Как использовать AutoEntry: руководство для начинающих в 2025 году

Вы тратите слишком много времени на ввод цифр и информации из бумажных документов, таких как счета и квитанции?

Кажется, что это длится целую вечность, правда?

А иногда вы можете даже допустить небольшую ошибку при наборе текста.

В этом руководстве вы узнаете о простых шагах по использованию функции AutoEntry, которые помогут вам сэкономить время и упростить выполнение задач. 

Давайте научимся!

АвтоВвод

Устали печатать? Компании, использующие AutoEntry, сообщают об экономии часов в неделю на вводе данных и значительном снижении количества ошибок.

Попробуйте AutoEntry бесплатно Прочитать полный обзор

Что такое AutoEntry и зачем он нужен?

Представьте, что у вас много бумаг, таких как счета и квитанции, связанных с вашим бизнесом.

Обычно вам пришлось бы вводить всю эту информацию в свой компьютер вручную.

Это может занять много времени, и иногда вы можете что-то ввести неправильно.

Вот тут-то и пригодится AutoEntry!

Воспринимайте AutoEntry как очень умное вспомогательное приложение или программу на вашем компьютере или телефоне. 

Почему это так полезно?

• Экономит ваше время: Вместо того чтобы тратить часы на ввод данных, AutoEntry делает это гораздо быстрее. У вас появляется больше времени для других важных дел вашего бизнеса.
• Меньше ошибок: При наборе текста люди могут допускать ошибки. Система автоматического ввода очень хорошо считывает информацию, поэтому в ваших записях будет меньше ошибок.
• Более простая работа: Это значительно упрощает работу со счетами и другими документами. Вам не нужно беспокоиться о наборе текста.

Если у вас возникнут трудности, в AutoEntry обычно есть онлайн-центр поддержки, где вы можете найти ответы на свои вопросы.

Таким образом, использование AutoEntry — это как иметь помощника, который значительно упрощает работу с документами!

Начало работы с AutoEntry

Давайте поговорим о подготовке системы AutoEntry к работе.

Для начала вам потребуется зарегистрироваться.

Как загрузить документы в систему AutoEntry

Итак, ваш аккаунт AutoEntry готов.

Итак, как же тогда занести туда документы?

Всё довольно просто.

Загрузка с помощью телефона

Если у вас на телефоне установлено мобильное приложение AutoEntry, это очень просто.

Просто откройте приложение.

Должна быть кнопка, позволяющая сделать снимок.

Сделайте четкий снимок счета или квитанции.

Затем приложение загрузит его в ваш аккаунт AutoEntry.

Отправка документов по электронной почте

Иногда вам приходят счета или квитанции по электронной почте.

AutoEntry предоставляет вам специальный адрес электронной почты.

Вы можете просто переслать эти электронные письма с прикрепленным документом на указанный специальный адрес.

Затем AutoEntry захватит документ и начнет его чтение.

Загрузка файлов с вашего компьютера

Если у вас на компьютере есть файлы, например, PDF-файлы счетов-фактур, вы можете загрузить их и таким способом.

Когда вы войдете на сайт AutoEntry со своего компьютера, вы увидите кнопку с надписью «Загрузить файлы».

Нажмите на это, найдите документ на своем компьютере и нажмите «Открыть».

Дальнейшие действия выполнит AutoEntry.

Лучше всего писать по одной работе за раз.

Обычно целесообразно загружать по одному счету-фактуре или квитанции за раз.

Это помогает AutoEntry правильно их считывать. 

Если вы попытаетесь загрузить несколько работ одновременно, может возникнуть путаница.

Внедрение документов в систему AutoEntry

Итак, вы настроили свою учетную запись AutoEntry.

Теперь давайте поговорим о том, как подать туда ваши документы.

Это не так уж и сложно!

Загрузка с помощью телефона

Если у вас на телефоне установлено приложение AutoEntry, это может быть очень просто.

Просто откройте приложение. Найдите кнопку, которая позволяет сделать снимок.

Сделайте качественную, четкую фотографию вашего счета или чека.

Затем приложение загрузит его в ваш аккаунт AutoEntry.

Отправка документов по электронной почте

Иногда компании присылают счета или квитанции по электронной почте.

AutoEntry предоставляет вам специальный адрес электронной почты.

Вы можете просто отправить эти электронные письма со счетом на указанный специальный адрес.

Система AutoEntry захватит документ и начнет его чтение.

Загрузка файлов с вашего компьютера

Если у вас на компьютере есть файлы, например, PDF-файл банковской выписки или счета-фактуры, вы также можете загрузить их таким способом.

Когда вы зайдете на сайт AutoEntry на своем компьютере, вы увидите кнопку с надписью «Загрузить файлы».

Нажмите на эту кнопку, найдите файл на своем компьютере и нажмите «Открыть».

Дальнейшие действия выполнит AutoEntry.

А что насчет банковских выписок?

Отличные новости! Система AutoEntry также может работать с вашей банковской выпиской.

Как правило, вы можете загрузить цифровую версию выписки из банковского счета (в формате PDF), как и другие документы.

Некоторые более старые версии 2.0, возможно, потребуется предварительно сохранить в формате PDF.

Обычно нет необходимости сканировать распечатанную банковскую выписку, если вы можете получить ее в электронном виде в своем банке.

Как правило, лучше всего писать по одной работе за раз.

Как правило, лучше загружать по одному документу.

Это помогает AutoEntry правильно считывать все данные. 

Если вы попытаетесь загрузить несколько работ одновременно, может произойти небольшая путаница.

Анализ результатов работы AutoEntry

После загрузки документов функция AutoEntry начнет работу.

Программа пытается считать всю важную информацию.

Обычно эти документы находятся в специальном разделе вашего аккаунта.

Стоит проверить, правильно ли AutoEntry всё настроил.

Проверка информации

Когда вы откроете документ, который был проверен программой AutoEntry, вы увидите различные блоки с информацией.

В счете-фактуре может быть указано, у кого вы купили товар, дата, что вы купили и стоимость.

В квитанции об оплате расходов будет указано, куда и сколько вы потратили денег.

Внесение изменений при необходимости.

Иногда функция автоматического ввода может не всё сделать идеально.

Возможно, программа неправильно считывает число или не знает, на какой счет что-то нужно внести.

Всё в порядке! Обычно вы можете нажать на эти поля и изменить информацию.

Например, если дата указана неверно, вы можете выбрать правильную дату.

А как насчет разных способов оплаты?

Если вы оплатили кредитной картой, AutoEntry, как правило, должен это учесть.

Программа попытается определить, были ли это наличные, кредитная карта или что-то другое. 

Иногда может потребоваться это перепроверить.

Настройка правил для оказания помощи

В AutoEntry есть замечательная функция, позволяющая настраивать правила.

Например, если вы постоянно получаете счета от одной и той же компании, вы можете указать AutoEntry всегда относить их к определенному счету.

Это сэкономит вам время, поскольку вам не придется каждый раз выбирать нужную учетную запись.

Обычно эти параметры можно найти в разделе настроек вашей учетной записи.

Сотрудничество с вашим бухгалтером

Система AutoEntry часто упрощает обмен информацией с вашим бухгалтером.

Поскольку все данные представлены в цифровом формате, доступ к ним обычно осуществляется проще.

Возможно, вы даже сможете предоставить своему бухгалтеру специальный доступ к вашей учетной записи AutoEntry, чтобы он мог видеть все данные напрямую.

Если у вас возникли вопросы по поводу классификации данных, всегда полезно отправить электронное письмо своему бухгалтеру или поговорить с ним лично.

Они помогут вам убедиться, что всё настроено правильно.

Отправка вашей информации в другие программы.

Итак, вы загрузили документы и проверили, правильно ли указана вся информация в AutoEntry. 

Вот тут-то и пригодится кнопка «Опубликовать»!

Что означает «Опубликовать»?

Воспринимайте «публикацию» как отправку сообщения.

Нажимая кнопку «Опубликовать» в AutoEntry, вы даёте программе команду отправить всю имеющуюся у неё информацию об этом счёте-фактуре, квитанции или банковской выписке в другую вашу программу.

Найти кнопку «Опубликовать»

Обычно, после того как вы проверите документ в AutoEntry и останетесь им довольны, вы увидите кнопку с надписью «Опубликовать» или «Отправить».

Вам нужно выбрать документ, который вы хотите отправить, а затем нажать соответствующую кнопку.

Проверка вашей другой программы

После нажатия кнопки «Опубликовать» вам следует проверить другие ваши программы (например, Мудрец или QuickBooks).

Теперь информация из AutoEntry должна отображаться корректно.

Счета-фактуры вы, скорее всего, найдете в разделе счетов, которые нужно оплатить, или счетов, которые вы уже отправили.

Что касается квитанций об оплате расходов, они, скорее всего, будут находиться в разделе ваших расходов.

Информация из банковской выписки обычно содержится в разделе "Банковские операции".

А что, если оно не появится?

Иногда для отображения информации в другой программе может потребоваться минута-две.

Если оно не появляется сразу, попробуйте обновить страницу.

Если этого по-прежнему нет, возможно, вам потребуется проверить настройки интеграции AutoEntry, чтобы убедиться, что она правильно подключена к вашей другой программе.

Как правило, помощь по этому вопросу можно найти в справочном центре AutoEntry.

Публикация множества материалов одновременно

Отличные новости! Обычно вам не нужно публиковать каждый документ по отдельности. 

Часто можно выбрать несколько проверенных документов, а затем нажать кнопку «Опубликовать все».

Это поможет вам сэкономить ещё больше времени!

Заключение

Итак, вот как пользоваться функцией AutoEntry.

Процесс состоит из нескольких этапов. 

Но со временем становится проще. Это действительно может помочь с деловыми документами.

Меньше печати для вас! Больше времени на другие дела.

Система AutoEntry считывает ваши счета и квитанции.

Оно даже считывает вашу банковскую выписку.

Вы их загружаете. Вы проверяете, правильно ли всё выглядит.

Затем вы нажимаете кнопку «Опубликовать». Это отправляет информацию в другие программы.

Ваш бухгалтер тоже это увидит.

Часто задаваемые вопросы