How to Use Capsule CRM (2026): Master It in Under 10 Minutes

Hướng dẫn nhanh

Hướng dẫn này bao gồm tất cả các tính năng của Capsule CRM:

• Bắt đầu — Create your account and finish the basic setup
• Hướng dẫn sử dụng quản lý liên hệ — Keep every contact, note, and email history inside one record
• Cách tận dụng cơ hội bán hàng — Track deals through every stage of your sales pipeline
• Cách sử dụng tính năng theo dõi nhiệm vụ — Never miss a follow-up on any contact, deal, or project
• Cách sử dụng tiếp thị qua email — Send campaigns to segmented lists without leaving your account
• Cách sử dụng phân tích bán hàng — See win rates, sales activity, and deals that have stalled
• Hướng dẫn sử dụng tích hợp — Connect Gmail, Outlook, Xero, and 70 other apps to your account
• How to Use Easy to Use Interface — Find any contact, deal, or task in seconds from one screen
• Hướng dẫn sử dụng ứng dụng di động — Update deals and log calls from your phone between meetings
• Cách sử dụng trường tùy chỉnh — Track the data your business needs on contacts, deals, and projects

Thời gian cần thiết: 5 phút cho mỗi phim

Cũng trong hướng dẫn này: Mẹo chuyên nghiệp | Những lỗi thường gặp | Khắc phục sự cố | Chạy | Các lựa chọn thay thế

Tại sao nên tin tưởng hướng dẫn này?

Loading... CRM for eight months and tested every feature covered here.

This tutorial comes from real hands-on experience, not vendor screenshots.

Capsule CRM is one of the simplest CRM tools a small việc kinh doanh can pick up.

Nhưng hầu hết người dùng chỉ mới khám phá một phần nhỏ khả năng của nó.

Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng mọi tính năng chính.

Hướng dẫn từng bước, kèm ảnh chụp màn hình và mẹo chuyên nghiệp.

Hướng dẫn sử dụng Capsule CRM

This How to Use Capsule CRM tutorial walks you through each feature, from your first import to the reports that show which deals are stuck.

Capsule CRM

Capsule CRM keeps contacts, deals, and projects in one account. Move deals along your sales pipeline, log every email, and let the dashboard flag clients who need a follow-up. Start free with 250 contacts and no card.

THỬ CAPSULE CRM NGAY →

ĐỌC TOÀN BỘ BÀI ĐÁNH GIÁ →

CÁC LỰA CHỌN THAY THẾ CHO CAPSULE CRM →

Hướng dẫn bắt đầu sử dụng Capsule CRM

Trước khi sử dụng bất kỳ tính năng nào, hãy hoàn tất thiết lập một lần này.

Quá trình này mất khoảng ba phút.

Bước 1: Tạo tài khoản của bạn

Go to the Capsule CRM website and click Sign Up.

A banner opens first with a line saying we value your privacy.

Capsule and most software sites use cookies to improve your experience and for marketing purposes.

Here is what each toggle on that banner means before you confirm preferences.

• Strictly necessary cookies: these cookies are required for the operation of our site and stay always active
• Functional cookies: remember choices on the site such as log in details and a price shown in Europe EUR
• Tracking and analytics cookies: these cookies allow us to see how visitors move around our site and help provide information on metrics such as number of visitors bounce rates etc
• Marketing cookies: used to provide customized advertising based on pages you have visited previously

Click manage preferences to switch categories on or off, then save your cookie preferences.

Some cookies are used to recognize you when you return to our site.

That setting enables us to personalize our content so you skip repeat intro screens.

A cookie that records your consent preferences stops the banner returning to your computer next visit.

Dismiss the message with the cky close icon and enter your email and password.

✓ Điểm kiểm tra: Kiểm tra của bạn hộp thư đến cho email xác nhận.

Bước 2: Truy cập ứng dụng

Capsule runs in any browser, with free iOS and Android apps beside it.

Log in with your new account and you land on the dashboard.

The top menu holds Dashboard, People, Sales, Projects, Tasks, and Calendar.

Capsule keeps short videos and demos in its help centre if a screen looks unfamiliar.

✓ Điểm kiểm tra: Bạn sẽ thấy bảng điều khiển chính.

Bước 3: Hoàn tất thiết lập ban đầu

Set your currency, add your company name, and invite teammates.

Then import your contacts from a CSV file using the Capsule import tool.

You can bring over your sales opportunities with the same tool built directly into Capsule.

Connect Gmail or Outlook last so past emails attach to the right record.

How to Use Capsule CRM Contact Manager

Quản lý liên hệ lets you store every contact with a full history in one record.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Open People & Organizations

Click People & Organizations in the top menu.

Import client information here to keep contacts and companies together.

Step 2: Add or import your contacts

Click Add Person and fill in the name, email, and business.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Your new contact appears at the top of the list.

Bước 3: Sắp xếp bằng thẻ

Apply tags and dữ liệu tags so you can filter contacts later.

Data tags carry extra fields, so a Client tag can hold a renewal date.

Cách sử dụng cơ hội bán hàng trong Capsule CRM

Cơ hội bán hàng lets you move deals through a sales pipeline you control.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Open the Sales tab

Click Sales to see your pipeline board.

Each column is a stage such as Qualified or Proposal Sent.

Step 2: Add an opportunity

Click Add Opportunity and link it to an existing contact.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The pipeline header shows your total open deal value.

Step 3: Drag deals between stages

Drag each card forward as the deal progresses.

Deals that sit too long turn up on the dashboard as stale.

How to Use Capsule CRM Task Tracker

Theo dõi nhiệm vụ lets you attach tasks to any record so follow-ups never slip.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Open the Tasks tab

Click Tasks to view everything due today and this week.

Step 2: Add a task to a record

Open any contact and click Add Task inside that record.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The task shows on your list with the contact name beside it.

Step 3: Build a Track for repeat work

Save a templated task list as a Track for onboarding.

Tracks standardize repetitive tasks so follow-up stays consistent.

How to Use Capsule CRM Email Marketer

Tiếp thị qua email lets you send bulk emails to segments built from your own data.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Connect your email

Connect Gmail or Outlook so emails log against the right contact.

Step 2: Build a saved list

Filter contacts by tag, then save that filter as a list.

Dynamic lists refresh themselves, so new matching contacts get added on their own.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Your list count matches the number of filtered contacts.

Step 3: Send and review

Write your campaign, send it, and check opens and clicks.

Hướng dẫn sử dụng phân tích bán hàng Capsule CRM

Phân tích bán hàng lets you read your sales numbers without building a spreadsheet.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bước 1: Mở báo cáo

Click Reports in the main menu.

Step 2: Pick a report

Choose sales performance, activity, or pipeline reports.

Filter by owner and date to see which rep closed what last quarter.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Your dashboard shows deal counts by stage and owner.

Step 3: Check Stale Opportunities

The dashboard flags Stale Opportunities that need follow-up now.

Hướng dẫn sử dụng tích hợp Capsule CRM

Tích hợp lets you connect the tools your team already uses every day.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bước 1: Mở Cài đặt tài khoản

Click your avatar, then choose Account Settings and Integrations.

Step 2: Connect your email

Add the Gmail add-on or the Microsoft Outlook add-in.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Connected apps show a green status inside the Integrations page.

Step 3: Add accounting and calendar

Kết nối Xero for invoices and Outlook Calendar for scheduling.

Each connection is a login handshake, so no developer time is needed.

How to Use Capsule CRM Interface

Giao diện dễ sử dụng lets you move around the app without training or a setup call.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Learn the top menu

Six tabs cover Dashboard, People, Sales, Projects, Tasks, and Calendar.

Step 2: Use global search

Type a name in the search bar to jump straight to a record.

Search reads names, emails, tags, and notes at the same time.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Your saved view appears in the sidebar under saved lists.

Step 3: Save your own view

Filter a list, then save that view for one-click access.

Hướng dẫn sử dụng ứng dụng Capsule CRM trên điện thoại di động

Ứng dụng di động lets you work your pipeline away from your computer.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Step 1: Download the app

Install Capsule from the App Store or Google Play.

Step 2: Sign in

Use the same login you set on your computer.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: Your pipeline loads with the same stages you see on desktop.

Step 3: Log calls and notes

Add a note straight after a call so nothing is lost.

The note lands on the contact record and shows on desktop within seconds.

Hướng dẫn sử dụng các trường tùy chỉnh trong Capsule CRM

Trường tùy chỉnh lets you record data that the default fields do not cover.

Dưới đây là hướng dẫn sử dụng từng bước.

Bước 1: Mở Cài đặt tài khoản

Go to Account Settings and click Custom Fields.

Bước 2: Thêm các trường tùy chỉnh

Pick chữ, number, date, or list, then name the field.

Đây là hình ảnh minh họa:

✓ Điểm kiểm tra: The new field shows on every contact record you open.

Step 3: Filter by your new field

Build a saved list using the field you just created.

Custom fields also show inside reports, so you can group deals by them.

Mẹo và phím tắt hữu ích cho Capsule CRM Pro

After eight months in the app, here are the shortcuts I use most.

Phím tắt

Những tính năng ẩn mà hầu hết mọi người bỏ lỡ

• Tracks: templated task lists that automate recurring processes like client onboarding
• Dynamic saved lists: lists that update in real-time as records match your rules
• Data enrichment: pulls company details and social links onto a contact automatically

Những lỗi thường gặp cần tránh khi sử dụng Capsule CRM

Mistake #1: Importing before the data structure is set

Mistake #2: Running everything through one pipeline

Mistake #3: Ignoring the dashboard warnings

Khắc phục sự cố Capsule CRM

Problem: You are signed out every time you return

Gây ra: Your browser clears the cookie that keeps you signed in.

Sửa chữa: Allow cookies for capsulecrm.com, or stop clearing them on close.

Problem: Imported contacts land in the wrong fields

Gây ra: The CSV headers did not match during the mapping step.

Sửa chữa: Undo the import from Account Settings, fix headers, and map columns again.

Problem: Emails are not attaching to a record

Gây ra: The Gmail add-on or Outlook add-in is not connected to that mailbox.

Sửa chữa: Reconnect the add-on, or copy your Capsule dropbox address into the BCC field.

📌 Ghi chú: If none of these fix your issue, contact Capsule CRM support.

Capsule CRM là gì?

Capsule CRM is a CRM tool that helps you manage contacts, sales, and projects in one account.

Think of it like a shared address book that also remembers every deal and task.

Hãy xem đoạn video tổng quan ngắn này:

Nó bao gồm các tính năng chính sau:

• Quản lý liên hệ: Store people and companies with notes, tasks, emails, and files attached.
• Cơ hội bán hàng: Track deals, values, and close dates across one or more pipelines.
• Theo dõi nhiệm vụ: Assign tasks to people, deals, and projects with due dates.
• Tiếp thị qua email: Send campaigns from saved lists and log replies back to records.
• Phân tích doanh số: Report on won and lost deals, activity levels, and pipeline health.
• Tích hợp: Link email, kế toán, calendar, and support apps in a few clicks.
• Giao diện dễ sử dụng: A plain top menu covering contacts, sales, projects, and tasks.
• Ứng dụng di động: iOS and Android apps with contacts, tasks, and pipeline access.
• Các trường tùy chỉnh: Add your own fields to contacts, sales opportunities, and projects.

Để xem đánh giá đầy đủ, hãy xem bài viết của chúng tôi. Đánh giá Capsule CRM.

Bảng giá Capsule CRM

Đây là giá của Capsule CRM vào năm 2026:

Dùng thử miễn phí: Yes, 14 days on paid plans, and the Free plan never expires.

Đảm bảo hoàn tiền: No formal guarantee, but you can cancel monthly billing anytime.

💰 Giá trị tốt nhất: Starter — custom fields and a full sales pipeline at a fair price.

Capsule CRM so với các giải pháp thay thế

Capsule CRM có những ưu điểm gì so với các đối thủ? Dưới đây là bức tranh tổng quan về các đối thủ cạnh tranh:

Hãy xem sự so sánh này:

Lựa chọn nhanh:

• Tốt nhất tổng thể: HubSpot — the widest feature set if budget allows
• Ngân sách tốt nhất: Freshsales — the lowest entry price of the group
• Phù hợp nhất cho người mới bắt đầu: Capsule CRM — the shortest path from signup to first deal
• Phù hợp nhất cho người bán hàng trực quan: Pipedrive — the pipeline board leads the whole app

🎯 Các lựa chọn thay thế cho Capsule CRM

Bạn đang tìm kiếm các lựa chọn thay thế cho Capsule CRM? Dưới đây là những lựa chọn hàng đầu:

• 🚀 HubSpot: Free CRM with marketing tools attached, though costs climb fast once you add paid hubs.
• 🎯 Pipedrive: Built around a drag-and-drop sales pipeline, ideal for teams who live in deal stages.
• 💰 Zoho CRM: Deep customization and low pricing, with a longer setup than Capsule needs.
• ⚡ Freshsales: Bundles calling and chat into the record, useful for phone-heavy sales teams.

Để xem danh sách đầy đủ, vui lòng xem trang của chúng tôi. Các giải pháp thay thế cho Capsule CRM hướng dẫn.

⚔️ So sánh Capsule CRM

Dưới đây là cách Capsule CRM so sánh với từng đối thủ cạnh tranh:

• So sánh Capsule CRM và HubSpot: HubSpot wins on features, Capsule wins on simple pricing and faster setup.
• So sánh Capsule CRM và Pipedrive: Pipedrive suits pure sales teams, Capsule handles contacts, opportunities and projects together.
• So sánh Capsule CRM và Zoho CRM: Zoho customizes further, but Capsule stays usable without an admin behind it.
• So sánh Capsule CRM và Freshsales: Freshsales bundles calling, Capsule keeps a cleaner record view and better tags.

Bắt đầu sử dụng Capsule CRM ngay bây giờ!

Bạn đã học cách sử dụng mọi tính năng chính của Capsule CRM:

• ✅ Quản lý liên hệ
• ✅ Cơ hội bán hàng
• ✅ Theo dõi nhiệm vụ
• ✅ Tiếp thị qua email
• ✅ Phân tích doanh số
• ✅ Tích hợp
• ✅ Easy to Use Interface
• ✅ Ứng dụng di động
• ✅ Trường tùy chỉnh

Bước tiếp theo: Hãy chọn một tính năng và thử ngay bây giờ.

Hầu hết mọi người bắt đầu với Quản lý danh bạ.

Chỉ mất chưa đến năm phút.

Câu hỏi thường gặp

Capsule CRM có miễn phí không?

Yes. The Free plan costs $0 and covers two users with 250 contacts. Paid plans start at $18 per user per month when you outgrow it.

Capsule có phù hợp với doanh nghiệp nhỏ không?

Yes. Small teams pick it for the short setup, the simple sales pipeline, and pricing that stays below HubSpot and Zoho CRM.

Can I import contacts from a CSV file?

Yes. The import tool built directly into Capsule maps your CSV columns to fields. You can import sales opportunities the same way.

Does Capsule CRM connect to Gmail and Outlook?

Yes. There is a Gmail add-on and a Microsoft Outlook add-in. Both log email conversations and let you create sales opportunities.

How many integrations does Capsule CRM have?

Capsule integrates with over 70 apps, including Xero for kế toán and Outlook Calendar for scheduling meetings and demos.