Как использовать Xero: пошаговая инструкция в 2025 году?

Готовы ли вы упростить финансовые процессы своего бизнеса?

Xero — это мощное облачное программное обеспечение для бухгалтерского учета, разработанное для малых и средних предприятий.

Это может оптимизировать все процессы, от выставления счетов и сверки банковских счетов до расчета заработной платы. отчетность. 

В этом руководстве вы узнаете о важнейших шагах по использованию Xero.

Мы подробно разберем основные функции и предоставим четкие, практические инструкции.

Давайте начнём!

Ксеро

Присоединяйтесь к более чем 3,5 миллионам подписчиков, которые доверяют Xero в вопросах своих приложений. бухгалтерский учетУзнайте, как наши пользователи в среднем экономят 12 часов в месяц на бухгалтерский учетНачните бесплатную пробную версию сегодня!

Попробуйте Xero БЕСПЛАТНО Прочитать полный обзор

Настройка вашей учетной записи Xero

Воспринимайте создание учетной записи Xero как закладку основы для управления финансами вашего малого бизнеса.

Если вы правильно выполните эту часть, всё остальное будет намного проще.

Выбор оптимального для вас плана

• • Что означает ваш малый бизнес А вы что? Сколько счетов вы оплачиваете? Сколько людей вам платят? Эти вещи имеют значение.
  • У Xero разные тарифные планы, похожие на наборы инструментов разных размеров. Некоторые содержат больше инструментов, чем другие, и имеют такие названия, как Starter, Standard и Premium.
  • Посмотрите, что позволяет делать каждый тарифный план (например, сколько счетов-фактур вы можете отправить).
  • Подумайте о будущем. Будет ли ваш малый бизнес Как расти? Возможно, вам понадобится ящик с инструментами побольше. позже.
  • Полезный совет: вы часто можете попробовать Xero бесплатно в течение некоторого времени. Это как примерить обувь перед покупкой!

Регистрация и вход

• • Перейдите на сайт Xero на своем компьютере.
  • Выберите место, где будет располагаться ваш бизнес.
  • Выберите план, который, по вашему мнению, подойдет вам лучше всего.
  • Расскажите Xero о вашем малый бизнес (его название и как с вами связаться).
  • Создайте свою учетную запись (ваш адрес электронной почты и секретный пароль). Пожалуйста, храните ее в безопасности!
  • Xero отправит электронное письмо, чтобы убедиться, что это действительно вы. Перейдите по ссылке в этом письме.

Организация вещей

• • 1. Информация о вашей компании:
    • Убедитесь, что название вашей компании указано правильно.
    • Пожалуйста, введите свой налоговый номер (он может называться ABN или как-то иначе, в зависимости от вашего местоположения).
    • Укажите адрес и номер телефона вашей компании.
    • Вы даже можете разместить изображение (логотип) своей компании на счетах-фактурах, чтобы придать им профессиональный вид.
  • 2. Настройки управления финансами:
    • Сообщите Xero, когда заканчивается финансовый год вашей компании. Обычно это происходит в одно и то же время каждый год.
    • Выберите способ учета ваших средств. Большинство малых предприятий используют метод «начисления». бухгалтерский учетНо иногда ведение «кассового» учета оказывается эффективнее. Не уверен, какой именно. Ваш бухгалтер может помочь!
    • Выберите основной тип валюты, который вы используете (например, доллары или евро).
    • Настройте систему налогообложения в вашем регионе.
  • 3. Как выглядят ваши счета (квитанции):
    • Вы можете изменить внешний вид ваших запросов на оплату (счетов-фактур). Добавьте свой логотип и фирменные цвета.
    • Определите, сколько дней у людей есть на то, чтобы вам заплатить.
    • Вы даже можете настроить автоматические напоминания для тех, кто еще не оплатил. Разве это не было бы полезно?
    • Если вы хотите, чтобы люди могли легко оплачивать ваши покупки онлайн, вы можете добавить такие варианты, как PayPal или Stripe.
  • 4. Ваша денежная карта (план счетов):
    • Представьте это как список всех различных видов денег, которыми располагает и которые использует ваш бизнес. Здесь есть категории, такие как деньги, которые у вас есть, деньги, которые вы должны, деньги, которые вы заработали, и деньги, которые вы потратили.
    • В Xero уже есть базовый список.
    • Вы можете добавлять новые категории, изменять старые или удалять некоторые из них. Подходит ли этот список для вашего бизнеса?
    • Возможно, вам стоит изменить его так, чтобы он действительно отражал то, как работает ваш малый бизнес.
• D. Подключение вашего банка:
  • Зачем это нужно? Это как если бы ваш банк автоматически сообщал Xero обо всех входящих и исходящих денежных средствах. Это экономит вам много времени!
  • Перейдите в раздел Xero, где написано «Банковочные счета».
  • Найдите свой банк в списке.
  • Следуйте инструкциям на экране, чтобы безопасно подключить устройство. Вероятно, вам потребуется войти в свою онлайн-банковскую учетную запись.
  • Не волнуйтесь, обычно все очень хорошо. безопасный.
  • Что делать, если вы не видите свой банк? Вы все равно можете сообщить Xero о своих транзакциях, но для этого вам придется загрузить файл из своего банка. Обычно ваш банк может помочь вам получить этот файл.

Освоение основных функций

После создания учетной записи вы сможете узнать об основных возможностях Xero для вашего малого бизнеса.

Это инструменты, которые вы, скорее всего, будете использовать чаще всего, чтобы контролировать свои финансы.

• А. Контакты: отслеживание всех участников:
  • 1. Добавление новых сотрудников:
    • Перейдите к кнопке «Контакты». Считайте это вашей адресной книгой для бизнеса.
    • Нажмите «Добавить контакт».
    • Пожалуйста, укажите имя, адрес электронной почты, номер телефона, а также место жительства или работы.
    • Вы можете сгруппировать их, например, в категории «Клиенты» (люди, которые покупают у вас) и «Поставщики» (люди, у которых вы покупаете).
  • 2. Привлечение большого количества людей:
    • Если у вас уже есть большой список клиентов или поставщиков, вам не нужно вводить их всех по одному. Обычно можно загрузить специальный файл (так называемый CSV-файл).
    • Необходимо убедиться, что в вашем файле указаны правильные заголовки (например, Имя, Электронная почта и т. д.).
    • Следуйте инструкциям Xero для загрузки файла.
    • Дважды проверьте, что вся информация введена правильно.
  • 3. Поддержание актуальности информации:
    • Как запомнить, если кто-то изменил свой адрес электронной почты? Можно вернуться к контактной информации и изменить её.
    • Вы также можете добавлять к ним заметки или прикреплять файлы (например, договор).
    • Xero даже покажет вам все финансовые операции, которые вы совершали с этим человеком.
• Б. Продажи: Запрос и получение оплаты:
  • 1. Составление счетов (накладных):
    • Перейдите в раздел «Продажи», а затем в «Счета-фактуры». Счет-фактура — это вежливый способ запросить оплату.
    • Нажмите «Создать новый счет».
    • Выберите, кому из ваших контактов вы будете выставлять счет.
    • Пожалуйста, укажите дату выставления счета и срок его оплаты.
    • Для каждого проданного товара укажите, что это было, сколько, сколько стоил каждый товар и взимался ли налог.
    • Если вы заранее добавите свой логотип, вы сможете придать своим счетам-фактурам более привлекательный вид.
    • Если вы еще не готовы отправить его, вы можете сохранить его как черновик или утвердить и отправить.
  • 2. Отправка счетов клиентам:
    • Вы можете отправлять счета-фактуры по электронной почте прямо из Xero.
    • В электронном письме можно написать небольшое сообщение.
    • Xero сообщит вам, открыл ли клиент электронное письмо и произвел ли он оплату.

Расширенные возможности Xero

Как только вы освоите основы.

Xero предлагает ряд мощных инструментов, которые помогут вашей организации работать еще эффективнее.

Возможно, вы не будете использовать это каждый день, но по мере роста вашего малого бизнеса это может оказаться очень полезным.

Расчет заработной платы (выплата зарплаты вашей команде, если она у вас есть)

• • Если у вас есть сотрудники, Xero часто может помочь вам выплачивать им заработную плату.
  • Вы можете ввести их данные, сумму заработной платы и любые вычеты по налогам.
  • Xero может помочь вам создать расчетные листки (бумажные или электронные квитанции, которые получают сотрудники, с указанием их заработка).
  • Это также может помочь в таких сложных вопросах, как, например, правильная уплата налогов государству.

Проекты

• • Если вы работаете над различными проектами для клиентов, Xero поможет вам отслеживать, сколько времени вы на них тратите и какие затраты несете по каждому из них.
  • Это упрощает выставление счетов клиентам за работу, выполненную вами над их проектами.
  • Вы также можете увидеть, был ли проект прибыльным (принес ли он больше денег, чем стоил).

Основные средства

• • Это крупные активы вашей компании, которые прослужат более года, например, компьютеры или оборудование.
  • Xero поможет вам отслеживать эти показатели и то, как они теряют свою ценность с течением времени (это называется амортизацией).

Бюджетирование

• • Хотите планировать свои финансы? В Xero вы можете создавать бюджеты, чтобы видеть, сколько денег вы ожидаете получить и потратить.
  • Затем вы можете сравнить свой фактический денежный поток с бюджетом, чтобы убедиться, что вы движетесь в правильном направлении.

Советы по эффективному использованию Xero

Теперь, когда вы знаете основные функции Xero.

Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам использовать его еще эффективнее и сэкономить время.

Вы же хотите работать с умом, верно?

• А. Использование сочетаний клавиш: Как и на телефоне или компьютере, в Xero есть несколько секретных комбинаций кнопок, которые можно нажимать для более быстрого выполнения задач. Обратитесь в раздел справки Xero по поводу «сочетаний клавиш», чтобы узнать, есть ли среди них те, которые вам помогут.
• Б. Настройка панели управления под себя: При входе в Xero вы видите главный экран, называемый панелью управления. Часто можно изменить отображаемую на этом экране информацию, поэтому самые важные данные для вашей организации находятся именно там.
• C. Использование строки поиска: Если вы ищете конкретный счет или транзакцию и не можете их найти, обычно вверху есть строка поиска. Просто введите название или сумму, и Xero попытается найти это для вас.
• D. Предоставление разным людям разного доступа: Если у вас есть сотрудники или бухгалтер, помогающие вам управлять финансами, вам не нужно, чтобы каждый мог видеть или изменять все данные. Xero позволяет настроить различные роли пользователей с разными правами доступа, обеспечивая безопасность вашей финансовой информации.
• E. Предоставление компьютерам возможности выполнять работу (автоматизация): Мы уже немного говорили об этом, но ищите способы автоматизировать процессы! Настройка банковских правил, регулярных платежей и автоматических напоминаний об оплате счетов может сэкономить вам много времени и усилий.
• F. Получение помощи, когда она вам нужна:
  • У Xero есть очень хороший онлайн-центр поддержки. Просто найдите в поиске то, что вы пытаетесь сделать.
  • У них также есть видеоролики, которые шаг за шагом показывают, как это делать.
  • Если у вас возникли серьезные проблемы, вы, как правило, можете напрямую обратиться в службу поддержки Xero. Не бойтесь просить о помощи! Для этого они и существуют.

Следуя этим советам, вы сможете еще эффективнее использовать Xero для себя и своего малого бизнеса.

Главное — найти способы повысить эффективность!

Помните, что вы часто можете интегрировать Xero с другими сторонними инструментами, чтобы автоматизировать еще больше своей работы.

Хотя иногда вы можете встретить информацию в формате PDF.

Реальная экономия времени достигается за счет прямого подключения программного обеспечения.

Будьте в курсе последних новостей Xero

Точно так же, как ваш телефон получает обновления с новыми функциями.

Xero тоже меняется, поэтому полезно быть в курсе всех новинок, чтобы получить от него максимальную пользу.

• А. Следуйте рекомендациям Xero: Компания Xero часто публикует сообщения в блоге и рассылает обновления о новых функциях и изменениях. Следите за ними, чтобы быть в курсе новинок.
• Б. Просмотр обучающих видеороликов и участие в онлайн-мероприятиях: Компания Xero иногда предлагает онлайн-курсы (вебинары), которые демонстрируют использование новых функций или помогают улучшить уже имеющиеся навыки. Они могут быть очень полезны для того, чтобы увидеть все в режиме реального времени.
• C. Общение с другими пользователями Xero: В интернете существуют группы и форумы, где пользователи Xero общаются друг с другом. Вы можете узнать полезные советы и рекомендации от других пользователей, а также узнать, как они используют Xero для своего бизнеса.
• D. Контроль за налоговыми вопросами (например, НДС): Налоговые правила могут меняться в зависимости от местоположения вашего бизнеса. Xero обычно старается обновлять свое программное обеспечение, чтобы помочь вам следить за такими вопросами, как НДС (налог на добавленную стоимость), если он к вам применим. Убедитесь, что вы понимаете налоговые правила в вашем регионе.
• E. Изучение новых способов получения оплаты (методы оплаты): По мере развития технологий появляются новые способы оплаты онлайн или лично. Xero часто добавляет поддержку новых способов оплаты. Следить за этими изменениями может упростить для ваших клиентов процесс оплаты.
• F. Как это работает на примере интернет-магазинов (электронной коммерции): Если вы продаете товары онлайн через платформу электронной коммерции, Xero постоянно стремится упростить подключение этих магазинов, чтобы данные о ваших продажах поступали в вашу систему. бухгалтерский учет автоматически и в режиме реального времени.

Оставаясь в курсе этих обновлений.

Вы можете быть уверены, что ваш малый бизнес будет использовать Xero наилучшим образом в 2025 году и в последующие годы!

Подведение итогов

Вот и всё!

Вы внимательно изучили, как использовать Xero для управления финансами вашего бизнеса.

Поначалу может показаться, что этому нужно многому научиться.

Это особенно актуально, если вы — стартап или один из новых пользователей, но не волнуйтесь!

Просто делайте все шаг за шагом.

Вы уже на пути к более эффективному управлению своими финансами.

По мере освоения программы вы сможете изучить более интересные и продвинутые функции, чтобы по-настоящему использовать возможности Xero в интересах вашей организации.

Помните, Xero создан для того, чтобы упростить жизнь вашего бизнеса.

Так что, смело пробуйте, и не бойтесь просить о помощи, если она вам понадобится.

У тебя всё получится!

Часто задаваемые вопросы