Szybki start
W tym przewodniku omówiono wszystkie funkcje Expensify:
- Rozpoczęcie pracy — Utwórz konto i skonfiguruj swoją przestrzeń roboczą
- Jak korzystać z procesu zarządzania wydatkami — Śledź i zarządzaj wydatkami z jednego pulpitu nawigacyjnego
- Jak korzystać z raportów wydatków — Twórz i przesyłaj dostosowane raporty w ciągu kilku minut
- Jak korzystać z ofert podróży — Rezerwuj podróże i synchronizuj wydatki automatycznie
- Jak korzystać z karty Expensify — Zyskaj zwrot gotówki i wyeliminuj konieczność ręcznego wprowadzania danych
- Jak korzystać ze skanowania paragonów — Rejestruj paragony za pomocą technologii SmartScan
- Jak korzystać z Easy Chats — Wysyłaj wiadomości do członków zespołu i dziel wydatki w jednym miejscu
- Jak korzystać z funkcji Płatności Rachunków i Fakturowania — Wysyłaj faktury i płać rachunki z jednego miejsca
- Jak korzystać z Global Reimbursements — Bezpośredni zwrot kosztów pracownikom na całym świecie
- Jak korzystać z integracji z innym oprogramowaniem — Synchronizuj dane finansowe z oprogramowaniem księgowym
Czas potrzebny: 5 minut na każdy film
Również w tym przewodniku: Profesjonalne porady | Typowe błędy | Rozwiązywanie problemów | Wycena | Alternatywy
Dlaczego warto zaufać temu przewodnikowi
Korzystam z Expensify od ponad dwóch lat i przetestowałem każdą funkcję opisaną w tym artykule. Ten samouczek dotyczący korzystania z Expensify opiera się na prawdziwych doświadczeniach praktycznych — nie na marketingowym bełkocie ani zrzutach ekranu od dostawców.
Expensify to jedna z najpotężniejszych platform do zarządzania wydatkami, jakie są obecnie dostępne.
Jednak większość użytkowników wykorzystuje zaledwie ułamek jego możliwości.
W tym przewodniku dowiesz się, jak korzystać ze wszystkich głównych funkcji.
Krok po kroku, ze zrzutami ekranu i profesjonalnymi poradami.
Samouczek Expensify
Ten kompletny samouczek Expensify przeprowadzi Cię krok po kroku przez każdą funkcję, od początkowej konfiguracji po zaawansowane wskazówki, które uczynią z Ciebie zaawansowanego użytkownika. Każdy krok Expensify jest wyjaśniony za pomocą przejrzystych instrukcji, dzięki czemu możesz z niego korzystać na dowolnym urządzeniu.
Koszty
Pożegnaj się z instrukcją obsługi dane Wprowadzanie danych i bałagan w arkuszach kalkulacyjnych. Expensify automatyzuje raporty wydatków, skanowanie paragonów i zwroty kosztów, dzięki czemu Twój zespół może skupić się na prawdziwej pracy. Rozpocznij bezpłatny okres próbny już dziś — nie potrzebujesz karty kredytowej.
Rozpoczęcie pracy z Expensify
Przed użyciem jakiejkolwiek funkcji należy wykonać jednorazową konfigurację.
Zajmie to około 3 minuty.
Obejrzyj najpierw ten krótki przegląd:
Przyjrzyjmy się teraz każdemu krokowi.
Krok 1: Utwórz swoje konto
Wejdź na stronę Expensify i kliknij „Rozpocznij”.
Zarejestruj się, podając swój adres e-mail lub numer telefonu.
Wybierz pomiędzy osobą indywidualną lub biznes konfiguracja konta.
Konta indywidualne są świetnym rozwiązaniem dla freelancerów, którzy muszą śledzić wydatki osobiste.
Biznes Konta umożliwiają dostęp do obszarów roboczych zespołu i przepływów pracy zatwierdzania.
✓ Punkt kontrolny: Sprawdź swoje skrzynka odbiorcza aby otrzymać e-mail z potwierdzeniem.
Krok 2: Skonfiguruj swoją przestrzeń roboczą
Po rejestracji uzyskasz dostęp do scentralizowanego pulpitu nawigacyjnego.
Na pulpicie wyświetlane są ostatnie transakcje i oczekujące raporty.
Utwórz przestrzeń roboczą do organizowania wydatków swojego zespołu.
Oto jak wygląda pulpit nawigacyjny:
✓ Punkt kontrolny: Powinieneś zobaczyć główny pulpit nawigacyjny ze swoim obszarem roboczym.
Krok 3: Skonfiguruj kategorie i zasady wydatków
Dostosuj kategorie wydatków do polityki swojej firmy.
Ustal przepływy pracy zatwierdzania, aby właściwy menedżer przeglądał każde sprawozdanie.
Włącz uwierzytelnianie dwuskładnikowe, aby zapewnić bezpieczeństwo swojego konta.
✅ Zrobione: Możesz już używać dowolnej funkcji poniżej.
Jak korzystać z procesu zarządzania wydatkami Expensify
Proces zarządzania wydatkami umożliwia śledzenie i zarządzanie wydatkami z jednego pulpitu nawigacyjnego, zmniejszając liczbę błędów i zapewniając aktualność danych finansowych.
Oto sedno sposobu wykorzystania Expensify do kontroli codziennych wydatków.
Niezależnie od tego, czy zarządzasz wydatkami małego zespołu, czy całego biura, ta funkcja pozwala uprościć śledzenie każdej wydanej złotówki.
Oto instrukcja krok po kroku, jak z niego korzystać.
Obejrzyj proces zarządzania wydatkami w akcji:
Przyjrzyjmy się teraz każdemu krokowi.
Krok 1: Dodaj nowy wydatek
Kliknij zielony przycisk “+” na pulpicie nawigacyjnym.
Wybierz „Nowy wydatek” i wprowadź kwotę, datę i kategorię.
Możesz również połączyć kartę kredytową z automatycznym importem transakcji.
Krok 2: Przypisz wydatek do projektu lub działu
Wybierz etykietę lub dział dla wydatku.
Pomaga to identyfikować trendy w wydatkach w ramach różnych projektów.
System automatycznie sygnalizuje potencjalne naruszenia zasad.
✓ Punkt kontrolny: Powinieneś zobaczyć wydatek wymieniony w odpowiedniej kategorii.
Krok 3: Przegląd i zatwierdzenie wydatków
Platforma kieruje wydatki do odpowiedniego menedżera w oparciu o zdefiniowane wcześniej reguły.
Menedżerowie mogą zatwierdzać wydatki bezpośrednio z pulpitu nawigacyjnego lub aplikacji mobilnej.
✅ Wynik: Twoje wydatki są śledzone, kategoryzowane i gotowe do zatwierdzenia — nie potrzebujesz arkusza kalkulacyjnego.
💡 Wskazówka: Połącz swoje firmowe lub osobiste karty kredytowe, aby transakcje importowały się automatycznie. Eliminuje to ręczne wprowadzanie danych i zapewnia aktualizowanie danych o wydatkach w czasie rzeczywistym.
Jak korzystać z raportów wydatków Expensify
Raporty wydatków umożliwia zestawianie wielu wydatków w spersonalizowanych raportach i przesyłanie ich do zwrotu za pomocą kilku dotknięć.
Tworzenie raportów wydatków wiązało się kiedyś z wieloma godzinami ręcznego wprowadzania danych i śledzenia paragonów.
Expensify automatyzuje cały ten proces, dzięki czemu możesz skupić się na swojej faktycznej pracy.
Oto instrukcja krok po kroku, jak z niego korzystać.
Obejrzyj raporty wydatków w akcji:
Przyjrzyjmy się teraz każdemu krokowi.
Krok 1: Utwórz nowy raport
Przejdź do zakładki Raporty i kliknij „Nowy raport”.
Nadaj raportowi nazwę, np. „Marzec” Podróż Wydatki.
Krok 2: Dodaj wydatki do raportu
Wybierz z listy wydatków wydatki, które chcesz uwzględnić.
Expensify automatycznie sygnalizuje duplikaty wpisów i naruszenia zasad w trakcie tego procesu.
✓ Punkt kontrolny: W raporcie powinny zostać wyświetlone wszystkie wybrane wydatki.
Krok 3: Prześlij raport
Sprawdź sumę całkowitą i kliknij „Prześlij”.
Raport trafia bezpośrednio do osoby zatwierdzającej przypisanej do Twojego przepływu pracy.
✅ Wynik: Twój raport wydatków zostanie przesłany do zatwierdzenia — nie ma potrzeby drukowania ani wysyłania go e-mailem.
💡 Wskazówka: Włącz funkcję Zaplanowane Przesyłanie, aby Expensify automatycznie kompilował i wysyłał raporty do Twojego menedżera w ustalonym terminie. Dzięki temu nic nie umknie Twojej uwadze, nawet gdy jesteś zajęty podróżami.
Jak korzystać z ofert podróży Expensify
Oferty podróży umożliwia rezerwację lotów, hoteli i wynajmu oraz automatyczną synchronizację wydatków z raportami.
Oto instrukcja krok po kroku, jak z niego korzystać.
Obejrzyj oferty wycieczek w akcji:
Przyjrzyjmy się teraz każdemu krokowi.
Krok 1: Otwórz kartę Podróże
Przejdź do zakładki „Podróże” w menu głównym.
Aplikacja mobilna Expensify integruje się z różnymi usługami turystycznymi.
Krok 2: Wyszukaj i zarezerwuj swoją podróż
Wprowadź cel podróży, daty i preferencje.
Porównaj oferty i wybierz opcję najbardziej odpowiadającą Twojemu budżetowi.
✓ Punkt kontrolny: Na ekranie powinno pojawić się potwierdzenie rezerwacji.
Krok 3: Synchronizuj wydatki na podróże
Zarezerwowane wydatki na podróże są automatycznie synchronizowane z Twoim kontem.
Nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania rachunków za loty i hotele.
✅ Wynik: Podróż jest zarezerwowana, a wydatki są już uwzględnione w raporcie, co gwarantuje zgodność z polityką firmy.
💡 Wskazówka: Ustaw zasady dotyczące podróży służbowych w swoim miejscu pracy, zanim pracownicy zaczną dokonywać rezerwacji. W ten sposób platforma automatycznie egzekwuje limity wydatków i preferowanych dostawców, zmniejszając liczbę rezerwacji niezgodnych z zasadami.
Jak korzystać z karty Expensify
Karta Expensify pozwala zarabiać do 2% zwrotu gotówki za wszystkie wydatki w USD, eliminując jednocześnie konieczność zbierania paragonów.
Oto instrukcja krok po kroku, jak z niego korzystać.
Zobacz kartę Expensify w akcji:
Przyjrzyjmy się teraz każdemu krokowi.
Krok 1: Złóż wniosek o kartę Expensify
Przejdź do Ustawień i wybierz „Karta Expensify”.
Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby złożyć wniosek o kartę Expensify Visa® Commercial.
Krok 2: Ustal limity wydatków
Administrator może ustalić limity wydatków dla każdego pracownika na każdej karcie.
System egzekwuje zasady firmy przy każdej transakcji.
✓ Punkt kontrolny: Powinieneś zobaczyć kartę w swoim portfelu wraz z limitem wydatków.
Krok 3: Zacznij korzystać z karty
Używaj karty przy dowolnych zakupach biznesowych.
Każda transakcja jest automatycznie importowana i kategoryzowana na Twoim urządzeniu.
Korzystając z karty Expensify możesz zaoszczędzić nawet 50% na miesięcznych rachunkach.
✅ Wynik: Zakupy są rejestrowane natychmiast bez konieczności ręcznego wprowadzania danych — i zyskujesz zwrot gotówki za każdego wydanego dolara.
💡 Wskazówka: Zwrot gotówki z karty Expensify może zrekompensować koszt subskrypcji. Firmy z dużymi wydatkami mogą praktycznie korzystać z Expensify za darmo.
Jak korzystać z łatwych czatów Expensify
Łatwe czaty umożliwia wysyłanie wiadomości do współpracowników i dzielenie wydatków bezpośrednio w interfejsie Expensify.
Oto instrukcja krok po kroku, jak z niego korzystać.
Zobacz Easy Chats w akcji:
Przyjrzyjmy się teraz każdemu krokowi.
Krok 1: Otwórz zakładkę Czat
Kliknij „Czat” na dolnym pasku nawigacyjnym.
Rozpocznij nową rozmowę z dowolną osobą lub grupą albo dołącz do istniejącego wątku.
Krok 2: Podziel lub podziel wydatek
W czacie dotknij ikony „+”, aby dodać wydatek.
Wybierz „Podziel”, aby podzielić koszty pomiędzy pracowników w grupie.
✓ Punkt kontrolny: Powinieneś zobaczyć kwotę podzieloną między każdą osobę.
Krok 3: Poproś o płatność lub ją wyślij
Kliknij „Poproś”, aby poprosić o pieniądze lub „Wyślij”, aby zwrócić komuś pieniądze.
Płatności są realizowane bezpośrednio za pośrednictwem platformy.
✅ Wynik: Wydatki są dzielone i rozliczane bezpośrednio w trakcie rozmowy — nie jest potrzebna żadna oddzielna aplikacja.
💡 Wskazówka: Korzystaj z czatów grupowych, aby regularnie organizować kolacje zespołowe lub dostarczać materiały biurowe. Każdy uczestnik czatu otrzyma powiadomienie i będzie mógł uregulować swoją część z dowolnego urządzenia, co ułatwi cały proces zespołowi.
Jak korzystać ze skanowania paragonów w Expensify
Skanowanie paragonów umożliwia robienie zdjęć paragonów za pomocą technologii SmartScan, która automatycznie wyodrębnia nazwę dostawcy, datę i kwotę.
To funkcja, od której większość użytkowników zaczyna, ponieważ pozwala zaoszczędzić najwięcej czasu już od pierwszego dnia.
Nie musisz już ręcznie wpisywać danych na paragonie ani gubić papierowych paragonów w portfelu.
Oto instrukcja krok po kroku, jak z niego korzystać.
Zobacz skanowanie paragonów w akcji:
Przyjrzyjmy się teraz każdemu krokowi.
Krok 1: Zdobądź paragon
Otwórz aplikację mobilną i dotknij ikony aparatu.
Skieruj telefon na paragon i zrób zdjęcie.
Technologia SmartScan automatycznie odczytuje szczegóły paragonu.
Krok 2: Zweryfikuj wyodrębnione dane
Sprawdź nazwę sprzedawcy, kwotę i datę pobraną przez SmartScan.
Jeśli zachodzi potrzeba, edytuj dowolne pole, aby zapewnić dokładność.
✓ Punkt kontrolny: Powinieneś zobaczyć wydatek wypełniony automatycznie poprawnymi danymi.
Krok 3: Kategoryzacja i zapisywanie
Wybierz odpowiednią kategorię wydatków z listy rozwijanej.
Kliknij „Zapisz”, aby dodać paragon do listy wydatków.
✅ Wynik: Twój paragon zostanie zeskanowany, skategoryzowany i zapisany — koniec z pudełkami po butach pełnymi papierowych paragonów.
💡 Wskazówka: Prześlij cyfrowe paragony ze swojej poczty e-mail na adres receipts@expensify.com. Platforma przetwarza je automatycznie, więc nie musisz otwierać aplikacji, aby dokonać zakupów online.
Jak korzystać z funkcji płatności rachunków i fakturowania Expensify
Płatności rachunków i fakturowanie umożliwia wysyłanie faktur do klientów i opłacanie rachunków dostawców z jednej scentralizowanej platformy.
Większość firm używa oddzielnych narzędzi do fakturowania i opłacania rachunków.
Expensify łączy oba systemy w jeden system, którego używasz już do rozliczania wydatków, dzięki czemu łatwiej jest przechowywać wszystkie operacje finansowe w jednym miejscu.
Oto instrukcja krok po kroku, jak z niego korzystać.
Zobacz jak działają płatności rachunków i fakturowanie:
Przyjrzyjmy się teraz każdemu krokowi.
Krok 1: Utwórz fakturę
Przejdź do sekcji „Faktury” i kliknij „Nowa faktura”.
Dodaj adres e-mail klienta, pozycje zamówienia i warunki płatności.
Krok 2: Wyślij fakturę
Sprawdź szczegóły faktury i kliknij „Wyślij”.
Klient otrzymuje fakturę e-mailem z linkiem do płatności.
✓ Punkt kontrolny: Powinna zostać wyświetlona faktura oznaczona jako „Wysłana” na Twoim pulpicie.
Krok 3: Zapłać rachunek dostawcy
Prześlij lub przekaż rachunek dostawcy do sekcji Rachunki.
Sprawdź kwotę i zaplanuj płatność bezpośrednio w Expensify.
✅ Wynik: Faktury wysyła się i rachunki opłaca z jednego miejsca, co pozwala zachować porządek w operacjach finansowych.
💡 Wskazówka: Ustaw automatyczne przypomnienia o płatnościach zaległych faktur. Dzięki temu zaoszczędzisz czas na dopytywaniu się o klientów i utrzymasz płynność finansową bez dodatkowego wysiłku.
Jak korzystać z globalnych zwrotów kosztów Expensify
Globalne zwroty kosztów umożliwia dokonywanie zwrotów kosztów pracownikom w wielu krajach bezpośrednio za pośrednictwem platformy.
Jeśli Twoja firma zatrudnia pracowników zdalnych lub ma biura w różnych krajach, ta funkcja jest niezbędna.
Eliminuje potrzebę dokonywania ręcznych przelewów i korzystania z usług stron trzecich do dokonywania płatności.
Oto instrukcja krok po kroku, jak z niego korzystać.
Zobacz Global Reimbursements w akcji:
Przyjrzyjmy się teraz każdemu krokowi.
Krok 1: Włącz globalne zwroty kosztów
Przejdź do ustawień obszaru roboczego i wybierz opcję „Zwrot kosztów”.
Włącz opcję „Globalne zwroty kosztów” i dodaj dane swojego banku.
Krok 2: Zweryfikuj informacje bankowe pracownika
Każdy pracownik dodaje do swojego profilu swoje lokalne konto bankowe.
Expensify obsługuje zwroty kosztów w wielu walutach.
✓ Punkt kontrolny: Powinieneś zobaczyć status konta bankowego pracownika jako „Zweryfikowany”.
Krok 3: Przetwarzanie zwrotu kosztów
Po zatwierdzeniu raportu wydatków kliknij „Zwrot”.
Środki pieniężne są przelewane bezpośrednio na rachunek bankowy pracownika.
✅ Wynik: Twój międzynarodowy zespół otrzyma zwrot pieniędzy bez kłopotów z przelewami bankowymi i opóźnień w płatnościach.
💡 Wskazówka: Ustal harmonogramy zwrotów kosztów, aby pracownicy dokładnie wiedzieli, kiedy otrzymają zapłatę. Stały harmonogram buduje zaufanie i zapewnia płynny przepływ pracy.
Jak korzystać z integracji Expensify z innym oprogramowaniem
Integracja z innym oprogramowaniem umożliwia synchronizację Expensify z księgowość oprogramowanie takie jak QuickBooks, Xero i NetSuite do uzgadniania w czasie rzeczywistym.
Bez tej integracji konieczne byłoby ręczne eksportowanie danych i ponowne wprowadzanie ich do ksiąg rachunkowych.
Dzięki temu połączeniu Twoje dane finansowe w obu systemach będą dokładne i nie będziesz musiał wykonywać żadnych dodatkowych czynności.
Oto instrukcja krok po kroku, jak z niego korzystać.
Obejrzyj integrację z innym oprogramowaniem w akcji:
Przyjrzyjmy się teraz każdemu krokowi.
Krok 1: Otwórz ustawienia integracji
Przejdź do ustawień obszaru roboczego i wybierz opcję „Księgowość.
Wybierz oprogramowanie księgowe chcesz się połączyć.
Krok 2: Autoryzuj połączenie
Gdy pojawi się monit, zaloguj się do platformy księgowej.
Udziel Expensify dostępu umożliwiającego synchronizację danych finansowych.
✓ Punkt kontrolny: Obok nazwy aplikacji księgowej powinien pojawić się napis „Połączono”.
Krok 3: Kategorie map i eksport
Przypisz kategorie wydatków Expensify do planu kont księgowych.
Zatwierdzone raporty eksportują się automatycznie, zapewniając aktualność ksiąg rachunkowych.
✅ Wynik: Wydatki są przesyłane z Expensify do oprogramowania księgowego bez konieczności ponownego wprowadzania danych ręcznie, co zmniejsza liczbę błędów.
💡 Wskazówka: Najpierw uruchom eksport testowy z małym raportem. Pozwoli to wykryć problemy z mapowaniem, zanim przetworzysz cały miesiąc wydatków, oszczędzając czas na późniejsze naprawianie błędów.
Profesjonalne porady i skróty Expensify
Oto moje najlepsze wskazówki po ponad dwuletnim testowaniu Expensify.
Skróty klawiaturowe
| Działanie | Skrót |
|---|---|
| Nowy wydatek | Ctrl + N (Cmd + N na Prochowiec) |
| Prześlij raport | Ctrl + Enter |
| Otwórz wyszukiwanie | Ctrl + K (Cmd + K na Macu) |
| Przejdź do Ustawień | Ctrl + , (Cmd + , na Macu) |
| Dołącz paragon | Ctrl + Shift + R |
| Przełącz pasek boczny | Ctrl + B (Cmd + B na Macu) |
Ukryte funkcje, których większość ludzi nie dostrzega
- Przekazywanie potwierdzenia odbioru wiadomości e-mail: Prześlij dowolny cyfrowy paragon na adres receipts@expensify.com, a zostanie on przetworzony bez otwierania aplikacji. To ogromna oszczędność czasu w przypadku zakupów online i odnawiania subskrypcji, które trafiają do Twojej skrzynki odbiorczej.
- Śledzenie przebiegu GPS: Włącz śledzenie przebiegu w aplikacji mobilnej, aby śledzić liczbę przejechanych kilometrów na podstawie aktualnych stawek IRS. System automatycznie oblicza kwoty zwrotu kosztów podczas jazdy, dzięki czemu nie musisz już szacować odległości.
- Niestandardowe zasady polityki: Organizacje mogą ustanowić wiele zestawów zasad, aby dostosować je do różnych działów lub projektów. Ten poziom kontroli zapewnia ścisłą zgodność w całej firmie bez konieczności przeprowadzania dodatkowych procedur weryfikacji.
- Zaplanowane przesłanie: Ustaw Expensify tak, aby automatycznie tworzył i przesyłał raporty wydatków w harmonogramie tygodniowym lub miesięcznym. Dzięki temu pracownicy nigdy nie zapomną o złożeniu raportów, a menedżerowie zawsze będą mieli aktualne dane dotyczące wydatków.
- Alerty budżetowe: Twórz budżety dla kategorii wydatków i otrzymuj alerty w czasie rzeczywistym, gdy wydatki zbliżają się do limitu. Jest to szczególnie przydatne w działach z rygorystycznymi budżetami kwartalnymi, które muszą śledzić każdy dolar.
Strategie zaawansowanych użytkowników
- Oznacz wszystko: Dodawaj tagi dla projektów, klientów i działów do każdego wydatku. Ułatwia to tworzenie spersonalizowanych raportów na koniec każdego kwartału i identyfikację trendów w wydatkach w całej firmie.
- Używaj karty Expensify do wszystkiego: Im więcej wydasz kartą Expensify, tym więcej otrzymasz zwrotu gotówki. Zwrot ten może zrekompensować koszt subskrypcji, zmniejszając Twoje miesięczne wydatki.
- Połącz wszystkie swoje karty: Powiąż każdą firmową i osobistą kartę kredytową ze swoim kontem. Automatyczne importowanie transakcji eliminuje ryzyko pominięcia wydatków i zapewnia dokładność danych bez dodatkowego wysiłku.
Typowe błędy, których należy unikać w Expensify
Błąd nr 1: Pominięcie konfiguracji kategorii
❌ Źle: Tworzenie wydatków bez przypisania do nich właściwych kategorii, a następnie mozolne sortowanie setek wpisów na koniec miesiąca.
✅ Po prawej: Skonfiguruj szczegółowe kategorie i reguły, zanim Twój zespół zacznie korzystać z platformy. Poświęć 10 minut na konfigurację już teraz, aby zaoszczędzić sobie godzin pracy nad porządkami później. Dzięki temu zapewnisz dokładność od pierwszego dnia i ułatwisz tworzenie raportów według działu lub projektu.
Błąd nr 2: Nieużywanie SmartScan od razu
❌ Źle: Wpisywanie danych na paragonie ręcznie, podczas gdy technologia SmartScan pozwala to zrobić szybciej i z mniejszą liczbą błędów. Ręczne wprowadzanie danych marnuje czas i prowadzi do błędów, które później trudno wychwycić.
✅ Po prawej: Natychmiast przechwytuj paragony dzięki SmartScan i śledź je za pomocą spójnych kategorii. Wyrób sobie nawyk skanowania każdego paragonu od razu po jego otrzymaniu – oszczędza to czas i pozwala zachować przejrzystość danych do raportowania.
Błąd nr 3: Ignorowanie przepływów pracy zatwierdzania
❌ Źle: Umożliwienie każdemu przesyłania wydatków bez etapu przeglądu, co prowadzi do problemów ze zgodnością, nadmiernych wydatków i rewizja problemy w przyszłości.
✅ Po prawej: Stwórz przepływy pracy zatwierdzania z jasnymi regułami, aby właściwy menedżer przeglądał każdy raport przed dokonaniem zwrotu kosztów. System automatycznie kieruje wydatki do właściwej osoby zatwierdzającej na podstawie hierarchii organizacyjnej.
Błąd nr 4: Zapomnienie o podłączeniu oprogramowania księgowego
❌ Źle: Korzystanie z Expensify jako samodzielnego narzędzia i ręczne eksportowanie danych do QuickBooks lub Xero pod koniec każdego miesiąca.
✅ Po prawej: Podłącz oprogramowanie księgowe podczas konfiguracji początkowej. Zatwierdzone raporty synchronizują się automatycznie, zapewniając aktualność ksiąg rachunkowych bez konieczności podejmowania dodatkowych kroków przez zespół finansowy.
Rozwiązywanie problemów z Expensify
Problem: SmartScan nie odczytuje paragonów
Przyczyna: Zdjęcie paragonu jest niewyraźne, zrobione przy słabym oświetleniu lub papier jest pognieciony. Technologia SmartScan wymaga wyraźnego obrazu, aby poprawnie wyodrębnić dostawcę, kwotę i datę.
Naprawić: Rozłóż paragon na ciemnej powierzchni i zrób zdjęcie ponownie przy dobrym oświetleniu. Upewnij się, że cały paragon mieści się w ramce. Unikaj cieni padających na paragon. tekst, ponieważ zmniejsza to dokładność.
Problem: Transakcje kartą kredytową nie są importowane
Przyczyna: Połączenie z bankiem przekroczyło limit czasu lub wymaga ponownego uwierzytelnienia. Wiele banków wymaga okresowego ponownego logowania. bezpieczeństwo powodów.
Naprawić: Przejdź do Ustawień, wybierz „Karty kredytowe” i ponownie podłącz kartę. Niektóre banki wymagają ponownego logowania co 30 do 90 dni. Jeśli problem nadal występuje, spróbuj usunąć i ponownie dodać kartę od nowa.
Problem: Raport wydatków utknął w „Przetwarzaniu”
Przyczyna: Raport narusza zasady lub brakuje potwierdzenia, co blokuje przesłanie. Platforma sygnalizuje potencjalne naruszenia zasad i duplikaty wpisów w trakcie procesu.
Naprawić: Sprawdź raport pod kątem sygnałów ostrzegawczych. Dołącz brakujące paragony i popraw naruszenia, a następnie prześlij go ponownie. System sygnalizuje te błędy, aby pomóc Ci zidentyfikować niezbędne elementy przed wysłaniem raportu.
Problem: Wydatki nie są synchronizowane z oprogramowaniem księgowym
Przyczyna: Token integracyjny wygasł lub plan kont w oprogramowaniu księgowym uległ zmianie od czasu początkowej konfiguracji.
Naprawić: Przejdź do Ustawień, wybierz „Księgowość” i ponownie autoryzuj połączenie. Następnie ponownie zmapuj wszystkie nowe lub zmienione kategorie. Uruchom testowy eksport z małym raportem, aby upewnić się, że wszystko synchronizuje się poprawnie przed przetworzeniem całej partii.
📌 Notatka: Jeśli żadna z powyższych metod nie pomoże Ci rozwiązać problemu, skontaktuj się z pomocą techniczną Expensify za pomocą czatu Concierge w aplikacji.
Czym jest Expensify?
Koszty jest platformą do zarządzania wydatkami, która automatyzuje sposób, w jaki firmy śledzą, raportują i zarządzają wydatkami.
Pomyśl o tym jak o czymś osobistym asystent za każdy paragon, raport i zwrot kosztów, którymi zajmie się Twój zespół.
Expensify automatyzuje cały proces raportowania wydatków, od skanowania paragonów po zwrot kosztów.
Platforma jest przeznaczona dla każdego, od niezależnych pracowników po duże przedsiębiorstwa zatrudniające tysiące pracowników.
Dostarcza zaawansowanych narzędzi analitycznych, które oferują wgląd w schematy wydatków i wskaźniki zgodności w różnych działach.
Użytkownicy mogą monitorować wydatki w czasie rzeczywistym za pomocą pulpitu nawigacyjnego Expensify.
Obejrzyj ten krótki przegląd:
Zawiera następujące kluczowe funkcje:
- Proces zarządzania wydatkami: Śledź i zatwierdzaj wydatki z poziomu jednego pulpitu nawigacyjnego dzięki automatycznemu egzekwowaniu zasad.
- Raporty wydatków: Twórz i przesyłaj dostosowane raporty, które zestawiają wiele wydatków w celu uzyskania zwrotu kosztów.
- Oferty wycieczek: Rezerwuj podróże i synchronizuj wydatki bezpośrednio w raportach.
- Karta Expensify: Zyskaj do 2% zwrotu gotówki, automatycznie importując każdą transakcję.
- Skanowanie paragonów: Rejestruj paragony za pomocą technologii SmartScan, która natychmiast wyodrębnia najważniejsze szczegóły.
- Płatności rachunków i fakturowanie: Wysyłaj faktury i opłacaj rachunki z jednego scentralizowanego interfejsu.
- Globalne zwroty kosztów: Wypłacaj pensje pracownikom w wielu krajach bezpośrednio przez platformę.
- Integracja z innym oprogramowaniem: Synchronizuj z QuickBooks, Xero, NetSuitei więcej do księgowości w czasie rzeczywistym.
Aby korzystać z funkcji Expensify, użytkownicy muszą się zarejestrować i utworzyć konto. Platforma stale monitoruje transakcje pod kątem zgodności z ustalonymi wytycznymi, aby zapewnić ich przestrzeganie. Expensify ściśle przestrzega międzynarodowych standardów bezpieczeństwa i stosuje środki bezpieczeństwa klasy korporacyjnej, aby chronić dane użytkowników.
Aplikacja mobilna umożliwia użytkownikom rejestrowanie paragonów, śledzenie przebiegu i przesyłanie raportów z dowolnego miejsca. Dostęp do wszystkich podstawowych funkcji jest możliwy z telefonu, co ułatwia zarządzanie wydatkami nawet poza biurem.
Expensify integruje się z popularnymi programami księgowymi, takimi jak QuickBooks i Xero, umożliwiając synchronizację wydatków bezpośrednio z księgami. Dzięki temu dział finansowy nie musi ponownie wprowadzać danych i zmniejsza się ryzyko błędów, które często występują w procesach ręcznych.
Funkcja inteligentnego egzekwowania zasad sygnalizuje naruszenia dotyczące wydatków i braki w dokumentacji przed wysłaniem raportów wydatków. Dzięki temu Twoja firma zachowuje zgodność z przepisami, bez konieczności ręcznego sprawdzania każdej pozycji przez menedżerów.
Aby zapoznać się z pełną recenzją, zobacz naszą Recenzja Expensify.
Cennik Expensify
Oto, ile Expensify będzie kosztował w 2026 roku:
| Plan | Cena | Najlepsze dla |
|---|---|---|
| Bezpłatny | $0 | Osoby prywatne i freelancerzy śledzący wydatki osobiste |
| Zbierać | 5 USD/członek/miesiąc | Małe firmy wymagające podstawowych zatwierdzeń i synchronizacji księgowej |
| Kontrola | Ceny zaczynają się od 9 USD/członek/miesiąc | Większe zespoły z wielopoziomowymi przepływami pracy zatwierdzania i potrzebami ERP |
Bezpłatny okres próbny: Tak — 30-dniowy bezpłatny okres próbny jest dostępny w przypadku planów płatnych.
Gwarancja zwrotu pieniędzy: Nie — zgodnie z warunkami Expensify wszystkie opłaty są bezzwrotne.
💰 Najlepszy stosunek jakości do ceny: Pobieraj opłatę w wysokości 5 USD/członka/miesiąc — pakiet obejmuje śledzenie wydatków, kartę Expensify, rezerwację podróży i integrację z księgowością bez konieczności podejmowania rocznych zobowiązań.
Expensify kontra alternatywy
Jak wypada Expensify na tle konkurencji? Oto krajobraz konkurencyjny:
| Narzędzie | Najlepsze dla | Cena | Ocena |
|---|---|---|---|
| Koszty | Kompleksowe zarządzanie wydatkami | 5 USD/mies. | ⭐ 4.1 |
| Puzzle IO | Księgowość oparta na sztucznej inteligencji | Bezpłatnie – 650 USD/mies. | ⭐ 4,5 |
| Zręczność | Przechwytywanie paragonów i ekstrakcja danych | 24 USD/mies. | ⭐ 4.3 |
| Xero | Mała firma księgowość | 15 USD/mies. | ⭐ 4.4 |
| Synder | Handel elektroniczny księgowość | 16 USD/mies. | ⭐ 4.6 |
| Łatwy koniec miesiąca | Zamknięcie miesiąca automatyzacja | Zwyczaj | ⭐ 4.3 |
| Docyt | Księgowość oparta na sztucznej inteligencji w branży hotelarskiej | Zwyczaj | ⭐ 4,5 |
| Szałwia | Księgowość na poziomie przedsiębiorstwa | 16 USD/mies. | ⭐ 4.2 |
Szybkie typy:
- Najlepszy ogółem: Expensify — kompleksowe zarządzanie wydatkami dzięki SmartScan, kartom i podróżom na jednej platformie.
- Najlepszy budżet: Fala — Bezpłatna księgowość i fakturowanie dla freelancerów i małych firm.
- Najlepsze dla początkujących: FreshBooks — Prosty interfejs, którego obsługa jest łatwiejsza dla osób niebędących księgowymi.
- Najlepsze dla przedsiębiorstw: NetSuite — Zbudowany dla dużych organizacji ze złożonymi operacjami finansowymi w różnych działach.
🎯 Alternatywy dla Expensify
Szukasz alternatyw dla Expensify? Oto najlepsze opcje:
- 🧠 Zagadka IO: Rozwiązania księgowe oparte na sztucznej inteligencji, które automatyzują prowadzenie ksiąg rachunkowych dla startupów i rozwijających się firm, wykorzystując dane finansowe w czasie rzeczywistym.
- 📊 Zręczność: Potężne narzędzie do przechwytywania paragonów, które wyodrębnia dane finansowe z dokumentów i przesyła je bezpośrednio do oprogramowania księgowego.
- 🌟 Ksero: Platforma księgowa w chmurze, popularna wśród małych firm, służąca do fakturowania, uzgadniania sald bankowych i naliczania wynagrodzeń.
- ⚡ Synder: Automatycznie synchronizuje transakcje w ramach handlu elektronicznego i platformy płatniczej z księgami, redukując konieczność ręcznego wprowadzania danych.
- 🔧 Łatwy koniec miesiąca: Specjalistyczne narzędzie przyspieszające proces zamykania miesiąca dla zespołów księgowych dzięki przepływom pracy opartym na listach kontrolnych.
- 🚀 Docyt: Księgowość oparta na sztucznej inteligencji przeznaczona dla firm z wieloma lokalizacjami, takich jak hotele i restauracje.
- 🏢 Szałwia: Pakiet narzędzi do księgowości korporacyjnej oferujący szeroką funkcjonalność dla średnich i dużych przedsiębiorstw z różnych branż.
- 💰 Książki Zoho: Przyjazna dla budżetu księgowość z wbudowanymi funkcjami śledzenia wydatków, fakturowania i rozliczania projektów dla małych zespołów.
- 🎯 Fala: Zupełnie darmowe narzędzie do księgowości i fakturowania przeznaczone dla freelancerów i mikroprzedsiębiorstw rozpoczynających działalność.
- 🔒 Hubdoc: Narzędzie do gromadzenia dokumentów, które automatycznie pobiera faktury i paragony od dostawców i synchronizuje się z Xero lub QuickBooks.
- ⭐ QuickBooks: Najczęściej używane oprogramowanie do księgowości małych firm, oferujące zaawansowane funkcje śledzenia wydatków i rozliczania podatków.
- 💼 Automatyczne wprowadzanie: Automatyzuje wprowadzanie danych z paragonów i faktur do systemu księgowego, oszczędzając wiele godzin pracy ręcznej.
- 👶 FreshBooks: Przyjazne dla początkujących narzędzie do fakturowania i księgowości stworzone z myślą o firmach świadczących usługi oraz freelancerach.
- 🔥 NetSuite: Kompleksowy system ERP dla przedsiębiorstw, które potrzebują zaawansowanego zarządzania finansami, raportowania i obsługi wielu podmiotów.
Aby zobaczyć pełną listę, zobacz naszą Alternatywy dla Expensify przewodnik.
⚔️ Porównanie Expensify
Oto jak Expensify wypada na tle konkurencji:
- Expensify kontra Puzzle IO: Puzzle IO koncentruje się na pełnej automatyzacji księgowości, podczas gdy Expensify specjalizuje się w zarządzaniu wydatkami, skanowaniu paragonów i rozliczaniu podróży służbowych. Wybierz Puzzle IO, jeśli potrzebujesz kompletnego systemu księgowego.
- Expensify kontra Dext: Dext doskonale radzi sobie z wyodrębnianiem danych z dokumentów, ale brakuje mu wbudowanego systemu rezerwacji podróży i karty Expensify. Expensify wygrywa, jeśli chodzi o kompleksowe zarządzanie wydatkami.
- Expensify kontra Xero: Xero to kompleksowa platforma księgowa, a Expensify został stworzony specjalnie do raportowania wydatków. Wiele firm korzysta z obu platform jednocześnie, synchronizując dane z Expensify z Xero.
- Expensify kontra Synder: Synder jest idealny dla sprzedawców e-commerce, którzy potrzebują synchronizacji transakcji. Expensify sprawdzi się lepiej w zespołach, które potrzebują funkcji skanowania paragonów, śledzenia przebiegu i zwrotów kosztów.
- Expensify kontra Easy Month End: Easy Month End to specjalistyczne narzędzie do szybszego zamykania ksiąg rachunkowych. Expensify obsługuje cały cykl życia wydatków, od wystawiania paragonów po zwrot kosztów.
- Expensify kontra Docyt: Docyt jest skierowany do firm z branży hotelarskiej z wieloma oddziałami, oferując księgowość opartą na sztucznej inteligencji. Expensify obsługuje szerszy zakres branż, oferując funkcjonalność bardziej skoncentrowaną na wydatkach.
- Expensify kontra Sage: Sage oferuje rozbudowane funkcje księgowości korporacyjnej. Expensify jest łatwiejszy w konfiguracji i lepiej dostosowany do firm, które koncentrują się na zarządzaniu wydatkami.
- Expensify kontra Zoho Books: Zoho Books oferuje księgowość i fakturowanie w niższej cenie. Expensify wygrywa dzięki skanowaniu paragonów, technologii SmartScan i funkcjom kart firmowych.
- Expensify kontra Wave: Wave jest darmowy, ale ma ograniczone funkcje zarządzania wydatkami. Expensify oferuje SmartScan, przepływy pracy zatwierdzania oraz kartę Expensify dla rozwijających się firm.
- Expensify kontra Hubdoc: Hubdoc automatycznie pobiera faktury, ale nie zajmuje się zwrotami kosztów ani kosztami podróży. Expensify obejmuje cały proces naliczania kosztów, od otrzymania paragonu do zwrotu kosztów.
- Expensify kontra QuickBooks: QuickBooks to kompleksowy system księgowy z podstawowym śledzeniem wydatków. Expensify oferuje zaawansowane funkcje skanowania paragonów, SmartScan i śledzenia przebiegu dla zespołów, które koncentrują się na wydatkach.
- Expensify kontra AutoEntry: AutoEntry automatyzuje wprowadzanie danych z dokumentów papierowych. Expensify idzie o krok dalej, oferując rezerwacje podróży, kartę Expensify i globalne zwroty kosztów.
- Expensify kontra FreshBooks: FreshBooks jest stworzony dla pracownik nieetatowy fakturowanie i podstawowa księgowość. Expensify jest lepszy dla zespołów, które potrzebują ustrukturyzowanych przepływów pracy związanych z zatwierdzaniem i zgodnością z polityką.
- Expensify kontra NetSuite: NetSuite to kompleksowe rozwiązanie ERP dla dużych przedsiębiorstw. Expensify jest szybszy we wdrożeniu i bardziej przystępny cenowo dla firm, które potrzebują głównie zarządzania wydatkami.
Zacznij korzystać z Expensify już teraz
Nauczyłeś się korzystać ze wszystkich głównych funkcji Expensify:
- ✅ Proces zarządzania wydatkami
- ✅ Raporty wydatków
- ✅ Oferty wycieczek
- ✅ Karta Expensify
- ✅ Łatwe rozmowy
- ✅ Skanowanie paragonów
- ✅ Płatności rachunków i fakturowanie
- ✅ Globalne zwroty kosztów
- ✅ Integracja z innym oprogramowaniem
Następny krok: Wybierz jedną funkcję i wypróbuj ją teraz.
Większość osób zaczyna od skanowania paragonów.
Zajmie to mniej niż 5 minut.
Często zadawane pytania
Jak przesyłać wydatki za pomocą Expensify?
Aby przesłać wydatki, utwórz nowy raport wydatków w zakładce „Raporty”. Dodaj wydatki, wybierając je z listy wydatków lub skanując nowe paragony. Gdy wszystko będzie wyglądać poprawnie, kliknij „Prześlij”, a raport zostanie przesłany do Twojego menedżera w celu zatwierdzenia. Cały proces zajmuje zaledwie kilka minut na dowolnym urządzeniu.
Czy łatwo jest nauczyć się Expensify?
Tak, Expensify jest przeznaczony dla użytkowników na każdym poziomie zaawansowania. Interfejs jest przejrzysty, a większość pracowników jest w stanie uruchomić system w ciągu kilku minut. SmartScan automatycznie obsługuje dane z paragonów, a funkcja Concierge poprowadzi Cię przez każdy krok, co do którego masz wątpliwości. Nie potrzebujesz doświadczenia w księgowości, aby zacząć.
Jaki jest najłatwiejszy sposób śledzenia paragonów?
Najprostszym sposobem jest skorzystanie z technologii SmartScan firmy Expensify. Wystarczy zrobić zdjęcie każdego paragonu za pomocą aplikacji mobilnej, a aplikacja automatycznie wyodrębni nazwę sprzedawcy, kwotę i datę. Można również przesyłać paragony e-mailem na dedykowany adres e-mail w celu automatycznego przetwarzania. Eliminuje to konieczność ręcznego wprowadzania danych.
Jak zacząć korzystać z Expensify?
Aby rozpocząć, odwiedź stronę Expensify i kliknij „Zarejestruj się”. Podaj swój adres e-mail lub numer telefonu i utwórz hasło. Po potwierdzeniu konta możesz skonfigurować przestrzeń roboczą, dostosować kategorie wydatków i od razu rozpocząć skanowanie paragonów. Cała konfiguracja zajmuje około trzech minut.
Czy Expensify nie jest już darmowy?
Expensify nadal oferuje darmowy plan dla klientów indywidualnych za pośrednictwem nowej aplikacji Expensify, który obejmuje podstawowe skanowanie paragonów, płatności peer-to-peer oraz czat. Płatne plany zaczynające się od 5 USD miesięcznie od użytkownika odblokowują takie funkcje, jak przepływy zatwierdzania, integracje księgowe i kartę Expensify. Firmy mogą skorzystać z 30-dniowego bezpłatnego okresu próbnego, aby przetestować funkcje płatne.
Jakie są korzyści ze stosowania Expensify?
Expensify automatyzuje cały proces raportowania wydatków, od skanowania paragonów po zwrot kosztów. Oferuje zaawansowane narzędzia analityczne, które pozwalają na wgląd w schematy wydatków i wskaźniki zgodności. Platforma integruje się z oprogramowaniem księgowym, takim jak QuickBooks i Xero, zapewniając synchronizację w czasie rzeczywistym. Dodatkowo, karta Expensify zapewnia do 2% zwrotu gotówki za wszystkie wydatki w USD. Aplikacja mobilna zapewnia pełny dostęp do wszystkich funkcji z dowolnego urządzenia, dzięki czemu możesz zarządzać wydatkami, jednocześnie… podróżny lub poza biurem.
Czy Expensify jest dobrym rozwiązaniem dla małych firm?
Tak, Expensify to doskonały wybór dla małych firm. Plan Collect w cenie 5 dolarów miesięcznie za członka oferuje śledzenie wydatków, skanowanie paragonów i integrację z księgowością w cenie odpowiedniej dla rozwijających się zespołów. Platforma skaluje się od jednego do kilkuset użytkowników bez konieczności zmiany platformy. Wiele małych firm korzysta z Expensify, aby zastąpić ręczne arkusze kalkulacyjne i uzyskać wgląd w wydatki w czasie rzeczywistym.
Jaka jest różnica między QuickBooks i Expensify?
QuickBooks to kompleksowy system księgowy, który obsługuje fakturowanie, płace i podatki. Expensify to platforma do zarządzania wydatkami, koncentrująca się na skanowaniu paragonów, raportach wydatków i zwrotach kosztów. Wiele firm korzysta z obu rozwiązań — Expensify rejestruje i kategoryzuje wydatki, a następnie synchronizuje te dane finansowe bezpośrednio z QuickBooks w celu prowadzenia księgowości.
Jakie są zalety i wady Expensify?
Do największych zalet należą technologia SmartScan do skanowania paragonów, karta Expensify z funkcją cashback, wbudowana funkcja rezerwacji podróży oraz rozbudowana integracja z księgowością. Obsługuje również globalne zwroty kosztów dla zespołów międzynarodowych. Z kolei wadą jest to, że niektórzy użytkownicy uważają strukturę cenową za mylącą ze względu na zniżki oparte na kartach, a darmowy plan ma ograniczoną funkcjonalność w porównaniu z planami płatnymi. Podsumowując, Expensify oferuje firmom, które potrzebują kompleksowej platformy do zarządzania wydatkami, dużą wartość.
Jak korzystać z Expensify?
Zacznij od założenia konta na stronie internetowej lub w aplikacji mobilnej Expensify. Skonfiguruj przestrzeń roboczą i dostosuj kategorie wydatków do polityki firmy. Następnie zeskanuj paragony za pomocą SmartScan, dodaj wydatki ręcznie lub za pomocą importu z karty kredytowej i twórz raporty wydatków do zatwierdzenia. Każdy krok w Expensify jest na tyle prosty, że nowi użytkownicy mogą zacząć bez żadnego szkolenia.
Czy Expensify jest łatwy w użyciu?
Tak, Expensify to jedno z najprostszych narzędzi do zarządzania wydatkami na rynku. Interfejs jest przejrzysty, a aplikacja mobilna odzwierciedla funkcjonalność aplikacji stacjonarnej, dzięki czemu możesz pracować z dowolnego urządzenia. SmartScan zajmuje się większością zadań, automatycznie pobierając dane z paragonów. Większość pracowników jest gotowa do pracy w ciągu kilku minut od uruchomienia, bez konieczności szkolenia.
English 
Spanish 
Chinese 
German 
French 
Arabic 
Russian 
Portuguese 
Japanese 
Korean 
Italian 
Turkish 
Dutch 
Polish 
Indonesian 
Thai 
Vietnamese 