Как использовать Hubdoc: Полное руководство в 2025 году

Вас завалило бумагами, такими как квитанции и счета?

Такое ощущение, что это бесконечный бардак, правда?

Представьте, что вы могли бы сделать снимок или они волшебным образом появиться в одном месте.

Вот что умеет Hubdoc!

Это как очень удобный цифровой картотечный шкаф для всех ваших важных финансовых документов.

В этом простом руководстве мы покажем вам, как именно использовать Hubdoc для легкой организации работы. 

Хабдок

Присоединяйтесь к более чем 10 000 компаний, которые уже оптимизируют свои финансы с помощью Hubdoc. Узнайте, как Hubdoc может помочь вам уже сегодня!

Попробуйте Hubdoc БЕСПЛАТНО Прочитать полный обзор

Начало работы с Hubdoc

1. Регистрация и настройка учетной записи

Хотите попробовать Hubdoc? Сначала вам нужно зарегистрироваться.

Это как создание новой учетной записи для игры или веб-сайта.

На выбор предлагаются различные тарифные планы.

Представьте их как разные уровни с большим количеством контента. Выберите тот, который соответствует вашим потребностям.

После регистрации вам нужно будет всё настроить.

Одна из замечательных особенностей — возможность привязки банковских счетов и кредитных карт. 

Это помогает Hubdoc автоматически получать ваши финансовые данные.

Это очень удобно, потому что вам не нужно всё вводить вручную.

2. Осмотр Hubdoc

После входа в систему вы увидите главную страницу. Она называется панелью управления.

Представьте это как центр управления.

Вы увидите разные разделы. Один из них предназначен для ваших документов – там вы будете хранить все свои квитанции и счета.

В другом разделе отображаются ваши связи, например, с банком.

Также есть раздел настроек, где вы можете изменить принцип работы различных функций.

И вы увидите, как можно связать Hubdoc с другими сервисами.

Полезно привыкнуть видеть, где что находится. Вы даже можете изменить внешний вид, чтобы вам было удобнее.

3. Подключение банковских счетов и кредитных карт

Зачем связывать банковские реквизиты и кредитные карты?

Потому что это экономит вам массу времени! Hubdoc может автоматически подтягивать ваши транзакции. Это как волшебство!

Для этого выполните действия, показанные в Hubdoc.

Иногда могут возникать небольшие неполадки, но Hubdoc обычно помогает их устранить.

Hubdoc регулярно проверяет наличие новой информации в вашем банке.

Не волнуйтесь, обычно связывать свои учетные записи безопасно, но всегда полезно проявлять осторожность с информацией, хранящейся в интернете.

Загрузка и управление документами

Различные способы размещения документов

Существует несколько способов загрузить ваши работы в Hubdoc.

Вы можете использовать сайт на своем компьютере. Просто перетащите файлы и поместите их туда. Проще простого!

Есть также мобильное приложение. С его помощью можно фотографировать чеки.

Это отлично подходит, когда вы находитесь вне дома по делам.

Ещё один способ — электронная почта. Hubdoc предоставляет вам специальный адрес электронной почты.

Если кто-то прислал вам счет по электронной почте, вы можете переслать его в Hubdoc. Он сразу же отобразится!

Hubdoc читает ваши документы

Hubdoc — умный сервис! Он может автоматически извлекать важную информацию из ваших документов.

Это называется распознавание текста (OCR). Оно пытается найти такие данные, как название места, где вы что-то купили, стоимость и дату.

Обычно она неплохо справляется с этим, но иногда может не всё сделать идеально.

Поэтому стоит перепроверить.

Она ищет такие данные, как название магазина и общая сумма.

Когда вы совершили покупку и какой номер счета? Если что-то не так, вы легко это исправите.

Проверка и исправление сведений о документе.

Важно быстро взглянуть на информацию, которую извлекает Hubdoc.

Убедитесь, что имя, дата и сумма указаны верно.

Если что-то не так, вы можете нажать на это и ввести правильную информацию.

Вы также можете добавить теги и папки, о которых мы говорили ранее.

Если у вас очень длинный документ, состоящий из множества страниц, вы можете разбить его на части в Hubdoc.

Вы также можете добавлять небольшие заметки, чтобы напомнить себе о чем-либо. Регулярная проверка документов — хорошая практика.

Поддержание порядка с помощью папок и ярлыков.

Папки помогают группировать похожие документы.

Например, у вас может быть папка для «Аренды», а другая — для «Принадлежностей».

Это как упорядочивание файлов на компьютере.

Подумайте, что лучше всего подходит для вашего бизнеса. Вы даже можете создавать папки внутри других папок.

Теги — это как ключевые слова, которые вы можете добавлять в свои документы.

Например, вы можете пометить квитанцию ​​как «Бензин» или «Встреча с клиентом». 

Интеграция Hubdoc с другим программным обеспечением.

Подключение к бухгалтерскому программному обеспечению

Зачем подключать Hubdoc к вашей системе? бухгалтерский учет вещи?

Это значительно упрощает работу! Если вы используете QuickBooks Online или КсероВы можете подключить их к Hubdoc.

Представьте себе: Hubdoc собирает все ваши чеки и счета.

Когда вы подключаете его к QuickBooks В онлайн-версии или в Xero информация передается автоматически.

Это избавит вас от необходимости вводить все данные дважды! Это упростит ваш процесс. бухгалтерский учет намного быстрее.

Процедура подключения обычно довольно проста.

После подключения Hubdoc и ваш бухгалтерское программное обеспечение разговаривайте друг с другом.

Обычно этими соединениями можно управлять в настройках.

Работа с сервисами помощи при оплате счетов.

А вы знали, что Hubdoc также может сотрудничать с программами, которые помогают оплачивать счета?

В качестве примеров можно привести Bill.com.

Подключение Hubdoc к этим сервисам может упростить оплату счетов.

Информация о счетах из Hubdoc может быть импортирована непосредственно в программу для оплаты счетов.

Это поможет вам вовремя оплачивать счета и отслеживать все операции. 

Другие возможности подключения Hubdoc

Hubdoc также может подключаться к другим полезным инструментам.

Например, он может работать с облачными хранилищами, такими как Dropbox или Google Drive.

Это означает, что вы можете сохранять свои документы в нескольких местах.

В будущем Hubdoc сможет взаимодействовать еще с большим количеством вещей!

Всегда полезно ознакомиться с новыми доступными вариантами интеграции.

Взаимосвязанная система может действительно помочь вам бухгалтерский учет течет хорошо.

Расширенные функции и советы Hubdoc

Вот несколько интересных функций Hubdoc, которые могут облегчить вам жизнь:

• Установите правила для поставщиков:
  • Вы можете указать Hubdoc, что делать с документами из определенных мест.
  • Например, если вы всегда получаете счета за интернет от «Super Net», вы можете создать правило.
  • Это правило может указать Hubdoc автоматически поместить этот документ в папку «Счета за интернет» и пометить его как «Ежемесячные расходы».
  • Это помогает автоматизировать процессы, чтобы вам не приходилось делать это каждый раз.
• Помощь для Бухгалтеры и бухгалтеры:
  • Если вы бухгалтер или специалист по ведению бухгалтерского учета, у Hubdoc есть специальные инструменты для вас.
  • Вы можете управлять делами разных клиентов в одном месте.
  • Вы можете пригласить свою команду и клиентов, чтобы они видели только то, что им необходимо.
  • Это упрощает для всех сбор и обработку документов.
• Использование вашей электронной почты Hubdoc:
  • Помните тот специальный адрес электронной почты Hubdoc? Вы можете использовать его для отправки документов напрямую в Hubdoc.
  • Это отлично подходит для электронных счетов или любых других документов, полученных по электронной почте.
• Сила синхронизации:
  • При подключении Hubdoc к другим программам, таким как Xero или QuickBooks Online, данные будут синхронизироваться автоматически.
  • Это означает, что информация перемещается между программами без необходимости дополнительного ввода данных. Это ключевой способ сэкономить время.
• Hubdoc бесплатный?
  • Обычно Hubdoc предоставляется по подписке, особенно если вы используете его в бизнесе.
  • Иногда эта услуга может быть включена в стоимость, если вы уже оплачиваете услуги бухгалтера или специалиста по ведению бухгалтерского учета. Стоит проверить, можно ли получить ее в составе пакета услуг. Обычно полностью бесплатной версии для полноценного использования в бизнесе не существует.

Подведение итогов

Итак, готовы ли вы попрощаться с беспорядочными стопками бумаг с помощью Hubdoc?

Мы показали вам, как легко начать работу: загрузите свои документы.

И даже подключить его к другим полезным программам. 

Используя советы и приемы, о которых мы говорили.

Вы действительно можете значительно упростить ведение финансовой документации. 

Не бойтесь изучать материал подробнее, просматривая видеоуроки, если у вас возникнут трудности.

Начните использовать Hubdoc уже сегодня и убедитесь, насколько проще станет работа с квитанциями и счетами от ваших поставщиков и всех остальных!

Часто задаваемые вопросы