Jak korzystać z Xero: instrukcje krok po kroku w 2025 roku?

Czy jesteś gotowy uprościć finanse swojej firmy?

Xero to zaawansowane oprogramowanie księgowe w chmurze przeznaczone dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Może usprawnić wszystko, od fakturowania i uzgadniania sald bankowych po płace i raportowanie. 

W tym przewodniku znajdziesz podstawowe informacje na temat korzystania z usługi Xero.

Przedstawimy najważniejsze funkcje i podamy jasne, praktyczne instrukcje.

Zanurzmy się!

Xero

Dołącz do ponad 3,5 miliona subskrybentów, którzy ufają Xero w kwestii księgowośćZobacz, jak nasz przeciętny użytkownik oszczędza 12 godzin miesięcznie księgowośćRozpocznij bezpłatny okres próbny już dziś!

Wypróbuj Xero ZA DARMO Przeczytaj całą recenzję

Konfigurowanie konta Xero

Pomyśl o utworzeniu konta Xero jako o stworzeniu podstawy zarządzania finansami w Twojej małej firmie.

Jeśli zrobisz tę część poprawnie, wszystko inne będzie o wiele łatwiejsze.

Wybór najlepszego planu dla Ciebie

• • Co oznacza twoje mała firma Robisz? Ile rachunków płacisz? Ile osób ci płaci? To ważne.
  • Xero oferuje różne plany, podobnie jak skrzynki narzędziowe o różnych rozmiarach. Niektóre zawierają więcej narzędzi niż inne i noszą nazwy takie jak Starter, Standard i Premium.
  • Sprawdź, co możesz zrobić w ramach każdego planu (np. ile faktur możesz wysłać).
  • Pomyśl o przyszłości. Czy twoja mała firma rosnąć? Może potrzebujesz większego zestawu narzędzi później.
  • Szybka wskazówka: Często możesz wypróbować Xero za darmo przez chwilę. To jak przymierzanie butów przed zakupem!

Rejestracja i wejście

• • Otwórz witrynę Xero na swoim komputerze.
  • Wybierz lokalizację swojej firmy.
  • Wybierz plan, który Twoim zdaniem sprawdzi się najlepiej.
  • Opowiedz Xero o swoim mała firma (jej nazwa i jak się z Tobą skontaktować).
  • Utwórz swój login (adres e-mail i tajne hasło). Zachowaj je w bezpiecznym miejscu!
  • Xero wyśle ​​e-mail, aby upewnić się, że to naprawdę Ty. Kliknij link w tym e-mailu.

Organizowanie rzeczy

• • 1. Informacje o Twojej firmie:
    • Upewnij się, że nazwa Twojej firmy jest poprawna.
    • Proszę podać swój numer identyfikacji podatkowej (w zależności od miejsca zamieszkania może on nazywać się ABN lub inaczej).
    • Dodaj adres i numer telefonu swojej firmy.
    • Możesz nawet umieścić na fakturach zdjęcie (logo) swojej firmy, aby nadać im profesjonalny wygląd.
  • 2. Ustawienia dotyczące pieniędzy:
    • Poinformuj Xero o końcu roku finansowego Twojej firmy. Zazwyczaj wypada to o tej samej porze każdego roku.
    • Wybierz, jak chcesz śledzić swoje pieniądze. Większość małych firm korzysta z czegoś, co nazywa się „rachunkiem naliczeń”. księgowość, ale czasami księgowość „kasowa” sprawdza się lepiej. Nie wiesz, który wybrać? Twój księgowy może pomóc!
    • Wybierz główny rodzaj waluty, której używasz (np. dolary lub euro).
    • Skonfiguruj zasady naliczania podatków w miejscu, w którym przebywasz.
  • 3. Jak wyglądają Twoje rachunki (faktury):
    • Możesz zmienić wygląd swoich żądań płatności (faktur). Dodaj swoje logo i kolory.
    • Zdecyduj, przez ile dni ludzie mają Ci płacić.
    • Możesz nawet ustawić automatyczne przypomnienia, które wyślesz osobom, które jeszcze nie zapłaciły. Czy to nie byłoby pomocne?
    • Jeśli chcesz umożliwić ludziom łatwe płacenie Ci online, możesz dodać takie opcje jak PayPal lub Stripe.
  • 4. Twoja mapa pieniędzy (plan kont):
    • Wyobraź sobie to jako listę wszystkich rodzajów pieniędzy, którymi dysponuje i których używa Twoja firma. Są kategorie takie jak pieniądze, które posiadasz, pieniądze, które jesteś winien, pieniądze, które zarobiłeś i pieniądze, które wydałeś.
    • Xero ma już skonfigurowaną podstawową listę.
    • Możesz dodawać nowe kategorie, zmieniać stare lub usuwać niektóre. Czy lista ma sens w przypadku Twojej firmy?
    • Być może warto to zmienić, aby naprawdę pokazywać, jak działa Twoja mała firma.
• D. Podłączanie Twojego banku:
  • Po co to robić? To tak, jakby Twój bank automatycznie informował Xero o wszystkich wpływach i wypływach pieniędzy. To oszczędza mnóstwo czasu!
  • Przejdź do części Xero, w której zawarto polecenie „Konta bankowe”.
  • Wyszukaj swój bank na liście.
  • Postępuj zgodnie z instrukcjami na ekranie, aby bezpiecznie połączyć urządzenie. Prawdopodobnie będziesz musiał zalogować się do bankowości internetowej.
  • Nie martw się, to zwykle bardzo bezpieczny.
  • Co jeśli nie widzisz swojego banku? Nadal możesz poinformować Xero o swoich transakcjach, ale musisz to zrobić, przesyłając plik z banku. Twój bank zazwyczaj może Ci pomóc w uzyskaniu tego pliku.

Opanowanie podstawowych funkcji

Po skonfigurowaniu konta możesz zapoznać się z najważniejszymi korzyściami, jakie Xero może przynieść Twojej małej firmie.

Oto narzędzia, z których prawdopodobnie będziesz korzystać najczęściej, aby kontrolować swoje finanse.

• A. Kontakty: śledzenie wszystkich:
  • 1. Dodawanie nowych osób:
    • Kliknij przycisk „Kontakty”. Potraktuj to jak książkę adresową swojej firmy.
    • Kliknij „Dodaj kontakt”.
    • Proszę podać imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz miejsce zamieszkania lub pracy.
    • Możesz je pogrupować w grupy takie jak „Klienci” (osoby, które u Ciebie kupują) i „Dostawcy” (osoby, od których kupujesz).
  • 2. Przyciąganie dużej liczby osób:
    • Jeśli masz już długą listę klientów lub dostawców, nie musisz wpisywać ich wszystkich pojedynczo. Zazwyczaj możesz przesłać specjalny plik (tzw. plik CSV).
    • Musisz upewnić się, że plik ma właściwe nagłówki (takie jak Nazwa, Adres e-mail itd.).
    • Postępuj zgodnie z instrukcjami Xero, aby przesłać plik.
    • Sprawdź dokładnie, czy wszystkie informacje zostały wprowadzone poprawnie.
  • 3. Aktualizowanie informacji:
    • Jak zapamiętać, że ktoś zmienił adres e-mail? Możesz wrócić do jego danych kontaktowych i je zmienić.
    • Możesz również dodać do nich notatki lub załączyć pliki (np. umowę).
    • Xero pokaże Ci nawet wszystkie transakcje pieniężne, jakie przeprowadziłeś z daną osobą.
• B. Sprzedaż: Prośba o zapłatę i jej otrzymanie:
  • 1. Wystawianie rachunków (faktur):
    • Przejdź do zakładki „Sprzedaż”, a następnie do „Faktury”. Faktura jest uprzejmym sposobem proszenia o zapłatę.
    • Kliknij „Nowa faktura”.
    • Wybierz osobę, do której wysyłasz rachunek (spośród swoich kontaktów).
    • Proszę podać datę wystawienia rachunku i termin jego płatności.
    • W przypadku każdej sprzedanej rzeczy zapisz, co to było, ile było, ile kosztowała każda z nich i czy jest naliczony podatek.
    • Jeśli ustawisz to wcześniej, możesz sprawić, że Twoje faktury będą wyglądać atrakcyjniej dzięki Twojemu logo.
    • Jeśli nie jesteś jeszcze gotowy do wysłania, możesz zapisać go jako wersję roboczą lub zatwierdzić i wysłać.
  • 2. Wysyłanie rachunków do klientów:
    • Faktury można wysyłać e-mailem bezpośrednio z Xero.
    • Możesz napisać krótką wiadomość w e-mailu.
    • Xero poinformuje Cię, czy klient otworzył wiadomość e-mail i dokonał płatności.

Zaawansowane funkcje Xero

Gdy już opanujesz podstawy.

Xero oferuje potężne narzędzia, które mogą sprawić, że Twoja organizacja będzie funkcjonować jeszcze sprawniej.

Być może nie są to rzeczy, z których korzystasz na co dzień, ale mogą okazać się naprawdę pomocne w miarę rozwoju Twojej małej firmy.

Płace (wypłacanie wynagrodzeń zespołowi, jeśli go masz)

• • Jeśli masz pracowników, Xero może pomóc Ci im zapłacić.
  • Możesz wprowadzić ich dane, wysokość otrzymywanego wynagrodzenia oraz wszelkie kwoty pobierane z tytułu podatków.
  • Xero pomoże Ci wygenerować paski wypłat (papierowe lub cyfrowe potwierdzenia, na których widać, ile zarobiłeś).
  • Może też pomóc w trudnych sprawach, na przykład w upewnieniu się, że płacisz rządowi właściwe podatki.

Projektowanie

• • Jeśli pracujesz nad różnymi projektami dla klientów, Xero pomoże Ci śledzić, ile czasu poświęcasz na każdy z nich i jakie koszty generujesz.
  • Dzięki temu łatwiej będzie Ci wystawiać klientom rachunki za pracę wykonaną w ich projektach.
  • Można również sprawdzić, czy projekt był opłacalny (czyli czy przyniósł więcej pieniędzy, niż kosztował).

Aktywa trwałe

• • Chodzi o duże urządzenia będące własnością Twojej firmy, które będą służyć Ci dłużej niż rok, np. komputery lub maszyny.
  • Xero pomoże Ci śledzić te dane i śledzić utratę ich wartości z upływem czasu (zjawisko to nazywa się amortyzacją).

Asygnowanie

• • Chcesz zaplanować swoje wydatki? Możesz tworzyć budżety w Xero, aby sprawdzić, ile pieniędzy spodziewasz się wpłacić i wypłacić.
  • Następnie możesz porównać rzeczywisty przepływ środków pieniężnych z budżetem i sprawdzić, czy wszystko idzie zgodnie z planem.

Wskazówki dotyczące efektywnego korzystania z Xero

Teraz znasz już główne części Xero.

Oto kilka dodatkowych wskazówek, które pomogą Ci jeszcze lepiej z niego korzystać i zaoszczędzić czas.

Chcesz pracować mądrze, prawda?

• A. Korzystanie ze skrótów klawiszowych: Podobnie jak w telefonie czy komputerze, Xero oferuje kilka sekretnych kombinacji przycisków, które przyspieszają wykonywanie zadań. Zapytaj w sekcji pomocy Xero o „skróty klawiaturowe”, czy są jakieś, które mogą Ci pomóc.
• B. Dostosowywanie pulpitu do własnych potrzeb: Po zalogowaniu się do Xero zobaczysz ekran główny zwany pulpitem nawigacyjnym. Często możesz zmieniać wyświetlane na nim treści, dzięki czemu najważniejsze informacje dla Twojej organizacji są zawsze dostępne.
• C. Korzystanie z paska wyszukiwania: Jeśli szukasz konkretnego rachunku lub transakcji i nie możesz jej znaleźć, zazwyczaj na górze znajduje się pasek wyszukiwania. Wystarczy wpisać nazwę lub kwotę, a Xero spróbuje ją znaleźć.
• D. Udzielanie różnym osobom różnego dostępu: Jeśli masz pracowników lub księgowego, którzy pomagają Ci zarządzać finansami, nie chcesz, aby wszyscy mogli wszystko zobaczyć lub zmienić. Xero pozwala skonfigurować różne role użytkowników z różnymi uprawnieniami, zapewniając bezpieczeństwo Twoich danych finansowych.
• E. Umożliwienie komputerom wykonywania pracy (automatyzacja): Rozmawialiśmy o tym już wcześniej, ale poszukaj sposobów na automatyzację! Skonfigurowanie reguł bankowych, cyklicznych płatności i automatycznych przypomnień o fakturach może zaoszczędzić Ci mnóstwo czasu i wysiłku.
• F. Uzyskiwanie pomocy, gdy jej potrzebujesz:
  • Xero ma naprawdę dobre centrum pomocy online. Wystarczy wyszukać to, czego chcesz dokonać.
  • Dysponują również filmami, które pokazują krok po kroku, jak wykonywać różne czynności.
  • Jeśli naprawdę nie wiesz, gdzie szukać, zazwyczaj możesz skontaktować się bezpośrednio z pomocą techniczną Xero. Nie bój się prosić o pomoc! Po to właśnie oni są.

Stosując te wskazówki, możesz sprawić, że Xero będzie jeszcze bardziej efektywne dla Ciebie i Twojej małej firmy.

Chodzi o znalezienie sposobów na zwiększenie efektywności!

Pamiętaj, że często możesz zintegrować Xero z narzędziami innych firm, aby zautomatyzować jeszcze więcej swojej pracy.

Choć czasami możesz zobaczyć informacje w formacie PDF.

Prawdziwe oszczędności czasu wynikają z bezpośrednich połączeń z oprogramowaniem.

Bądź na bieżąco z Xero

Tak jak Twój telefon otrzymuje aktualizacje z nowymi funkcjami.

Xero również ulega zmianom, dlatego warto być na bieżąco z nowościami, aby w pełni wykorzystać jego możliwości.

• A. Zgodnie z tym, co mówi Xero: Xero często publikuje posty na blogu i publikuje aktualizacje dotyczące nowych rzeczy, które dodali lub zmienili. Śledź je, aby być na bieżąco.
• B. Oglądanie filmów szkoleniowych i dołączanie do wydarzeń online: Xero czasami oferuje kursy online (webinary), które pokazują, jak korzystać z nowych funkcji lub doskonalić istniejące umiejętności. Mogą być one naprawdę pomocne, jeśli chcesz zobaczyć wszystko na żywo.
• C. Rozmowy z innymi użytkownikami Xero: Istnieją grupy i fora internetowe, na których użytkownicy Xero mogą ze sobą rozmawiać. Możesz uczyć się porad i wskazówek od innych użytkowników i dowiedzieć się, jak wykorzystują Xero w swoich firmach.
• D. Uważaj na kwestie podatkowe (np. VAT): Przepisy podatkowe mogą się różnić w zależności od tego, gdzie prowadzisz działalność. Xero zazwyczaj stara się aktualizować swoje oprogramowanie, aby pomóc Ci być na bieżąco z takimi kwestiami, jak podatek VAT (podatek od wartości dodanej), jeśli Cię dotyczy. Upewnij się, że rozumiesz przepisy podatkowe obowiązujące w Twoim regionie.
• E. Eksploracja nowych sposobów otrzymywania płatności (metody płatności): Wraz ze zmianami technologicznymi pojawiają się nowe sposoby płacenia online i osobiście. Xero często dodaje obsługę nowych metod płatności. Nadążanie za nimi może ułatwić klientom dokonywanie płatności.
• F. Jak to działa w sklepach internetowych (e-commerce): Jeśli sprzedajesz towary online za pośrednictwem platformy e-commerce, Xero zawsze stara się ułatwić łączenie tych sklepów, aby Twoje dane sprzedażowe trafiały do ​​Ciebie. księgowość automatycznie i w czasie rzeczywistym.

Będąc na bieżąco z tymi aktualizacjami.

Możesz mieć pewność, że Twoja mała firma będzie wykorzystywać Xero w najlepszy możliwy sposób w roku 2025 i później!

Podsumowanie

No i masz!

Dobrze wiesz, jak używać Xero do zarządzania finansami Twojej firmy.

Na początku może się wydawać, że jest tego dużo do nauczenia.

Dotyczy to zwłaszcza startupów i nowych użytkowników, ale nie martw się!

Po prostu rób to krok po kroku.

Jesteś już na dobrej drodze do lepszego zarządzania pieniędzmi.

Gdy nabierzesz pewności siebie, możesz zacząć odkrywać ciekawsze, bardziej zaawansowane funkcje, dzięki którym Xero będzie naprawdę przydatne w Twojej organizacji.

Pamiętaj, że Xero ma ułatwiać prowadzenie Twojego biznesu.

Więc dołącz, spróbuj i nie bój się prosić o pomoc, jeśli jej potrzebujesz.

Dasz radę!

Często zadawane pytania