How to Use Hiver: A Beginner’s Step-by-Step in 2025

Haben Sie Schwierigkeiten, den Überblick über alle E-Mails Ihres Teams zu behalten?

Es kann sich wie ein großes Durcheinander anfühlen, nicht wahr?

Was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, diese gemeinsam genutzten Postfächer zu verwalten, ohne dass alle durcheinander geraten?

HiverHQ könnte genau das Richtige für Sie sein.

Diese einfache Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie HiverHQ im Jahr 2025 nutzen können.

Lasst es uns ansehen!

Hiver

Laut Nutzerbewertungen von Hiver konnten Teams, die Hiver einsetzen, eine um 60 % schnellere Reaktionszeit auf E-Mails und eine um 50 % verringerte E-Mail-Flut verzeichnen.

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Ein Blick darauf, wie HiverHQ aussieht

Okay, Sie haben sich also angemeldet! ​​Was sehen Sie nun auf Ihrem Bildschirm?

Werfen wir einen kurzen Blick auf die wichtigsten Bestandteile von HiverHQ. Stellen Sie es sich wie die Kommandozentrale für die E-Mails Ihres Teams vor.

Zuerst sehen Sie die geteilten Posteingänge.

Hier geschieht die Magie für die E-Mails Ihrer Teammitglieder.

Statt vieler verschiedener Gmail-Konten kann nun jeder in Ihrem Team von einem einzigen Ort aus arbeiten.

Sie werden auch „Meine“ sehen PosteingangKeine Sorge, Ihre persönlichen E-Mails sind weiterhin verfügbar, genau wie zuvor.

Dann gibt es noch die „Aufgaben“. Das sind kleine To-do-Listen, die Sie sich selbst oder anderen Teammitgliedern zuweisen können.

Sie finden dort auch „Notizen“.

Das sind wie geheime Nachrichten, die Sie an Ihr Team über eine E-Mail schreiben können, ohne dass der Absender der E-Mail sie sieht.

Später Als Nächstes werden wir ein wenig über „Analytics“ sprechen, die zeigen, wie gut Ihr Team abschneidet.

Und es gibt eine Schaltfläche „Einstellungen“, mit der Sie die Einstellungen an Ihre Arbeitsweise anpassen können.

HiverHQ ist so aufgebaut, dass es leicht verständlich ist.

Wo werden Sie Ihrer Meinung nach die meiste Zeit verbringen?

Vermutlich arbeiten sie in diesen gemeinsamen Postfächern zusammen, um E-Mails zu beantworten!

Es dreht sich alles darum, wie Ihr Team besser zusammenarbeiten kann.

HiverHQ bietet sogar eine sogenannte Live-Chat-Integration, um sofort mit Kunden sprechen zu können, und kann wie ein Helpdesk fungieren, um die Abläufe zu organisieren.

Das kann Ihren Arbeitsablauf wirklich verbessern!

Arbeiten mit gemeinsamen Posteingängen

Hier entfaltet Hiver seine ganze Magie, insbesondere für Teams.

Anstatt E-Mails einfach nur weiterzuleiten, bietet Hiver Ihnen ein gemeinsames Postfach.

Wie funktioniert ein gemeinsamer Posteingang?

Mehrere Teammitglieder arbeiten über ein gemeinsames E-Mail-Konto zusammen. 

So kann jeder in Ihrem Kundenservice-Team die gleiche eingehende Anfrage sehen und beantworten.

Nie mehr verlorene E-Mail-Verläufe!

So zeigen Sie E-Mails in einem gemeinsamen Posteingang an

Wenn Sie eine E-Mail aus einem gemeinsamen Posteingang in Hiver öffnen, sieht diese Ihrem normalen E-Mail-Konto sehr ähnlich, bietet aber einige zusätzliche hilfreiche Funktionen.

Sie sehen den Absender, den Betreff und den Text der E-Mail. 

Das Tolle daran ist, dass jeder in Ihrem Team, der Zugriff auf dieses gemeinsame Postfach hat, diese E-Mail-Ansichten sehen kann.

Das bedeutet, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis davon haben, was die Kunden wünschen.

Sie müssen nicht fragen: „Hat jemand diese Anfrage gesehen?“

„Weil es für alle sichtbar ist.“

Mit Hiver behalten Sie mühelos den Überblick über alle eingehenden E-Mails.

So weisen Sie Teammitgliedern E-Mails zu

Um sicherzustellen, dass die richtige Person die Anfrage eines Kunden bearbeitet FrageSie können die E-Mail-Konversation einem bestimmten Teammitglied zuweisen.

Suchen Sie in der E-Mail nach einer Schaltfläche „Zuweisen“ oder einem Dropdown-Menü.

Wenn Sie darauf klicken, sehen Sie eine Liste Ihrer Teammitglieder.

Suchen Sie sich einfach die Person aus, die sich um dieses Ticket kümmern soll.

Sie können sogar kurze Notizen hinzufügen, wenn Sie E-Mails zuweisen, wie zum Beispiel: „Sarah, das sieht nach einer Frage zur Preisgestaltung aus.“

Dadurch wird ganz klar, wer verantwortlich ist, und Ihr Helpdesk-Prozess wird optimiert.

Diese Funktion in Hiver steigert die Produktivität enorm und stellt sicher, dass keine Kundendienstanfrage übersehen wird.

Beantworten von E-Mails und Verwenden von E-Mail-Vorlagen

Das Beantworten von Kunden-E-Mails in Hiver ist genauso einfach wie das Schreiben einer normalen E-Mail.

Am Ende des E-Mail-Verlaufs finden Sie die Schaltfläche „Antworten“.

Klicken Sie darauf, geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken Sie auf Senden. Hiver hat aber einen cleveren Trick, um Ihnen Zeit zu sparen: E-Mail-Vorlagen.

Wenn Sie feststellen, dass Sie immer wieder dieselben Antworten auf wiederkehrende Anfragen schreiben, können Sie eine Vorlage erstellen.

Das ist so, als würde man eine vorformulierte Antwort speichern, die man mit nur einem Klick einfügen kann.

Es spart Ihrem Kundenservice-Team viel Zeit und trägt dazu bei, dass Ihre Antworten einheitlich sind.

Die Vorlagenoption finden Sie normalerweise in der Nähe des Antwortfensters.

Die Schaltfläche „Zuweisen“ finden

Wenn Sie eine E-Mail-Konversation einem bestimmten Teammitglied in Hiver zuweisen möchten, müssen Sie als Erstes die Antworten finden – nun ja, nicht direkt die Antworten, sondern den Button „Zuweisen“!

Es ist normalerweise ziemlich leicht zu erkennen.

Wenn Sie eine eingehende E-Mail im gemeinsamen Posteingang öffnen, suchen Sie nach einer Schaltfläche oder einem Dropdown-Menü mit einer Bezeichnung wie „Zuweisen“ oder „Zuweisen an“ oder einem kleinen Personensymbol daneben.

Mit diesem Button stellen Sie sicher, dass die richtige Person in Ihrem Kundenservice-Team die Anfrage des Kunden bearbeitet.

Die Auswahl des richtigen Teammitglieds

Sobald Sie auf die Schaltfläche „Zuweisen“ klicken, wird eine Liste Ihrer Teammitglieder angezeigt, die Zugriff auf dieses freigegebene Postfach haben.

Werfen Sie einen Blick auf die Liste und überlegen Sie, welche Teammitglieder am besten mit dieser Art von Kundenserviceproblemen umgehen können.

Vielleicht ist es jemand, der sich gut mit Abrechnungsfragen auskennt, oder jemand, der normalerweise technische Fragen beantwortet.

Die Wahl der richtigen Person trägt dazu bei, den Prozess zu optimieren und sicherzustellen, dass der Kunde die bestmögliche Unterstützung erhält.

Klicken Sie einfach auf den Namen des Teammitglieds, dem Sie die E-Mail zuweisen möchten.

Hinzufügen einer Notiz beim Zuweisen

Manchmal ist es hilfreich, dem Teammitglied bei der Zuweisung einer E-Mail ein paar zusätzliche Informationen zu geben.

Bevor Sie die Aufgabe abschließen, bietet Ihnen Hiver oft die Möglichkeit, kurze Anmerkungen hinzuzufügen.

Das kann alles Mögliche sein, von „Dieser Kunde ist wirklich verärgert“ bis hin zu „Er hat bereits versucht, sein Gerät neu zu starten“.

Diese kurzen Hinweise geben den designierten Eigentümern einen Überblick und helfen ihnen, direkt loszulegen, ohne dass viele Nachfragen gestellt werden müssen.

Es ist eine hervorragende Möglichkeit, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und sicherzustellen, dass alle von Beginn der E-Mail-Konversation an auf dem gleichen Stand sind.

Was passiert, nachdem Sie eine E-Mail zugewiesen haben?

Nachdem Sie eine E-Mail-Adresse zugewiesen haben, passieren ein paar Dinge.

Zunächst wird die E-Mail in der Regel aus dem Bereich „Nicht zugewiesen“ des gemeinsamen Posteingangs in eine Ansicht verschoben, die anzeigt, was jedem Teammitglied zugewiesen ist.

Die Person, der Sie die E-Mail zugewiesen haben, wird wahrscheinlich eine Benachrichtigung (Alarm) erhalten, damit sie weiß, dass sie ein neues Ticket zu bearbeiten hat.

Sie sind dann dafür verantwortlich, den E-Mail-Verlauf zu lesen, das Problem des Kunden zu ermitteln und eine Antwort zu senden.

Dieses System der E-Mail-Zuweisung trägt dazu bei, dass jeder verantwortlich ist und keine Kundenanfrage verloren geht.

Dies ist ein Schlüsselfaktor dafür, wie Hiver dabei hilft, einen stark frequentierten Kundendienstbetrieb effizient zu verwalten.

Auffinden des Notizbereichs in einer E-Mail

Wenn Sie in Hiver eine E-Mail-Konversation öffnen und sich privat mit Ihren Teammitgliedern darüber austauschen möchten, müssen Sie die Antworten im Abschnitt „Notizen“ finden.

Normalerweise sehen Sie direkt neben dem Hauptinhalt der E-Mail eine Registerkarte oder einen Button mit der Bezeichnung „Notizen“.

Es könnte sich in der Nähe der Schaltflächen „Antworten“ und „Zuweisen“ befinden.

Manchmal sieht es aus wie eine kleine Rede Blase Symbol.

Durch Anklicken dieses Links öffnet sich ein Bereich, in dem Sie und Ihre Teammitglieder sich gegenseitig Nachrichten zur Kundenanfrage austauschen können.

Interne Notizen tippen und versenden

Sobald Sie sich im Abschnitt „Notizen“ befinden, ist es genau so, als würden Sie jemandem online eine normale Nachricht senden.

Es wird ein Feld geben, in das Sie Ihre Nachricht eingeben können.

Halten Sie Ihre Notizen klar und prägnant, damit Ihr Teammitglied versteht, was Sie sagen wollen.

Sie könnten beispielsweise schreiben: „Hallo Sarah, der Kunde erwähnte, dass er bereits einen Neustart versucht hat. Vielleicht sollten Sie einen anderen Schritt zur Fehlerbehebung vorschlagen?“

Nachdem Sie Ihre Nachricht eingegeben haben, erscheint eine Schaltfläche zum Senden, die oft mit „Senden“ oder ähnlich beschriftet ist.

Sobald Sie die Nachricht versendet haben, können andere Teammitglieder, die dieselbe E-Mail öffnen, sie in Echtzeit sehen.

Wie Notizen Ihrem Team bei der Zusammenarbeit helfen

Das Verwenden von kurzen Notizen ist eine äußerst hilfreiche Methode für Ihr Kundenservice-Team, zusammenzuarbeiten, ohne dass der Kunde Ihre internen Diskussionen mitbekommt.

Vorstellen two team members are working on the same customer’s problem.

Anstatt zum jeweiligen Schreibtisch des anderen gehen oder separate E-Mails schreiben zu müssen, können sie einfach den Notizbereich innerhalb des E-Mail-Verlaufs nutzen.

Dadurch wird es einfach, Informationen auszutauschen, um Hilfe zu bitten und alle über den Status des Tickets auf dem Laufenden zu halten.

Es trägt zur Optimierung Ihres Arbeitsablaufs bei, da die gesamte Kommunikation über das Problem eines Kunden direkt in der E-Mail-Konversation verbleibt.

Dadurch wird es wesentlich einfacher, den Kundenservice effizient zu gestalten und Ihren Kunden ein besseres Erlebnis zu bieten.

Abschluss

Das ist also die einfache Art, HiverHQ zu nutzen.

Es mag im ersten Moment viel erscheinen. Aber wenn man es erst einmal ausprobiert hat, ist es gar nicht so schwer.

Überlegen Sie einmal, wie viel einfacher die Bearbeitung von Team-E-Mails sein könnte.

Schluss mit unübersichtlichen Vorstößen! Jeder kann sehen, was vor sich geht.

Sie können E-Mails ganz einfach an die richtige Person weiterleiten.

And you can talk to your team without the customer seeing. Ready to try Hiver and make your email management besser? 

Probieren Sie es aus und sehen Sie, wie es Ihrem Team hilft, zusammenzuarbeiten!

Häufig gestellte Fragen