Cómo usar la entrada automática: una guía para principiantes en 2025

¿Pasa demasiado tiempo ingresando números e información de documentos como facturas y recibos?

Puede parecer que dura una eternidad, ¿verdad?

Y a veces, incluso puede que cometas un pequeño error al escribir.

Esta guía le mostrará los pasos simples sobre cómo utilizar AutoEntry para que pueda ahorrar tiempo y hacer las cosas más fácilmente. 

¡Aprendamos cómo!

Entrada automática

¿Cansado de escribir? Las empresas que utilizan AutoEntry informan que ahorran horas semanales en la entrada de datos y han reducido significativamente los errores.

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¿Qué es AutoEntry y por qué utilizarlo?

Imagina que tienes muchos papeles, como facturas y recibos, de tu negocio.

Normalmente tendrías que escribir toda esa información en tu computadora.

Esto puede llevar mucho tiempo y, a veces, es posible que escribas algo incorrecto.

¡Aquí es donde entra en juego AutoEntry!

Piense en AutoEntry como una aplicación o software de ayuda súper inteligente en su computadora o teléfono. 

¿Por qué es esto tan útil?

• Te ahorra tiempo: En lugar de pasar horas escribiendo, AutoEntry lo hace mucho más rápido. Tendrá más tiempo para otras tareas importantes de su negocio.
• Menos errores: Al escribir, se pueden cometer errores. La entrada automática es muy eficaz para leer correctamente, por lo que hay menos errores en los registros.
• Trabajo más fácil: Facilita enormemente la gestión de facturas y otros documentos. Olvídate de tener que escribir tanto.

Si alguna vez te quedas atascado, AutoEntry generalmente tiene un centro de ayuda en línea donde puedes encontrar respuestas a tus preguntas.

Entonces, usar AutoEntry es como tener un ayudante que hace que lidiar con el papeleo sea mucho más fácil.

Introducción a la entrada automática

Hablemos sobre cómo preparar AutoEntry para su uso.

Necesitará una cuenta para comenzar.

Cómo introducir sus documentos en entrada automática

Entonces, ya tienes lista tu cuenta de AutoEntry.

Ahora bien, ¿cómo se introducen los documentos allí?

Es bastante simple.

Cómo usar el teléfono para cargar

Si tiene la aplicación móvil AutoEntry en su teléfono, esto es fácil.

Simplemente abra la aplicación.

Debería haber un botón que te permita tomar una fotografía.

Tome una fotografía clara de su factura o recibo.

Luego, la aplicación lo cargará en su cuenta de AutoEntry.

Envío de documentos por correo electrónico

A veces, recibes facturas o recibos en tu correo electrónico.

AutoEntry le proporciona una dirección de correo electrónico especial.

Puede simplemente reenviar esos correos electrónicos con el documento adjunto a esa dirección especial.

Luego, AutoEntry tomará el documento y comenzará a leerlo.

Cómo subir archivos desde su computadora

Si tienes archivos como PDF de tus facturas en tu computadora, también puedes cargarlos de esa manera.

Cuando inicie sesión en el sitio web de AutoEntry en su computadora, verá un botón denominado "Cargar archivos".

Haga clic ahí, busque el documento en su computadora y haga clic en "Abrir".

AutoEntry se encargará del resto.

Un documento a la vez es lo mejor

Generalmente es una buena idea cargar una factura o recibo a la vez.

Esto ayuda a que AutoEntry los lea correctamente. 

Si intenta cargar varios documentos a la vez, podría producirse una confusión.

Cómo introducir sus documentos en entrada automática

Bien, ya tienes tu cuenta de AutoEntry configurada.

Ahora, hablemos de cómo introducir tus documentos allí.

¡No es tan complicado!

Cómo usar el teléfono para cargar

Si tienes la aplicación AutoEntry en tu teléfono, esto puede ser muy fácil.

Simplemente abre la aplicación. Busca el botón que te permite tomar una foto.

Tome una fotografía bonita y clara de su factura o recibo.

Luego, la aplicación lo cargará en su cuenta de AutoEntry.

Envío de artículos por correo electrónico

A veces, las empresas te envían facturas o recibos por correo electrónico.

AutoEntry le proporciona una dirección de correo electrónico especial.

Puedes simplemente enviar esos correos electrónicos con la factura adjunta a esa dirección especial.

AutoEntry tomará el papel y comenzará a leerlo.

Cómo subir archivos desde su computadora

Si tienes archivos en tu computadora, como un PDF de un extracto bancario o una factura, también puedes cargarlos de esa manera.

Cuando visite el sitio web de AutoEntry en su computadora, verá un botón denominado "Cargar archivos".

Haga clic en ese botón, busque el archivo en su computadora y haga clic en "Abrir".

AutoEntry se encargará del resto.

¿Qué pasa con los extractos bancarios?

¡Buenas noticias! La entrada automática también funciona con tu extracto bancario.

Generalmente puedes cargar una versión digital 2.0 (como un PDF) de tu extracto bancario, tal como lo haces con otros documentos.

Es posible que algunas versiones anteriores a la 2.0 deban guardarse primero como PDF.

Por lo general, no es necesario escanear un extracto bancario impreso si puede obtener uno digital de su banco.

Generalmente es mejor leer un documento a la vez

Generalmente es una buena idea cargar un documento a la vez.

Esto ayuda a que AutoEntry lea todo correctamente. 

Si intenta cargar varios documentos a la vez, es posible que se mezclen un poco.

Observando lo que AutoEntry encuentra

Después de cargar sus documentos, AutoEntry comienza a funcionar.

Intenta leer toda la información importante.

Normalmente verás estos documentos en un lugar especial de tu cuenta.

Es una buena idea echar un vistazo y asegurarse de que AutoEntry hizo todo correctamente.

Comprobando la información

Cuando abra un documento que AutoEntry ha revisado, verá diferentes cuadros con información.

En una factura, se puede mostrar a quién le compró algo, la fecha, lo que compró y el costo.

Un recibo de gastos mostrará dónde gastó dinero y cuánto.

Realizar cambios si es necesario

A veces, es posible que AutoEntry no logre que todo sea perfecto.

Quizás lee mal un número o no sabe en qué cuenta poner algo.

¡No te preocupes! Normalmente puedes hacer clic en esos cuadros y cambiar la información.

Por ejemplo, si se equivocó de fecha, puede seleccionar la fecha correcta.

¿Qué pasa con las diferentes formas de pago?

Si pagaste con crédito, AutoEntry generalmente debería recogerlo.

Intentará averiguar si fue efectivo, una tarjeta de crédito u otra cosa. 

Es posible que necesites volver a comprobar esto en ocasiones.

Establecer reglas para ayudar

AutoEntry tiene una característica interesante que te permite configurar reglas.

Por ejemplo, si siempre recibe facturas de la misma empresa, puede indicarle a AutoEntry que siempre las coloque en una cuenta determinada.

Esto puede ahorrarle tiempo al no tener que seleccionar la cuenta correcta cada vez.

Generalmente puedes encontrar estas opciones en la parte de configuración de tu cuenta.

Trabajando con su contador

La entrada automática a menudo hace que sea más fácil compartir información con su contador.

Como pone todo en formato digital, generalmente pueden acceder a ello más fácilmente.

Es posible que incluso pueda darle a su contador acceso especial a su cuenta de AutoEntry para que pueda ver todo directamente.

Si tiene preguntas sobre cómo se clasifican las cosas, siempre es una buena idea enviar un correo electrónico a su contador o hablar con él.

Pueden ayudarle a asegurarse de que todo esté configurado correctamente.

Envío de su información a sus otros programas

Bien, has cargado tus documentos y has verificado que toda la información se vea correcta en AutoEntry. 

¡Aquí es donde entra en juego el botón "Publicar"!

¿Qué significa "Publicar"?

Piense en "publicar" como si estuviera enviando un mensaje.

Cuando hace clic en el botón "Publicar" en AutoEntry, le está indicando que envíe toda la información que tiene sobre esa factura, recibo o extracto bancario a su otro programa.

Cómo encontrar el botón «Publicar»

Generalmente, después de revisar un documento en AutoEntry y estás conforme con él, verás un botón denominado "Publicar" o "Enviar a".

Debes seleccionar el documento que deseas enviar y luego hacer clic en ese botón.

Comprobando su otro programa

Después de hacer clic en "publicar", debes ir y verificar tu otro programa (como Sabio o QuickBooks).

La información de AutoEntry ahora debería estar allí.

Para las facturas, probablemente las encontrará en la sección de facturas que necesita pagar o facturas que ha enviado.

Para los recibos de gastos, probablemente estarán en su área de gastos.

Para obtener información sobre el extracto bancario, generalmente aparecerá en sus transacciones bancarias.

¿Qué pasa si no aparece?

A veces, puede tomar un minuto o dos para que la información aparezca en el otro programa.

Si no aparece de inmediato, intenta actualizar la página.

Si aún no está allí, es posible que tengas que verificar la configuración de integración de AutoEntry para asegurarte de que esté conectado correctamente a tu otro programa.

Generalmente, puede encontrar ayuda con esto en el centro de ayuda de entrada automática.

Publicar muchos a la vez

¡Buenas noticias! Normalmente no es necesario publicar cada documento individualmente. 

A menudo puedes seleccionar un montón de documentos que hayas revisado y luego hacer clic en el botón "Publicar todo".

¡Esto puede ahorrarle aún más tiempo!

Conclusión

Así es como se utiliza AutoEntry.

Tiene unos cuantos escalones. 

Pero se vuelve más fácil. Realmente puede ayudar con los documentos comerciales.

¡Menos escritura para ti! Más tiempo para otras cosas.

AutoEntry lee sus facturas y recibos.

Incluso lee tu extracto bancario.

Los subes y compruebas si se ven bien.

Luego haces clic en "Publicar". Esto envía la información a otros programas.

Tu contador también puede verlo.

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