Cách sử dụng AutoEntry: Ngừng nhập liệu thủ công vào năm 2026?

Hướng dẫn nhanh

Hướng dẫn này bao gồm tất cả các tính năng của AutoEntry:

• Bắt đầu — Tạo tài khoản và kết nối phần mềm kế toán
• Hướng dẫn sử dụng Easy Data Entry — Replace manual data entry with photos, scans, and bulk uploads
• Hướng dẫn sử dụng bảng điều khiển chi tiết — Track every document by status so nothing stalls in the queue
• Cách sử dụng tích hợp phần mềm kế toán — Connect Xero, Sage, or QuickBooks and publish straight to the ledger
• Hướng dẫn sử dụng Quản lý hóa đơn — Route supplier bills through approval workflows before they hit the ledger
• Hướng dẫn sử dụng tính năng xuất bản tự động — Push categorised documents into your ledger without retyping a field
• Cách sử dụng chức năng trích xuất chi tiết dòng sản phẩm — Capture every product row on an invoice, not just the total
• Cách sử dụng phân tích thông minh — Let machine learning sharpen capture accuracy the more you feed it
• Hướng dẫn sử dụng tính năng xử lý sao kê ngân hàng — Turn scanned bank statements into clean, reconcilable transaction lines
• Cách sử dụng báo cáo chi phí — Let staff snap receipts on the mobile app and claim in seconds

Thời gian cần thiết: 5 phút cho mỗi phim

Cũng trong hướng dẫn này: Mẹo chuyên nghiệp | Những lỗi thường gặp | Khắc phục sự cố | Chạy | Các lựa chọn thay thế

Tại sao nên tin tưởng hướng dẫn này?

I have run AutoEntry across client files for eight months and tested every feature here.

Hướng dẫn này dựa trên kinh nghiệm thực tế, không phải ảnh chụp màn hình của nhà cung cấp.

AutoEntry is one of the most widely used data capture tools for kế toán và các kế toán viên.

Most people only ever use it to snap receipts.

This guide shows you how to use AutoEntry properly, feature by feature.

Hướng dẫn từng bước, kèm ảnh chụp màn hình và mẹo chuyên nghiệp giúp tiết kiệm thời gian.

Hướng dẫn sử dụng AutoEntry

This How to Use AutoEntry tutorial walks through every feature, from first login to advanced supplier rules.

You will see exactly how AutoEntry works on real client documents.

Tự động nhập

Stop retyping invoices, receipts, and bank statements. AutoEntry captures the dữ liệu, codes it, and publishes it into Xero, Sage, or QuickBooks. Pay-as-you-go credits start at $12 per month.

THỬ TỰ ĐỘNG NHẬP NGAY →

ĐỌC TOÀN BỘ BÀI ĐÁNH GIÁ →

CÁC LỰA CHỌN THAY THẾ CHO AUTOENTRY →

Hướng dẫn bắt đầu sử dụng AutoEntry

Complete this one-time setup before touching any feature.

Here is what the first weeks actually looked like for me:

Bây giờ chúng ta hãy cùng xem xét từng bước một.

Bước 1: Tạo tài khoản của bạn

Sage owns AutoEntry, so signup runs through a standard Sage form.

Red chữ marks any field that is required.

Expect these prompts:

• Thông tin liên hệ: a valid email address, salutation, job title, and company name.
• Company address: valid phone number, address line one, city, state, and zip or postal code.
• Reachability: for text updates add a valid phone number, enter your mobile phone as well.
• Sizing questions: your required annual revenue band and required number of client files.
• Sage history: a required existing Sage customer toggle plus your required account number.

Every required việc kinh doanh phone entry needs the country dialing code.

Validation labels appear for required job title, required company, and required country.

You will also see required city, required state, and required zip warnings.

Pick your sector before you continue — industry choice changes the onboarding path you get.

Choose Sage business partner if you resell Sage products to clients.

One checkbox asks you to confirm that the email provided is my professional email address.

Use a professional email address here, not a personal hộp thư đến.

A required session token keeps the form alive for thirty minutes.

✓ Điểm kiểm tra: Check your inbox for the confirmation email.

Bước 2: Kết nối phần mềm kế toán của bạn

To set up AutoEntry, users must connect it to phần mềm kế toán, create a company profile, and import the chart of accounts and tax codes.

Install the mobile app now too, so staff can snap receipts immediately.

Here is what the finished setup gives you:

✓ Điểm kiểm tra: Your company profile lists a connected provider and imported tax codes.

Step 3: Set Your Contact Preferences

The last screen asks you to indicate whether you agree to be contacted.

Box one covers being contacted with marketing communications from Sage including by electronic communications.

Tick the next box to receive promotional communications about Sage products.

A third option lets you receive SMS communications and Sage marketing emails.

Opt in to receive SMS messages to learn about releases and webinars.

Sage can then send you Sage marketing content and event invitations.

You can also choose to receive marketing content from Sage on a monthly cadence.

Tick the consent box to continue; mobile phone alerts begin after that.

The consent notice reads please accept to continue before the button unlocks.

As part of B2B marketing, your data will be added to our database.

Sage stores that personal data under GDPR rules, and the contact details you have provided stay encrypted.

Expect a call back from a Sage representative within two working days.

You can unsubscribe from our communications at any time; unsubscribe links sit in every footer.

Sage also hands over a free guide to automated kế toán once you submit.

Hướng dẫn sử dụng Easy Data Entry

Nhập dữ liệu dễ dàng lets you retire manual data entry for good.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Open the Documents Tab

Log in and click Documents in the left sidebar.

You can photograph, scan, or upload documents to AutoEntry from here.

Step 2: Upload Your First Batch

Drag a stack of invoices into the drop zone.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Each file shows a Processing badge that flips to Ready.

Step 3: Review the Captured Fields

Check the supplier name, date, net, and tax totals.

Hướng dẫn sử dụng bảng điều khiển chi tiết AutoEntry

Bảng điều khiển chi tiết shows exactly where every document sits in your workflow.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bước 1: Mở Bảng điều khiển

Click the company name to load its dashboard view.

Step 2: Filter by Status

Use the Inbox, Ready, and Published tabs to sort your data.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The counter above each tab matches your document totals.

Step 3: Set a Date Range

Narrow the view to the month you are currently reconciling.

Hướng dẫn sử dụng tích hợp phần mềm kế toán AutoEntry

Kế toán Software Integration gives you a seamless integration with the accounting software you already run.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bước 1: Mở Menu Tích hợp

Log into your accounting software first.

Users can log into accounting software and find AutoEntry settings under the Connect or Settings menu.

Step 2: Authorise the Connection

Pick your provider and approve the permission prompt.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The provider logo turns green with a Connected label.

Step 3: Import Your Chart of Accounts

Pull in the chart of accounts and tax codes before publishing anything.

How to Use AutoEntry Bills Manager

Quản lý hóa đơn keeps supplier bills moving through approval workflows without chasing anyone.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Open the Purchases Folder

Select Purchases, then choose the supplier you are working on.

Step 2: Assign Codes and Approvers

Users can assign VAT codes and default accounts for automatic application in AutoEntry.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The bill moves into the Awaiting Approval column.

Step 3: Send the Bill for Approval

Click Request Approval and pick the approver from the dropdown.

How to Use AutoEntry Automated Publisher

Xuất bản tự động sends captured and categorised documents into your accounting software automatically.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Categorise One Document

Set the account, tax code, and description once.

Step 2: Turn On Auto-Publish

Flip the Auto-Publish toggle inside that supplier’s settings.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The document status reads Published with a timestamp.

Step 3: Confirm the Ledger Entry

Open your accounting software and check the transaction landed.

How to Use AutoEntry Line Item Extractor

Trích xuất mục hàng pulls individual line items off an invoice instead of header totals only.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Switch the Capture Mode

Open supplier settings and turn on Line Item Capture.

Step 2: Upload a Detailed Invoice

Two credits are required for an invoice or receipt with line items to be captured in AutoEntry.

✓ Điểm kiểm tra: Every product row appears as its own editable line.

Step 3: Map Rows to Nominal Codes

Assign each row a code so stock and services split correctly.

How to Use AutoEntry Smart Analyzer

Phân tích thông minh uses machine learning to improve the efficiency and accuracy of data capture processes.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Correct One Mis-Read Field

Click the wrong value and type the right one.

Step 2: Save the Supplier Rule

Tick Remember this setting before you close the document.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The corrected field pre-fills correctly on the new document.

Step 3: Upload the Next Invoice

Send in another invoice from the same supplier to test it.

How to Use AutoEntry Bank Statement Processor

Xử lý sao kê ngân hàng captures data from bank statements directly into accounting software, keeping records accurate and current.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Open the Bank Statements Folder

Choose Bank Statements, then select the correct bank account.

Step 2: Upload the Scanned Pages

Trong AutoEntry, cần ba tín dụng để hiển thị một trang sao kê ngân hàng.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The opening and closing balances match your statement exactly.

Step 3: Check the Running Balance

Compare the closing balance against the paper statement.

Hướng dẫn sử dụng báo cáo chi phí AutoEntry

Báo cáo chi phí lets your team submit expenses via the AutoEntry app and manage them through approval workflows.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bước 1: Mời nhóm của bạn

Add each user under Settings, then Users, then Invite.

Step 2: Snap a Receipt

The mobile app allows users to snap receipts and invoices on-the-go.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The expense shows a green Approved tag in the dashboard.

Bước 3: Phê duyệt và xuất bản

Review the claim, approve it, then publish to the ledger.

Mẹo và thủ thuật sử dụng AutoEntry Pro

After eight months of daily use, these are the habits that save time.

Here is my own AutoEntry setup in practice:

Phím tắt

Những tính năng ẩn mà hầu hết mọi người bỏ lỡ

• Supplier memory: code a supplier once and AutoEntry reuses those settings forever.
• Email-in address: forward supplier invoices straight into the folder, skipping uploads entirely.
• Cloud archive: all AutoEntry documents are securely stored in the cloud for future reference and auditing.

Những lỗi thường gặp khi sử dụng AutoEntry cần tránh

Mistake #1: Burning credits on line items

Mistake #2: Publishing before the chart of accounts imports

Mistake #3: Ignoring the correction prompts

Khắc phục sự cố AutoEntry

Problem: Documents stuck on Processing

Gây ra: Blurred photos or multi-page PDFs sent as one file.

Sửa chữa: Re-scan at 300 DPI and split long PDFs into separate uploads.

Problem: Signup form will not submit

Gây ra: A hidden field is required and sits below the visible area.

Sửa chữa: Scroll up, clear every red label, then retry the submit button.

Problem: Published entries missing from the ledger

Gây ra: The connection token expired after a password change.

Sửa chữa: Reconnect under the Connect menu and republish the affected documents.

📌 Ghi chú: If none of these fix your issue, contact AutoEntry support.

AutoEntry là gì?

Tự động nhập is an accounting software add-on that removes manual data entry from kế toán.

Think of it as a scanner that also knows your chart of accounts.

Hãy xem đoạn video tổng quan ngắn này:

Nó bao gồm các tính năng chính sau:

• Nhập liệu dễ dàng: Swap manual data entry for photos, scans, and drag-and-drop uploads.
• Bảng điều khiển chi tiết: See every document by status so nothing stalls unnoticed in your queue.
• Tích hợp phần mềm kế toán: Connect Xero, Sage, or QuickBooks once and publish straight into the ledger.
• Quản lý hóa đơn: Route supplier bills through approval workflows before anything hits the ledger.
• Xuất bản tự động: Push categorised documents into your ledger without retyping a single field.
• Trích xuất chi tiết dòng: Capture every product row on an invoice, not just the header total.
• Phân tích thông minh: Let machine learning sharpen capture accuracy the more you feed it.
• Xử lý sao kê ngân hàng: Turn scanned bank statements and credit card statements into clean transaction lines.
• Báo cáo chi phí: Let staff snap receipts on the mobile app and claim in seconds.

AutoEntry captures data from invoices, receipts, and bank statements, then stores everything securely under GDPR rules.

It helps accountants, bookkeepers, and finance teams save time by cutting manual data entry tasks.

That frees up hours for high-value advisory work instead of typing.

Để xem đánh giá đầy đủ, hãy xem bài viết của chúng tôi. Đánh giá AutoEntry.

Giá đăng ký tự động

AutoEntry offers flexible pricing with a pay-as-you-go model built on credits.

One credit in AutoEntry is used for a single invoice, bill, or receipt.

Dùng thử miễn phí: Yes — Sage runs a free trial with starter credits.

Đảm bảo hoàn tiền: No formal guarantee; unused credits simply roll forward.

💰 Giá trị tốt nhất: Gold at $44/month — enough credits for steady client work without waste.

So sánh AutoEntry và các giải pháp thay thế

How does AutoEntry compare? Here is the competitive landscape:

Lựa chọn nhanh:

• Tốt nhất tổng thể: Dext — deepest supplier rules if budget is not the deciding factor.
• Ngân sách tốt nhất: AutoEntry — pay-as-you-go credits from $12/month with no seat charges.
• Phù hợp nhất cho người mới bắt đầu: Hubdoc — free with Xero and almost nothing to configure.
• Best for staff expenses: Expensify — corporate cards and reimbursement handled properly.

🎯 Các lựa chọn thay thế cho AutoEntry

Bạn đang tìm kiếm các lựa chọn thay thế cho AutoEntry? Dưới đây là những lựa chọn hàng đầu:

• 🚀 Câu đố IO: Real-time accounting built for startups that want automated data flowing without a bookkeeper.
• 💰 Dext: The closest rival for receipt capture, with deeper supplier rules and a slicker mobile app.
• 🎨 Xero: Full accounting software rather than a capture tool, with its own built-in document inbox.
• ⚡ Synder: Best when ecommerce and payment platform syncing matters more than paper document capture.
• 🔒 Cuối tháng dễ dàng: Focused purely on close checklists, so it complements capture tools rather than replacing them.
• 🧠 Docyt: Adds bookkeeping automation and reporting on top of data entry, aimed at multi-location firms.
• 👶 Hiền triết: AutoEntry’s own parent — the wider Sage business suite covers payroll, payments, and ledgers.
• 🏢 Zoho Books: Budget-friendly accounting software with usable receipt scanning bundled into every paid tier.
• 🔧 Sóng: Free accounting for very doanh nghiệp nhỏ, though document capture stays basic.
• 🌟 Nhanh lên: Personal and rental-property finance rather than a tool for accountants and bookkeepers.
• ⭐ Hubdoc: Included free with Xero plans, which makes it hard to beat on price for Xero users.
• 🎯 Expensify: Strongest on employee expense reports, corporate cards, and reimbursement, weaker on supplier bills.
• 💼 QuickBooks: Ships its own receipt capture, so many firms start there before adding AutoEntry.
• 📊 FreshBooks: Invoicing-first accounting software for freelancers, with light expense capture attached.
• 🔥 NetSuite: Enterprise ERP for large finance teams that need far more than document capture.

Để xem danh sách đầy đủ, vui lòng xem trang của chúng tôi. Các lựa chọn thay thế cho AutoEntry hướng dẫn.

⚔️ So sánh AutoEntry

Here is how AutoEntry stacks up against each competitor:

• Nhập tự động so với Nhập/Xử lý câu đố: AutoEntry wins on paper capture and Sage support; Puzzle IO wins for startup-stage real-time books.
• AutoEntry so với Dext: Dext has richer supplier rules; AutoEntry wins on pay-as-you-go pricing and Sage integration.
• So sánh AutoEntry và Xero: Not a fair fight — Xero is the ledger, AutoEntry is the capture layer feeding it.
• So sánh AutoEntry và Synder: Synder owns ecommerce payment syncing; AutoEntry owns invoices, receipts, and bank statements.
• So sánh AutoEntry và Easy Month End: Easy Month End manages the close process; AutoEntry supplies the clean data that close depends on.
• So sánh AutoEntry và Docyt: Docyt bundles bookkeeping services; AutoEntry stays cheaper and simpler for pure data entry.
• So sánh AutoEntry và Sage: Sage sells the accounting software; AutoEntry is the Sage-owned capture add-on that feeds it.
• So sánh AutoEntry và Zoho Books: Zoho Books includes basic capture; AutoEntry handles higher volume and messier documents.
• So sánh AutoEntry và Wave: Wave costs nothing but caps out fast; AutoEntry suits firms processing real document volume.
• So sánh AutoEntry và Quicken: Quicken targets households; AutoEntry targets practices billing clients for bookkeeping work.
• So sánh AutoEntry và Hubdoc: Hubdoc is free with Xero; AutoEntry wins on Sage, line items, and bank statement pages.
• So sánh AutoEntry và Expensify: Expensify leads on staff reimbursement; AutoEntry leads on supplier bills and statement capture.
• So sánh AutoEntry và QuickBooks: QuickBooks capture is fine for light use; AutoEntry handles bulk scanning far better.
• So sánh AutoEntry và FreshBooks: FreshBooks fits solo invoicing; AutoEntry fits accountants and bookkeepers running many client files.
• So sánh AutoEntry và NetSuite: NetSuite is an enterprise platform; AutoEntry is an affordable add-on for small and mid-sized firms.

Hãy bắt đầu sử dụng AutoEntry ngay bây giờ!

Bạn đã học cách sử dụng mọi tính năng chính của AutoEntry:

• ✅ Nhập dữ liệu dễ dàng
• ✅ Bảng điều khiển chi tiết
• ✅ Tích hợp phần mềm kế toán
• ✅ Quản lý hóa đơn
• ✅ Xuất bản tự động
• ✅ Trích xuất mục hàng
• ✅ Phân tích thông minh
• ✅ Xử lý sao kê ngân hàng
• ✅ Báo cáo chi phí

Bước tiếp theo: Pick one feature and try it today.

Hầu hết mọi người bắt đầu với phần mềm Nhập liệu đơn giản.

Chỉ mất chưa đến năm phút.

Câu hỏi thường gặp

Chức năng AutoEntry hoạt động như thế nào?

You photograph, scan, or upload documents. AutoEntry reads the data, you categorise it once, then publish it into your accounting software. It remembers those settings next time.

Làm cách nào để sử dụng Sage Nhập tự động?

Connect AutoEntry to Sage under the Connect menu, import your chart of accounts and tax codes, upload documents, review the captured fields, then publish them.

AutoEntry mất bao lâu để xử lý?

Most documents return within minutes. Processing times are fast, and the more you use AutoEntry, the faster it gets as its machine learning adapts.

Cách thiết lập AutoEntry?

Create your account, connect it to accounting software, create a company profile, then import the chart of accounts and tax codes before uploading anything.

Tính năng AutoEntry có miễn phí khi sử dụng với Sage không?

No. AutoEntry is a paid Sage add-on starting at $12 per month for the Bronze credit bundle, though Sage runs free trials for new users.