерфейс понятный, а мобильное приложение полностью повторяет функциональность настольной версии, поэтому вы можете работать с любого устройства. SmartScan берет на себя большую часть работы, автоматически извлекая данные из чеков. Большинство сотрудников начинают работу в течение нескольких минут после запуска, без необходимости обучения.
English 
Spanish 
Chinese 
German 
French 
Arabic 
Russian 
Portuguese 
Japanese 
Korean 
Italian 
Turkish 
Dutch 
Polish 
Indonesian 
Thai 
Vietnamese 