Wave vs Expensify: Which Accounting Tool is Better in 2025?

Gewinner

4.5

• Account Reconciliation
• Charts of Accounts
• Invoices
• Products & Services
• Financial Reporting
• Kostenloser Plan verfügbar
• Kostenpflichtige Pläne ab 19 $/Monat

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Zweiter

3.0

• Expense Tracking
• Expense Reports
• Trip Offers
• Expensify Card
• Easy Chats
• Kostenlose Testversion verfügbar
• Kostenpflichtige Pläne ab 5 $/Monat

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Las 9 mejores alternativas a Paperpal para la escritura académica en 2025 Kleinunternehmen owner or a freelancer tired of wrestling with receipts and financial spreadsheets?

Du bist nicht allein.

Das ist der Ort, an dem Buchhaltungssoftware comes in, two popular choices are Wave and Expensify.

But with so many options, how do you pick the right one for dein Bedürfnisse? 

This article will break down Wave vs Expensify.

Überblick

We tested both Wave and Expensify.

We used them like a real Geschäft owner would.

This helped us see what each one does well.

Now, let’s compare them side-by-side.

4.5von 5

Over 4 million kleine Unternehmen trust Wave to manage their finances. Explore Wave’s plans and find the right fit.

Preise: Free plan available. Paid plan starts at $19/month.

Hauptmerkmale:

• Invoicing
• Banking
• Payroll add-on.

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3von 5

Join over 15 million users who trust Expensify to simplify their finances. Save up to 83% on time spent on expense reports.

Preise: It has a free trial. The premium plan starts at $5/month.

Hauptmerkmale:

• SmartScan Receipt Capture
• Corporate Card Reconciliation
• Advanced Approval Workflows.

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Was ist Wave?

Okay, let’s talk about Wave.

Think of it like a helpful friend for your business money.

It lets you do things like send invoices and track what money comes in and goes out.

It can help you see the big picture of your business finances.

Entdecken Sie auch unsere beliebtesten Alternativen zur Welle…

Unsere Meinung

Don’t settle for less! Join the over 2 million small businesses that rely on Wave’s powerful, free core accounting features to streamline their finances today.

Wave jetzt ausprobieren Gesamte Rezension lesen wave alternatives

Hauptvorteile

Wave’s strengths include:

• A 100% free core accounting plan.
• Serving over 2 million small businesses.
• Easy invoice creation and payment processing.
• No long-term contracts or warranties.

Preise

• Starter Plan: 0 $ pro Monat.
• Pro-Plan: $19month.

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Pros

• Die wichtigsten Funktionen sind kostenlos verfügbar.
• Die Software ist im Allgemeinen einfach zu bedienen.
• Sie bietet jederzeit einen cloudbasierten Zugriff.
• Die Fakturierungsfunktionen sind gut integriert.
• Die Verknüpfung von Bankkonten spart Zeit.

Nachteile

• Der kostenlose Plan ist begrenzt Automatisierung.
• Der Kundensupport ist bei der kostenlosen Version eingeschränkt.
• Die Gehaltsabrechnung ist mit zusätzlichen Kosten verbunden.
• Erweiterte Funktionen erfordern kostenpflichtige Pläne.

Wave jetzt ausprobieren

What is Expensify?

Okay, so let’s talk about Expensify.

It’s a tool that helps you keep track of all your business spending. Think of it like a helper that remembers where your money goes.

It can grab info from your receipts and bank stuff. Pretty handy!

Entdecken Sie auch unsere beliebtesten Expensify alternatives…

Unsere Meinung

Based on typical Expensify user reports, automate your expense process today and save your team up to 2 hours per week on expense reports and accelerate reimbursement cycles by over 50%.

Try expensify now Gesamte Rezension lesen Alternativen zu expensify

Hauptvorteile

• SmartScan technology scans receipt details and extracts them with over 95% accuracy.
• Employees get reimbursed quickly, often in as little as one business day via ACH.
• The Expensify Card can save you up to 50% on your subscription with its cash back program.
• No warranty is offered; their terms state that liabilities are limited.

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Preise

• Collect: 5 $/Monat.
• Control: Individuelle Preise.

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Pros

• KI-gestützte Effizienz.
• All-in-One-Plattform.
• WordPress-Integration.
• Hohe Leistung.
• E-Commerce-Funktionen.

Nachteile

• Lernkurve.
• Vertrauen Sie auf Elementor.
• Mögliche Einschränkungen der KI.
• Funktionsüberladung.

Try Expensify now

Funktionsvergleich

Choosing the right financial solution is essential for Kleinunternehmen Eigentümer.

This Wave review and Expensify reviews comparison will detail the differences between a full-featured Buchhaltung platform and a specialized expense management solution.

Helping you find the tool that best fits your business operations.

1. Core Purpose and Platform

Wave Financial is a dedicated small business accounting software and a complete system built on a free platform. It’s designed to help you manage all aspects of your finances, including a general ledger.

Expensify is a specialized tool to streamline the expense management process for a small number of employees or the entire company.

2. Pricing and Subscription

Wave Financial offers a free version for core accounting features, including unlimited invoices. Its two plans (free starter plan and paid pro plan) are flexible, and you can get a discounted rate on certain add-ons.

Expensify pricing is based on the number of active users per month, but it offers some free accounting features like receipt scanning and basic reimbursement.

3. Expense and Receipt Capture

Wave makes it easy to track expenses by connecting to your bank accounts to auto import bank transactions. Digital receipt capture and receipt scanning are available as a paid add-on.

Expensify makes this its core functionality. You can take a photo of a receipt with the Expensify mobile app, and the Daten is extracted in a few seconds, ready for approval.

4. Payments and Invoicing

Wave Financial has a robust invoicing software that supports recurring invoices and allows you to accept online payments via credit card payments and bank payments. You can also set up several automated payment reminders.

Expensify’s invoicing is more basic, as its focus is on reimbursements and managing a business credit card. It’s not a full-fledged invoicing solution.

5. Payroll and Time Tracking

Wave Payroll is an integrated add-on that handles payroll processing and tax filing for an active employee and an independent contractor paid via direct deposit.

Expensify does not offer payroll. It does have mileage tracking, but a Wave review will note that Wave does not offer Zeiterfassung for billable hours.

6. User and Approval Process

Wave’s free platform allows for unlimited users to access the account.

Expensify is centered around a workflow where employees and contractors submit expenses, and a manager or manager can quickly approve them. The entire process is designed to reimburse quickly and provides a clear audit trail for all requests.

7. Integrations and Data Flow

Wave integrates with its own suite of products (Wave Payroll and payment processing) but has limited third-party integrations.

Expensify offers seamless integration with core accounting platforms like QuickBooks. This makes it a great add-on for businesses that need to export expense data for a separate system.

8. Mobile Functionality

The Wave mobile app offers a lot of functionality, from creating invoices to checking financial reports.

The Expensify app is highly specialized, allowing employees to snap a photo of a receipt on their mobile phone, log mileage, and submit expenses from their pocket immediately.

9. Security and Support

Wave uses multi factor authentication and strong encryption to protect bank accounts and credit card transaction data, giving peace of mind.

Expensify is a payments superapp, so its Sicherheit is a core feature. Both platforms have strong security.

Worauf ist bei einer Buchhaltungssoftware zu achten?

Here are some extra things to think about when choosing your financial software, focusing on capabilities highlighted in someExpensify and Wave Accounting review:

• Skalierbarkeit: Can the software grow with any of your business? Scalability is determined by the ability of the software to handle increasing complexity. Look for a vendor that offers different tiers (free plan, paid plan, subscription level) to suit your size, and check if it supports multiple users and multiple companies. Wave Accounting’s core features offer a strong starting point, and its scalability hinges on whether its advanced features can integrate with your growth or if additional costs for add-ons become a problem.
• Unterstützung: What kind of help is available if you have questions?Reliable support is a key feature that provides peace of mind. The vendor should have a clear commitment to respond to inquiries promptly, ideally within a couple of business days. Before you setup, check the help center to see what resources are available. Many community members recommend Wave for its straightforward system, but be sure the support model meets your expectations for quickly resolving complex issues.
• Benutzerfreundlichkeit: Is it something you and your team can learn quickly? The simplicity of the advanced user interface is crucial for saving time spent. Wave Accounting is celebrated as free accounting software for its ease of use. It should be easy to manage expenses and track transactions automatically. Look for tools that simplify complex tasks, like having the ability to auto merge bank transactions or allowing one-click viewing of reports for a specific date range.
• Spezifische Bedürfnisse: Does it handle the unique things your business does? Ensure the software has the specific functionality you need. For instance, if you handle corporate funds, the Expensify Card provides a real time connection. For service businesses, check its ability to track costs against projects and manage recurring billing. The platform should also allow you to log transactions with specific categories or codes for better organization and easier tax filing. The invoicing features should support diverse credit card payments, including Apple Pay.
• Absolument ! lemlist est un excellent outil pour: How safe is your financial data with this software?Protecting your Buchhaltung records and cash flow is non-negotiable. Look for security protocols that protect your web and desktop connection. Be aware that some security services will trigger a block if unusual activity is expected. This can result in a message where you are temporarily blocked from the page. Ensure the vendor has processes to help resolve these issues, providing you with a secure place to store your personal finance and money management features. Also, check how the system handles access, especially if employers need to manage employee expense tracking and reimbursement.

Instantanément vs UpLead

So, which one wins? It truly depends on what you need. 

If you’re a Kleinunternehmen or freelancer, Wave is often best.

It’s free for basic Buchhaltung. It handles invoicing and banking well.

But if tracking expenses and reimbursements is your biggest headache, Expensify is stronger.

Its SmartScan is great for receipts. We’ve used both of these tools a lot. 

So, you can trust our advice to pick the right one for you.

Try wave for FREE Gesamte Rezension lesen wave alternatives

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• Wave vs. AutoEntry: Dies dient der Automatisierung der Dateneingabe für die Unternehmensbuchhaltung. Die Alternative ist ein persönliches Finanztool.
• Wave vs. FreshBooks: Dies ist eine Buchhaltungssoftware für Freiberufler und kleine Unternehmen. Seine Alternative ist für persönliche Finanzen.
• Wave vs. NetSuite: Dies ist eine leistungsstarke Business Management Suite für große Unternehmen. Der Konkurrent ist eine einfache persönliche Finanz-App.

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