如何使用 Hubdoc：2025 年终极指南

你是不是被收据、账单之类的文件淹没了？

感觉就像陷入了永无止境的混乱之中，对吧？

想象一下，如果你能拍张照片，或者让他们神奇地出现在一个地方。

这就是 Hubdoc 的功能！

它就像一个超级实用的电子文件柜，可以存放你所有重要的财务资料。

在本简易指南中，我们将向您展示如何使用 Hubdoc 轻松整理文件。 

Hubdoc

加入超过 10,000 家已使用 Hubdoc 简化财务流程的企业行列。立即了解 Hubdoc 如何为您提供帮助！

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Hubdoc入门指南

1. 注册并设置您的帐户

想试试 Hubdoc 吗？首先，您需要注册。

这就像为游戏或网站创建一个新帐户一样。

有多种方案可供选择。

把它们想象成不同层级的商品，层级上的商品种类越多，选择最符合你需求的那一层。

注册后，你需要进行一些设置。

其中一个很棒的功能是，你可以关联你的银行账户和信用卡。 

这有助于 Hubdoc 自动获取您的财务数据。

它非常方便，因为你不需要自己输入所有内容。

2. 浏览 Hubdoc

登录后，您将看到主页，也就是仪表盘。

把它想象成控制中心。

你会看到不同的版块。其中一个版块是存放文档的——你可以把所有的收据和账单都放在这里。

另一部分显示您的关系，例如您的银行账户。

此外，还有一个设置区域，您可以在其中更改各项功能的工作方式。

然后你会看到如何将 Hubdoc 与其他事物连接起来。

熟悉物品位置很有帮助。你甚至可以更改显示方式，使其更便于查看。

3. 关联您的银行账户和信用卡

为什么要关联您的银行账户和信用卡？

因为它能帮你节省大量时间！Hubdoc 可以自动导入你的交易记录。简直太神奇了！

为此，请按照 Hubdoc 显示的步骤操作。

有时可能会出现一些小问题，但 Hubdoc 通常可以帮助您解决。

Hubdoc会定期从您的银行获取新信息。

别担心，连接你的账户通常是安全的，但谨慎对待你的在线信息始终是明智之举。

上传和管理文档

将文件放入的不同方式

将论文上传到 Hubdoc 的方法有几种。

您可以在电脑上使用该网站。只需将文件拖放到网页上即可。非常简单！

此外，还有一款手机应用程序，你可以用它拍摄收据照片。

当你外出办事时，这非常方便。

另一种方法是通过电子邮件。Hubdoc 会为您提供一个专属的电子邮件地址。

如果有人通过电子邮件向您发送账单，您可以将其转发到 Hubdoc。账单会立即显示！

Hubdoc 读取您的文档

Hubdoc 很智能！它可以自动从您的文档中提取重要信息。

这叫做光学字符识别（OCR）。它会尝试查找诸如你购买物品的地点名称、价格和日期之类的信息。

它通常在这方面做得很好，但有时可能无法做到尽善尽美。

所以，最好再三确认。

它会查找诸如商店名称、总金额之类的信息。

您何时购买的？账单号码是多少？如果出现任何问题，您可以轻松解决。

检查和修正文档细节

快速浏览一下 Hubdoc 提取的信息很重要。

请确保姓名、日期和金额正确无误。

如果信息有误，您可以点击并输入正确的信息。

您还可以添加我们之前讨论过的标签和文件夹。

如果您有一个很长、有很多页的文档，您可以在 Hubdoc 中将其拆分。

你还可以添加一些小备注来提醒自己。定期检查文件是一个好习惯。

用文件夹和标签保持整洁

文件夹可以帮助您将类似的文档分组。

例如，您可以创建一个文件夹存放“租金”，再创建一个文件夹存放“用品”。

这就像整理电脑上的文件一样。

想想什么对你的业务来说是合理的。你甚至可以在其他文件夹里创建文件夹。

标签就像关键词一样，可以添加到文档中。

例如，您可以将收据标记为“汽油”或“客户会议”。 

将 Hubdoc 与其他软件集成

连接到会计软件

为什么要将 Hubdoc 连接到您的 会计 东西？

它让事情变得简单多了！如果您使用 QuickBooks Online 或 Xero您可以将它们连接到 Hubdoc。

你可以这样理解：Hubdoc 会收集你所有的收据和账单。

当你把它连接到 QuickBooks 无论是通过在线方式还是使用 Xero，信息都会自动发送。

这样就省去了你重复输入两次的麻烦！这让你的 簿记 速度快得多。

连接步骤通常很简单。

一旦连接成功，Hubdoc 和您的 会计软件 搭腔。

您通常可以在设置中管理这些连接。

与账单支付助手合作

您知道 Hubdoc 还可以与帮助您支付账单的程序配合使用吗？

例如 Bill.com 就是一个例子。

将 Hubdoc 连接到这些平台后，支付账单会变得更加容易。

Hubdoc 中的账单信息可以直接导入到账单支付程序中。

这可以帮助你按时支付账单并跟踪所有事项。 

Hubdoc 可以连接的其他对象

Hubdoc还可以连接到其他有用的工具，

例如，它可以与 Dropbox 或 Google Drive 等云存储服务配合使用。

这意味着您可以将文档保存在多个位置。

未来，Hubdoc 或许还能连接更多设备！

了解有哪些新的集成选项总是很有益的。

互联系统确实能帮到你 簿记 流动顺畅。

Hubdoc 高级功能和技巧

Hubdoc 可以为你提供以下一些让你的生活更轻松的实用功能：

• 制定供应商规则：
  • 您可以告诉 Hubdoc 如何处理来自特定位置的文档。
  • 例如，如果您总是从“Super Net”收到您的互联网账单，您可以创建一个规则。
  • 这条规则可以指示 Hubdoc 自动将其放入您的“网络账单”文件夹，并将其标记为“月度支出”。
  • 这有助于实现自动化，这样你就不必每次都手动操作了。
• 帮助 会计师 以及簿记员：
  • 如果您是会计师或簿记员，Hubdoc 为您提供专用工具。
  • 您可以在一个地方管理不同客户的所有信息。
  • 您可以邀请您的团队和客户只查看他们需要查看的内容。
  • 这样一来，大家就更容易收集和处理文件了。
• 使用您的 Hubdoc 邮箱：
  • 还记得Hubdoc的专属邮箱地址吗？你可以用它直接向Hubdoc发送文档。
  • 这非常适合处理在线账单或您通过电子邮件收到的任何其他文件。
• 同步的力量：
  • 当您将 Hubdoc 连接到 Xero 或 QuickBooks Online 等其他软件时，数据将自动同步。
  • 这意味着信息可以在程序之间自动传输，无需您额外输入数据。这是节省时间的关键方法。
• Hubdoc是免费的吗？
  • Hubdoc 通常需要订阅才能使用，尤其是如果您将其用于商业用途。
  • 有时，如果您已经付费使用某些会计或簿记服务，它可能包含在内。值得查看一下是否能以套餐或组合包的形式获得。通常情况下，没有完全免费的商业版本。

总结

那么，你准备好用 Hubdoc 告别杂乱的纸质文件了吗？

我们已经向您展示了入门和上传文档是多么容易。

甚至可以将其连接到其他有用的程序。 

运用我们讨论过的技巧和窍门。

你可以让财务文件的管理变得轻而易举。 

如果遇到困难，不要害怕通过观看视频教程来学习更多知识。

立即开始使用 Hubdoc，看看它能让您处理供应商和其他所有人的收据和账单变得多么简单！

常见问题解答