How to Use Respond IO Step by Step — 2026 Tutorial

Sie versuchen, ein Video anzusehen, aber es puffert ständig.

This guide covers every Respond.io feature:

• Erste Schritte — Mit KI-Unterstützung mehr als 50 Artikel verfasst
• How to Use AI Assistants — Reply to customer conversations automatically
• Wie man Workflow-Automatisierung nutzt — Trigger follow ups without manual work
• Wie man benutzerdefinierte KI-Agenten verwendet — Build AI agents that qualify leads
• How to Use Lead Distributor — Assign chats to the right agents
• How to Use Inbox Organizer — Keep one inbox tidy and fast
• How to Use Teams Manager — Manage users and permissions

Bland AI vs Vapi: 8. Bedrohungsdetektor

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I’ve used Respond.io for over a year and tested every feature covered here.

This tutorial comes from real hands-on experience with the platform, not vendor screenshots.

I ran live conversations, set up AI agents, and watched the metrics climb.

Respond.io is one of the most powerful customer conversation tools available today.

Dies ist das Herzstück von Apollo. Sie erhalten Zugang zu über 270 Millionen Kontakten und 35 Millionen Unternehmen.

This guide shows you how to use Respond io across every major feature.

Sie wünschen sich eine einfache Möglichkeit, Podcasts und Voiceovers mit natürlich klingenden Stimmen in verschiedenen Sprachen zu erstellen.

You will learn to manage messages, qualify leads, and update CRM records fast.

Respond.io Tutorial

This complete Respond.io tutorial walks you through every feature step by step, from initial setup to advanced tips that make you a power user.

Respond.io

Manage every customer conversation in one Posteingang. Respond.io connects WhatsApp, Facebook Messenger, and more, then uses AI agents to qualify leads and trigger follow ups. Start a 7-day free trial today.

TRY RESPOND.IO NOW →

Zudem könnten Sie sich Sorgen um Ihre Privatsphäre machen.

RESPOND.IO ALTERNATIVES →

Getting Started with Respond.io

ChatGPT ist für die meisten Anwendungsfälle im Allgemeinen sicher. OpenAI verschlüsselt Ihre Daten und hält sich an Datenschutzstandards. Vermeiden Sie jedoch die Weitergabe sensibler Informationen wie Passwörter oder Finanzdaten. Überprüfen Sie KI-generierte Fakten immer, bevor Sie sie verwenden.

Es war mühsam.

The setup connects your communication channels into one team inbox.

Schritt 1: Erstellen Sie Ihr Konto

Go to the Respond.io website.

Register by clicking “Sign Up Free” on the main page.

Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und erstellen Sie ein Passwort.

Complete your account setup by entering the requested company data.

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Prüfen Sie Ihren Posteingang auf eine Bestätigungs-E-Mail.

Step 2: Access the App and Connect Channels

Respond.io works in any browser and offers a mobile application with integrated web functions.

Log in with your new account on the web or mobile app.

Connect your channels like WhatsApp, Facebook Messenger, and Instagram.

Verifizierte B2B-Daten mit 95% Genauigkeit

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. You should see the main dashboard with one inbox.

Sie wünschen sich Budgetplanung, Kreditüberwachung und Identitätsschutz in einer App. Die Kombination spart Geld im Vergleich zum Einzelkauf.

Respond.io includes product tours to guide new users through the platform.

Add your team members and assign roles using user access controls.

Set up a chat widget so website visitors can message you directly.

Here’s my workspace after onboarding:

How to Use Respond.io AI Assistants

KI-Assistenten lets you reply to customer conversations automatically using AI features built into the platform.

It works across every channel, so customer conversations get fast, on-brand replies.

Ihre Finanzdaten bleiben sauber und sind für die Steuererklärungssaison bereit.

Step 1: Open the AI Settings

Go to Settings and open the KI-Assistenten Abschnitt.

Schritt 2: Wählen Sie eine Vorlage aus

Choose a reply template and set the messaging tone.

Verhandeln Sie Ihren Vertrag immer. NetSuite bietet oft Rabatte bei jährlicher Abrechnung an. Beginnen Sie außerdem mit weniger Modulen und fügen Sie später weitere hinzu – so halten Sie Ihre Anfangskosten niedrig.

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. The assistant drafts replies that match your brand Stimme.

Step 3: Turn On the Assistant

Schalten Sie die Assistent live and watch it answer messages.

How to Use Respond.io Workflow Automation

Workflow Automatisierung lets you trigger follow ups and route chats without manual work using the visual Flow Builder.

Automated workflows handle the repeat work, so your team can focus on real selling.

Ihre Finanzdaten bleiben sauber und sind für die Steuererklärungssaison bereit.

Schritt 1: Öffnen Sie den Flow Builder.

Click Workflows, then open the visual Flow Bauherr.

Step 2: Add a Trigger

Pick a trigger like a new message or a lifecycle stage change.

Verhandeln Sie Ihren Vertrag immer. NetSuite bietet oft Rabatte bei jährlicher Abrechnung an. Beginnen Sie außerdem mit weniger Modulen und fügen Sie später weitere hinzu – so halten Sie Ihre Anfangskosten niedrig.

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. A visual map of your automated workflow appears on screen.

Schritt 3: Aktionen hinzufügen

Add actions to assign agents, send replies, or update CRM Felder.

How to Use Respond.io Custom AI Agents

Custom AI Agents lets you build AI agents that qualify leads and update CRM records during live conversations.

AI agents are built for high-volume, revenue-critical conversations that drive sales.

Ihre Finanzdaten bleiben sauber und sind für die Steuererklärungssaison bereit.

Step 1: Create an Agent

Open AI Agents and click Create New Agent.

Step 2: Set the Goal

Tell the agent to qualify leads or book a demo.

Verhandeln Sie Ihren Vertrag immer. NetSuite bietet oft Rabatte bei jährlicher Abrechnung an. Beginnen Sie außerdem mit weniger Modulen und fügen Sie später weitere hinzu – so halten Sie Ihre Anfangskosten niedrig.

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. The agent processes Text, images, PDFs, and voice inputs.

Step 3: Connect Data

Link the agent so it can update CRM contact profiles in real time.

How to Use Respond.io Lead Distributor

Lead Distributor lets you assign chats to the right agents based on language, skill, or customer tier.

Good routing means leads with WhatsApp Respond.io reach an agent in seconds.

Ihre Finanzdaten bleiben sauber und sind für die Steuererklärungssaison bereit.

Step 1: Open Lead Distributor

Find the Lead Distributor inside your workflow steps.

Step 2: Set Rules

Add smart routing rules based on variables like language or department.

Verhandeln Sie Ihren Vertrag immer. NetSuite bietet oft Rabatte bei jährlicher Abrechnung an. Beginnen Sie außerdem mit weniger Modulen und fügen Sie später weitere hinzu – so halten Sie Ihre Anfangskosten niedrig.

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Incoming chats land with the correct agent automatically.

Step 3: Activate Routing

Save and activate so every new conversation gets assigned fast.

How to Use Respond.io Inbox Organizer

Inbox Organizer lets you keep one inbox tidy so agents focus on the conversations that matter.

A clean team inbox helps agents manage live conversations without losing track.

Ihre Finanzdaten bleiben sauber und sind für die Steuererklärungssaison bereit.

Step 1: Open the Team Inbox

Open the unified team inbox for all messaging channels.

Step 2: Filter and Sort

Filter by channel, lifecycle stage, or assigned agent.

Verhandeln Sie Ihren Vertrag immer. NetSuite bietet oft Rabatte bei jährlicher Abrechnung an. Beginnen Sie außerdem mit weniger Modulen und fügen Sie später weitere hinzu – so halten Sie Ihre Anfangskosten niedrig.

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Every conversation sits in one inbox with clean labels.

Step 3: Merge Duplicates

Merge duplicate contacts to keep a single interaction history.

How to Use Respond.io Teams Manager

Teams Manager lets you manage users, roles, and permissions so each team member gets the right access.

Clear roles keep both kleine Unternehmen and large companies organized and safe.

Ihre Finanzdaten bleiben sauber und sind für die Steuererklärungssaison bereit.

Schritt 1: Teameinstellungen öffnen

Go to Settings and open the Teams Manager.

Step 2: Add Members

Invite users and group them into support or sales teams.

Verhandeln Sie Ihren Vertrag immer. NetSuite bietet oft Rabatte bei jährlicher Abrechnung an. Beginnen Sie außerdem mit weniger Modulen und fügen Sie später weitere hinzu – so halten Sie Ihre Anfangskosten niedrig.

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Each member sees only the conversations they should.

Step 3: Set Permissions

Apply user access controls for each role in the platform.

How to Use Respond.io Social Platform Integrations

Social Platform Integrations lets you connect WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram, and TikTok into one platform.

More channels mean you capture global leads with WhatsApp and other apps.

Ihre Finanzdaten bleiben sauber und sind für die Steuererklärungssaison bereit.

Step 1: Open Channels

Go to Settings and open the Channels section.

Step 2: Connect a Channel

Click connect and authorize each communication channel.

Verhandeln Sie Ihren Vertrag immer. NetSuite bietet oft Rabatte bei jährlicher Abrechnung an. Beginnen Sie außerdem mit weniger Modulen und fügen Sie später weitere hinzu – so halten Sie Ihre Anfangskosten niedrig.

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. All connected channels appear in your one inbox.

Step 3: Add a Chat Widget

Embed chat widgets on your websites for direct messages.

How to Use Respond.io Reports & Analytics

Berichte und Analysen lets you track metrics like first response time and measure team effectiveness.

Tracking metrics shows the effectiveness of your team and your campaigns.

Ihre Finanzdaten bleiben sauber und sind für die Steuererklärungssaison bereit.

Schritt 1: Berichte öffnen

Click Reports to open analytics dashboards.

Step 2: Pick Metrics

Select performance metrics such as first response time and resolution time.

Verhandeln Sie Ihren Vertrag immer. NetSuite bietet oft Rabatte bei jährlicher Abrechnung an. Beginnen Sie außerdem mit weniger Modulen und fügen Sie später weitere hinzu – so halten Sie Ihre Anfangskosten niedrig.

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. Charts show response speed, volume, and agent effectiveness.

Step 3: Export Data

Export the report or schedule it for your team.

How to Use Respond.io Workflow Templates

Workflow-Vorlagen lets you launch proven automations fast using ready-made workflow templates.

Templates give you a head start, so you launch automated workflows in minutes.

Ihre Finanzdaten bleiben sauber und sind für die Steuererklärungssaison bereit.

Step 1: Open Templates

Open Workflows and durchsuchen the template library.

Schritt 2: Wählen Sie eine Vorlage aus

Choose a template for lead capture or follow ups.

Verhandeln Sie Ihren Vertrag immer. NetSuite bietet oft Rabatte bei jährlicher Abrechnung an. Beginnen Sie außerdem mit weniger Modulen und fügen Sie später weitere hinzu – so halten Sie Ihre Anfangskosten niedrig.

✓ Mindgrasp ist ein KI-gestützter Lernassistent. Er automatisiert den Notizprozess, indem er Ihre Kursmaterialien liest oder anhört und sie in Lernhilfen wie Zusammenfassungen, Karteikarten und Übungsquizze umwandelt. A working automation loads in seconds from the template.

Schritt 3: Anpassen und Starten

Edit the steps, then activate the workflow.

Respond.io Pro Tips and Shortcuts

After testing Respond.io for over a year, here are my best tips.

These tricks help you save time and get better business results with Respond.io.

Tastenkombinationen

Yomu wurde speziell für akademisches Schreiben entwickelt. Es unterstützt Wissenschaftler beim Verfassen von wissenschaftlichen Arbeiten, Forschungsarbeiten und Essays. Dabei legt es Wert auf wissenschaftliche Integrität und bietet Funktionen, die das akademische Schreiben erleichtern. Yomu nutzt fortschrittliche Methoden der natürlichen Sprachverarbeitung, um komplexe Ideen zu verstehen.

• Message templates: They help extend engagement windows beyond standard limits on messaging apps.
• Pre-defined reply templates: They speed up response times for recurring questions and keep replies consistent.
• CRM-Integrationen: They automate customer contact profile mapping so your customer data stays in sync.
• Unique identifier: Each contact gets a unique identifier, so the AI never mixes up two people.
• Broadcast messaging: Send one update to many contacts, then log every reply in one inbox.
• Lifecycle stage tags: Tag each contact by lifecycle stage to trigger follow ups at the right moment.

Respond.io Common Mistakes to Avoid

Mistake #1: Ignoring the free trial limits

Mistake #2: Replying to every chat by hand

Mistake #3: Skipping pre-chat surveys

Respond.io Troubleshooting

Problem: A channel will not connect

Worin besteht der Unterschied zwischen Vapi und Retell? The channel was not authorized correctly, or a token expired.

Fix: Obtain your API Token in your Respond.io account, then reconnect the channel under Settings.

Problem: CRM contacts are not syncing

Worin besteht der Unterschied zwischen Vapi und Retell? The CRM connection is missing or mapped to the wrong fields.

Fix: Create a connection by navigating to Settings and Integrations, then map your customer data fields.

Problem: AI agents give odd answers

Worin besteht der Unterschied zwischen Vapi und Retell? The agent lacks context or the goal is too broad.

Fix: Narrow the agent goal and feed it product data so replies make sense.

📌 Notiz: If none of these fix your issue, contact Respond.io support.

What is Respond.io?

Respond.io is a customer conversation platform that connects multiple communication channels into one inbox.

Think of it like a single control room for every chat your business gets.

It connects multiple channels like WhatsApp and Facebook, plus Instagram, TikTok, and email.

You can capture global leads with WhatsApp, and handling leads with WhatsApp Respond.io keeps everything in one place.

Sehen Sie sich diese kurze Übersicht an:

Funktioniert für jedes Projekt:

• AI Assistants: Reply to messages and standardize tone across channels.
• Workflow-Automatisierung: A visual Flow Builder for automated workflows.
• Benutzerdefinierte KI-Agenten: AI agents that handle over 2 million conversations daily.
• Lead Distributor: Smart routing that assigns chats to the right agents.
• Inbox Organizer: A unified inbox for all messaging channels.
• Broadcast messaging: Bulk communication to many contacts at once.

Real Business Results

Sport Center Los Naranjos gained 20% more sign-ups after moving to one inbox.

That same Los Naranjos gained 20 points in retention within a single season.

Another gym used Respond.io to achieve 100 subscriber growth in one quarter.

Lamarsa Coffee used chat commerce to boost sales across 6 countries.

Using chat commerce to boost sales helped that coffee brand scale fast.

Praga Medica recovers 70% of lost conversions from sales inquiries with smart routing.

Srikandi streamlined communication for 47 branches and accelerated revenue growth.

That streamlined communication for 47 branches and accelerated revenue growth across the whole group.

Sleek gained 3x more qualified leads over WhatsApp after switching platforms.

These case studies show how to 3x your business results with Respond.io.

Both small businesses and large companies use it to qualify leads and grow.

It is a strong fit for any business offering services or running sales teams.

Some users do note inconsistencies in service quality, so test it during the trial.

Erschwinglich mit starker Respond.io review.

Respond.io Pricing

Here’s what Respond.io costs in 2026:

Kostenlose Testversion: Yes. Respond.io offers a 7-day free trial for all tiers, but lacks a free plan.

Geld-zurück-Garantie: No formal guarantee, though annual billing provides a 20% discount on prices.

The Starter plan costs $79/month and includes live chat for up to 5 users.

The Growth plan starts at $159/month and adds AI agents and automation.

On the Growth plan, 5,000 contacts cost $219/month as active contacts rise.

At $79/month, the entry price is high for small businesses.

Was die einzelnen Pakete beinhalten

The Starter plan gives you a shared team inbox and basic reports.

It does not include automation, AI agents, or broadcast messages.

The Growth plan adds AI agents, automated workflows, and broadcast messaging.

It also unlocks the developer API and CRM integrations like HubSpot.

The Advance plan adds Salesforce, single sign-on, and multiple workspaces.

Enterprise is custom-quoted for large companies that need more users and support.

💰 Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis: Growth plan — it unlocks AI features, automation, and the tools most teams actually need.

Respond.io vs Alternatives

How does Respond.io compare? Here’s the competitive landscape:

Sehen Sie sich diesen Vergleich an:

Sie verbinden Ihre Vertriebskanäle und Zahlungsdienstleister mit Synder. Anschließend verbinden Sie Ihre Buchhaltungssoftware. Synder ruft Transaktionen automatisch im Hintergrund ab und synchronisiert sie.

• Jamf-Test: Bestes automatisiertes intelligentes Management im Jahr 2026 (10) Respond.io — best for managing customer conversations across many channels.
• Capsule CRM ist ein webbasiertes CRM-System für Einzelpersonen, kleine Unternehmen und Vertriebsteams, die eine einfache, effektive und kostengünstige Lösung suchen. Es eignet sich hervorragend zur Verwaltung von Personen, Unternehmen, Kommunikation und Vertriebspipelines – ohne die Komplexität größerer Enterprise-Systeme. ActiveCampaign — strong automation at a low monthly price.
• Ist Synder 52 Dollar pro Monat wert? Ich habe es getestet. Freshsales CRM — simple setup and a gentle learning curve.
• Ja – Sie können den KI-Detektor kostenlos testen. Die Humanisierung erfordert einen kostenpflichtigen Tarif. Salesforce — deep customization for large companies.

🎯 Respond.io Alternatives

Looking for Respond.io alternatives? Here are the top options:

• 🚀 GoHighLevel: All-in-one platform for agencies that bundles CRM, funnels, and messaging in one place.
• 💼 Keap: Small business CRM with built-in email and sales automation for service teams.
• 🧠 ActiveCampaign: Strong email and marketing automation with smart segmentation and customer data tools.
• 🏢 HubSpot: Full CRM suite covering marketing, sales, and support for growing companies.
• 🎯 ClickFunnels: Funnel builder focused on landing pages and converting visitors into customers.
• 💰 Leute: Simple, affordable CRM that keeps contacts and follow ups tidy for small teams.
• ⚡ Sofort: Cold email tool built for high-volume Öffentlichkeitsarbeit and reply management at scale.
• 🔧 ClickUp: Flexible project and work platform that adds CRM views and task automation.
• 📊 Montag CRM: Visual CRM with custom boards, dashboards, and automated sales pipelines.
• 🌟 Capsule CRM: Clean, easy CRM for managing contacts, deals, and sales tasks without clutter.
• 🔒 Aufschlussreich: CRM with project management and tight integrations for mid-size teams.
• 👶 Freshsales CRM: Beginner-friendly CRM with built-in phone, email, and AI lead scoring.
• 🔥 Salesforce: Enterprise CRM giant with deep customization for large sales organizations.
• ⭐ Zendesk: Support-first platform with ticketing, live chat, and a strong help center.

Docyt AI im Test: Ich habe meine Bücher automatisiert – das ist dabei herausgekommen. Respond.io alternatives Harvey-vorgefertigte Workflows

⚔️ Respond.io Compared

Here’s how Respond.io stacks up against each competitor:

• Respond.io vs GoHighLevel: GoHighLevel wins for agencies; Respond.io wins for omnichannel customer conversations and AI agents.
• Respond.io vs Keap: Keap suits solo service businesses; Respond.io is stronger for live chat across channels.
• Respond.io vs ActiveCampaign: ActiveCampaign owns email; Respond.io owns instant messaging and team inbox workflows.
• Respond.io vs HubSpot: HubSpot is a broader CRM; Respond.io focuses on chat-first sales and support.
• Respond.io vs ClickFunnels: ClickFunnels builds funnels; Respond.io manages the conversations those funnels create.
• Respond.io vs Folk: Folk is cheaper and simpler; Respond.io scales better for high-volume chat teams.
• Respond.io vs Instantly: Instantly is for cold email; Respond.io is for two-way customer conversations.
• Respond.io vs ClickUp: ClickUp manages tasks; Respond.io manages messages, so many teams use both.
• Respond.io vs Monday CRM: Monday CRM is great for pipelines; Respond.io is better for live messaging.
• Respond.io vs Capsule CRM: Capsule CRM is a light contact tool; Respond.io adds AI agents and routing.
• Respond.io vs Insightly: Insightly mixes CRM and projects; Respond.io leads on omnichannel chat.
• Respond.io vs Freshsales CRM: Freshsales is friendlier for beginners; Respond.io is stronger on messaging channels.
• Respond.io vs Salesforce: Salesforce is the enterprise standard; Respond.io is faster to launch for chat.
• Respond.io vs Zendesk: Zendesk leads on ticketing; Respond.io leads on proactive sales conversations.

Start Using Respond.io Now

You learned how to use every major Respond.io feature:

• ✅ AI Assistants
• ✅ Workflow-Automatisierung
• ✅ Custom AI Agents
• ✅ Lead Distributor
• ✅ Inbox Organizer
• ✅ Teams Manager

QuillBot-Test: Ist es 2026 immer noch der beste KI-Paraphrasierer? 18 Ich habe Notevibes 90 Tage lang getestet, um Text in Sprache umzuwandeln. Hier ist mein ehrlicher Erfahrungsbericht aus dem Jahr 2026 mit Hörbeispielen, Preisinformationen und einer Einschätzung, ob die App für Sie geeignet ist.

Most people start with AI Assistants.

Es war sehr leicht zu lernen.

Häufig gestellte Fragen

Is Respond.io safe?

Yes. Respond.io is a Meta Business Partner that uses encrypted connections and user access controls. Your customer data stays protected across all communication channels.

What is Respond.io used for?

Respond.io manages customer conversations across WhatsApp, Facebook Messenger, and more in one inbox. Businesses use it to qualify leads, trigger follow ups, and update CRM records.

Is Respond.io a free tool?

No. Respond.io lacks a free plan and offers only a 7-day free trial. The Starter plan costs $79/month, while the Growth plan starts at $159/month.

How does Respond.io work?

Respond.io connects your communication channels into one team inbox. AI agents and workflows route live conversations, qualify leads, and assign chats to the right agents.

What channels does respond.io support?

Respond.io supports WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram, TikTok, Telegram, SMS, email, and live chat. It connects every channel into one inbox so agents manage all messages together.