How to Use Expensify to Automate Your Expense Reports in 2026?

Keeping track of paper receipts is a big hassle.

Do you hate stuffing crumpled paper into your pockets? We all do.

If you lose those receipts, you actually lose your own money.

That stress adds up quickly. Tax time becomes a nightmare, and nobody wants that.

But there is an easier way to handle it.

Expensify automates the whole messy process for you. It scans receipts فورا.

Then it automatically builds your reports.

Stop wasting your valuable time on paperwork. Learn how to use Expensify right now.

إكسبنسيفاي

Save 83% of your time on paperwork. Small teams can save $37,859 by switching to Expensify. Join 15 million users and start your free trial today!

جرّب Expensify الآن اقرأ المراجعة الكاملة بدائل إكسبنسيفاي

Expensify Tutorial

Mastering Expensify is simple. You do not need technical skills.

We will guide you through the process.

First, download the mobile app. Next, snap a picture of any receipt.

SmartScan reads the numbers automatically.

Finally, submit your report for approval.

It really is that easy to manage your money.

How to Use Expense Management Feature

Managing your money should not be a full-time job.

With an expense management platform like Expensify, you can stop worrying about lost receipts.

This system helps you manage expenses without the stress of manual بيانات دخول.

You can keep your financial data organized and up to date with just a few taps.

Step 1: Capture Your Receipts with SmartScan Technology

The first step in Expensify is getting your receipts into the system.

You don’t need to type in prices or dates yourself.

• Open the app on your mobile device.
• Use the smart scan feature to take a photo of your paper receipt.
• If you have a digital receipt, forward it from your email or phone number directly to the app.
• The AI will read the receipt and fill in the details for you.

Step 2: Organize with Expense Categories and Mileage

Once your receipts are in, you need to tell the system what they are for.

This keeps your financial operations running smoothly and helps you identify spending trends لاحقاً.

• Assign each item to a specific expense category, such as “يسافر,” “Meals,” or “Office Supplies.
• Use the app to track mileage if you drive for work; it uses GPS to calculate distance automatically.
• Check that each entry complies with your company policies to avoid issues later.

Step 3: Use Approval Workflows and Syncing

The final part of the expense management process is getting your money back.

Expensify connects to your محاسبة software to make this fast.

• Submit your items into tailored reports that show exactly what you spent.
• The system uses approval workflows to send your report to the right manager.
• Once they approve expenses, the data syncs with your company’s books.
• You get paid back directly into your bank account.

How to Use Expensify Expense Reports

Creating reports is the best way for businesses and employees to stay organized.

This platform makes it easy to group your spending so you can get reimbursed quickly.

You can use your own device to handle everything while you are away from the office.

Step 1: Create a New Report Folder

The first step is creating a place for your receipts.

You want to keep things neat, so there are no errors when it is time for a manager to sign off on your money.

• Open the Expensify system and go to the reports tab.
• Click to create a new report and give it a clear name based on projects or the current date.
• You can access your past reports here as well if you need to check old data.
• If you use an Expensify card, your transactions will show up here automatically to streamline the process.

Step 2: Add Expenses and Check Rules

Now you need to put your receipts into the report.

You musensure thatre everythincomplies withws the rules your company has set.

This keeps everyone in compliance and protects the company’s funds.

• Pick the individual expenses or invoices you want to include.
• Move them into your new report folder.
• Look for any red flags from the system that show a mistake.
• Users can see if they spent too much in certain departments before they hit submit.

Step 3: Submit for Approval

Once your report looks good, it is time to send it away.

This functionality is what makes Expensify so helpful for users who want to save time.

• Review the final total to make sure it matches your actual spending.
• Hit the “Submit” button to send it to the right person.
• بل يمكنك أن تجد يوتيوب tutorials if you get stuck on a specific step.
• Once you establish this habit, you won’t have to worry about losing money again.

How to Use Expensify Bill Pay and Invoicing

Managing money coming in and going out is vital for any عمل.

Expensify helps you handle bills and send invoices without the stress of messy spreadsheets.

You can manage everything from one simple screen.

Step 1: Set Up Your Business Billing Profile

Before you send your first bill, you need to tell the system who you are. This ensures your documents look professional to your clients and vendors.

• Go to your settings and enter your legal عمل name and tax ID.
• Upload your company logo so it appears on every invoice you send.
• Link your business bank account so you can receive payments or pay vendors directly.

Step 2: Create and Send a Professional Invoice

Getting paid for your hard work should be the easy part. You can create an invoice in seconds and send it to your client’s صندوق الوارد.

• Click on “New Invoice” and type in your client’s email address.
• Add line items for the work you did or the products you sold.
• Set a due date for the payment and hit the “Send” button.
• The system will track if the client has opened or paid the invoice yet.

Step 3: Pay Company Bills Electronically

Paying your own bills is just as simple as getting paid. You can keep all your outgoing money organized in one place.

• Forward any bills you receive to your unique Expensify email address.
• Review the bill details that the system automatically pulls from the document.
• Use the approval workflow to make sure the right person okays the spend.
• Click to pay the vendor via ACH or credit card without leaving the app.

Alternatives to Expensify

• دكس: يركز هذا البرنامج على أتمتة استخراج البيانات من الإيصالات والفواتير، مما يوفر الوقت والجهد المبذول في إدخال البيانات يدويًا من خلال رقمنة المستندات.
• دوسيت: تعتمد هذه المنصة على الذكاء الاصطناعي لأتمتة عمليات المحاسبة والمهام الإدارية. تهدف Docyt إلى إلغاء إدخال البيانات يدويًا وتوفير رؤى مالية فورية، مما يجعلها بديلاً فعالاً للشركات التي ترغب في حلول مؤتمتة بالكامل.
• حكيممنصة قوية تقدم حلولاً للشركات من جميع الأحجام. وهي بديل قوي، خاصة للشركات ذات الاحتياجات المالية الأكثر تعقيداً.
• زيرو: هذه منصة محاسبية سحابية شائعة. وهي بديل لميزات مسك الدفاتر في Atera، حيث توفر أدوات لإصدار الفواتير، ومطابقة الحسابات المصرفية، وتتبع النفقات.
• نهاية شهر سهلة: صُمم هذا البرنامج المتخصص خصيصاً لتبسيط عملية إقفال الحسابات المالية. وهو يتكامل مع منصات محاسبية أخرى مثل QuickBooks وXero لضمان إتمام عملية إقفال الحسابات الشهرية بسلاسة وسهولة.
• لغز io: هذا برنامج محاسبة حديث مصمم خصيصًا للشركات الناشئة. يساعد في إعداد التقارير المالية وأتمتة العمليات، ويقدم رؤى فورية ويركز على تبسيط السجلات المحاسبية لإغلاق أسرع.
• حكيم: تقدم شركة Sage، وهي شركة معروفة في مجال برامج إدارة الأعمال، مجموعة من الحلول المحاسبية والمالية التي يمكن أن تكون بمثابة بديل لوحدة الإدارة المالية الخاصة بشركة Atera.
• سنيدر: يركز هذا البرنامج على مزامنة منصات التجارة الإلكترونية والدفع مع برنامج المحاسبة الخاص بك. إنه بديل مفيد للشركات التي تحتاج إلى أتمتة تدفق البيانات من قنوات البيع إلى سجلاتها المحاسبية.
• نهاية شهر سهلة: صُممت هذه الأداة خصيصًا لتبسيط عملية إقفال الحسابات الشهرية. إنها بديل متخصص للشركات التي ترغب في تحسين وأتمتة مهام إعداد التقارير المالية والتسويات.
• دوسيت: تُعدّ منصة Docyt، المدعومة بالذكاء الاصطناعي، منصةً لأتمتة العمليات المالية. وهي منافس مباشر لميزات Atera في مجال مسك الدفاتر المدعومة بالذكاء الاصطناعي، حيث توفر بيانات فورية وإدارة آلية للمستندات.
• قم بتحديثي: هذه منصة لإدارة الشؤون المالية الشخصية. ورغم أنها ليست بديلاً مباشراً للشركات، إلا أنها توفر ميزات مشابهة مثل تتبع النفقات والفواتير.
• موجة: هذا برنامج مالي مجاني شائع. إنه خيار جيد للعاملين لحسابهم الخاص والشركات الصغيرة لإصدار الفواتير والمحاسبة ومسح الإيصالات ضوئيًا.
• سرع: أداة معروفة لإدارة الشؤون المالية الشخصية والتجارية الصغيرة. تساعد في وضع الميزانية، وتتبع الإنفاق، والتخطيط المالي.
• Hubdoc: هذا البرنامج عبارة عن أداة لإدارة المستندات. يقوم البرنامج تلقائيًا بجلب مستنداتك المالية ومزامنتها مع برنامج المحاسبة الخاص بك.
• برنامج QuickBooks: أحد أكثر برامج المحاسبة استخداماً على نطاق واسع. يُعد برنامج QuickBooks بديلاً قوياً يوفر مجموعة كاملة من الأدوات لإدارة الشؤون المالية.
• الإدخال التلقائي: تُسهّل هذه الأداة إدخال البيانات، وهي بديل جيد لميزات التقاط الإيصالات والفواتير في برنامج Atera.
• FreshBooks: يُعد هذا البرنامج مثالياً لإصدار الفواتير والمحاسبة، وهو شائع بين العاملين لحسابهم الخاص والشركات الصغيرة التي تحتاج إلى طريقة سهلة لتتبع الوقت والمصروفات.
• نت سويت: مجموعة برامج إدارة أعمال قوية ومتكاملة قائمة على الحوسبة السحابية. يُعدّ NetSuite خيارًا بديلًا للشركات الكبيرة التي تحتاج إلى أكثر من مجرد إدارة مالية.

مقارنة إكسبنسيفاي

• Expensify مقابل Puzzleيركز هذا البرنامج على التخطيط المالي المدعوم بالذكاء الاصطناعي للشركات الناشئة. أما نظيره فهو مخصص للتمويل الشخصي.
• Expensify مقابل Dextهذه أداة تجارية لالتقاط الإيصالات والفواتير. أما الأداة الأخرى فتتتبع النفقات الشخصية.
• مقارنة بين Expensify و Xeroهذا برنامج محاسبة إلكتروني شائع للشركات الصغيرة. أما البرنامج المنافس فهو مخصص للاستخدام الشخصي.
• إكسبينسيفي مقابل سايدرتقوم هذه الأداة بمزامنة بيانات التجارة الإلكترونية مع برامج المحاسبة. ويركز البديل الخاص بها على الشؤون المالية الشخصية.
• مقارنة بين Expensify و Easy Month Endهذه أداة تجارية لتبسيط مهام نهاية الشهر. أما منافسها فهو مخصص لإدارة الشؤون المالية الشخصية.
• Expensify مقابل Docytيستخدم هذا النظام الذكاء الاصطناعي في مسك الدفاتر التجارية وأتمتتها. أما النظام الآخر فيستخدم الذكاء الاصطناعي كمساعد مالي شخصي.
• مقارنة بين Expensify و Sageهذه مجموعة برامج محاسبية شاملة للأعمال. أما منافسها فهو أداة أسهل استخداماً لإدارة الشؤون المالية الشخصية.
• مقارنة بين Expensify و Zoho Booksهذه أداة محاسبة إلكترونية مخصصة للشركات الصغيرة. أما منافسها فهو للاستخدام الشخصي.
• Expensify مقابل Waveيوفر هذا البرنامج برمجيات محاسبية مجانية للشركات الصغيرة، بينما صُمم نظيره للأفراد.
• مقارنة بين Expensify و Hubdocهذا البرنامج متخصص في التقاط المستندات لأغراض المحاسبة. أما منافسه فهو أداة لإدارة الشؤون المالية الشخصية.
• مقارنة بين Expensify و QuickBooksهذا برنامج محاسبة معروف للشركات. أما البديل الخاص به فهو مصمم لإدارة الشؤون المالية الشخصية.
• مقارنة بين Expensify و AutoEntryصُمم هذا البرنامج لأتمتة إدخال البيانات في المحاسبة التجارية. أما البديل فهو أداة لإدارة الشؤون المالية الشخصية.
• مقارنة بين Expensify و FreshBooksهذا برنامج محاسبة مخصص للعاملين لحسابهم الخاص والشركات الصغيرة. وهناك بديل له مخصص لإدارة الشؤون المالية الشخصية.
• مقارنة بين Expensify و NetSuiteهذه مجموعة برامج قوية لإدارة الأعمال للشركات الكبيرة. أما منافسها فهو تطبيق بسيط لإدارة الشؤون المالية الشخصية.

خاتمة

Learning how to use Expensify is a smart move for your work life.

You can say goodbye to lost receipts and messy piles of paper.

The simple interface makes it easy for any individual to get started.

Just select the features you need, and the dashboard will show you your spending trends.

You can sync your bank accountdirectly witho the system.

This helps reduce mistakes and ensure total accuracy.

Your manager will love how fast you follow company policies.

Do not let the complexities of business يسافر slow you down anymore.

It only takes one tap to start. You can level up your workflow today.

Join the many people who focus on their work instead of paperwork.

Start by starting your first report right now.

الأسئلة الشائعة

More Facts about Expensify

• Pick Your Account: When you sign up, you can choose between a personal account or your business account.
• لوحة التحكم: After you join, you get a main screen that shows your recent spending and reports that need work.
• اجعلها ملكك: You can create your own spending categories and rules when you set up your account.
• Mistake Finder: The app automatically points out if you break a rule or enter the same receipt twice.
• Get Paid Back: You can send your reports through the app to get reimbursed for work costs.
• Approval Steps: Bosses can review and approve your spending before any money is paid out.
• إضافي حماية: You can also enable two-factor authentication to keep your account even safer.
• SmartScan: You can take a picture of a receipt, and the app “reads” it to find the date, store name, and price.
• Work Anywhere: The mobile app lets you do almost everything on your phone, even without an internet connection. connection
• Easy Sending: You can build and send whole reports right from your smartphone.
• Email Receipts: You can forward receipts from your email to the app, and it will process them for you.
• Travel Help: The app integrates with travel tools so you can book trips and easily track costs.
• Automatic Work: Expensify handles the hard parts, from scanning the paper to putting money in your bank.
• Right Person, Right Time: The system knows exactly which manager should see your report based on company rules.
• Rule Watcher: The app continuously checks your spending against your company’s rules to ensure everything is in order.
• Group Workspace: You can create a “Workspace” to keep your team’s expenses organized.
• Accounting Links: Expensify talks to tools like QuickBooks and زيرو to keep the math correct.
• نصيحة احترافية: For the best results, scan receipts as soon as you get them and use the same names for your categories.
• Card Links: Link your own credit card so your purchases appear in the app automatically.
• The Expensify Card: Using their special card can give you 2% back on your spending and even lower your monthly bill by half.
• Distance Tracker: The app uses GPS to see how far you drove for work and calculates how much money you should get back.
• Live Spending: You can watch how much money is being spent in real-time on your dashboard.
• Budgets: You can set a spending limit and receive a warning if you exceed it.
• Scheduled Submit: A feature that collects your receipts and automatically sends them to your boss on a set day.