So nutzen Sie AutoEntry: Ein Leitfaden für Anfänger im Jahr 2025

Verbringen Sie viel zu viel Zeit damit, Zahlen und Informationen von Dokumenten wie Rechnungen und Quittungen abzutippen?

Es kann sich anfühlen, als würde es ewig dauern, nicht wahr?

Und manchmal unterläuft einem sogar ein kleiner Tippfehler.

Diese Anleitung zeigt Ihnen die einfachen Schritte zur Verwendung von AutoEntry, damit Sie Zeit sparen und Aufgaben leichter erledigen können. 

Lasst es uns lernen!

Automatischer Einstieg

Haben Sie genug vom Tippen? Unternehmen, die AutoEntry nutzen, berichten von wöchentlichen Stunden Einsparungen bei der Dateneingabe und einem deutlichen Rückgang von Fehlern.

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Was ist AutoEntry und wozu dient es?

Stellen Sie sich vor, Sie hätten viele Unterlagen, wie Rechnungen und Quittungen, für Ihr Unternehmen.

Normalerweise müssten Sie all diese Informationen in Ihren Computer eingeben.

Das kann viel Zeit in Anspruch nehmen, und manchmal tippt man sich auch mal falsch ein.

Hier kommt AutoEntry ins Spiel!

Betrachten Sie AutoEntry als eine besonders intelligente Hilfs-App oder -Software auf Ihrem Computer oder Smartphone. 

Warum ist das so hilfreich?

• Loading... Statt stundenlang zu tippen, erledigt AutoEntry das viel schneller. So haben Sie mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben in Ihrem Unternehmen.
• Weniger Pannen: Beim Tippen können Fehler passieren. AutoEntry liest Eingaben sehr gut und korrekt, sodass weniger Fehler in Ihren Datensätzen auftreten.
• LEICHTERE Arbeit: Es vereinfacht die Bearbeitung von Rechnungen und anderen Dokumenten erheblich. Sie müssen sich nicht mehr mit dem ganzen Tippen herumschlagen.

Sollten Sie einmal nicht weiterkommen, bietet AutoEntry in der Regel ein Online-Hilfecenter an, in dem Sie Antworten auf Ihre Fragen finden können.

Die Verwendung von AutoEntry ist also wie ein Helfer, der die Bearbeitung von Papierkram deutlich erleichtert!

Erste Schritte mit AutoEntry

Sprechen wir darüber, wie wir AutoEntry einsatzbereit machen.

Sie benötigen ein Konto, um zu beginnen.

So fügen Sie Ihre Dokumente zur automatischen Eingabe hinzu

Sie haben also Ihr AutoEntry-Konto eingerichtet.

Und wie gelangen Ihre Dokumente nun dorthin?

Es ist ganz einfach.

Hochladen mit dem Smartphone

Wenn Sie die AutoEntry-Mobil-App auf Ihrem Handy haben, ist das ganz einfach.

Öffne einfach die App.

Es sollte einen Knopf geben, mit dem man ein Foto aufnehmen kann.

Machen Sie ein klares Foto Ihrer Rechnung oder Quittung.

Die App lädt es dann in Ihr AutoEntry-Konto hoch.

Dokumente per E-Mail versenden

Manchmal erhält man Rechnungen per E-Mail.

AutoEntry stellt Ihnen eine spezielle E-Mail-Adresse zur Verfügung.

Sie können diese E-Mails mit dem angehängten Dokument einfach an diese spezielle Adresse weiterleiten.

AutoEntry greift dann auf das Dokument zu und beginnt mit dem Lesen.

Hochladen von Dateien von Ihrem Computer

Falls Sie Dateien wie PDFs Ihrer Rechnungen auf Ihrem Computer gespeichert haben, können Sie diese auch auf diesem Weg hochladen.

Wenn Sie sich auf Ihrem Computer bei der AutoEntry-Website anmelden, sehen Sie eine Schaltfläche mit der Bezeichnung „Dateien hochladen“.

Klicken Sie darauf, suchen Sie das Dokument auf Ihrem Computer und klicken Sie auf „Öffnen“.

AutoEntry übernimmt dann den Rest.

Am besten ist es, immer nur eine Zeitung gleichzeitig zu lesen.

Es empfiehlt sich in der Regel, jeweils nur eine Rechnung oder Quittung hochzuladen.

Dies hilft AutoEntry, sie korrekt zu lesen. 

Wenn Sie versuchen, mehrere Dokumente gleichzeitig hochzuladen, kann es zu Problemen kommen.

Ihre Dokumente in AutoEntry einbinden

Okay, Ihr AutoEntry-Konto ist also vollständig eingerichtet.

Nun lasst uns darüber sprechen, wie ihr eure Unterlagen dort einreicht.

Es ist gar nicht so schwierig!

Hochladen mit dem Smartphone

Wenn Sie die AutoEntry-App auf Ihrem Smartphone haben, ist das kinderleicht.

Öffne einfach die App. Suche nach einer Schaltfläche, mit der du ein Foto aufnehmen kannst.

Machen Sie ein schönes, klares Foto Ihrer Rechnung oder Quittung.

Die App lädt es dann in Ihr AutoEntry-Konto hoch.

Dokumente per E-Mail versenden

Manchmal senden Unternehmen Rechnungen per E-Mail.

AutoEntry stellt Ihnen eine spezielle E-Mail-Adresse zur Verfügung.

Sie können diese E-Mails mit der beigefügten Rechnung einfach an diese spezielle Adresse senden.

AutoEntry greift das Papier und beginnt es zu lesen.

Hochladen von Dateien von Ihrem Computer

Wenn Sie Dateien auf Ihrem Computer haben, wie zum Beispiel einen Kontoauszug oder eine Rechnung im PDF-Format, können Sie diese auch auf diesem Weg hochladen.

Wenn Sie die AutoEntry-Website auf Ihrem Computer besuchen, sehen Sie eine Schaltfläche mit der Bezeichnung „Dateien hochladen“.

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, suchen Sie die Datei auf Ihrem Computer und klicken Sie auf „Öffnen“.

AutoEntry übernimmt dann den Rest.

Und wie sieht es mit Kontoauszügen aus?

Gute Neuigkeiten! AutoEntry funktioniert auch mit Ihrem Kontoauszug.

Sie können in der Regel eine digitale Version 2.0 (z. B. eine PDF-Datei) Ihres Kontoauszugs hochladen, genau wie Sie es mit anderen Dokumenten tun.

Einige ältere Versionen 2.0 müssen möglicherweise zuerst als PDF gespeichert werden.

Normalerweise ist es nicht nötig, einen gedruckten Kontoauszug einzuscannen, wenn Sie von Ihrer Bank einen digitalen erhalten können.

Ein Blatt Papier auf einmal ist in der Regel am besten

Es empfiehlt sich generell, jeweils nur ein Dokument hochzuladen.

Dies hilft AutoEntry, alles korrekt zu lesen. 

Wenn Sie versuchen, mehrere Dokumente gleichzeitig hochzuladen, kann es zu Problemen kommen.

Was AutoEntry findet

Sobald Sie Ihre Dokumente hochgeladen haben, beginnt AutoEntry mit der Arbeit.

Es versucht, alle wichtigen Informationen zu lesen.

Sie finden diese Dokumente üblicherweise an einem speziellen Ort in Ihrem Konto.

Es empfiehlt sich, einen Blick darauf zu werfen und sicherzustellen, dass AutoEntry alles richtig gemacht hat.

Überprüfung der Informationen

Wenn Sie ein Dokument öffnen, das AutoEntry bereits geprüft hat, sehen Sie verschiedene Felder mit Informationen.

Auf einer Rechnung können die Verkäufer, das Datum, die gekauften Artikel und der Preis vermerkt sein.

Auf einem Ausgabenbeleg ist ersichtlich, wo und wie viel Geld Sie ausgegeben haben.

Bei Bedarf Änderungen vornehmen

Manchmal funktioniert AutoEntry nicht alles perfekt.

Vielleicht liest es eine Zahl falsch ein, oder es weiß nicht, auf welches Konto es etwas einzahlen soll.

Das ist kein Problem! Normalerweise können Sie auf diese Kästchen klicken und die Informationen ändern.

Wenn beispielsweise das Datum falsch angezeigt wurde, können Sie das richtige Datum auswählen.

Welche anderen Zahlungsmöglichkeiten gibt es?

Wenn Sie mit Kreditkarte bezahlt haben, sollte AutoEntry das normalerweise erkennen.

Es wird versuchen herauszufinden, ob es sich um Bargeld, eine Kreditkarte oder etwas anderes handelte. 

Gegebenenfalls müssen Sie dies noch einmal überprüfen.

Regeln einrichten, die helfen

AutoEntry verfügt über eine tolle Funktion, mit der man Regeln festlegen kann.

Wenn Sie beispielsweise immer Rechnungen von demselben Unternehmen erhalten, können Sie AutoEntry anweisen, diese immer auf ein bestimmtes Konto zu buchen.

Dadurch sparen Sie sich die Zeit, jedes Mal das richtige Konto auswählen zu müssen.

Diese Optionen finden Sie in der Regel im Einstellungsbereich Ihres Kontos.

Zusammenarbeit mit Ihrem Buchhalter

AutoEntry erleichtert oft den Informationsaustausch mit Ihrem Steuerberater.

Weil alles in digitaler Form vorliegt, können sie in der Regel leichter darauf zugreifen.

Möglicherweise können Sie Ihrem Buchhalter sogar einen speziellen Zugriff auf Ihr AutoEntry-Konto gewähren, damit er alles direkt einsehen kann.

Wenn Sie Fragen zur Kategorisierung der Dinge haben, ist es immer eine gute Idee, Ihrem Buchhalter eine E-Mail zu schreiben oder mit ihm zu sprechen.

Sie können Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass alles korrekt eingerichtet ist.

Senden Ihrer Daten an Ihre anderen Programme

Okay, Sie haben Ihre Unterlagen hochgeladen und überprüft, ob alle Informationen in AutoEntry korrekt sind. 

Hier kommt der „Veröffentlichen“-Button ins Spiel!

Was bedeutet „Veröffentlichen“?

Betrachten Sie „veröffentlichen“ wie das Versenden einer Nachricht.

Wenn Sie in AutoEntry auf die Schaltfläche „Veröffentlichen“ klicken, weisen Sie das Programm an, alle Informationen, die es über diese Rechnung, Quittung oder diesen Kontoauszug hat, an Ihr anderes Programm zu senden.

Den "Veröffentlichen"-Button finden

Normalerweise sehen Sie, nachdem Sie ein Dokument in AutoEntry geprüft haben und damit zufrieden sind, eine Schaltfläche mit der Bezeichnung „Veröffentlichen“ oder „Senden an“.

Sie müssen das Dokument auswählen, das Sie senden möchten, und dann auf diese Schaltfläche klicken.

Überprüfung Ihres anderen Programms

Nachdem Sie auf „Veröffentlichen“ geklickt haben, sollten Sie Ihr anderes Programm überprüfen (z. B. Salbei oder QuickBooks).

Die Informationen von AutoEntry sollten nun vorhanden sein.

Rechnungen finden Sie wahrscheinlich im Abschnitt für Rechnungen, die Sie bezahlen müssen, oder Rechnungen, die Sie verschickt haben.

Die Belege für Ihre Ausgaben finden Sie wahrscheinlich in Ihrem Ausgabenbereich.

Informationen zu Ihrem Kontoauszug finden Sie in der Regel unter Ihren Banktransaktionen.

Was passiert, wenn es nicht angezeigt wird?

Manchmal kann es ein oder zwei Minuten dauern, bis die Informationen in Ihrem anderen Programm angezeigt werden.

Falls es nicht sofort erscheint, versuchen Sie, die Seite neu zu laden.

Falls es immer noch nicht da ist, müssen Sie möglicherweise Ihre AutoEntry-Integrationseinstellungen überprüfen, um sicherzustellen, dass es korrekt mit Ihrem anderen Programm verbunden ist.

Hilfe dazu finden Sie in der Regel im Hilfecenter von Autoentry.

Mehrere gleichzeitig veröffentlichen

Gute Neuigkeiten! Normalerweise müssen Sie nicht jedes Dokument einzeln veröffentlichen. 

Oft können Sie eine Reihe von Dokumenten auswählen, die Sie überprüft haben, und dann auf die Schaltfläche „Alle veröffentlichen“ klicken.

Das spart Ihnen noch mehr Zeit!

Abschluss

So funktioniert also die AutoEntry-Funktion.

Es umfasst einige Schritte. 

Aber es wird einfacher. Es kann bei Geschäftsunterlagen wirklich sehr hilfreich sein.

Weniger Tipparbeit für Sie! Mehr Zeit für andere Dinge.

AutoEntry liest Ihre Rechnungen und Belege.

Es liest sogar Ihren Kontoauszug.

Sie laden sie hoch. Sie überprüfen, ob alles korrekt aussieht.

Anschließend klicken Sie auf „Veröffentlichen“. Dadurch werden die Informationen an andere Programme gesendet.

Ihr Steuerberater kann das auch sehen.

Häufig gestellte Fragen