Как использовать ClickUp: пошаговое руководство для начинающих в 2025 году

Вы чувствуете себя перегруженными, пытаясь отслеживать все свои задачи?

Сложно, когда у тебя повсюду разные списки дел.

Важные заметки теряются, и вы даже не знаете, над чем работает ваша команда. 

Это может создать ощущение беспорядка и замедлить вас.

В этом руководстве вы узнаете, как использовать ClickupТаким образом, вы сможете легко управлять проектами и выполнять больше работы без стресса.

ClickUp

По данным более 100 000 команд, активно использующих ClickUp, производительность пользователей повышается на 80%. Оцените преимущества на собственном опыте, воспользовавшись бесплатной 14-дневной пробной версией ClickUp.

Попробуйте ClickUp БЕСПЛАТНО Прочитать полный обзор

Начало работы с ClickUp: ваши первые шаги

Готовы погрузиться в ClickUp? Это как создание нового организованного рабочего пространства для всех ваших задач и проектов.

В этой части нашего руководства мы познакомим вас с самым началом.

1. Регистрация и первый вход в систему

Для начала вам нужно создать учетную запись. Это очень просто!

1. Перейдите на сайт ClickUp.
2. Нажмите на кнопку «Зарегистрироваться».
3. Вам нужно будет ввести свой адрес электронной почты и создать пароль.
4. Выполните простые шаги для подтверждения своей учетной записи.

После первого входа в систему ClickUp может задать вам несколько вопросов.

Эти вопросы помогут вам обустроить базовое рабочее место.

Не стоит слишком беспокоиться о том, чтобы всё сделать идеально сразу. 

2. Понимание иерархии

Теперь давайте поговорим о том, как ClickUp помогает поддерживать порядок во всем.

Представьте, что ваша работа — это как большой дом.

В ClickUp используется особый способ организации пространства внутри этого дома. Эта организация называется иерархией ClickUp.

Представьте себе это так:

• Пространства: Это самый большой уровень, как целое здание или крупный отдел в компании. Возможно, у вас есть одно «Пространство» для вашей маркетинговой команды и другое «Пространство» для ваших проектов. Каждое «Пространство» — это большая территория, где выполняется определенная работа.
• Папки: Внутри вашего «пространства» могут быть папки. Это как разные комнаты в здании. В «маркетинговом пространстве» может быть папка «Редизайн сайта» и папка «...».Социальные сети Папка «Кампании». Она помогает совместно работать над проектами, связанными с конкретной группой.
• Списки: Внутри каждой «папки» (или иногда непосредственно в «пространстве», если папка не нужна) находятся «списки». Они похожи на отдельные полки или ящики в комнате. Каждый «список» содержит все задачи по конкретному проекту или теме. Например, в вашей папке «Редизайн веб-сайта» может быть список «Задачи дизайна» и список «Задачи по контенту».

Почему это важно?

Эта иерархия помогает аккуратно разделить, но при этом связать воедино все ваши задачи, заметки и проекты. 

Это гарантирует, что вы всегда сможете найти то, что ищете, будь то крупная корпоративная цель или небольшая задача на сегодня.

3. Навигация по интерфейсу

После входа в систему вы увидите главный экран. Не пугайтесь!

На самом деле, ориентироваться довольно легко, если знаешь несколько мест.

• Боковая панель (слева): Это ваша главная панель управления. Здесь вы увидите свои «Пространства», «Папки» и «Списки». Именно здесь вы можете переключаться между различными разделами вашей работы. Здесь вы также найдете быстрые ссылки на «Главную», «Уведомления» и «Панели мониторинга» (о которых мы поговорим позже). позже).
• Верхняя панель: Вверху вы увидите такие элементы, как поиск (очень удобно!), кнопки быстрого создания новых задач и фотографию вашего профиля, где вы можете изменять настройки пользователя.
• Основной раздел контента: Это большое пространство посередине. Оно меняется в зависимости от того, на что вы нажимаете в боковой панели. Если вы нажмете на «Список», вы увидите здесь все задачи из этого списка. Если вы просматриваете шаблон, вы увидите его подробную информацию в этой области.

Ознакомление с этими основными разделами значительно упростит использование ClickUp.

Уделите несколько минут, чтобы осмотреться и посмотреть, что где находится. Вы быстро во всем разберетесь!

Создание рабочего пространства: подготовка первого проекта

Теперь, когда вы немного знаете об иерархии ClickUp.

Пришло время создать собственное рабочее пространство ClickUp и настроить свою первую область управления проектами.

Воспринимайте это как подготовку инструментов перед началом создания чего-то действительно крутого.

1. Создание нового пространства

Каждое важное путешествие в ClickUp начинается с Пространства. Здесь размещается ваша основная работа или отдел.

Вот как его сделать:

1. Посмотрите на левую боковую панель. Обычно там вы увидите знак плюса (+) рядом с «Пробелы» или «Добавить пробел». Нажмите на это!
2. Нажмите «Новое место».
3. ClickUp предложит вам дать название вашему рабочему пространству. Выберите что-нибудь понятное, например, «Отдел маркетинга», «Клиентские проекты» или «Мои личные задачи».
4. Вы можете выбрать цвет для своего помещения – это позволит легко его заметить!
5. Нажмите «Далее».
6. ClickUp может спросить вас о некоторых функциях, которые вы хотите включить для этого пространства, например, «Приоритеты» или «Теги». Не беспокойтесь об этом сейчас; вы всегда сможете изменить их позже.
7. Нажмите «Создать пространство».

И вот так, у вас появляется собственное выделенное рабочее место!

2. Добавление папок и списков

После создания пространства вам потребуется добавить папки и списки для организации ваших проектов.

Именно здесь структура ClickUp действительно помогает поддерживать порядок.

• Добавление папки: Если ваше рабочее пространство большое и содержит много проектов, добавьте папку. Например, в вашем рабочем пространстве «Отдел маркетинга» вы можете добавить папку под названием «Маркетинговые кампании 3-го квартала».
  1. Нажмите + поставьте свою подпись рядом с названием вашего пространства.
  2. Выберите «Новая папка».
  3. Присвойте папке имя и нажмите «Создать».
• Добавление списка: В списках хранятся ваши задачи. Вы можете добавлять списки в папки или непосредственно в пространство, если папка вам не нужна. Допустим, в папке «Маркетинговые кампании 3-го квартала» вам нужен список для «Публикаций в социальных сетях».
  1. Нажмите + Подпись рядом с папкой (или названием вашего пространства).
  2. Выберите «Новый список».
  3. Назовите свой список и нажмите «Создать».

Теперь вы прокладываете четкий путь для своей работы!

3. Понимание списковых представлений: как вы видите свою работу

ClickUp — это потрясающая программа, потому что она позволяет просматривать ваши задачи с разных сторон.

Они называются «Представлениями». Они не меняют ваши задачи, а лишь то, как вы на них смотрите.

Это во многом объясняет, почему ClickUp — такой гибкий инструмент для управления проектами.

Вот некоторые из наиболее распространенных:

• Просмотр списка: Это самый простой и распространенный вариант отображения. Он выглядит как простой контрольный список или электронная таблица. Вы увидите все свои задачи одну за другой, обычно с указанием их названия, ответственного за них лица и срока выполнения. Это отлично подходит для быстрого просмотра всей информации.
• Вид доски (Канбан): Представьте себе доску со стикерами. Это и есть режим «Доска»! Задачи отображаются в виде карточек в столбцах (например, «К выполнению», «В процессе», «Выполнено»). Вы можете перетаскивать карточки из одного столбца в другой по мере выполнения задач. Это очень наглядно и популярно для отслеживания рабочего процесса.
• Календарный вид: Хотите видеть свои сроки выполнения задач в календаре? В режиме календаря все ваши задачи отображаются по датам выполнения. Это поможет вам спланировать неделю или месяц и выявить любые несоответствия.
• Табличный вид: Этот интерфейс очень похож на электронную таблицу. Вы можете добавлять столбцы для различной информации, например, бюджетов или конкретных деталей. Он отлично подходит для сортировки и фильтрации задач. Вы даже можете добавить сюда пользовательские поля для отслеживания уникальной информации, важной для вашего проекта.
• Диаграмма Ганта: Для крупных проектов диаграмма Ганта отображает задачи на временной шкале, включая зависимость одной задачи от другой. Это полезно для одновременного просмотра всей временной шкалы управления проектом.

Вы можете легко переключаться между этими режимами просмотра, найдя кнопки «Просмотр» в верхней части списка. Попробуйте! 

Управление задачами

Именно здесь происходит настоящая работа, и ClickUp делает управление задачами простым и понятным для вас и членов вашей команды.

1. Создание и назначение задач

Задачи — это строительные блоки любого проекта. В ClickUp создать задачу очень просто:

1. Нажмите кнопку «Новая задача»: Обычно эту большую, удобную кнопку можно найти вверху любого списка, а иногда — знак плюса.+) в боковой панели.
2. Дайте вашей задаче понятное название: Что-то вроде «Написать вступление к посту в блоге» или «Сделать обзор дизайна веб-сайта».
3. Назначьте его: Кто отвечает за это задание? Нажмите на кнопку «Исполнитель» и выберите человека (возможно, это будете вы сами!). Это позволит четко определить, кому нужно выполнить работу.
4. Установите срок выполнения: Когда нужно завершить эту задачу? Выберите дату в календаре. Это поможет всем придерживаться графика.

Вот и всё! Ваша основная задача создана и готова к выполнению.

2. Добавление деталей задачи: как сделать ваши задачи более информативными.

Название задачи и срок выполнения — это хорошо, но добавление более подробной информации делает задачи гораздо более полезными.

• Описание: Это похоже на текст электронного письма для вашего задания. Объясните. что необходимо сделать. почему Это важно, и любые конкретные инструкцииВы даже можете дать ссылку на Док Более подробная информация здесь.
• Подзадачи: Иногда большая задача состоит из более мелких шагов. Например, «Планирование маркетинговой кампании» может включать в себя подзадачи, такие как «Исследование ключевых слов», «Создание графики для социальных сетей» и «Планирование рассылок». Подзадачи помогают разбить большие задачи на более мелкие этапы, чтобы они не казались такими сложными.
• Контрольные списки: Для простых списков дел в рамках задачи используйте контрольный список. Если ваша задача — «Собрать вещи в поездку», ваш контрольный список может включать в себя: «Зубную щетку», «Одежду», «Паспорт».
• Вложения: Нужно поделиться файлом, изображением или документом, связанным с задачей? Просто прикрепите его непосредственно к задаче. Больше не нужно искать его в электронных письмах!

Добавив эти детали, вы создадите полную картину для любого, кто будет рассматривать задачу, и ничего не упустите.

3. Статусы задач: отслеживание прогресса

Как узнать, начата ли задача, завершена или зависла? Вот тут-то и пригодятся статусы задач.

В ClickUp обычно отображаются следующие основные статусы:

• Открыть: Задача еще не начата.
• Полный: Задача выполнена! Отличная работа!
• Закрыто: Иногда используется для задач, которые уже выполнены и заархивированы, или которые больше не нужны.

Но вы также можете создавать собственные статусы, соответствующие вашим потребностям. твой Командная работа. Для дизайн-проекта у вас могут быть следующие статусы: «В работе», «На рассмотрении», «Требуются доработки» и «Утверждено». Пользовательские статусы позволяют точно отслеживать прогресс и помогают сделать этот проект более эффективным. исчерпывающее руководство для повышения эффективности рабочего процесса.

4. Приоритеты: с чего начать?

Не все задачи одинаково важны. ClickUp позволяет расставлять приоритеты:

• Срочный: Это нужно сделать немедленно!
• Высокий: Очень важно, займитесь этим в ближайшее время.
• Нормальный: Стандартная важность.
• Низкий: Можно немного подождать.

Расстановка приоритетов помогает вам и вашей команде понять, на чем следует сосредоточиться в первую очередь, особенно когда у вас много задач.

5. Комментарии и сотрудничество

Обсуждение задач непосредственно внутри самих задач кардинально меняет ситуацию. Именно так вы эффективно сотрудничаете с членами своей команды в ClickUp.

• Добавить комментарии: В любом задании нажмите на раздел «Комментарии». Вы можете писать сообщения, задавать вопросы или сообщать о ходе выполнения.
• @Упоминания: Хотите привлечь чье-либо внимание? Напишите @ затем их имя (например) @John DoeОни получат уведомление, чтобы знать, что вам нужна их помощь.
• Прикрепляйте файлы к комментариям: Вы даже можете прикреплять новые файлы или скриншоты непосредственно к комментариям, если это поможет что-либо объяснить.

Это позволяет собрать все обсуждения по задаче в одном месте.

Больше не нужно просматривать длинные цепочки электронных писем, чтобы узнать, какое решение было принято!

Это упростило коммуникацию, наряду с такими функциями, как... отслеживание времени а также полезные возможности интеграции.

Это действительно выводит ClickUp на передовые позиции в сфере управления задачами.

Автоматизация вашего рабочего процесса

Представьте, что у вас есть помощник, который выполняет за вас монотонную работу.

Вот так работают автоматизации в ClickUp!

Они экономят ваше время и позволяют вашему программному обеспечению для управления проектами работать эффективнее.

1. Понимание автоматизации

Что такое автоматизация? Проще говоря, это правила, которые вы устанавливаете в ClickUp, и которые гласят: «Если произойдет это, то сделайте то». Это как запустить цепную реакцию.

• Пример 1: Если статус задачи меняется на «Выполнено», то автоматически переместите эту задачу в список «Выполнено».
• Пример 2: При создании новой задачи в определенном списке она автоматически назначается ведущему дизайнеру.

Почему это так полезно? Потому что это сокращает количество мелких ручных операций, которые приходится выполнять вам и вашей команде.

Это позволит вам сосредоточиться на важных аспектах ваших проектов и задач, а не на рутинной работе.

2. Создание простых автоматизированных процессов

Настройка автоматизация Это проще, чем вы думаете.

ClickUp предоставляет множество готовых шаблонов автоматизации, или вы можете создать свой собственный.

Вот примерный план того, как это можно настроить (точные шаги могут немного отличаться в зависимости от вашей версии ClickUp, но суть остается той же):

1. Перейдите к списку или папке, где вы хотите запустить автоматизацию.
2. Найдите пункты «Автоматизация» или «Автоматизация», обычно они находятся вверху или в настройках списка.
3. Нажмите «Добавить автоматизацию».
4. Вы выберете «Триггер» (часть «Если это произойдет»). Это может быть «Изменение статуса», «Задача создана», «Наступил срок выполнения» и так далее.
5. Затем вы выбираете «Действие» (часть «затем выполните это»). Это может быть «Изменить статус», «Назначить задачу», «Переместить задачу» и т. д.

В ClickUp также есть специальные функции, называемые ClickApps, которые позволяют включать дополнительные возможности.

А некоторые из них интегрированы в системы автоматизации для максимальной эффективности. 

Например, если у вас включена функция «Отслеживание времени» в ClickApp, вы можете настроить автоматизацию, которая будет запускать отслеживание времени, когда статус задачи изменится на «В процессе».

3. Шаблоны: повторное использование лучших результатов вашей работы

Вам когда-нибудь удавалось создать проект, который работал безупречно?

С помощью шаблонов вам не придётся каждый раз создавать всё с нуля!

ClickUp позволяет сохранять практически что угодно в качестве шаблона:

• Шаблоны списков: Если вы часто запускаете похожие проекты и задачи, сохраните список с его статусами, настраиваемыми полями и даже некоторыми готовыми задачами в качестве шаблона. Например, список «Внедрение клиента» можно сохранить как шаблон.
• Шаблоны папок: Если у вас есть группа списков, которые всегда относятся к определенному типу работы, сохраните всю папку как шаблон.
• Шаблоны помещений: Для очень больших, повторяющихся рабочих процессов вы можете даже сохранить весь файл целиком. ClickUp Space в качестве шаблона!

Это намного быстрее! В этом разделе показано, как автоматизировать процессы.

Чтобы вам не приходилось постоянно проверять свой входящие Что касается обновлений, ClickUp сделает это за вас. 

Это важная часть любого хорошего оглавления для освоения ClickUp.

Отслеживание прогресса и отчетность

Вы научились создавать задачи и начинать работу. 

Как вы можете увидеть общую картину своих проектов и работы команды?

Вот где ClickUp осуществляет отслеживание и отчетность В дело вступают инструменты. Они помогают вам точно определить ваше текущее положение.

1. Панели мониторинга: Ваш командный центр

Представьте себе панель управления как ваш личный центр управления полетами.

Это единый экран, на котором вы можете с первого взгляда увидеть всю самую важную информацию о ваших проектах и ​​задачах.

Вы сами выбираете, что будет отображаться на вашей панели управления.

Вот как они работают:

• Что они показывают: Вы можете добавлять на свою панель управления различные «виджеты». Эти виджеты похожи на мини-отчеты. Например, у вас может быть виджет, отображающий:
  • Все порученные вам задачи.
  • Задания, которые необходимо выполнить на этой неделе.
  • Сколько задач находится в процессе выполнения?
  • Диаграмма, показывающая, над каким количеством задач работает каждый член команды.
• Почему они великолепны: Вместо того чтобы просматривать множество разных списков, ваша панель управления объединяет всю важную информацию в одном месте. Это помогает быстро увидеть, что идет по плану, а что требует вашего внимания. Вы даже можете создавать разные панели управления для разных целей — одну для себя, одну для своей команды и одну для своего руководителя.

2. Виджеты для создания отчетов: визуализация данных

Панели мониторинга используют различные виджеты для отображения графической картины ваших данных.

Это гораздо проще понять, чем просто просматривать длинные списки задач.

К числу распространенных виджетов для создания отчетов относятся:

• Отчеты о ходе выполнения задач: Здесь отображается количество выполненных задач, количество незавершенных задач, а также информация о возможных задержках.
• Отчеты по учету рабочего времени: Если вы отслеживаете время, затраченное на выполнение задач, эти отчеты точно показывают, куда уходят часы. Это очень полезно для понимания стоимости проекта или того, сколько времени могут занять аналогичные задачи в будущем.
• Управление рабочей нагрузкой: Эти виджеты могут показывать, если у кого-то из членов команды слишком много задач или если у кого-то есть лишняя нагрузка. Это помогает справедливо распределить работу между членами команды.

Эти визуальные отчеты помогают выявлять проблемы на ранних стадиях и принимать более взвешенные решения.

3. Отслеживание времени: понимание того, куда уходит время.

Вы когда-нибудь задумывались, сколько времени вы на самом деле тратите на различные задачи? В ClickUp есть встроенный таймер, который поможет вам это выяснить.

• Как это работает: Вы можете запустить таймер прямо во время выполнения задачи и остановить его, когда закончите. ClickUp автоматически записывает время.
• Зачем это использовать?
  • Это помогает понять, сколько времени на самом деле занимают задачи, что очень полезно для планирования будущих проектов.
  • Если вы выставляете клиентам счета по часам, это упрощает отслеживание оплачиваемого времени.
  • Это поможет вам понять, тратите ли вы слишком много времени на определенные виды деятельности и где вы могли бы быть более эффективными.

4. Цели и OKR

ClickUp — это не только инструмент для выполнения мелких задач; он также может помочь вам отслеживать достижение более масштабных целей.

• Постановка целей: В ClickUp можно устанавливать цели, например, «Запустить новый веб-сайт к декабрю 2025 года» или «Увеличить продажи на 10% в этом квартале».
• Отслеживание прогресса: Вы можете напрямую связывать задачи с этими целями. По мере выполнения задач, связанных с целью, ClickUp будет показывать вам, насколько вы продвинулись в ее достижении.
• Как это помогает: Эта функция помогает каждому члену команды увидеть, как их повседневная работа связана с общей картиной. Она обеспечивает согласованную работу всех участников и гарантирует, что вы всегда будете стремиться к тому, что действительно важно.

Заключение

В этом руководстве мы многое рассмотрели, не так ли?

Вы научились обустраивать своё рабочее место. 

Это инструмент, который помогает собрать всю вашу работу в одном месте. Он позволяет вам оставаться организованным.

Это облегчает работу в команде. И помогает вам успевать больше, не испытывая при этом сильного стресса.

Так чего же вы ждёте? Начните использовать ClickUp уже сегодня. 

Вы будете поражены тем, насколько яснее и продуктивнее может стать ваша рабочая жизнь.

ClickUp готов помочь вам раскрыть свой потенциал.

Альтернативы Clickup

Вот несколько альтернативных вариантов, каждый из которых имеет свои преимущества:

• Сборка: Основное внимание уделяется созданию протоколов совещаний, резюме и пунктов плана действий на основе искусственного интеллекта.
• Понятие: Интегрирует ИИ непосредственно в Notion для написания, составления резюме и мозгового штурма в ваших документах.
• Светлячки: Специализируется на расшифровке, обобщении и анализе голосовых разговоров с совещаний.
• Возможности: База знаний и инструмент для ведения заметок, помогающий визуально связывать ваши идеи и цифровые ресурсы.
• Таскаде: Предлагает единое рабочее пространство с задачами, заметками и видеочатом, отлично подходит для командной работы и составления ментальных карт.
• Notejoy: Быстрое и простое приложение для совместной работы над заметками, разработанное для команд, позволяющее быстро обмениваться информацией и систематизировать её.
• Нотта: Предоставляет функцию транскрипции и суммирования аудио-, видео- и онлайн-разговоров с использованием искусственного интеллекта.
• Ремесло: Редактор документов, объединяющий заметки, документы и вики, предлагающий красивый и структурированный способ организации информации.
• MeetGeek: Помощник по проведению совещаний на основе искусственного интеллекта, который записывает, расшифровывает и подводит итоги ваших встреч, выделяя ключевые моменты.
• Мем ИИ: Самоорганизующееся рабочее пространство, использующее искусственный интеллект для объединения ваших заметок, идей и информации, что упрощает поиск любой информации.
• Эверноут: Классическое приложение для ведения заметок, позволяющее фиксировать, систематизировать и находить информацию на всех ваших устройствах.
• Microsoft OneNote: Цифровой блокнот от Microsoft для сбора информации в свободной форме и совместной работы нескольких пользователей.

Часто задаваемые вопросы