So nutzen Sie Zoho Books: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung im Jahr 2025

Haben Sie Schwierigkeiten, den Überblick über Ihre Geschäftsfinanzen zu behalten?

Das kann sich wie richtige Kopfschmerzen anfühlen, nicht wahr?

Du bist nicht allein! 

Viele Kleinunternehmen Für Eigentümer ist es schwierig, Rechnungen, Quittungen und andere finanzielle Aufgaben zu bewältigen.

Was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, es zu vereinfachen?

Möchten Sie erfahren, wie dieses Tool Ihr Leben ein wenig erleichtern kann? Schauen wir uns an, wie das geht. use Zoho Bücher!

Zoho Books

Schließen Sie sich den über 80.000 Unternehmen an, die die leistungsstarken Funktionen von Zoho Books nutzen, wie z. B. die automatisierte Rechnungsstellung und Echtzeit-Überwachung. BerichterstattungEntdecken Sie unsere maßgeschneiderten Angebote und erfahren Sie, wie Zoho Books Ihre Arbeit vereinfachen kann. Buchhaltung.

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Einrichten Ihres Zoho Books-Kontos

Okay, dann legen wir mal mit Zoho Books los!

Stellen Sie es sich so vor, als würden Sie eine neue App auf Ihrem Handy installieren.

Diese Anleitung führt Sie durch die ersten Schritte.

Anmeldung

• • Wie erhält man einen eigenen Zoho Books-Bereich? Zuerst geht man auf die Website und registriert sich. Das ist normalerweise ganz einfach – man muss nur seinen Namen und seine E-Mail-Adresse angeben und ein Passwort erstellen.
  • Wussten Sie, dass Zoho Books verschiedene Abonnements anbietet? Es ist wie die Wahl der Größe bei einem Produkt. Es gibt verschiedene Abonnements für … kleine Unternehmen und größere.
  • Welchen Tarif wählen Sie? Überlegen Sie, wie groß Ihr Unternehmen ist und welche Anforderungen Sie haben. Für den Anfang reicht vielleicht ein kleinerer Tarif. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens können Sie jederzeit auf einen größeren Tarif umsteigen.

Erstkonfiguration

• • Welche Informationen benötigt Zoho Books über Ihr Unternehmen? Stellen Sie sich das wie eine Vorstellung Ihres Unternehmens vor. Sie müssen wahrscheinlich Ihren Firmennamen, Ihre Adresse und gegebenenfalls einige weitere grundlegende Informationen angeben.
  • Sie können in Zoho Books auch Ihre eigene Ecke einrichten, ähnlich wie Ihr Profil. Hier finden Sie Ihre Geschäftsdaten.
  • Und wisst ihr was? Ihr könnt sogar das Aussehen eures Zoho Books ein bisschen verändern, damit es sich mehr wie euer eigenes anfühlt.

Navigating the Dashboard

• • Wenn Sie sich anmelden, sehen Sie eine Hauptseite – das ist das Dashboard. Es ist wie der Startbildschirm des Systems. BuchhaltungssoftwareHier können Sie die wichtigsten Dinge auf einen Blick erfassen.
  • Zoho Books bietet verschiedene Bereiche für unterschiedliche Aufgaben, wie z. B. Kundenverwaltung, Rechnungsstellung und Finanzkontrolle. Diese Bereiche werden Module genannt. Sie werden sich schnell zurechtfinden.
  • Möchten Sie sehen, wie es Ihrem Unternehmen geht? Das Dashboard bietet Ihnen oft einen schnellen Überblick über wichtige Finanzinformationen, z. B. wer Ihnen Geld schuldet oder wie viel Sie verdient haben.

Verknüpfung Ihrer Bankkonten

• • Warum sollten Sie Ihr Bankkonto mit Zoho Books verbinden? Das spart Ihnen viel Zeit! Anstatt jede Transaktion einzeln einzugeben, kann Zoho Books sie automatisch importieren.
  • Keine Sorge, die Verbindung Ihres Bank- und Kreditkartenkontos ist in der Regel sicher. Zoho Books verwendet spezielle Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten zu schützen.
  • Ja, in den meisten Fällen kann Zoho Books Ihre Transaktionen automatisch erfassen, sodass Sie sie nicht selbst eingeben müssen.

Einrichten von Benutzern und Rollen

• • Müssen auch andere Personen in Ihrem Unternehmen Zoho Books nutzen? Vielleicht Ihr Partner oder jemand, der bei Finanzangelegenheiten hilft?
  • Sie können sie als Benutzer zu Ihrem Zoho Books hinzufügen.
  • Es ist sinnvoll, in Zoho Books verschiedenen Personen unterschiedliche Aufgaben zuzuweisen. Diese werden als Rollen bezeichnet. Jemand kann beispielsweise Rechnungen erstellen, aber keine wichtigen Einstellungen ändern.
  • Auf diese Weise können Sie kontrollieren, wer was in Ihrem Zuhause sieht und tut. CRM und Geldbereiche.

Sehen Sie? Der Einstieg in Zoho Books ist gar nicht so schwierig.

Gehen Sie es einfach Schritt für Schritt an, und Sie werden den Dreh schon raushaben! Sie können es sogar mit anderen Tools kombinieren, die Sie vielleicht schon verwenden.

Sie können beispielsweise Online-Zahlungsmöglichkeiten einrichten, damit Ihre Kunden Sie einfach bezahlen können.

Ihre Kontakte verwalten

Betrachten Sie Ihre Kontakte in Zoho Books als das Adressbuch Ihres Telefons.

Aber für Ihre Geschäftspartner – Ihre Kunden und die Leute, von denen Sie Waren kaufen (Lieferanten).

Diese Organisation hilft sehr!

1. Kunden hinzufügen:
   • Wie fügt man einen neuen Kunden in Zoho Books ein? Sie können die Kundendaten selbst eingeben.
   • Ich habe bereits eine ganze Reihe von Kunden, die woanders gelistet sind, vielleicht sogar in QuickBooksSie können diese Liste normalerweise in Zoho Books importieren, sodass Sie die Informationen aller Personen nicht erneut manuell eingeben müssen.
   • Welche Informationen sollten Sie für jeden Kunden speichern? Angaben wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift sind äußerst hilfreich.
   • Sie können Ihre Kunden auch gruppieren. Vielleicht haben Sie einige, die viel kaufen, und andere, die nur wenig kaufen. Die Gruppierung kann Ihnen helfen, den Überblick zu behalten.
2. Verwaltung von Kundendaten:
   • Sie müssen die Adresse oder Telefonnummer eines Kunden ändern? Die Bearbeitung seiner Daten ist ganz einfach.
   • Manchmal gibt es in einem Unternehmen mehrere Ansprechpartner. Sie können all diese Ansprechpartner unter demselben Kunden hinzufügen.
   • Möchten Sie alle Rechnungen und Zahlungen eines Kunden einsehen? Zoho Books speichert den Verlauf all Ihrer Transaktionen.
3. Hinzufügen von Anbietern:
   • Das Hinzufügen von Lieferanten – also derjenigen, von denen Sie Waren oder Dienstleistungen beziehen – funktioniert im Prinzip genauso wie das Hinzufügen von Kunden. Sie geben einfach deren Daten ein.
   • Genau wie bei Kundendaten können Sie Ihre Lieferantenliste wahrscheinlich importieren, wenn Sie diese an anderer Stelle haben.
   • Was sollten Sie über Ihre Lieferanten wissen? Ihren Namen, ihre Kontaktdaten und gegebenenfalls ihre Zahlungsdetails.
4. Verwaltung der Lieferantendetails:
   • Wenn ein Anbieter seine Adresse oder seinen Ansprechpartner ändert, können Sie dies ganz einfach in Zoho Books aktualisieren.
   • Haben Sie sich jemals gefragt, wie viel Sie im Laufe der Zeit einem bestimmten Anbieter bezahlt haben? Zoho Books behält den Überblick über alle Ihre Einkäufe bei diesem Anbieter.
5. Kontaktgruppen:
   • Warum sollte man Kunden oder Lieferanten gruppieren? Das kann nützlich sein, um E-Mails an mehrere Personen gleichzeitig zu senden oder bestimmten Kundengruppen Sonderangebote zu unterbreiten.
   • Sie können Ihre Kunden in verschiedene Gruppen einteilen, zum Beispiel in „Stammkunden“ oder „Kunden in einem bestimmten Gebiet“. Dasselbe können Sie auch für Ihre Lieferanten tun.
   • Ja, sobald Sie Gruppen erstellt haben, können Sie E-Mails an alle Gruppenmitglieder senden oder sogar spezielle Regeln festlegen, die nur für diese gelten. Beispielsweise könnten Sie einer bestimmten Kundengruppe einen Rabatt gewähren. Sie können auch deren ausstehenden Betrag einsehen. Und Sie können sogar eine digitale Quittung Ihrer Kommunikation mit ihnen speichern.

Verkaufstechniken meistern: Rechnungen und Kostenvoranschläge

Nun lasst uns über die Bezahlung sprechen!

Dieser Teil von Zoho Books hilft Ihnen dabei, Rechnungen zu versenden und Preisangebote (Kostenvoranschläge) an Ihre Kunden zu erstellen.

Kostenvoranschläge erstellen

• • Wann sollte man einen Kostenvoranschlag verschicken? Normalerweise, bevor man die Arbeit erledigt oder etwas verkauft, damit der Kunde weiß, wie viel es kosten wird.
  • Wie erstellt man einen neuen Kostenvoranschlag in Zoho Books? Normalerweise gibt es eine Schaltfläche mit der Aufschrift „Neuer Kostenvoranschlag“ oder etwas Ähnliches. Klicken Sie darauf!
  • Was sollte in einem Kostenvoranschlag enthalten sein? Listen Sie die Dinge auf, die Sie erledigen oder verkaufen möchten, wie viele und wie viel jede einzelne kostet.
  • Und wissen Sie was? Sie können Ihre Kostenvoranschläge professioneller gestalten, indem Sie das Logo Ihres Unternehmens hinzufügen.
  • Sobald die Datei gut aussieht, können Sie sie direkt aus Zoho Books per E-Mail an Ihren Kunden senden.

Umwandlung von Kostenvoranschlägen in Rechnungen

• • Was passiert, nachdem ein Kunde Ihrem Kostenvoranschlag zugestimmt hat? Sie müssen ihm die Rechnung stellen!
  • Gute Neuigkeiten! Mit Zoho Books können Sie einen Kostenvoranschlag mit wenigen Klicks ganz einfach in eine Rechnung umwandeln. So sparen Sie sich das erneute Eintippen.
  • Sie können bei Bedarf vor dem Absenden der Rechnung noch kleine Änderungen daran vornehmen.

Rechnungen erstellen

• • Wie erstellt man eine Rechnung von Grund auf? Genau wie bei Kostenvoranschlägen gibt es normalerweise eine Schaltfläche „Neue Rechnung“.
  • Was sind die wichtigsten Angaben, die auf einer Rechnung stehen sollten? Ihr Firmenname, der Name Ihres Kunden, die gekauften Artikel, der Preis und das Zahlungsdatum.
  • Sie fügen jeden gekauften Artikel oder jede erbrachte Dienstleistung als separate Zeile auf der Rechnung zusammen mit dem jeweiligen Preis hinzu.
  • Sie können auch Rabatte hinzufügen, falls Sie welche anbieten, und die Steuern werden automatisch berechnet.

Anpassen von Rechnungen

1. • Wollen Sie, dass Ihre Rechnungen so aussehen, als kämen sie von Ihrem coolen Unternehmen?
   • Sie können Ihr Firmenbild (Logo) hinzufügen, um dem Ganzen einen offiziellen Look zu verleihen.
   • Sie können sogar das Aussehen der Rechnung individuell anpassen, einschließlich der Farben, Schriftarten und der angezeigten Informationen.

Während Sie sich mit Verkäufen befassen, kann es vorkommen, dass Sie zuerst einen Verkaufsauftrag erstellen.

Das ist so etwas wie ein Kaufversprechen des Kunden. 

Für das Zeug Du Beim Kauf würden Sie Bestellungen verwenden. 

Alle diese Informationen fließen schließlich in Ihren Kontenplan ein, der wie eine Landkarte Ihres gesamten Geldes ist.

Um Zeit zu sparen, können Sie einige dieser Schritte sogar automatisieren!

Abwicklung von Einkäufen: Rechnungen und Ausgaben

In diesem Abschnitt dreht sich alles ums Geld. Du Ausgaben für den Betrieb Ihres Unternehmens.

Es hilft Ihnen, den Überblick über Rechnungen Ihrer Lieferanten und andere Kosten zu behalten.

Erstellung von Rechnungen

• • Wie behält man den Überblick über die Rechnungen, die man von den Lieferanten erhält? Man erstellt eine Rechnung in Zoho Books.
  • Welche Informationen stehen auf einer Rechnung? Dinge wie der Verkäufer, die gekauften Artikel, der Preis und das Fälligkeitsdatum.
  • Wenn Sie die Originalrechnung haben, können Sie in Zoho Books in der Regel ein Foto oder einen Scan davon anhängen. So behalten Sie den Überblick.

Rechnungsverwaltung

• • Wie behalten Sie den Überblick über Ihre Zahlungstermine? Zoho Books hilft Ihnen dabei, die Fälligkeitstermine im Auge zu behalten.
  • Sobald Sie eine Rechnung bezahlt haben, markieren Sie sie im System als „bezahlt“.
  • Sie vermerken auch, wie Sie die Rechnung bezahlt haben – per Scheck, Kreditkarte oder vielleicht sogar über Zahlungsportale, falls Ihr Händler diese nutzt?

Aufzeichnungskosten

• • Was ist mit anderen Ausgaben, die keine Rechnungen von Lieferanten sind? Zum Beispiel Büromaterial kaufen oder Benzin bezahlen? Das nennt man Ausgaben.
  • Sie können diese Ausgaben manuell in Zoho Books eingeben.
  • Es ist eine gute Idee, Ihre Ausgaben zu kategorisieren, zum Beispiel „Büromaterial“ oder „…“.reisenSo wissen Sie, wohin Ihr Geld fließt. Das gehört zu einer guten Finanzplanung.

Spesenabrechnungen

1. • Geben Ihre Mitarbeiter Geld für Dinge aus, die dem Unternehmen dienen.
   • Sie können Ausgabenabrechnungen ausfüllen, um ihre Ausgaben nachzuweisen.
   • Sie können in Zoho Books eine Möglichkeit einrichten, diese Berichte zu genehmigen.
   • Sobald Sie die Zahlungen genehmigt haben, können Sie Ihren Mitarbeitern die Kosten erstatten.

Integrationen: Erweiterung der Leistungsfähigkeit von Zoho Books

Stellen Sie sich Integrationen so vor, als würden Sie verschiedene Apps auf Ihrem Telefon miteinander verbinden, damit diese miteinander kommunizieren und besser zusammenarbeiten können.

Zoho Books kann mit anderer Software verbunden werden, um noch mehr coole Funktionen zu ermöglichen!

Integrationen erkunden

• • Wussten Sie, dass Zoho neben Zoho Books noch andere Apps anbietet? Zum Beispiel eine zur Kundenverwaltung (CRM), eines für die Verwaltung der vorrätigen Artikel (Inventar) und eines für die Arbeit an Projekten (Projekte).
  • Wenn Sie diese Zoho-Apps verbinden, können sie Informationen austauschen und die Arbeit erleichtern. Wenn Sie beispielsweise einen Verkauf in Ihrem CRM tätigen, wird dieser automatisch in Zoho Books angezeigt.
  • Zoho Books kann auch mit Apps verbunden werden, die nicht von Zoho hergestellt werden – diese werden als Drittanbieteranwendungen bezeichnet.
  • Welche Art von Drittanbieter-Apps? Dinge wie Zahlungsportale, damit Kunden online bezahlen können, oder E-Commerce-Plattformen, wenn Sie Produkte online verkaufen.

Integrationen verbinden

• • Wie kann man Zoho Books mit diesen anderen Apps verbinden? Normalerweise gibt es in den Einstellungen einen Bereich, in dem man eine Liste der Apps findet, mit denen man eine Verbindung herstellen kann.
  • Sie klicken auf die App, mit der Sie sich verbinden möchten, und folgen den Anweisungen. Manchmal müssen Sie Ihre Anmeldedaten für diese andere App eingeben.

Durch die Verknüpfung von Zoho Books mit anderen Tools können Sie Ihre Geschäftsprozesse effektiv optimieren.

Wenn Sie beispielsweise Zoho CRM verwenden, müssen Sie die Kundendaten nicht an zwei Stellen eingeben.

Alles greift ineinander!

Manche Integrationen bieten sogar eine kostenlose Testphase an, damit Sie sehen können, ob sie für Ihr Unternehmen geeignet sind.

Zusammenfassung

Das war also die Kurzanleitung zur Verwendung von Zoho Books!

Es mag im ersten Moment viel erscheinen, aber wenn man den Dreh erst einmal raus hat, kann es einem wirklich helfen, die Finanzen des Unternehmens in Ordnung zu halten.

Vom Versenden von Rechnungen bis hin zur Übersicht über Ihre Schulden.

Es vereint viele Werkzeuge an einem Ort.

Denken Sie daran, Dinge wie regelmäßige Versöhnung zu tun. 

Indem Sie Zoho Books zur Verwaltung Ihrer Finanzen nutzen.

Sie können Ihre Geschäftsabläufe deutlich optimieren und weniger Zeit mit dem Stress um Zahlen verbringen, sondern mehr Zeit mit dem, was Sie lieben!

Häufig gestellte Fragen