如何使用 Hiver：2025 年新手入门分步指南

你是否觉得很难跟上团队的所有邮件？

感觉就像一团糟，对吧？

如果有一种方法可以处理这些共享收件箱，而不会让每个人都感到困惑，那该多好？

HiverHQ或许正是您所需要的。

本简易指南将一步一步地向您展示如何在 2025 年使用 HiverHQ。

让我们一起来看看！

冬青树

根据 Hiver 用户评价，使用 Hiver 的团队电子邮件响应速度提高了 60%，电子邮件过载减少了 50%。

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看看HiverHQ长什么样

好了，你已经注册成功了！现在，你的屏幕上显示的是什么？

让我们快速浏览一下HiverHQ的主要组成部分。你可以把它想象成团队电子邮件的控制中心。

首先，您会看到共享收件箱。

这就是团队成员电子邮件神奇之处所在。

团队中的每个人都可以在一个地方查看和工作，而无需使用许多不同的 Gmail 帐户。

你还会看到“我的 收件箱别担心，您的个人电子邮件仍然在这里，和以前一样。

然后是“任务”。这些就像一个个待办事项清单，你可以把它们分配给自己或其他团队成员。

你还会找到“注释”。

这些就像你可以写给你的团队的关于某封电子邮件的秘密信息，而发邮件的人却看不到。

之后 接下来，我们将稍微谈谈“分析”，它显示了你的团队表现如何。

此外，还有一个“设置”按钮，您可以根据自己的工作方式更改设置。

HiverHQ 的设置方式旨在让用户能够轻松理解。

你觉得你会花最多时间在哪里？

很可能是在那些共享收件箱里，大家一起协作回复邮件！

一切都关乎你的团队如何更好地协作。

HiverHQ 甚至还有一种叫做实时聊天集成的功能，可以立即与客户沟通，它还可以像服务台一样帮助用户保持井然有序。

这真的能大大提高你的工作效率！

使用共享收件箱

这就是 Hiver 的魔力所在，尤其对于团队而言。

Hiver 不仅仅是转发邮件，它还提供了一个共享邮箱。

共享收件箱是如何运作的？

嗯，几个团队成员共用一个电子邮件帐户。 

这样，您客户服务团队中的每个人都可以看到并回复同一个客户咨询。

再也不用担心邮件往来丢失了！

如何在共享收件箱中查看电子邮件

在 Hiver 中打开共享收件箱电子邮件时，它看起来与你的普通电子邮件帐户非常相似，但还有一些额外的实用功能。

您将看到发件人、主题和电子邮件正文。 

最棒的是，团队中所有有权访问此共享邮箱的人都可以看到这些电子邮件视图。

这意味着大家对顾客的需求都有相同的理解。

你不用问了，“有人看到这条查询吗？”

“因为它就在那里，人人都能看到。”

Hiver 让您轻松追踪所有收到的电子邮件。

如何将电子邮件分配给团队成员

确保由合适的人处理客户的事务 问题您可以将电子邮件对话分配给特定的团队成员。

在电子邮件中查找“分配”按钮或下拉菜单。

点击后，您将看到团队成员列表。

只需指定负责处理该票的人即可。

你甚至可以在分配电子邮件时添加简短的备注，例如“Sarah，这看起来像是一个关于定价的问题”。

这使得责任人非常明确，并有助于简化您的服务台流程。

Hiver 的这项功能确实能提高工作效率，并确保不会遗漏任何客户服务请求。

回复电子邮件和使用电子邮件模板

在 Hiver 中回复客户邮件就像写普通邮件一样。

您会在电子邮件线程底部找到“回复”按钮。

点击它，输入你的信息，然后点击发送。但 Hiver 有一个节省时间的巧妙方法：电子邮件模板。

如果你发现自己总是用相同的答案来回答重复的问题，你可以创建一个模板。

这就像保存一份预先写好的回复，只需点击一下即可插入。

它能为您的客户服务团队节省大量时间，并有助于保持答案的一致性。

您通常可以在回复窗口附近找到模板选项。

找到“分配”按钮

当您想在 Hiver 中将电子邮件对话分配给特定的团队成员时，您需要做的第一件事是找到答案——嗯，不完全是答案，而是“分配”按钮！

通常很容易发现。

当您在共享收件箱中打开收到的电子邮件时，请查找显示“分配”、“分配给”或“分配给”等字样的按钮或下拉菜单，或者旁边有一个小人图标。

此按钮是确保您的客户服务团队中合适的人员处理客户咨询的起点。

选择合适的团队成员

单击“分配”按钮后，将弹出有权访问该共享邮箱的团队成员列表。

请查看列表，并思考您的团队成员中谁最擅长处理这类客户服务问题。

或许是精通计费的人，或者是经常处理技术问题的人。

选择合适的人选有助于简化流程，并确保客户获得最佳帮助。

只需点击你想将邮件分配给的团队成员的姓名即可。

分配任务时添加备注

有时，在分配电子邮件任务时，向团队成员提供一些额外信息会很有帮助。

在最终确定作业之前，Hiver 通常会给你机会添加简短的注释。

这可能包括“这位顾客非常生气”或“他们已经尝试重启设备”等情况。

这些简短的说明为指定的负责人提供了一些背景信息，帮助他们直接上手，而无需提出很多后续问题。

这是提高团队协作效率，确保每个人从电子邮件对话一开始就步调一致的好方法。

分配电子邮件后会发生什么？

分配电子邮件后，会发生以下几件事。

首先，电子邮件通常会从共享收件箱的“未分配”部分移出，并进入显示分配给每个团队成员的任务的视图。

你把邮件分配给的那个人很可能会收到通知（提醒），这样他们就知道有新的工单需要处理。

然后，他们将负责阅读电子邮件往来记录，找出客户的问题，并发送回复。

这种分配电子邮件的系统有助于确保每个人都尽职尽责，并确保不会遗漏任何客户的咨询。

这是 Hiver 如何帮助高效管理繁忙的客户服务运营的关键因素。

在电子邮件中查找备注部分

在 Hiver 中打开电子邮件对话后，如果您想与团队成员私下讨论，则需要在“备注”部分查找答案。

通常情况下，您会在电子邮件正文旁边看到一个名为“备注”的标签或按钮。

它可能在回复和分配按钮附近。

有时它看起来像一小段演讲 气泡 图标。

点击此按钮将打开一个空间，您和您的团队成员可以在其中互相输入有关客户查询的消息。

内部笔记的输入和发送

进入“笔记”部分后，就像给网上某人发送普通消息一样。

会有一个框供你输入笔记。

笔记要清晰简洁，以便团队成员能够理解你想表达的意思。

例如，您可以这样写：“嗨，莎拉，客户提到他们已经尝试过重启了。或许可以建议他们尝试其他故障排除步骤？”

输入消息后，会有一个发送按钮，通常标记为“发送”或类似字样。

一旦你发送了这条消息，其他查看同一封邮件的团队成员就能实时看到它。

笔记如何帮助你的团队协作

使用简短的笔记是客户服务团队协作的一种非常有效的方式，而且不会让客户看到你们的内部讨论。

想象 two team members are working on the same customer’s problem.

他们不必走到彼此的办公桌前或发送单独的电子邮件，只需使用电子邮件线程中的“备注”部分即可。

这样一来，就可以轻松地分享信息、寻求帮助，并让每个人都能了解工单状态。

它有助于简化您的工作流程，因为所有与客户问题相关的沟通都会保留在电子邮件对话中。

这使得高效管理客户服务和为客户提供更好的体验变得更加容易。

结论

所以，这就是使用 HiverHQ 的简单方法。

乍一看可能很多，但只要尝试一下，就会发现其实并不难。

想想看，处理团队邮件会变得多么轻松。

不再有混乱的转发！每个人都能清楚地看到发生了什么。

您可以轻松地将电子邮件转发给正确的人。

And you can talk to your team without the customer seeing. Ready to try Hiver and make your email management 更好的？ 

不妨试一试，看看它如何帮助你的团队协作！

常见问题解答