So nutzen Sie Hubdoc: Der ultimative Leitfaden für 2025

Sind Sie von Papierkram wie Quittungen und Rechnungen überwältigt?

Es kann sich wie ein nie endendes Chaos anfühlen, nicht wahr?

Stellen Sie sich vor, Sie könnten ein Foto machen oder es auf magische Weise an einem Ort erscheinen lassen.

Genau das kann Hubdoc!

Es ist wie ein super hilfreicher digitaler Aktenschrank für all Ihre wichtigen Finanzunterlagen.

In dieser einfachen Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit Hubdoc mühelos für Ordnung sorgen können. 

Hubdoc

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Erste Schritte mit Hubdoc

1. Anmeldung und Einrichtung Ihres Kontos

Möchten Sie Hubdoc ausprobieren? Zuerst müssen Sie sich anmelden.

Es ist wie das Erstellen eines neuen Kontos für ein Spiel oder eine Website.

Es stehen verschiedene Tarife zur Auswahl.

Betrachten Sie sie als verschiedene Ebenen mit mehr Inhalten. Wählen Sie diejenige, die Ihren Bedürfnissen entspricht.

Nach der Anmeldung müssen Sie einige Einstellungen vornehmen.

Eine tolle Sache ist, dass man seine Bankkonten und Kreditkarten verknüpfen kann. 

Dies hilft Hubdoc dabei, Ihre Finanzdaten automatisch abzurufen.

Es ist super praktisch, weil man nicht alles selbst eintippen muss.

2. Sich in Hubdoc umsehen

Wenn Sie sich einloggen, sehen Sie die Hauptseite. Diese wird als Dashboard bezeichnet.

Man kann es sich wie die Kommandozentrale vorstellen.

Sie sehen verschiedene Abschnitte. Ein Bereich ist für Ihre Dokumente – dort können Sie alle Ihre Belege und Rechnungen ablegen.

Ein weiterer Teil zeigt Ihre Verbindungen, wie zum Beispiel Ihre Bankverbindung.

Es gibt auch einen Einstellungsbereich, in dem Sie die Funktionsweise ändern können.

Und Sie werden sehen, wo Sie Hubdoc mit anderen Dingen verbinden können.

Es ist gut, sich daran zu gewöhnen, wo sich alles befindet. Sie können die Darstellung sogar anpassen, um es sich einfacher zu machen.

3. Verknüpfung Ihrer Bankkonten und Kreditkarten

Warum sollten Sie Ihr Bankkonto und Ihre Kreditkarten verknüpfen?

Weil es Ihnen viel Zeit spart! Hubdoc kann Ihre Transaktionen automatisch abrufen. Es ist wie Magie!

Dazu folgen Sie den Schritten, die Hubdoc Ihnen zeigt.

Manchmal kann es zu kleinen Problemen kommen, aber Hubdoc hilft Ihnen normalerweise, diese zu beheben.

Hubdoc prüft regelmäßig, ob es neue Informationen von Ihrer Bank gibt.

Keine Sorge, die Verknüpfung Ihrer Konten ist in der Regel sicher, aber es ist immer ratsam, mit Ihren Online-Informationen vorsichtig umzugehen.

Hochladen und Verwalten von Dokumenten

Verschiedene Möglichkeiten, Dokumente einzufügen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Dokumente in Hubdoc hochzuladen.

Sie können die Website auf Ihrem Computer nutzen. Ziehen Sie die Dateien einfach per Drag & Drop hinein. Kinderleicht!

Es gibt auch eine Handy-App. Damit können Sie Fotos von Ihren Belegen machen.

Das ist ideal, wenn Sie geschäftlich unterwegs sind.

Eine weitere Möglichkeit besteht per E-Mail. Hubdoc stellt Ihnen eine spezielle E-Mail-Adresse zur Verfügung.

Wenn Ihnen jemand eine Rechnung per E-Mail schickt, können Sie diese an Hubdoc weiterleiten. Sie wird sofort importiert!

Hubdoc liest Ihre Dokumente

Hubdoc ist intelligent! Es kann automatisch die wichtigsten Informationen aus Ihren Dokumenten extrahieren.

Das nennt man OCR. Dabei werden Informationen wie der Name des Ortes, an dem Sie etwas gekauft haben, der Preis und das Datum erfasst.

Das klappt normalerweise ganz gut, aber manchmal gelingt es nicht ganz perfekt.

Daher ist es ratsam, dies noch einmal zu überprüfen.

Es sucht nach Dingen wie dem Namen des Geschäfts und dem Gesamtbetrag.

Wann haben Sie den Kauf getätigt und wie lautet die Rechnungsnummer? Falls etwas nicht stimmt, können Sie es ganz einfach korrigieren.

Dokumentendetails prüfen und korrigieren

Es ist wichtig, einen kurzen Blick auf die von Hubdoc ermittelten Informationen zu werfen.

Bitte prüfen Sie, ob Name, Datum und Betrag korrekt sind.

Sollte etwas nicht stimmen, können Sie darauf klicken und die korrekten Informationen eingeben.

Sie können auch die Tags und Ordner hinzufügen, die wir zuvor besprochen haben.

Wenn Sie ein sehr langes Dokument mit vielen Seiten haben, können Sie es in Hubdoc aufteilen.

Sie können auch kleine Notizen hinzufügen, um sich an etwas zu erinnern. Es ist ratsam, Ihre Dokumente regelmäßig zu überprüfen.

Mit Ordnern und Etiketten Ordnung halten

Ordner helfen Ihnen, ähnliche Dokumente zu gruppieren.

Sie könnten beispielsweise einen Ordner für „Miete“ und einen weiteren für „Materialien“ anlegen.

Es ist wie das Organisieren von Dateien auf Ihrem Computer.

Überlegen Sie, was für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Sie können sogar Unterordner erstellen.

Tags sind wie Schlüsselwörter, die Sie Ihren Dokumenten hinzufügen können.

Sie könnten beispielsweise eine Quittung mit „Tankstelle“ oder „Kundengespräch“ kennzeichnen. 

Integration von Hubdoc mit anderer Software

Verbindung zur Buchhaltungssoftware

Warum Hubdoc mit Ihrem System verbinden? Buchhaltung Sachen?

Das macht die Sache viel einfacher! Wenn Sie QuickBooks Online verwenden oder XeroSie können sie mit Hubdoc verbinden.

Man kann es sich so vorstellen: Hubdoc sammelt alle Ihre Belege und Rechnungen.

Wenn Sie es anschließen an QuickBooks Ob online oder über Xero, die Informationen werden automatisch übermittelt.

Dadurch müssen Sie nicht alles doppelt eingeben! Das macht Ihre Buchhaltung viel schneller.

Die Schritte zum Herstellen einer Verbindung sind in der Regel recht einfach.

Sobald die Verbindung hergestellt ist, werden Hubdoc und Ihr Buchhaltungssoftware Sprecht miteinander.

Diese Verbindungen können Sie in der Regel in den Einstellungen verwalten.

Zusammenarbeit mit Anbietern von Zahlungshilfen

Wussten Sie, dass Hubdoc auch mit Programmen kompatibel ist, die Ihnen bei der Bezahlung von Rechnungen helfen?

Beispiele hierfür sind etwa Bill.com.

Wenn Sie Hubdoc mit diesen Diensten verbinden, kann das die Bezahlung von Rechnungen vereinfachen.

Rechnungsinformationen aus Hubdoc können direkt in das Rechnungszahlungsprogramm importiert werden.

Das kann Ihnen helfen, Ihre Rechnungen pünktlich zu bezahlen und den Überblick über alles zu behalten. 

Weitere Dinge, mit denen Hubdoc Verbindungen herstellen kann

Hubdoc kann sich auch mit anderen hilfreichen Tools verbinden.

Es kann beispielsweise mit Cloud-Speichern wie Dropbox oder Google Drive verwendet werden.

Das bedeutet, dass Sie Ihre Dokumente an mehr als einem Ort speichern können.

Zukünftig wird es möglicherweise noch mehr Dinge geben, mit denen Hubdoc Verbindungen herstellen kann!

Es ist immer gut, sich über neue Integrationsmöglichkeiten zu informieren.

Ein vernetztes System kann Ihnen wirklich helfen Buchhaltung Fließt gut.

Erweiterte Hubdoc-Funktionen und Tipps

Hier sind einige coole Dinge, die Hubdoc tun kann, um Ihnen das Leben zu erleichtern:

• Regeln für Verkäufer festlegen:
  • Sie können Hubdoc anweisen, was mit Dokumenten aus bestimmten Quellen geschehen soll.
  • Wenn Sie beispielsweise Ihre Internetrechnung immer von „Super Net“ erhalten, können Sie eine Regel erstellen.
  • Diese Regel könnte Hubdoc anweisen, die Rechnung automatisch in Ihren Ordner „Internetrechnungen“ einzufügen und sie als „Monatliche Ausgabe“ zu kennzeichnen.
  • Das hilft dabei, Dinge zu automatisieren, sodass Sie es nicht jedes Mal tun müssen.
• Hilfe für Accountants und Buchhalter:
  • Wenn Sie Buchhalter oder Steuerberater sind, bietet Hubdoc Ihnen spezielle Tools.
  • Sie können die Angelegenheiten verschiedener Kunden an einem Ort verwalten.
  • Sie können Ihr Team und Ihre Kunden einladen, nur das zu sehen, was sie sehen müssen.
  • Dadurch wird es für alle einfacher, Dokumente zu sammeln und zu verwalten.
• Verwendung Ihrer Hubdoc-E-Mail-Adresse:
  • Erinnern Sie sich an die spezielle Hubdoc-E-Mail-Adresse? Sie können sie verwenden, um Dokumente direkt an Hubdoc zu senden.
  • Das eignet sich hervorragend für Online-Rechnungen oder andere Dokumente, die Sie per E-Mail erhalten.
• Die Macht der Synchronisierung:
  • Wenn Sie Hubdoc mit anderer Software wie Xero oder QuickBooks Online verbinden, werden die Daten automatisch synchronisiert.
  • Das bedeutet, dass die Informationen zwischen den Programmen ausgetauscht werden, ohne dass Sie zusätzliche Daten eingeben müssen. Dies ist ein wichtiger Faktor, um Zeit zu sparen.
• Ist Hubdoc kostenlos?
  • Hubdoc wird üblicherweise mit einem Abonnement angeboten, insbesondere wenn Sie es geschäftlich nutzen.
  • Manchmal ist es im Leistungsumfang bestimmter Buchhaltungsdienstleistungen enthalten. Es lohnt sich zu prüfen, ob es als Teil eines Pakets oder Pakets erhältlich ist. Eine komplett kostenlose Version für die uneingeschränkte geschäftliche Nutzung gibt es in der Regel nicht.

Zusammenfassung

Sind Sie also bereit, mit Hubdoc unordentliche Papierstapel hinter sich zu lassen?

Wir haben Ihnen gezeigt, wie einfach der Einstieg und das Hochladen Ihrer Dokumente ist.

Und es lässt sich sogar mit anderen hilfreichen Programmen verbinden. 

Indem wir die Tipps und Tricks anwenden, über die wir gesprochen haben.

Sie können die Verwaltung Ihrer Finanzunterlagen wirklich kinderleicht gestalten. 

Scheuen Sie sich nicht, weitere Informationen in Video-Tutorials einzusehen, falls Sie nicht weiterkommen.

Nutzen Sie Hubdoc noch heute und erleben Sie, wie viel einfacher die Verwaltung von Belegen und Rechnungen Ihrer Lieferanten und aller anderen sein kann!

Häufig gestellte Fragen