كيفية استخدام برنامج Xero: إرشادات خطوة بخطوة في عام 2025؟

هل أنت مستعد لتبسيط الشؤون المالية لشركتك؟

Xero هو برنامج محاسبة قوي قائم على الحوسبة السحابية مصمم للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم.

يمكنه تبسيط كل شيء بدءًا من إصدار الفواتير ومطابقة الحسابات المصرفية وصولًا إلى كشوف المرتبات و الإبلاغ. 

سيرشدك هذا الدليل خلال الخطوات الأساسية لكيفية استخدام برنامج Xero.

سنقوم بتحليل الميزات الأساسية وتقديم تعليمات واضحة وقابلة للتنفيذ.

هيا بنا نبدأ!

زيرو

انضم إلى أكثر من 3.5 مليون مشترك يثقون في Xero لإدارة أعمالهم محاسبةتعرّف على كيف يوفر مستخدمنا العادي 12 ساعة شهريًا على مسك الدفاترابدأ تجربتك المجانية اليوم!

جرّب Xero مجاناً اقرأ المراجعة الكاملة

إعداد حسابك في Xero

فكّر في إعداد حسابك في Xero على أنه بناء الأساس لإدارة أموال مشروعك الصغير.

إذا أتقنت هذا الجزء، فسيكون كل شيء آخر أسهل بكثير.

اختيار الخطة الأنسب لك

• • ماذا يعني ذلك؟ الشركات الصغيرة ماذا تفعل؟ كم عدد الفواتير التي تدفعها؟ كم عدد الأشخاص الذين يدفعون لك؟ هذه الأمور مهمة.
  • تقدم Xero خططًا مختلفة، تشبه أحجام صناديق الأدوات المختلفة. بعضها يحتوي على أدوات أكثر من غيرها، ولها أسماء مثل Starter وStandard وPremium.
  • انظر إلى ما تتيحه لك كل خطة (مثل عدد الفواتير التي يمكنك إرسالها).
  • فكّر في المستقبل. هل سيفعل ذلك؟ الشركات الصغيرة هل تحتاج إلى توسيع نطاق عملك؟ قد تحتاج إلى مجموعة أدوات أكبر. لاحقاً.
  • نصيحة سريعة: يمكنك غالبًا تجربة برنامج Xero مجانًا لفترة قصيرة. الأمر أشبه بتجربة الأحذية قبل شرائها!

التسجيل والدخول

• • انتقل إلى موقع Xero الإلكتروني على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
  • اختر المكان الذي يقع فيه عملك.
  • اختر الخطة التي تعتقد أنها الأنسب.
  • أخبر Xero عن الشركات الصغيرة (اسمها وكيفية الوصول إليك).
  • أنشئ حسابك (بريدك الإلكتروني وكلمة مرور سرية). يرجى الحفاظ عليه في مكان آمن!
  • سيرسل برنامج Xero بريدًا إلكترونيًا للتأكد من هويتك. انقر على الرابط الموجود في ذلك البريد الإلكتروني.

تنظيم الأمور

• • 1. معلومات عملك:
    • تأكد من صحة الاسم الذي تستخدمه لشركتك.
    • يرجى إدخال رقمك الضريبي (قد يُطلق عليه ABN أو شيء آخر، حسب مكان إقامتك).
    • أضف عنوان شركتك ورقم هاتفها.
    • يمكنك حتى وضع صورة شركتك (الشعار) على فواتيرك لجعلها تبدو احترافية.
  • 2. إعدادات الأمور المالية:
    • أخبر برنامج Xero بموعد انتهاء السنة المالية لشركتك. عادةً ما يكون ذلك في نفس الوقت من كل عام.
    • اختر الطريقة التي تريد بها تتبع أموالك. تستخدم معظم الشركات الصغيرة نظامًا يُسمى "الاستحقاق". مسك الدفاترلكن في بعض الأحيان يكون مسك الدفاتر النقدية أفضل. لست متأكدًا أيهما. يمكن لمحاسبك مساعدتك!
    • اختر نوع العملة الرئيسي الذي تستخدمه (مثل الدولار أو اليورو).
    • حدد كيفية عمل الضرائب في منطقتك.
  • 3. كيف تبدو فواتيرك (إيصالات الدفع):
    • يمكنك تغيير شكل طلبات الدفع (الفواتير). أضف شعارك وألوانك.
    • حدد عدد الأيام التي يجب على الناس خلالها أن يدفعوا لك.
    • يمكنك حتى إعداد تذكيرات تلقائية لإرسالها إلى الأشخاص الذين لم يدفعوا بعد. ألن يكون ذلك مفيداً؟
    • إذا كنت ترغب في السماح للناس بالدفع لك عبر الإنترنت بسهولة، يمكنك إضافة خيارات مثل PayPal أو Stripe.
  • 4. خريطة أموالك (دليل الحسابات):
    • اعتبر هذا بمثابة قائمة بجميع أنواع الأموال التي تمتلكها شركتك وتستخدمها. هناك فئات مثل الأموال التي تملكها، والأموال التي تدين بها، والأموال التي ربحتها، والأموال التي أنفقتها.
    • يحتوي برنامج Xero على قائمة أساسية مُعدة مسبقاً.
    • يمكنك إضافة فئات جديدة، أو تغيير الفئات القديمة، أو إزالة بعضها. هل هذه القائمة مناسبة لعملك؟
    • قد ترغب في تغييره بحيث يُظهر حقًا كيف يعمل مشروعك التجاري الصغير.
• د. ربط حسابك المصرفي:
  • لماذا نفعل ذلك؟ إنه أشبه بأن يقوم البنك بإبلاغ برنامج Xero تلقائيًا بجميع الأموال الداخلة والخارجة. هذا يوفر عليك الكثير من الوقت!
  • انتقل إلى الجزء الموجود في Xero والذي يقول "الحسابات المصرفية".
  • ابحث عن بنكك في القائمة.
  • اتبع الخطوات الظاهرة على الشاشة لتوصيله بأمان. قد تحتاج إلى تسجيل الدخول إلى حسابك المصرفي عبر الإنترنت.
  • لا تقلق؛ عادةً ما يكون الأمر سهلاً للغاية يؤمن.
  • ماذا لو لم تجد حسابك البنكي؟ لا يزال بإمكانك إبلاغ Xero بمعاملاتك، ولكن سيتعين عليك القيام بذلك عن طريق تحميل ملف من حسابك البنكي. عادةً ما يستطيع البنك مساعدتك في الحصول على هذا الملف.

إتقان الميزات الأساسية

بمجرد إعداد حسابك، يمكنك التعرف على الأشياء الرئيسية التي يمكن أن يقدمها برنامج Xero لشركتك الصغيرة.

هذه هي الأدوات التي من المرجح أن تستخدمها في أغلب الأحيان للحفاظ على أموالك في المسار الصحيح.

• أ. جهات الاتصال: تتبع الجميع:
  • 1. إضافة أشخاص جدد:
    • انتقل إلى زر "جهات الاتصال". اعتبر هذا بمثابة دفتر عناوين عملك.
    • انقر على "إضافة جهة اتصال".
    • يرجى إدخال الاسم والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف ومكان سكنهم أو عملهم.
    • يمكنك تجميعهم في مجموعات مثل "العملاء" (الأشخاص الذين يشترون منك) و"الموردين" (الأشخاص الذين تشتري منهم).
  • 2. استقطاب الكثير من الناس:
    • إذا كانت لديك بالفعل قائمة كبيرة من العملاء أو الموردين، فلن تضطر إلى إدخالهم جميعًا واحدًا تلو الآخر. يمكنك عادةً تحميل ملف خاص (يُسمى ملف CSV).
    • يجب التأكد من أن ملفك يحتوي على العناوين الصحيحة (مثل الاسم، البريد الإلكتروني، إلخ).
    • اتبع الخطوات التي يقدمها لك برنامج Xero لتحميل الملف.
    • تأكد مرة أخرى من أن جميع المعلومات قد وردت بشكل صحيح.
  • 3. تحديث المعلومات باستمرار:
    • كيف تتذكر ما إذا قام شخص ما بتغيير بريده الإلكتروني؟ يمكنك الرجوع إلى معلومات الاتصال الخاصة به وتغييرها.
    • يمكنك أيضًا إضافة ملاحظات عنها أو إرفاق ملفات (مثل عقد).
    • بل وسيعرض لك برنامج Xero جميع الأمور المالية التي قمت بها مع ذلك الشخص.
• ب. المبيعات: طلب الحصول على المدفوعات واستلامها:
  • 1. إصدار الفواتير:
    • انتقل إلى "المبيعات" ثم "الفواتير". الفاتورة هي طريقة مهذبة لطلب الدفع.
    • انقر على "فاتورة جديدة".
    • اختر الشخص الذي سترسل إليه الفاتورة (من جهات اتصالك).
    • يرجى إدخال تاريخ الفاتورة وموعد استحقاقها.
    • لكل شيء قمت ببيعه، اكتب ما هو، وعدده، وسعر كل واحد منه، وما إذا كانت هناك أي ضريبة.
    • يمكنك جعل فواتيرك تبدو أنيقة باستخدام شعارك إذا قمت بإعداد ذلك مسبقًا.
    • إذا لم تكن مستعدًا لإرسالها بعد، يمكنك حفظها كمسودة أو الموافقة عليها وإرسالها.
  • 2. إرسال الفواتير إلى العملاء:
    • يمكنك إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني مباشرة من Xero.
    • يمكنك كتابة رسالة قصيرة في البريد الإلكتروني.
    • سيخبرك برنامج Xero ما إذا كان العميل قد فتح البريد الإلكتروني وما إذا كان قد دفع.

ميزات Xero المتقدمة

بمجرد إتقان الأساسيات.

يقدم برنامج Xero بعض الأدوات القوية التي يمكن أن تساعد مؤسستك على العمل بسلاسة أكبر.

قد لا تكون هذه أشياء تستخدمها كل يوم، لكنها يمكن أن تكون مفيدة حقًا مع نمو مشروعك الصغير.

كشوف المرتبات (دفع رواتب فريقك، إن وجد)

• • إذا كان لديك موظفون، فغالباً ما يمكن لبرنامج Xero مساعدتك في دفع رواتبهم.
  • يمكنك إدخال بياناتهم، والمبلغ الذي يتقاضونه، وأي أموال يتم اقتطاعها للضرائب.
  • يمكن لبرنامج Xero مساعدتك في إنشاء قسائم الرواتب (الإيصال الورقي أو الرقمي الذي يحصلون عليه والذي يوضح مقدار ما كسبوه).
  • كما يمكن أن يساعد في الأمور المعقدة مثل التأكد من دفع الضرائب الصحيحة للحكومة.

المشاريع

• • إذا كنت تعمل على مشاريع مختلفة للعملاء، فيمكن لبرنامج Xero مساعدتك في تتبع مقدار الوقت الذي تقضيه والتكاليف التي تتكبدها لكل مشروع.
  • وهذا يسهل عليك إصدار فواتير لعملائك مقابل العمل الذي قمت به في مشاريعهم.
  • يمكنك أيضًا معرفة ما إذا كان المشروع مربحًا (حقق إيرادات أكثر مما أنفق عليه).

الأصول الثابتة

• • هذه أشياء كبيرة تمتلكها شركتك وستستمر لأكثر من عام، مثل أجهزة الكمبيوتر أو الآلات.
  • يمكن لبرنامج Xero مساعدتك في تتبع هذه الأشياء وكيف تفقد قيمتها بمرور الوقت (وهذا ما يسمى بالاستهلاك).

إعداد الميزانية

• • هل ترغب في التخطيط لأموالك؟ يمكنك إنشاء ميزانيات في برنامج Xero لمعرفة مقدار الأموال التي تتوقع أن تدخل وتخرج.
  • بعد ذلك، يمكنك مقارنة تدفقاتك النقدية الفعلية بميزانيتك لمعرفة ما إذا كنت تسير على المسار الصحيح.

نصائح لاستخدام برنامج Xero بكفاءة

الآن وقد تعرفت على الأجزاء الرئيسية لبرنامج Xero.

إليك بعض النصائح الإضافية لمساعدتك على استخدامه بشكل أفضل وتوفير بعض الوقت.

أنت تريد العمل بذكاء، أليس كذلك؟

• أ. استخدام مفاتيح الاختصار: تمامًا كما هو الحال في هاتفك أو حاسوبك، يحتوي برنامج Xero على بعض اختصارات لوحة المفاتيح السرية التي يمكنك الضغط عليها لإنجاز المهام بشكل أسرع. استشر قسم المساعدة في Xero حول "اختصارات لوحة المفاتيح" لمعرفة ما إذا كان هناك أي منها قد يفيدك.
• ب. جعل لوحة التحكم الخاصة بك فريدة من نوعها: عند تسجيل الدخول إلى Xero، ستظهر لك شاشة رئيسية تُسمى لوحة التحكم. يمكنك غالبًا تغيير ما يظهر على هذه الشاشة، بحيث تكون أهم المعلومات الخاصة بمؤسستك متاحةً مباشرةً.
• ج. استخدام شريط البحث: إذا كنت تبحث عن فاتورة أو معاملة معينة ولم تجدها، فعادةً ما يوجد شريط بحث في الأعلى. ما عليك سوى كتابة الاسم أو المبلغ، وسيحاول برنامج Xero العثور عليها لك.
• د. منح الأشخاص المختلفين فرص وصول مختلفة: إذا كان لديك موظفون أو محاسب يساعدونك في إدارة أموالك، فمن المؤكد أنك لا ترغب في أن يتمكن الجميع من رؤية كل شيء أو تغييره. يتيح لك برنامج Xero إنشاء أدوار مستخدمين مختلفة بصلاحيات متباينة، مما يحافظ على أمان معلوماتك المالية.
• هـ. السماح لأجهزة الكمبيوتر بالقيام بالعمل (الأتمتة): لقد تحدثنا عن هذا الأمر قليلاً من قبل، ولكن ابحث عن طرق لأتمتة الأمور! إن إعداد قواعد البنك، والفواتير المتكررة، والتذكيرات التلقائية بالفواتير يمكن أن يوفر لك الكثير من الوقت والجهد.
• و- الحصول على المساعدة عند الحاجة إليها:
  • يحتوي برنامج Xero على مركز مساعدة ممتاز عبر الإنترنت. ما عليك سوى البحث عما تحاول القيام به.
  • كما أن لديهم مقاطع فيديو توضح لك كيفية القيام بالأشياء خطوة بخطوة.
  • إذا كنت عالقًا حقًا، يمكنك عادةً الاتصال بدعم Xero مباشرةً. لا تخف من طلب المساعدة! فهم موجودون من أجلك.

باستخدام هذه النصائح، يمكنك جعل برنامج Xero يعمل بشكل أفضل لك ولعملك التجاري الصغير.

الأمر كله يتعلق بإيجاد طرق لزيادة الكفاءة!

تذكر أنه يمكنك غالبًا دمج Xero مع أدوات أخرى تابعة لجهات خارجية لأتمتة المزيد من أعمالك.

قد تجد المعلومات أحيانًا بصيغة PDF.

تأتي وسائل توفير الوقت الحقيقية من تلك الاتصالات البرمجية المباشرة.

ابقَ على اطلاع دائم مع Xero

تمامًا كما يحصل هاتفك على تحديثات تتضمن ميزات جديدة.

تتغير Xero أيضًا، لذا من الجيد مواكبة كل ما هو جديد لتحقيق أقصى استفادة منها.

• أ. اتباع ما تقوله شركة زيرو: تنشر شركة Xero بانتظام مقالات على مدونتها وترسل تحديثات حول الإضافات والتغييرات الجديدة التي أجرتها. تابع هذه التحديثات لتكون على اطلاع دائم بكل جديد.
• ب. مشاهدة مقاطع الفيديو التدريبية والانضمام إلى الفعاليات عبر الإنترنت: تقدم شركة Xero أحيانًا دورات تدريبية عبر الإنترنت (ندوات عبر الإنترنت) تُوضح كيفية استخدام الميزات الجديدة أو تحسين مهاراتك الحالية. قد تكون هذه الدورات مفيدة جدًا لمتابعة الأمور في الوقت الفعلي.
• ج. التحدث مع مستخدمي Xero الآخرين: توجد مجموعات ومنتديات على الإنترنت حيث يتواصل مستخدمو برنامج Xero فيما بينهم. يمكنك تعلم النصائح والحيل من المستخدمين الآخرين ومعرفة كيفية استخدامهم لبرنامج Xero في أعمالهم.
• د. مراقبة الأمور الضريبية (مثل ضريبة القيمة المضافة): قد تختلف قوانين الضرائب باختلاف موقع عملك. عادةً ما تحرص شركة Xero على تحديث برامجها لمساعدتك على فهم الأمور المتعلقة بضريبة القيمة المضافة، إن كانت تنطبق عليك. تأكد من فهمك لقوانين الضرائب في منطقتك.
• هـ. استكشاف طرق جديدة للحصول على المدفوعات (طرق الدفع): مع تطور التكنولوجيا، تظهر طرق جديدة للدفع، سواءً عبر الإنترنت أو شخصيًا. ويُضيف برنامج Xero باستمرار دعمًا لأساليب الدفع الجديدة. مواكبة هذه التطورات تُسهّل على عملائك عملية الدفع.
• و- رؤية كيفية عملها مع المتاجر الإلكترونية (التجارة الإلكترونية): إذا كنت تبيع منتجاتك عبر الإنترنت من خلال منصة للتجارة الإلكترونية، فإن Xero تسعى دائمًا إلى تسهيل ربط هذه المتاجر حتى تصل بيانات مبيعاتك إلى حسابك. مسك الدفاتر تلقائياً وفي الوقت الفعلي.

من خلال البقاء على اطلاع دائم بهذه التحديثات.

يمكنك ضمان استخدام مشروعك الصغير لبرنامج Xero بأفضل طريقة ممكنة في عام 2025 وما بعده!

يختتم

إذن، هذا كل شيء!

لقد ألقيت نظرة جيدة على كيفية استخدام برنامج Xero لإدارة أموال عملك.

قد يبدو الأمر كثيراً للتعلم في البداية.

ينطبق هذا بشكل خاص إذا كنت شركة ناشئة أو أحد المستخدمين الجدد، ولكن لا تقلق!

خذ الأمور خطوة بخطوة.

أنت بالفعل في طريقك إلى إدارة مالية أفضل.

مع اكتسابك المزيد من الراحة، يمكنك استكشاف الميزات الأكثر روعة وتطوراً لجعل برنامج Xero يعمل بشكل فعال لصالح مؤسستك.

تذكر، برنامج Xero موجود لمساعدتك في جعل حياتك العملية أسهل.

لذا، انطلق، جربها، ولا تخف من طلب المساعدة إذا كنت بحاجة إليها.

أنت قادر على فعلها!

الأسئلة الشائعة