如何使用 Zoho Books：2025 年分步指南

还在为如何管理公司资金而苦恼吗？

感觉就像真的头痛一样，对吧？

你并不孤单！ 

许多 小型企业 业主发现管理发票、账单和其他财务工作很困难。

如果有一种方法能让它更简单呢？

准备好了解这款工具如何让你的生活更轻松了吗？让我们一起来看看如何使用它吧！ 使用 Zoho 图书！

Zoho Books

加入超过 80,000 家企业的行列，使用 Zoho Books 的强大功能，例如自动开票和实时计费。 报道探索我们量身定制的方案，了解 Zoho Books 如何简化您的工作流程。 会计.

立即试用 Zoho Books 阅读完整评论

设置您的 Zoho Books 帐户

好的，让我们开始使用 Zoho Books 吧！

你可以把它想象成在手机上安装一个新应用。

本指南将引导您完成最初的几个步骤。

注册

• • 如何获得自己的 Zoho Books 空间？首先，访问他们的网站并注册。通常很简单——您需要输入姓名、电子邮件地址并创建一个密码。
  • 你知道 Zoho Books 提供不同的套餐吗？这就像选择尺寸一样。他们提供各种套餐，包括： 小型企业 还有更大的。
  • 应该选择哪种方案？首先要考虑你的业务规模和需求。如果你是创业初期，较小的方案可能就足够了。随着业务增长，你可以随时升级到更大的方案。

初始配置

• • Zoho Books需要了解您公司的哪些信息？您可以把它想象成介绍您的公司。您可能需要输入公司名称、地址以及其他一些基本信息。
  • 你还可以在 Zoho Books 中设置你的专属区域，类似于你的个人资料页面。你的企业信息就放在这里。
  • 猜猜看？你甚至可以稍微改变一下 Zoho Books 的外观，让它更符合你的个人风格。

浏览仪表盘

• • 登录后，你会看到一个主页——那就是仪表盘。它就像是……的主屏幕。 会计软件在这里，您可以一目了然地看到重要信息。
  • Zoho Books 针对不同的任务设有不同的模块，例如客户管理、发送发票和财务跟踪。您很快就会熟悉各个功能的位置。
  • 想了解您的业务运营情况吗？仪表盘通常会快速显示重要的财务信息，例如谁欠您钱或您赚了多少钱。

关联您的银行账户

• • 为什么要将银行账户连接到 Zoho Books？它可以节省您大量时间！您无需手动输入每笔交易，Zoho Books 可以自动导入。
  • 别担心，连接您的银行和信用卡账户通常是安全的。Zoho Books 采用特殊方法来保护您的信息安全。
  • 是的，大多数情况下，Zoho Books 可以自动捕获您的交易，因此您不必自己输入。

设置用户和角色

• • 贵公司其他人员是否需要使用 Zoho Books？例如您的合伙人或负责财务的同事？
  • 您可以将他们添加为 Zoho Books 的用户。
  • 在 Zoho Books 中，为不同的人分配不同的任务是明智之举。这些任务被称为角色。例如，某人可能可以创建发票，但无权更改重要设置。
  • 这样，你就可以控制谁能看到什么以及在你的设备上做什么。 客户关系管理 以及资金领域。

你看，Zoho Books 入门并不难。

一步一步来，你很快就能掌握！你甚至可以把它和其他你可能使用的工具整合在一起。

例如，您可以设置在线支付选项，以便您的客户可以轻松付款。

管理您的联系人

把 Zoho Books 中的联系人想象成手机的通讯录。

但对于你的商业伙伴——你的客户和你从中购买商品的人（供应商）来说，情况就不同了。

保持条理清晰很有帮助！

1. 添加客户：
   • 如何将新客户添加到 Zoho Books 中？您可以自行输入他们的信息。
   • 我已经在其他地方列出了一大堆客户，可能甚至在…… QuickBooks通常情况下，您可以将该列表导入 Zoho Books，这样您就不必再次手动输入每个人的信息了。
   • 你应该保留每位客户的哪些信息？像姓名、电子邮件地址、电话号码和地址之类的信息都非常有用。
   • 你还可以对客户进行分组。也许有些客户购买量很大，而有些客户购买量很小。将他们分组可以帮助你更好地跟踪销售情况。
2. 管理客户详情：
   • 需要更改客户的地址或电话号码吗？编辑他们的信息非常简单。
   • 有时，一家公司可能有多名联系人。您可以将所有这些联系人添加到同一个客户下。
   • 想查看某个客户的所有账单和付款记录？Zoho Books 会保存您所有的交易历史记录。
3. 添加供应商：
   • 添加供应商（即您向其购买商品或服务的人）与添加客户基本相同。您只需输入他们的详细信息即可。
   • 就像客户名单一样，如果您在其他地方有供应商名单，您或许可以将其导入。
   • 关于供应商，你应该记住什么？他们的姓名、联系方式，或许还有他们的付款方式。
4. 管理供应商详细信息：
   • 如果供应商更改了地址或联系人，您可以在 Zoho Books 中轻松更新。
   • 想知道你这些年来总共向某个供应商支付了多少钱吗？Zoho Books 会记录你从他们那里购买的所有商品和服务。
5. 联系组：
   • 为什么要对客户或供应商进行分组？这样做可以方便地一次性向多人发送电子邮件，或者向特定客户群体提供特别优惠。
   • 您可以将客户分为不同的类别，例如“老客户”或“特定区域的客户”。您也可以对供应商进行同样的分类。
   • 是的，创建群组后，您可以向群组中的所有成员发送电子邮件，甚至可以设置仅适用于该群组的特殊规则。例如，您可以为特定群组的客户提供折扣。您还可以查看他们的欠款余额。您甚至可以保留与他们的通信电子收据。

销售技巧：发票和估价单

现在，让我们来谈谈如何获得报酬吧！

Zoho Books 的这一部分可以帮助您向客户发送账单（发票）和提供报价（估价）。

创建估算

• • 什么时候应该发送报价单？通常是在开始工作或销售产品之前，以便客户知道费用是多少。
  • 如何在 Zoho Books 中创建新的估价单？通常会有一个写着“新建估价单”或类似字样的按钮。点击它！
  • 估价单上应该包含哪些内容？列出你要做的事情或要出售的东西，数量，以及每件东西的成本。
  • 猜猜看？在报价单上添加公司标志，可以让报价单看起来更专业。
  • 一旦确认无误，您就可以直接从 Zoho Books 通过电子邮件发送给客户。

将估价单转换为发票

• • 客户对你的报价表示“同意”之后会发生什么？你需要向他们开具账单！
  • 好消息！Zoho Books 让您只需点击几下即可轻松将估价单转换为发票，省去了您重新输入所有内容的麻烦。
  • 发送发票前，如有需要，您仍然可以对其进行一些小的修改。

创建发票

• • 如何从头开始创建账单？就像创建估价单一样，通常会有一个“新建发票”按钮。
  • 发票上应该包含哪些重要信息？您的公司名称、客户名称、客户购买的商品、价格以及付款期限。
  • 您需要将他们购买的每件商品或您提供的每项服务作为单独的一行添加到发票上，并注明价格。
  • 如果您提供折扣，也可以添加折扣信息，系统会自动计算税费。

自定义发票

1. • 想让你的发票看起来像是出自你那家很棒的公司吗？
   • 您可以添加公司图片（标志），使其看起来更正式。
   • 您甚至可以自定义发票的外观，包括颜色、字体和显示的信息。

在处理销售事宜时，有时您可能需要先创建销售订单。

这相当于顾客做出购买承诺。 

至于这些东西 你 购买时，你会使用采购订单。 

所有这些信息最终都会汇总到你的会计科目表中，它就像一张你所有资金的地图。

你甚至可以将其中一些步骤自动化，以节省时间！

处理采购：账单和费用

本部分全部内容都与金钱有关。 你 用于运营企业的支出。

它可以帮助您跟踪供应商账单和其他费用。

制定法案

• • 如何记录你从商家收到的账单？你可以在 Zoho Books 中创建账单。
  • 账单上会包含哪些信息？例如，你从谁那里购买的，你购买了什么，价格是多少，以及付款日期。
  • 如果您有纸质账单原件，通常可以将其拍照或扫描后添加到 Zoho Books 的账单中。这样有助于您整理所有信息。

账单管理

• • 您如何记住何时需要支付账单？Zoho Books 可以帮助您跟踪到期日。
  • 付款后，在系统中将其标记为“已付款”。
  • 你还要记录你的付款方式——是用支票、信用卡，还是通过支付网关（如果你的供应商使用的话）支付的？

记录费用

• • 那么，除了支付给供应商的账单之外，你还把钱花在了其他事情上吗？比如购买办公用品或支付汽油费？这些都属于支出。
  • 您可以在 Zoho Books 中手动输入这些费用。
  • 最好将您的支出进行分类，例如“办公用品”或“其他费用”。旅行这样你就能知道你的钱都花到哪里去了。这是良好财务管理的一部分。

费用报告

1. • 你的员工会花钱购买公司需要的物品吗？
   • 他们可以填写费用跟踪报告，以显示他们的支出情况。
   • 您可以在 Zoho Books 中设置审批这些报告的方式。
   • 批准后，您就可以向员工报销费用了。

集成：扩展 Zoho Books® 功能

你可以把集成想象成连接手机上的不同应用程序，让它们可以相互通信，更好地协同工作。

Zoho Books 可以与其他软件连接，实现更多炫酷功能！

探索集成

• • 你知道 Zoho 除了 Zoho Books 之外还有其他应用吗？比如一款用于跟踪客户的应用（客户关系管理），一个用于管理库存物品（库存），一个用于处理项目（项目）。
  • 连接这些 Zoho 应用后，它们可以共享信息，让操作更便捷。例如，当您在 CRM 系统中完成销售后，该销售记录会自动显示在 Zoho Books 中。
  • Zoho Books 还可以与 Zoho 未开发的应用程序连接——这些应用程序被称为第三方应用程序。
  • 哪些类型的第三方应用程序？例如支付网关，以便人们可以在线向您付款；或者电子商务平台，如果您在线销售产品。

连接集成

• • 如何让 Zoho Books 与其他应用程序通信？通常，在设置中会有一个部分，您可以在其中找到可以连接的应用程序列表。
  • 点击你想连接的应用，然后按照步骤操作。有时你需要输入该应用的登录信息。

通过将 Zoho Books 与其他工具连接起来，您可以有效地简化您的业务流程。

例如，如果您使用 Zoho CRM，您就不必在两个地方输入客户信息。

它们共同作用！

有些集成方案甚至可能提供免费试用，以便您了解它们是否适合您的业务。

总结

以上就是使用 Zoho Books 的简要介绍！

一开始可能会觉得很多，但一旦你掌握了方法，它真的可以帮助你管理好企业财务。

从寄送账单到跟踪您的欠款。

它将多种工具集中在一个地方。

记住，定期进行和解等事情很重要。 

使用 Zoho Books 管理您的资金。

您可以真正简化您的业务工作流程，减少因数字而产生的压力，将更多时间用于您喜欢做的事情！

常见问题解答